Styrelsen för Väsby välfärd Sammanträdeshandlingar

Transkript

1 Styrelsen för Väsby välfärd Sammanträdeshandlingar

2 Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare Jenny Magnusson Dnr: Fax SVV/:8 Styrelsen för Väsby välfärd Väsby välfärds chef informerar Ärendebeskrivning 1. Ersättningsmodell för skolan. Barbro Johansson, chef för Väsby välfärd, informerar Väsby välfärds förslag till beslut Styrelsen för Väsby välfärd godkänner redovisningen av informationen. Väsby välfärd Barbro Johansson Chef Väsby välfärd 1

3 Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare Jenny Magnusson Dnr: Fax SVV/:6 Styrelsen för Väsby välfärd Meddelanden Ärendebeskrivning 1. Information om ny tillsynsmyndighet Information från Utredningen om inrättande av Inspektionen för vård och omsorg. 2. Arbetsordning för kundvalskontoret och Väsby välfärd om huvudmannaskap. Protokollsutdrag från utbildningsnämnden , 5 (UBN/:14). 3. Tillägg till utbildningsnämndens plan för systematiskt kvalitetsarbete. Protokollsutdrag från utbildningsnämnden , 6 (UBN/2012:273). 4. Redovisning av åtgärder på Väsby nya gymnasium. Protokollsutdrag från utbildningsnämnden , 7 (UBN/2012:286). 5. Utvärdering av rutin för beredning av motioner och medborgarförslag. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 37 (KS/2008:69). 6. Utvärdering av förenklad hantering av medborgarförslag. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 38 (KS/2008:152). 7. Revisionsberättelse och ansvarsfrihet 2012 för Upplands Väsby kommun. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 40 (KS/:192, KS/:191, KS/:190). 8. Årsredovisning Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 41 (KS/2012:417). 9. Revidering av reglemente för styrelsen för Väsby välfärd. Protokollsutdrag från kommunfullmäktige , 45 (KS/:41). 10. Månadsrapport februari för Upplands Väsby kommun. Protokollsutdrag från kommunstyrelsen , 60 (KS/:3). 1

4 Väsby välfärds förslag till beslut Styrelsen för Väsby välfärd godkänner redovisningen av meddelanden. Väsby välfärd Barbro Johansson Chef Väsby välfärd 2

5 Tjänsteutlåtande Nämndsekreterare Jenny Magnusson Dnr: Fax SVV/:7 Styrelsen för Väsby välfärd Redovisning av delegationsbeslut Ärendebeskrivning Styrelsen för Väsby välfärd (tidigare produktionsstyrelsen) har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med nämndens delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden omprövar eller fastställer delegationsbesluten. Däremot får nämnden återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet. Till sammanträdet den 22 maj finns följande delegationsbeslut att rapportera: Delegationsärenden Datum Delegat Beslut om mottagnings- och beslutsattestanter Chef Väsby välfärd Väsby välfärds förslag till beslut Styrelsen för Väsby välfärd godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Väsby välfärd Barbro Johansson Chef Väsby välfärd 1

6 Tjänsteutlåtande Utvecklingsledare Maebel Lindby Dnr: Fax SVV/:62 Styrelsen för Väsby välfärd Väsby Stöds strategi Ärendebeskrivning Väsby Stöds strategi för åren anger inriktning för den framtida planeringen av verksamheten. Den visar vilken utveckling och vilka förändringar som förväntas under perioden och hur Väsby Stöd kan tillgodose dessa. Verksamhetsspecifika lagar för insatser till personer med funktionsnedsättning styrs till största delen av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), socialtjänstlagen (SoL) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Dessutom tillkommer riktlinjer från Socialstyrelsen och den politiska ledningen i kommunen. Kommunstyrelsen antog den 1 december 2008 Upplands Väsby kommuns handikappolitiska program. Väsby Stöd följer kommunfullmäktiges övergripande mål som utgår från de fyra perspektiven, kund, samhälle & miljö, medarbetare och ekonomi. Väsby Stöd har valt att fokusera på kundnöjdhet, marknadsutveckling, kvalitet, ledarskap, medarbetarskap och lokaler som viktiga utvecklingsområden inför år Skapa nätverk för kunden, möjligheten till ökat medbestämmande, fler fritidsaktiviteter, möta upp nya behov, omhändertagande av personer med funktionsnedsättning och demenssjukdom och allmänhälsa för målgruppen är sex prioriterade områden för att öka kundnöjdheten. Väsby Stöd är idag marknadsledande i kommunen. Väsby Stöd kommer att ta fram en markandsföringsplan som ska gälla mellan Vi ser en möjlighet att erbjuda våra tjänster till kunder inom andra kommer där lagen om valfrihet (LOV) införts. Utifrån social och äldrenämndens kvalitetsledningssystem har Väsby Stöd tagit fram processkartor, övergripande och lokala rutiner. Dessa finns samlade i en gemensam kvalitetsbok, som också innehåller olika styrdokument. För att säkra att medarbetare har kunskap om dessa, kommer en webbaserad utbildning att tas fram som alla medarbetare ska genomgå. Ett kvalitetsdiplom ges som bekräftelse på att en godkänd nivå har uppnåtts. Ett kvalitetsråd kommer att bildas med deltagare från olika enheter. 1

7 Rådets uppdrag är att ansvara för att kvalitetsarbetet och internkontrollen fortlöper. Deltagarna ska även utbildas till kvalitetsrevisorer. Allt för att säkra upp att kunderna får det stöd de behöver och att deras inflytande tas tillvara. Väsby stöd har en kompetensutvecklingsplan som omfattar alla medarbetare. Såväl satsningar på grundutbildning genom exempelvis Omvårdnadslyftet är nödvändiga, men även kortare fortbildningsinsatser behövs. En längre satsning i yrkeshögskolans regi är aktuell under de kommande åren för nyckelgrupper. Väsby stöds chefers kommer att delta i ett särskilt kompetensutvecklingsprogram. För att säkerställa en hög kvalitet och kostnadseffektivitet kommer vi att fortsätta samverka med andra kommuner, Socialstyrelsen, EU, och olika handikapporganisationer om utbudet av kompetenshöjande insatser. Vi behöver skapa en egen lokalförsörjningsplan tillsammans med kundvalskontoret och kontoret för samhällsbyggnad för att möta upp framtida behov av lokalanpassningar och behovet av nya lokaler. En investeringsplan för år ska tas fram för att kunna planera underhållsbehovet av lokaler och bostäder inom Väsby Stöd. Inom Väsby Stöd finns 29 procent icke fullvärdiga lägenheter. Det innebär bl.a. att våra kunder får dela hygienutrymmen. Många är också små, vilket försämrar medarbetarnas arbetsmiljö vid omvårdnad och förflyttningar. Väsby välfärds förslag till beslut Styrelsen för Väsby välfärd antar Väsby Stöds strategi för år Väsby välfärd Barbro Johansson Chef Väsby välfärd Yvonne Boberg enhetschef Bilagor; 1. Väsby Stöds strategi för år Väsby stöds strategi för år -1016, bilaga 1 och 2 2

8 Styrdokument, plan Utvecklingsledare Maebel Lindby Dnr Fax SVV/:62 Väsby Stöds strategi Nivå: Nämndspecifikt styrdokument Antagen: Styrelsen för Väsby välfärd den Reviderad: Giltig t.o.m: Den 31 maj år 2016 Ansvarig ägare: Kontorschef Väsby välfärd

9 Väsby Stöds utvecklingsstrategi år Bakgrund och syfte Väsby Stöd har i uppdrag att driva bostad med särskild service, daglig verksamhet, personlig assistans, korttidstillsyn för skolungdom över 12 år samt övriga stödinsatser. Väsby Stöd vänder sig till personer i alla åldrar med rätt till insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och socialtjänstlagen (SoL). Väsby Stöds strategi för åren anger inriktning för den framtida planeringen av verksamheten. Den visar vilken utveckling och vilka förändringar som förväntas under perioden och hur Väsby Stöd kan tillgodose dessa. Lagar, riktlinjer och handikappolitisk viljeinriktning Verksamhetsspecifika lagar för insatser till personer med funktionsnedsättning styrs till största delen av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), socialtjänstlagen (SoL) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Dessutom tillkommer riktlinjer från Socialstyrelsen och den politiska ledningen i kommunen. Kommunstyrelsen antog den 1 december 2008 Upplands Väsby kommuns handikappolitiska program. Kommunen vill med programmet Delaktighet, tillgänglighet och gott bemötande omsätta såväl FN:s standardregler som de nationella handikappolitiska målen till verklighet. Programmets inriktningsmål visar vilka områden som ska prioriteras och poängterar vikten av delaktighet, tillgänglighet och gott bemötande. Kommunen har ett samverkansavtal med Handikappföreningens samarbetsorgan (HSO) som syftar till att höja kunskapsnivån inom den kommunala verksamheten och sprida erfarenhet om levnadsvillkor och behov för personer med funktionsnedsättning. HSO deltar också i den kommunala planeringen för att tillvarata intressen för personer med funktionsnedsättning. Kontinuerliga samverkansmöten sker mellan kommunstyrelsen och HSO i det kommunala handikapprådet (KHR). Mål Väsby Stöd följer kommunfullmäktiges övergripande mål som utgår från de fyra perspektiven, kund, samhälle & miljö, medarbetare och ekonomi. Kundnöjdhet med kunden i fokus är ett förhållningssätt som präglar all verksamhet inom Väsby Stöd. Nyckelorden är tillgänglighet, delaktighet, trygghet och ett gott bemötande. Genom Kvalitetsbarometern mäter kundvalskontoret vartannat år kvalitet och kundnöjdhet. Trygghet, delaktighet, inflytande och kontinuitet är delar i undersökningen. Väsby Stöd utgår från individuella arbetssätt där kunden är delaktig. Dokumentation och kompetensutveckling är en del av kvalitetssäkringen. Kommunens miljömål följs upp genom mätning av gemensam avfallskompostering och säkerhetsanvändning av kemikalier.

10 Väsby Stöds utvecklingsstrategi år Målen inom medarbetarperspektivet fokuseras på att öka frisknärvaron, känna stolthet och arbetsglädje i sin yrkesroll samt delaktighet. Kompetensutveckling sker fortlöpande. En kontinuerlig process är att stärka cheferna till goda ledare. Uppföljning sker genom att mäta nöjd-medarbetar-index och nöjd-ledarskapsindex. Rutiner och struktur för ekonomisk uppföljning varje månad säkrar målet om att ha en ekonomi i balans. Det systematiska kvalitetsarbetet säkerställs med interna kvalitetsrevisioner och lokala riktlinjer. Omvärldsanalyser med jämförelser ska leda till ständiga förbättringar. Vision Väsby Stöds vision är att varje kund ska känna livsglädje. Fokusområden 1. Kundnöjdhet 2. Marknadsutveckling 3. Kvalitet 4. Ledarskap och medarbetarskap 5. Lokaler 1. Kundnöjdhet Det handikappolitiska programmets intension är att alla människor är olika men har lika värde. Målet är att undanröja hinder så att det blir möjligt för personer med funktionsnedsättning att få samma möjligheter som andra till delaktighet och jämlikhet i levnadsvillkoren. Följande utvecklingsområden har identifieras för de kommande åren; Skapa nätverk Våra kunder har svårt att skapa nätverk. Med hjälp av representanter från frivilliga intresseorganisationer, anhöriga och volontärer kan stöd ges för att ökat socialt nätverk till fler aktiviteter. Medbestämmande Kundernas möjlighet att påverka beslut om verksamheten behöver utvecklas. En modell för detta behöver arbetas fram. Som inspiration kommer vi att använda oss av goda exempel från Danmark. Dessutom kommer fokusgrupper att användas för att ta tillvara kundernas egna önskemål bättre.

11 Väsby Stöds utvecklingsstrategi år Fritidsaktiviteter Fritidsaktiviteter efterfrågas hos våra kunder. De aktiviteter som föreningslivet erbjuder är inte alltid anpassat till personer med intellektuell funktionsnedsättning. För att utveckla detta område ska en förening bildas där vi samlar de aktiviteter som idag finns inom Väsby Stöd. Nya behov Personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar ökar genom att fler diagnostiseras. Här står vi inför andra frågeställningar än vad som tidigare varit kända. Det innebär att vi måste utveckla nätverk med andra kommuner och utveckla fler arbetsmetoder för att möta de kommande behoven. Väsby Stöd har anställt en koordinator som kommer att utreda behov av framtida verksamhet för daglig verksamhet och tillsyn över 12 år genom besök på skolor och andra verksamheter. I Danmark organiseras stödet för personer med förvärvad hjärnskada i en s.k. utvecklingskedja. Samtliga insatser finns samlade under en enhet såsom fysioterapi, sjukgymnastik, anhörigstöd och boendekedja. Ett arbete ska påbörjas med att utreda om det finns förutsättning att samordna externa och interna resurserna för att ge ett bättre helhetsstöd till våra kunder. Samarbetspartners skulle kunna vara andra kommuner, landsting, frivilliga organisationer och habiliteringen. Demens Personer med intellektuell funktionsnedsättning lever längre idag och har inte längre enbart en funktionsnedsättning utan även andra åldersförändringar. Hos personer med Downs Syndrom är tidig demens ofta förekommande. Det krävs en utökad demenskunskap och kunskap om åldersförändringar för våra medarbetare. Hälsa En annan utmaning är allmänhälsan hos våra kunder. Det är inte alltid enkelt att förstå innebörden av att röra sig och äta rätt för våra kunder. Ett utvecklingsarbete pågår med att skapa ett koncept till hälsoplan för våra kunder med bl.a. hälsokörkort och bildande av hälsogrupper. 2. Marknadsutveckling Väsby Stöd är idag marknadsledande i kommunen. Väsby Stöd kommer att ta fram en markandsföringsplan som ska gälla mellan Inom daglig verksamhet har Väsby Stöd marknadsandelar motsvarande 90 procent. Under strategiperioden prognostiserar vi med att behov av daglig verksamhet för nya kunder kan komma att öka med cirka 30 procent. Vi ser också en möjlighet att erbjuda våra tjänster till kunder inom andra kommer där lagen om valfrihet (LOV) införts. När det gäller boende med särskilt stöd har vi idag 75% av marknaden och även här räknar vi med att efterfrågan kommer att öka.

12 Väsby Stöds utvecklingsstrategi år Inom personlig assistans är marknadsandelen 20%. Här finns många konkurrerande företag, men också flera pågående statliga utredningar som kan förändra villkoren för verksamheten. Vi kommer att följa utvecklingen för att kunna bedöma möjligheten till att utöka våra marknadsandelar även här. Insats Väsby Stöd (antal kunder) Externa aktörer (antal kunder) Marknadsandel i % Daglig verksamhet % Bostad med särskild service % Personlig assistans % Dec Kvalitet Utifrån social och äldrenämndens kvalitetsledningssystem har Väsby Stöd tagit fram processkartor, övergripande och lokala rutiner. Dessa finns samlade i en gemensam kvalitetsbok, som också innehåller olika styrdokument. För att säkra att medarbetare har kunskap om dessa kommer en webbaserad utbildning att tas fram som alla medarbetare ska genomgå. Ett kvalitetsdiplom ges som bekräftelse på att en godkänd nivå har uppnåtts. Ett kvalitetsråd kommer att bildas med deltagare från olika enheter. Rådets uppdrag är att ansvara för att kvalitetsarbetet och internkontrollen fortlöper. Deltagarna ska även utbildas till kvalitetsrevisorer. Allt för att säkra upp att kunderna får det stöd de behöver och att deras inflytande tas tillvara. Kvalitetsbok 4. Ledarskap och medarbetarskap Ett gott medarbetarskap och ledarskap är viktiga förutsättningar för att utveckla verksamheten och leva upp till Väsby Stöds vision. Kompetensinventering ska genomföras årligen med utgångspunkt från yrkeskrav. Såväl satsningar på grundutbildning genom exempelvis Omvårdnadslyftet är nödvändiga, men även kortare fortbildningsinsatser behövs. Utifrån inventeringen skapas en kompetensutvecklingsplan som omfattar alla medarbetare och uppdateras årligen. En längre satsning i yrkeshögskolans regi är aktuell för medarbetare med utökat ansvar under de kommande åren. Väsby stöds chefers kommer att delta i ett särskilt kompetensutvecklingsprogram. För att säkerställa en hög kvalitet och kostnadseffektivitet kommer vi att fortsätta samverka med andra kommuner, Socialstyrelsen, EU, och olika handikapporganisationer om utbudet av kompetenshöjande insatser.

13 Väsby Stöds utvecklingsstrategi år Pensionsavgångar Väsby Stöd står inför relativt stora pensionsavgångar motsvarande cirka procent av totalt 225 medarbetare under perioden. Det innebär att Väsby Stöd aktivt behöver arbeta för att säkerställa tillväxten. Utvecklingsmöjligheter och karriärvägar måste ses över liksom möjligheten att rekrytera nya medarbetare. Väsby Stöd har redan idag praktikanter, men behöver arbeta ytterligare för att ta emot fler. Dessutom kommer marknadsföring att ske genom att ha ambassadörer för verksamheten på gymnasieskolor i syfte att intressera elever att utbilda sig inom området. 5. Lokaler Vi behöver skapa en egen lokalförsörjningsplan tillsammans med kundvalskontoret och kontoret för samhällsbyggnad för att möta upp framtida behov av lokalanpassningar och behovet av nya lokaler. En investeringsplan för år ska tas fram för att kunna planera underhållsbehovet av lokaler och bostäder inom Väsby Stöd. Inom Väsby Stöd finns 29 procent icke fullvärdiga lägenheter. Det innebär bl.a. att våra kunder får dela hygienutrymmen. Många är också små, vilket försämrar medarbetarnas arbetsmiljö vid omvårdnad och förflyttningar. Lokaler för daglig verksamhet /tillsyn över 12 år måste vara verksamhetsanpassade utifrån individuella behov hos kunderna. Framtida behovet av lokaler är stort, då vi prognostiserar ökning av antalet deltagare. Redan idag har vi brist på anpassade lokaler. Uppföljning I samband med verksamhetsberättelsen kommer detta strategidokument att följas upp och vid behov revideras. Bilagor: Lokal- och boendestandard Riskanalys Väsby Stöd Yvonne Boberg enhetschef

14 Lokal- och bostadsstandard år Bilaga 1 Verksamhet Antal Status Ägare/Kontraktstid lägenheter Gruppbostäder Upplysningens väg 5 Fullvärdig Väsbyhem Ryttargatan 6 Fullvärdig Inflyttning hösten Trädgårdsmästarevägen 3 5 Fullvärdiga Privat fastighetsägare Sandavägen Fullvärdiga Kommunen Lövstavägen Fullvärdiga HSB Lövstavägen 31 4 Ej fullvärdigt Privat bostadsrättsförening Allhelgonavägen 7 5 Ej fullvärdiga SP förvaltning Blommelundsvägen st ej fullvärdiga Bo i Väsby Maria Krantzonsväg st ej fullvärdiga Bo i Väsby Planerade bostäder Prästgårdsmarken 6? Fullvärdiga År? Drift? Ev. möjlig? Baldersgården 10 Fullvärdiga Kommunen. Inflyttning 2014? Verksamhet Antal Status Ägare/Kontraktstid lägenheter Serviceboende Hasselgatan 20 7 Väbyhem Hasselgatan 50 8 Behov av anpassning Väbyhem Maria Krantzonsväg Väbyhem Kavallerigatan 6 Privat bostads.förening Verksamhet Antal Status Daglig verksamhet Händelseriket, Holmvägen Allmänt underhåll Café Astrid, Dragonvägen Allmänt underhåll Alternativ, Dragonvägen Anpassning pågår Lotsen, Dragonvägen Ska flytta in under Kommungruppen, Dragonvägen Allmänt underhåll Hörnans Verkstad, Drabantvägen 9B Vattenskada. Andra aktörer önskar denna lokal. Autismcenter N:Berget, Stallgatan Allmänt underhåll Autismcenter S:Berget, Ryttarg Anpassad för våra verksamheter Närmiljöteamet, Smedbyvägen Anpassad för våra verksamheter Ateljé Tygtrycket, Optimusvägen 12B 8-12 Anpassad för våra verksamheter, köksutrymme kräver anpassning Vilunda Snick, Optimusvägen 12B 8-12 Renoveringsbehov Tillsyn över 12 år Smedjan, Ryttargatan Allmänt underhåll Verksamhet Antal Status Enheten för personligt stöd Personlig assistans, Dragonvägen 84A 20 Allmänt underhåll. Behov av större lokal

15 Riskanalys Bilaga 2 Riskanalys är en metod för att identifiera och bedöma risker och hot som finns i verksamheten. Metoden lyfter fram hur stor sannolikheten är att en oönskad händelse inträffar. Enligt Socialstyrelsens kvalitetsledningssystem ska alla vårdgivare eller verksamheter som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som medför brister i verksamhetens kvalitet. Sammanfattande kommentarer och åtgärder av riskanalys enligt bilaga 2; Det är möjligt att vi inte når målen i samtliga delar under dessa tre år. Vi är beroende av externa aktörer samt viljan hos våra kunder att medverka i utvecklingen. Våra kunder behöver ofta lång tid för att nå resultat. Vi är också i stort behov av lokaler inom våra samtliga områden och får svårigheter att genomföra våra åtaganden utan att lokalförändringarna genomförs. Riskens storlek tas fram genom att multiplicera värdet för bedömd konsekvens/ allvarlighetsgrad med den bedömda sannolikheten. Vid risker som skattas till 8 eller mer värderas risken som stor. Sannolikhet: Sannolikt(4), möjlig(3), mindre sannolikt(2) eller osannolikt(1) Konsekvens/allvarlighetsgrad: Allvarlig(4), kännbar(3), lindrig(2) eller försumbar(1). 1. Kundnöjdhet Ökat utbud av fritidsaktiviteter sker inte Socialt nätverk skapas inte Medbestämmande ökar inte Vi hinner inte förbereda oss inför kommande utmaningar Allmänhälsan hos våra kunder förbättras inte Sannolikhet Konsekvens Risk Kommentar: Det är möjligt att vi inte når målen i samtliga delar under dessa tre år. Vi är beroende av externa aktörer samt viljan hos våra kunder att medverka i utvecklingen. Våra kunder behöver ofta lång tid för att nå resultat. Åtgärder: Vi har en stark vilja i ledningsgruppen att utveckla samtliga områden och ser möjligheten att kundnöjdheten kan öka.

16 2. Marknadsutveckling Sannolikhet Konsekvens Risk Vi ökar inte antalet markansandelar Kommentar: Vi har en tillräckligt stor marknadsandel för att klara oss på marknaden. Åtgärder: Vi ska utöka vår marknadsföring och göra en marknadsplan för att bli mer offensiva. 3. Kvalitét Sannolikhet Konsekvens Risk Kvalitetsutvecklingen stannar av Kommentar: Det är inte sannolikt att kvalitetsutvecklingen avstannar. Konsekvensen blir allvarlig om det framtagna kvalitetsledningssystemet inte fungerar. Åtgärder: Vi måste säkra upp att vårt kvalitetsarbete har en årscykel. 4. Ledarskap och medarbetarskap Kompetensutvecklingen genomförs inte i alla delar Sannolikhet Konsekvens Risk Kommentar: Alla föreslagna kompetensutvecklingar måste genomföras för att säkerställa kundernas behov. Åtgärder: Planering har startat med utbildningsanordnare. 5. Lokaler Inga fler fullvärdiga lägenheter Inga nya lokaler för daglig verksamhet Ingen träff lokal för personlig assistans Sannolikhet Konsekvens Risk Kommentar: Stort behov av lokaler gäller för samtliga områden. Vi får svårigheter att genomföra våra åtaganden utan att lokalförändringarna genomförs. Åtgärder: Skapa en lokalförsörjningsplan med berörda kontor.

17 Tjänsteutlåtande Controller Lidia Wasniewski Dnr: SVV/: 53 Styrelsen för Väsby välfärd Yttrande över revisionsrapport nr 9/2012: Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2012 Ärendebeskrivning Enligt kommunallagen ska revisorerna årligen granska all verksamhet som bedrivs inom verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheterna sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig års revision genomfördes av Ernst & Young. Utöver denna grundläggande granskning genomfördes ett antal fördjupande granskningar bland annat granskades produktionsstyrelsen ekonomistyrning, rapport 8/2012 som redovisades för styrelsen för Väsby välfärd 17 april, ärende SVV/:43. Den sammanfattande bedömningen av produktionsstyrelsen är att räkenskaper är rättvisande, intern kontroll samt styrning och uppföljning acceptabel. Revisorerna har konstaterat att måluppfyllelse vad gäller resultat i skolan och nöjda kunder visar negativa avvikelser. Styrelsen bedöms dock arbeta på ett strukturerat sätt med åtgärder som syftar till att förbättra resultaten i skolan. Revisorerna rekommenderar att det bör utvärderas om målnivåerna är realistiska/rimliga. Detta är redan åtgärdat i Förutsättningar till Flerårsplan med budget , vissa målvärden justerades. I rapporten poängteras att det är av största vikt att arbetet med att förbättra resultaten i skolan fortsätter under kommande år och att analyserna till de negativa avvikelserna fördjupas. Väsby välfärd arbetar enligt skolstrategin som beslutades av styrelsen den 20 mars (SVV/:40). Fokus ligger på hur man genom kollegialt lärande och användande av forskning kan utveckla skolans resultat. 1

18 Väsby välfärd har tagit fram ett årshjul för insamling och uppföljning av resultat. Måluppfyllelsen utvärderas tre gången om året, vid tertialsamtal och bokslut. Syftet med uppföljningen är att upptäcka eventuella avvikelser, analysera resultaten och skapa handlingsplan. Väsby välfärds förslag till beslut Styrelsen för Väsby välfärd antar yttrandet som sitt eget och överlämnar det till revisionen. Beslutet skickas till: Ernst & Young Väsby välfärd Barbro Johansson Chef Väsby välfärd Bilaga: Revisionsrapport nr 9/2012: Grundläggande granskning av styrelser och nämnder

19

20 Revisionsrapport nr Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari/Mars Upplands Väsby kommun Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2012

21 Innehåll 1. Inledning Kommunstyrelsen Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Fördjupningsgranskningar Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott Produktionsstyrelsen Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning produktionsstyrelsen Utbildningsnämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning Utbildningsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Fördjupade granskningar Sammanfattande bedömning kultur- och fritidsnämnden Social- och äldrenämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning social- och äldrenämnden Nämnden för familjerätt Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning nämnden för familjerätt

22 8. Byggnadsnämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning byggnadsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning miljö- och hälsoskyddsnämnden

23 1. Inledning Enligt kommunallagen framgår följande beträffande revisorernas uppdrag: Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Den årliga granskningen bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att granska verksamheten med syfte att bedöma om styrelser och nämnder har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Granskningen genomförs bl a genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt möten med nämnder/verksamheter i samband med revisionssammanträden eller verksamhetsbesök. Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning. Denna granskning benämns grundläggande granskning. De revisionsbevis som samlas in i den grundläggande granskningen utgör stommen i revisorernas ansvarsprövning. Utöver ovanstående grundläggande granskning genomförs fördjupade granskningar utifrån revisorernas risk- och väsentlighetsbedömningar samt erfarenheter från den grundläggande granskningen. Syftet med dessa granskningar är att samla tillräckliga revisionsbevis i ansvarsprövningen inom väsentliga riskområden. I 2012 års revisionsplan har revisorerna i Upplands Väsby kommun beslutat och genomfört följande fördjupade granskningar: Granskning av investeringar inom Upplands Väsby kommun Granskning av kompetensförsörjning Produktionsstyrelsens ekonomistyrning Granskning av kommunens delegation av beslutanderätt samt dess uppföljning Kartläggning av arbetet mot hemlöshet Granskning av biståndsbedömningen inom Social- och äldrenämnden Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut och årsredovisning I denna rapport (rapport nr 9/2012 Grundläggande granskning) sammanfattas resultat och slutsatser av revisionens grundläggande granskning under år Inom ramen för 2012 års granskning har revisionen genomfört möten med Kommunstyrelsen, Produktionsstyrelsen, Byggnadsnämnden, Överförmyndarnämnden, Social- och äldrenämnden, samt Teknik- och fastighetsutskottet. 3

24 Vid de intervjuer som genomförts med styrelse/nämnder har strukturerade frågeformulär använts. Dokumentationen av intervjuerna har skett i form av minnesanteckningar från mötena. Frågeformulären har omfattat områdena mål, uppdrag och direktiv, intern kontroll, ekonomi/resursplanering, samt specifika frågor riktade till respektive nämnd. I samtliga fall har nämnderna lämnat kortfattade skriftliga svar innan mötena. Vid genomgång av styrelsers och nämnders protokoll har revisorerna använt sig av checklistor för att dokumentera väsentliga revisionsfrågor. Av checklistorna framgår bl a revisionens väsentlighets- och riskbedömning per nämnd, uppdrag och mål från fullmäktige, m m. I samband med genomgången av protokoll har ett antal specifika frågor ställts till nämnderna. Dessa har besvarats skriftligt. 4

25 2. Kommunstyrelsen 2.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat kommunstyrelsens verksamhet bl a genom: Möte med kommunstyrelsens presidium och förvaltningsledning den 5 februari och den 6 februari 2012 Möte med Teknik- och fastighetsutskottet den 13 november 2012 Läsning av protokoll med underliggande handlingar Granskning av verksamhetsberättelser och årsredovisning Granskning av delårsrapport Möten med kommunledningen Vidare har följande fördjupade granskningar rapporterats till kommunstyrelsen: Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av kommunens delegation av beslutanderätt samt dess uppföljning Granskning av kompetensförsörjning Granskning av årsbokslut/årsredovisning 2.2. Mål och uppdrag Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan med budget om mål och uppdrag för kommunens styrelser och nämnder (beslut i kommunfullmäktige i november 2011). I budgeten framgår mål och uppdrag till Kommunstyrelse och nämnder på olika nivåer: 1. Kommunfullmäktiges övergripande mål utgår från de fyra styrperspektiven kund, ekonomi, medarbetare samt samhälle och miljö. Totalt finns 10 övergripande mål kopplade till de olika perspektiven. Strategier och nyckeltal har kopplats till dessa mål. De övergripande målen ska utgöra utgångspunkt för respektive styrelse/nämnds verksamhetsplaner och ska också följas upp inom ramen för ledningssystemet. 2. I budgeten riktas även uppdrag specifikt till respektive styrelse/nämnd. Till Kommunstyrelsen har följande uppdrag riktats: Utred förutsättningarna för heltidstjänster för personal anställd i kommunen (för personal som så önskar) Utveckla arbetet med arbetsmarknadsfrågor med fokus på samarbete med arbetsmarknadens olika aktörer Planering för ett nytt kulturhus i kvarteret Messingen Bredbandsstrategi - Genomföra beslutad handlingsplan Se över och förenkla tillämpningen av lagar och förordningar för näringslivet Genomför klyvning av AB Väsbyhem och bilda ett nytt allmännyttigt bostadsaktiebolag Vi bedömer att det finns en röd tråd i styrningen från fullmäktige till nämnder och att de övergripande målen är relevanta. IT-stödet för styrning och uppföljning av mål har också utvecklats under året (Stratsys). Det praktiska arbetet och uppföljningen i Stratsys har dock inte till fullo kommit i mål under

26 2.3. Uppföljning Ekonomi/resursplanering Det av fullmäktige fastställda budgeterade resultatet för kommunen år 2012 uppgick till 23 mnkr (föregående år 30 mnkr). Prognosen efter tertialbokslutet per augusti 2012 uppgick till 29 mnkr. Fastställt årsresultat blev 26 mnkr (16 mnkr), vilket innebär en positiv avvikelse från budget med 3 mnkr (föregående år negativ avvikelse med 14 mnkr). Årets resultat inkluderar väsentliga engångsposter såsom försäkringsersättning 15 mnkr, återbetalning av premier från AFA 23 mnkr samt nedskrivningar och omställningskostnader minus 37 mnkr. Dessa tre poster tar i allt väsentligt ut varandra. Sammantaget har kommunen klarat den budget som fastställdes av kommunfullmäktige för året. Kommunstyrelsen som nämnd redovisar ett överskott om drygt 4 mnkr. I kommunstyrelsens budget för 2012 ingick särskilda medel för omställningar, volymökningar mm om 13 mnkr. Av dessa har ca 7 mnkr nyttjats under året, vilket förklarar större delen av överskottet. Rekommendationer: Som framgår av kommunstyrelsens verksamhetsberättelse behöver överskotten öka kommande år till ca 3 procent av skattenettot för att finansiera investeringar i infrastruktur och pensioner. Detta kräver fortsatt fokus på kostnadskontroll i styrelser och nämnder Verksamheten Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2012 samt årsbokslutet per 31 december Kommunstyrelsen har i sin verksamhetsberättelse på ett strukturerat sätt följt upp mål och uppdrag enligt samma struktur som de budgeterats. Nedan kommenteras mål som varit särskilt svåra att uppnå inom de olika perspektiven: Kundperspektivet (nöjd Väsbybo) Väsbyborna ska uppleva att kommunen och de tjänster kommunen finansierar har god tillgänglighet, inbjuder till delaktighet och att alla får ett respektfullt bemötande. Ett antal nyckeltal presenteras för ovanstående mål, bl a: 1. Andel medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande : Utfallet 2012 är 75 % medan målet för året uppgick till 90 procent och föregående års utfall var 91 %. Nyckeltalet har sålunda väsentligt försämrats. Det finns handlingsplaner kopplat till målet vilket är bra. Dock saknas en tydlig analys till varför bemötandemålet har försämrats så pass kraftigt. 2. Nöjd-Medborgar-Index har nått resultatet 55 vilket är samma nivå som föregående år. Fullmäktiges budgeterade nivå uppgick till Nöjd-Inflytande-Index uppgick till 44 jämfört med 41 år Av fullmäktige budgeterad nivå var Bemötande i telefon har försämrats från 91 år 2011 till 75 år Enligt fullmäktiges mål ska medborgarna vara nöjda till 90 procent med bemötandet. 6

27 Den stora utmaningen i Upplands Väsby är de dåliga resultaten i skolan. Ett av de övergripande målen handlar om att: Kommunen ska genom de kommunalt finansierade tjänsterna erbjuda en god lärmiljö som stimulerar till ett livslångt lärande. Målet anges inte vara uppfyllt. Vår granskning visar dock att såväl kommunstyrelsen, produktionsstyrelsen och utbildningsnämnden har stort fokus på att vidta åtgärder i syfte att förbättra resultaten. Detta arbete beskrivs kortfattat i kommunstyrelsens verksamhetsberättelse. Viktiga nyckeltal såsom genomsnittligt meritvärde i skolår 9 och andel elever som uppnått målen i samtliga ämnen i samma årskurs är i princip oförändrade jämfört med år Samhälle och Miljö hållbar utveckling Inom rubricerat perspektiv finns det årliga målet att färdigställa 300 bostäder per år. År 2010 byggdes 195 bostäder, år bostäder och år bostäder. Ett skäl till detta anges bl a vara föreliggande konjunkturläge. Åtgärder bedrivs bl a inom ramen för Väsby Labs modell. Trots att detta mål inte har klarats har befolkningsökningen varit relativt stor både 2011 och 2012 med en ökning på 905 personer respektive 534 personer. Rekommendation: Målnivåer bör sättas med utgångspunkt från att de ska vara uppnåbara. Risken är annars att målnivåerna inte blir styrande på ett effektivt sätt. Medarbetarperspektivet Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare med stolta medarbetare. Nöjd-Medarbetarindex har försämrats från till Målet var 69 d v s en mindre försämring förutsågs. Det saknas en tydlig analys till orsakerna till försämringen. Av verksamhetsberättelsen framgår dock handlingsplaner kopplat till avvikelsen. Antal årsarbetare inom Upplands Väsby kommun har minskat kraftigt de senaste åren, främst under åren 2007 och 2008 då verksamheter övergick till privata utförare. År 2007 fanns årsarbetare, år årsarbetare och år årsarbetare. Sjukfrånvaron minskade från 5,8 procent år 2009 och 2010 till 5,3 procent år År 2012 är sjukfrånvaron åter uppe på 5,8 procent. Såväl korttidsfrånvaron som långtidsfrånvaron har ökat, vilket även är en trend i andra kommuner. Analyser av orsakerna till förändringarna saknas i årsredovisningen. Enligt uppgift pågår en analys. Ekonomi god ekonomisk hushållning De ekonomiska målen anges vara delvis uppfyllda. Vi delar denna uppfattning. Det finns dock ett antal ekonomiska frågor som föranleder styrelsens uppmärksamhet de närmaste åren: Kommunens soliditet är fortsatt svag och uppgår till minus 10 procent inklusive samtliga pensionsåtaganden (föregående år minus 13 procent). Måttet visar att kommunen för närvarande inte har bokförda tillgångar som motsvarar bokförda samlade åtaganden. 7

28 Kommunen står inför omfattande investeringar samt utbetalningar av pensioner som inte ännu är kostnadsförda. Detta kräver än högre resultat för att klara finansieringen utan väsentlig extern upplåning. Tekniska utskottet är oroade över underhållsberg i olika avseende som byggts upp på grund av tidigare års för låga budgetutrymme för investeringar och underhåll. Risker för kapitalförstöring och avvikelser från god ekonomisk hushållning lyfts fram Intern kontroll Kommunfullmäktige beslutade under hösten 2007 om ett reglemente för intern kontroll som gäller fr.o.m. 1 januari Syftet med reglementet är främst att tydliggöra innebörden i kommunallagens krav vad gäller den interna kontrollen, samt att utveckla styrningen och uppföljningen i kommunen. Nämnder och styrelser har antagit tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Interna kontrollplaner har utarbetats och följts upp under året. Vi har tidigare år lyft fram vikten av att den interna kontrollen även bör omfatta verksamhetskontroller samt riskbedömningar kopplade till uppsatta mål. Vi noterar att dessa rekommendationer beaktats i viss utsträckning från 2012 och i än större utsträckning i budgetarbetet för. I respektive styrelse/nämnds verksamhetsberättelse år 2012 framgår risk- och känslighetsanalyser. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig Fördjupningsgranskningar De fördjupningsgranskningar som genomförts under 2012 framgår under rubrik 1. Bakgrund. Ingen av fördjupningsgranskningarna har påvisat några väsentliga brister. I samtliga granskningar har dock rekommendationer lämnats som syftar till att ytterligare stärka styrning, kontroll och uppföljning. Revisionen kommer att under kommande år följa upp de åtgärder som vidtas med anledning av lämnade rekommendationer. Revisionen har också begärt in svar och i förekommande fall åtgärdsplaner från berörda nämnder i samband med granskningarna Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis kommunstyrelsen enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Ovanstående tabell avser en bedömning av kommunstyrelsen exklusive verksamheten i teknik- och fastighetsutskottet. Denna bedöms separat nedan. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande för såväl kommunen som helhet som för kommunstyrelsens verksamheter. 8

29 Arbetet med att utveckla den interna kontrollen har fortsatt under Internkontrollplaner har beslutats av nämnderna och uppföljning av dessa har skett under året. I de fall avvikelser föreligger har åtgärdsplaner presenterats. I kommunstyrelsens egen uppföljning av den interna kontrollen har samtliga områden klarat omdömet tillfredsställande. I vissa nämnder har avvikelser noterats, bl a vad gäller hantering av kurser, konferenser, resor och kontokort. Kommunen klarar balanskravet väl Det finns ett relevant styrsystem och ledningssystem i kommunen. Samtliga nämnder och verksamheter tillämpar detta på ett ändamålsenligt sätt. Implementeringen av stödsystemet Stratsys har fortsatt under 2012, men har inte nått full tillämpning ännu. Tidigare års rekommendationer vad gäller styrning och uppföljning har beaktats på ett tillfredsställande sätt av kommunen. en i skolan är alltjämt ett område som oroar och med betydande behov av förbättring. Som framgår ovan har såväl kommunstyrelse som produktionsstyrelse och utbildningsnämnd vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med problemen. Åtgärderna förväntas dock få successiva positiva effekter främst på längre sikt. De målnivåer som satts kopplat till skolan innebär i flera fall relativt stora förväntningar på förbättringar på kort sikt som inte har infriats under Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott Genomförd granskning Revisionen har granskat utskottets verksamheter bl.a. genom: Granskning av verksamhetsplan Protokolläsning Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse Möte med utskottets presidium 13 november Mål och uppdrag Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan med budget om övergripande mål som ska utgöra den gemensamma inriktningen för nämnder, styrelser och utskott. De övergripande målen är tio till antalet och utgår från de fyra perspektiven: kund, samhälle och miljö, medarbetare och ekonomi. Nämnderna ska svara på de övergripande målen och fastställa konkreta nämndmål och redovisa dem i verksamhetsplanens styrkort. Till teknik- och fastighetsutskottet finns två specifika uppdrag som lämnas i fullmäktiges budget och som ska genomföras under Dessa uppdrag avser: Vidareutveckla lokalförsörjningsplanen Översyn av kommunens fastighetsbestånd med syfte att fastställa vilka fastigheter som ska utvecklas alternativt avvecklas Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2012 samt årsbokslutet. Det bedöms föreligga god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. 9

30 Ekonomi/resursplanering Teknik- och fastighetsutskottet budgeterade resultat för år 2012 uppgår till 5,0 mnkr jämfört med utfallet för året om 5,2 mnkr. Sammantaget har utskottet sålunda klarat att hålla sig inom budgeterad ram under året. Särskilt om underhållsskulden Utskottet lämnar följande skrivningar i verksamhetsberättelsen för 2012: Den upparbetade underhållsskuld som föreligger inom fastighet och gata/park är fortsatt betydande. Bristande planerat underhåll under en längre tid är starkt kostnadsdrivande och är i längden dyrare och avviker från god ekonomisk hushållning. Underhållsskulden på gator, broar, gång- och cykelbanor samt belysning utgör en risk för skador på medborgarnas egendom och även risk för personskador. Det felavhjälpande underhållet är dyrt, oplanerat, påtagligt verksamhetsstörande, av karaktären "lappa och laga" och ofta ett resultat av bristande planerat underhåll. Bristande planerat underhåll får hyresgäster i kontoret för samhällsbyggnads lokaler att ifrågasätta kontraktsefterlevnaden. Medborgare uppmärksammar brister i den offentliga miljön bland annat ur ett trafiksäkerhetsoch trygghetsperspektiv. Rekommendation: Utskottet behöver lyfta frågan om kapitalförstöring och avvikelser från god ekonomisk hushållning på ett tydligt sätt i kommunstyrelsen. Åtgärder behöver vidtas i tillräcklig omfattning för att säkerställa att dessa brister inte fortsatt föreligger Verksamhet Nämnden har relativt sett god måluppfyllelse i förhållande till beslutade mål och målnivåer. Nedan redogörs för mål där utskottet haft särskilt svårt att klara budgeterad måluppfyllelse. Minst 20 procent av hushållens matavfall ska sorteras ut för biologisk behandling inklusive hemkompostering Nyckeltal Andel av hushållens matavfall som sorteras ut för biologisk behandling inkl hemkompostering och avfallskvarnar, procent. Mängd matavfall som sorteras ut för biologisk behandling inkl hemkompostering och avfallskvarnar, kg/inv Mål , Måluppfyllelsen påverkas av hushållens egna val. Målnivåerna för 2012 kan synas vara väl ambitiösa i förhållande till resultatet 2011 och nämndens möjligheter att påverka utfallet. Åtgärder för att förbättra måluppfyllelsen beskrivs i verksamhetsberättelsen och avser utökad och förbättrad information till hushållen. Under 2012 har 25 informationsinsatser genomförts. Informationsinsatserna har skett på hemsidan, annonser i lokaltidningen, broschyrer, adresserat utskick med fakturan, brev, utställning, TV-monitorer i centrum, teater mm. Informationen har handlat om avfallstaxa, matavfall, kompostering av matavfall, gröna 10

31 linjen, avfallsminimering, sopteater, dispenser, driftinformation, elektronik, avfallsplanen, förpacknings- och tidningsinsamling och återvinningscentralen. Rekommendationer: Utskottet behöver i dialog med kommunstyrelsen säkerställa att underhållsinsatser är tillräckliga för att undvika kapitalförstöring och avvikelser från god ekonomisk hushållning. Utskottet bör i utökad utsträckning arbeta med externa jämförelser för att jämföra sina målnivåer för nyckeltal i såväl budgetar som uppföljning med andra liknande verksamheter Intern kontroll Utskottet har beslutat om en internkontrollplan för 2012 och har följt upp denna enligt plan. Ett antal avvikelser har noterats vid uppföljningen. I dessa fall presenteras åtgärder i anslutning till noterade avvikelser. Rekommendation: Utskottet behöver fortsatt följa upp att vidtagna åtgärder genomförs och att effekter av åtgärderna uppnås Sammanfattande bedömning teknik- och fastighetsutskottet Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis utskottet enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Sammantaget bedöms räkenskaperna vara rättvisande. Utskottets styrning och uppföljning av ekonomi och resurser bedöms i allt väsentligt som tillräcklig. Underhållsskulden är oroande och frågan behöver hanteras i kommunstyrelsen på ett sådant sätt att det säkerställs att kapitalförstöring inte förekommer som en effekt av det eftersatta underhållet. En tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av underhåll av tillgångar i utskottets verksamheter är avgörande för att utskottets verksamheter ska kunna sägas omfatta en god ekonomisk hushållning. Denna fråga är väsentlig för utskottets verksamhet framöver. Måluppfyllelsen för verksamhetsmålen är för de flesta mål god. 11

32 3. Produktionsstyrelsen 3.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat Produktionsstyrelsens verksamhet 2012 bl a genom: Möte med styrelsens presidium den 12 december 2012 Läsning av protokoll med underliggande handlingar Granskning av delårsrapport Granskning av verksamhetsberättelse Följande fördjupningsgranskningar har särskilt tillställts produktionsstyrelsen under året: Granskning av kompetensförsörjning Produktionsstyrelsens ekonomistyrning Granskning av kommunens delegation av beslutanderätt samt dess uppföljning 3.2. Mål och uppdrag Produktionsstyrelsen driver och utvecklar den kommunala organisationen av förskola, skola, vägledning, sociala tjänster, fritid, kultur, stöd för personer med funktionsnedsättning samt vård och omsorg om äldre personer i Upplands Väsby kommun. Verksamheten ska bedrivas affärsmässigt. Utöver de övergripande 10 mål som framgår av fullmäktiges budget finns tre uppdrag lämnade till Produktionsstyrelsen. Dessa är: Säkerställa effektiviteten inom hemtjänsten Säkerställa en lugn studiemiljö inom förskola och skola Införa kompetensutvecklingsprogram för personal inom välfärdstjänster Samtliga dessa uppdrag ska vara utförda senast vid utgången av Styrelsen har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som fastställts av kommunfullmäktige. Många indikatorer och mål är kopplade till skolan vilket bedöms vara rimligt utifrån att det är inom detta område som de största utmaningarna föreligger Uppföljning Styrelsen lyfter i sin verksamhetsberättelse fram att de prioriterade områdena under år 2012 varit ekonomi i balans, skolutveckling, marknadsföring, kvalitetsutveckling samt ledar- och medarbetarutveckling Ekonomi/resursplanering För 2012 redovisar styrelsen ett överskott om 0,6 mnkr (föregående år ett underskott på - 13 mnkr). Samtliga enheter har arbetat med åtgärder för att bedriva verksamheter inom de givna ekonomiska ramarna. Revisionens fördjupade granskning av ekonomistyrningen visar att resultatet totalt sett är i balans år 2012 och att ekonomistyrningen i allt väsentligt fungerar väl. Det finns dock fortsatt områden som drivs med underskott. Den största negativa avvikelsen avser 12

33 personalkostnader som överstiger budget med drygt 16 mnkr. Som framgår ovan finns även positiva avvikelser som gör att styrelsen totalt sett redovisar ett mindre överskott. Under året har styrelsen beslutat att lägga ned den kommunala hemtjänsten av ekonomiska skäl. Detta har bekräftats av fullmäktige Verksamhet Vid revisionens möte med styrelsen redogjordes för omfattande åtgärder som genomförs i syfte att förbättra resultaten i skolan. Bedömningen är att åtgärdsarbetet bedrivs på ett strukturerat sätt. Effekterna av åtgärderna är dock svåra att bedöma på kort sikt. Det är mycket viktigt att detta arbete även framgent fortsätter då skolornas resultat fortsatt under 2012 visar på stora brister. Av styrelsens verksamhetsberättelse framgår att resultat i skolan är såväl en nationellt viktig fråga som en i kommunen prioriterat område och en av de viktigaste utvecklingsfrågorna för Väsby Välfärd de närmaste åren. Styrelsen har tagit fram en skolstrategi som har beslutats i februari. Fokus kommer att ligga på hur man genom kollegialt lärande och användande av forskning kan utveckla skolornas undervisning. Strategin innehåller 10 huvudpunkter. Nedan fokuseras på måluppfyllelse som visar på brister inom de olika perspektiven. Kunder Väsby Välfärds elever ska vara nöjda med skolverksamheten Målet är delvis uppfyllt Nyckeltal 2011 Mål Andel elever nöjda med bemötandet, i procent ,1 Andel elever som upplever sig vara delaktiga och ha insyn i verksamheterna, i procent ,2 Utfallet för båda nyckeltalen ovan har förbättrats jämfört med föregående år. Målnivåerna har dock inte uppnåtts. Alla barn/elever ska ha grundläggande kunskaper och färdigheter i att läsa, skriva och räkna efter skolår tre VV Målet är ej uppfyllt Nyckeltal 2011 Mål Nationella prov i skolår 3, svenska 90, ,2 Nationella prov i skolår 3, matematik 94, en av nationella prov i svenska och matematik i årskurs tre har försämrats kraftigt jämfört med föregående år och ligger långt ifrån gällande målnivåer. 13