DIARIEFÖRING OCH ARKIVERING PÅ INSTITUTIONSNIVÅ

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT DNR V 2016/541 DIARIEFÖRING OCH ARKIVERING PÅ INSTITUTIONSNIVÅ Björn Utberg / Internrevisionen

2 1 Slutsatser och rekommendationer Diarieföringen i Gudok fungerar i stort väl, enligt internrevisionens uppfattning. Det som diarieförs i Gudok arkiveras centralt. Denna rutin fungerar också väl. Däremot är arkiveringen på instituionsnivå, dvs av dokument som inte skall diarieföras i Gudok, men ändå bevaras vara aningen otillfredsställande. Detta kan delvis hänga samman med att diarieföring sker löpande, medan arkivhanteringen, i praktiken, sker mer sällan. Gudok-hanteringen är mer i fokus från centralt håll och det ligger också i sakens natur, att diarieföring, med interna såväl som externa intressenter, har en annan aktualitet. Rätten att ta del av allmänna handlingar regleras i tryckfrihetsförordningens 2 kapitel. Syftet är att allmänna handlingar ska hållas tillgängliga så att de kan tillgodose allmänhetens insynsrätt samt förvaltningens, rättskipningens och forskningens behov av information. För att säkerställa detta är hanteringen av allmänna handlingar, det vill säga diarieföring, sekretessprövning, arkivering och utlämnande av handlingar, reglerat i lagstiftningen. För att arkiven ska kunna tillgodose olika intressenters behov ska handlingarna bevaras i ursprungligt skick med det informationsinnehåll de hade när de skapades. Handlingarnas innehåll måste också bevaras på ett sådant sätt att det är förståeligt även i framtiden. Det formella arkivansvaret vid institutionerna har prefekterna, enligt rektors delegation. Det praktiska ansvaret för dels diarieföring, dels arbetet med arkivfrågorna, har Gudoksamordnaren respektive arkivsamordnaren. På flera institutioner har samma person dessa två uppdrag. Riktad utbildning erbjuds både Gudok- och arkivsamordnarna. Vidare finns nätverk inom universitetet för samordning av frågorna kring hanteringen av allmänna handlingar och arkivhandlingar. Sektionen för arkiv och registratur bör fortsätta följa de institutioner där indikationer finns på att diarieföringen inte är heltäckande. Dessa institutioner bör besökas mer aktivt för en dialog kring gällande regelverk. Det har dock framförts att detta skulle kräva utökade resurser. Det finns utrymme att förbättra den interna styrningen och kontrollen inom området. Internrevisionen rekommenderar därför följande: att sektionen för arkiv och registratur fortsatt följer de institutioner där det finns indikationer på brister i diarieföringen, att uppdragen som huvudsamordnare för Gudok och arkivsamordnare läggs på samma person, att samordnare och ledning på institutionerna mer aktivt informerar de anställda kring gällande regelverk, att särskild uppmärksamhet riktas mot diarieföring av tillgodoräknanden för studenter och doktorander, samt att arkivarbetet på institutionerna ges mer stöd och uppmärksamhet. 2

3 2 Inledning Institutionerna skall diarieföra eller registrera vissa handlingar. Som stöd för denna ärendehantering finns en eller flera samordnare vilka är ansvariga för registrering av institutionens ärenden. Det är av stor vikt att relaterade rutiner fungerar väl. I revisionsplanen för 2016 ingår därför granskning av diarieföring och arkivering som ett delmoment. Sektionen för arkiv och registratur, i fortsättningen kallad sektionen, utgör en stödfunktion för myndighetens hantering av allmänna handlingar. Sektionen administrerar bl.a. universitetets diarieföringssystem Gudok och den centrala arkivhanteringen. Sektionen tillhör Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd vid Gemensamma förvaltningen. Sektionen diarieför ärenden i Gudok för Gemensamma förvaltningen (inklusive f.d. Lärarutbildningsnämnden), nationella enheter och för fakultetskanslierna. Institutionerna skall själva diarieföra sina ärenden i Gudok. Sektionen öppnar, avslutar och arkiverar dock institutionernas ärenden. Förutom sektionen, har åtta institutioner vid fem fakulteter besökts. Granskningen har haft en orienterande ansats och har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Syftet har varit att övergripande bedöma effektiviteten i den interna styrningen och kontrollen. Värdegrunden för den statliga förvaltningen är att den ska präglas av rättsäkerhet, professionalism, kvalitet och effektivitet. Universitetet ska följa den lagstiftning som gäller för verksamhet och ärendehandläggning inom den statliga förvaltningen. Därför måste alla berörda inom universitetet känna till och följa det regelverk som finns på området. I Myndighetsförordningen (2007:515) finns de allmänna föreskrifterna för de statliga myndigheterna. Det finns också flera olika tillsynsmyndigheter: Justitieombudsmannen (JO) har tillsyn över tillämpningen i offentlig verksamhet Riksarkivet (RA) har tillsyn över diarie- och arkivfrågor Justitiekanslern (JK) har tillsyn över hur lagstiftningen tillämpas Datainspektionen (DI) har tillsyn över databehandling, personuppgifter och register. Rätten att ta del av allmänna handlingar regleras i tryckfrihetsförordningens 2 kapitel. Syftet är att allmänna handlingar ska hållas tillgängliga så att de kan tillgodose allmänhetens insynsrätt samt förvaltningens, rättskipningens och forskningens behov av information. För att säkerställa detta är hanteringen av allmänna handlingar, det vill säga diarieföring, sekretessprövning, arkivering och utlämnande av handlingar, reglerat i lagstiftningen. För att arkiven ska kunna tillgodose olika intressenters behov ska handlingarna bevaras i ursprungligt skick med det informationsinnehåll de hade när de skapades. Handlingarnas innehåll måste också bevaras på ett sådant sätt att det är förståeligt även i framtiden. 3

4 3 Bakgrund 3.1 Allmänt För att universitet ska kunna uppfylla kravet om handlingars offentlighet, dvs kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dessa, krävs ordning och struktur. Ett led i denna ordning är att registrera de allmänna handlingarna i ett diarium. Registreringen medför även en minimering av risken för motstridiga beslut. Vidare erhålls snabbare information om vilka beslut som fattats och deras innehåll. I Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) finns de grundläggande reglerna om registrering av allmänna handlingar. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar som inkommit till eller upprättats och förvaras vid universitetet ska diarieföras. Handlingar som kan betraktas vara av ringa betydelse för universitetets verksamhet behöver inte registreras. Beträffande handlingar som helt eller delvis omfattas av sekretess, gäller att även dessa måste diarieföras. Registrering av allmänna handlingar ska ske utan dröjsmål. Inkommande handlingar ska registreras samma dag de inkommer. Upprättade handlingar ska registreras när de expedierats, beslut fattats eller när de på annat sätt färdigställts. En handlings status som allmän kan inte skjutas upp genom att registreringen senareläggs. Ett diarium ska enligt lag innehålla vissa uppgifter: Datum då handlingen inkommit eller upprättats Ett unikt löpnummer (s.k. diarienummer) Avsändare eller mottagare av handlingen En kort beskrivning av ärendets innehåll. Eftersom diariet i sig är offentligt, måste det kunna visas för allmänheten. Av denna anledning skyddas sekretessbelagda uppgifter i diarieföringssystemet genom behörighetsstyrning. Med hänsyn till sekretess får därför uppgift om avsändare och/eller mottagare samt beskrivningen av ärendets innehåll utelämnas i vissa fall. 3.2 Tryckfrihetsförordningen Av 2 kapitlet i Tryckfrihetsförordningen framgår att För att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning har varje medborgare, allmänhet såväl som massmedia, rätt till insyn och rätt att ta del av allmänna handlingar under förutsättning att de inte är hemliga. Allmänna handlingar som inte är hemliga kallas offentliga handlingar. Offentliga handlingar ska på begäran av enskild lämnas ut. Den som vill ta del av en allmän handling kan vända sig till den myndighet som förvarar handlingen och mot avgift få en avskrift eller kopia av handlingen. Myndigheter kan också lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form. En 4

5 begäran att få ta del av en allmän handling skall prövas skyndsamt av myndigheten och har företräde framför annan verksamhet. En allmän handling som inkommer till en myndighet, eller upprättas där, ska registreras, dvs diarieföras. Detta utan dröjsmål, enligt 5 kapitlet i Offentlighets- och sekretesslagen. Myndigheters allmänna handlingar ska hållas ordnade samt vårdas och bevaras så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipning och förvaltning samt för forskningens behov. 3.3 Allmänna handlingar En handling är en form för att lagra och bevara upplysningar. Detta innebär varje framställning i skrift eller bild men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta på annat sätt med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Till handling hör således förutom handling i traditionell mening fax, e-post, blanketter, tabeller, tablåer, kartor, fotografier, datadisketter, CD-rom skivor, magnetbandsregister, mikrofilm, ljudkassetter, videoinspelningar, m.m. Handlingar som handhas av en myndighet är allmänna och i de flesta fall offentliga om de antingen är inkomna dit, upprättade eller förvarade där. 3.4 Inkommen handling En handling är inkommen när handlingen har anlänt till myndigheten, tagits emot av någon eller sänts till någons privata adress. Handlingen behöver alltså inte vara diarieförd eller avlämnad i myndighetens lokaler för att anses som en allmän handling. Den anses inkommen genom att den någonstans har kommit behörig befattningshavare till handa. Varje till en myndighet inkommen skriftlig information är en allmän handling hur skissartad eller informell den än verkar ur avsändarens synpunkt. Handlingar eller meddelanden som sänds eller tas emot via elektronisk post eller fax lyder under samma regler om allmänna handlingar och diarieföring som vanlig post. Detta innebär att registrator på en myndighet måste kunna ta del av all post som sänds till och från myndigheten. E-post som ska diarieföras ska vidarebefordras till registrators e-postadress. Meddelanden som omfattas av sekretess ska inte sändas med e-post. Om ett inkommet e-postmeddelande kan bli föremål för sekretess ska det omedelbart skrivas ut på papper och därefter raderas ur systemet. E-post som öppnas hemifrån måste också vara tillgängliga på myndighetens server. En tjänsteanteckning ska upprättas i skriftlig form och diarieföras i händelse av att den berörde får information i muntlig form, via ett röstmeddelande eller SMS. En tjänsteanteckning måste också upprättas i händelse av att handlingar förkommit. 3.5 Upprättad handling En handling är upprättad hos en myndighet om den på något sätt har utformats och färdigställts där. Huvudregeln är att en hos myndigheten upprättad handling blir allmän när myndigheten har expedierat den, dvs avsänt den till en enskild, en myndighet eller en organisation. Det original eller den kopia av handlingen som behålls av myndigheten för 5

6 arkivering, blir då allmän och enligt huvudregeln offentlig. En handling som inte har expedierats anses som upprättad när det ärende den hör till har slutbehandlats hos myndigheten. Hör handlingen inte till något bestämt ärende, är den upprättad när den har justerats eller färdigställts på annat sätt, t.ex. genom godkännande av berörd chef eller när den har omhändertagits för förvaring i någons tjänsterum eller arkivutrymme. Ett register eller annan förteckning anses upprättat i och med att det är färdigt att användas. 3.6 Förvarad handling En handling är förvarad hos en myndighet om den finns på ett tjänsterum, i myndighetens eller anställds dator, i arkivlokal eller annars i myndighetens lokal. Allmänna handlingar tillhör myndigheten och ska alltid förvaras där. Tillgängligheten måste garanteras av myndigheten även om den tjänsteman som har ansvar för handlingen är frånvarande. Endast kopior av allmänna handlingar får avlägsnas. Undantag gäller om en handling lånas ut till annan myndighet som då övertar ansvaret för att förvara handlingen på ett korrekt sätt. 3.7 Arbetshandling Många handlingar som hör till ett ärende eller ett projekt utgörs av promemorior, utkast, korrektur och minnesanteckningar, s.k. arbetshandlingar. Dessa räknas i allmänhet inte som allmänna handlingar så länge de inte har expedierats, dvs avsänts. En handling som har expedierats anses dock som upprättad oavsett i vilket skick den befinner sig. Att handlingen ur avsändarens synpunkt inte utgör någon färdig produkt utan enbart är ett utkast eller förslag saknar då i princip betydelse. 3.8 Sekretess Enligt huvudregeln är en allmän handling offentlig. Det finns dock undantag från offentlighetsprincipen som innebär att information kan vara belagd med sekretess. Sekretess innebär därmed en inskränkning i allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. I Offentlighets- och sekretesslagen anges undantagen från offentlighetsprincipen, dvs vilka uppgifter i allmänna handlingar inom statlig och kommunal verksamhet som inte behöver lämnas ut. Det är endast om det finns en uttrycklig regel i denna lag som handlingen kan betraktas som helt eller delvis hemlig. Offentlighets- och sekretesslagen reglerar också myndigheternas skyldighet att lämna uppgifter till allmänheten och till varandra, besvär mot myndigheters beslut, diarieföring, m.m. 4 Iakttagelser 4.1 Allmänt Vid granskningen har framkommit att kännedom om vilka regelverk som gäller för diarieföring och arkivering brister på sina håll. Bristerna bedöms dock inte som allvarliga. 6

7 Påpekanden som förts fram till internrevisionen är exempelvis att diarieföringen vid institutionerna måste fungera väl även under semestertider, samt att bemanning måste finnas för att kunna lämna ut övriga arkiverade handlingar på begäran. Vidare bör ärenden, ur bl.a. effektivitetssynpunkt, registreras endast en gång. Sker registrering även i andra system, så riskeras att diariet urholkas. Vid granskningen har framkommit att Gudok-systemet är användarvänligt och fungerar i stort sett störningsfritt. 4.2 Diarieföring - Gudok Diarieföringssystemet Gudok började användas för fakultetskanslier och Gemensamma förvaltningen den 1 februari Från 1 januari 2012 skedde en centralisering av registratorsfunktionen. Anledningen var att Gudok ställde nya krav på registrators kompetens och på enhetliga rutiner för att säkerställa en kvalificerad ärendehantering. Från 2013 klassificeras handlingar enligt en fastställd klassificeringsstruktur. Handlingar som tillkommer på papper skannas i Pdf-format och tillförs den elektroniska akten i Gudok. Handlingar tillkomna via e-post tillförs också akten elektroniskt, vilken kommer att utgöra den kompletta akten i förhållande till pappersakten. Ärende som uppstår inom en institution skapas i systemet av registrator. Institutionens samordnare registrerar därefter handlingarna i ärendet och registrator avslutar sedan ärendet. Handlingarna i ärendet översänds därefter och arkiveras centralt. Övriga handlingar i verksamheten, t.ex. handlingar inom utbildning och forskning, skall arkiveras vid institutionen. Institutionerna registrerar även handlingar i de för universitetet verksamhetsgemensamma systemen, t.ex. EKO för administrativa handlingar inom forskningsprojekt, Ladok för studieresultat, Agresso och Palasso för ekonomi- och personaladministrativa handlingar. Forskningsansökningar skall registreras i ansökningsreskontran (AKO), som är en modul till EKO. Frågeställningar kring AKO har tidigare uppmärksammats av internrevisionen; dnr V 2015/60. Ansökningar som resulterar i avtal registreras i EKO. Implementeringen av systemet innebar bland annat att institutionerna själva registrerar handlingar i befintliga ärenden och därmed får en större tillgång till de diarieförda handlingarna och kontroll över sina ärenden. Alla handlingar i Gudok skall finnas digitalt. Gällande diarieföringen finns två primära roller: Registrator Finns på det centrala registraturet Skapar nya ärenden Avslutar ärenden Arkiverar handlingarna Ger support, utbildning och hjälp till samordnare och handläggare. 7

8 Gudok-samordnare Samordnar institutionens diarieföring Registrerar institutionens handlingar i Gudok Hanterar ofta institutionens post (som inte är adresserad till specifik person) och ankomststämplar Skickar handlingar för arkivering till registraturet Ingår i nätverket för samordnare Tar emot information från registrator och systemförvaltare och sprider till berörda inom institutionen. Många institutioner har flera Gudok-användare, det skall dock alltid finnas en huvudsamordnare. På sådana institutioner görs ofta en arbetsfördelning, exempelvis: en person registrerar ärenden gällande grundutbildning och avancerad nivå, en annan person registrerar för forskarutbildningen och huvudsamordnaren registrerar allt övrigt, såsom personalärenden och prefektbeslut. Gällande begäran av diarienummer, skiljer sig rutinen åt vid institutionerna. Vid vissa institutioner begär t.ex. en administratör eller studierektor diarienummer hos sektionen, med kopia till Gudok-samordnaren medan på andra institutioner begärs alla diarienummer av Gudok-samordnaren. När väl institutionen fått ett diarienummer, så skall ärendet i princip ha samma arbetsgång vid alla institutioner. På några institutioner finns endast en person med Gudok-behörighet (huvudsamordnaren), vilket kan göra processen sårbar. Å andra sidan skall det inte finnas för många Gudokanvändare. Detta för att undvika sällan-användare med bristande rutin och kunskaper. Geografiskt spridda institutioner har generellt sett svårare att samordna hanteringen. Där är det extra viktigt att det är huvudsamordnaren som skickar alla originalhandlingar till registraturet. En problematik rörande diarieföringen, är att det finns ärenden som skall diarieföras men inte blir det. Oftast vet dock nyckelpersoner såsom prefekt, proprefekt, viceprefekter och administratörer vilka rutiner som gäller. Institutionerna skickar ibland påminnelser till alla anställda. Men sådan information riskerar att inte nå fram i det allmänna informationsflödet, därför kan det vara bättre, menade en huvudsamordnare, att skriva om administrativa processer på en intern hemsida. En institution som besöktes hade informerat Riksarkivet, vid dess inspektion, om att övervägande delen av den post som inkommer, kommer via e-post. Riksarkivet uppfattade att bara en del av de handlingar som kommer via e-post och som borde diarieföras, lämnas till samordnaren för registrering. Man menade därför att rutinerna skulle kunna förbättras. Internrevisionen anser att detta troligen gäller merparten av universitetets institutioner. 8

9 Sektionen bedömer att inrapporteringen av ärenden inte är fullständig beträffande tillgodoräknanden för studenter och doktorander. Internrevisionen anser att huvudsamordnarna, tillsammans med prefekter och administrativa chefer, förnyat bör gå ut och informera de anställda på institutionerna om vilka ärenden som skall diarieföras. Handlingar som avser direktupphandling och inköp/avrop från ramavtal där kontraktets eller beställningens värde överstiger kronor ska bevaras. Om inköpssystemet används bevaras handlingarna direkt i systemet. Vid inköp/avrop eller direktupphandling utanför inköpssystemet ska handlingarna diarieföras i Gudok. Information om detta har gått ut i nyhetsbrev från Ekonomienheten (Ekonomi- och inköpsnytt). Vid de institutioner som internrevisionen besökt, har inga eller endast något fåtal sådana handlingar diarieförts. En besökt institution registrerade även i Chalmers diarieföringssystem. Vissa handlingar, som t.ex. vissa prefektbeslut, registreras både på universitetet och på Chalmers. Rutinerna skiljer sig mellan GU och Chalmers, men internrevisionen uppfattade inte detta såsom problematiskt. På ett antal av de institutioner som besökts gås ärenden i Gudok igenom varje halvår för att säkerställa att det inte finns oavslutade ärenden i systemet som borde avslutas. Det noteras att Justitiekanslern skickar ut frågor till myndigheter varje år gällande oavslutade ärenden, den s.k. JK-listan. Nätverksmötena som sektionen anordnar för huvudsamordnarna för Gudok är uppskattade och mötena anses bra och informativa. Deltagarna får där nyheter och praktiska tips. De träffas två gånger per år. Minnesanteckningar skickas ut, så att även de som inte kunnat vara med får information. Personal från sektionen har även besökt institutioner, för att visa nya samordnare hur Gudok fungerar. Det uppges att sektionen har som målsättning att i större utsträckning närvara vid institutionerna. De intervjuade framför att Gudok-systemet och processen för diarieföring i huvudsak är bra. På frågan om förbättringsförslag, föreslogs att prefekterna bör få läsbehörighet i Gudok. En annan huvudsamordnare ansåg att det skulle vara smidigare i fall även fakultetskanslierna hade Gudok-samordnare, men insåg också att universitetets nya administrativa organisation med mindre hanterande på fakultetsnivå inte medger detta. Andra synpunkter var att det är något för många moment i Gudok-processen, samt att sektionens öppettider kunde vara längre. En person påpekade att det kan ta viss tid att erhålla diarienummer, men detta är inget allvarligt problem. 4.3 Arkivering Som nämnts ovan, skall handlingar som registreras i Gudok arkiveras centralt. Men en hel del annat, såsom uppsatser, avhandlingar och forskningsmaterial, skall arkiveras på institutionsnivå. Arkivorganisationen vid universitetet ser ut på följande sätt: Arkivarie finns vid Gemensamma förvaltningen och har till uppgift att utarbeta styrdokument i arkivfrågor (strategier, klassificeringsstruktur och tillämpningsbeslut av Riksarkivets föreskrifter), informera och utbilda övriga medarbetare i arkivfrågor, ansvara för nätverk och förteckna handlingar ute i verksamheten. 9

10 Arkivsamordnare ska finnas vid varje enhet som upprättar arkiv och har till uppgift att koordinera arkivhanteringen på den egna enheten samt tillse att enheten har en grundläggande ordning på sina handlingar. Med koordinera avses här att ha överblick över enhetens arkivbestånd. Arkivsamordnaren är också enhetens kontaktperson i arkivfrågor. Därtill ansvarar prefekt, dekan och universitetsdirektör för arkivfrågorna inom sina verksamheter i enlighet med rektors delegationsordning (dnr V 2013/764). Varje anställd vid universitetet har också skyldighet att hantera allmänna handlingar på ett korrekt sätt. Arkiven vid universitetet ordnas och förtecknas av arkivarie och respektive arkivsamordnare i samverkan. Arbetsgången är att ett inledande informations- och planeringsmöte genomförs med arkivarie, administrativ chef och arkivsamordnare. Institutionen tar i nästa steg fram de handlingar som ska arkiveras och rensar handlingarna på gem, plastfickor, samt kopior och dubbletter. Institutionen ska även bistå med arkivboxar och aktomslag. Institutionen skickar sedan in en förberedande redovisning till arkivarien. Denne kommer därefter ut till institutionen och förtecknar materialet. Arkivarien sammanställer en rapport över arkivets status och institutionen får en uppdaterad arkivförteckning. Sektionen rekommenderar att huvudsamordnare för Gudok också är arkivsamordnare på institutionen. På många institutioner är det så, men på vissa håll vilar ansvaret på olika personer. Arkivsamordnaren kan vara en person med behörighet i Gudok, men det är inte alltid fallet. På några ansvarsställen finns dessutom flera arkivsamordnare. Detta gäller främst institutioner som är geografiskt spridda. Även arkivsamordnarna har nätverksmöten, dock inte lika frekvent som Gudok-nätverket. Det handlar om någon gång per år. En besökt institution kände inte till att nätverksträffar för arkivsamordnare anordnas. En samordnare framförde att svaren på arkivfrågor kan dra ut på tiden. En institution berättade att de haft en diskussion med sitt fakultetskansli om var vissa handlingar borde arkiveras. En arkivsamordnare, tillika huvudsamordnare för Gudok, nämnde att det förs en diskussion om huruvida allt skall arkiveras centralt. Om alla institutioner skall ha fullgoda arkiv - så måste också pengar avsättas till detta, menade samordnaren. Institutionerna har ofta två olika arkiv, dels ett närarkiv på ett av institutionens våningsplan dels en arkivlokal i källarplanet. Forskningsmaterial, primär- och bearbetningsmaterial har en gallringsfrist på 10 år efter publicering. För läkemedelsprövningar är gallringsfristen 15 år. Primärmaterial som bedöms ha fortsatt forskningsvärde i framtiden ska bevaras. Sektionen har de senaste åren ej haft fokus på forskningsmaterial. Detta av resursskäl. Vid en institution uppgavs att forskarna har forskningsmaterial på sina rum om materialet fortfarande används. Detta efter avstämning med arkivarien. Riksarkivet genomförde en inspektion av arkivvården vid Göteborgs universitet hösten 2014 och besökte då sektionen samt nio institutioner. En av de institutionerna besöktes nu av internrevisionen, som inte noterade något anmärkningsvärt. Riksarkivet uppfattade att de styrdokument som upprättas centralt inom universitetet följs av institutionen samt noterade att 10

11 styrdokumenten fanns att tillgå via medarbetarportalen. Slutsatsen var att institutionen följer Riksarkivets generella gallringsföreskrifter genom tillämpningsbeslut från sektionen. Beträffande handlingar inom forskningsprojekt finns dock, som Riksarkivet uppfattade frågan inga direkta rutiner för att pröva bevarande/gallring av dessa handlingar. Internrevisionens intryck är att forskningsmaterial inte arkiveras systematiskt på somliga institutioner, istället förvaras materialet på forskarnas tjänsterum. Universitet genomför nu en förstudie om e-arkiv. Förstudien pågår från 1 januari 2016 till halvårsskiftet 2017 och inbegriper bl.a. att informationskartlägga processer. I sammanhanget kan nämnas att Statens servicecenter har fått i uppdrag av regeringen att i samverkan med Riksarkivet utveckla en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv. Detta skall vara ett sätt att förenkla hanteringen för myndigheterna. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Björn Utberg Internrevisor 11