Tyck till med mentimeter. Gå till ange kod

Transkript

1

2 Tyck till med mentimeter Gå till ange kod

3 Inköp och upphandling Göteborgs Stads förvaltning för inköp och upphandling för stadens gemensamma bästa. Henrik Karlsson

4 Vår organisation Förvaltningsdirektör Förvaltningsstab HR Processcontroller Inköpsstrateg Upphandling Tre team Upphandlingsassistenter Upphandlingsstrateg Verksamhetsstöd Ekonomi & administration Kommunikation & kund Specialist & uppföljning Miljö- och CSR-specialister Avtalscontrollers Hållbarhetsstrateg Jurister och nämndsekreterare

5 Visionen Göteborgs Stad är en ledande och ansvarfull inköps- och upphandlingsorganisation med tydligt hållbarhetsfokus

6 Från bolag till förvaltning Nämnd istället för styrelse Förvaltning istället för bolag Förvaltningsdirektör istället för VD Inte mycket ändras Samtidigt finns en rörelse mot ett annat uppdrag

7 Ramavtalsproduktion Den goda affären En rörelse från att bara jobba med ramavtal till att se hela inköpsprocessen Hela inköpsprocessen

8 Förslag budget 2018 Göteborgs Stads verksamhet för inköp och upphandling övergick i början av 2017 i nämndform och det ökar möjligheterna att samordna Göteborgs Stads inköpsprocess

9 Förslag budget 2018 En för staden gemensam inköpsplan är en viktig del i arbetet för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen. Strategin ska bland annat implementeras med hjälp av en särskild analysfunktion som möjliggör effektiviseringar och besparingar UPPDRAG: Ta fram en för Göteborgs Stad gemensam inköpsplan, såväl på övergripande nivå som på delnivåer, för att skapa samordningsvinster i inköpsprocessen

10 Förslag budget 2018 PROCESSÄGARSKAP Göteborg ska öka andelen hållbara upphandlingar Andra uppdrag och nyckelord: Modellen social hänsyn Arbetsrättsliga villkor Reserverad upphandling Ekologisk mat, vegetarisk måltid, djurskydd, tillgänglighet, etisk handel med mera Små och medelstora företag samt innovationsupphandling

11 Fortsatt process Budgeten ska beslutas av fullmäktige Nämnden för inköp och upphandling prioriterar utifrån stadens budget Förvaltningen sätter verksamhetsplan utifrån nämndens prioritering

12 Bättre affärer med nya lagstiftningen Inköp i fokus 23 maj 2017 Fredrik Rogö Charlotta Ståhlberg

13 Ökad flexibilitet och tydlighet genom fler regler?! Två upphandlingslagar Lag (2007:1091) om offentlig upphandling 18 kap., 234 Fyra upphandlingslagar Lag (2016:1145) om offentlig upphandling 22 kap., 481 En upphandlingslag Lag (1992:1528) om offentlig upphandling 7 kap., 179

14 In-house (I) Externa leverantörer LOU Kommun X Egen regi AB 1 AB 2

15 In-house (II) Teckal-undantaget har klargjorts: - Gemensam kontroll är möjlig så länge inget privat ägande. - Koncerninterna köp (omvänt och horisontellt) möjligt om ensam ägare. - Huvudsaklighetskriteriet klargjorts till 80 procent. - Med kontroll avses ett avgörande inflytande över strategiska mål och viktiga beslut.

16 Avtalssamverkan (I) UM 1 UM 2 UM 3

17 Samverkansavtal (II) 1. Parterna är upphandlande myndigheter 2. Samarbete, inte köp. 3. Offentlig tjänst 4. Ett gemensamt mål 5. Verksamhetskriteriet 6. Allmänintresset

18 Innovation Uppmanas att tillåta alternativa anbud. Ökade möjligheter till förhandling Innovationspartnerskap en slags efterfrågestyrd innovationsprocess i särskild avtalsform.

19 Innovationspartnerskap Ramar och etapper Etapp 1 Undersökning av lösningar, utveckling och design Etapp 2 Framtagan de av prototyper Etapp 3 Testserie och användning Anskaffning av innovationen Bolag A Bolag B Bolag C Bolag A Bolag C Bolag C Bolag C Utveckling av innovationen innovationsarbete

20 Dela upp för optimal konkurrens/nytta (I) 4 kap Nytta Maximal konkurrens! Effektiv volym! Volym

21 Dela upp för optimal konkurrens/nytta (II) Kvalitativ uppdelning (nischade delområden) Kvantitativ uppdelning (mindre delar) Möjlighet att begränsa: - Hur många delar man får lämna anbud på - Hur många delkontrakt som kan vinnas Uppdelning ska alltid övervägas och om uppdelning inte sker ska skälen dokumenteras (motiveringsskyldighet).

22 Möjligt att korrigera i underlagen 11 kap. 8 Möjligt att göra väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten under anbudstiden. Anbudstiden måste förlängas. Upphandlingens art får dock inte ändras, dvs. man får inte ändra det man ska köpa till något annat.

23 Ökad förhandlingsmöjlighet (I) 6 kap. 5, 6 kap Två nya grunder för förhandlat förfarande. - Om behovet inte kan tillgodoses utan anpassningar av lättillgängliga lösningar. - Om föremålet för kontraktet inbegriper formgivning eller innovativa lösningar. Förbehålla rätten att tilldela utan förhandling, måste anges i annonsen. Förhandlingen ska handla om förbättringar i anbuden.

24 Ökad förhandlingsmöjlighet (II) Alla aspekter i lämnade eller kommande anbud, exempelvis - kvalitet - kvantiteter - kommersiella villkor - sociala, miljömässiga och innovativa egenskaper - pris Minimikrav Tilldelningskriterier och viktningen

25 Krav på märkning och certifieringar Möjligt att ställa miljömärkningskrav. Möjligt att ställa krav på certifiering (ex. miljöledning) Underlättar uppföljning.

26 ESPD Uteslutningsgrunder Ekonomisk och finansiell ställning Teknisk och yrkesmässig kapacitet Kontroll av den/de anbudsgivare som ligger i läge

27 Kostnadsanalyser i utvärderingen (I) Totalkostnad Avgifter Frakt Service Energiförbrukning Anskaffning Vara A Avgifter Frakt Service Energiförbrukning Anskaffning Vara B

28 Kostnadsanalys (II) Avgifter Frakt Service Energiförbrukning Anskaffning Kostnader för sluthantering Restvärde Service och underhåll Energianvändning (kwh/år) Vattenanvändning (liter/år) Klimatpåverkan (kgco2/år) Inköpspris Leverans, installation och driftsättning

29 Arbetsrättsliga villkor (I) Prop. 2016/17:163 Behövlighetsbedömning Lön, semester och arbetstid Nivå enligt lägsta nivå som följer enligt ett centralt kollektivavtal för aktuell bransch, dock inte lägre än lag. Anses uppfylla kraven om ett motsvarande centralt kollektivavtal tillämpas.

30 Arbetsrättsliga villkor (II) Nivåer Semester enligt lag Semester enligt kollektivavtal Ingen minimilönelagstiftning Lön enligt kollektivavtal Arbetstid enligt lag Arbetstid enligt kollektivavtal Villkor Den nivån som är bäst för arbetstagaren ska gälla!

31 Avropsmetoder (I) Ingen hierarki mellan olika avropsmetoder En fördelningsnyckel ska göra det möjligt att förutse enligt vilka grunder och hur valet kommer att gå till i en viss given situation. Det ska också kunna gå att konstatera i efterhand vilka faktorer som gjorde att en viss leverantör valdes som utförare framför en annan. (prop. 2015/16:195 s. 519) Den tidigare bestämmelsen om bästa anbud gör sig inte längre gällande. Jfr. möjligheten att dela och sprida kontrakt med hänsyn till långsiktig konkurrens. Objektiva kriterier innebär också att det inte ska krävas något aktivt handlande från leverantören eller ytterligare information (skillnaden mot förnyad konkurrensutsättning).

32 Avropsmetoder alternativ till statisk rangordning (II) Fysiska personers val Dynamisk rangordning Procentuell fördelningsnyckel Turordning/viktad turordning Närhetsprincip (närmast när behovet uppstår) Först att besvara avrop får leverera Behovsstyrda avrop Lägsta dags/veckopris (enligt uppdaterade prislistor)

33 Ändringar av kontrakt och ramavtal (I) 17 kap kap kap kap kap kap. 14 Mindre värde Lägre än: - Tröskelvärdet - 10/15 % av kontraktet eller ramavtalets värde Ändrings- och optionsklausuler - Angetts i UD - Klar, exakt och entydig - Anger art och omfattning Kompletterande beställningar Max 50 % av värdet - Nödvändig, - Byte kan inte göras, - Betydande olägenhet Oförutsebara händelser Ändrar inte övergripande karaktär och max ökning med 50 % Byte av leverantör Bytet beror på affärshändelser och ny leverantör uppfyller kraven. Ändringar som inte är väsentliga Pressetextkriterierna Annons Annons

34 Ändringar av kontrakt och ramavtal (I) Ändringar som följer av bestämmelser i avtalet ät tillämpning av avtalet, inte omförhandling av väsentliga villkor. Beräkning av värde: totala kontraktsvärdet före respektive efter ändringen. Beräkning av värde av ett ramavtal? Uppdaterad uppskattning inför ändringen. OBS! Reglerna gäller även gamla avtal. (se prop. 2015/16:195, s. 851) Klausul om avslutande av kontrakt och ramavtal i vissa situationer måste finnas med (17 kap. 17 )

35 Tyck till med mentimeter Gå till ange kod

36 Att göra i pausen Besök våra frågebord för att få svar på dina frågor eller diskutera ett särskilt ämne Miljö & sociala krav Upphandling Social hänsyn Utbildningar Lagstiftning

37

38 Spendanalys Vad är det och vad kan det användas till? Inköp i fokus 23 maj 2017

39 Spendanalys Vad är spendanalys? Varför spendanalys? Vad kan spendanalys användas till? Hur sätter du igång? Fallgropar och framgångsfaktorer Och sen då.. Helena Brynolfsson MBA Civek University of Bath, UK Washington State University, USA Linköpings Universitet +25 års inköpserfarenhet ProSourcia PostNord Lantmännen AstraZeneca Pfizer Pharmacia FMV Sennheiser Winner of the MBA Project Prize 2004 Blogg Inköpstankar i tiden på Vismas hemsida Mentor i Novare/Veckans Affärers mentorprogram Medlem i Upphandling24:s expertpanel Krönikör på Inköp24 Tidigare ledamot i SOI:s styrelse 44

40 Tyck till med mentimeter Gå till ange kod

41 Spendanalys Vad är spendanalys? Varför spendanalys? Vad kan spendanalys användas till? Hur sätter du igång? Fallgropar och framgångsfaktorer Och sen då.. Helena Brynolfsson MBA Civek University of Bath, UK Washington State University, USA Linköpings Universitet +25 års inköpserfarenhet ProSourcia PostNord Lantmännen AstraZeneca Pfizer Pharmacia FMV Sennheiser Winner of the MBA Project Prize 2004 Blogg Inköpstankar i tiden på Vismas hemsida Mentor i Novare/Veckans Affärers mentorprogram Medlem i Upphandling24:s expertpanel Krönikör på Inköp24 Tidigare ledamot i SOI:s styrelse 46

42 Vad är spendanalys? Visar din organisations inköpsmönster 47

43 Vad är spendanalys? Visar din organisations inköpsmönster Oftast i form av: Inköpsvolym 48

44 Vad är spendanalys? Visar din organisations inköpsmönster Oftast i form av: Inköpsvolym Inköpsområden 49

45 Vad är spendanalys? Visar din organisations inköpsmönster Oftast i form av: Inköpsvolym Inköpsområden Leverantörer 50

46 Vad är spendanalys? Visar din organisations inköpsmönster Oftast i form av: Inköpsvolym Inköpsområden Leverantörer Fakturor 51

47 Vad är spendanalys? Visar din organisations inköpsmönster Oftast i form av: Inköpsvolym Inköpsområden Leverantörer Fakturor Köpare 52

48 Vad är spendanalys? Visar din organisations inköpsmönster Oftast i form av: Inköpsvolym Inköpsområden Leverantörer Fakturor Köpare 53

49 Vad är det inte? Inte traditionell ekonomisk redovisning Vad göms i er data? 54

50 Vad är det inte? Inte en trollerilåda Input kan inte öka i kvalitet eller finfördelas ytterligare 55

51 Spendanalys Vad är spendanalys? Varför spendanalys? Vad kan spendanalys användas till? Hur sätter du igång? Fallgropar och framgångsfaktorer Och sen då.. Helena Brynolfsson MBA Civek University of Bath, UK Washington State University, USA Linköpings Universitet +25 års inköpserfarenhet ProSourcia PostNord Lantmännen AstraZeneca Pfizer Pharmacia FMV Sennheiser Winner of the MBA Project Prize 2004 Blogg Inköpstankar i tiden på Vismas hemsida Mentor i Novare/Veckans Affärers mentorprogram Medlem i Upphandling24:s expertpanel Krönikör på Inköp24 Tidigare ledamot i SOI:s styrelse 56

52 Varför? 57

53 Spendanalys Vad är spendanalys? Varför spendanalys? Vad kan spendanalys användas till? Hur sätter du igång? Fallgropar och framgångsfaktorer Och sen då.. Helena Brynolfsson MBA Civek University of Bath, UK Washington State University, USA Linköpings Universitet +25 års inköpserfarenhet ProSourcia PostNord Lantmännen AstraZeneca Pfizer Pharmacia FMV Sennheiser Winner of the MBA Project Prize 2004 Blogg Inköpstankar i tiden på Vismas hemsida Mentor i Novare/Veckans Affärers mentorprogram Medlem i Upphandling24:s expertpanel Krönikör på Inköp24 Tidigare ledamot i SOI:s styrelse 58

54 Vad kan det användas till? Koll och överblick 59

55 Vad kan det användas till? Koll och överblick Förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer 60

56 Vad kan det användas till? Koll och överblick Förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer Korrigering av felaktigheter 61

57 Vad kan det användas till? Koll och överblick Förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer Korrigering av felaktigheter Förutsättning för kategoristyrt inköpsarbete 62

58 Vad kan det användas till? Koll och överblick Förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer Korrigering av felaktigheter Förutsättning för kategoristyrt inköpsarbete Baseline för mätning och uppföljning 63

59 Vad kan det användas till? Koll och överblick Förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer Korrigering av felaktigheter Förutsättning för kategoristyrt inköpsarbete Baseline för mätning och uppföljning Faktabaserat inköp: Öka medvetenhet och kunskap Motivera flera resurser 64

60 Vad kan det användas till? Koll och överblick Förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer Korrigering av felaktigheter Förutsättning för kategoristyrt inköpsarbete Baseline för mätning och uppföljning Faktabaserat inköp Bas för inköpsstrategi 65

61 Spendanalys Vad är spendanalys? Varför spendanalys? Vad kan spendanalys användas till? Hur sätter du igång? Fallgropar och framgångsfaktorer Och sen då.. Helena Brynolfsson MBA Civek University of Bath, UK Washington State University, USA Linköpings Universitet +25 års inköpserfarenhet ProSourcia PostNord Lantmännen AstraZeneca Pfizer Pharmacia FMV Sennheiser Winner of the MBA Project Prize 2004 Blogg Inköpstankar i tiden på Vismas hemsida Mentor i Novare/Veckans Affärers mentorprogram Medlem i Upphandling24:s expertpanel Krönikör på Inköp24 Tidigare ledamot i SOI:s styrelse 66

62 Hur sätter du igång? Förutsättningar: Ett kategoriträd/en kategorikarta 67

63 Hur sätter du igång? Förutsättningar: Ett kategoriträd/en kategorikarta 68

64 Hur sätter du igång? Förutsättningar: Ett kategoriträd/en kategorikarta Scope of Category 69

65 Hur sätter du igång? Förutsättningar: Ett kategoriträd/en kategorikarta Utdrag från leverantörreskontran 70

66 Hur sätter du igång? Förutsättningar: Ett kategoriträd/en kategorikarta Utdrag från leverantörreskontran Organisationens hela inköpsvolym tvättas och mappas 71

67 Spendanalys Vad är spendanalys? Varför spendanalys? Vad kan spendanalys användas till? Hur sätter du igång? Fallgropar och framgångsfaktorer Och sen då.. Helena Brynolfsson MBA Civek University of Bath, UK Washington State University, USA Linköpings Universitet +25 års inköpserfarenhet ProSourcia PostNord Lantmännen AstraZeneca Pfizer Pharmacia FMV Sennheiser Winner of the MBA Project Prize 2004 Blogg Inköpstankar i tiden på Vismas hemsida Mentor i Novare/Veckans Affärers mentorprogram Medlem i Upphandling24:s expertpanel Krönikör på Inköp24 Tidigare ledamot i SOI:s styrelse 72

68 Fallgropar och framgångsfaktorer 73

69 Fallgropar och framgångsfaktorer Klart syfte syfte 74

70 Fallgropar och framgångsfaktorer Klart syfte All inköpsvolym Hur komplex är din organisation? Andra källor 75

71 Fallgropar och framgångsfaktorer Klart syfte All inköpsvolym Tvättning av data Icke adresserbar inköpsvolym Koppla ihop samma leverantör 76

72 Fallgropar och framgångsfaktorer Klart syfte All inköpsvolym Tvättning av data Kategoriträd/kategorikarta Antal inköpskategorier och nivåer Benämning Funktionstänk 77

73 Fallgropar och framgångsfaktorer Klart syfte All inköpsvolym Tvättning av data Kategoriträd/kategorikarta Konto- eller leverantörsmappning? 78

74 Fallgropar och framgångsfaktorer Klart syfte All inköpsvolym Tvättning av data Kategoriträd/kategorikarta Konto- eller leverantörsmappning? Kombinera fler parametrar Målgruppsanpassat 79

75 Spendanalys Vad är spendanalys? Varför spendanalys? Vad kan spendanalys användas till? Hur sätter du igång? Fallgropar och framgångsfaktorer Och sen då.. Helena Brynolfsson MBA Civek University of Bath, UK Washington State University, USA Linköpings Universitet +25 års inköpserfarenhet ProSourcia PostNord Lantmännen AstraZeneca Pfizer Pharmacia FMV Sennheiser Winner of the MBA Project Prize 2004 Blogg Inköpstankar i tiden på Vismas hemsida Mentor i Novare/Veckans Affärers mentorprogram Medlem i Upphandling24:s expertpanel Krönikör på Inköp24 Tidigare ledamot i SOI:s styrelse 80

76 Och sen då. 81

77 Och sen då. (Figures are related to total cost) 82

78 Tyck till med mentimeter Gå till ange kod

79 84

80

81 Uppföljning av ramavtal Inköp i fokus 23 maj 2017 Carin Bergdahl

82

83 Avtalsprocessen Alla leverantörer på marknaden Anbudsgivare Ramavtalsleverantörer Behovsanalys Marknadsanalys Förfrågningsunderlag Annons Utvärdering Tilldelning Beställning, leverans, faktura Samverkan, leverantör och beställare Uppföljning Förarbete Upphandling Avtalsförvaltning RFI Extern remiss 88

84 Varför uppföljning av ramavtal? Vi vill försäkra oss om att kommuninvånarnas skattepengar används på avsett sätt Vi vill försäkra oss om att de leverantörer som anlitas av Göteborgs Stad är seriösa leverantörer Vi vill få input till kommande upphandlingar Vi vill öka förtroendet för offentliga köpare

85 Vad säger policyn för upphandling och inköp?

86 Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp 1) Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. 2) Uppföljningen kan variera från en enkel kontroll att Staden erhållit det som beställts, till omfattande undersökningar. 3) Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges kommande program för uppföljning av privata utförare. 4) Bolag eller förvaltning ska vid upphandlingar kontrollera leverantörens seriositet i syfte att motverka osund konkurrens. Sådan kontroll ska även ske löpande, exempelvis avseende betalning av skatter och avgifter, under avtalstiden. 5) Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska Upphandlingsbolaget eller förvaltning/bolag med motsvarande uppdrag i Staden underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. 6) Upphandlingsbolaget eller förvaltning/bolag med motsvarande uppdrag ska föra förteckning över inkomna rapporter. Kunskapscenter mot organiserad brottslighet kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet

87 Ramavtalsuppföljning på INK Planerad systematisk uppföljning Avtalscontroller projektledare Uppföljning Avtalscontroller projektledare Planerad fördjupad uppföljning Löpande avtalsvård Ansvarig upphandlare ansvarig

88 Områden som vi följt upp Flytt-, transport och magasineringstjänster Transporter av avlidna Skyltar Resebyråtjänster Klottersanering Sjukvårdsmateriel Tvätt av arbetskläder, allmän tvätt mm Livsmedel

89 Resultat Övervägande seriösa leverantörer I några fall nedsläckning i Winst under utredningstiden I några fall har vite utkrävts

90 Framgångsfaktorer

91 Hur kan vi tillsammans göra våra inköp hållbara? Panelsamtal

92 Tyck till med mentimeter Gå till ange kod

93