En ändamålsenlig kommunal bokföring och redovisning

Transkript

1 En ändamålsenlig kommunal bokföring och redovisning Lag om kommunal bokföring och redovisning Dagens hålltider 09:30 Fika 10:00 Förmiddagspass 12:00 Lunch 13:00 Eftermiddagspass ca 15:00 Avslutning och fika 1

2 Historik Kommunal redovisning Historisk exposé 1862 Regler för kommunalstyre (KL 1866) 1901 Redovisningsskyldighet nämns explicit i KL 1908 Svenska Stadsförbundet bildas 1912 Stadsförbundets förslag likformig redovisning 1953 Förmögenhetsskydd i KL 1956 KRK 1986 Kf/Lf Förmögenhetsskydd byts mot god ekonomisk hushållning 1995 Budgetbalans diskussion 1998 Kommunal redovisningslag 2019 Lagen om kommunal bokföring och redovisning 2

3 Utredning En ändamålsenlig kommunal redovisning KomRed Utredning KomRed Beslut om utredning och direktiv Direktiv 28 augusti 2014 (Dir 2014:125) Syftet var att åstadkomma en mer ändamålsenlig redovisningslagstiftning för kommuner och landsting Utgångspunkt var bl.a. att de redovisningsprinciper som är av vikt för kommuner och landsting särskilt beaktas, dvs. anpassad till den kommunala särarten 3

4 Utredning KomRed Direktiv Pensioner Ev ändring av redovisningen Finansieringsform Sammanställd redovisning Balanskrav och god ekonomisk hushållning Delårsrapport Efterlevnad Utredning KomRed Utredning Utredningen presenterades 21 mars 2016 Remissvar 1 september 2016 Närmare 70 remissvar Större frågor: Pensionsredovisning, värdering, arkivering Lagrådsremiss 19 januari 2018 Några kommentarer: Bestämmelser om bokföring, konsolidering stiftelse Beslut 16 maj

5 Skillnader utredning - proposition Kort sammanfattning Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 5

6 Allmänt Riksdagen beslutade den 16 maj 2018 om en ny kommunal bokförings- och redovisningslag utifrån förslagen i utredningen En ändamålsenlig kommunal redovisning (SOU 2016:24) Ny lag om kommunal bokföring och redovisning: Lag (2018:597) om kommunal bokföring och redovisning Vissa nya bestämmelser införs samt delar av nuvarande normering förs in i lagtexten. Det tillkommer även flera nya paragrafer och rubriker. Språket har också moderniserats. Har kvar karaktär som ramlag där RKR är normgivande organ Lagen träder i kraft 1 januari 2019 och gäller from räkenskapsår 2019 Allmänt Ny struktur/kapitelindelning Ny struktur i årsredovisningen Förändrad uppställning RR, drift- och investeringsredovisning separata delar Lagstiftade redovisningsprinciper Viss förflyttning från rekommendationer till lagtext Nya värderingsregler Nya arkivregler Några nya upplysningskrav 6

7 Ny struktur / kapitelindelning 1 kap Inledande bestämmelser 2 kap Ord och uttryck i lagen 3 kap Bokföring och arkivering 4 kap Allmänna bestämmelser om årsredovisning 5 kap Resultaträkning 6 kap Balansräkning 7 kap Värdering 8 kap Kassaflödesanalys 9 kap Noter 10 kap Drift- och investeringsredovisning 11 kap Förvaltningsberättelse 12 kap Sammanställda räkenskaper 13 kap Delårsrapport Från rekommendation till lag Tillgångar Livslängd => nyttjandeperiod Forskningsutgifter kan inte aktiveras Förvärvade immateriella tillgångar Redovisning av gåvor Sammanställda räkenskaper Undantag, metod för konsolidering, förvärvsanalys, upplysningar Värdering av avsättningar Delårsrapportens delar och jämförelsetal 7

8 Pensionsredovisning Blandmodellen kvarstår i väntan på vidare utredning Utredningen En ändamålsenlig kommunal redovisning (SOU 2016:24) föreslog att pensionsförpliktelser skulle redovisas enligt fullfonderingsmodellen, dvs att samtliga pensionsförpliktelser ska tas upp i balansräkningen som skuld eller avsättning. I propositionen föreslår regeringen istället att nuvarande modell för redovisning, den s.k. blandmodellen kvarstår i avvaktan på vidare utredning vilket också beslutades i riksdagen. Regeringen bedömer att: Det bör utredas vidare vilka konsekvenser en ändrad redovisningsmodell för kommunala pensionsförpliktelser får för den kommunala ekonomin samt hur en sådan ändring påverkar balanskravet och kravet på god ekonomisk hushållning. Allmänna bestämmelser om årsredovisning Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 8

9 Årsredovisningens delar Ny struktur i Årsredovisningen ska bestå av: Resultaträkning Balansräkning Kassaflödesanalys Noter Drift- och investeringsredovisning Förvaltningsberättelse Sammanställda räkenskaper ska ingå i årsredovisningen om sådana upprättas Rättvisande bild Regeringen anser mot denna bakgrund att principen om rättvisande bild ska införas i lagen om kommunal bokföring och redovisning och att bestämmelserna i bl.a. ÅRL kan tjäna som förebild. Regeringens utgångspunkt är att om lag och god redovisningssed följs så är redovisningen rättvisande. Införandet av krav på rättvisande bild innebär emellertid inte någon rätt för kommuner eller landsting att frångå lag eller god redovisningssed. 9

10 Krav på årsredovisning Övrigt Ska upprättas på ett överskådligt sätt, som en helhet och ge en rättvisande bild av resultat och ställning Upprättas i vanlig läsbar form Specifikation till balansräkningspost För varje sammandragen post ska de belopp som ingår i posten specificeras i särskild förteckning Gäller även de sammanställda räkenskaperna Redovisningsprinciper Andra grundläggande redovisningsprinciper 1. Fortlevnadsprincipen 2. Konsekvensprincipen 3. Försiktighetsprincipen 4. Periodiseringsprincipen 5. Principen om post för postvärdering 6. Kvittningsförbud (hantering undantag) 7. Kontinuitetsprincipen 8. Kongruensprincipen 10

11 Fortlevnadsprincipen Fortlevnadsprincipen, Kommuner och landsting ska förutsättas fortsätta sina verksamheter Exempel tillgång värderas till det värde som den har för organisationen istället för till det värde den har vid en direkt försäljning Konsekvensprincipen Konsekvensprincipen, Samma principer för värdering, klassificering och indelning av de olika posterna i årsredovisningen ska konsekvent tillämpas från ett räkenskapsår till ett annat Jämförbarhet, både över tid och mellan olika kommuner/landsting. Kräver redovisning som är konsekvent och att upplysningar om byte av redovisningsprinciper som kan störa jämförelsen. 11

12 Rimlig försiktighet Anläggningstillgångar Anskaffningsvärde Befarade förluster Placeringsmedel undantag Avsättningar Periodiseringsprincipen Intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsåret ska tas med oavsett tidpunkten för betalningen. 12

13 Post för postvärdering Undantag Placeringsmedel i portfölj Säkringsredovisning Anläggningstillgångar Flera tillgångar får i anläggningsregistret tas upp som en post om: de funktionellt sett framstår som en enhet, och nyttjandeperioden är densamma för de olika tillgångarna Principen om kvittningsförbud Tillgångar och skulder får inte kvittas mot varandra. Inte heller får intäkter och kostnader kvittas mot varandra (principen om kvittningsförbud) Exempelvis kan undantag från kvittningsförbudet: Ersättning för viss mervärdesskatt. Ersättning för viss mervärdesskatt ges enligt lagen (2005:807) om ersättning för viss mervärdesskatt för kommuner, landsting, kommunalförbund och samordningsförbund. Kommunen eller landstinget nettoredovisar ersättning för viss mervärdesskatt. Kostnaden för inköp av varor och tjänster redovisas exklusive mervärdesskatt. Mervärdesskatten bokförs som en fordran mot Skatteverket och ersättningen minskar fordran i stället för att redovisas som en intäkt. Säkringsredovisning 13

14 Kontinuitetsprincipen Den ingående balansen för ett räkenskapsår ska stämma överens med den utgående balansen för det närmast föregående räkenskapsåret Förändringar av eget kapital redovisas över resultaträkningen Undantag Nya redovisningsprinciper som följer av lag T.ex värdering av placeringsmedel IB 2019 Nya redovisningsprinciper som följer av normering Rättelse av väsentligt fel 14

15 Avstegsregeln Årsredovisningens delar ska upprättas som en helhet och ge en rättvisande bild av verksamhetens resultat och kommunens eller landstingets ekonomiska ställning. Om det behövs för att bilden ska bli rättvisande, ska ytterligare upplysningar lämnas i en not. Om kommunen eller landstinget i årsredovisningen avviker från det som följer av en rekommendation från normgivande organ på det kommunala området, ska en upplysning om skälen för avvikelsen lämnas i en not. (LKBR 4:3) Om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed och kravet i 4 kap. 3 på en rättvisande bild, får avvikelse göras från första stycket. (LKBR 4:4 andra stycket) Om en avvikelse görs med stöd av 4 kap. 4 andra stycket från någon av de grundläggande redovisningsprinciper som anges i paragrafen, ska en upplysning lämnas om skälen för avvikelsen och en bedömning av effekten på kommunens eller landstingets resultat och ekonomiska ställning. (LKBR 9:3) Avstegsregeln forts Bara tillämpbart om kommunen kan visa att en viss regel i just deras fall leder till en icke rättvisande bild föreligger en rätt att avvika! Norberg och Thorell (2010) menar att det är svårt att hitta exempel på när en avvikelse kan accepteras inom ramen för god redovisningssed. Rätten att avvika från den kompletterande normgivningen är således i betydande utsträckning en chimär. (ibid.). Enligt Norberg och Thorell saknas det i princip exempel från praxis då företag väljer att avvika från normgivning. Bara om företaget kan visa att en viss regel i just deras fall leder till en icke rättvisande bild föreligger en rätt att avvika (ibid.). Räcker inte att bara upplysa SKÄLEN SKA MOTIVERAS utifrån argument om rättvisande bild! Om avsteg från redovisningsprincip görs, ska dessutom en bedömning av EFFEKTEN på resultat och ställning redovisas! 15

16 Resultaträkning Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) Uppställningsform Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Skatteintäkter Generella statsbidrag och utjämning Verksamhetens resultat Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat efter finansiella poster Extraordinära poster (netto) Årets resultat 16

17 Noter och jämförelsetal Krav på noter Not som avser enskilda poster i resultaträkningen ska vara i samma ordning som posterna och hänvisning ska göras vid posterna de är hänförliga till. Belopp och art av extraordinära poster Jämförelsetal För varje post eller delpost i resultaträkningen ska: Beloppet av motsvarande post för det närmast föregående räkenskapsåret anges RKR rekommendation - Intäkter Nyheter Två rekommendationer och en information blir en rekommendation 4.2 Redovisning av skatteintäkter (från 2007), 18.1 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar (från 2009) Informationen om Redovisning av statsbidrag (från 2014), inarbetats i rekommendationen. Inga materiella förändringar, däremot så regleras redovisning av statsbidrag tydligare i rekommendation, bl.a. genom beslutsträd i bilaga Ersättningar från staten: Generella statsbidrag Riktade statsbidrag Kostnadsersättningar 17

18 Balansräkning Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) Uppställningsform TILLGÅNGAR A. Anläggningstillgångar I. Immateriella anläggningstillgångar II. Materiella anläggningstillgångar 1. Mark, byggnader och tekniska anläggningar 2. Maskiner och inventarier 3. Övriga materiella anläggningstillgångar III. Finansiella anläggningstillgångar B. Bidrag till infrastruktur C. Omsättningstillgångar I. Förråd m.m. II. Fordringar III. Kortfristiga placeringar IV. Kassa och bank EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR O SKULDER A. Eget kapital I. Årets resultat II. Resultatutjämningsreserv III. Övrigt eget kapital B. Avsättningar I. Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser II. Andra avsättningar C. Skulder I. Långfristiga skulder II. Kortfristiga skulder PANTER OCH ANSVARSFÖRBINDELSER 1. Panter och därmed jämförliga säkerheter 2. Ansvarsförbindelser a) Pensionsförpliktelser som inte har upptagits bland skulderna eller avsättningarna b) Övriga ansvarsförbindelser 18

19 Noter och jämförelsetal Krav på noter och upplysningar Not som avser enskilda poster i balansräkningen ska vara i samma ordning som posterna och hänvisning ska göras vid posterna de är hänförliga till Principerna för värdering av tillgångar, avsättningar och skulder samt principer för omräkning av utländsk valuta ska anges Värdeförändring av finansiella instrument Bidrag till infrastruktur Bedömd genomsnittlig nyttjandeperiod för varje post av materiell anläggningstillgång Noter och jämförelsetal Krav på noter och upplysningar Pensionsförpliktelser minskat till följd av tecknande av försäkring eller överföring till stiftelse Jämförelsetal För varje post eller delpost i balansräkningen ska: Beloppet av motsvarande post för det närmast föregående räkenskapsåret anges 19

20 RKR rekommendationer Materiella anläggningstillgångar Rekommendationen ersätter rekommendationerna: 11.4 Materiella anläggningstillgångar (från 2013) samt 15.1 Redovisning av lånekostnader (från 2006). Dessutom har två informationer arbetats in i rekommendationstexten: Korttidsinventarier och inventarier av mindre värde (december 2009) Redovisning av rivnings- och saneringsutgifter (del av) Immateriella tillgångar 6 Kap 7 Utgifter för utvecklingsarbete som är av väsentligt värde för kommunens eller landstingets verksamhet under kommande år får tas upp som immateriella anläggningstillgångar. Detsamma gäller utgifter för koncessioner, patent, licenser och liknande rättigheter. 20

21 RKR 12.1 Redovisning av immateriell tillgång ska ske om Identifierbar Framtida ekonomiska fördelar Kontroll Till följd av inträffade händelser Fördelarna ska tillfalla kommunen/landstinget Anskaffningsvärdet kan beräknas på ett tillförlitligt sätt RKR 12:1 Identifierbar tillgång Förvärvad tillgång Avtalsenliga eller juridiska rättigheter Licenser Patent Koncessioner Egenutvecklad tillgång Avskiljbar Sälja Överlåta Licensiera ut 21

22 Värdering immateriella tillgångar LKBR 7:3 andra stycket Nyttjandeperioden för en immateriell anläggningstillgång som avses i 6 kap. 7 ska anses uppgå till högst fem år, om inte en annan längre tid med rimlig grad av säkerhet kan fastställas. LKBR 9:10 Om nyttjandeperioden för en immateriell anläggningstillgång bestäms till längre tid än fem år ska en upplysning om skälen lämnas. RKR 12.1 Nyttjandeperioden för en immateriell tillgång med begränsad nyttjandeperiod skall omprövas i slutet av varje räkenskapsår. Kassaflödesanalys Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 22

23 Kassaflödesanalys I kassaflödesanalysen ska kommunens eller landstingets in- och utbetalningar under räkenskapsåret redovisas. (LKBR 8:1) Både direkt och indirekt metod är tillåten Anslutningsavgifter som periodiseras, ska redovisas i sektionen löpande verksamhet Notupplysning ska lämnas om de justeringar som gjorts för poster som utgör skillnaden mellan årets resultat och kassaflödet från den löpande verksamheten. Övriga noter / Upplysningar Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 23

24 Övriga noter / upplysningar Upprättade särredovisningar Upplysning ska lämnas om vilka särredovisningar som upprättats till följd av bestämmelser i lag eller annan författning Kostnader för räkenskapsrevision Upplysning ska lämnas om den sammanlagda kostnaden för de kommunala revisorernas granskning av bokföring, delårsrapport samt årsredovisning Avser endast kommunen behöver inte lämnas för kommunkoncernen Drift- och investeringsredovisning Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 24

25 Drift- och investeringsredovisning Driftredovisningens innehåll Driftredovisningen ska innehålla en redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten. (LKBR 10:1) Investeringsredovisningens innehåll Investeringsredovisningen ska innehålla en samlad redovisning av kommunens eller landstingets investeringsverksamhet. (LKBR 10:2) Driftredovisning Driftredovisningen ska utformas så att utfallen kan stämmas av mot fullmäktiges budget och sammanställas per nämnd/ styrelse. Redovisning av utfallen ska ske brutto (intäkter och kostnader) och jämförelse ska ske med föregående års utfall. Driftredovisningens poster i form av utfall och budget ska vara beräknade enligt samma metoder och principer samt i övrigt vara jämförbara. Driftredovisningen ska, med eller utan justering, summera i resultaträkningens Verksamhetens intäkter och Verksamhetens kostnader. Till driftredovisningen ska internredovisningsprinciperna anges i not. 25

26 Investeringsredovisning Investeringsredovisningen ska utformas så att utfallen kan avstämmas mot fullmäktiges budget och plan för investeringsverksamheten samt så att fleråriga pågående och avslutade investeringar kan stämmas av mot beräknade/beslutade totalutgifter. Investeringsredovisningen ska, med eller utan justering, summera i kassaflödesrapportens poster Investering i immateriella-, materiella- och finansiella anläggningstillgångar. Förvaltningsberättelse Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 26

27 Förvaltningsberättelsens innehåll Utveckling av verksamheten Viktiga förhållanden för resultat och ekonomisk ställning Händelser av väsentlig betydelse Förväntad utveckling Väsentliga personalförhållanden => upplysning om anställdas sjukfrånvaro kvarstår Andra förhållanden av betydelse för styrning och uppföljning God ekonomiska hushållning Ekonomisk ställning Balanskravsresultat (negativt balanskravsresultat) Den kommunala koncernen och privata utförare Förvaltningsberättelsen Krav för kommunkoncernen För koncernen ska motsvarande upplysningar lämnas som för kommunen förutom om balanskravsresultat och sjukfrånvaro För privata utförare (dvs de som inte utgör ett kommunalt koncernföretag) ska information lämnas om sådana förhållanden som är av väsentlig betydelse för kommunens verksamhet eller ekonomi 27

28 Balanskravsutredning Årets resultat enligt resultaträkningen Realisationsvinster som inte står i överensstämmelse med god ekonomisk hushållning Realisationsförluster som inte står i överensstämmelse med god ekonomisk hushållning Orealiserade vinster och förluster i värdepapper Återföring av orealiserade vinster och förluster i värdepapper Årets resultat efter balanskravsjusteringar Reservering av medel till RUR Användning av medel från RUR Balanskravsresultat Bokföring och arkivering Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 28

29 Bokföring och arkivering Ändrad paragrafindelning Endast arkivreglerna ändrade Nya arkivregler Från minst 10 år till minst 7 år Räkenskapsinformation som överförts till annan databärare får förstöras från och med det fjärde året efter utgången av räkenskapsåret Inga övergångsregler Konsekvenser Uppdatera dokumenthanteringsplan och fatta nya gallringsbeslut Avtal med skanningsoperatörer? 29

30 Gallringsbeslut Vad är räkenskapsinformation? Dokumentation av redovisningssystemet nödvändig för att identifiera all räkenskapsinformation Vilka undantag behövs från minimitiden, exempel. Forskningens behov Förvärvskalkyler sammanställda räkenskaper Moms underlag för jämkning av moms för investeringsvaror EU-bidrag andra avtalsförhållanden Ny lag om e-fakturering till följd av offentlig upphandling från 1 april 2019 Lagstiftningsinitiativ 2017 om obligatorisk e-fakturering. Bakgrund: ett EU-direktiv. Ds 2017:31 Elektroniska fakturor vid offentlig upphandling och proposition i mars Riksdagsbeslut 14 juni 2018 Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling 30

31 Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling De fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och överensstämma med den Europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard avtalats (4 ). Upphandlande myndigheter och enheter är skyldiga att ta emot och behandla fakturor som överensstämmer med den Europeiska standarden för e-fakturering (5 ). Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling Lagen omfattar fakturor leverantörer utfärdar till upphandlande myndigheter och enheter. Vilka omfattas då? Definitioner av upphandlande myndigheter och enheter i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU), lagen om upphandling på försvars-och säkerhetsområdet (LUFS), lagen om upphandling inom försörjningssektorerna och lagen om upphandling av koncessioner (LUK) omfattar även offentligt styrda organ. För kommunala sektorn innefattas alltså kommuner, landsting och regioner samt kommunala bolag ( enl. def med avgörande inflytande mm) Fakturorna ska ha utfärdats, översänts och mottagits i strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. PDF faktura anses inte vara en elektronisk faktura. 31

32 Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling Lagförslaget omfattar upphandlingar både över och under tröskelvärdena och även direktupphandlingar. Kravet på e-fakturering omfattar därför alla fakturor som en leverantör utfärdar till upphandlande myndigheter och enheter, oavsett hur upphandlingen har gått till. Alla inköp omfattas, även köp över disk så snart en faktura är inblandad; kontant betalning i butik omfattas dock inte. Med kontant betalning jämställs kortbetalning Lagen om e-fakturering till följd av offentlig upphandling Upphandlande myndigheter och enheter har en skyldighet att ta emot e- fakturor som uppfyller den Europeiska standarden. Det sägs vidare att som huvudregel ska e-fakturorna överensstämma med den Europeiska standarden. Redan etablerade fakturaflöden mellan leverantörer och upphandlande myndigheter och enheter kan finnas som inte överensstämmer med den Europeiska standarden, men det inte är kostnadseffektivt att byta till denna. Därför finns det en möjlighet för parterna att avtala om annan standard för e-fakturering. 32

33 Undantag enligt lagen m.m. Undantag: Bestämmelserna i lagen ska inte tillämpas i de fall användande av e-faktura skulle innebära risk för - Röjande av uppgifter som omfattas av sekretess, eller - Skada för säkerhetskänslig verksamhet Vite: Myndighet som regeringen bestämmer ges rätt att vid vite förelägga en leverantör som skickar pappersfakturor eller elektroniska fakturor som inte överensstämmer med den europeiska standarden för e-fakturering att skicka e-fakturor i enlighet med standarden, om inte annat avtalats. Ikraftträdande Upphandlande myndigheter och enheter ska kunna ta emot e- fakturor från 1 april För leverantörer som ska skicka e-fakturor; lagen träder ikraft 1 april 2019, dock att det gäller enbart fakturor baserade på upphandlingar som påbörjats efter den 1 april Skälet är vikten av förutsebarhet. 33

34 Föreskrifter om standard m.m Regeringen ger föreskriftsrätt till Myndigheten för digital förvaltning, DIGG (bildad 1 september 2018) beträffande strukturerade elektroniska format och övriga former för det elektroniska översändandet av fakturor (ex vis användande av viss infrastruktur). Ny europeisk standard finns från CEN; EN16931; vissa anpassningar krävs. Från svensk sida har valts att följa Open PEPPOL:s faktura, PEPPOL BIS Billing 3 SFTI (Samverkan mellan ESV ( fr DIGG), SKL och Upphandlingsmyndigheten kring främjande av e-handel och e-fakturering) har den 7 maj beslutat att rekommendera PEPPOL BIS Billing 3 som SFTI. PEPPOL som kommunikation underlättar; överväg det! Stödinsatser Statlig myndighet, först ESV och nu DIGG (Myndigheten för digital förvaltning), som fått i uppdrag att tillhandahålla stöd i form av bl.a informations-och utbildningsinsatser till - Upphandlande myndigheter och enheter, - Leverantörer till den offentliga sektorn samt - Systemleverantörer Samverkan mellan ESV, SKL och Upphandlingsmyndigheten finns sedan tidigare och även informationsinsatser inom ramen för SFTI (Single Face To Industry, samverkan kring e-upphandling och e-handel); SKL kommer också att ha informationstillfällen och i kombination med regler i nya kommunala redovisningslagen. 34

35 Frågor om användning av standarder och teknik Vad krävs för leverantören? Leverantör kan sända e-fakturor genom - många ekonomisystem erbjuder denna möjlighet - fakturaportaler/leverantörsportaler som finns på marknaden ( vissa erbjuder kostnadsfritt upp till viss volym, andra exvis 2 kr/faktura och 100 kr/mån), många offentliga organisationer erbjuder leverantörsportaler för sina leverantörer - flertalet banker erbjuder idag Svefaktura Vad krävs internt? Några tips och råd Tekniskt Tekniskt System/lösning för mottagande och hantering av e-fakturor om detta inte finns idag Anskaffas normalt som tjänst och inte egen drift Ställ gärna krav på att systemleverantören kan ta emot enligt PEPPOL:s infrastruktur, det underlättar och blir billigare för både er och leverantörer Förbered egna organisationen Ett nytt arbetssätt att godkänna och attestera fakturor elektroniskt måste förankras i egna organisationen med informations- och utbildningstillfällen Har ni redan skanning är steget inte särskilt stort 35

36 Vad krävs gentemot leverantörer? Några tips och råd Erbjud leverantörsportal för att underlätta för de leverantörer som saknar egna system Information Redan innan lagstiftningen träder ikraft kan förslagsvis leverantörer förberedas genom information (skriftlig och ev vid näringslivsträffar) Vid kommande upphandlingar kan text tas med; vi kommer att ge förslag till texter, vissa finns redan (handledning på men avser krav på e-faktura vid upphandlingar redan innan lagen träder ikraft Eftersom lagkravet omfattar även köp i butik kan förslagsvis visitkort tas med av personalen med uppgifter om hur e- faktura ska sändas, vilka uppgifter (beställar-referens mm) som behövs Vi kommer att ge förslag på informationstexter mm på och och på DIGG:s webbplats där en del information edan finns, se bl a: Det finns en Handledning om e-fakturering och rättsregler att beakta, se Tack! Frågor? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Kerstin.wiss.holmdahl@skl.se , Tekniskt.kansli@skl.se se bl. a vita listan för systemleverantörer som kan skicka resp ta emot Svefakturor; vi planerar att publicera även de som kan PEPPOL BIS 3- fakturor 36

37 Värdering mm Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) Vad som är anläggningstillgångar och omsättningstillgångar Tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk eller innehav ska tas upp som anläggningstillgångar. Andra tillgångar ska tas upp som omsättningstillgångar. (LKBR 6:6) 37

38 Värdering omsättningstillgångar Materiella omsättningstillgångar värderas enligt lägsta värdets princip (LKBR 7:5) Bestämd mängd och fast värde kan tillämpas om kvantitet, värde och sammansättning inte varierar väsentligt (7:8) Finansiella omsättningstillgångar värderas enligt verkligt värde (LKBR 7:6) Fordringar och skulder i utländsk valuta ska omräknas enligt kursen på balansdagen (LKBR 7:9) Olika perspektiv på redovisningens utformning INFORMATIONSANSATS BALANSRÄKNINGSFOKUS RESULTATRÄKNINGSFOKUS MÄTANSATS 38

39 Informationsansats recognizes individual responsibility for predicting [future firm] performance and that concentrates on providing useful information for this purpose. The approach assumes [securities] market efficiency, recognizing that the market will react to useful information from any source, including financial statements (Scott, s 153) Harmonisering snarare än standardisering Värderingsregler, lag (e.g.) kan kompenseras med upplysningar (disclosure) Mätansats is an approach under which accountants undertake a resonsibility to incorporate [current] values into the financial statements proper, providing that this can be done with reasonable reliability, thereby recognizing an increased oblication to assist [investors] to predict firm performance and value (Scott, s 184) Mindre tilltro till marknadens effektivitet [att hantera information] än under informationsansatsen Ökad standardisering ökar förmågan för investerare/användare att agera rationellt! 39

40 Balansräkningsfokus Bokföringstillfället Utgift Redovisningstillfället Tillgång Kostnad mäts residual Resultaträkningsfokus Bokföringstillfället Utgift Redovisningstillfället Tillgång Kostnad residual mäts 40

41 Anskaffningsvärde förvärvade materiella tillgångar Utgifter som är direkt hänförbara till förvärvet Sådana utgifter som krävs för att få tillgången på plats och i skick för att nyttjas för sitt ändamål; beräknade utgifter för nedmontering och bortforsling av tillgången och återställande av plats där tillgången varit installerad eller uppförd, till den del de beräknade utgifterna uppfyller kriterierna för när en avsättning ska redovisas i balansräkningen. Anskaffningsvärde vid gåva Tillgångar som har tagits emot utan ersättning, eller till en ersättning som väsentligt understiger tillgångarnas verkliga värde, ska redovisas till det verkliga värdet vid förvärvstidpunkten. (LKBR 7:10) 41

42 Anskaffningsvärde tillverkade materiella tillgångar Utgifter som är direkt hänförliga, eller ha en nära anknytning till tillverkningen av tillgången samt bidra till tillgångens framtida värde och/eller servicepotential. Detta innebär att utgifter som kommer att finnas kvar även efter det att investeringsprojektet har fullföljts och inte kan hänföras till tillverkning av någon annan tillgång inte ska aktiveras som en del av investeringen. Utgifter för telefon, kontor samt allmän administration ska med andra ord inte tas med i anskaffningsvärdet, i de fall de inte är direkt hänförbara eller har en nära anknytning till uppförandet eller tillverkningen av tillgången. Anskaffningsvärde tillverkade materiella tillgångar, forts Löner för personal som arbetar med att utveckla eller iordningställa anläggningstillgångar ska tas med i anskaffningsvärdet. Dock får endast löneutgift för den nedlagda arbetstiden tas med. Detta kräver att tidredovisning sker och används som grund för aktivering. Det är skäligt att dessa löneutgifter inkluderar sociala avgifter och andra direkt anställningsrelaterade utgifter. Vid användning av egna maskiner vid tillverkning eller uppförande av anläggningstillgång bör, förutom direkta kostnader, även en skälig andel av avskrivningar på dessa maskiner aktiveras. Avgörande blir då hur avskrivningskostnaderna räknas ut. 42

43 Exempel på utgifter som inte ska ingå i anskaffningsvärdet onormala utgifter i samband med uppförandet av en tillgång i egen regi ska inte ingå i tillgångens anskaffningsvärde. utgifter som uppenbart hade kunnat undvikas ska ingå i anskaffningsvärdet. administration och andra allmänna omkostnader, såvida de inte är direkt hänförbara till förvärvet eller produktionen av tillgången; utbildning av personal som ska använda den nya tillgången; provkörning och intrimning, eller andra löpande driftförluster som uppstår i ett inledningsskede innan anläggningen når planerad driftsnivå; hyra av moduler/baracker, i vilka verksamheten bedrivs under ombyggnationer eller uppförande av fastighet; rivning, sanering eller utrangering av egna tillgångar som tidigare använts i den egna verksamheten. Ränteutgifter som del i anskaffningsvärdet? Ränta på kapital som har lånats för att finansiera tillverkningen av en anläggningstillgång får räknas in i anskaffningsvärdet till den del räntan hänför sig till tillverkningsperioden. (LKBR 7:2) Huvudregel för redovisning av ränteutgifter är att de ska belasta resultatet för den period de hänför sig till. Ränteutgifter bör normalt inte ingå i anskaffningsvärdet; undantag gäller dock för tillgångar som anskaffas i syfte att säljas vidare alternativt att användas i vinstsyftande verksamhet. Har en kommun valt att räkna in ränteutgifter i anskaffningsvärdet, ska endast sådana ränteutgifter räknas in som avser lånat kapital som kan hänföras till inköp, konstruktion eller produktion av tillverkade tillgångar som tar betydande tid att färdigställa innan den kan användas eller säljas. 43

44 Tillkommande utgifter samt drift och underhåll Tillkommande utgifter som avser anskaffning av resurser som motsvarar definitionen av en tillgång ska aktiveras och räknas in i tillgångens redovisade värde. Utgifter för reparation och underhåll av en materiell anläggningstillgång som syftar till att vidmakthålla tillgångens egenskaper, men som inte avser anskaffning av resurser som motsvarar definitionen av en tillgång, ska redovisas som kostnader den period de uppkommer. Avskrivning och restvärde Materiell anläggningstillgång med begränsad nyttjandeperiod ska skrivas av över sin nyttjandeperiod. Eventuellt restvärde ska inte utgöra underlag för avskrivning. Den metod kommunen väljer ska avspegla hur tillgångars värde och/eller servicepotential successivt förbrukas. Dokumentation av hur kommuner systematiskt arbetar med omprövning av restvärden och nyttjandeperioder för tillgångar utgör räkenskapsinformation. 44

45 Finansiella instrument 7:6 Medel som innehas för att generera avkastning eller värdestegring värderas till verkligt värde 9.7 Upplysning ska lämnas om årets värdeförändring 7:7 Följande finansiella instrument får inte värderas till verkligt värde: 1. finansiella instrument för vilka ett tillförlitligt verkligt värde inte kan fastställas, 2. finansiella instrument som hålls till förfall, 3. fordringar som härrör från verksamheten och som inte innehas för handelsändamål, 4. aktier i kommunala bolag och andelar i kommunala föreningar, samt 5. skulder som inte ingår som en del i en handelsportfölj. Uppskrivningsförbud Anläggningstillgångar ska tas upp till belopp som motsvarar utgifterna för tillgångens förvärv eller tillverkning (anskaffningsvärdet), Endast placeringsmedel är undantagna (verkligt värde) Ingen övergångsregel Innebär att alla gamla uppskrivningar ska återföras Gäller även sammanställd redovisning 45

46 Avsättningar 7:11 Avsättningar ska motsvara den på balansdagen bästa uppskattningen av det belopp som kommer att krävas för att reglera förpliktelsen. Motsvarar krav enligt RKR 10.2 RIPS17? Sammanställd redovisning Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 46

47 Sammanställda räkenskaper normering blir lag Lagstiftningen fastställer i stort vad som tidigare varit normerat (LKBR kap. 12) Krav på förvärvsanalys - Förvärvskalkylen utgör en verifikation och ska hanteras som räkenskapsinformation. Klyvningsmetoden (proportionell konsolidering) ska normalt tillämpas Väsentlighetskriterier I undantagsfall kapitalandelsmetoden Kommunens redovisningsprinciper ska användas (undantag pensionsredovisningen) Kommunens uppställningsform ska användas i de finansiella rapporterna vägledning i rekommendation om hur bolagsspecifika poster ska hanteras (I princip) samma noter som för kommunens redovisning - Dessutom ytterligare upplysningar enligt LKBR 9 kap. Kommunalt koncernföretag Med kommunalt koncernföretag avses i denna lag en juridisk person över vars verksamhet, mål och strategier kommuner eller landsting har ett varaktigt betydande inflytande. Kommuner eller landsting kan utöva ett sådant inflytande själva eller tillsammans med ett eller flera kommunala koncernföretag. Betydande inflytande ska anses finnas vid ett innehav av minst tjugo procent av rösterna i en juridisk persons beslutande organ, om inte annat framgår av omständigheterna. Om inflytandet inte är betydande ska den juridiska personen ändå anses vara ett kommunalt koncernföretag om den har särskild betydelse för kommunens eller landstingets verksamhet eller ekonomi. (LKBR 2:5) 47

48 Kommunalt koncernföretag, forts Företag som samägs med andra kommuner och vars verksamhet är att betrakta som en kommunal angelägenhet, bör alltså anses ingå i den kommunala koncernen även om röstinnehavet understiger 20 procent. Företag som har särskild betydelse för kommunens eller landstingets verksamhet eller ekonomi. Kapitalandelsmetoden endast vid särskilda skäl Utredningen anser att det finns situationer då huvudregeln inte är lämplig och föreslår därför att kapitalandelsmetoden ska få användas om det finns särskilda skäl och är förenligt med rättvisande bild.. Att det ska föreligga särskilda skäl innebär att det ska finnas någon särskild omständighet som motiverar att kapitalandelsmetoden tillämpas. En sådan omständighet kan t.ex. vara att en kommun eller ett landsting äger delar av stora företag som bedriver verksamhet på affärsmässiga grunder. Om kommunens eller landstingets andel av ett sådant företags tillgångar, skulder, intäkter och kostnader tas med i de sammanställda räkenskaperna skulle dessa dominera hela redovisningen. prop. 2017/18:149, sid

49 Särskilda skäl möjliga kriterier Företaget samägs med ett börsnoterat bolag Eller att samtlig av följande kriterier är uppfyllda: kommunen har inte ett bestämmande inflytande (51 % av rösterna); företagets verksamhet är vinstsyftande och bedrivs enligt affärsmässiga principer; merparten av företagets försäljning av varor och tjänster sker till kunder som inte är medlemmar eller fastighetsägare den egna kommunen; företagets verksamhet bedrivs normalt inte inom ramen för kommunal verksamhet; företagets verksamhet är av ytters betydande omfattning, vilket definieras som företag där kommunens andel av omsättning och/eller omslutning är mer än X % av skatteintäkter och generella statsbidrag. Delårsrapport Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) 49

50 Delårsrapport Delårsrapport för verksamhet och ekonomi ska upprättas minst en gång under räkenskapsåret (från räkenskapsårets början) Per juni, juli eller augusti Delårsrapporten ska innehålla: Resultaträkning och Balansräkning Förenklad förvaltningsberättelse Jämförelsetal resultaträkning Belopp för motsvarande period fg år Prognos för helåret Budget för innevarande år Delårsrapport Jämförelsetal balansräkning Belopp för motsvarande post för närmast föregående räkenskapsårs utgång Styrelsen ska inom två månader överlämna delårsrapporten till fullmäktige och revisorerna Ändring i Kommunallagen (KL 11:16) Delårsrapporten utgör räkenskapsinformation Rådets rekommendation omarbetas 50

51 Övrigt Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) Baskontoplaner Inga större principiella skillnader Förtydliganden kring gränsdragningsproblem Värdering verkligt värde BR särskilda konton för anskaffningsvärde och värderegleringar för finansiella instrument RR särskilda konton för orealiserade vinster och förluster på finansiella instrument 51

52 Övergångsbestämmelser Upplösning av bidrag till infrastruktur Äldre föreskrifter gäller fortfarande för upplösning av bidrag till infrastruktur som har beslutats under år Att tänka på vid övergång Inför årsskiftet 2018/2019 => Vad påverkas vi av? Värdering av finansiella tillgångar Ta fram jämförelsetal Upplysningar (jämförelsetal till Årsredovisning 2019) Beräkning av genomsnittlig nyttjandeperiod Kostnad för räkenskapsrevision Inför årsredovisning och delårsrapport 2019 Planera för ny struktur 52

53 Lycka till och tack för idag! 53