Sammansträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott. Plats och tid Prologen kl. 13:30-16:30

Transkript

1 Sammansträdesprotokoll Plats och tid Prologen kl. 13:30-16:30 ande ledamöter Övriga närvarande Adam Reuterskiöld (M) (ordförande) Jan Runesten (M) 4-13 Gunilla Lindberg (L) Ove Wallin (C) (vice ordförande) Sivert Åkerljung (KD) Hanna Svensson (S) (2:e vice ordförande) Lena Holst (MP) Kjell Öhrström (M) Daniel Lindqvist (Bitr. Kommundirektör) Johan Hagland (Miljö- och stadsbyggnadschef) Monika Stenberg (Planchef) Matilda Nilsson (Planarkitekt) Emelie Greiff (Planarkitekt) Lars Hortlund (Kommundirektör) Malin Larsson (Exploateringsingenjör) Jonas Orring (Teknik- och exploateringschef) Leif Kåsthag (Planeringschef) Katinka Wellin (Ekonomichef) Åsa Fasth (Produktionschef vård och omsorg) Justeringens plats och tid Kommunkansliet, Underskrifter Sekreterare. Daniel Lindqvist Ordförande.. Adam Reuterskiöld (M) Justerande.... Hanna Svensson Page 1 of 32

2 ANSLAG/BEVIS Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdes datum Protokollet omfattar paragraferna 4-32 Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Underskrift Förvaringsplats för protokollet Daniel Lindqvist Kommunkansliet. Page 2 of 32

3 ÄRENDELISTA 4 Detaljplan för Helgö etapp 2 (Kaggeholm 7:1 m fl) - antagande 5 Program för Ekerö centrum (Tappström 1:40 m.fl.) godkännande av program 6 Detaljplan för del av Ekebyhov 1:394 (närvärmeanläggning) 7 Detaljplan för Sockarby 3:5 - uppdrag 8 Tilläggsavtal till Exploateringsavtal, AB Ekerö Bostäder 9 Försäljning av fastigheterna Stockby 3:70 m fl 10 Nya riktlinjer och anvisning av AB Ekerö Bostäders lägenheter 11 VA-taxa 2016 Ekerö kommun 12 Nytt verksamhetsområde Skomakartorp och Jungfrusunds sjöstad 13 Motion Öka antalet papperskorgar i Ekerö kommun 14 Motion - Förbättrad service avseende färjeförbindelsen Adelsö 15 Remissvar angående Landstingsstyrelsens förslag att ansöka om Regionbildning i Stockholms län 16 Framtid för Ekeröleden 17 Ekeröleden ekonomiskt resultat 18 Information preliminärt ekonomiskt resultat 2015 för Ekerö kommun 19 Återrapportering av Kommunstyrelsens internkontrollplan Kommunstyrelsen kommunledningskontorets internkontrollplan år Återrapportering av Produktion Omsorgs internkontrollplan år Kommunstyrelsen Produktion Omsorgs internkontrollplan år Kommunstyrelsen - internkontrollplan för Produktion Ekerö Kultur år Revidering av KFS 30:4 Verksamhetsstöd för föreningar 25 Översyn av stiftelser/fonder som förvaltas av Ekerö kommun 26 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen, del 6, Ekerö Direkt 27 Avgift borgerlig vigsel 28 Motion för remittering - Mer mat mindre svinn 29 Motion för remittering - Spårbunden kollektivtrafik till Ekerö kommun 30 Motion för remittering - Uppförande av ett stationärt turist- och besökscenter samt infotavlor 31 Kommunstyrelsens ordförande informerar 32 Kommundirektören informerar Page 3 of 32

4 4 Detaljplan för Helgö etapp 2 (Kaggeholm 7:1 m fl) - antagande (KS13/66) Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att anta detaljplan för Helgö etapp 2 (Kaggeholm 7:1 m fl). Syftet med detaljplanen är att utöka byggrätten inom befintliga bostadsfastigheter jämfört med äldre byggnadsplaner, med hänsyn till platsens kulturhistoriska värde. gav 2007 stadsarkitektkontoret i uppdrag att ändra detaljplanerna inom Helgö i enlighet med stadsarkitektkontorets bedömning att - Bibehålla tomtstorlekar - Bibehålla antal våningar, byggnadshöjd och taklutning - Öka byggrätten till 250 kvm - Öka byggrätten till 350 kvm inom de största tomterna gav byggnadsnämnden i uppdrag 26 mars 2013 att upprätta detaljplan för östra delen av Helgö, motsvarande etapp 2 i utbyggnaden av kommunalt vatten- och avloppsnät. I samband med att denna detaljplan vinner laga kraft upphävs strandskyddet i enlighet med Ekerö kommuns önskemål inom föreslagen detaljplan. Tjut - Detaljplan för Helgö etapp 2 - antagande Plankarta Helgö 2 - antagande Planbestämmelser Helgö 2 - antagande Planbeskrivning Helgö 2 -antagande Utlåtande Helgö 2 - antagande Samrådsredogörelse Helgö 2 - granskning Page 4 of 32

5 5 Program för Ekerö centrum (Tappström 1:40 m.fl.) godkännande av program (KS10/262) godkänner programmet för Ekerö centrum och uppdrar åt stadsarkitektkontoret att utarbeta detaljplan för etapp 1 med programmet som utgångspunkt gav stadsarkitektkontoret i uppdrag att inleda detaljplanearbete för Tappström 1:40. Arbetet skulle enligt uppdraget inledas med program. I och med planerad flytt av SL:s bussdepå har ett program tagits fram i syfte att klargöra förutsättningarna för planläggning av området kring Ekerö centrum, depåtomten, kommunhuset samt befintlig infartsparkering. Syftet är vidare att redovisa idéer om hur centrum ska utvecklas med olika funktioner samt placering och utformning av ny bebyggelse. Tjänsteutlåtande - Program för Ekerö centrum Planprogram för Ekerö centrum Programsamrådsredogörelse för Ekerö centrum Expedieras till Stadsarkitektkontoret Page 5 of 32

6 6 Detaljplan för del av Ekebyhov 1:394 (närvärmeanläggning) (KS16/19) uppdrar åt Stadsarkitektkontoret att upprätta detaljplan för närvärmeanläggning. Kommunfullmäktige beslutade att ställa sig bakom förslaget till reviderat inriktningsbeslut angående värmeförsörjning i Ekerö tätort och uppdrog åt Kommunstyrelsen att fatta erforderliga beslut för uppförande av en värmeanläggning vid Ekebyhovs reningsverk. Ansökan om ändring av detaljplan har inkommit till stadsarkitektkontoret från Teknik- och exploateringskontoret. Ansökan avser att ändra eller upprätta ny detaljplan så att Ekebyhov 1:394 kan bebyggas med närvärmeanläggning. Den nya anläggningen avses placeras i en egen byggnad i anslutning till det befintliga reningsverket. Tjut - Detaljplan för del av Ekebyhov 1:394 (närvärmeverk) PM - Ansökan om ändring av detaljplan för Ekebyhov 1:394 (utredning) Expedieras till Teknik- och exploateringskontoret Stadsarkitektkontoret Page 6 of 32

7 7 Detaljplan för Sockarby 3:5 - uppdrag (KS09/119) beslutar att kommunen inte avser att upprätta detaljplan för Sockarby 3:5. Ansökan inkom om nio nya bostäder inom Sockarby 3:5 år Ansökan avsåg ytterligare nio bostadstomter om ca 2000 kvm/tomt. Kommunalt VA finns inte i området. Enligt ansökan avses exploateringen försörjas med ett minireningsverk. Miljökontoret har bedömt, med hänsyn till närheten till Svartsjöområdet, att en lokal lösning av avloppet inte bör godtas. Sökanden meddelades att ärendet avvaktar utredning om skyddsavstånd hästhållning/bostäder samt den kommunövergripande VA-planen. Marken är inte detaljplanelagd idag och området ligger inte inom tätortsbandets avgränsning, lokalt centrum eller övrig serviceort. I och med att VAplanen antogs blir de riktlinjer som ingår i planen styrande för inriktningen på det långsiktiga VA-arbetet i kommunen. I VA-planen har Sockarby, tillsammans med ca 20 andra områden, angivits som områden med lägre behov och därför en VAutbyggnad på längre sikt. I VA-planens handlingsplan anges att områdena kan förses först fram emot år Enligt handlingsplanens riktlinjer (tillämpliga på Sockarby): - ska nya planområden som innebär nya åretruntbostäder undvikas innan kommunalt VA byggs ut. Tjut - Detaljplan för Sockarby 3:5 PM - Ansökan om detaljplan för Sockarby 3:5 Expedieras till Stadsarkitektkontoret Fastighetsägaren till Sockarby 3:5 Page 7 of 32

8 8 Tilläggsavtal till Exploateringsavtal, AB Ekerö Bostäder (KS13/103) 1. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att godkänna tilläggsavtal mellan Ekerö kommun och AB Ekerö Bostäder. 2. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att ge Kommunstyrelsens ordförande Adam Reuterskiöld i uppdrag att underteckna avtalet. Avvaktar med ställningstagande Hanna Svensson (S) och Lena Holst (MP) avvaktar med ställningstagande till Kommunstyrelsens behandling av ärendet. Detta ärende redovisar förslag till tilläggsavtal till exploateringsavtal mellan Ekerö kommun och AB Ekerö Bostäder. Tjut - Tilläggsavtal till Exploateringsavtal, AB Ekerö Bostäder(återremitterat ärende) Tillaggsavtal till Exploateringsavtal (signerat) 120 Tilläggsavtal till Exploateringsavtal, AB Ekerö Bostäder Tjänsteutlåtande - Tilläggsavtal till Exploateringsavtal, AB Ekerö Bostäder Exploateringsavtal avseende del av Tappström 3:1 m fl (Wrangels väg) Page 8 of 32

9 9 Försäljning av fastigheterna Stockby 3:70 m fl (KS16/21) 1. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att genomföra försäljningar av fastigheten Stockby 3:70, Stenhamra; Stenby 15:24, Adelsö samt fastigheten Närlunda 41:3, Närlunda på redovisade villkor. 2. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att uppdra till Teknik- och exploateringschefen att teckna erforderliga avtal. Hanna Svensson (S) avvaktar med ställningstagande till Kommunstyrelsens behandling av ärendet. Teknik- och exploateringskontoret har bl a mot bakgrund av efterfrågan på bostäder genomfört en inventering för fastigheter som är möjliga till att omedelbart bebygga med en byggnadsmöjlighet enligt gällande detaljplan. Denna har resulterad i att en obebyggd småhustomt i Stenhamra är möjlig att försälja. Vidare utreder AB Ekerö bostäder möjligheten att uppföra hyresbostäder för två fastigheter, dels på Adelsö och dels för en fd reningsverkstomt i Närlunda. AB Ekerö Bostäder avser att återkomma till kontoret med besked huruvida intresse föreligger att förvärva och bebygga de två senare fastigheterna. Tjut - Försäljning av fastigheterna Stockby 3:70 m fl Kartbilagor Stockby 3:70 m.fl. Page 9 of 32

10 10 Nya riktlinjer och anvisning av AB Ekerö Bostäders lägenheter (KS16/24) Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att fastställa Riktlinjer och anvisning av AB Ekerö Bostäders lägenheter. Noteras till protokollet AB Ekerö Bostäder ska enligt ägardirektiven medverka till att kommunens bostadssociala ambition beträffande socialt utsatta och svaga grupper, samt att kommunens avtal med Migrationsverket beträffande flyktingmottagning kan infrias. Kommunstyrelsen konstaterar utifrån denna skrivning och med anledning av kommunens prognostiserade flyktingmottagande att en majoritet av AB Ekerö Bostäders lediga lägenheter med stor sannolihet kommer att behövas för detta ändamål de närmsta åren. Kommunstyrelsen konstaterar vidare att ett flertal bostadsprojekt är påbörjade för att möta den ökade efterfrågan på lägenheter i kommunen. AB Ekerö Bostäders bestånd av hyreslägenheter kommer succesivt att växa och därmed ökar också möjligheten för bolaget att förmedla lägenher via sin ordinarie bostadskö. Från AB Ekerö Bostäder har inkommit ett nytt förslag till Riktlinjer och anvisning av AB Ekerö Bostäders lägenheter. De nuvarande reglerna beslutades av Kommunfullmäktige Anledningen till ändringen är framförallt att bolaget nu tagit ett nytt fastighetssystem i drift vilket medför att anvisningarna behöver ändras framförallt när det gäller hur kötiden för boende i bolagets bestånd beräknas. Detta eftersom fastighetssystemet inte är kompatibelt med vårt nuvarande beräkningssätt. Föreslaget nytt beräkningssätt överensstämmer med bostadsmarknaden. Samtidigt vill bolaget göra några förtydliganden i riktlinjerna till stöd för bedömningar vid uthyrning. Tjut - Nya riktlinjer och anvisning av AB Ekerö Bostäders lägenheter Förslag till nya riktlinjer och anvisningar av AB Ekerö Bostäders lägenheter 2016 Befintliga riktlinjer och anvisning av AB Ekerö Bostäders lägenheter Page 10 of 32

11 11 VA-taxa 2016 Ekerö kommun (KS16/26) 1. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att VA-brukningstaxan höjs med 5 %. 2. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att den nya VA-taxan ska börja gälla från och med den 1 april Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att delegera redaktionella ändringar av VAtaxan till Ekerövatten. Den allmänna VA-verksamheten ska enligt lag om allmänna vattentjänster (vattentjänstlagen) vara självfinansierande genom avgifter vilka regleras i VAtaxan. Under lång tid har del av stora investeringskostnader för utbyggnad av den allmänna VA-anläggningen i Ekerö kommun finansierats med hjälp av lån. Räntekostnaderna tar upp en allt större del av brukningstaxan vilket får negativa konsekvenser för drift och underhåll av VA-anläggningen. Det finns därför ett stort behov av att minska ränteberoendet. Tjut - VA-taxa 2016 Ekerö kommun Skrivelse höjning VA-taxa i Ekerö 2016 PM - Höjning VA-taxa i Ekerö 2016 Taxa 2016 för Ekerö kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggningar Styrelsemötesprotokoll Ekerövatten AB Page 11 of 32

12 12 Nytt verksamhetsområde Skomakartorp och Jungfrusunds sjöstad (KS16/22) 1. Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att fastställa verksamhetsområde för dricksvatten och spillvatten för fastigheter inom Jungfrusunds marina samt område längs Bryggavägen som inkluderar överföringsledning enligt bilaga 1, att gälla från och med den 1 december Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att fastställa verksamhetsområde för dricksvatten, spillvatten och dagvatten för fastigheter inom Skomakartorp norra och södra samt intilliggande fastigheter, att gälla från och med den 1 december För att fastställa fastigheternas rätt till kommunal VA-hantering liksom Roslagsvattens rätt att ta ut de avgifter som finansierar densamma behöver Ekerö kommun utöka sitt verksamhetsområde med berörda fastigheter. Tjut - Nytt verksamhetsområde Skomakartorp och Jungfrusunds sjöstad Roslagsvatten - Förslag till KF om nytt verksamhetsområde Skomakartorp och Junfrusind Page 12 of 32

13 13 Motion Öka antalet papperskorgar i Ekerö kommun (KS15/89) Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att motionen ska anses behandlad. Desirée Björk (Ö), Bernt Richloow (Ö) och Robert Oberascher (Ö) har i en motion föreslagit "att Ekerö kommunska verka för att det sätts upp fler papperskorgar för olika sorters avfall både i tätort och i kommunens ytterområden". Motionen har behandlas av Tekniska nämnden som föreslår att motionen ska anses behandlad. Tjänsteutlåtande KS - Öka antalet papperskorgar inom Ekerö kommun Protokollsutdrag TN 81 Motionssvar Ökat antal papperskorgar Motion - Ökat antal papperskorgar inom Ekerö kommun Page 13 of 32

14 14 Motion - Förbättrad service avseende färjeförbindelsen Adelsö (KS15/97) Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att motionen avslås. John Sjögren (SD) och Carl Schillander (SD) har i en motion föreslagit Kommunfullmäktige besluta: att turlistan för färjetrafiken mellan Munsö och Adelsö ska utformas så att det från tidig morgon till sen kväll skall vara 20 minuters trafik. Alternativt kan man överväga att ha en behovsstyrd trafik, dock med grunden i trafik med 20 minuters mellanrum. - att kallelseturer nattetid skall kunna ske minst två gånger i timmen. Något uppehåll skall ej förekomma vid något tillfälle vare sig dag eller natt. Personal är alltid på plats och kan således utföra trafiken. Motionssvar - Förbättrad service avseende färjeförbindelsen Adelsö 73 Motion för remittering Förbättrad service avseende färjeförbindelsen Adelsö Motion - Förbättrad service avseende färjeförbindelsen Adelsö Page 14 of 32

15 15 Remissvar angående Landstingsstyrelsens förslag att ansöka om Regionbildning i Stockholms län (KS15/202) beslutar att första meningen i sista stycket i remissyttrandet tas bort. 1. Kommunstyrelsen fastställer yttrande angående Landstingsstyrelsens förslag att ansöka om Regionbildning i Stockholms län. 2. Kommunstyrelsen beslutar att ge Kommunstyrelsens ordförande i uppdrag att underteckna remissvaret. Hanna Svensson (S) och Lena Holst (MP) avvaktar med ställningstagande till Kommunstyrelsens behandling av ärendet. Ekerö kommun har fått förslaget om att ansöka om regionbildning i Stockholms län på remiss från Landstingsstyrelsen. Under årens lopp har ett antal utredningar tittat på regionfrågan i landet. Det har handlat om storleken på regionerna, om innehållet i regionernas uppdrag, om att lyfta vissa landstingskommunala uppdrag till staten, att ta bort delar av Länsstyrelsernas nuvarande uppdrag osv. I dagsläget finns en ny utredning tillsatt som ska lämna sitt förslag år Regeringen har också tagit fram förslag om en regional tillväxtpolitisk strategi. Ett förslag till remissyttrande har tagits fram av Kommunstyrelsens ordförande. Ordförandeförslag - Remissvar angående landstingsstyrelsens förslag att ansöka om Regionbildning i Stockholms län Remissvar angående landstingsstyrelsens förslag att ansöka om Regionbildning i Stockholms län Page 15 of 32

16 16 Framtid för Ekeröleden (KS15/127) Kommunstyrelsen ställer sig bakom Kommunledningskontorets redovisning av slutrapport gällande Framtid för Ekeröleden. Det är angeläget att beskriva möjligheterna att förbättra ekonomin för Ekeröleden. Förändringar av tidtabell, taxor, betalningsportal har vägts in, vid framtagandet av slutrapporten. En av de viktigare parametrarna i rapporten har dock varit strategiska omvärldsstudier, gällande en allt starkare befolkningsutveckling i Ekerö kommun - såväl som näringslivstillväxt i handelsområden och attraktiva dagligvarubutiker med mycket brett utbud, bland annat i Kungens kurva och Södertälje. Framkomligheten mellan Ekerö centrum och Brommaplan kommer att begränsas högst avsevärt, till följd av byggnadsarbetena kopplade till infrastrukturprojekten Förbifart Stockholm och Ekerövägen. Under denna tidsperiod kommer Ekeröleden att utgöra ett mycket viktigt komplement till övrig transportinfrastruktur, för boende, förvärvsarbetande och besökare på våra Mälaröar. Ekeröleden bedöms kunna drivas utan ekonomiskt förlustresultat till åtminstone omkring år 2026 när Förbifart Stockholm trafiksätts. Slutrapporten är framtagen i samverkan mellan Ekerö kommun, Trafikverket Färjerederiet, med stöd av ÅF Infrastructure AB som medverkande konsult. Tjut - Framtid för Ekeröleden Ekeröleden rapport Page 16 of 32

17 17 Ekeröleden ekonomiskt resultat (KS14/243) 1. Kommunstyrelsen beslutar att Ekerö kommun reglerar Ekeröledens resultat för trafikåret 2014/2015 om totalt tkr mot Trafikverket-Färjerederiet. 2. Kommunstyrelsen beslutar att kostnaden resultatförs Kommunstyrelsens budgetmarginal år Ekeröleden har gjort ekonomiskt underskott de senaste fyra trafikåren. Kommunstyrelsen beslutade 2014 om reglering med tkr till Färjerederiet för avtalsperiodens första tre år till och med trafikåret. För trafikåret 2014/2015 är Ekeröledens negativa resultat tkr. Ekerö kommun och Trafikverket- Färjerederiet tecknade i september 2011 avtal om färjetrafik mellan Jungfrusund i Ekerö kommun och Slagsta i Botkyrka kommun. I enlighet med befintligt avtal mellan kommunen och Färjerederiet ska Färjerederiet erhålla full kompensation för underskott. Reglering av det negativa resultatet för trafikåret 2014/2015 föreslås belasta 2015 års resultat Ekerö kommun. Avtalet uttrycker att tidigare försluster som täcks av kommunen första avräknas innan parterna delar lika på överskott. Avtalet löper på fem år till och med 30 september Avtalet har i september 2014 sagts upp av Ekerö kommun för omförhandling inför en eventuellt ny avtalsperiod. Tjut - Ekeröleden - ekonomiskt resultat 2014/2015 Page 17 of 32

18 18 Information preliminärt ekonomiskt resultat 2015 för Ekerö kommun (KS16/15) Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige notera informationen om Ekerö kommuns preliminära ekonomiska driftresultat Årets resultat 2015 är positivt och uppgår till 52 mkr. Resultatet motsvarar 3,7 procent och är 33,7 mkr högre än budgeterat resultat 18,3 mkr (1,3 procent). Det positiva överskottet återfinns i lägre verksamhetkostnader genom att budgetmarginalen inte disponerats i sin helhet, engångsintäkt genom återbetald sjukförsäkringspremie från 2004 och i övrigt lägre verksamhetskostnader i nämnder och utförarorganisationer. Avgörande för den positiva resultatavvikelsen är en lägre volymutveckling i de stora nämnderna jämfört med antagande i budget. Tjänsteutlåtande - Information preliminärt ekonomiskt resultat 2015 för Ekerö kommun PM - Information preliminärt ekonomiskt resultat 2015 för Ekerö kommun Tabellbilagor Info 2015 års driftresultat Page 18 of 32

19 19 Återrapportering av Kommunstyrelsens internkontrollplan 2015 (KS15/192) Kommunstyrelsen noterar informationen om genomförd internkontroll 2015 och ställer sig bakom i ärendet redovisade slutsatser och åtgärder. Kommunstyrelsen har antagit internkontrollplan för år 2015 för Kommunstyrelsen kommunledningskontoret. Planen omfattar tre kontrollområden: Incidentrapportering IT, Avtalstrohet mot tecknade avtal och Uppföljning av förtroendekänsliga poster. Återrapportering av 2015 års internkontroll planerades ske till Kommunstyrelsen i februari Slutsatser och åtgärder som resultat av genomförd internkontroll: - Inga avgörande felaktigheter har påträffats. - Resultat av genomförd kontroller ger underlag för ytterligare förtydliganden och förbättringar. - Kontrollområdena är ständigt aktuella och kommer även ingå i nästa års internkontrollplan. Tjut - Återrapportering Kommunstyrelsens internkontroll 2015 PM - Rapportering av genomförd internkontroll 2015 Kommunstyrelsen Page 19 of 32

20 20 Kommunstyrelsen kommunledningskontorets internkontrollplan år 2016 (KS15/249) Kommunstyrelsen antar interkontrollplan år 2016 för Kommunstyrelsen kommunledningskontoret. I enlighet med KFS 01:7 - Reglemente för intern kontroll i Ekerö kommun - ska Kommunstyrelsen anta internkontrollplan för den egna förvaltningen. Planen ska antas årligen, återrapporteras årligen och i samband med det senare ska den interna kontrollplanens aktualitet prövas. Kommunledningskontoret har genomfört en väsentlighets- och riskbedömning över ett flertal processer och ansvarsområden inom kontoret. Två kontrollområden var även föremål för internkontrollen 2015, dessa återfinns även i 2016 år plan för att ha en flerårig uppföljning även om inga större felaktigheter påträffades i 2015 års genomförda kontroll. Utifrån bedömningen har internkontrollplan för år 2016 upprättats omfattande sex kontrollområden: Tillämpningsanvisningar/riktlinjer för e-post, Avtalstrohet mot tecknade avtal, Rutiner direktupphandling, Tillämpningsanvisning bisyssla, Rutiner och tillämpningsanvisningar uppdatering extern webb och Uppföljning av förtroendekänsliga poster. Återrapportering av 2016 års internkontroll planeras ske till Kommunstyrelsen i februari Tjut - KS kommunledningskontorets internkontrollplan år 2016 PM Kommunstyrelsen-kommunledningskontorets internkontrollplan år 2016 Page 20 of 32

21 21 Återrapportering av Produktion Omsorgs internkontrollplan år 2015 (KS16/32) 1. Kommunstyrelsen noterar informationen om upprättad internkontrollplan samt genomförd internkontroll för åren Kommunstyrelsen ställer sig bakom i ärendet redovisade slutsatser och åtgärder. Planen omfattar fyra kontrollområden. Två av dessa är processer som är väsentliga för den enskilde Kunden/Brukaren: - Korrekt avvikelsehantering kring den enskilde - Efterlevnaden av den enskildes genomförandeplan. Två innebär kontroll av: - Korrektheten avseende ekonomistyrning - Att fakturering sker i enlighet med gällande regelverk. Tjut - Återrapportering av internkontrollplan för KS Produktion Omsorg år 2015 PM - Återrapportering av internkontrollplan år för KS Produktion Omsorg Page 21 of 32

22 22 Kommunstyrelsen Produktion Omsorgs internkontrollplan år 2016 (KS16/33) Kommunstyrelsen antar den samlade internkontrollplanen år 2016 för produktionsenheten omsorg. I enlighet med KFS 01:7 - Reglemente för intern kontroll i Ekerö kommun - ska Kommunstyrelsen anta internkontrollplan för den egna förvaltningen. Planen ska antas årligen, återrapporteras årligen och i samband med det senare ska den interna kontrollplanens aktualitet prövas. Utifrån bedömningen har internkontrollplan för år 2016 upprättats omfattande fyra kontrollområden. Tjut - KS Produktionsenhet Omsorg internkontrollplan för 2016 PM - KS Produktion Omsorg interkontrollplan för år 2016 Page 22 of 32

23 23 Kommunstyrelsen - internkontrollplan för Produktion Ekerö Kultur år 2016 (KS16/34) Kommunstyrelsen antar internkontrollplan år 2016 för Kommunstyrelsen Produktion Ekerö Kultur. I enlighet med KFS 01:7 - Reglemente för intern kontroll i Ekerö kommun - ska Kommunstyrelsen anta internkontrollplan för den egna förvaltningen. Planen ska antas årligen, återrapporteras årligen och i samband med återrapporten skall den interna kontrollplanen även prövas avseende aktualitet. Produktion Ekerö Kultur, vars verksamheter spänner över ett brett spektrum, har gjort en väsentlighets- och riskbedömning (VoR) omfattande ett antal processer inom sina olika verksamhetsområden, vilket resulterat i föreliggande internkontrollplan. Då Produktion Ekerö Kultur inte tidigare haft en internkontrollplan finns det ingen återraport att lämna för tidigare år. Utifrån bedömning enligt ovan har en internkontrollplan för år 2016 upprättats omfattande fyra kontrollområden som är av betydelse för produktionens samlade verksamheter: Avtalstrohet mot tecknade avtal, efterlevnad av rutiner och regler för SBA (Strategiskt Brandskyddsarbete), efterlevnad av hygienregler mm för livsmedelshantering samt efterlevnad rutiner för säkerhet i verksamhetslokaler. Återrapportering av 2016 års internkontroll planeras ske till Kommunstyrelsen i februari Tjänsteutlåtande - KS Produktion Kultur Internkontrollplan år 2016 PM - KS Produktion Ekerö Kultur Internkontrollplan år 2016 Page 23 of 32

24 24 Revidering av KFS 30:4 Verksamhetsstöd för föreningar (KS15/227) Kommunstyrelsen förslår Kommunfullmäktige att fastställa KFS 30:4 Verksamhetsstöd för föreningar. Verksamhetsstöd för barn och ungdomars verksamhet söks av föreningslivet vid två tillfällen per år. Under 2015 ändrade bl.a. Riksidrottsförbundet ansökningsdatum från den 15 februari till den 25 februari samt från den 15 augusti till den 25 augusti. Genom att följa samma ansökningsdatum som Riksidrottförbundet underlättas föreningarnas ansökningsförfarande. I KFS 30:4 ändras även hänvisningen till att ansökan ska göras på samma blankett som ansökan om statligt lokalt aktivitetsstöd eftersom den blanketten inte längre används. I stället hänvisas föreningarna till att ansökan görs på avsedd blankett gällande Verksamhetsstöd för barn- och ungdomsverksamhet. Protokollsutdrag KFN 58 Verksamhetsstöd för föreningar KFS 30:4 Tjänsteutlåtande KFN - Verksamhetsstöd för föreningar KFS 30:4 KFS 30:4 utg. juni 2006 Verksamhetsstöd för föreningar KFS 30:4 utg mars 2016 Verksamhetsstöd för föreningar - förslag Page 24 of 32

25 25 Översyn av stiftelser/fonder som förvaltas av Ekerö kommun (KS14/205) 1. Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med de förslag till åtgärder för respektive stiftelse/fond som återges i PM daterat Kommunstyrelsen ger biträdande kommundirektören i uppdrag att ansöka om permutation/ändring hos Kammarkollegiet respektive Länsstyrelsen i enlighet med vad som anges i PM daterat Ekerö kommun förvaltar idag åtta stiftelser/fonder av varierande storlek och med olika ändamål. Förvaltningen av dessa innebär dels att utifrån statuten finna och dela ut medel till berättigade destinatärer och dels att administrera stiftelsernas/ fondernas tillgångar, vilket bl.a. innefattar kapitalplaceringar, upprättande av årssammanställningar och viss fastighetsförvaltning. Förvaltningen av stiftelserna/fonderna tar allt större resurser i anspråk hos kommunen. Flertalet av stiftelserna/fonderna saknar eller har begränsat utdelningsbart kapital och i vissa fall där det finns utdelningsbart kapital är det inte alltid möjligt att utifrån statuten finna destinatärer. Med hjälp av extern konsult har kommunledningskontoret nu gjort en översyn av samtliga stiftelser/fonder. Huvudsyftet med översynen har varit att skapa bättre förutsättningar för att kunna använda förmögenheternas avkastning så som donatorer och stiftare har avsett. Det har också varit en ambition att minska kommunens administration samt att stiftelserna/fonderna ska bära sina egna kostnader. Tjut - Översyn av stiftelser och fonder som förvaltas av Ekerö kommun PM - Översyn av stiftelser och fonder, Page 25 of 32

26 26 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen, del 6, Ekerö Direkt (KS12/28) Kommunstyrelsen beslutar att anta dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för Ekerö Direkt med giltighet från Enligt kommunens arkivreglemente (KFS 04:1) ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan för sin verksamhet. Ekerö Direkts dokumenthanteringsplan är del 6 i Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanens uppgift är att underlätta hanteringen av handlingar inom myndighetens olika verksamhetsområden. Dokumenthanteringsplanen fastställer också när handlingarna ska levereras till arkivmyndigheten och vilka handlingar som får gallras. Denna dokumenthanteringsplan för Ekerö direkt ska gälla handlingar upprättade från och med , detta för att gallringsfristerna ska infalla vid årsskiftet. Tjänsteutlåtande. Dokumenthanteringsplan KS del 6, Ekerö Direkt Dokumenthanteringsplan ED, KS del 6 Page 26 of 32

27 27 Avgift borgerlig vigsel (KS16/35) Kommunstyrelsen beslutar att en administrativ avgift om 500 kr tas ut i de fall ingen av parterna är folkbokförd i Ekerö kommun. Idag tar kommunen inte ut någon avgift för borgerliga vigslar. Vid en genomgång av hur det ser ut i länet tar de flesta kommuner ut en administrativ avgift från de par där ingen är folkbokförd i kommunen. Förslaget är nu att även Ekerö kommun tar ut en administrativ avgift om 500 kr då ingen av paret är folkbokförd i kommunen. Tjut - Avgift borglig vigsel Page 27 of 32

28 28 Motion för remittering - Mer mat mindre svinn (KS15/253) remitterar motionen till Barn- och utbildningsnämnden för beredning. Socialdemokraterna i Kommunfullmäktige har i en motion föreslagit: "att Ekerö kommun genomför insatser för minskat matsvinn i kommunens skolor". 142 Motion för remittering - Mer mat mindre svinn Motion - Matsvinn Expedieras till Barn- och utbildningsnämnden Page 28 of 32

29 29 Motion för remittering - Spårbunden kollektivtrafik till Ekerö kommun (KS15/254) remitterarar motionen till kommunledningskontoret för beredning. Desirée Björk (Ö), Bernt Richloow (Ö) och Robert Oberascher (Ö) har i en motion föreslagit: "Att Ekerö kommunfullmäktige beslutar att ge uppdrag till kommunstyrelsen att utse lämpliga personer, lämpligt organ att kontakta Stockholms Läns Landsting för att diskutera och föreslå, ev. med Ekerö som medfinansiär, en översiktlig utredning av ovan skissat slag rörande förutsättningar för spårbunden kollektivtrafik mellan Stockholm och Ekerö centrum. Att aktivt verka för en spårbunden kollektivtrafik mellan Stockholm och Ekerö centrum." 143 Motion för remittering - Spårbunden kollektivtrafik till Ekerö kommun Motion - Spårbunden trafik 2015 Expedieras till Planeringschefen Page 29 of 32

30 30 Motion för remittering - Uppförande av ett stationärt turist- och besökscenter samt infotavlor (KS15/206) beslutar att remittera motionen till kommunledningskontoret för beredning. Desiée Björk (Ö), Robert Oberascher (Ö) och Bernt Richloow (Ö) har i en motion föreslagit att "Kommunfullmäktige ger uppdraget att utreda placering och utformning av ett stationärt besöks- och turistinformationshus samt informationstavlor enligt förslagen ovan". 168 Motion för remittering - Uppförande av ett stationärt turist- och besökscenter samt infotavlor Motion - Uppförande av ett stationärt turist- och besökscenter samt infotavlor Expedieras till Näringslivs- och turismenheten Page 30 of 32

31 31 Kommunstyrelsens ordförande informerar KSL-möte: Fördelningstalen ensamkommande flyktingbarn 2016 samt Stockholmsöverenskommelsen gällande gemensam gymnasieregion. Page 31 of 32

32 32 Kommundirektören informerar Samarbetet med polisen Arbetsmiljöverket flyttar fram datumet för vitesföreläggande avssende Färingsöhemmet Page 32 of 32