Social- och äldrenämnden Sammanträdeshandlingar

Transkript

1 Social- och äldrenämnden Sammanträdeshandlingar

2 Informations- och frågestund Ärendebeskrivning 1. Karin Oldegård Ljunggren, enhetschef för förebyggande behandling, ifrån Väsby välfärd informerar om ungdomsmottagningen. 2. Kundvalskontoret informerar 3. Rapport från kontaktpolitiker Förslag till beslut Social- och äldrenämnden godkänner redovisningen av informationen.

3 Meddelanden Ärendebeskrivning Utdrag ur kommunstyrelsens protokoll , Månadsrapport februari 2013 för Upplands Väsby kommun (KS/2013:3) Utdrag ur kommunfullmäktiges protokoll , Utvärdering av rutin för beredning av motioner och medborgarförslag (KS/2008:69) Utdrag ur kommunfullmäktiges protokoll , Utvärdering av förenklad hantering av medborgarförslag (KS/2008:152) Utdrag ur kommunfullmäktiges protokoll , Revisionsberättelse och ansvarsfrihet 2012 för Upplands Väsby kommun (KS/2013:192, KS/2013:190) Utdrag ur kommunfullmäktiges protokoll , Årsredovisning 2012 (KS/2012:417) Förslag till beslut Social- och äldrenämnden godkänner redovisningen av meddelanden.

4 Redovisning av delegationsbeslut Ärendebeskrivning Social- och äldrenämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän i enlighet med nämndens delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till social- och äldrenämnden. Redovisningen innebär inte att social- och äldrenämnden omprövar eller fastställer delegationsbesluten. Däremot får social- och äldrenämnden återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet. Delegationsärenden sekretess Datum Vård och omsorg, SoL Vård- och omsorg, riksfärdtjänst LSS IFO, ekonomiskt bistånd IFO, utredning och behandling Beslut av social- och äldrenämndens individutskott Ordförandebeslut Ansökan om bistånd enligt 4 kap 1 Socialtjänstlagen i form av förlängt stödboende Delegat Delegationslista finns vid sammanträdet Delegationslista finns vid sammanträdet Delegationslista finns vid sammanträdet Delegationslista finns vid sammanträdet Delegationslista finns vid sammanträdet Social- och äldrenämndens individutskott Ordförande socialoch äldrenämnden Fullmakt i LVU-mål Resultatenhetschef Väsby välfärd Fullmakt i LVU-mål Resultatenhetschef Väsby välfärd Fullmakt i LVU-mål Resultatenhetschef Väsby välfärd

5 Delegationsärenden Allmänna Beslut om mottagningsoch beslutsattester Fullmakt till social- och äldrenämnden i Ekerö att företräda social- och äldrenämnden vid överprövning av upphandling av hem för vård och boende samt stödboende. (SÄN delegation 2013:3) Beslut om godkännande av leverantör enligt LOU 4 Andi AB om hemtjänst. (SÄN delegation 2013:4) Beslut om godkännande av leverantör enligt LOU AB Bergslagsgårdens sjuk- och behandlingshem (SÄN delegation 2013:5) Beslut om godkännande av leverantör enligt LOU Storbygärdet AB (SÄN delegation 2013:6) Beslut om godkännande av leverantör enligt LOU Österby boende (SÄN delegation 2013:7) Beslut om godkännande av leverantör enligt LOU Wikmansgårdens aktiebolag (SÄN delegation 2013:8) Datum Delegat Chef Väsby välfärd Ordföranden socialoch äldrenämnden 2013:108 Chef kundvalskontoret Chef kundvalskontoret Chef kundvalskontoret Chef kundvalskontoret Chef kundvalskontoret

6 Beslut om godkännande av leverantör enligt LOU Norrbärke AB (SÄN delegation 2013:9) Beslut om godkännande av leverantör enligt LOU Harvik Vård AB (SÄN delgation/2013:10) Beslut om godkännande av leverantör enligt LOU Eken Care AB (SÄN delegation/2013: Chef kundvalskontoret Chef kundvalskontoret Chef kundvalskontoret Förslag till beslut Social- och äldrenämnden godkänner redovisningen av delegationsbesluten.

7 Tjänsteutlåtande Avdelningschef Stina Strid Hovmöller / / Dnr: Fax SÄN/2013:55 Social- och äldrenämnden Social- och äldrenämndens månadsrapport mars 2013 Ärendebeskrivning Social- och äldrenämnden ansvarar för kvalitet, finansiering, uppföljning och utvärdering inom: individ- och familjeomsorg inklusive öppenvård och förebyggande arbete i egen regi äldreomsorg omsorg om funktionshindrade Social- och äldrenämndens sammanlagda resultat är +1,3 mkr i mars. Prognostiserat resultat för ,3 mkr. Väsby Välfärd ansvarar för individ- och familjeomsorg (IFO). Resultatet i mars 2013 var + 4,8 mkr och prognos för helår 5,8 mkr. Kundvalskontoret ansvarar för äldreomsorg och omsorg om funktionshindrade. Resultatet i mars var -3,5 mkr och prognos för helår är -8,1 mkr. Väsby Välfärds och kundvalskontorets förslag till beslut 1. Social- och äldrenämnden godkänner månadsrapport mars 2013 individ- och familjeomsorg Väsby Välfärd 2. Social- och äldrenämnden godkänner månadsrapport mars 2013 äldreomsorg och omsorg om funktionshindrade kundvalskontoret. Barbro Johansson Chef Väsby Välfärd Eva Dahlgren Chef kundvalskontoret 1

8 Bilagor 1. Social- och äldrenämndens månadsrapport mars 2013 individ- och familjeomsorg (Väsby Välfärd) 2. Social- och äldrenämndens månadsrapport mars 2013 Äldreomsorg och omsorg om funktionshindrade (kundvalskontoret) 2

9 Månadsrapport mars 2013 Individ- och familjeomsorg

10 Innehållsförteckning 1 Ekonomi och verksamhet Resultat per verksamhet Investeringsuppföljning Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal Internkontroll... 6 Individ- och familjeomsorg, Månadsrapport mars (6)

11 1 Ekonomi och verksamhet 1.1 Resultat per verksamhet Resultat mars 2013 Intäkter Kostnader Verksamhet Kom. ers. Fsg av verksam. Övr. int. Summ a Övr. kostn. Summ a Köp av verksam. Resultat IFO 40,9 8,0 48,9-11,9-32,2-44,1 4,8 Summa verksamheter 40,9 8,0 48,9-11,9-32,2-44,1 4,8 Kommentar till verksamhetsresultaten Individ och familjeomsorgens resultat efter mars uppgår till ett överskott på 4,8 mkr. 1,0 mkr av resultatet är outnyttjad buffert. Jämfört med budget har utfallet för utbetalning av försörjningsstöd varit 1,5 mkr lägre och kostnaderna för placering av barn och ungdomar på familjehem eller institution 0,5 mkr lägre. Personalkostnaderna har varit lägre än budget på grund av några vakanser och hög tillfällig sjukfrånvaro. Även diverse övriga budgeterade kostnader som t.ex. kompetensutveckling, licenskostnad och organisationskonsult har ännu inte haft något större utfall. Totalt 1,6 mkr I periodiserad budget är lönerevisionen från april fördelad över hela året. Löneökningarna kommer dock inte i utfallet förrän efter genomförd lönerevision. För Individ och familjeomsorgen innebär det att resultatet t.o.m. februari påverkas med ca 0,2 mkr Prognos 2013 Prognos 2013 Intäkter Kostnader Verksamhet Kom. Ers. Fsg av verksam. Övriga int. Summ a Köp av verksam. Övriga kost. Summ a Prognos IFO 163,5 34,1 197,6-50,2-141,6-191,8 5,8 Summa Verksamheter 163,5 34,1 197,6-50,2-141,6-191,8 5,8 Individ- och familjeomsorg, Månadsrapport mars (6)

12 Kommentar till verksamhetsresultaten Individ och familjeomsorgens prognos efter mars är ett årsresultat på 5,8 mkr. Prognostiserat resultat består av: 4 mkr buffert 3 mkr - minskade kostnader för utbetalt försörjningsstöd. -0,3 mkr - Initiala kostnader för uppstart av kommunala visstidsanställningar. -0,9 mkr - Förstärkning barnvården på grund av ny lagstiftning samt extra resurs i samband med övergången till handläggningssystemet Pulsen. Förändring av progosen jmf med februari Prognosen för utbetalning av ekonomiskt bistånd har sänkts med 1 mkr. Utbetalningarna under mars var 30 procent lägre än mars Under mars tillkom fler familjehemsplaceringar än prognostiserat. Flera placeringarna innehåller dessutom behov av behandling vilket innebär höga kostnader under ett antal månader. Kostnaderna beräknas bli 1,3 mkr högre än tidigare prognos. Behov av förstärkning av barn- och ungdomsvården på grund av ny lagstiftning identifierat i arbetet med flerårsplan behöver starta under I samband med införandet av handläggningssystemet måste resurser tillföras för att klara handläggningen. Totalt prognos på ökad resurs på 0,9 mkr. Risker Prognosen för placeringar har tagit hänsyn till vad som bedöms som ett normalt behov av tillkommande placeringar av barn och unga. Verksamheten är dock av sådan art att ett akut behov av några institutionsplaceringar till en dygnskostnad på kr kan uppstå. Införandet av handläggningssystemet Pulsen kommer troligen innebära någon form av obudgeterade merkostnader för kommunen. Införandeprojektets planering av införandet har dock ännu inte kommit så långt att det finns några beräkningar av eventuellt behov av extra resurser för att klara normal drift av verksamheten samtidigt som utbildning och migrering till Pulsen ska ske. Individ- och familjeomsorgen har också identifierat ett behov av IT-stöd för att hantera sökningar av uppgifter från det tidigare handläggningssystemet "IFO". 1.2 Investeringsuppföljning Investeringsuppföljning görs på Väsby Välfärdsnivå 1.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal Ekonomiskt bistånd Antalet bidragsmottagare fortsätter att minska jämfört med Medelbiståndsbeloppet minskar också. Stor anledning till det är att kostnaderna för tillfälligt boende kunnat minimeras. Placeringar barn och unga på institution och familjehem Individ- och familjeomsorg, Månadsrapport mars (6)

13 Utvecklingen från placeringar till hög kostnad till placeringar till lägre kostnad som påbörjades under 2012 fortsätter. Detta innebär att kostnaden per dygn för institutionsplaceringarna är betydligt lägre än tidigare. Vid årskiftet avslutades en hel del familjehemsplaceringar helt vilket innebar att antalet placerade på familjehem minskade. Under mars månad tillkom det förhållandevis ganska många familjehemsplaceringar. Eftersom det är frågan om placeringar med behandlingsbehov innebär det att prognosen pekar på ökade kostnader jämfört med föregående månads prognos. Placeringar och boende beroendevården Behovet av boende fortfarande stort. Dygnskostnaden lägre än tidigare. Lägre medeldygnskostnad för behandlingar de första månaderna på året på grund av att det varit litet behov av behandling enligt LVM(lagen om vård av missbrukare). Verksamhetsmått Ekonomiskt bistånd Resultat 2012 Budget 2013 Resultat mars 2013 Prognos 2013 Budgetavvik Antal hushåll/månad 389, Medelbiståndstid i månader Medelbistånd i kr per hushåll o månad Bruttokostnad totalt i mkr Institutionsplaceringar barn o ungdom 5,6 5,6 5,5 5,5-0, ,2 40,0 8,5 37,0 Antal årsplatser 14,0 12,5 12,7 13,2 0,7 Kostnad per årsplats tkr Kostnad per dygn i kr Familjehem Antal årsplatser Kostnad per årsplats i tkr Kostnad per dygn i kr Institutionsplac. vuxn Antal årsplatser totalt 11,4 10,0 13,6 12,5 2,5 - Varav årsplats boende Kostnad per dygn boende i kr - Varav årsplats behandling Kostnad per dygn behandling i kr 7,9 6,5 9,4 8, ,5 3,5 4,2 4, , ,9-60 0,6 Individ- och familjeomsorg, Månadsrapport mars (6)

14 2 Internkontroll Färgen i tabellen representerar risktalet. Risktalet (1-16) är framräknad utifrån bedömd sannolikhet (1-4) och konsekvens (1-4) av att en oönskad händelse inträffar. 1 < 5 = grön - handlingsplan och åtgärd - inom nära framtid 5 < 10 = gul - handlingsplan och åtgärd - inom närmaste månaden 10 <= 16 = röd - handlingsplan och åtgärd - omgående OBS! Värdering av risktalet räknas utifrån nämndens bedömning av konsekven och sannolikhet. Hög sannolikhet och hög konsekvens erhålls högt risktal. Exempel på låga risktal. Faktura saknar syfte, deltagarföteckning. Exempel på höga risktal. Återkommande felaktiga utbetalningar av skolpeng, utbetalningar av försörjningsstöd, mutor och bestickning, felaktiga bygglovsbeslut. I samband med höga risktal finnsstora risker för personskada, förtroendeskada och ekonomisk skada. Kontorschefens rapport Uppfölning av internkontrollmomenten görs i tertial 2 och årsbokslut. Individ- och familjeomsorg, Månadsrapport mars (6)

15 Månadsrapport mars 2013 Social- och äldrenämnden Kundvalskontoret

16 1 Ekonomi och verksamhet 1.1 Resultat per verksamhet Resultat mars 2013 Intäkter Kostnader Verksamhet Kom. ers. Fsg av verksam. Övr. int. Summ a Övr. kostn. Summ a Köp av verksam. Resultat Nämnd, ledning, biståndsbedömning samt köp av S&P 7,3 0,0 7,3-0,1-7,4-7,5-0,2 Buffert 0,7 0,0 0,7 0,0 0,0 0,7 Individ- och familjeomsorg Omsorg om funktionshindrade 39,8 0,2 40,0-40,5-40,5-0,5 55,8 3,3 59,1-51,3-9,6-60,9-1,8 Äldreomsorg 54,1 9,7 63,8-59,1-6,4-65,5-1,7 Summa verksamheter 157,7 13,2 170,9-151,0-23,4-174,4-3,5 Kommentar till verksamhetsresultaten Kundvalskontorets social- och äldrenämnd visar ett underskott med 3,5 mkr per sista mars Individ och familjeomsorg bidrar med -0,5 mkr minskade ersättning för sk momskompensation. Se särskild skrivelse för IFO s resultat och prognos. Nämnd, ledning, biståndsbedömning samt köp av köp av stöd och processverksamhet Resultat per den sista mars visar ett mindre underskott med 0,2 mkr och kan förklaras av kostnaden för inhyrd personal. Buffert kompenserar kostnadsavvikelsen i mars inom de verksamheter som ger ett negativt utfall. Individ- och familjeomsorg IFO IFO har en negativ avvikelse 0,5 mkr med anledning av en något lägre momskompensation än budget. Väsby välfärd lämnar utfall och prognos i annan skrivelse. Omsorg om funktionshindrade Nettoresultatet för verksamheterna inom omsorg om funktionshindrade visar en negativ avvikelse mot budget med -1,8 mkr vilket kan föklaras bland annat av: Social- och äldrenämnden, Månadsrapport mars (6)

17 -1,2 mkr boende enligt LSS pga brandtillsyn -0,8 mkr övriga insatser enligt LSS, fler utförda timmar +0,2 mkr i flera övriga mindre poster Äldreomsorg Nettoresultatet för äldreomsorg efter mars visar ett negativt resultat med -1,7 mkr vilket beror på följande: -1,7 mkr korttidsplatser för äldre, fler boendedygn än budget -3,1 mkr hemtjänst, beror på fler utförda timmar än budgeterat. Arbete pågår genom en kraftfull handlingplan +3,5 mkr särskilt boende äldre, färre nyttjade platser än budgeterade -0,4 mkr i flera mindre andra poster inom äldreomsorgen Prognos 2013 Prognos 2013 Intäkter Kostnader Verksamhet Kom. Ers. Fsg av verksam. Övriga int. Summ a Köp av verksam. Övriga kost. Summ a Prognos Nämnd, ledning, biståndsbedömning samt köp av S&P 29,1 29,1-0,4-29,6-30,0-0,9 Buffert 2,7 2, ,7 Individ- och familjeomsorg Omsorg om funktionshindrade 159,2 2,9 162,1-162,1-162,1 0,0 223,1 13,4 236,5-205,5-38,3-243,8-7,3 Äldreomsorg 216,4 39,8 256,2-234,2-24,6-258,8-2,6 IFO:s prognos Summa Verksamheter 630,5 56,1 686,6-602,2-92,5-694,7-8,1 Kommentar till verksamhetsresultaten Nämnd, ledning, biståndsbedömning samt köp av stöd och processverksamhet (-0,9 mkr) Kundvalskontoret prognostiserar ett underskott med ca 0,9 mkr med anledning av kostnader för inhyrd personal på vakanta tjänster. Införandet av det nya systemet Pulsen Combine kan initialt betyda att underskottet kan öka. Buffert (+2,7 mkr) Kompenserar prognostiserade volym/kostnadsökningar inom omsorg om funkt- Social- och äldrenämnden, Månadsrapport mars (6)

18 ionshindrade samt äldreomsorg. Individ- och familjeomsorg (0 mkr) Ingen avvikelse mot budget. Individ- och familjeomsorgen redovisar resultat samt prognos i annat dokument. Omsorg om funktionshindrade (- 7,3 mkr) LSS-boende samt psykiatriboende beräknas ge ett sammanlagt underskott på 4,7 mkr. -4,0 mkr avser boende enligt LSS och avvikelsen förklaras av höga kostnader för brandtillsyn -0,7 mkr avser kostnaden för psykiatriboende och avser volymökningar Kundvalskontoret återkommer med en analys och prognos över kostnader för brandskydd i samband med budgetuppföljning per den 30 april. Daglig verksamhet enligt LSS samt tillsyn över 12 år enligt LSS beräknas generera ett underskott på 0,9 mkr och beror på volymökningar. Korttidsvistelse enligt LSS förväntas ge ett överskott på 1,0 mkr. Övriga insatser enligt LSS och SoL prognostiseras till ett underskott på 4,0 mkr. LASS-ersättningen beräknas till en positiv avvikelse mot budget med 1,0 mkr under förutsättning att inte antalet ärenden ökar. Intäkter i form av avgifter samt momskompensation beräknas till en positiv budgetavvikelse med 0,3 mkr Äldreomsorg (- 2,6 mkr) Kostnaden för hemtjänst prognostiseras till ett underskott på 6,0 mkr och beror på antagandet att larmtimmar överskrider den budgeterade volymen med 500 timmar samt omvårdnadsinsatser och seviceinsatser överskrider den budgeterade volymen med timmar. Platser inom särskilda boenden för äldre beräknas ge ett överskott med 7,1 mkr vilket förklaras av 10 platser ej kommer att nyttjas mot budget. Kostnaden för korttidsplatser beräknas ge en negativ avvikelse mot budget med 4,2 mkr vilket beror på volymökning med 6 platser. Kostnaden för larm samt matlådor inom hemtjänst beräknas ge ett underskott på 0,7 mkr. Den budgeterade kostnaden för utskrivningsklara beräknas ge en positiv avvikelse mot budget med 0,1 mkr. Lokalhyror och fastighetskostnader för äldreboende beräknas ge ett underskott på 1,0 mkr och beror på kostnaden för inre underhåll samt högre hyror än budgeterat. De sammanlagda intäkterna inom äldreomsorgen förväntas ge en positiv avvikelse mor budget med 2,1 mkr. 1.2 Investeringsuppföljning Kundvalskontoret SÄN har inga investeringar att rapportera. Social- och äldrenämnden, Månadsrapport mars (6)

19 1.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal Prognos för särskilt boende är att 10 av de 222 platserna inte kommer att utnyttjas Det kompenserar överskridande med 6 platser inom korttidsboende och 8000 timmar hemtjänst. Volymerna inom funktionshinder ökade 2012 vilket ger effekt även Under 2013 fortsätter arbetet med att finna lösningar på hemmaplan för personer med psykisk ohälsa. Antalet personer med boendestöd har ökat men eftersom de har färre timmar beviljade så kommer budget att vara i balans. Verksamhetsmått Hemtjänst, antal tim larmutryckningar Hemtjänst, antal tim omvårdnad, serviceinsatser etc. Korttidsplatser, antal årsplatser Särskilt boende, antal årsplatser Boendestöd, antal brukare Boende LSS och SoL, antal årsplatser Daglig verksamhet enligt LSS, antal platser Korttidstillsyn över 12 år enligt LSS, antal platser Resultat 2012 Budget 2013 Resultat mars 2013 Prognos 2013 Budgetavvik Internkontroll Färgen i tabellen representerar risktalet. Risktalet (1-16) är framräknad utifrån bedömd sannolikhet (1-4) och konsekvens (1-4) av att en oönskad händelse inträffar. 1 < 5 = grön - handlingsplan och åtgärd - inom nära framtid 5 < 10 = gul - handlingsplan och åtgärd - inom närmaste månaden 10 <= 16 = röd - handlingsplan och åtgärd - omgående OBS! Värdering av risktalet räknas utifrån nämndens bedömning av konsekven och sannolikhet. Hög sannolikhet och hög konsekvens erhålls högt risktal. Exempel på låga risktal. Faktura saknar syfte, deltagarföteckning. Exempel på höga risktal. Återkommande felaktiga utbetalningar av skolpeng, utbetalningar av försörjningsstöd, mutor och bestickning, felaktiga bygglovsbeslut. I Social- och äldrenämnden, Månadsrapport mars (6)

20 samband med höga risktal finnsstora risker för personskada, förtroendeskada och ekonomisk skada. Kontorschefens rapport Social- och äldrenämnden har ingen interkontrollspunkt att rapportera i denna månadsrapport. Social- och äldrenämnden, Månadsrapport mars (6)

21 Tjänsteutlåtande Avdelningschef Stina Strid Hovmöller Dnr: Fax SÄN/2013:111 Social- och äldrenämnden Revisionsrapport nr 9/ Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2012 Ärendebeskrivning Som ett led i revisionen för 2012 har Ernst & Young, på uppdrag av kommunens revisorer, sammanfattat årets grundläggande granskning av de olika nämnderna. Revisionsrapporten finns i bilaga 2, medan revisonsskrivelsen finns i bilaga 1. Granskningen genomförs inom tre områden: styrning och uppföljning, intern kontroll samt räkenskaper. Revisionen har granskat social- och äldrenämnden verksamhet bl a genom: Protokolläsning och genomgång av handlingar Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse Möte med nämndens presidium och förvaltningsledning den 29 oktober 2012 Revisionen har uppmärksammat vissa delar i nämndens arbete. För nämndens uppföljning noterar revisorerna: Det bedöms föreligga en god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Sammantaget ger revisorerna social- och äldrenämnden betygen rättvisande för rättvisande räkenskaper, acceptabel för internkontroll och acceptabel för styrning och uppföljning. Revisorerna ger också nämnden förslag på områden som kan förbättras framgent. Kundvalskontorets yttrande För rättvisande räkenskaper skriver revisorerna: Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Därmed erhåller nämnden högsta betyg avseende detta område. Dock lämnar revisorerna förslag på förbättringar som bör genomföras. Bland annat bör resultatet för IFO inte särredovisas. Från och med uppföljning per 30 april 2013 kommer IFOs sammantagna resultat och prognos finnas med i tabellerna i Kundvalskontoret rapport. IFO kommer även fortsättningsvis lämna in en separat rapport där resultat och prognos finns beskrivet. 1

22 För internkontroll skriver revisorerna: Den interna kontrollen bedöms vara acceptabel. Nämnden behöver fortsatt följa upp att åtgärder vidtas och effekter av åtgärderna för områden där den interna kontrollen påvisar brister. Kundvalskontoret behöver bland annat förbättra sig vad gäller attester och hantering av kurser, konferenser och resor. För att förbättra det arbetet har kommunens ekonomer under 2013 undervisat social- och äldreavdelningen kring hur attesten ska gå till. För styrning och uppföljning skriver revisorerna: Nämnden behöver stärka ekonomistyrningen bl a genom bättre instrument och rutiner för volymbedömningar. Det är också viktigt att fullmäktige får ett beslutsunderlag där fullmäktige på ett tydligt sätt kan ta ställning till om nämnden tillåts redovisa underskott eller om ursprunglig budget gäller. Nämnden har nämligen inte möjlighet att ur ett ansvarsperspektiv förbruka mer resurser än vad fullmäktige har bestämt. Social och äldrenämnden arbetar för att förbättra sina prognoser för att på så sätt främja förbättrat ekonomiskt resultat och skapa bättre förutsättningar för budget i balans. Kundvalskontoret arbetar med att förbättra prognoser gällande framförallt hemtjänsttimmar; nya sätt att förutse behoven samt en ny form av biståndsbedömning är under framtagande. Detta bedöms få en positiv effekt på både de faktiska volymökningarna som prognosarbetet inom nämnden verksamhetsområden. Kundvalskontorets förslag till beslut Social- och äldrenämnden antar kundvalskontorets yttrande som sitt eget och överlämnar det till revisorerna. Kundvalskontoret och Väsby välfärd Eva Dahlgren Chef kundvalskontoret Barbro Johansson Chef Väsby välfärd Bilaga 1: Revisionsskrivelse för revisionsrapport nr 9/2012 Bilaga 2: Revisionsrapport nr 9/ Grundläggande granskning av styrelser och nämnder

23

24 Revisionsrapport nr Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari/Mars 2013 Upplands Väsby kommun Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2012

25 Innehåll 1. Inledning Kommunstyrelsen Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Fördjupningsgranskningar Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott Produktionsstyrelsen Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning produktionsstyrelsen Utbildningsnämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning Utbildningsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Fördjupade granskningar Sammanfattande bedömning kultur- och fritidsnämnden Social- och äldrenämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning social- och äldrenämnden Nämnden för familjerätt Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning nämnden för familjerätt

26 8. Byggnadsnämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning byggnadsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Genomförd granskning Mål och uppdrag Uppföljning Intern kontroll Sammanfattande bedömning miljö- och hälsoskyddsnämnden

27 1. Inledning Enligt kommunallagen framgår följande beträffande revisorernas uppdrag: Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Den årliga granskningen bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att granska verksamheten med syfte att bedöma om styrelser och nämnder har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Granskningen genomförs bl a genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt möten med nämnder/verksamheter i samband med revisionssammanträden eller verksamhetsbesök. Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning. Denna granskning benämns grundläggande granskning. De revisionsbevis som samlas in i den grundläggande granskningen utgör stommen i revisorernas ansvarsprövning. Utöver ovanstående grundläggande granskning genomförs fördjupade granskningar utifrån revisorernas risk- och väsentlighetsbedömningar samt erfarenheter från den grundläggande granskningen. Syftet med dessa granskningar är att samla tillräckliga revisionsbevis i ansvarsprövningen inom väsentliga riskområden. I 2012 års revisionsplan har revisorerna i Upplands Väsby kommun beslutat och genomfört följande fördjupade granskningar: Granskning av investeringar inom Upplands Väsby kommun Granskning av kompetensförsörjning Produktionsstyrelsens ekonomistyrning Granskning av kommunens delegation av beslutanderätt samt dess uppföljning Kartläggning av arbetet mot hemlöshet Granskning av biståndsbedömningen inom Social- och äldrenämnden Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut och årsredovisning I denna rapport (rapport nr 9/2012 Grundläggande granskning) sammanfattas resultat och slutsatser av revisionens grundläggande granskning under år Inom ramen för 2012 års granskning har revisionen genomfört möten med Kommunstyrelsen, Produktionsstyrelsen, Byggnadsnämnden, Överförmyndarnämnden, Social- och äldrenämnden, samt Teknik- och fastighetsutskottet. 3

28 Vid de intervjuer som genomförts med styrelse/nämnder har strukturerade frågeformulär använts. Dokumentationen av intervjuerna har skett i form av minnesanteckningar från mötena. Frågeformulären har omfattat områdena mål, uppdrag och direktiv, intern kontroll, ekonomi/resursplanering, samt specifika frågor riktade till respektive nämnd. I samtliga fall har nämnderna lämnat kortfattade skriftliga svar innan mötena. Vid genomgång av styrelsers och nämnders protokoll har revisorerna använt sig av checklistor för att dokumentera väsentliga revisionsfrågor. Av checklistorna framgår bl a revisionens väsentlighets- och riskbedömning per nämnd, uppdrag och mål från fullmäktige, m m. I samband med genomgången av protokoll har ett antal specifika frågor ställts till nämnderna. Dessa har besvarats skriftligt. 4

29 2. Kommunstyrelsen 2.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat kommunstyrelsens verksamhet bl a genom: Möte med kommunstyrelsens presidium och förvaltningsledning den 5 februari 2013 och den 6 februari 2012 Möte med Teknik- och fastighetsutskottet den 13 november 2012 Läsning av protokoll med underliggande handlingar Granskning av verksamhetsberättelser och årsredovisning Granskning av delårsrapport Möten med kommunledningen Vidare har följande fördjupade granskningar rapporterats till kommunstyrelsen: Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av kommunens delegation av beslutanderätt samt dess uppföljning Granskning av kompetensförsörjning Granskning av årsbokslut/årsredovisning 2.2. Mål och uppdrag Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan med budget om mål och uppdrag för kommunens styrelser och nämnder (beslut i kommunfullmäktige i november 2011). I budgeten framgår mål och uppdrag till Kommunstyrelse och nämnder på olika nivåer: 1. Kommunfullmäktiges övergripande mål utgår från de fyra styrperspektiven kund, ekonomi, medarbetare samt samhälle och miljö. Totalt finns 10 övergripande mål kopplade till de olika perspektiven. Strategier och nyckeltal har kopplats till dessa mål. De övergripande målen ska utgöra utgångspunkt för respektive styrelse/nämnds verksamhetsplaner och ska också följas upp inom ramen för ledningssystemet. 2. I budgeten riktas även uppdrag specifikt till respektive styrelse/nämnd. Till Kommunstyrelsen har följande uppdrag riktats: Utred förutsättningarna för heltidstjänster för personal anställd i kommunen (för personal som så önskar) Utveckla arbetet med arbetsmarknadsfrågor med fokus på samarbete med arbetsmarknadens olika aktörer Planering för ett nytt kulturhus i kvarteret Messingen Bredbandsstrategi - Genomföra beslutad handlingsplan Se över och förenkla tillämpningen av lagar och förordningar för näringslivet Genomför klyvning av AB Väsbyhem och bilda ett nytt allmännyttigt bostadsaktiebolag Vi bedömer att det finns en röd tråd i styrningen från fullmäktige till nämnder och att de övergripande målen är relevanta. IT-stödet för styrning och uppföljning av mål har också utvecklats under året (Stratsys). Det praktiska arbetet och uppföljningen i Stratsys har dock inte till fullo kommit i mål under