1 / 7. Rektor. 1. Bakgrund. pere. utvärdering

Transkript

1 Avdelningen för analys och utvärdering Cecilia Bokenstrand PM dnr 2010/ / / 7 Rektor Uppföljning av forskningens styrkeområden Bakgrund I universitets forsknings- och utbildningsstrategier , Förändring förr kvalitet och förnyelse presenterades åtta s k styrkeområden för vilka universitetets ledning har ett särskilt ansvar attt utveckla strategier. Rektor fattade beslut om värdfakulteter och samordnare för de respektive styrkeområdena. Utsedda samordnare gavs därefter i uppdrag att utarbeta u utvecklings- och planer för styrkeområdena. Utvecklingsplanerna skulle bland annat omfatta definition avgränsning av forskningen inom styrkeområdet, en plan för att stärka området med sär- projekt samt en beskrivning av hur forskningen inom området är relaterad till utbildning och samverkan. Planen skulle också innehålla en beskrivning av verksamhetenss organi- skild tonvikt på nyskapande och mervärde, en prioritering av pågående och planerade sering (ledning, bemanning, infrastruktur) samt förslag på adekvata utvärderingspara- en metrar att användas vid bedömning av måluppfyllelse. Till planen skulle även bifogas ansökan om medel för perioden med en budgetplan specificerad per år för tre nivåer: 3, 5 respektive 7 miljonerr kronor. För evaluering av utvecklingsplanerna anlitades rektors Advisory Board bestående av Arild Underdal, tidigare rektor vid Oslo universitet, Iain Robinson, National N Institute for Medical Research, Storbritannien, och Kristaa Varantola, fd rektor vidd universitetet i Tam- pere. På grundval av rådgivargruppens bedömningar fattade rektor beslut (se protokoll från rektorssammanträde och ) om följande tilldelning: Avdelningen för analys och utvärdering Studenternas hus, Götabergsgatan 17, Box 100, SE Göteborg

2 2 / 7 Styrkeområde Patientnära forskning Tilldelningsnivå och period 7 mkr/år under en 3-årsperiod fr o m Globalisering 5 mkr/år under en 3-årsperiod fr o m Språkteknologi 5 mkr/år under en 3-årsperiod fr o m Demokrati och opinion 5 mkr/år under en 3-årsperiod fr o m Lärande 5 mkr/år under en 3-årsperiod fr o m Kulturarv 3 mkr under 2010 samt 5 mkr/år 2011 och 2012 Avseende styrkeområdet Kultur och hälsa beslutade rektor att inte godkänna utvecklingsplanen. Då en ansökan om att inrätta en centrumbildning nyligen hade inkommit beslutades att uppdraget kring fortsatt utveckling av området skulle förtydligas i samband med behandlingen av ansökan (rektorssammanträde ). För Styrkeområdet Havsmiljö godkändes några delar i utvecklingsplanen som främst avsåg anställningar (rektorssammanträde ). 2. Uppdraget - uppföljning av hur tilldelade medel utnyttjats samt hur projekten har organiserats I samband med att rektor beslutade godkänna utvecklingsplaner och tilldela medel för forskningens styrkeområden bestämdes också att satsningen på styrkeområden skulle följas upp och utvärderas i två steg. För att säkerställa att verksamheten kommit igång som planerat beslutades att en första uppföljning skulle genomföras redan under Denna första uppföljning avgränsades till att innefatta en redovisning av hur tilldelade medel utnyttjats samt hur projekten organiserats. Vidare beslutades att en mer omfattande utvärdering av hur målen i utvecklingsplanerna uppfyllts ska genomföras i ett andra steg med start hösten 2011 och avrapportering våren 2012 (se protokoll från rektorssammanträde ). Med utgångspunkt i resultaten av den fördjupade utvärderingen är det sedan tänkt att rektor ska ta ställning till en mera långsiktig finansiering av styrkeområdena i form av att medel tillförs fakultetsanslagen (se PM förslag Dnr H /08). Uppdraget att ansvara för en plan för uppföljning och utvärdering tilldelades rektorsrådet Staffan Edén som i detta arbete knutit till sig en arbetsgrupp bestående av avdelningschef Cecilia Bokenstrand och forsknings- och utbildningshandläggare Ingela Elofsson. Föreliggande pm utgör avrapportering av steg ett i uppföljningsarbetet. De båda styrkeområdena Kultur och hälsa och Havsmiljö omfattas inte av uppföljningen.

3 3 / Genomförande I början av november fick samordnarna och värdfakulteternas dekaner information om hur uppföljningen skulle genomföras. Samtidigt begärdes underlag in från respektive styrkeområde. Deadline sattes till den 25 november och i anvisningarna ombads samordnarna särskilt redovisa avvikelser i förhållande till områdets utvecklingsplan. Underlagen utgörs dels av en kortare beskrivning av styrkeområdets organisering och progress, dels en enkel sammanställning av projektets medelsförbrukning per den 31 augusti 2009 (de respektive styrkeområdenas underlag bifogas). I syfte att få en mer mer heltäckande bild av styrkeområdenas utveckling och organisering har arbetsgruppen under perioden november 2010 till januari 2011 också genomfört uppföljningssamtal med företrädare för respektive styrkeområde. Samtalen har även gett möjlighet att diskutera upplägg och idéer inför planeringen av den mer omfattande utvärdering som ska påbörjas under hösten I uppföljningssamtalet har samordnaren för styrkeområdet samt värdfakultens dekan deltagit. I ett par intervjuer har ytterligare någon forskare och/eller projektadministratör medverkat. Samtalen har i regel tagit ca 1,5 timme och har dokumenterats i minnesanteckningar. 3. Lägesbeskrivning vid utgången av 2010 har verksamheten kommit igång som planerat? Patientnära forskning tilldelades som enda styrkeområde medel på den högsta möjliga nivån från och med januari Projektet redovisar en mycket begränsad aktivitet under det gångna året. Vid uppföljningstillfället i november 2010 pågick rekryteringen av fyra 4-åriga forskarassistenttjänster. Ingen av programmets övriga två proposals transfer office samt ledarskarutvecklingsprogram hade kommit igång. Utöver de kostnader som upparbetats i samband med rekryteringen av forskarassistenter är årsanslaget om sju miljoner kronor för 2010, i stort sett outnyttjat. Av inlämnade underlag och i uppföljningssamtal framgår vidare att rollen som samordnare för det omfattande projektet i praktiken varit vakant sedan ingången av Avvikelserna i förhållande till utvecklingsplanen är således betydande. Området saknar tydlig ledningsorganisation, endast en marginell andel av anslaget för 2010 har tagits i anspråk och det förefaller tveksamt om centrala delar av den verksamhet som beskrevs i medelsansökan kommer att genomföras. Styrkeområdet Globalisering tilldelades medel från halvårsskiftet Organisationen har byggts upp så som den beskrevs i ansökan med en huvudsamordnare samt en samordnare för vart och ett av områdets sex underteman. Styrkeområdet har också en styrgrupp och en internationellt sammansatt advisory committee. I utvecklingsplanen beskrevs sex huvudaktiviteter för projektet; a) rekrytering av sex 2-åriga postdoktorer, b) ge kortsiktigt stöd till enskilda forskare/små forskargrupper för att skriva fram ansökningar, c) stimulera forskningssamarbeten genom medel till mindre inter- eller multidisciplinära projekt, d) ge resestipendier till yngre forskares utlandsvistelser, e) skapa mötesplaser i form av regelbundna seminarier och f) organisera internationella workshops. I huvudsak löper dessa

4 4 / 7 aktiviteter som planerat. Postdoc-rekryteringarna har dock tagit lång tid att genomföra. Till följd av detta har medel förbrukats i en lägre omfattning än vad som budgeterats. Med samtliga postdoktorer på plats ligger dock utgifterna sedan september 2010 på en nivå som överstiger intäkterna från Göteborgs universitet vilket innebär att det samlade treårsanlaget beräknas vara förbrukat vid utgången av augusti Språkteknologi tilldelades, liksom Globalisering, medel i den första beslutsomgången det vill säga från den 1 juli Uppföljningen visar att verksamheten i stora drag följer tänkt organisation. Verksamheten bedrivs under namnet Center for Language Technology vars föreståndare också är samordnare för styrkeområdet. Den vetenskapliga verksamheten är organiserad i tre tvärinstitutionella och tvärvetenskapliga grupper/laboratorier med vardera två föreståndare. För övergripande samordningsfrågor svarar en styrgrupp bestående av centrets föreståndare och representanter från laboratorierna. Vidare är en internationell rådgivargrupp knuten till styrkeområdet. Tidsmässigt är dock styrkeområdets verksamhet starkt förskjuten och hittills har relativt lite av tilldelade medel utnyttjats. När beslutet om medelstilldelning fattades i slutet av juni 2009 var flera av de ingående forskarna redan engagerade i andra åtaganden och verksamheten kom igång först på senhösten. Förutom viss tröghet i starten har utdragna anställningsprocesser bidragit till att medelsförbrukningen släpar efter. En annan förklaring är att lönemedel som reserverats för juniora forskare inte utnyttjats då dessa erhållit externa medel. Inom styrkeområdet finns ambitionen att komma tillrätta med eftersläpningen under Styrkeområdet Opinion och demokrati kom efter några månaders inledande arbete med planering och rekrytering igång med verksamheten på allvar från den 1 april Under det gångna året har uppbyggnaden av LORe (Laboratory of opinion Research) haft högsta prioritet tillsammans med etablerandet av MOD (the Multidisciplinary Opinion and Democracy Research Group). Styrkeområdets styrgrupp utgör kärnan i MOD. MOD beskrivs som en öppen forskargrupp och under 2010 har bidrag beviljats till ett 20-tal personer från olika institutioner inom samhällsvetenskapliga fakulteten, antingen för mindre projekt inom utvecklingsplanens ram eller för att utveckla forskningsansökningar. En betydande del av styrkeområdets medel har använts för arbetet med E-panelen som är en panelundersökning via webben till ca respondenter. Siktet är inställt på att e- panelen från slutet av 2010 övergår till en medborgarpanel för kvartalsvisa webbenkäter. På grund av att verksamheten kom igång först andra kvartalet 2010 har inte hela årsanslaget förbrukats. Enligt den plan man nu arbetar efter beräknas medelsförbrukningen komma ikapp under Styrkeområdet Lärande, eller LETStudio, följer i stort sett planen när det gäller organisatorisk uppbyggnad. LETStudion beskrivs som en virtuell organisation som samlar ett 25- tal forskare från sex av universitetets fakulteter. Den vetenskapliga verksamheten drivs i tre studios med ett fritt utbyte av data mellan de olika studios. LinCS-lab och LinCS mötesrum utgör gemensam resurs för datahantering och kvalificerad teknisk expertis kring datainsamling. Samtliga tre studios har genomfört datainsamlingar, genomfört arbetsseminarier och utarbetat ansökningar. Styrkeområdet leds av en styrgrupp bestående av sex forskare och en ekonomiadministratör. Till styrkeområdet finns också en extern advisor knuten. Av tilldelade medel till styrkeområdet för 2010 har enbart en mindre andel utnyttjats. Som främsta skäl till detta anges att beskedet om medelstilldelning kom

5 5 / 7 sent, först i december Många av de ingående forskarna hade vid den tidpunkten redan planerat in annan verksamhet under inledningen av Under våren 2011 kommer sammanlagt sex 2-åriga postdoktorer att rekryteras. Man beräknar att tilldelade medel inte kommer att användas fullt ut under För styrkeområdet Kulturarv har en organisatorisk lösning valts där dekanerna för de fyra ingående fakulteterna (HFN, KFN, NFN och SFN) utgör en beslutsgrupp som hanterar alla formella beslut kring ekonomi och personal. När arbetet med styrkeområdets utvecklingsplan pågick fanns tankar om att låta samordnarrollen rotera mellan forskare för de ingående fakulteterna. Den idén har övergivits då man funnit att det ligger ett stort värde i att behålla samordningsansvaret hos en och samma person under hela försöksperioden. Utöver samordnaren från HFN finns det också en parallellsamordnare från KFN. Under 2010 har fyra personer knutits till styrkeområdet som gästforskare och rekrytering av fem postdoktorer har genomförts. Vidare har styrkeområdet fördelat skr i individuella forskningsstöd. Till följd av en del förskjutningar i projektet ligger projektets utgifter för 2010 avsevärt under budget. 3.1 Lägesbeskrivning en summering Sammanfattningsvis kan konstateras att samtliga sex styrkeområden i varierande grad redovisar förskjutningar i tidplan och medelsanvändning. Med undantag av styrkeområdet patientnära forskning följer de dock i allt väsentligt den lednings- och organisationsstruktur som beskrivits i respektive områdes utvecklingsplan. Styrkeområdena anger likartade förklaringar till att medlen inte förbrukats i den takt som planerats. Flera områden har genomfört internationella rekryteringar av postdoktorer/forskarassistenter/gästforskare. Erfarenheterna från dessa rekryteringsprocesser är värdefulla och det kan finna skäl att på ett samlat sätt ta tillvara på dem i det fortsatta utvärderingsarbetet. I det här sammanhanget är det dock tydligt att utdragna rekryteringsoch anställningsprocesser utgör en huvudförklaring till att användningen av tilldelade medel skjutits upp. En annan återkommande förklaring är det faktum att tilldelningsbesluten kom sent vilket innebar fördröjningar bland annat på grund av att de ingående forskarna då redan hunnit binda upp sig i andra åtaganden. I sammanhanget påtalas också att det krävs flera års förberedelsetid om man vill kunna locka hit internationellt ryktbara gästforskare för längre tidsperioder. I ett par fall har man därför fått nöja sig med korta gästsejourer istället. Vidare har några områden medarbetare som varit mycket framgångsrika när det gäller att söka externa forskningsmedel, ibland på grund av att man i sina ansökningar kunnat hänvisa till styrkeområdesmiljön. Genom att dessa forskare nu har en annan försörjning har inte allokerade lönemedel utnyttjats i den omfattning som varit planerad. Avslutningsvis är det flera forskare som i uppföljningssamtalen betonar att osäkerheten kring mer långsiktig finansiering utgör en begränsande faktor. Problematiken sammanhänger inte unikt med styrkeområdessatsningen utan är av mer generell karaktär. Anslagsperioder om 3-4 år är vanliga vilket skapar en situation där forskningen byggs upp kring tidsbegränsade anställningar.

6 6 / 7 4. Plan för det fortsatta utvärderingsarbetet Som nämnts ovan svarade rektors Advisory Board för evalueringen av styrkeområdenas utvecklingsplaner. Det är arbetsgruppens förslag att denna externa rådgivargrupp också engageras för att genomföra den fördjupade utvärderingen av styrkeområdenas måluppfyllelse. Advisory Board är väl inläst på de olika styrkeområdena och i de uppföljningssamtal vi genomfört är det flera som framhåller att rådgivargruppens synpunkter kring utvecklingsplanerna varit mycket värdefulla. Förhandskontakter har tagits med rådgivarna i Advisory Board som ställt sig positiva till uppdraget. Planeringsarbetet kan inledas redan under andra kvartalet Informationsinsamling sker i huvudsak under senhösten Utvärderingen bör också omfatta platsbesök som lämpligen genomförs under perioden januari till februari Advisory Board avlämnar därefter sin utvärderingsrapport till rektor senast den 1 april. Rapporten ska för vart och ett av styrkeområdena innefatta en beskrivning av identifierade styrkor och svagheter samt en samlad bedömning av styrkeområdets utveckling och måluppfyllelse. Bedömningen av styrkeområdenas måluppfyllelse är framförallt tänkt att ske med utgångspunkt i de bedömningskriterier som respektive område presenterat i sin utvecklingsplan. I de nyligen genomförda uppföljningssamtalen har flera forskare uttryckt tveksamhet ifråga om ett mer multidisciplinärt angreppssätt fullt ut hinner lysa igenom i publicerade forskningsresultat redan till inledningen av Som en inledande aktivitet i den förestående utvärderingen föreslår vi att de ingående forskarna/samordnarna uppmanas se över möjligheterna att ytterligare nyansera sina bedömningskriterier. Vid sidan av publiceringstal och andra mer traditionella bedömningskriterier bör särskilt fokus ligga på att utveckla indikatorer som kan spegla styrkeområdets framgång i termer av exempelvis nyskapande, mervärde, tillämpbarhet och samhällsrelevans. Som tidigare nämnts i avsnitt 2 är det tänkt att rektor med utgångspunkt i utvärderingsresultaten från den fördjupade utvärderingen ska ta ställning till en mera långsiktig finansiering av styrkeområdena i form av att medel tillförs fakultetsanslagen (se PM förslag Dnr H /08). I denna del finns skäl för en revidering. Tanken att satsningen ska permanentas genom att medel tillförs fakultetsanslagen utgör en onödig låsning av förutsättningarna. Ett förslag är därför att i de fall utvärderingsresultaten leder till bedömningen att styrkeområdet ska ges fortsatt finansiering bör denna vara tidsbegränsad, förslagsvis 3-5-årig. Alternativt kan frågan om formerna för fortsatt finansiering hållas öppen tills dess utvärderingen är klar eftersom resultaten kan indikera att andra tidsintervall är lämpligare eller att olika lösningar bör väljas för de olika styrkeområdena. 5. Förslag till beslut Med följande förslag avslutar arbetsgruppen steg ett i uppföljningsarbetet.

7 7 / 7 Rektor föreslås besluta att styrkeområdet Patientnära forskning inte ges ytterligare finansiering för Överskjutande medel från 2010 får tas i anspråk under innevarande budgetår under förutsättning att dekanen för styrkeområdets värdfakultet senast den 1april presenterar en reviderad budget och verksamhetsplan för att uppdra åt samordnarna för styrkeområdena Globalisering, Kulturarv, Opinion och demokrati, Lärande och Språkteknologi att senast den 1april inkomma med reviderade budgetar för 2011 och att för styrkeområdena Globalisering och Språkteknologi, som inte följer ordinarie budgetår, göra en särskild avstämning i december 2011 av finansieringsläget inför budgetåret att uppdra åt arbetsgruppen att gå vidare med det fortsatta utvärderingsarbetet i enlighet med den utvärderingsplan som redovisats under avsnitt 4 i denna promemoria.