Undersökning Antagning Fyrbodal, enkät september 2016

Transkript

1 Undersökning Antagning Fyrbodal, enkät september 2016 I september 2016 skickades en digital enkät ut till alla användare i Indra, sammanlagt 310 personer. 100 svar inkom, vilket ger en svarsfrekvens på ca 32 %. Användarna fick via mejl en länk till webformulär. Påminnelse skickades några dagar innan sista svarsdag. Fråga 1 vilken kommun arbetar du i? Denna fråga var inte obligatorisk för att möjliggöra anonymitet. Dock missades alternativet Ingen kommun angiven, vilket gjort att fler svar än rimligt haft Bengtsfors angivet, detta eftersom det alternativet låg först i listan. Resultatet redovisas därför inte. Fråga 2 - Vilken är din huvudsakliga roll/befattning? SYV Rektor Administratör Annat 22 Fråga 3 - Markera om du ansvarar för något av följande: Yttrande och beslut om mottagande Beslut om fri kvot/utländska betyg Beslut om dispens från behörighetskravet i engelska Organisation och utbud

2 Fråga 4 - Vilken/vilka skolformer arbetar du mot? 16% 33% Grundskola Gymnasiet IM 52% Fråga 5 - Hur länge har du arbetat i din nuvarande roll inom Fyrbodal? 14% Mindre än 1 år 43% 22% 1-2 år 3-5 år 6 år eller mer 21% Fråga 6 - Vad är din generella upplevelse av Antagning Fyrbodal - det gemensamma kansliet? 3% 8% Jag är mycket nöjd Jag är ganska nöjd 37% 52% Jag är ganska missnöjd Jag är mycket missnöjd SYV är den grupp som är mest positiv, följt av administratörer och andra befattningar. De svarande som angett Mycket missnöjd (3 st) återfinns i gruppen rektorer. Det är troligt att de som har mycket kontakt med Antagning Fyrbodal också har en mer positiv bild. Det kan också vara så att rektorer i kommuner som tidigare hade antagningskansliet i sin egen kommun upplever att de med det gemensamma kansliet inte får samma service och hjälp som tidigare. En direkt följd av ett samlat kansli är att gemensamma rutiner tagits fram, vilket innebär förändringar för vissa kommuner.

3 Mycket nöjd Ganska nöjd Ganska missnöjd Mycket missnöjd Åtgärder för att ytterligare öka nöjdheten kan vara att fortsätta arbeta med kommunikation och dialog. Ett sätt är att vid sidan om utbildningar satsa mer på besök i kommunerna för att tillsammans hitta så bra rutiner som möjligt detta har gjorts under det gångna året där behovet varit störst, men skulle kunna genomföras hos samtliga. Svårigheten är tiden och att samla rätt personer till mötena. Fråga 7 - Hur upplever du att nåbarheten är via telefon? 2% 39% Mycket bra Ganska bra Mindre bra Inte alls bra 59% 98 % av de som svarat anser att nåbarheten via telefon är ganska eller mycket bra Mycket bra Ganska bra Mindre bra Inte alls bra Antagning Fyrbodal har medvetet varit tillgängliga så mycket som möjligt och därför aktivt valt bort telefontid. Istället kopplas telefonerna bort endast vid möte eller under begränsad tid. Vi ser ingen anledning att ändra på något kring detta.

4 Fråga 8 - Uppskattningsvis, hur lång tid får du vänta på svar från Antagning Fyrbodal när du kontaktat oss via mejl? 4% 24% Mindre än 1 timma 2-3 timmar 4-7 timmar 52% 8 timmar eller mer 96 % uppger att de får svar via mejl samma dag. Svarstiderna varierar något mellan grupperna, vilket kan ha att göra med typen av frågor. En teori är att rektorer i högre utsträckning ställer frågor som behöver undersökas Mindre än 1 timma 2-3 timmar 4-7 timmar 8 timmar eller mer Det goda resultatet ger inte anledning till några stora förändringar. Antagning Fyrbodal har en gemensam brevlåda dit merparten av mejlen skickas, även om en del mejl skickas direkt till någon av personalen. En åtgärd kan dock vara att omgående skicka svar om att frågan undersöks i de fall där det krävs mer arbete för att ta reda på svaret. Fråga 9 - Hur upplever du att du bli bemött i din kontakt med Antagning Fyrbodal? 2% 9% Mycket bra Ganska bra Mindre bra 89%

5 9 av 10 personer uppger att det blir mycket bra bemötta i sin kontakt med Antagning Fyrbodal. Personer som har tätare kontakt med kansliet och därmed fått en personlig kontakt upplever i högre grad att de blir mycket väl bemötta Mycket bra Ganska bra Mindre bra Inte alls bra Inte heller på denna punkt behöver några särskilda åtgärder vidtas, utan det handlar om att fortsätta som tidigare. Den negativa synpunkt som framförts (se fråga 10) handlar om röriga listor vilket inte uppenbart härrör från bemötande. Fråga 10 - Om ditt svar är mindre bra eller inte bra alls, vad tycker du kan förbättras? Det har cvarit röriga listor. Antagna elever ligger kvar som sökand/ reserver trots att de är intagna (NIU) Tycker ni är fantastiska Ej varit i kontakt Fråga 11 - Har du deltagit i någon utbildning i Indra, vårt nya antagningssystem? Ja Nej Inför införandet av Indra genomfördes utbildningar för flera grupper, 80 % har svarat att de deltagit. Studie- och yrkesvägledare har nästan uteslutande varit på utbildning, troligen är det endast någon nyanställd som uppgett att de inte varit på utbildning. Denna grupp har Antagning Fyrbodal mycket kontakt med, bland annat genom årliga informationsträffar. Nya SYV bjuds in till introduktion kring antagningsfrågor, rutiner etc. Vid införandet av Indra har det varit ett måste för SYV att delta i utbildningarna. Även administratörer och andra grupper har till övervägande delen deltagit. Rektorer är den grupp som varit svårast att få att komma. Det skulle kunna bero på att de inte ansett sig kunna prioritera utbildningen, inte tyckt den varit nödvändig alternativt inte insett nyttan av den för egen del.

6 Ja Nej Fråga 12 - Hur tycker du att införandet av Indra har fungerat? 3% 19% 32% Mycket bra Ganska bra Mindre bra Inte bra alls 46% Att införa ett nytt system innebär alltid en påfrestning för användarna, så ett resultat där 78 % tycker att införandet har fungerat ganska eller mycket bra är ett ok resultat. Gruppernas svar skiljer sig något åt även på denna fråga. Den största skillnaden rör alternativet Mycket bra, där administratörer och SYV ligger på drygt 40 % medan det endast är 9 % av rektorerna som anser att införandet fungerat mycket bra. Eftersom utbildningarna varit viktiga forum för information och djupare förståelse av Indra som system kan en orsak till rektorernas låga betyg på denna fråga bero på att de i högre utsträckning än andra inte deltagit i någon utbildning Mycket bra Ganska bra Mindre bra Inte alls bra Vi upplever att deltagande på utbildning i Indra har gett värdefull kunskap och förståelse för Indra som nytt system, vilket gör att vi bör arbeta än mer aktivt för att nå ut med informationen. Som nämnts ovan har det inte varit svårt att nå ut med utbildningsinsatser till SYV och administratörer,

7 däremot till vissa andra grupper. En åtgärd kan vara att hitta alternativa vägar än traditionella utbildningar. För övrigt har implementeringen nu slutförts och kunnat genomföras med relativt god nöjdhet bland användarna, vilket är en bra bas inför förvaltning av systemet framöver. Fråga 13 Om du svarat mindre bra eller inte bra alls, vad kunde gjorts annorlunda? Bättre info kring behörigheter och roller Bättre utbildning. Har varit på genomgång men kallar det inte utbildning. Hade behövt veta mer specifikt vad som förväntades att vi administratörer skulle göra. Det har varit en stor osäkerhet om vilka uppgifter som finns hos antagningskansliet och vilka uppgifter som finns i verksamheten Det har varit svårt att f eleverna att ta till sig systemet, med alla lösenrd mm. Det är mer tidskrävande och kostnads krävande då det fortfarande behövs administratör i vår verksamhet för att få det att fungera. En stor del beror nog på min egen organisation som haltat Hade velat haft utbildningen några veckor efter det att Indra introducerades. Jag tror att många fler vettiga frågor hade kunnat ställas. Har inte fått tillräckligt med utb. Det var mkt man fick söka och försöka få fram på egen hand som man inte fått info om att man skulle göra och t ex eng dispens elever stämde inte. Jag tycker att det är jättefel att det finns 2 antagningskanslier för oss i Bengtsfors att ta hänsyn till så vi har aldrig kunnat lita på att sifforna på antagna elever är rätt. Sen är det otroligt dumt att elever som har valt vår skola i 2-5 hand finns med på klasslistorna vid skolstart. De skulle inte ha varit med alls tycker jag. Missvisande och svårtydda siffror ända sen mars. Känns osäkert, faktiskt blivit otydligt om vem som göra vad osv. Har fått ett merarbete. Mer utbildning Möjliggöra val av profil inom IM program på ett bättre/lättare sätt Otydligt vad varje roll förväntas göra. Hade gärna fått mer info löpande för varje ny fas i antagningsperioden. Rörigt Systemet får styra. Högre kostnad och mer jobb för vår organisation Utbildningarna var bra men det är väldigt många frågor som vi har fått fråga oss till, det hade behövs ett informationstillfälle inför sommaren och omvalsperioden Varit oklart vem som skall göra vad...och när... Varit rörigt, man har fått söka så mycket information själv. Mer arbetsuppgifter. Vi får inte alltid ut den information vi behöver ur INDRA. Särskilt svårt är det när vi vill ha för alla våra skolenheter. Det har också varit svårt att följa elevernas val av svenska som andraspråk. Vår planering har blivit lidande. Vi har samlat ihop synpunkter och önskemål som vår samordnare kommer att skicka in. Ýttrande och beslut var en grej. Fortsättningen var det ingen introduktion på.

8 Fråga 14 Vad är din generella uppfattning om Indra? 1% 13% 32% Mycket bra Ganska bra Mindre bra Inte bra alls 54% Även på denna fråga tycks det vara så att de som använder Indra mest också är de som är mest positiva till det. Eftersom det är ett omfattande system med mycket information är det inte konstigt att sällananvändares upplevelse är mer kritisk Mycket bra Ganska bra Mindre bra Inte alls bra Med tanke på att det är första året som Indra används är andelen nöjda mycket bra. Eftersom Fyrbodals kommunalförbund är en aktiv part till GR som utvecklar Indra har vi goda möjligheter att påverka förändringar och nya funktioner. Synpunkter och önskemål från användarna noteras alltid och tas med i dialogen med GR kring framtida utveckling. En viktig del som i allra högsta grad finns med i önskemålen för 2017 är förbättrade funktioner kring listor och rapporter, det är vanligt förekommande synpunkter (se fråga 15). Fråga 15 Beskriv gärna närmare vad du tycker är bra med Indra, vad du upplever inte fungerar och/eller om det är någon funktion du saknar: Alla elever anger inte sina telefonnummer. Alla elever anger inte sitt instrument (ES musik) Antagning av elever som valt oss i t.ex 3:e eller 5:e hand är ju värdelöst, dessa elever kommer ju knappast komma ifråga för min skola Bra att kunna gå in och kolla alla uppgifter om betyg val osv direkt. Informationen till eleven blir så himla mycket bättre. Bra överblick, kring allt möjligt, betyg, adresser, ansökan, mail mm Bättre tydlighet om vem som gör vad Det finns bra saker med Indra men som det är nu så styr ett datorsystem min arbetssituation och delar av skolans verksamhet. Det ligger mycket mer adm. uppgifter och därmed även ansvar på mig än tidigare. Dom ändrade datumen under aug/sep påverkar vår arbetssituation och då inte bara mig som Syv.

9 Det tar tid att lära sig ett nytt system, men det blir säkert väldigt bra när jag är mer bekant med systemet. Det är egentligen inget speciellt som känts negativt, det är bara nytt! Det är svårt att få ut enhetliga listor Filterfunktionen är så där, man kan inte få en snabb överblick. Exporten fungerar bra. Föräldrarna klarar inte av att söka eller göra omval eller ta del av intagningsbeskedet. Förkortningar som tex. IMYRK är omöjliga att förstå för dem. Hade önskat att exporteringen av antagna elever gick att få ut i excel så man slapp sitta och ändra kollumner. Innebär merarbete, uppgifter som vi inte hade tidigare Jag tycker att det är enkelt att använda, och känns "mer modernt". Kan bero på okunskap men vi saknar möjlighet att plocka ut statistik. Det är mycket handpåläggning när man får gå in på varje elev för att få fram den info vi behöver om 2:a och 3:e handsval och liknande. En statistikmodul är prioriterad! Knepigt med att reserver till ett program kan vara elever som går programmet men som står å kö till NIU. Svårt att se antal platser på programmet som finns ledigt då det finns reserver omval och även IMPRO platser som upptar siffran. Konstigeheter med listor på antagna. Elever som ej är antgna till NIU kan ligga påde som antagna och reserver till samma utbildning, vilket tog tid att upptäcka, även att antagna som IMPRO och antagna behöriga till programmet inte ligger på samma listor hade varit bra att veta innan... Känns som ett "gammalt" program. Ex bör man kunna söka på elever som tillkommit/avgått på datum - inte IGÅR. Skall jag söka måste jag gå in per studieväg - kan inte söka urval från alla. Om jag skall söka urval ex på språk måste jag ändra urvalet för varje utbildning. Har inte kunnat få fram val som ex idrottsspecialisering. När jag skall ta ut en kopia på elevs betyg kan jag inte dra ut den informationen från BETYG utan måste gå in under ANSÖKAN - inte logiskt! Lite för komplext system. Lite svårt att veta hur jag skall söka fram vissa uppgifter samt var jag hittar en del saker. Login-funktionen och att hitta lätt till intag-statistik Lätthanterligt program Mycket fler uppgifter har lagts på oss på skolorna. Mycket att hålla reda på. Problematiskt när man får många uppgifter som kommer men att man inte är den som skall åtgärda dem. Osäkerhet ang sitt eget ansvar /vem gör vad. Saknar statistik. Svårt att komma åt information, vill kunna få fram olika listor var elever sökt samt EOP processen är otroligt trög. Kort framförhållning, när uppgifter ska utföras Svårt att veta var jag skulle hitta alla uppgifter. Tidigare har man ju fått dessa tillskickat sig per mail. Tillgånger till fler uppgifter än tidigare Tycker att det är ett smidigt och bra system där inga relevant uppgifter saknas. Något mindre positivt är att sidan under vissa perioder låses även för oss SYV:are och att det finns så många sökalternativ till IM vilket blir förvirrande eftersom elever som ska gå där inte behöver söka något egentligen (med undantag för IMPRO såklart). Tycker att det är lätt att hantera när man vet vad man ska göra. Svårigheten har mer varit när det gäller det vi vill ha ut av systemet. Vet inte om det finns men jag har inte hittat hur man söker fram alla sökande från Orust som har sökt/blivit antagna även då som inte har gått i skola läsåret innan. Vi har fått ett mycket oflexibelt system att anpassa verksamheten efter. Det ska vara tvärt om. Vill kunna få fram alla program för export samtidigt på skolan utan behöva ta fram för varje enskild inriktning. se föregående svar svårt att hitta det man vill ha Överskådligt, lätthanterligt. Mindre bra: eleverna vill gärna få en bekräftelse på att valet är genomfört. En "spara"-knapp eller liknande, hade varit bra.

10 Fråga 16 Hur tydlig tycker du informationen är gällande arbetsuppgifter och anvisningar som mejlas ut av Antagning Fyrbodal under året? 3% 14% 37% Mycket bra Ganska bra Mindre bra 46% Inte bra alls Information skickas ut dels via manuella mejl från Antagning Fyrbodal, dels via automatiska mejl från Indra. Speciellt för vissa grupper kan det bli ganska många mejl på ett år. Resultatet på denna fråga kan möjligen understryka detta när det gäller rektorerna. Alternativt anser rektor att de fått för lite eller inte tillräckligt bra information. Det har under första året med Indra också funnits en stor dos osäkerhet från Antagning Fyrbodals sida kring hanteringen i Indra kommer att fungera, detta eftersom vissa funktioner och anpassningar till Fyrbodal inte varit på plats förrän alldeles innan det ska utföras. Det har gjort att vår information i vissa fall inte varit tillräckligt bra, i tillräckligt god tid Mycket bra Ganska bra Mindre bra Inte alls bra Inför 2017 har många meddelanden från Indra tagits bort, framförallt till gruppen rektorer, eftersom vi upplevt att de fått mer information än nödvändigt. Antagning Fyrbodal behöver också arbeta med att finslipa formuleringar i de automatgenererade mejlen så att de blir ännu tydligare. Inför andra året med Indra i skarpt läge är förutsättningarna bättre än förra året. Fråga 17 Om ditt svar är mindre bra eller inte bra alls, vad tycker du kan förbättras? Beror nog också mkt på mig som inte alltid förstått allt, men det är bara att ringa så hjälper ni till...super! Bli mer precisa

11 Bra med nyhetsbrev men det är väldigt mycket som vi fått fråga oss till som inte varit med i nyhetsbreven. Det kanske är så att det blir för mycket att skriva i ett nyhetsbrev och då hade nog en info-träff varit bättre. Fått nya uppgifter som vi int fått info om hur vi tar fram gällande reservantagningen. Hade kunnat vara lite tydligare. och lite åt gången. Gärna informationen direkt i mailet (och även som bilaga) Hela processen från start till slut. Informationen till oss är bra, men arbetsuppgifterna och när dessa skall göras och av vem är otydliga (men det kan ju bero på skolan och på att det är nya arbetsuppgifter) Inte SYV:s uppgift att motivera elevernas val. Ansvar bör ligga på föräldrar och elev. Jag tror det handlar om att ni är bekväma med systemet men vi är sällan användare Jag är ungdomskonsulent och får tyvärr alla de andras "arbetsuppgifter" skickade till mig. Vi är nio konsulenter och det hade varit bättre om jag bara fick "mina klassers arbetsuppgifter". Tycker inte det varit tydligt att ansvaret låg på mig att leta fram alla uppgifter har varit otydligt vem som gör vad efter vissa datum, Men så blir det ju oftas första året. se svar ovan. Otydlighet om vem som berörs av uppgiften. Anvisningarna har oftast varit tydliga o bra. vad skall vara systemstyrande? Är ni till för oss eller är det så att vi är till för er? Fråga 18 Antagning Fyrbodal planerar att hålla utbildningar i Indra även kommande antagningsår, ange gärna vilken/vilka utbildningar du skulle önska: Allmän - Fast mer inriktat mot sitt område. Det jag saknat är att man inte själv fått sitta med datorn och vara med i programmet samtidigt som ni visar på projektorn - på så sätt lär man sig bättre. Allmänt om regler runt antagning inte bara det som jag är ansvarig för utan allt i sin helhet vill jag veta mer om. Behöver börja om med grundkursen! Genomgång inför kommande antagningsår; datum, nyheter, repetion osv. Hoppas att slippa vara så involverad i allt nästa tillfälle, har en SYV nu!!! Jippie! Jag vet inte riktigt vad mitt ansvar kommer att vara kommande år och därför vet jag inte vilket behov jag har. Jag vet inte vilka utbildningar ni erbjuder Mer djupgående utbildning i Indra och rutiner. Repetition på de uppgifter som berör just mig som adm Repetition är alltid bra, är det några nyheter på gång...jag kände mig osäker på vad jag som syv gör från den 15 juni tills det går över till gymnasieskolorna Repetition, nyheter uppfräschning. Som förra läsåret! Det är bra med repetition! Men workshopsen gav inte så mycket. Vet inte, men gärna om något ändras. Vi behöver en ordentlig genomgång av befattningar, behörigheter och vilken arbetsuppgift som är knuten till respektive. Vår admin önskar deltaga i en grundkurs i Indra. att kunna använda Indra2 på ett effektivt sätt- olika funktionen Översiktlig info inför nytt år, speciellt att hitta rätt inom systemet Synpunkter och önskemål tas med i planeringen inför kommande års utbildningar. Fråga 19 Övriga synpunkter: Antagningen har varit mycket hjälpsamma och försökt stötta oss i arbetet med Indra men det är systemet i sig som är tidskrävande. Det innebär att vi i stort sett gör samma jobb som tidigare med liknande arbetsinsats av kommunalförbundet, men i ett annat system. Tycker inte att vi fått den utdelning av Indra som vi lägger ekonomiskt, snarare tvärt om. Kostnaderna har ökat. Bra Jobbat! Det var bättre förr ;-)

12 Jag tycker det är alldeles för mycket mail som skickas ut. (kanske inte går att komma ifrån - men allt känns inte så relevant) Kommer inte på något just nu,allt har fungerat väldigt bra. Känslan i verksamheten är att arbetsuppgifter som förut gjordes av antagningskansliet nu måste göras på skolorna. Många elever har heller inte fattat att de måste logga in för att se sitt antagningsbesked. Jag vet att Karlbergsskolan i Åmål ring flera av de elever som valt oss i 1:a hand som istället valt Karlberg för att de aldrig "hörde" ngt från vår skola Skulle vilja ha möjlighet att exportera kontaktuppgifter på föräldrar och elever till vårt elevdatabassystem extens Svårt svara på dessa frågor eftersom det inte varit alla gånger man tex fått svar inom en timma eller nåbarheten varit bra, även om det oftast varit det.. Systemet behöver kunna anpassas mer efter verksamheternas behov. Jag känner inte att jag behöver mer utbildning- snarare mer funktioner i systemet. Ta bort valmöjligheten till IMIND PRE och SPR. Gör det som en intresseanmälan istället. Uppropstider för eleverna måste förtydligas, det ringer många som inte vet när och var dom ska samlas. omval som görs i Juni bör inte ligga kvar hos enskild syv utan skickas till antagningskansliet där ni är fler som arbetar. Om ifall någon blir sjuk osv. En rättsak. Synpunkter och önskemål tas med i det fortsatta arbetet.