AVTAL OM KÖP AV DIGITAL ARBETSPLATS

Transkript

1 AVTAL OM KÖP AV DIGITAL ARBETSPLATS MELLAN ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD OCH [LEVERANTÖR]

2 1. Avtalsparter Beställare (hädanefter kallad Beställaren eller ÅHS ): Ålands hälso- och sjukvård FO-nummer Adress Ålands hälso- och sjukvård PB 1091 Doktorsvägen 1 AX Mariehamn Åland, Finland Kontaktperson i avtalsärenden Namn E-post Emil Eriksson emil.eriksson@ahs.ax Telefon +358 (0) Leverantör (hädanefter kallad Leverantören ): [Leverantörsnamn] FO nummer/org. nummer Adress Kontaktperson i avtalsärenden Namn E-post Telefon 1.1. Vardera part förbinder sig att utan dröjsmål skriftligen meddela om förändrade kontaktuppgifter. Sida 2 av 26

3 2. Avtalets omfattning 2.1. Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal I avtalets åtagande ingår att leverera en digital arbetsplats som svarar mot de specifika behov och krav, enligt kravspecifikation och anbudsförfrågan, som gäller för Ålands hälso- och sjukvård. Ålands hälso- och sjukvård ska tillse att Leverantören erhåller nödvändig information för att kunna fullfölja åtagandet Leverantören åtar sig att under hela avtalstiden till Beställaren tillhandahålla tjänster för digital arbetsplats i enlighet med i anbudsförfrågan angiven kravspecifikation samt i den omfattning och på de villkor som anges i detta avtal. 3. Beställningsrutiner 3.1. Beställningar enligt detta avtal kan endast ske av godkända personer utsedda av Beställaren. En uppdaterad lista på behöriga beställare ska tillhandahållas av Beställaren och tillsändas Leverantören efter avtalets ingående. 4. Avtalsperiod och förlängningsoptioner 4.1. Avtalet ska gälla i 4 år från avtalstecknandet med möjlighet till förlängning med oförändrade villkor (option) 2 år + 1 år, dvs. totalt 7 år. Exakt datum regleras vid avtalstecknandet Förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att någon av parterna inte säger upp avtalet minst 4 månader innan avtalsperiodens slut Ett meddelande om förlängning av Avtalet ska gemensamt tas fram. I meddelandet om förlängning ska det framgå vilken tidsperiod förlängningen avser. Förlängning ska vara skriftlig och undertecknad av behörig företrädare för respektive part. Sida 3 av 26

4 5. Leverantörens avtal med underleverantörer 5.1. Leverantören svarar för underleverantörers arbete i alla led som för sitt eget. Leverantören har rätt att byta ut eller lägga till underleverantörer under avtalsperioden för utförande av sitt uppdrag. Underleverantörer som Leverantören behöver anlita för utförande av sitt uppdrag ska skriftligen godkännas av Beställaren. Vid underlåtenhet att inhämta sådant medgivande föreligger rätt till vite samt hävning (se punkt 23 Vite och skadeståndsanspråk i detta dokument) Leverantören ska kontrollera att underleverantörer fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras årligen. 6. Leverans och tillhandahållande av erbjuden digital arbetsplats 6.1. Leverantören ska vara beredd att genast från avtalsstart kunna påbörja införandeprojekt för erbjuden digital arbetsplats Leveranstiden för den digitala arbetsplatsen får inte överstiga 6 månader från avtalsstart, under förutsättning att det inte från Leverantören kan visas på försening hänförlig till Beställaren I Leverantörens åtagande ingår att iordningställa den digitala arbetsplatsen, så att den efter senast 6 månader kan tas i bruk av Beställaren Exakt leveransdag och driftsstart samt dagen för anslutning av tjänsten till användare fastställes vid inledandet av uppdraget vid avtalsstart Den dag provdrift av systemet är slutförd, avtalad utbildning och komplett dokumentation levererats och godkänts av Beställaren, utgör verklig leveransdag Leveranser där leveranstidpunkt inte är fastställd i detta avtal ska ske vid tidpunkt som parterna träffat överenskommelse om. Sida 4 av 26

5 7. Provdrift 7.1. Beställaren ska under en period av 60 kalenderdagar (40 ordinarie arbetsdagar) räknat från den dag systemet finns till förfogande för Beställaren genomföra provdrift av den digitala arbetsplatsen I de fall det under provdriften konstateras fel i den digitala arbetsplatsen ska dessa åtgärdas av Leverantören utan extra kostnad för Beställaren. I de fall det vid utgången av provdriftsperioden återstår fel som innebär att leveransgodkännande inte kan medges ska Leverantören presentera en åtgärdsplan som ska godkännas av Beställaren I de fall Leverantören inte hörsammat begäran om rättelse av fel eller brist har Beställaren rätt att häva avtalet Beställaren ska omedelbart och inom provdriftsperioden meddela Leverantören när den digitala arbetsplatsen avviker från avtalad specifikation eller det i systemet upptäcks andra allvarliga tekniska och funktionella fel som innebär att systemet inte kan tillämpas på för avsett syfte hos Beställaren. Sida 5 av 26

6 8. Anpassning och utveckling av den digitala arbetsplatsen 8.1. Leverantören ansvarar för operativ systemförvaltning d.v.s. för löpande drift, förvaltning och utveckling av den digitala arbetsplatsen, som levereras som tjänst Leverantören svarar för allt utvecklingsarbete, uppgradering och uppdatering av den digitala arbetsplatsen som krävs för att säkerställa den enligt avtal överenskomna funktionaliteten och säkerheten hos det elektroniska upphandlingssystemet En av Leverantören initierad och beslutad ändring av den digitala arbetsplatsen får inte medföra några men för Beställaren i form av begränsad funktionalitet eller möjlighet för Beställaren att använda den levererade digitala arbetsplatsen på avsett sätt Uppdateringar av levererad digital arbetsplats ska inte medföra några extra kostnader för Beställaren för att få tillträde till den uppdaterade eller uppgraderade funktionaliteten i den digitala arbetsplatsen All nyutvecklad och/eller utökad funktionalitet som görs av Leverantören i den digitala arbetsplatsen ska göras tillgänglig utan extra kostnad för Beställaren att använda under hela avtalstiden om inget annat har överenskommits i avtal Om ny funktionalitet som önskas tas i bruk av Leverantören ska denna se till att innan ändringar kan genomföras i den digitala arbetsplatsen som har en direkt påverkan på hela eller delar av det levererade systemet, ska Leverantören kontrollera att såväl funktionella, tekniska som prestandamässiga krav överensstämmer och fungerar så som avtalats. Sida 6 av 26

7 9. Teknisk support 9.1. Leverantören ansvarar för teknisk support Leverantören ska lämna information om användning, systemadministration, underhåll och drift av den digitala arbetsplatsen till utsedda personer hos Beställaren Leverantören ska tillhandahålla personlig support för avancerade användare såsom systemadministratörer och redaktörer antingen via Leverantörens supportärendehanteringssystem, telefon och/eller e-post under normal kontorstid Supportärenden ska besvaras inom 24 timmar från att ärendet tagits emot hos support funktionen. Ärenden ska registreras hos Leverantören vid mottagande. Den som anmält ärendet ska erhålla ett ärendenummer De avancerade användarna förutsätts ha genomgått Leverantörens rekommenderade användarutbildningar i digital arbetsplats Beställaren har rätt att utkräva vite enligt punkt 23 Vite och skadeståndsanspråk om inte Leverantörens supportfunktion lämnat svar inom avtalad tidsfrist. Sida 7 av 26

8 10. Systemets tillgänglighet och servicenivå Den digitala arbetsplatsen ska vara tillgänglig alla dagar kl. 00:00-24:00 och ha en avbrottsfri drifttid på minst 716 h/mån exklusive avbrott till följd av oöverskådliga hinder (force majeure) eller vid överenskommelse (planerade avbrott) exempelvis servicefönster Otillåten avbrottstid per månad får högst uppgå till 4 timmar exklusive avbrott till följd av oöverskådliga hinder (force majeure). Med otillåten avbrottstid avses den avbrottstid som sker inom avbrottsfri drifttid, utanför överenskomna servicefönster Antalet otillåtna systemavbrott får högst uppgå till max två (2) avbrott per år Planerade systemavbrott, såsom schemalagt underhåll och på förhand godkända servicefönster ska till Beställaren meddelas minst 14 kalenderdagar före det att det planerade avbrottet är tänkt att äga rum. Samverkan kring planerade avbrott sker på operativ nivå mellan Leverantören och Beställaren. Med tillåten avbrottstid avses den avbrottstid som sker utanför avbrottsfri driftstid eller innanför överenskomna servicefönster. Planerade systemavbrott (servicefönster) ska i mån av möjlighet ske utanför normal kontorstid Oplanerade avbrott kan under vissa omständigheter utgöra tillåtna avbrott Leverantören äger rätt att besluta om akut nedtagning av system eller tjänster om en professionell bedömning visar att utebliven åtgärd innebär uppenbar risk för långtgående skador eller långvarig otillgänglighet. I första hand meddelas Beställarens ansvariga innan nedtagning sker. Om denne inte kan nås får beslut fattas om nedtagning av Leverantörens ansvarige driftledare. Beslutet ska i efterhand kunna motiveras och dokumenteras till Beställaren. Oplanerade avbrott utgör tillåten avbrottstid om Beställaren vid granskning av beslutet retroaktivt finner att nedtagningen varit motiverad Vid systemfel ska återskapande av data göras inom ett dygn (24 timmar) räknat från tidpunkten för när felet är åtgärdat och/eller från när avbrottet upphört Beställaren har rätt att utkräva vite enligt punkt 23.2 Vite och skadeståndsanspråk, om återskapande av data inte sker inom avtalad tid och om den otillåtna avbrottstiden per månad överskrids och antalet otillåtna avbrott överskrids per år. Sida 8 av 26

9 11. Användarutbildning Leverantören förbinder sig att tillhandahålla minst två (2) användarutbildningsdagar bestående i introduktions- och grundutbildning i digital arbetsplats för 12 deltagare per utbildningsdag Leverantören ansvarar för att erforderlig utbildning, i enlighet med av Beställaren och dess ägare angivet behov, genomförs Leverantören ska mot beställning från Beställaren, utöver avtalad utbildning, genomföra utbildning av tillkommande användare Leverantören ska erbjuda utbildning av tillkommande funktionalitet under avtalstiden på begäran av Beställaren Utbildning genomförs på Åland i av Beställaren tillhandahållna lokaler. Om Leverantören tillhandahåller utbildningslokaler, äger Leverantören rätt till ersättning för faktiska kostnader för dessa Leverantören tillhandahåller svenskspråkig manual och användarhandbok för digital arbetsplats i digital form, med möjlighet för användarna att fritt använda för eget bruk. 12. Pris Priset är fast under 24 månader från avtalsperiodens början. I priset ingår inte mervärdesskatt Priset avser en totalkostnad som inkluderar den kontraktsenliga produkten/tjänsten samt dokumentation och utbildning av densamma. Priserna inkluderar samtliga kostnader för att uppfylla ställda krav och de utfästelser som Leverantören lämnat i sitt anbud Leverantören debiterar mervärdesskatt enligt gällande lag. 13. Ersättningar och avgifter Leverantören har inte rätt att ta ut någon avgift eller erhålla ersättning för kostnader utöver dem som angetts i anbudet eller överenskommits i detta avtal. Beställaren står inte för några omkostnader Leverantören har inte rätt att ta ut någon avgift för fakturering. Sida 9 av 26

10 14. Prisjusteringar Framställan om förhandling om prisändring ska vara Beställaren tillhanda för godkännande senast 60 kalenderdagar före ikraftträdande. För prishöjning ska kostnadshöjningar kunna vidimeras. Om överenskommelse därvid inte kan träffas har båda parter rätt att säga upp avtalet med tre månaders varsel, med senast överenskomna pris gällande under uppsägningstiden. Vid ny prisöverenskommelse ska denna gälla i minst 12 månader därefter. 15. Betalningsvillkor Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt Varken fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. Dröjsmålsränta erläggs enligt vad som stadgas i räntelagen (FFS 340/2002). 16. Faktureringsvillkor Fakturering ska ske som pappersfaktura eller elektronisk faktura och vara utfärdad på svenska. Fakturan bör uppfylla de krav på fakturainnehåll som ställs i mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993), 209 e Fakturan förfaller till betalning trettio (30) dagar efter att en godtagbar faktura har inkommit Uppgifter för fakturering: Ålands hälso- och sjukvård PB 1091 AX Mariehamn Åland, Finland eller elektronisk faktura: invoicein@ahs.ax Samtliga fakturor faktureras i euro,. Sida 10 av 26

11 17. Dröjsmålskostnader Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (FFS 340/2002). Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp samt datum (fr.o.m./t.o.m.), för vilken periodräntan beräknas. Om fakturan är ofullständig eller felaktig så får dröjsmålsränta inte debiteras. 18. Ålands särställning avseende hantering av mervärdesskatt Utländska leverantörer som inte är registrerade i det finländska FO-registret bör bifoga ett källskattekort som erhålls från Ålands skattebyrå Om Leverantören önskar kan Beställaren stödja Leverantören med ansökan om källskattekort under förutsättning att Leverantören tillhandahåller nödvändiga uppgifter Åland har en särställning inom EU och betraktas som tredje land i skattehänseende. Åland hör inte till EU:s mervärdesskatte- eller punktskatteområde. Däremot hör Åland tillsammans med Finland till EU:s tullunion. Ålands särställning utanför EU:s skatteområde innebär att en skattegräns uppstår mellan Åland och EU. Detta innebär i praktiken att varutrafiken befrias från avsändarområdets skatter och därefter uppbärs destinationsområdets skatter och avgifter. 19. Reklamationsrätt Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i produktens/tjänstens utförande. Sida 11 av 26

12 20. Överlåtelse av avtal och ägarskifte Leverantören får inte utan Beställarens skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att möjligheten att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande från Beställaren inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av ägarförhållanden hos Leverantören. Vid underlåtenhet att inhämta upphandlande enhetens godkännande föreligger grund för hävning Beställaren har rätt att föra över kontraktet till en sådan tredje part som helt eller delvis tar över Beställarens uppgifter. Sida 12 av 26

13 21. Försäkringar Leverantören ska ha lagstadgade försäkringar och andra försäkringar som är nödvändiga för att producera tjänsten. Försäkringarna ska gälla under hela kontraktsperioden Leverantören är skyldig att under avtalsperioden till betryggande belopp hålla ansvarsförsäkring som täcker skador, vilka har orsakats av Leverantören Leverantören ska på begäran till Beställaren lämna bevis på att en ansvarsförsäkring finns. Saknas föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning Vid fall av grov vårdslöshet eller uppsåt, begränsas Leverantörens sammanlagda skadeståndsskyldighet inte till det belopp som omfattas av försäkringen som Leverantören håller. Leverantören ansvarar inte för indirekt skada och förlust, såvida inte grov vårdslöshet eller uppsåt föreligger Leverantören ska hålla Beställaren skadelös om krav väcks mot Beställaren som en följd av Leverantörens handlande eller underlåtenhet att handla. Ansvaret gäller under detta avtals giltighetstid och därefter under en period av tre (3) år, utom i fall av uppsåt eller grov vårdslöshet, då ansvaret gäller till dess att allmän preskription inträder Beställaren ska snarast underrätta Leverantören om krav framställs mot Leverantören som omfattas av föregående stycke och Beställaren ska inte utan Leverantörens samtycke göra medgivanden eller träffa uppgörelser avseende sådant krav om det kan påverka Leverantörens ersättningsskyldighet. Beställaren är därtill skyldig att vidta alla rimliga åtgärder för att begränsa sin skada i händelse av att krav mot Beställaren framförs som omfattas av Leverantörens ersättningsskyldighet. Sida 13 av 26

14 22. Rättigheter till data och information Äganderätt och upphovsrätt samt alla andra immateriella rättigheter som hänför sig till den information som Beställaren registrerar eller hanterar i den digitala arbetsplatsen ägs av Beställaren. Äganderätten omfattar även sådan tillkommande data och information som skapats vid den digitala arbetsplatsens bearbetning av data Leverantören ska tillförsäkra att all data och information hanteras på ett sådant sätt att den inte kan förstöras, förvanskas eller förloras Data och information ska vid avtalens upphörande utan tillkommande kostnad överlämnas till Beställaren De data och den information som överlämnas ska överföras i ett sådant standardiserat format att Beställaren fortsättningsvis kan använda data och informationen och överföra den till andra system. Leverantören förbinder sig att tillhandahålla erforderliga uppgifter för att överföra och konvertera data och information. Data och information ska vara överlämnad till Beställaren senast 3 (tre) månader efter avtalets upphörande Leverantören har inte rätt att behandla kundernas data och information för andra ändamål än dem som Leverantören anlitas för. Leverantören har inte rätt till kundernas data eller information för att användas i egna syften, exempelvis "för att förbättra tjänsterna" eller rätt till "datautvinning" från uppgifter som kunden äger eller använda kundens data i reklamsyfte eller att sälja kundens data och information vidare, utan Beställaren uttryckliga medgivande. 23. Vite och skadeståndsanspråk (avser avtalets totala värde och avtalsperioden inklusive optionsår, dvs år) Krav på vite eller skadestånd ska skriftligen framställas senast tre månader efter det att felet, förseningen eller skadan upptäckts. Endera parten äger ej rätt att begära skadestånd vid eventuell ogiltigförklaring av avtalet i det fall parten kände till ogiltighetsgrunden vid avtalets tecknande Vite kan utkrävas om: Om Leverantören ej åtgärdat fel eller brist utan dröjsmål vid tre tillfällen, har Beställaren rätt att häva avtalet. Leverantörens supportfunktion inte utan dröjsmål eller inom tidsfrist som avtalats hörsammar begäran om support enligt punkt 9 Teknisk support. Den upphandlande enheten har i sådant fall rätt att utkräva avtalsvite som uppgår till 5 % av avtalets värde per påbörjad tidsfrist. Sida 14 av 26

15 Den otillåtna avbrottstiden och antalet otillåtna avbrott överskrids i förhållande till avtalande nivåer enligt punkt 10 Systemets tillgänglighet och servicenivå. Den upphandlande enheten har i sådant fall rätt att, utkräva avtalsvite som uppgår till 5 % av kontraktets värde för varje påbörjad överskridelse. Återskapande av data efter systemfel inte påbörjats inom 24 h enligt punkt 10.7 Systemets tillgänglighet och servicenivå. Den upphandlande enheten har i sådant fall rätt att, utkräva avtalsvite som uppgår till 5 % av kontraktets värde per påbörjad förseningsperiod. Leverantören brister i sina skyldigheter att inhämta skriftligt godkännande från Beställaren före anlitande av underleverantör. Beställaren har i sådant fall rätt att begära vite som uppgår till 5 % av kontraktets värde. Vi upprepad brist att inte inhämta skriftligt godkännande är Beställaren berättigad att häva avtalet. 24. Avtalsuppföljning Avtalet ska vid behov följas upp, dock minst en gång per år. Leverantören ska delta i sådan uppföljning. Uppföljningen kan innehålla genomgång av avtalsvillkor, överenskommelser, statistik, underleverantörer etc. Sida 15 av 26

16 25. Sekretess Part får inte utan motpartens skriftliga samtycke till tredje man, lämna ut handlingar eller på annat sätt återge uppgifter om motpartens verksamhet, som kan vara att betrakta som affärshemligheter eller yrkeshemlighet eller som i övrigt rör motpartens interna förhållanden. Detta gäller dock inte i den mån utlämnandet är nödvändigt för uppdragets genomförande. Detsamma gäller för handlingar eller uppgifter som upprättats under uppdragets genomförande. Skriftligt samtycke krävs dock inte om part, enligt lag eller annan författning, är skyldig att lämna ut viss information Sekretesskyldighet gäller inte för sådan information som part kan visa har blivit känd för denne på annat sätt än genom uppdraget eller som är allmänt känt. Sekretesskyldighet gäller inte heller när part är skyldig enligt lag eller annan författning att lämna ut uppgifter I de fall uppdragstagaren ges tillgång till skyddad information i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet ska tillämpliga bestämmelser i nämnda lag beaktas Leverantören ansvarar för att informera sina anställda, eventuella konsulter samt underleverantörer om sekretesskyldigheten enligt detta avtal. Om uppdragsgivaren så begär ska särskild sekretessförbindelse undertecknas av Leverantören och/eller av enskilda medarbetare och anlitade underleverantörer innan arbetet påbörjas. Leverantören svarar för eventuella konsulter samt underleverantörer såsom för egen del Om parterna inte avtalat annat gäller sekretess under avtalstiden samt under 3 år efter avtalets upphörande. När det gäller uppgifter som är sekretessbelagda enligt lag gäller sekretessen under den tid som anges i lagen. Sida 16 av 26

17 26. Informationssäkerhet och dataskydd Beställaren är ansvarig för att behandling av personuppgifter och patientuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning. Leverantören är skyldig att vidta sådana lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som gällande lagstiftning kräver Leverantören ska särskilt iaktta europeiska dataskyddsförordningen (2016/679) och datainspektionens instruktioner och allmänna råd avseende hantering av personoch patientuppgifter. I landskapslag (2007:88) om behandling av personuppgifter inom landskaps och kommunalförvaltning (Personuppgiftslagen (PuL) föreskrivs om god informationshantering och skydd för uppgifter samt den övriga lagstiftningen om dataskydd Leverantören ska även iaktta god informationshantering enligt landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet samt sådana övriga datasäkerhetsarrangemang som avtalsparterna kommit överens om i syfte att sörja för informationssäkerheten och dataskyddet Leverantören ska se till att de uppgifter som Leverantören behandlar skyddas på lämpligt sätt mot risken för att uppgifterna försvinner eller förstörs olagligt eller genom olyckshändelse. Leverantören får endast behandla, lagra, bearbeta eller lämna ut, uppdragsgivarens data som behandlas i den utsträckning det är nödvändigt för tillhandahållande av den digitala arbetsplatsen. Detta åtagande gäller utan begränsning i tiden Leverantören ska ha rutiner som säkerställer att informationen i den digitala arbetsplatsen är tillförlitlig och inte kan modifierats på ett icke auktoriserat sätt Leverantören ska se till att den utrustning Leverantören äger samt lokalerna för serviceproduktionen har skyddats på lämpligt sätt mot risker som gäller informationssäkerheten och att förfarandena för skyddande och kontroll av information iakttas Leverantören svarar för att rutiner upprättas som tillförsäkrar att avtalade sekretessbestämmelser följs. Sida 17 av 26

18 27. Ledningssystem för informationssäkerhet Utförande av avtalat åtagande ska av Leverantören utföras med stöd av rutiner som säkerställer att för Beställaren och dess ägare tillämpliga informationssäkerhetsbestämmelser tillgodoses. Rutinerna ska vara dokumenterade och motsvarande förutsättningarna i standard för ledning av informationssäkerhetsarbete ISO/IEC Bristande uppfyllnad av kraven på informationssäkerhet kan leda till uppsägning i förtid. 28. Hantering av arkivmaterial och elektronisk arkivering Där det är tillämpbart för att uppfylla kraven vad gäller Leverantörens åtagande enligt avtalet ska arkivmaterial hanteras i enlighet med Arkivlagen (ÅFS 2004:13) för landskapet Åland samt i Finland Arkivverkets föreskrifter och anvisningar avseende arkivering av elektronisk kommunikation (elektronisk arkivering). 29. Lagring av data och säkerhetskopiering Leverantör ska tillse att all datalagring är tillförlitlig Beställaren är medveten om att säkerhetskopiering sköts inom ramen för Office Uppgiftslämnande vid avtalets upphörande Leverantören förbinder sig att vid avtalets upphörande lämna samtliga uppgifter som har betydelse för Beställaren, så att denne vid kommande upphandlingstillfälle kan ge anbudsgivare likvärdiga förutsättningar att beräkna sina anbud eller för att ta över uppdraget. Sida 18 av 26

19 31. Språk Åland är ett självstyrt svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor ska upprättas på svenska All information och dokumentation ska vara på svenska. Muntligt och skriftlig beställning och frågor ska tillhandahållas på svenska. Tillhörande tjänster ska produceras på svenska. Personer som producerar tjänster som ingår i avtalet ska ha den språkkunskap som uppgifterna kräver. 32. Avtalshandlingarnas prioritetsordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1) Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2) Detta avtal 3) Förfrågningsunderlaget 4) Allmänna avtalsvillkor för IT upphandlingar inom den offentliga sektorn, JIT 2007, kompletterat med dess specialvillkor (JIT Tillämpningsprogram) 5) Anbudet Sida 19 av 26

20 33. Befrielsegrunder (force majeure) Som befrielsegrund (force majeure) betraktas en ovanlig händelse som hindrar att kontraktet fullgörs och påverkar fallet och som har inträffat efter det att kontraktet ingicks och som avtalsparterna inte haft någon orsak att beakta när de ingick kontraktet. Dessutom ska händelsen vara oberoende av kontraktsparterna och dess hindrande effekt inte kunna undanröjas utan oskäliga merkostnader eller oskälig tidsförlust. Sådana händelser kan vara krig, uppror, inre oroligheter, myndigheters rekvisition eller beslag för offentligt behov, import- eller exportförbud, naturkatastrof, eldsvåda eller någon annan omständighet med lika betydande och ovanliga verkningar som är oberoende av kontraktsparterna En underleverantörs dröjsmål betraktas som befrielsegrund bara om underleverantörens dröjsmål beror på ett hinder som avses i stycket ovan och en annan underleverantör inte kan anlitas utan oskälig tidsförlust eller kostnader Om fullgörandet av en förpliktelse i kontraktet fördröjs på grund av ett oöverstigligt hinder, ska tiden för att fullgöra förpliktelsen förlängas så mycket som det kan anses skäligt med beaktande av alla omständigheter som påverkar fallet Kontraktsparterna ska genast underrätta varandra om att ett oöverstigligt hinder har inträffat och när det har upphört. Senast därefter ska de avtala om hur hindret har påverkat leveransen Båda kontraktsparterna har rätt att häva kontraktet helt eller delvis, om fullgörandet av kontraktet fördröjs med mer än fyra (4) månader på grund av att det oöverstigliga hindret fortsätter att råda, Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal, eller av att Leverantören ej följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer, får inte åberopas som befrielsegrund. Det åligger Leverantören att visa att arbetskonflikt inte beror på honom Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket Om part häver avtalet enligt denna punkt, har andra parten rätt till ersättning för de kostnader som han intill tidpunkten för avtalets hävande haft för att fullgöra avtalet, dock inte för det som kan komma till nytta i hans verksamhet eller för vilket han i annan ordning erhåller ersättning. Sida 20 av 26

21 33.9. För tydlighetsskull noteras här att oplanerade driftstopp utanför Leverantörens kontroll inom Microsofts tjänst Office 365 beaktas som force majeure. Det ska dock noteras att om driftstoppet beror på Leverantörens underlåtenhet att följa Microsofts användningsrekommendationer och best practise innebär detta inte en befrielsegrund. 34. Beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft Om lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (1233/2006) tillämpas på upphandlingen ska Leverantören till Beställaren under kontraktsperioden med 12 månaders intervall lämna ett intyg över betalda skatter eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan som godkänts av skattetagaren angående skatteskulden har gjorts upp och ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att en betalningsöverenskommelse som godkänts av betalningsmottagaren har ingåtts angående pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning Om en utstationerad arbetstagare med anställningsförhållande till Leverantören utför tjänsten, ska Leverantören lämna ett intyg till Beställaren om hur den utstationerade arbetstagarens sociala trygghet bestäms. Intyget ska avvikande från ovan nämnda 12 månaders tidsfrist lämnas genast och i varje fall innan ifrågavarande utstationerade arbetstagare påbörjar arbetet Beställaren har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om Leverantören inte inom tidsfristen lämnar de redogörelser och intyg som förutsätts eller om Leverantören enligt redogörelsen eller intyget inte har sörjt för sina lagstadgade förpliktelser. Innan avtalet sägs upp ska Beställaren skriftligen uppmärksamma tjänsteleverantören om försummelsen och påpeka risken för uppsägning om inte försummelsen rättas till inom skälig tid som Beställaren bestämt Vid en uppsägning av avtalet till följd av Leverantörens försummelse att fullgöra sina lagstadgade förpliktelser enligt 34.1 och 34.2 har Leverantören rätt att få full betalning för de prestationer som han har levererat fram till den tidpunkt när avtalet upphör, men ingen rätt att få någon annan ersättning på grund av att avtalet upphör. Sida 21 av 26

22 35. Uppsägning av avtalet Beställaren har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om upphandlingsbeslutet upphävs av domstol. Leverantören har i så fall ingen rätt att erhålla någon ersättning med anledning av att avtalet upphör att gälla Beställaren äger rätt att säga upp avtalet med 6 månaders uppsägningstid under avtalsperioden Leverantören har rätt att säga upp avtalet med 12 månaders uppsägningstid under avtalsperioden Uppsägningen ska vara skriftlig Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. 36. Hävning av avtalet Båda kontraktsparterna har rätt att häva avtalet helt eller delvis, om den andra parten på ett väsentligt sätt har brutit mot sina förpliktelser enligt avtalet eller det är uppenbart att ett väsentligt avtalsbrott kommer att ske Beställaren har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om Leverantören: Väsentligt misskött uppdraget Misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse I väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse Underlåtit sig att åtgärda fel som uppdagats under provdrift och som skulle ha lett till att leveransgodkännande inte skulle ha medgivits Kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande Inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter Utan medgivande från Beställaren överlåter avtalet på annan Sida 22 av 26

23 Utan medgivande från Beställaren genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för Beställaren Utan medgivande från Beställaren anlitar underleverantör Saknar föreskriven försäkring Lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om Leverantören missköter uppdraget har Beställaren rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på Leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen, Beställaren äger rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning Hävning ska ske skriftligen. Sida 23 av 26

24 37. Konsekvenser av avtalets upphörande m.m Parternas avsikt är att den dag detta avtal upphör, ska Beställaren eller eventuell ny leverantör kunna utföra åtagandet, utan att avbrott för Beställaren och dess ägare uppstår Leverantören ska, oavsett anledningen till avtalets upphörande, medverka till överlämnandet av åtagandet till Beställaren eller annan leverantör Leverantören förbinder sig att vara behjälplig vid byte till annan leverantör. Detta innefattar bland annat, men inte begränsat till, besvarande av förfrågningar och teknisk assistans i samband med förflyttning Leverantören ska inför avtalets utgång lämna en fullständig och uppdaterad dokumentation (inklusive elektronisk dokumentation) som avser åtagandet. Här menas de handlingar och andra uppgifter som överlämnats till Leverantören vid åtagandets inledning, som tillkommit under åtagandets genomförande eller som särskilt beställts av Beställaren och som på något vis ingår i åtagandet eller påverkar åtagandet. Dokumentationen ska överlämnas till Beställaren senast inom fyra (4) veckor efter Beställarens begäran Leverantören ska utan tidsfördröjningar underrätta Beställaren om tillkommande information som påverkar överlämnandet Leverantören ska tillhandahålla ytterligare resurser om det vid överlämnandet krävs Leverantören ska vid leverantörsbyte påbörja ovanstående arbete vid en tidpunkt innan avtalets utgång, så att överlämningen är genomförd då avtalet upphör Avtalets upphörande ska inte befria någondera parten från vid tillfället kvarstående och icke uppfyllda åtaganden eller förpliktelser gentemot den andra parten Leverantören ska underlätta en förnyad upphandling som Beställaren inför detta avtals upphörande kan komma att genomföra med avseende på åtagandet, genom att lämna sådan information som Beställaren och ägarna har rätt till enligt detta avtal till Beställaren och eventuell ny leverantör Leverantören äger inte rätt att åberopa brister i Beställarens fullgörande i överlämning till ny leverantör som grund för befrielse från att fullgöra sina åtaganden om inte Leverantören inom skälig tid efter det att Leverantören fått kännedom eller borde ha fått kännedom om sådana brister, skriftligen anmäler bristen i fullgörandet till Beställaren och anger vilken inverkan bristen har eller kan komma att få på Leverantörens möjligheter att fullgöra sina åtaganden. Sida 24 av 26

25 38. Central lagstiftning Den digitala arbetsplatsen ska följa nationella och Europeiska Unionens direkt tillämpliga rättsakter, lagar, förordningar och direktiv i Finland och på Åland, samt eventuella lokala och riksmyndigheters utgivna specialbestämmelser som tillämpas vid offentlig upphandling Landskapslag (1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling Konkurrenslag (948:2011) Kommunallag (1997:73) för landskapet Åland Förvaltningslag (2008:9) för landskapet Åland Ålands lag om allmänna handlingars offentlighet (1977:72) Landskapslag (2007:88) om behandling av personuppgifter inom landskaps- och kommunalförvaltningen (PuL) Lag om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (2003:13) Arkivlagen (ÅFS 2004:13) för landskapet Åland 39. Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i detta avtal eller del därav befinnas ogiltig, ska detta inte innebära att detta avtal i dess helhet är ogiltigt utan ska, i den mån ogiltigheten väsentligen påverkar parts utbyte av eller prestation enligt detta avtal, skälig jämkning i detta avtal ske. 40. Rubriker Indelning av detta avtal i olika punkter och applicerande av rubriker ska inte påverka tolkningen av detta avtal. Sida 25 av 26

26 41. Meningsskiljaktigheter och tillämplig lag Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i allmän domstol, enligt på Åland tillämpad lagstiftning och med den tingsrätt som första instans i vars domkrets den upphandlande enheten har sin hemvist Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 42. Underskrift Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten. Ålands hälso- och sjukvård Katarina Dahlman Hälso- och sjukvårdsdirektör Leverantör Behörig företrädare Titel Sida 26 av 26