Ärende 8. Beslut om ny kommunfullmäktigesal i före detta stadshuset

Transkript

1 Ärende 8 Beslut om ny kommunfullmäktigesal i före detta stadshuset

2 Tjänsteskrivelse KS Handläggare: Bosse Björk Kommunstyrelsen Beslut om ny kommunfullmäktigesal i före detta stadshuset Sammanfattning Efter att sedan slutet av 1990-talet haft sammanträden i Nya Folkets Hus har förutsättningarna utretts för att åter kunna använda sessionssalen i före detta stadshuset för kommunfullmäktiges sammanträden. Före detta stadshuset numera Hotel Alfred Nobel ägs av en privat fastighetsägare som ställt sig positiv till att restaurera och anpassa lokalen så att den åter kan fungera som sessionssal. Det före detta stadshuset, uppfört i slutet av 1930-talet förklarades under 2017 som byggnadsminne, varför ombyggnader måste anpassas till byggnadens ursprungliga gestaltning och karaktär. De ombyggnadsåtgärder som nu förslås har kommunicerats med länsstyrelsen och anses uppfylla dessa krav. Förutom sessionssalen ingår angränsande sammanträdesrum, foajé till de båda rummen samt toaletter i det hyresavtal om 10 år som föreligger. Moderna och anpassade inventarier föreslås köpas in och ägas av Karlskoga kommun. Undantaget är restaurering av ett antal av de ursprungliga möblerna från sessionssalen som ingår i lokalhyran. Möblerna kommer inte vara fasta, varför vissa ommöbleringsmöjligheter finns samt att de kan flyttas till annan lokal i framtiden. Avsikten är att lokalerna även ska användas för andra av kommunen arrangerade sammankomster. Genom placeringen i det byggnadsminnesförklarade före detta stadshuset med dess storslagna byggnadsmiljö skapas en representativ plats för en rad typer av sammankomster i de båda lokalerna, särskilt i samband med olika besök. Det kan också förväntas bli ett besöksmål för arkitektur- och kulturhistoriskt intresserade. Ett anpassat IT-system, vilket inkluderar voteringsutrustning, ljudanläggning och väggskärm, köps in och ägs av Karlskoga kommun. Denna utrustning kan flyttas till annan lokal om det skulle bli aktuellt. Ledningsdragning i byggnaden ingår i lokalhyran. g:\kansliavdelningen\beslutsorgan\kommunstyrelsen\ks 2018\ks \underlag\8-1 beslut om ny kommunfullmäktigesal i före detta stadshuset.docx POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

3 2 (6) Iordningställandet av en modern och fullt anpassad kommunfullmäktige sal, inklusive tillhörande utrymmen består av tre delfinansieringsposter: 10-årigt hyresavtal om 498 tkr, plus funktionssupport för IT-och ljudutrustning beräknad till 25 tkr/år. Investering i anpassade inventarier tkr (delvis offert) Investering i anpassad IT-utrustning tkr (kalkyl) Bakgrund Kommunfullmäktige har sedan slutet av 1990-talet haft sammanträden i Nya Folkets Hus. Dessförinnan användes en sessionssal i före detta stadshuset, nuvarande Hotel Alfred Nobel. Det har under en tid framförts önskemål om att åter kunna använda sessionssalen i före detta stadshuset för kommunfullmäktiges sammanträden. Kommunstyrelsens ledningskontor gavs den 1 november 2016 i uppdrag att, tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunfullmäktiges presidium utreda förutsättningarna för att åter inrymma kommunfullmäktiges sammanträden i sessionssalen i före detta stadshuset, numera Hotell Alfred Nobel. Beskrivning av förslaget Före detta stadshuset, numera Hotel Alfred Nobel, ägs av en privat fastighetsägare som ställt sig positiv till att restaurera och anpassa lokalen så att den åter kan fungera som sessionssal. Det före detta stadshuset, uppfört i slutet av 1930-talet förklarades under 2017 som byggnadsminne, varför ombyggnader måste anpassas till byggnadens ursprungliga gestaltning och karaktär. Länsstyrelsen har uppdraget att ha tillsyn över byggnadsminnen och kan även bevilja fastighetsägaren bidrag för vissa typer av åtgärder där merkostnader anses uppstå på grund av krav på anpassad byggnadsteknik, materialval, etc. De ombyggnadsåtgärder som nu förslås har kommunicerats med länsstyrelsen och anses uppfylla dessa krav. Även om stora hänsyn måste tas, finns inga hinder att förse lokalerna med moderna funktioner så att de kan användas på ett för ändamålet optimalt sätt, till exempel ITutrustning. I hyresobjektet ingår förutom sessionssalen angränsande sammanträdesrum, foajé till de båda rummen och toaletter i samma plan samt via hiss tillgång till handikapptoalett i plan 3. Plan 3 måste även användas för att nå läktaren i sessionssalen. Avsikten är att lokalerna även ska användas för andra av kommunen arrangerade sammankomster. Genom placeringen i det byggnadsminnesförklarade före detta stadshuset med dess storslagna

4 3 (6) byggnadsmiljö skapas en representativ plats för en rad typer av sammankomster i de båda lokalerna, särskilt i samband med olika besök. Alla restaurering-, ombyggnads- och anpassningsåtgärder i själva byggnaden ingår i det hyresavtal som föreslås tecknas mellan fastighetsägaren Lonnhyttan Stadshuset KB och Karlskoga kommun. Hyresavtalet sträcker sig över 10 år. De arkitekter fastighetsägaren anlitade för restaureringsåtgärder i lokalerna hade även uppdraget ge förslag på inventarier som är anpassade till de krav som kan ställas inom ramen för byggnadsminnet. Delvis för att tillse att dessa fullt moderna bord, stolar, etc har en karaktär som harmonierar med lokalens funktionalistiska uttryck men även att möblerna, främst borden, ges akustiska egenskaper som minimerar behovet av andra ljuddämpande åtgärder i sessionssalen. Exempelvis är akustikplattor i innertaket inte ett alternativ här. Som förutsättning gavs att möbleringen skulle ha 52 platser för fullmäktigeledamöter och adjungerade i en grundmöblering (bilaga A) plus talarstol och 4 platser på podiet för att leda möten. Borden ska inte vara fasta, för att medge annan möblering vid andra typer av sammankomster men samtidigt anpassade att härbärgera nödvändig teknik. Det förslag som presenterades (illustration bilaga B) har kommunicerats med länsstyrelsen som anser det vara ett mycket gott val, vilket även kommunfullmäktiges presidium anser. De lösa inventarierna, som förutom sessionssalen även omfattar övriga utrymmen som ingår i hyresobjektet, föreslås inköpas och ägas av Karlskoga kommun. Undantaget är restaurering av ett antal av de ursprungliga möblerna från sessionssalen som ingår i lokalhyran. Dessa är främst tänkta att användas i det lilla sammanträdesrummet. Några exempel på de ursprungliga möblerna kan även komma att placeras i sessionssalen för att visa hur det sett ut en gång i tiden. Eftersom att byggnaden är ett byggnadsminne kan det förväntas att besökare, utöver de som deltar i arrangerade sammankomster, med intresse för arkitektur och kulturhistoria kommer att betrakta den som ett attraktivt besöksmål. Detta är ännu ett skäl till att såväl lokaler som inventarier anpassas till byggnadens funktionalistiska karaktär. Ett anpassat IT-system, vilket inkluderar voteringsutrustning, ljudanläggning och väggskärm (bilaga C), upphandlas av Karlskoga kommun i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU). Denna utrustning ska vara trådlös för att vara enkelt flyttbar. Både vid alternativ möblering och ifall den skulle komma att användas i en annan lokal. En teknikstyrningsplats kommer skapas i sessionssalen, preliminärt placerad i hörnet direkt vid ingången. Härifrån kan även bildupptagning ske.

5 4 (6) Kabeldragning i byggnaden, inklusive hörselslinga, ingår i lokalhyran. Eftersom mikrofon- och voteringssystem är trådlöst krävs ingen kabeldragning i borden, endast elanslutning till varje plats vilket ingår i priset för inventarierna. Kostnader och finansiering Iordningställandet av en modern och fullt anpassad kommunfullmäktige sal i före detta stadshuset, inklusive tillhörande utrymmen består av tre delfinansieringsposter. Kostnader för samtliga åtgärder i själva byggnaden samt restaurering av 26 stolar och 11 bord från de ursprungliga inventarierna att användas i lilla lokalen/sammanträdesrummet regleras genom10-årigt hyreskontrakt (bilaga D) om 498 tkr/år, vilken indexuppräknas en gång per år. En klausul som medger att Karlskoga kommun ges möjligheten att korta hyresavtalets längd mot en bestämd ersättning, kopplat till aktuellt år. Förlängning av hyresavtalet sker med automatik om inte avtalet sägs upp. Till hyreskostnaden tillkommer ytterligare driftkostnader i form av funktionssupport för IT- och ljudanläggning, främst i samband med fullmäktigesammanträden, beräknade till 25 tkr per år. Finansiering sker genom att kommunfullmäktiges driftbudget från 2019 utökas med 523 tkr per år. Lösa inventarier, bord, stolar, etc, enligt framtaget förslag, köps in av Karlskoga kommun genom ramavtal med Kinnarps. Investeringen specificeras till större delen i en offert om tkr som avser inventarier i sessionssalen samt en mindre del som främst avser inventarier i foajén, beräknad till 240 tkr. Sammanlagd investeringskostnad för inventarier tkr föreslås ske i ordinarie investeringsbudget för som beslutas av kommunfullmäktige den 19 juni Den IT-utrustning som inte är fast och vid behov kan flyttas till annan plats kommer handlas upp enligt lagen om offentlig upphandling. Det förslag till för ändamålet anpassad IT- och ljudutrustning som föreslås är kalkylerad till tkr. Kommunfullmäktige har sedan tidigare beslutat om 500 tkr i budget för voteringsutrustning. Finansiering av resterande del tkr föreslås ske i ordinarie investeringsbudget för som beslutas av kommunfullmäktige den 19 juni Överväganden Hållbarhetsbedömning av föreslag till beslut i ärende. Ekologisk hållbarhet: Återanvändning och modernisering av en befintlig lokal ger en mer begränsad resursanvändning ur ekologiskt perspektiv jämfört med nyproduktion. Eftersom lokalen är byggd som sessionssal för kommunfullmäktige bedöms detta alternativ även vara något mer

6 5 (6) ekologiskt hållbart än att anpassa den lokal som idag används av kommunfullmäktige. Socialt/kulturell hållbarhet: Återskapandet av kommunfullmäktiges sessionssal i före detta stadshuset, särskilt efter att byggnaden nu byggnadsminnesförklarats som ett av landets bästa arkitektoniska exempel från funktionalismens tidsepok bedöms ha ett stort kulturellt värde. Genom att restaurering och möblering anpassas skapas ett nationellt besöksmål för intresserade inom arkitektur och kulturhistoria. Att kommunens högsta beslutande organ kan verka i denna stolta och klassiska miljö bedöms även ha ett socialt och demokratiskt värde ur karlskogaperspektiv. Ekonomisk hållbarhet: Precis som ur det ekologiska perspektivet ger återanvändning och modernisering av en befintlig lokal en mer begränsad resursanvändning ur ekonomiskt perspektiv jämfört med nyproduktion. Eftersom lokalen ursprungligen är byggd som sessionssal för kommunfullmäktige sannolikt även jämfört med att anpassa den lokal som idag används av kommunfullmäktige. Nackdelen är dock att kommunen inte äger lokalen i före detta stadshuset vilket innebär framtida hyreskostnad som alternativ till investering, vilket dock sker med inventarier och ITutrustning. Sessionssalens historiska anknytning till det byggnadsminnesförklarade före detta stadshuset är av många skäl viktigt, vilket redovisas ovan, bland annat som besöksmål. Lokalerna i före detta stadshuset har därutöver en större användningsbredd för olika sammankomster som kan ge vissa minskade kostnader för att hyra andra externa lokaler. Bedömningen är att en anpassning, inom ramen för vad som är möjligt, i Folkets hus i rena medel kostar mindre, särskilt avseende inventarier. De mervärden som beskrivs ovan kan dock bedömas uppväga detta, särskilt på längre sikt. Beslutsunderlag Ledningskontorets tjänsteskrivelse den 12 april 2018 Bilaga A, grundmöblering sessionssal Bilaga B, Förslag lösa inventarier i sessionssalen, inklusive illustration Bilaga C, Förslag till voteringsutrustning, inklusive mikrofon Bilaga D, Förslag till hyresavtal för hyresobjektet inom fastigheten Stadshuset 1 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kommunfullmäktige från 2019 flyttar sina sammanträden till sessionssalen i före detta stadshuset, numera Hotel Alfred Nobel på fastigheten Stadshuset Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna det sammantagna förslaget till hur sessionssalen och övriga

7 6 (6) utrymmen som tillhör detta anpassas och utformas, för sin funktion som kommunfullmäktiga sal och med möjlighet att använda för andra sammankomster, samt med hänsyn till de krav som ställs med anledning av att byggnaden är byggnadsminnesförklarad. 3. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna förslag till hyresavtal mellan Lonnhyttan Stadshuset KB och Karlskoga kommun. 4. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att finansiering av avtalet sker genom att kommunfullmäktiges driftbudget för 2019 tillförs 498 tkr som indexuppräknas i enlighet hyresavtalet en gång per år. 5. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kommunfullmäktiges driftbudget för 2019 tillförs 25 tkr för att täcka funktionssupport för IT- och ljudsystem, främst vid möten. 6. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige köpa in inventarier till sessionssalen enligt förslag samt erforderliga inventarier till övriga utrymmen i hyresobjektet för högst kronor. 7. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige upphandla ITutrustning till sessionssalen enligt förslag, till en kalkylerad kostnad på kronor. 8. Finansiering av punkterna 4 och 5 angående ökning av kommunfullmäktiges driftbudget 2019 finansieras genom kommunens egna kapital. Finansiering av punkterna 6 och 7 föreslås ske inom ramen för ordinarie investeringsbudget för som beslutas av kommunfullmäktige den 19 juni Bosse Björk Samhällsplaneringschef Expedieras till Kommunstyrelsens ledningskontor Samhällsbyggnadsförvaltningen Lonnhyttan Stadshuset KB Länsstyrelsen i Örebro län

8

9