Klarspråk och tillgänglighet på nätet - En analys av Länsstyrelsens webbtexter

Transkript

1 Örebro universitet Humanistiska institutionen Vt 2008 Klarspråk och tillgänglighet på nätet - En analys av Länsstyrelsens webbtexter Yrkesinriktat självständigt arbete Medier, retorik och Pr Avancerad nivå Handledare: Ulla Moberg, Örebro Universitet Handledare: Veronica Svahlin, Länsstyrelsen Författare: Susanna Jakobsson

2 1. Inledning Uppdragets förutsättningar Praktiska förutsättningar Den inledande kontakten och uppdragets utformning Kontakten till handledaren under och efter uppdragets genomförande Uppdragets bakgrund Länsstyrelsen som arbetsplats Länsstyrelsen som organisation De formella strukturerna De informella strukturerna Organisationskultur Språkvård Språkvårdarens roll Ideologi Syfte och frågeställningar Avgränsningar Disposition Klarspråk på webben Målgruppsanpassa texter Stil och ton Personligt tilltal Synlig avsändare Ordval Aktiva verb Textens struktur Arbetsfördelning för arbetet med webben Informatörernas ansvar för webben Enhetschefens och gruppledarens ansvar Webbredaktörernas arbetssituation Länsstyrelsens webbplats Webbplatsens navigering och struktur Den globala menyn Valboxmenyn Menyrubriker, symboler och färger... 16

3 4. Utgångspunkter, dokument och policys Kommunikationshandbok, Länsstyrelsen i Örebro län Länsstyrelsens Handikapplan Riktlinjer för publicering på Alternativ texter Formatmallar Högerboxar Tooltip Urval och material Sökvägar Metod Klarspråksanalys Tillgänglighet Genomförande Resultatredovisning Enskilda analyser Övergripande analysresultat Ton och stil Personligt tilltal Aktiva verb Struktur Rubriker och ingresser Tillgänglighet Möten med medarbetarna De inledande samtalen Medarbetarnas reaktioner på mina textförslag Hur benägna är medarbetare att göra förändringar i texterna Slutsatser och diskussion Råd för ökad målgruppsanpassning Arbetet som språkvårdare Utvärdering av mitt uppdrag Sammanfattning Käll och litteraturförteckning... 34

4 Innehållsförteckning bilagor Bilaga 1 Screenshot över Länsstyrelsens webbplats Bilaga 2 Utdrag från textmaterial

5 1. Inledning Den yrkesinriktade praktiken som ligger till grund för den här uppsatsen genomfördes på praktikplatsen, Länsstyrelsen i Örebro, under våren år Under praktiken genomfördes ett uppdrag som bestod av att granska ett urval av de texter som Länsstyrelsen tillhandahåller på sin hemsida, utifrån teorier om klarspråk och tillgänglighet. De analysresultat som framkom i detta arbete presenteras i sammanfattad form och ligger till grund för de övergripande slutsatser som redovisas. 1.1 Uppdragets förutsättningar I genomförandet av uppdraget fanns det olika förutsättningar som har haft betydelse för dess inriktning och som har påverkat dess resultat. Här nedan presenteras dessa Praktiska förutsättningar Det fanns vissa praktiska förutsättningar som möjliggjorde genomförandet av uppdraget. Tillgången till ett eget skrivbord på Länsstyrelsens informationsavdelning var en sådan. Denna förutsättning underlättade kontakten med Länsstyrelsens webbredaktörer och informatörer samt gav mig arbetsro under de 20 veckor som jag praktiserade på Länsstyrelsens informationsavdelning. Möjligheten att dagligen befinna sig på Länsstyrelsen som arbetsplats samt delta i olika sociala sammanhang bidrog även i stort till att öka min förståelse för Länsstyrelsen som organisation. Under kapitel 1.2 i denna uppsats redogörs för Länsstyrelsen som arbetsplats mer ingående Den inledande kontakten och uppdragets utformning För att de praktiska förutsättningarna som nämnts ovan skulle kunna tillgodoses var den inledande kontakten med Länsstyrelsen avgörande. Det var i de inledande samtalen som strukturen för mitt uppdrag grundlades. Nedan redogörs för hur den inledande kontakten med uppdragsgivaren (informationschefen) såg ut samt hur inriktningen på själva uppdraget tog form. Genom Informationschefen knöts den första kontakten med praktikplatsen höstterminen år 2007 då hon kontaktades via ett telefonsamtal. Därefter besöktes Länsstyrelsen under december månad då de inledande samtalen mellan mig och uppdragsgivaren inleddes. Vid detta tillfälle hade informationschefen utformat ett förslag på hur upplägget för mitt uppdrag skulle se ut. Hon föreslog att uppdraget skulle bestå av att ett urval av de texter som Länsstyrelsen tillhandahåller på sin hemsida skulle granskas utifrån teorier om klarspråk samt även att dessa skulle granskas ur ett tillgänglighetsperspektiv. Under praktikens början i januari månad år 2008 diskuterades uppdraget mer i detalj. 1

6 I ett möte med informationschefen uppmuntrades jag att tillgodogöra mig litteratur inom området klarspråk samt studera de riktlinjer och dokument som används av Länsstyrelsens medarbetare när texter publiceras på webben. Jag uppmanades även att ta kontakt med de webbredaktörer vars texter jag skulle analysera. Texturvalet var redan gjort då uppdraget påbörjades. Mer om hur urvalet gick till beskrivs under kapitel Kontakten till handledaren under och efter uppdragets genomförande I genomförandet fanns handledaren, informatör på informationsavdelningen, tillgänglig för löpande kontakt. När hon inte var närvarande fanns hennes kollega tillgänglig för frågor, även hon informatör. Under genomförandet förekom det aldrig att mina textförslag lästes igenom av handledaren. Sex av de texter som analyserats i uppdraget granskades däremot av hennes kollega. I slutet av praktiken avstämdes uppdragets resultat i en skriftlig rapport som lämnades in till handledaren. I ett avslutande möte lämnades även en muntlig rapport. 1.2 Uppdragets bakgrund Här nedan beskrivs Länsstyrelsen som arbetsplats med betoning på de anställdas sammansättning och arbetsuppgifter. Sedan beskrivs Länsstyrelsen som organisation. Därefter presenteras språkvårdarens roll övergripande och i en historisk kontext Länsstyrelsen som arbetsplats Länsstyrelsen är en statlig myndighet som finns i alla Sveriges 21 län. Enligt regeringen och lagstiftning är det Länsstyrelsens roll att vara statens företrädare inom en mängd olika områden såsom jakt, fiske, jämställdhet, sociala frågor, krishantering, lantbruk med flera. 1 Eftersom myndigheten arbetar med ett stort antal olika frågor finns det en mängd olika kompetenser representerade på Länsstyrelsen: jurister, biologer, arkitekter, agronomer, jägmästare, ingenjörer, informatörer, arkeologer, socionomer, veterinärer, samhällsvetare, ekonomer med flera. 2 Bland Länsstyrelsens arbetsuppgifter ingår det att utöva tillsyn över samt följa upp och utvärdera arbetet i olika typer av verksamheter. 3 För handläggare inom exempelvis området sociala frågor innebär detta att de utövar tillsyn över socialtjänstens arbete. 4 Länsstyrelserna har även allmänna förvaltningsuppgifter, som att handlägga bidragsansökningar, ansökningar om körkort, jordbruksstöd med mera. 5 1 Om Länsstyrelser, Regeringskansliets hemsida: (080505) 2 Om Länsstyrelsen, Länsstyrelsens hemsida: (080507) 3 Om Länsstyrelser, Regeringskansliets hemsida: (080507) 4 Sociala frågor, Länsstyrelsens hemsida: (080507) 5 Om Länsstyrelser, Regeringskansliets hemsida: (080506) 2

7 Övergripande ansvarar Länsstyrelsen för att fullfölja de nationella mål som regeringen har satt upp inom olika områden. 6 Myndigheten ska exempelvis arbeta för jämställdhet utifrån regeringens nationella jämställdhetspolitik. Detta gör Länsstyrelsen bland annat genom att öka kunskapen om den betydelse jämställdheten har för samhället, via samhällsanalyser, seminarier och projektverksamhet Länsstyrelsen som organisation I en organisation som Länsstyrelsen bygger förutsättningarna för allt arbete på formella och informella strukturer. Dessa strukturer påverkar informatörernas arbete då de avgör var i organisationen informatörerna är placerade samt vilket inflytande och vilka arbetsuppgifter informatörerna har. 8 Här nedan beskrivs den formella struktur som präglar Länsstyrelsen som organisation. Sedan beskrivs de informella strukturernas betydelse. Längre fram i arbetet har jag utgått ifrån det som avhandlas här nedan för att diskutera det bemötande som jag fick då jag språkgranskade texter och gav webbredaktörer allmänna råd och förslag till textförändringar De formella strukturerna Den formella strukturen bygger på en viss arbetsfördelning, formella regler, policys och standardiserade arbetsprocesser. 9 Då Länsstyrelsen är uppdelad i många olika områden så som stadsbyggnad, lantbruk, naturvård, fiske, jakt, krishantering med mera gör det Länsstyrelsen till en organisation med en hög grad av horisontell differentiering. 10 Det är inom dessa områden som handläggningen av olika ärenden sker och här finns det specialkompetens att tillgå. Inom många områden finns det en chef som leder arbetet vilket även ger organisationen en viss grad av vertikal differentiering. 11 I varje län finns även en landshövding som innehar den högsta befattningen och som leder arbetet. 12 Då Länsstyrelsen finns i alla län har den även en stor geografisk spridning. Att Länsstyrelsen är en decentraliserad organisation som präglas av en hög grad av specialisering gör organisationen komplex. För att samordningen av arbetet i organisationen ska fungera ställs därför höga krav på den interna kommunikationen Om Länsstyrelsen, Länsstyrelsens hemsida: (080506) 7 Jämställdhet, Länsstyrelsens hemsida: (080507) 8 Heide, Johansson & Simonsson (2005) s.82 9 Ibid. 10 Heide, Johansson & Simonsson (2005), s Ibid. 12 Landshövdingar, Regeringskansliets hemsida: (080508) 13 Heide, Johansson & Simonsson (2005), s.81 3

8 På Länsstyrelsen i Örebro var informatörerna under tiden för min praktik organisatoriskt placerade i staben, tillsammans med bland annat personalchefen, personalvetare, försvarsdirektören, handläggare inom skydd och säkerhet med flera. Detta kan ses som problematiskt. Larsåke Larsson menar att det finns en viss risk att informationsfrågor nedprioriteras om informatörerna placeras i en enhet tillsammans med till exempel personalvetare. 14 Rent strukturellt hade informatörerna dock ett gynnat utgångsläge då informationsavdelningen var placerad centralt i organisationen. Informationschefen deltog på ledningsmöten en gång varannan vecka vilket var en förutsättning för att informatörerna skulle få sina intressen tillgodosedda på ledningsnivå. Enligt Larsåke Larsson är det positivt att informationsenheten ligger nära ledningen. 15 Att kompetensen finns representerad på denna nivå ska ses som ett tecken på att organisationen har kommunikativ mognad och insikt. 16 Larsson påpekar vidare att ledningens intresse för kommunikationsfrågor påverkar informatörernas förutsättningar att arbeta med kommunikationsfrågor. Om ledningen förstår vilken betydelse kommunikation har och ger uttryck för detta sprids synsättet till övriga delar av organisationen. Detta skulle även bidra till att ge informatörernas arbete högre status. 17 Utifrån ovanstående har jag slutit mig till att de synsätt Länsstyrelsens ledning utgår ifrån när det gäller kommunikationsfrågor påverkar informatörernas förutsättningar att arbeta med till exempel klarspråksfrågor De informella strukturerna Den informella strukturen bygger på en ansvarsfördelning och uppdelning av arbetsuppgifter som görs spontant av organisationens medlemmar. Den hör ihop med organisationens eller avdelningens kultur och är inte synlig på samma sätt som den formella. 18 På Länsstyrelsen finns det en organisationskultur som påverkar språkgranskaren eller informatörens förutsättningar i mötet med organisationens medarbetare, därför följer här nedan ett stycke där organisationskultur beskrivs mer ingående. 14 Larsson, Larsåke (2005), s Ibid, s Ibid. 17 Larsson, Larsåke (2005), s Heide, Johansson & Simonsson (2005), s.82 4

9 Organisationskultur Organisationskultur kan beskrivas som gemensamma idéer, värderingar, uppfattningar och betydelser och den kommer till uttryck på olika sätt, dels genom fysiska förhållanden, byggnader, inredning, logotyper och så vidare men även genom sättet som organisationens medlemmar uppträder på, sättet de hälsar, umgås, klär sig och så vidare. 19 På Länsstyrelsen i Örebro var informationsavdelningen, under tiden då jag praktiserade på myndigheten, placerad på den femte våningen av ett totalt nio våningar högt hus. Längst upp på översta våningen låg ett café där de anställda på Länsstyrelsen träffades och bland annat åt lunch tillsammans och längst ned låg receptionen. Detta innebar att informatörerna hade fysiskt goda förutsättningar att arbeta ut mot de olika enheterna. Men utgångspunkten för denna uppsats var att det kan finnas motstridiga såkallade subkulturer 20 inom Länsstyrelsen som organisation. Inom olika enheter kan det exempelvis finnas olika sätt att förhålla sig till betydelsen av begreppet information. Detta kan i sin tur skapa problem i mötet mellan språkgranskare (informatörer) och webbredaktörer på Länsstyrelsens olika avdelningar. I stycket under rubriken ideologi problematiseras språkvårdarens uppdrag ytterligare Språkvård Här beskrivs språkvårdarens roll övergripande. Denna bakgrund är relevant eftersom den kan sättas i relation till det språkvårdande uppdrag som jag utförde under min tid som praktikant på Länsstyrelsen i Örebro. Inledningsvis beskrivs språkvårdarens roll. Sedan problematiseras språkvårdarens uppdrag i förhållande till begreppet ideologi Språkvårdarens roll Historiskt sett har språkvårdare diskuterat språket och dess status i förhållande till andra språk så som Latinet, Engelskan, Franskan och Tyskan. Men språkvårdare har även diskuterat språket i sig själv med avseende på uttal, stavning, grammatik, ordförråd och textkonventioner. 21 Övergripande har språkvårdare undersökt hur språket används av individer men även kollektivt i organisationer, myndigheter med mera och utifrån detta utformat förslag på hur språket bör användas. 22 Under andra hälften av 1900 talet arbetade svenska språknämnden och andra språkvårdare med att förenkla myndighetsspråket. Syftet med detta arbete var att göra de anställda medvetna om sitt eget språkbruk samt ge råd om hur detta kunde förbättras Heide, Johansson, Simonsson (2005), s Heide, Johansson, Simonsson (2005), s Teleman (2003), s Teleman (2003), s Teleman (2003), s.249 5

10 Språkvård kan även utövas med hjälp av lagar och bestämmelser som ska följas av medarbetarna inom en organisation eller myndighet. 24 På Länsstyrelsen i Örebro finns det riktlinjer och bestämmelser för hur en text ska skrivas och här är ett tydligt och klart språkbruk det normgivande. 25 Regeringskansliet har även utfärdat riktlinjer för hur medarbetare ska skriva i skriften Myndigheternas skrivregler. Trots detta är det inte alltid som medarbetarna i en organisation följer de förslag som språkvårdaren föreslår. I nästkommande stycke diskuteras andledningen till varför det är på det sättet Ideologi Det är inte alltid helt enkelt för språkvårdare att få gehör för de råd och förslag som de för fram till verksamma språkbrukare på till exempel en myndighet. Det som är avgörande för om medarbetarna anpassar sig till de riktlinjer och råd som språkvårdarna ger är vilken inställning han eller hon har till dessa. 26 Språkbrukare kan vara ovilliga att rätta sig efter förslag som språkvårdare ger på grund av ideologiska motsättningar, det vill säga att språkvårdare och språkbrukare har olika uppfattningar om hur språket är och hur det borde vara. 27 Dessa föreställningar är i sin tur kopplade till människors känsla av identitet eller grupptillhörighet. Det spelar således roll till vilken yrkesgrupp, åldersgrupp och social klass som personer hör. För medarbetarna på till exempel Länsstyrelsen spelar faktorer så som utbildning och bakgrund en viss roll för de attityder som de har till språket. Medarbetare som arbetar på olika enheter som till exempel jurister, samhällsvetare, biologer med flera kan därför ha olika inställning till språket och därmed vara benägna att anpassa sig till de förslag som språkvårdare för fram i varierande grad. Språkbrukare reagerar sammanfattningsvis på språkvårdares förslag utifrån vissa ideologier, som kan vara i strid med den öppet deklarerande ideologin. En del attityder kan även vara svåra att nå då de består av dolda omedvetna värderingar. 28 Även om regeringen lagstiftar kring frågor som rör klarspråk är det således inte säkert att medarbetarna på Länsstyrelsen ställer sig positiva till att använda ett enklare och mer konkret språk när de författar texter för webben. 24 Teleman (2003), s Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län ( ), s Teleman (2003), s Teleman (2004), s Teleman (2003), s.24 6

11 1.3 Syfte och frågeställningar Det huvudsakliga syftet med uppdraget var att undersöka hur Länsstyrelsens webbtexter kunde göras mer tillgängliga för Länsstyrelsens målgrupper. Genom att följa råd, anvisningar och klarspråksregler skulle jag dels analysera befintliga texter samt formulera förslag på förändringar som skulle bidra till att göra texterna mer tillgängliga. Följande frågeställning ställdes för att uppnå syftet: - I vilken utsträckning är de webbtexter som produceras av webbredaktörer på Länsstyrelsen i Örebro anpassade till regler om klarspråk och tillgänglighet? När denna uppsats författades tillkom även ett kompletterande syfte vilket bestod av att diskutera medarbetarnas förmåga att bemöta mina ändringsförslag. Till grund för denna diskussion ställdes följande frågeställningar: - Hur reagerar Länsstyrelsens medarbetare på mina textförslag? - Hur benägna är medarbetarna att godta mina textförslag samt genomföra förändringar i texterna? - Hur ser jag på min egen insats som språkvårdare? 1.4 Avgränsningar I denna uppsats redovisas de huvudsakliga slutsatserna som textanalyserna har gett upphov till. Den totala omfattningen av analysmaterial är alltför stor och presenteras således inte i denna uppsats. Istället sammanställs analysresultaten från ett mindre urval av texter i resultatredovisningen. När texterna har analyserats har denna analys begränsats utifrån ett antal frågor. Listan på dessa finns i uppsatsens metodkapitel. När det handlar om tillgängligheten har analysen varit fokuserad kring hur webbredaktörerna behärskar de fyra publiceringsverktygen som de använder för att lägga ut information på webben. Mer om dessa verktyg presenteras i uppsatsens teori och metodkapitel. Sådant som inte analyseras i uppsatsen är hemsidans design, val av färger, typsnitt och grafik. Eftersom det är svårt att överblicka vilka effekter mitt uppdrag har fått har inte heller detta analyseras i någon större utsträckning. 1.5 Disposition Här nedan beskrivs uppsatsens disposition. Kapitel 2 handlar övergripande om hur tydliga texter skrivs för webben. I detta kapitel presenteras de olika klarspråksregler som jag har följt i genomförandet av mitt uppdrag. I kapitel 3 beskrivs arbetsfördelningen för arbetet med webben. Här framgår det hur ansvaret var fördelat mellan informatörerna, enhetscheferna och webbredaktörerna under våren år I detta kapitel beskrivs även webbplatsen kort med avseende på bland annat navigering och struktur. 7

12 I kapitel 4 introduceras de utgångspunkter, dokument och policys som Länsstyrelsens medarbetare hade att förhålla sig till i sitt arbete som webbredaktörer. Därefter följer kapitel 5 där det dels framgår vilket textmaterial som valts ut för analys och dels hur detta urval genomfördes. I kapitel 6, metodkapitlet framgår det vad som har analyserats i de olika texterna. I kapitel 7 diskuteras genomförandet, det vill säga hur jag gått till väga för att genomföra mitt uppdrag. Därefter följer kapitel 8 som består av resultatredovisning. I detta kapitel diskuteras analysresultat som rör enskilda texter inledningsvis. Därefter har jag samlat de övergripande analysresultaten och slutligen har jag lämnat utrymme för en diskussion kring de frågor som rör medarbetarnas förmåga att bemöta mina ändringsförslag. I kapitel 9 avhandlas slutsatser och diskussion. Detta kapitel innehåller även ett stycke där min egen insats som språkvårdare kritiseras. I kapitel 10 sammanfattas till sist innehållet i uppsatsen. 2. Klarspråk på webben På webben är konkurrensen om läsarnas uppmärksamhet hög. Detta innebär att företag och organisationer som vill sprida information via webben måste anpassa texterna för detta medium. Om texter uppfattas som tråkiga, opersonliga och krångliga riskerar organisationen eller företaget att förlora läsare. 29 För att klargöra hur tydliga och begripliga texter skrivs för webben presenteras här nedan praktiska råd och anvisningar för hur sådana texter skrivs. Dessa är hämtade ur praktiska handböcker och har använts i analyserna av de texter som presenteras i denna uppsats. Konkreta exempel används för att manifestera hur råden har använts i analyserna av enskilda texter. En del av de resultat som framkom i uppdraget presenteras således redan här. 2.1 Målgruppsanpassa texter Innan en text skrivs för webben är det viktigt att man som skribent funderar på vilken den tilltänkta målgruppen eller de tilltänkta målgrupperna är. Målgruppen/målgrupperna har nämligen stor betydelse för hur texten bör utformas, vilken stil som bör användas och vad informationen ska innehålla. Därför är det viktigt att ställa sig följande frågor: Vad vill målgruppen/målgrupperna veta eller göra? Hur motiverad är målgruppen att söka information inom området? Vilka förkunskaper har målgruppen/målgrupperna inom området? Vilka förväntningar har målgruppen? Hur mycket tid väntas målgruppen lägga ned på att läsa texten? Englund, Guldbrand (2004), s Englund, Guldbrand (2004), s.35 8

13 För Länsstyrelsens webbredaktörer innebär ovanstående att det är viktigt att fundera över hur texter presenteras inom olika områden med hänsyn till målgruppens/ målgruppernas behov och intressen. Det kan till exempel finnas personer som går in på Länsstyrelsens hemsida för att söka information om de regler som gäller vid älgjakt. I så fall måste Länsstyrelsens webbredaktör fundera på hur denna information ska utformas i förhållande till målgruppens (i detta fall jägares) förkunskaper. 2.2 Stil och ton För att den information som sprids på en webbplats ska vara till någon nytta för läsaren är det viktigt att ett ledigt och mindre formellt språk används av skribenten. Detta leder nämligen till att textförståelsen ökar. 31 För Länsstyrelsen finns det flera anledningar till att använda ett mindre formellt språk. För det första bidrar det till effektivare kommunikation då färre personer tvingas ringa till Länsstyrelsen för att ställa frågor om sådant de läst på webben men inte förstått. För det andra går det åt ekonomiska resurser för att driva hemsidan och då är det viktigt att webbplatsen fyller sitt ändamål. Här nedan följer användbara råd som kan följas av skribenten i syfte att undvika användningen av ett stelt och byråkratiskt språkbruk. 2.3 Personligt tilltal För att skapa en känsla av dialog mellan avsändaren och mottagaren av ett budskap är det viktigt att skribenten vänder sig till specifika målgrupper med ett du-tilltal. 32 Detta gäller särskilt när läsaren uppmanas att göra något. 33 På webbplatsen för Länsstyrelsen i Örebro uppmanas ofta målgruppen att söka tillstånd för olika ändamål och att skicka in olika typer av blanketter till Länsstyrelsen. Nedanstående exempel hämtades från länsstyrelsens hemsida den 10 april Denna text fanns att hämta under området jakt och såg ut på följande sätt: Den som ansöker om registrering av område för älgjakt skall normalt betala en avgift på 750 kr. Ansökan prövas inte förrän avgiften betalats in. Förnyad registrering orsakad av utbyte av företrädare för jaktlaget eller förlust av mark är undantagen från kravet på avgift. Detsamma gäller om ansökan avser samregistrering av tidigare registrerade områden för att åstadkomma bättre samverkan. Inbetalning skall göras på plusgirokonto nr Englund, Guldbrand (2004), s Englund, Guldbrand (2004), s Engund, Guldbrand (2004), s73 9

14 På talongen bör anges att det gäller "Registrering av älgjaktsområde". Den som ansöker om registrering bör stå som avsändare på talongen. Ansökan ska skickas till Länsstyrelsen, ÖREBRO, före utgången av februari månad. 34 Enligt de riktlinjer som Englund och Guldbrand ger när det gäller personligt tilltal har jag i min analys av denna text ändrat den på följande sätt: Ansökningsavgift Du som ansöker för att registrera ett område för älgjakt skall normalt betala en avgift på 750 kr. När du har betalat in avgiften prövar länsstyrelsen din ansökan. Om du registrerar området på nytt på grund av att en företrädare för jaktlaget blivit utbytt eller om du har förlorat mark behöver du inte betala någon avgift. Detsamma gäller om du ansöker för att samregistrera tidigare registrerade områden för att åstadkomma bättre samverkan. Du betalar in pengarna på plusgirokonto nr På talongen bör du ange att det gäller "Registrering av älgjaktsområde". Du som ansöker om registrering bör stå som avsändare på talongen. Skicka ansökan till Länsstyrelsen, ÖREBRO, före utgången av februari månad. 2.4 Synlig avsändare För att ytterligare stärka känslan av dialog mellan avsändaren och mottagaren av ett budskap är det viktigt att låta avsändaren vara synlig i texten. 35 Genom att byta ut Länsstyrelsen mot vi använder sig myndigheten av ett mer personligt tilltal. 36 Här nedan ges ett exempel hämtat från det analysmaterial som ligger till grund för denna uppsats. Såhär stod det under området sociala frågor på Länsstyrelsen i Örebros hemsida under våren 2008: Bred tillsyn Genomförs vart fjärde år. Hela den kommunala verksamheten som regleras i Lag om skydd mot olyckor granskas Information om älgjakt, Länsstyrelsen i Örebros hemsida: (080410) 35 Englund, Guldbrand (2004), s Englund, Sundin (2004), s Tillsyn, Länsstyrelsen i Örebros hemsida: (080410) 10

15 Utifrån de riktlinjer som Englund och Sundin ger har jag ändrat texten på följande sätt: Bred tillsyn - Vi genomför bred tillsyn vart fjärde år och då granskar vi hela den kommunala verksamheten som är reglerad i lagen om skydd mot olyckor. 2.5 Ordval Ordvalen i texten påverkar hur läsaren upplever avsändaren. Om skribenten använder sig av ett alltför formellt språk skapar detta en känsla av distans mellan avsändaren och mottagaren vilket i sin tur leder till att mottagaren får svårt att ta till sig budskapet. Läsningen försvåras även om abstrakta ord används eftersom det tar längre tid för hjärnan att avkoda dessa. 38 Ordet landskapselement är ett sådant ord och detta förekommer på Länsstyrelsen Örebros hemsida under området Lantbruk. 39 Ett mer konkret ord för landskapselement är till exempel träd. Det är även viktigt att alltför ålderdomliga eller ungdomliga uttryck undviks eftersom detta kan leda till att vissa målgrupper utestängs. Vidare är det av samma anledning lämpligt att avstå från att använda facktermer. 40 Följande facktermer användes i de texter som låg på Länsstyrelsens hemsida under området sociala frågor den 15 april år 2008: besvärshänvisning 41 och vandelsprövning. Särskilt svårt var det att förstå dessa begrepp eftersom det inte fanns någon förklaring till vad dessa ord betyder. Vad det gäller ordval har medarbetarna på informationsenheten på Länsstyrelsen i Örebro länge arbetat för att webbredaktörer och andra medarbetare bör använda ordet ska istället för skall i texter som de skriver. Eftersom ordet skall används i formella sammanhang är detta ett ord som kan undvikas i texter som skrivs för webben. 2.6 Aktiva verb Ett sätt att skriva tydligare texter är att använda aktiva verb istället för passiva verb så långt detta är möjligt. Förenklat sett är ett passivt verb ett verb som slutar på -s som till exempel granskas, beslutas, kontaktas och så vidare. Eftersom det inte behövs något subjekt i en mening med ett passivt verb kan detta bidra till att läsaren blir osäker på vem det är som ska göra vad Englund, Guldbrand (2004), s Skötsel av landskapselement med särskilda värden, (080411) 40 Englund, Guldbrand (2004), s Försörjningsstöd/ Ekonomiskt bistånd, (080413) 42 Englund, Guldbrand (2004), s.76 11

16 Nedanstående exempel är hämtat från de analysresultat som ligger till grund för denna uppsats. På Länsstyrelsen i Örebros hemsida stod följande under området jakt den 10 april år 2008: Älgavgiften beslutas varje år regionalt av varje länsstyrelse efter samråd med viltvårdsnämnden i länet. Avgiften ska betalas för varje fälld, vuxen älg i samband med anmälan av jaktresultatet efter avslutad jaktsäsong. Utifrån de riktlinjer som Englund och Guldbrand ger har jag ändrat passiva verb till aktiva verb på följande sätt: Varje länsstyrelse beslutar hur stor älgjaktsavgiften ska vara inom regionen. Detta bestämmer länsstyrelsen i samråd med viltvårdsnämnden i länet. Att betala älgjaktsavgift innebär att alla jägare betalar en viss summa pengar för varje fälld, vuxen älg. Denna avgift ska jägaren betala i samband med att han/hon anmäler sina jaktresultat efter avslutad jaktsäsong. 2.7 Textens struktur Övergripande är det viktigt att strukturera texten med den viktigaste informationen först för att sedan gå in på det mer specifika. 43 När en språkvårdare undersöker strukturen i en text är det viktigt att undersöka om texten är indelad på ett logiskt sätt med en tankegång per stycke. Bindeord så som men, eftersom, därför att, trots att, kan också stötta läsaren i läsningen då de binder samman meningar och stycken. 44 Rubriker och underrubriker är viktiga för att hjälpa läsaren att hitta det han eller hon letar efter i texten. Då läsaren ägnar sig åt såkallat cirkulärt läsande på webben innebär detta att rubriker även har en intresseväckande funktion. Med cirkulärt läsande menar Englund och Guldbrand att en besökare på en webbplats inte läser en text rakt uppifrån och ned på en sida utan kan börja läsa var som helst på sidan. Personen som läser en text på webben använder sig således inte av samma teknik som han/hon använder sig av när hon/han läser en text i en tryckt tidning. När en läsare tar del av information i en bok eller tidning läser hon eller han istället texten linjärt och här betraktas rubrikerna i relation till texten i övrigt Verva (2007), s Klarspråkstestet, språkrådets hemsida: s.6 (080411) 45 Englund, Guldbrand (2004), s , 85 12

17 På webben kan rubriken däremot läsas skiljd från den övriga texten, som till exempel en länk på en annan sida. Därför måste rubriker och underrubriker vara tydliga och informativa. 46 Ingresser är också vikiga för strukturen då de vanligtvis används för att sammanfatta innehållet i huvudtexten. Syften med ingresser är även att dessa ska locka till vidare läsning. 47 Att annat råd som Englund och Sundin ger är att skribenten ska sträva efter att skriva meningar med högst 25 ord. Men de menar även att det är viktigt att skribenten växlar mellan längre och kortare meningar för att det skapar en bra läsrytm Arbetsfördelning för arbetet med webben Ansvaret för Länsstyrelsens webbplats var ett delat ansvar. Här nedan beskrivs arbetsfördelningen för arbetet med webben. 3.1 Informatörernas ansvar för webben På informationsavdelningen tjänstgjorde fem personer under vårterminen En person arbetade med mediefrågor, en person tjänstgjorde som informationschef medan de övriga tre var informatörer. Informationschefen ansvarade för övergripande policy, struktur och grafisk profil för webbplatsen samt för webbplatsens utveckling med avseende på dess innehåll och funktioner. De tre informatörerna ansvarade generellt sett för webbplatsens startsida. I deras ansvarsområde ingick även att utbilda webbredaktörerna. På Länsstyrelsen var det nämligen handläggare på olika enheter som ansvarade för att lägga ut texter, inom sitt område, på webben. Den ansvarige informatören höll i en webbutbildning samt tillhandahöll material som webbredaktörerna kunde få stöd av i sitt arbete. 49 Detta material bestod bland annat av en kommunikationshandbok, en handikapplan, ett häfte med riktlinjer för webbpublicering på samt råd om hur begripliga texter skrivs. I uppsatsens fjärde kapitel presenteras innehållet i detta material mer ingående. Förutom detta kunde webbredaktörerna löpande kontakta informatörerna via telefon, personliga besök eller mail för att erhålla råd och stöd Enhetschefens och gruppledarens ansvar Det var enhetscheferna som ansvarade för att webbplatsen användes som kommunikationskanal av enheterna samt att innehållet i informationen följde gällande lagar och policys. Enhetschefen utsåg även de webbredaktörer som skulle publicera och uppdatera enhetens information på webben. En huvudansvarig webbredaktör blev även utvald att ingå i webbrådet. 46 Englund, Guldbrand (2004), s Bergman, Bergman (2002), s Englund, Sundin (2004), s Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län ( ), s Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län ( ), s.26 13

18 De personer som ingick i webbrådet stöttade och samordnade enhetens webbredaktörer. 51 Det var gruppledarnas ansvar att ge skrivuppdrag åt medarbetarna på avdelningen och medarbetarna skulle i sin tur bidra med information inom sitt område Webbredaktörernas arbetssituation På Länsstyrelsen ställdes det inte några krav på att webbredaktörerna skulle ha läst media och kommunikationsvetenskap eller motsvarande. Webbredaktörerna hade istället varierande ämnesbakgrund och således inte samma grundläggande kunskaper som en informatör. Det var således inte säkert att webbredaktörerna visste hur olika budskap skulle målgruppsanpassas eller hur texter skulle utformas för att vara enkla att förstå. Det webbredaktörerna hade tillgång till var den information de fått från informationsavdelningen eller som de själva sökt reda på. Det fanns även ett annat problem med webbredaktörernas arbetssituation och det var att dessa personer den största delen av arbetstiden arbetade som handläggare. Detta innebar att de hade begränsat med tid för sitt arbete som webbredaktörer. 3.4 Länsstyrelsens webbplats Här nedan presenteras Länsstyrelsens webbplats kortfattat. Syftet är att beskriva hur webbplatsens struktur var uppbyggd under vårterminen år 2008 och att tydliggöra vilka navigeringsverktyg som användes Webbplatsens navigering och struktur Länsstyrelsens Webbplats var strukturerad med en tematisk disposition vilket innebar att det inte fanns någon generell information som gällde för alla sidor. 53 Istället var varje tema/område, som till exempel djurskydd, integration, kampsport och så vidare, fristående från de andra. Information som rörde de olika ämnesområdena hittade besökaren främst via de olika menyer som fanns på webbplatsens startsida. Meny är egentligen ett samlingsbegrepp för länkar som ligger bredvid varandra på en webbplats. 54 För att förklara hur besökaren navigerade sig på webbplatsen presenteras här två olika typer av menyer mer ingående Den globala menyn På Länsstyrelsen i Örebros externa webbplats fanns det en global meny som användes för att söka information. En sådan meny är enligt Sundström oftast placerad på samma ställe på alla sidor, högt upp på sidan, och har samma grundutseende på hela webbplatsen Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län ( ), s Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län ( ), s Englund, Guldbrand (2004), s Sundström (2005), s Sundström (2005), s

19 Även på webbplatsen var den placerad längst upp på webbplatsens alla sidor. Hjälpmedelsinstitutet menar i ett utbildningsmaterial på nätet att en meny fyller sin funktion när den är begränsad i storlek och innehåller länkar till det som är mest väsentligt för kunden. Förutom detta ska menyn även bidra till att besökaren får en övergripande uppfattning av webbplatsens innehåll. 56 I den globala meny som fanns på Länsstyrelsen i Örebros webbplats kunde användaren bland annat hitta kontaktuppgifter för att nå Länsstyrelsens medarbetare. Men förutom detta innehöll den globala menyn följande information: en webbkarta, med hjälp av vilken användaren kunde skapa sig en överblick över webbplatsens innehåll, menyrubriken other language, under vilken läsaren kunde välja ett annat språk att tillgodogöra sig information på, menyrubriken lättläst, där användaren kunde välja att läsa de lättlästa sidor som Länsstyrelsen i Örebro tillhandahöll på webbplatsen Det fanns även möjligheter för användaren att under menyrubriken anpassa sidan välja teckensnitt, radavstånd och så vidare i syfte att göra informationen mer lättillgänglig. Förutom detta fanns det ytterligare några sökfunktioner i den globala menyn att välja mellan. Användaren kunde som ett alternativ söka information i alfabetisk ordning under webbrubriken A-Ö. I fältet längst till höger i menyn kunde även egna sökord skrivas in. Om kunden gjorde en sökning i detta fält länkades hon vidare till en ny sida där hon kunde välja mellan olika länkalternativ för att navigera sig vidare i länkstrukturen. Användaren kunde som ett sista alternativ söka information genom och klicka på menyrubriken förslagssökning i menyraden. Här länkades hon vidare till en sida där hon kunde skriva in sökord. När ett ord skrevs in i sökrutan visades ett antal förslag som var relaterade till sökordet. Läsaren kunde därefter välja bland någon av dessa för att komma vidare i länkstrukturen Valboxmenyn Förutom den globala menyn fanns det även en så kallad valboxmeny på webbplatsen placerad långt upp till vänster på alla webbplatsens sidor. En så kallad valboxmeny utgörs av en rullista där besökaren kan välja mellan olika alternativ. 58 På webbplatsen hade valboxmenyn menyrubriken välj ämnesområde och genom att klicka på pilen intill menyrubriken kunde besökaren välja mellan olika valbara teman/områden. Syftet var här att kunden skulle välja bland dessa områden och sedan klicka på knappen ok för att komma vidare i länkstrukturen Menyer, Hjälpmedelinstitutets hemsida: (081201) 57 Se bilaga Sundström (2005), s Se bilaga 2. 15

20 3.4.2 Menyrubriker, symboler och färger Englund och Sundin menar att det är viktigt att använda tydliga menyrubriker i webbplatsens menyer för att användaren lättare ska kunna orientera sig på webbplatsen. 60 Enligt hjälpmedelsinstitutet är det vidare viktigt att menyrubriker, symboler och färger följer med från startsidan till underliggande sidor för att designen ska vara enhetlig samt för att användaren ska veta inom vilket ämnesområde hon befinner sig. 61 På webbplatsen användes färgerna blått och vitt genomgående. Länsstyrelsens logotyp bestod av länsvapnet samt texten Länsstyrelsen i Örebro län utformat under länsvapnet. Eftersom logotypen och färgerna återkom på alla webbplatsens sidor bidrog detta till att användaren lättare kunde orientera sig på webbplatsen. 4. Utgångspunkter, dokument och policys Enligt Verva,Verket för förvaltningsutveckling, är alla svenska myndigheter skyldiga att utforma all service på ett sätt som gör den tillgänglig för alla medborgare oavsett ålder, kön, funktionshinder, etnisk och kulturell bakgrund. 62 Detta innebär att offentliga webbplatser ska vara uppbyggda enligt en viss standard. 63 Myndigheter ska uppfylla kraven på god läsvänlighet 64 samtidigt som själva hemsidan ska vara strukturerad på ett begripligt sätt. 65 På Länsstyrelsen ska webbredaktörer följa riktlinjer och policys i sitt arbete med att skriva samt lägga ut texter på webben. Följande dokument fanns tillgängliga för Länsstyrelsens medarbetare på den interna hemsidan under vårterminen år 2008: Kommunikationshandbok Länsstyrelsen i Örebro Län, Länsstyrelsens handikapplan och Riktlinjer för publicering på Här nedan presenteras huvuddragen i dessa dokument. 4.1 Kommunikationshandbok, Länsstyrelsen i Örebro län I dokumentet framgår det att Länsstyrelsen i det externa kommunikationsarbetet ska sträva efter att sprida information om samt väcka intresse för Länsstyrelsens verksamhet. 66 Länsstyrelsen har som syfte att dess målgrupper ska förstå den information som de hittar på webbplatsen och här menar Länsstyrelsen att det är viktigt att webbredaktörerna har ett klart syfte med sina texter samt att budskapet anpassas efter mottagarens behov, förkunskaper och situation. 60 Englund, Sundin (2004), s Menyer Hjälpmedelinstitutets hemsida: (081212) 62 Verva (2007), s Verva (2007), s37 64 Verva (2007), s Verva (2007), s Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län ( ), s.7 16

21 I kommunikationshandboken står det att Länsstyrelsen ska vända sig till följande målgrupper på webben: Allmänheten, företag, samarbetspartners, kommuner, skolor, myndigheter, departement, olika organisationer, massmedia med flera. 67 Webbredaktörerna ska även strukturera informationen pedagogiskt samt använda ett tydligt och begripligt språk. 68 Enligt kommunikationshandboken ska medarbetarna bland annat använda sig av följande skrivtips: Tonen ska vara saklig utan att vara stel och byråkratisk. Faktorer som påverkar tonen är viktiga så som ordval, meningsbyggnad, innehåll och disposition. Viktigt är även hur mottagaren tilltalas av den som skriver. Här ska personligt tilltal användas. Aktiv form är att föredra, annars upplevs språket som stelt och opersonligt. 4.2 Länsstyrelsens Handikapplan Våren 2000 godkände riksdagen den nya handlingsplanen för handikappolitiken. Den kallas från patient till medborgare och i huvudsak innebär denna handlingsplan att samhället ska utformas så att människor med funktionshinder kan vara fullt delaktiga. 69 Som en del i detta arbete ska myndigheter så som Länsstyrelsen utforma all information på ett sätt som gör den tillgänglig för personer med funktionshinder. En målsättning är att Länsstyrelsen i Örebro ska erbjuda information på webben som är utformad med ett klart och tydligt språk. Att göra webbplatser tillgängliga genom att använda verktygen för publicering på på rätt sätt är ett steg i rätt riktning för att nå ut till grupper med funktionshinder. Det finns även andra sätt på vilket information kan anpassas till funktionshindrades behov 70, men de är inte relevanta för denna uppsats. 4.3 Riktlinjer för publicering på På Länsstyrelsen ska dokumentet Riktlinjer för publicering på användas för att alla sidor på webbplatsen ska se lika ut. I detta dokument finns riktlinjer för hur texter ska vara strukturerade. Här framgår det även hur verktygen för webbpublicering ska användas i syfte att göra all information tillgänglig för personer med funktionshinder. Här nedan beskrivs dessa fyra verktyg. 67 Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län ( ), s Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län ( ), s.7 69 Länsstyrelsens Handikapplan ( ), s.1 70 Länsstyrelsens Handikapplan ( ), s.3 17

22 4.3.1 Alternativ texter I det program som används för publicering av texter på webben finns en funktion (ett textfält) där webbredaktörerna ska fylla i så kallade alternativtexter för bilder. Detta är texter som syns när läsaren för muspekaren över bilden och de är viktiga för att funktionshindrade personer ska få möjlighet att ta till sig den information som finns på sidan. Alternativtexten ska förklara vad en bild innehåller. Om det till exempel finns en bild på en ko som betar på en grön äng på sidan ska det stå ko som betar på en grön äng i alternativfältet Formatmallar För att besökare med funktionshinder obehindrat ska kunna urskilja vad som är en rubrik och vad som är brödtext är det viktigt att formatmallarna används på rätt sätt när text skrivs. Med en formatmall bestäms om texten ska vara brödtext eller rubrik och det finns olika storlekar. De ska alltid komma i ordningen 1, 2, 3. Eftersom rubrik alltid är 1 är underrubriker 2 och så vidare Högerboxar Kontaktuppgifter samt länkar ska ligga i högerboxar längst upp på webbsidan till höger. Förekomsten av sådana högerboxar underlättar läsningen för vissa funktionshindrade då sidan blir mer strukturerad. Läsaren kan obehindrat följa med i brödtexten och störs inte av länkar som ligger instuckna här och där Tooltip När webbredaktören skapar en länkning ska hon/han även skriva in information i ett textfält som kallas tooltip. I Tooltip ska det stå vad länken innehåller, vilken typ av dokument det är (pdf eller word-dokument), hur stort dokumentet är (antal kb) samt hur dokumentet öppnas (i nytt fönster eller i samma fönster) Urval och material Som underlag för denna uppsats har ett antal texter valts ut av informatörerna på informationsavdelningen på Länsstyrelsen i Örebro och analyserats av mig. Själva urvalsprocessen gick till på följande sätt: medarbetare på Länsstyrelsens informationsavdelning skickade ut en förfrågan via mail till webbredaktörer inom olika områden för att höra efter vilka som hade ett intresse av att få sina texter analyserade av mig. Ur de svar som medarbetarna fick valdes sedan ett antal olika områden ut. Detta urval motsvarade texter som informatörerna ansåg var i behov av analys. 71 Riktlinjer för publicering på ( ), s Riktlinjer för publicering på ( ), s Riktlinjer för publicering på ( ), s.8 74 Riktlinjer för publicering på ( ), s.13 18

23 Som underlag för denna uppsats har följande antal texter analyserats inom varje område: 6 texter under rubriken Rådslag för ett bättre Örebro, 11 texter under rubriken sevärda kulturmiljöer, 13 texter inom området miljöskydd, 10 texter inom området lantbruk, 16 texter under rubriken sociala frågor, 10 texter inom området jakt och 28 texter inom området krishantering. Totalt analyserades 88 texter av varierande längd. Av dessa redovisas textutdrag från fyra olika texter i resultatredovisningen. Alla texter förutom texterna inom området sevärda kulturmiljöer och miljöskydd fanns publicerade på hemsidan för Länsstyrelsen i Örebro under tiden då analyserna av dessa genomfördes. De texter som inte fanns publicerade på Länsstyrelsens externa hemsida fanns endast tillgängliga för de anställda på Länsstyrelsen. För resultaten är det viktigt att poängtera att det endast är medarbetare som anmält sitt intresse vars texter har blivit analyserade, det vill säga webbredaktörer från sju olika områden. Detta innebär att det kan finnas texter på Länsstyrelsens webbplats som är i större behov av analys. Detta innebär även att jag inte kan uttala mig om den totala mängden texter som ligger utlagda på webbplatsen. Jag kan endast uttala mig om de texter jag har analyserat. 5.1 Sökvägar Här nedan beskrivs de sökvägar som har använts för att hämta de olika texter som har analyserats i denna uppsats. De texter som har analyserats inom området rådslag för ett ännu bättre Örebro hämtades via en länk som var placerad till vänster på förstasidan. Denna länk hade rubriken om Länsstyrelsen Generell information om Läns-styrelsen och Rådslag i Örebro län. Texterna under det sociala området, lantbruk, jakt och krishantering har däremot valts ut via den valboxmeny som beskrevs under kapitel 3.4 i denna uppsats. Texterna under områdena sevärda kulturmiljöer och miljöskydd fanns dock endast tillgängliga på länsstyrelsens interna webbplats och var där sökbara som opublicerade texter. 19

24 6. Metod Här nedan presenteras den metod som har använts i arbetet med att analysera Länsstyrelsens texter. Först presenteras metoden för klarspråksanalys och därefter beskrivs metoden för att analysera texterna ur ett tillgänglighetsperspektiv. 6.1 Klarspråksanalys I texterna har språket analyserats utifrån de klarspråksregler som har presenterats i kapitel 2. Sedan har jag skrivit förslag på hur skribenten kan förändra texterna i syfte att göra dessa mer lättillgängliga för allmänheten och för specifika målgrupper. Följande har undersökts i varje enskild text: 1. Finns det en sammanfattning (Ingress) av det viktigaste först? 2. Finns det informativa rubriker? 3. Hur meningarna lagom långa? 4. Används aktiva verb i texten? (Framgår det vem som agerar i texten?) 5. Används nutida ord? (Någon ska istället för det åligger någon att) 6. Används konkreta ord? (träd istället för vegetationselement 7. Används ett personligt tilltal? 8. Bidrar textens struktur till att underlätta läsningen? 6.2 Tillgänglighet När jag har analyserat hur tillgängliga texterna är har jag utgått ifrån de direktiv som redaktörerna hade att förhålla sig till i dokumentet Riktlinjer för publicering på Under kapitel 4.3 presenterades de fyra publiceringsverktyg som webbredaktörerna dagligen använde sig av för att göra texterna tillgängliga för personer med funktionshinder. Följande har analyserats i uppsatsen: 1. Högerboxar Samlar skribenten alla länkar i högerboxar eller ligger vissa länkar även i brödtexten? 2. Tooltip Lägger skribenten in fullständig information i rutan Tooltip? 3. Alternativ text Fyller skribenten i alternativ text varje gång han/hon lägger in en ny bild? 4. Formatmallar Använder skribenten formatmallarna på rätt sätt när han/ hon skapar text? 20

25 7. Genomförande Det är viktigt att dokumentera hur jag har arbetat i genomförandet av uppdraget eftersom det kan finnas vissa brister i mitt sätt att arbeta. Till att börja med valde jag att läsa igenom de texter som jag skulle analysera. Sedan kontaktade jag den ansvarige webbredaktören för att fråga denna person hur han eller hon reflekterat kring sina egna texter. Jag frågade även webbredaktören vilka målgrupper han/hon har riktat sig till i texterna vid den tidpunkt då hon/han skrev dessa. Därpå analyserade jag texterna och kontaktade därefter webbredaktören för att stämma en träff i syfte att diskutera ett par av texterna tillsammans med henne/honom. Jag valde att som språkvårdare lämna mer övergripande förslag muntligt och i dessa samlade jag det jag ansåg var de mest väsentliga synpunkterna. Andledningen till att jag gjorde på detta sätt var att jag inte ville ge webbredaktören alltför mycket information att tillgodogöra sig vid ett och samma tillfälle. Jag tog ofta upp ett par saker som jag ansåg var viktiga att arbeta vidare med. I de skriftliga omdömen som jag skickade till webbredaktören via mail presenterade jag mer detaljerade förslag på hur texterna kunde förbättras. Därefter gav jag medarbetaren tid att tillgodogöra sig informationen genom att läsa igenom mina textförslag i lugn och ro. Vid mer informella möten frågade jag därefter webbredaktörerna om de läst igenom mina textförlag samt om de ansåg att de kunde få någon användning av mina råd, jag stämde dock inte något formellt möte med webbredaktörerna för att diskutera texterna ytterligare. Detta innebär att mitt arbetssätt har varit begränsat då jag endast träffade webbredaktörerna ett fåtal gånger. I kapitel 9 utvärderas genomförandet ytterligare. 8. Resultatredovisning Denna resultatredovisning är indelad i tre delar. I den första delen diskuteras analysresultat från analyser av enskilda texter utifrån klarspråk samt tillgänglighetsaspekter. I den andra delen dokumenteras övergripande analysresultat från analysen av samtliga texter utifrån regler om klarspråk samt tillgänglighet. I den tredje delen diskuteras medarbetarnas reaktioner och bemötande. 8.1 Enskilda analyser Här nedan presenteras analysresultat från analysen av fyra enskilda texter. Dessa texter valdes som exempel eftersom de mest frekventa problemen kommer till uttryck i dessa. Utdrag från de ursprungliga texterna finns bifogade som bilagor till denna uppsats. 75 Till att börja med presenteras analysresultat som rör texten Företagsråd. 75 Se bilaga 3. 21

26 Denna text var placerad under länken Rådslag för ett ännu bättre Örebro på Länsstyrelsen i Örebros webbplats. Därpå diskuteras analysresultat från analysen av texten Geografiskt områdesansvar som var placerad under området Krishantering i valboxmenyn på Länsstyrelsen i Örebros webbplats. Sedan presenteras analysresultat från analysen av texten med rubriken Stiftelsen solstickan som var sökbar under sociala frågor i valboxmenyn. Slutligen presenteras analysresultat till texten Information om älgjakt som var sökbar under området Jakt i valboxmenyn. De redigerade textexempel som används här nedan ska fungera som konkreta exempel på vad som har analyserats i texterna. Här framgår det även vilka förslag webbredaktörerna har fått i texterna med mina redigeringsförslag. Text 1 Företagsråd Den redigerade versionen av denna text ser ut på följande sätt: Företagsråd För att skapa förutsättningar för en positiv utveckling av företagandet i Örebro län bjuder Länsstyrelsen in olika representanter till ett Företagsråd. Rådet fungerar som en mötesplats där ledamöterna diskuterar hur förutsättningarna för företagandet i länet kan förbättras. Rådets verksamhet Företagsrådet samlar representanter från näringslivet, utbildningssektorn och övriga samhället för att diskutera olika frågor som rör företagandet i länet. Företagsrådet bidrar till att näringslivet på ett bättre sätt förankras i arbetet för regional utveckling. Vad innebär arbetet för regional utveckling? Texten kan eventuellt utvecklas något. Företagsrådets ledamöter Majoriteten av ledamöterna i Företagsrådet är företagare från små och stora företag från hela länet och från olika branscher. Dessutom deltar företrädare för företagarorganisationer, Örebro universitet, Almi och Forum för småföretagsforskning som ledamöter. Ordförande för rådet är Landshövding Sören Gunnarsson. Klicka på länken här i boxen till höger för att se en förteckning över rådets ledamöter. 22

27 I den ursprungliga texten saknades en ingress och rubriker och därför har detta tillkommit i den redigerade versionen. Ingressen sammanfattar innehållet i texten och syftet är att ingressen ska locka till vidare läsning. För att Länsstyrelsen ska framstå som ett aktivt handlande subjekt används aktiva verb så långt detta är möjligt. Istället för att skriva: företagsrådet ska kunna bidra till en bättre näringslivsförankring av det regionala utvecklingsarbetet står det i den redigerade texten att företagsrådet bidrar till att näringslivet på ett bättre sätt förankras i arbetet för regional utveckling. Under stycket som följer under rubriken rådets verksamhet har jag kommenterat innehållet genom att ställa en fråga. Vid analystillfället ansåg jag att innehållet i detta stycke kunde utvecklas något där av kommentaren. Ur tillgänglighetssynpunkt har webbredaktören inte följt de riktlinjer som rekommenderas av Länsstyrelsen för publicering av texter på webben. Rutan tooltip fylldes inte i när webbredaktören skapade länkarna. Denna slutsats kan jag dra utifrån det faktum att det inte dök upp några textfält vid länkarna när jag förde muspekaren över dessa. På sidan fanns inga bilder och därför har inte några alternativfält blivit ifyllda. Eftersom det inte ska ligga några länkar i brödtexten uppmanades webbredaktören att flytta den länk som ursprungligen låg i brödtexten till en högerbox. Vad det gäller formatmallarna är dessa använts på rätt sätt. Text 2 Geografiska områdesansvar I den redigerade versionen av denna text finns det delar som är ofullständigt eller felaktigt skrivna. Detta beror på att den ursprungliga texten innehöll felaktigheter som lämpligast ändras av skribenten. Men när detta är fallet följs ett textstycke av en tillrättavisande kommentar. På följande sätt ser den redigerande versionen ut: Geografiskt områdesansvar Länsstyrelsen har ett geografiskt områdesansvar vilket innebär att vi lämnar stöd åt, samverkar med och samordnar arbetet med berörda myndigheter och organisationer i det förebyggande arbetet och vid kriser. Sveriges krishanteringssystem bygger på att samhällets resurser och beredskap byggs underifrån. Därför finns det geografiskt områdesansvar på tre nivåer: Lokal nivå -Kommunen Regional nivå -Länsstyrelsen Central nivå -Regeringen 23

28 Länsstyrelsens ansvar Eftersom Länsstyrelsen ansvarar för det geografiska området arbetar vi med att ge stöd åt, samordna arbetet med och samverka med alla berörda aktörer som finns inom det geografiska området. Men detta innebär inte att Länsstyrelsen tar över ansvar från någon annan. Detta kan utvecklas något. Det vill säga: Vad innebär ovanstående? I detta fall syftade jag på den sista meningen. Områdesansvaret - ett komplement till sektorsansvaret Sektorsansvaret - eller verksamhetsansvaret kallas det ansvar som varje myndighet eller organisation har för sitt eget ansvarsområde. Det geografiska områdesansvaret är ett komplement vid en kris som berör flera sektorer samtidigt. Områdesansvaret pekar ut en sammanhållande aktör för de gemensamma insatser som krävs för att hantera krisen. Ovanstående stycke var oklart skrivet från början och eftersom en del av ovanstående är grammatiskt felaktigt ombads skribenten själv ändra på detta. Med grammatiskt fel syftade jag på den sista meningen. Det är väl inte själva ansvaret som pekar ut en aktör? Det är väl snarare lagstiftning som klargör vem som är ansvarig? Här uppmanades skribenten att tydliggöra detta? Länsstyrelsens uppgifter Länsstyrelsen bygger och upprätthåller nätverk Vi gör regionala risk- och sårbarhetsanalyser Vi informerar om.. (här ombads skribenten ange vad Länsstyrelsen informerar om) Vi verkar för effektivt resursutnyttjande vid en kris Vi ger en enhetlig inriktning av krishanteringsförberedelserna Vi stödjer arbetet med kommunal krishantering och Vi följer upp beredskapsförberedelserna I den redigerade texten har ett par rubriker tillkommit eller ändrats för att skapa tydligare struktur. Vidare har de passiva verben bytts ut till aktiva. Tidigare var texten otydlig då det inte framgick vilken myndighet som Länsstyrelsen syftade på i texten. I den redigerade versionen framstår Länsstyrelsen som ett handlande subjekt på ett tydligare sätt. 24

29 I den oredigerade texten förekom det att meningsbyggnaden var felaktig. Detta gällde i följande stycke: Det geografiska områdesansvaret innebär att den myndighet som har detta ansvar ska arbeta för att stödja, samordna och samverka med alla berörda aktörer inom det geografiska området men tar inte över ansvar från någon annan. Det är inte korrekt svenska eftersom det inte är möjligt att stödja med alla berörda aktörer. I den respons som jag gav webbredaktören fick denne person följande råd: Skriv: Vi arbetar för att ge stöd åt, samordna arbetet med och samverka med alla berörda aktörer som finns inom det geografiska området. Men detta innebär inte att vi tar över ansvar från någon annan. (Här ombads skribenten utveckla vad hon menar med detta?) Eftersom jag inte anser att webbredaktören gav tillräckligt med information bad jag henne att utveckla ovanstående stycke. Jag har även inflikat en sådan kommentar på ytterligare ett ställe där jag har kommenterat ett fel i texten. Vidare har alla att-satser ändrats och här låter jag istället Länsstyrelsen framstå som ett handlande subjekt. När det gäller tillgänglighetsaspekterna på webbsidan fanns det inga bilder och därför var inga alternativfält ifyllda. I rutan Tooltip hade webbredaktören lagt in bristfällig information då det endast framgick var länkarna leder. Det framgick inte hur stort dokumentet var, vilken typ av dokument det var eller om det öppnades i nytt fönster eller inte. I den oredigerade texten var en rubrik i fel format. Det är den rubrik som jag döpt om till Länsstyrelsens ansvar. När det gäller länkarna har webbredaktören placerat dem där de hör hemma, i högerboxar. Text 3 Stiftelsen solstickan Ett textutdrag från den redigerade versionen av texten stiftelsen solstickan presenteras här nedan: Vem kan få bidrag Länskommittén lämnar bidrag till ungdomar eller yngre vuxna med funktionshinder eller svår sjukdom till stöd för hans eller hennes utveckling och välbefinnande. Kommittén beviljar även bidrag till organisationer som arbetar för barn, ungdomar och yngre vuxna med funktionshinder eller sjukdom. 25

30 Hur ansöker jag Om du söker som privatperson (I detta stycke föreslås redaktören beskriva hur privatpersoner ska bära sig åt för att söka bidrag) Om du söker för en organisation bifogar du en verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning med ansökan. I ovanstående stycke föreslås redaktören mer utförligt beskriva hur organisationer söker bidrag. Söks bidrag på en förtryckt blankett eller i brödtext som den sökande författar själv? Var skickar jag ansökan? Om du söker bidrag som privatperson eller för en organisation ska du skicka ansökan till Länskommittén. Här föreslås redaktören skriva adressen dit ansökan ska skickas. Tänk på att Länskommittén som regel sammanträder två gånger per år och tar ställning till ansökningarna - nästa gång i juni Ansökan måste därför vara hos Länskommittén senast den 15 maj Länskommitténs styrelse I Länskommitténs styrelse sitter landshövdingen, ordförande, och Inger Wenngren från Länsstyrelsen, Irén Lejegren från Regionförbundet Örebro län och Martin Lind från Landstinget. I den ursprungliga texten använde skribenten passiva verb och tilltalade läsaren på ett opersonligt sätt. I den redigerade texten har passiva verb ändrats till aktiva för att det tydligare ska framgå vem som gör vad. I texten har även det opersonliga tilltalet ändrats till ett personligt du-tilltal. Vidare var det i den ursprungliga texten otydligt hur privatpersoner och organisationer skulle bära sig åt rent praktiskt för att söka bidrag. I den redigerade texten bad jag därför skribenten att lägga till information som tydliggör hur den sökande gör en ansökan. Rubriker har ändrats och lagts till för att det ska bli lättare för läsaren att tydligt urskilja vem som kan söka bidrag, hur man söker och var man skickar ansökan. Strukturen har således ändrats. I den redigerade texten bad jag även skribenten lägga till en adress dit den sökande kan skicka ansökan. 26

31 När det gäller tillgänglighetsaspekterna fanns det en bild där alternativfältet var ifyllt med tillräcklig information. I rutan Tooltip hade webbredaktören lagt in information om var länkarna leder. Men i dess två framgick det inte hur stort dokumentet var, vilken typ av dokument det var eller om det öppnades i nytt fönster eller inte. Vidare var alla rubriker i rätt format. När det gäller länkarna hade webbredaktören placerat dem där de hör hemma, i högerboxar. Text 4 Information om älgjakt Här nedan presenteras resultat från analysen av texten Information om älgjakt. Eftersom den fullständiga texten bedöms som alltför lång återges endast en del av den redigerade versionen här nedan. Älgskötselområde Ett stort och stabilt jaktområde registrerar Länsstyrelsen som älgskötselområde. Det sker om området har sådan storlek och arrondering att det tillåter vård av en i huvudsak egen älgstam. I Örebro län innebär det att området ska vara ca ha stort och att det bör tåla en årlig avskjutning av ca 25 älgar. Inom ett sådant område sker älgjakten utan licens. Här är det jägarna och markägarna som är ansvariga för att upprätta en skötselplan över området. I denna skötselplan ska de beskriva sin gemensamma målsättning för älgskötseln. Det är frivilligt att ansluta sig till ett skötselområde och det finns inga särskilda villkor för utträde ur ett sådant område. Bestämmelserna för jakttiden är desamma som för A-områden. Men här är det även tillåtet att bedriva s k havreälgsjakt (skyddsjakt vid odlade fält) fr o m den 16 augusti. Innan ovanstående stycke diskuteras ska vissa övergripande problem nämnas. Dessa problem blev tydliga vid analysen av texterna inom området älgjakt. När texterna om älgjakt analyserades upplevde jag nämligen det problematiskt att redigera texten eftersom det bitvis var svårt att förstå innehållet. Övergripande sett var texterna skrivna för målgruppen jägare vilket kan ha bidragit till att de var svårlästa för en person som inte redan är insatt i ämnet. Min uppfattning var dock att mycket information gavs på ett komprimerat sätt. I mina förslag till skribenten föreslog jag därför att vissa saker kunde skrivas på ett enklare sätt alternativt förklaras mer utförligt. Det som har ändrats i stycket med rubriken älgskötselområde är att de passiva verben har ändrats till aktiva. I den redigerade versionen har texten även förenklats. Textraderna som handlar om markägarnas och jägarnas ansvar för skötselplanen har i den redigerade versionen en mer pedagogisk uppbyggnad. Samma innehåll skrivs i den redigerade versionen med två meningar. I den ursprungliga versionen skrevs detta med en mening. Jag har med dessa förändringar bidragit till att det uppstår ett bättre flyt i texten samtidigt som innehållet i texten framgår på ett tydligare sätt. 27

32 När det gäller tillgänglighetsaspekterna på webbsidan fanns det inga bilder och därför har inga alternativfält fyllts i. I rutan Tooltip hade webbredaktören lagt in fullständig information till många av länkarna men inte till alla. I vissa framgick det endast vad dokumentet innehöll och att det öppnades i nytt fönster. Vidare var alla rubriker i rätt format. När det gäller länkarna har webbredaktören placerat dem där de hör hemma, i högerboxar. 8.2 Övergripande analysresultat Här nedan har de huvudsakliga och mer övergripande analysresultaten samlats Ton och stil Eftersom det är olika skribenter som skrivit de texter som har analyserats kan ton och stil variera mellan dessa. Detta beror även på att skribenterna har använt olika texter som utgångsläge då de publicerat texter på webben. En del har använt mer byråkratiskt skrivna dokument, en del har använt texter från trycksaker eller texter som har hämtats från skyltar vid utflyktsmål och liknande. Här anser jag det väsentligt att poängtera att texterna som fanns på skyltar vid utflyktsmål var skrivna på ett förenklat sätt och anpassade för målgruppen barn/ungdomar medan de byråkratiskt skrivna dokumenten ofta var anpassade för personer som redan har en del förkunskaper inom området. Då det förekommer att skribenter har använt dessa olika typer av texter inom samma område har detta lett till att det uppstått skillnader i innehåll på olika sidor under samma område. Detta är till exempel fallet i de texter som var placerade under området sevärda kulturmiljöer. Inom detta område fanns det nämligen vissa texter som var skrivna på ett mer förenklat sätt än de övriga utan att det av strukturen att döma framgick att det låg en strategi bakom detta. Mitt förslag är att det kan vara lämpligt att använda sig av förenklad information på vissa sidor. Men denna information ska i så fall ligga på de första sidorna inom varje område. Skribenten kan sedan lämna mer ingående information via andra underliggande sidor Personligt tilltal Länsstyrelsens medarbetare tilltalade i stor utsträckning målgrupperna på ett opersonligt sätt. Detta uppfattade jag som ett utbrett problem då det i en mycket begränsad utsträckning förekom att målgrupperna tilltalades personligt. I till exempel texterna om jakt skulle ett du tilltal vara lämpligt men här har skribenten undvikit att använda ett sådant. Endast i texterna som hör till området Lantbruk har skribenten varit flitig med att använda ett direkt tilltal vilket har bidragit till att texterna upplevs som mer personliga och konkreta. I övriga texter har skribenterna riktat sig till målgrupperna på ett opersonligt sätt. Utifrån detta bedömer jag att en av de viktigaste frågorna för Länsstyrelsens medarbetare är att i mer frekvent utsträckning tilltala användaren med ett personligt tilltal. 28

33 8.2.3 Aktiva verb Länsstyrelsens medarbetare använde inte bara ett opersonligt tilltal i stor utsträckning utan undvek även att uttrycka sig med aktiva verb. I analysresultaten blev det uppenbart att detta utgjorde ett stort problem. I ca 90 procent av fallen hade skribenten valt passiva verb framför aktiva. Ofta användes ett byråkratiskt och svårtillgängligt språk och Länsstyrelsen beskrevs i dessa fall inte som en handlande aktör vilket bidrog till att göra texterna svårtillgängliga. För att texterna ska vara så konkreta som möjligt och för att läsaren tydligt ska veta vad det är han eller hon ska göra/är skyldig att göra och så vidare är det viktigt att Länsstyrelsen i Örebros medarbetare uttrycker sig med aktiva verb i större utsträckning. Utifrån mina analysresultat bedömer jag att detta är en viktig del att komma till rätta med för att texterna ska uppfattas som lättillgängliga för allmänheten Struktur En del texter har mer tydlig struktur än andra. Det som framför allt bidrar till att en text upplevs som strukturerad är att skribenten låter relationen mellan orsak och verkan framgå i texten. Genom att använda sig av bindeord gör skribenten det lättare för läsaren att förstå hur olika samband hänger samman. I många texter är problemet att skribenten utelämnar information som är viktig för förståelsen av texten som helhet. Då blir texten svår att förstå. Meningslängden var oftast inget problem i Länsstyrelsens texter på webben. Men det har förekommit att jag har ändrat ordföljden i en del stycken samt sammanfogat två meningar för att förbättra flödet i texten. Frågan om struktur är något som företrädesvis diskuteras i det enskilda fallet. Jag bedömer det således som svårt att uttala sig generellt om detta Rubriker och ingresser Vad det gäller rubriker och ingresser var dessa informativa i varierande utsträckning. Ibland fattades ingresser och rubriker där de behövdes och i vissa fall var den information som fanns där otillräcklig. I texterna under området Rådslag för ett ännu bättre Örebro fattades ingresser helt och hållet. Det förekom även att ingresser saknades i texter som tillhör de andra områdena men här i en mer begränsad utsträckning. När det gäller rubriker var rubriken CBRN-beredskap som låg under området krishantering ett exempel på en otydlig rubrik. Som läsare förstod jag inte att det var hälsoskadliga ämnen detta handlade om. Generellt sett är det svårt att uttala sig om hur väl skribenterna hanterar rubriksättning och författande av ingresser. Detta är något som måste diskuteras i det enskilda fallet. 29

34 8.2.6 Tillgänglighet Här sammanfattar jag de resultat som rör texterna ur tillgänglighetssynpunkt. 1. Högerboxar - Webbredaktörerna har allra oftast lagt in länkar i högerboxar men det förekommer i ett fåtal fall att länkar ligger i brödtexten. Detta utgjorde dock inget omfattande problem. 2. Tooltip - Redaktörerna har oftast fyllt i rutan Tooltip men denna information är i stor utsträckning ofullständig. I ca 90 procent av fallen har skribenten utelämnat vissa uppgifter. Detta kan således betraktas som ett omfattande problem. 3. Alternativ text - När det gäller alternativtexter har skribenterna fyllt i text i nästan 100 % av fallen. Detta bedöms därför inte utgöra något problem för webbredaktörerna. 4. Formatmallar - Många skribenter har använt formatmallarna på rätt sätt, i texterna som handlar om Lantbruk och om sevärda kulturmiljöer har det dock varit fel storlek på vissa underrubriker. Detta bedöms utgöra ett problem i ca 20 % av de texter jag har analyserat i denna uppsats. 8.3 Möten med medarbetarna Här nedan diskuteras det bemötande jag fick då jag träffade olika medarbetare för att diskutera deras texter. Här framgår det hur samtalen fungerade samt vilka åsikter och ideer som medarbetarna förde fram vid våra möten. Avslutningsvis diskuteras även medarbetarnas benägenhet att ändra i texterna De inledande samtalen I de inledande mötena som jag höll med medarbetare har deras reaktioner och bemötande varit olika. En del personer har jag uppfattat som ganska reserverade. Detta hänger förmodligen samman med att det är känsligt att få sitt språk analyserat av någon de inte träffat tidigare. Två av webbredaktörerna sa vid det inledande samtalet att de hade tänkt sig Länsstyrelsens samarbetspartners som främsta målgrupper vilket kan vara en förklaring till att texterna är byråkratiskt skrivna och inte särskilt tillgängliga för personer med lässvårigheter. Andra målgrupper som övriga webbredaktörer har nämnt är skolungdomar samt allmänheten. Vid analysen av texterna märks det att webbredaktörer gjort försök att anpassa texter till målgruppen ungdomar genom att använda skyltar från utsiktsplatser som mallar vid författande av texter för webben Medarbetarnas reaktioner på mina textförslag När jag återrapporterade mina analysresultat gjorde jag det genom ett personligt möte samt genom att jag bifogade textförslag via mail. Vid det personliga mötet lyssnade tre av webbredaktörerna till mina textförslag utan att komma med invändningar eller egna ideér. 30

35 Bland övriga medarbetare fanns det en webbredaktör som var av annan åsikt än jag när det handlade om strukturen i en text vilket gav upphov till en diskussion. Jag uppfattade detta som positivt då det innebar att personen själv gjordes delaktig och att hon själv reflekterade kring hur språket ska användas. I ett samtal med en annan webbredaktör framkom det att hon skrev som hon gjorde för att den föregående webbredaktören skrev på ett liknande sätt. Detta kan vara en förklaring till att personen inte anpassat sig till de riktlinjer som finns i de dokument som presenterades i uppsatsens tidigare kapitel. Det finns även andledning att tro att hon inte funderat kring hur texter ska målgruppsanpassas. Personen säger själv att det ringer folk som inte förstår vad hon har skrivit på hemsidan och menar att hon själv måste koncentrera sig för att förstå en del saker som hon har skrivit. Övriga två webbredaktörer visade stort intresse för de förslag jag gav och en av dessa försäkrade att han skulle se till att texterna blev ändrade Hur benägna är medarbetare att göra förändringar i texterna Det var endast en webbredaktör som tydligt sa att han skulle göra de textförändringar jag föreslog och som även sett till att en del av dessa textförändringar har blivit gjorda i juni Ytterligare en webbredaktör hade under juni månad gjort begränsade ändringar då han rättat till rubriker som var i fel format. Övriga webbredaktörer hade vid denna tidpunkt inte genomfört några förändringar i de texter som ligger utlagda för allmänheten på webben. Men i december månad år 2008 hade däremot en del ändringar gjorts på de sidor som rör området jakt. Detta visar att webbredaktören antagligen hade en pressad arbetssituation och dröjde med att ändra i ursprungstexterna på grund av detta. Hos denna webbredaktör fanns uppenbarligen viljan att förbättra texterna. 9. Slutsatser och diskussion Här nedan presenteras de viktigaste slutsatserna samt övergripande råd för ökad målgruppsanpassning. Därefter diskuteras arbetet som språkvårdare övergripande varpå min egen insats som språkvårdare utvärderas. 9.1 Råd för ökad målgruppsanpassning När det handlar om målgruppsanpassning för texter på webben har medarbetare olika uppfattningar om vilka de viktigaste målgrupperna är. De texter som har analyserats i denna uppsats är skrivna för samarbetspartners, allmänheten och skolungdomar. Utifrån detta är det förståeligt att texterna är utformade på olika sätt inom olika områden och att ton och stil varierar mellan de olika texterna. Det är inte säkert att detta skapar några problem för användarna så länge det finns alternativ för de personer som har lässvårigheter eller av andra andledningar inte kan tillgodogöra sig information på svenska. 31

36 För personer med lässvårigheter fanns det sidor med lättläst information på den aktuella webbplatsen och det fanns även möjligheter att tillgodogöra sig information på andra språk. Trots detta tror jag att läsningen skulle kunna underlättas för de befintliga målgrupper som skribenterna har riktat sig till i de texter jag har analyserat. Utifrån de analysresultat som mitt yrkesinriktade arbete gav upphov till finns det anledning att hävda att länsstyrelsens webbredaktörer kan målgruppsanpassa texterna på ett tydligare sätt genom att använda ett direkt tilltal i mer frekvent utsträckning samt utöka användningen av aktiva verb. Det är även viktigt att skribenterna i större utsträckning strukturerar texterna på ett pedagogiskt sätt för att missförstånd mellan skribenten och läsaren ska undvikas. För att målgruppen ska förstå texternas innehåll är det vidare viktigt att dessa är utformade på ett grammatiskt korrekt sätt samt att skribenten undviker att utelämna information som är viktig för förståelsen av texten i sin helhet. Genom att i större utsträckning anpassa innehåll och utformning av texterna till regler om klarspråk och tillgänglighet tror jag även att skribenterna skulle göra texterna läsvänligare för fler målgrupper än de är idag. 9.2 Arbetet som språkvårdare Som språkvårdare anser jag att det är viktigt att vara medveten om att språkbruk är knutet till identitet. Detta innebär att det kan vara svårt för en person att få sitt språkbruk analyserat av någon annan. Inte minst om språkvårdaren inte bara kommer med allmänna råd utan gör en omfattande analys som inkluderar förslag till textförändringar. Det kan även vara bra att veta att det kan finnas vissa skillnader i hur olika personer ser på språket. Eftersom det allra viktigaste är att språkbrukaren tillgodogör sig så mycket som möjligt av de råd och förslag som språkvårdaren ger är det viktigt att språkbrukaren blir delaktig i lärandeprocessen. Här tror jag att det är en fördel om man kan skapa ett förtroende hos den person man samtalar med samt att man kan skapa förutsättningar för en bra dialog Utvärdering av mitt uppdrag I mitt uppdrag fungerade själva analysarbetet som väntat. De skrivregler och riktlinjer som jag utgick ifrån vägledde mig i arbetet med att besvara uppsatsens huvudsakliga frågeställning: I vilken utsträckning är de webbtexter som produceras av webbredaktörer på Länsstyrelsen i Örebro anpassade till regler om klarspråk och tillgänglighet? När det gäller de enskilda analyserna gick jag metodiskt tillväga och skrev utförliga förslag till de enskilda webbredaktörerna. Det jag lyckades mindre bra med var de samtal som jag förde med webbredaktörerna. Jag anser att dessa kunde ha varit dialoginriktade i större utsträckning och det hade varit positivt om dessa hade präglats av en större öppenhet. När jag i efterhand utvärderar mitt arbete tror jag att det fanns olika anledningar till att det inte uppstod livaktiga diskussioner i större utsträckning. 32

37 Till att börja med hade jag inte träffat webbredaktörerna innan jag tog kontakt med dessa för ett inledande samtal. Detta innebar att jag inte var känd för webbredaktörerna sedan tidigare vilket förmodligen gjorde att de inte var lika öppna mot mig som de skulle ha kunnat vara under andra förutsättningar. En annan anledning till att samtalen var dialoginriktade i en mer begränsad utsträckning var att jag i mitt arbete lade tonvikten vid själva analysarbetet och inte lika mycket kring de samtal vi höll. I efterhand tror jag att det hade varit bättre om jag tydligare hade lagt upp en strategi för dessa samtal. Jag tror även att det hade varit klokt att stämma ett tredje mer formellt möte med webbredaktörerna för att diskutera eventuella frågor som hade dykt upp vid genomläsningen av mina förslag. 10. Sammanfattning Det yrkesinriktade arbete som ligger till grund för den här uppsatsen utfördes på uppdrag av Länsstyrelsen i Örebro, under våren år Detta uppdrag bestod av att analysera ett urval av de texter som fanns publicerade på Länsstyrelsen i Örebros hemsida utifrån teorier om klarspråk och tillgänglighet. I denna uppsats presenteras resultaten av detta arbete och här diskuteras medarbetarnas reaktioner på mina textförslag. I resultatredovisningen framgår bland annat att Länsstyrelsens medarbetare i större utsträckning bör använda aktiva verb och ett personligt tilltal i de texter som skrivs för webbplatsen. Länsstyrelsens medarbetare bör även förbättra strukturen i texterna. Här framgår det även att det finns brister i hur Länsstyrelsens medarbetare använder verktygen för publicering på webben. I december månad hade webbredaktörerna gjort begränsade förändringar i de texter som ligger utlagda på webbplatsen. Mer eller mindre begränsade förändringar var vid denna tidpunkt genomförda inom områdena lantbruk, socialt arbete och jakt. I utvärderingen av min insats som språkvårdare bedömer jag att jag gått metodiskt tillväga i själva analysarbetet samt skrivit utförliga analysförslag till webbredaktörerna. Jag anser dock att jag kunde ha lagt upp en tydligare strategi för de samtal jag fört med webbredaktörerna. Dessa kunde ha varit dialoginriktade i större utsträckning. 33

38 Käll litteraturförteckning Tryckta källor: Englund, Helena & Guldbrand Karin (2004), Klarspråk på nätet. Tredje upplagan. Sundbyberg: Pagina Förlags AB Englund, Helena, Sundin, Maria (2004), Tillgängliga webbplatser i praktiken. Stockholm: Jure Bergman, Lotten, Bergman, Olle (2002), Skriv för webben: en praktisk handbok för dig som informerar. Stockholm: Liber Heide, Mats, Johansson, Catrin, Simonsson, Charlotte (2005), Kommunikation och organisation. Malmö: Liber AB Larsson, Larsåke (2005), Tillämpad kommunikationsvetenskap. Andra upplagan. Lund: Studentlitteratur Statsrådsberedningen (Ds 2004:45), Myndigheternas skrivregler. Sjätte upplagan. Stockholm: Fritzes offentliga publikationer Sundström, Tommy (2005), Användbarhetsboken: Bästa sätten att göra fungerande webb. Lund: Studentlitteratur Teleman, Ulf (2003), Tradis och Funkis: Svensk språkvård och språkpolitik efter Nordstedts Ordbok Teleman, Ulf (2004), Rikedom och reda: Svensk språkvård och språkpolitik under äldre nyare tid. Nordstedts Ordbok Verket för förvaltningsutveckling (2007), Vägledning 24-timmarswebben: Effektivare och bättre service på webbplatser i offentlig sektor. Stockholm: Edita 34

39 Interna dokument: Kommunikationshandbok: Länsstyrelsen i Örebro Län. Länsstyrelsen i Örebro ( ) Finns även på: ( ) Länsstyrelsens Handikapplan Länsstyrelsen i Örebro ( ) Riktlinjer för publicering på Länsstyrelsen i Örebro ( ) Övriga otryckta källor: Försörjningsstöd/ Ekonomiskt bistånd Länsstyrelsen i Örebros hemsida: (080413) Information om älgjakt Länsstyrelsen i Örebros hemsida: (080410) Jämställdhet Länsstyrelsens hemsida: (080507) Klarspråkstestet Språkrådets hemsida: (080411) Landshövdingar Regeringskansliets hemsida: (080507) Medarbetare på Staben Länsstyrelsen i Örebros hemsida: (090210) Om Länsstyrelsen Länsstyrelsens hemsida: (080507) 35

40 Om Länsstyrelser Regeringskansliets hemsida: (080507) Sociala frågor Länsstyrelsens hemsida: (080507) Skötsel av landskapselement med särskilda värden Länsstyrelsen i Örebros hemsida: (080411) Tillsyn Länsstyrelsen i Örebros hemsida: (080410) 36

41 Ovan visas webbplatsens förstasida med den globala menyn samt valboxmenyn Ovan visas den globala menyn samt valboxmenyn. 37