Förstudie. Servicenämndens verksamhet Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun

Transkript

1 Förstudie Servicenämndens verksamhet Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun Anna-Karin Löfsved Susanne Svensson

2 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING SYFTE BAKGRUND AKTUELLT LÄGE I FINSPÅNG ORGANISATION STYRDOKUMENT Uppdrag UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN Årsredovisning VERKSAMHETEN INTERNSERVICEAVDELNINGEN Kostenheten Lokalvårdsenheten Serviceenheten Layoutfixarna Kommentarer IDROTTS- OCH FRITIDSAVDELNINGEN Grosvad/Aluceum och övriga idrottsanläggningar Föreningsstöd och lotteritillstånd Kommentarer SLUTKOMMENTARER OCH FÖRSLAG TILL FORTSATT GRANSKNING...8 BILAGA 1 INTERVJUADE...9 Förstudie Servicenämndens verksamhet 2

3 1 Inledning 1.1 Syfte Ernst & Young har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Finspång att genomföra en förstudie för att belysa den verksamhet som bedrivs inom servicenämndens ansvarsområde. Förstudien syftar till att stämma av hur situationen i verksamheten är för närvarande och den avslutas med förslag till fortsatt granskning. 1.2 Bakgrund Servicenämnden har en ram som motsvarar ungefär 6 % av kommunens totala budget. Nämndens omsättning är relativt liten, men dess verksamhet påverkar funktionerna inom många av de andra nämnderna. Service i olika former är viktigt för att verksamheten på andra håll ska fungera. Servicenämnden är i sin tur beroende av de andra nämndernas planering och prioriteringar. Servicenämndens ekonomiska resultat har visat underskott och prognosen inför 2005 visar på ett fortsatt underskott. De besparingskrav som riktas mot nämnderna ställer krav på genomtänkta strategier och väl övervägda prioriteringar i de beslut som fattas. 2 Aktuellt läge i Finspång 2.1 Organisation Serviceförvaltningen är organiserad i två avdelningar; idrotts- och fritidsavdelningen, respektive internserviceavdelningen. Idrotts- och fritidsavdelningen ansvarar för Grosvad/Aluceum, övriga idrotts- och fritidsanläggningar, samt hanterar föreningsstöd, lokaluthyrning och lotteritillstånd. Fram till förra året låg även simhallen och dess verksamhet under denna avdelning. Internserviceavdelningen består av fyra separata enheter; kostenheten, lokalvårdsenheten, serviceenheten, samt Layoutfixarna. Fram till årsskiftet hörde också ADB-enheten till denna avdelning. Förvaltningschefen tjänstgör även som avdelningschef för internserviceavdelningen, medan idrotts- och fritidsavdelningen har en separat avdelningschef. Se organisationsskiss nedan. Ett antal organisationsförändringar har inneburit att olika verksamheter har tillkommit och försvunnit. Förstudie Servicenämndens verksamhet 3

4 Organisationsskiss över serviceförvaltningen. 2.2 Styrdokument I kommunens verksamhetsplan finns ett avsnitt som omfattar servicenämndens verksamhet. Dessutom regleras verksamheten av gällande reglemente och delegationsordningar Uppdrag Nämnden ansvarar för verksamhet inom följande områden: Kostverksamhet Lokalvård Växel och reception Idrotts- och friluftsanläggningar Simundervisning Stöd till förenings- och kulturverksamhet Service till föreningsanläggningar Lotteritillstånd och registrering Förstudie Servicenämndens verksamhet 4

5 2.3 Uppföljning av verksamheten En systematisk uppföljning av all verksamhet är viktig för att få kunskap om vilka effekter insatta resurser ger. Det är också av betydelse för möjligheten att kunna följa effekterna av olika typer av förändringar. Uppföljningen ska omfatta såväl ekonomiska aspekter, som verksamhetens kvalitet. Servicenämnden har ingen rutin för klagomålshantering. Ekonomin följs upp genom månatliga rapporter från ekonomisystemet. Den lokalvård som utförs på uppdrag av hemtjänsten följs upp via socialförvaltningens kvalitetssystem. En enkätundersökning har genomförts, vilken visade att brukarna var nöjda. Det missnöje som ibland framförs handlar oftast om anhöriga som är missnöjda med nivån på den hjälp brukaren beviljats. Kostenheten arbetar mycket med egenkontroll och följer upp att verksamheten lever upp till de hygienkrav som finns. Uppföljning av antalet producerade måltider och levererad livsmedelsvolym görs årligen. Växeln genomför mätningar med hjälp av Telia någon gång per år. Hittills har resultaten varit goda. Uppföljning av fritidsverksamheten sker genom träffar med de föreningar som nyttjar anläggningarna Årsredovisning 2004 För år 2004 redovisade servicenämnden ett underskott på drygt 1,3 miljoner kronor, varav drygt kronor kan hänföras till serviceavdelningens verksamhet och kronor till fritidsavdelningens verksamhet. Servicenämndens ledamöters arvodeskostnader blev lägre än budgeterat och den delen av verksamheten redovisade ett överskott om kronor. Vissa verksamheter inom nämndens ansvarsområde redovisade överskott och andra underskott. De största negativa avvikelserna mot budget beror huvudsakligen på lägre intäkter än budgeterat för kostenheten, samt höga driftkostnader för Grosvad/Aluceum. Prognosen för 2005 visar ett underskott på tkr enligt upprättad uppföljning för maj Av detta underskott utgör 775 tkr Grosvad/Aluceum. 3 Verksamheten Nedan ges en kortfattad beskrivning av verksamheten inom de olika enheterna som hör till servicenämndens ansvarsområde. 3.1 Internserviceavdelningen Kostenheten Vid årsskiftet 2004 tillfördes 33 nya medarbetare då kommunens serveringskök organisatoriskt överfördes från humanistiska nämnden. Omorganisationen genomfördes med kort varsel, men har fungerat bra i stort sätt. Tillagningsköken levererar mat till samtliga skolor, förskolor och till äldreomsorgens boenden. De som har hemtjänst får sin mat från en annan leverantör. Förstudie Servicenämndens verksamhet 5

6 Enheten har svårt att få sin ekonomi att gå ihop. Det vikande elevunderlaget i skolorna medför minskat antal matportioner att leverera. Det finns även ett investeringsbehov i de serveringskök som tagits som ej finns medtaget i investeringsbudgeten. Detta kan leda till reparationer och vissa investeringar som inte förutsetts i budgetarbetet Lokalvårdsenheten Lokalvårdsenhetens verksamhet är indelad i elva geografiska områden, varav ett dock utför städningsuppdrag åt hemtjänsten i hela kommunen. Hösten 2003 påbörjades försök med att låta lokalvårdsenheten utföra städning på uppdrag av hemtjänsten i västra kommundelen. Nu utförs denna typ av städning i hela kommunen och sysselsätter åtta personer. Denna del av verksamheten utreds för närvarande av socialförvaltningen. Lokalvårdsverksamheten är helt intäktsfinansierad via interndebiteringssystemet. Lokalvårdsenheten har relativt många sjukdagar per anställd och långtidssjukskrivningar förekommer Serviceenheten Serviceenheten ansvarar för kommunens växel, post och reproverksamhet. Verksamheten uppges fungera bra och de sex anställda hjälps åt för att alla uppgifter ska skötas. Ny telefonväxelutrustning ska upphandlas nästa år vilket kan medföra en bättre teknikanvändning. Internposten levereras och insamlas på 32 platser av färdtjänsten. Förändringar av samhällsbetalda resor kan komma att påverka denna del av verksamheten. Serviceenheten hanterar även samtliga kommunens leasingbilar och håller i samordning av inköp och upphandling. Personalen upplever inte att hot och våldssituationer utgör något arbetsmiljöproblem Layoutfixarna Layoutfixarna sysselsätter tre personer med lönebidrag, samt en handledare. Verksamheten startades upp som en sysselsättningsåtgärd i projektform i början av 90-talet och har sedan permanentats. Verksamheten bedrivs i lokaler nära anslutning till kommunens reproverksamhet. Layoutfixarna sköter delar av internposthantering, gör layout utformning med hjälp av dator, kopierar möteshandlingar och trycker alla kommunens visitkort. Enheten åtar sig även vissa externa uppdrag såsom tillverkning av medlemskort i mindre skala. Enheten har inga ekonomiska problem eftersom löner till största delen finansieras med hjälp av lönebidrag och vissa externa intäkter förekommer Kommentarer Organisationsförändringarna försvårar jämförelse av resultat mellan åren. Kostenheten blev i och med sammanslagningen en relativt stor enhet. Det finns skillnader i utbildningsnivå och utrustning som behöver åtgärdas löpande. En större enhet möjliggör rationalisering och samordning. Förstudie Servicenämndens verksamhet 6

7 Lokalvårdsenhetens verksamhet har utökats pga. samarbetet med hemtjänsten. De höga sjukskrivningstalen kan innebära höga kostnader såväl för individen som för verksamheten. Layoutfixarnas verksamhet har mer karaktär av sysselsättningsåtgärd än av direkt internserviceverksamhet. Den bedömning som görs inom förvaltningen är att det är mer ändamålsenligt att layoutfixarna är samlokaliserade med reproverksamheten och ingår i den övriga internserviceorganisationen eftersom de flesta uppdrag utgår därifrån. 3.2 Idrotts- och fritidsavdelningen Grosvad/Aluceum och övriga idrottsanläggningar Åtta vaktmästare ansvarar för och sköter den utrustning som finns i kommunens idrottshallar. De handhar även skötseln av badplatser, elljusspår och motionsspår, campingplats, kanot- och cykelleder, samt sköter gräsklippning av förenings ägda fotbollsplaner. De skolelever som behöver simundervisning, vilket bedöms av skolan, får skjuts till simhallen i Skärblacka. Simlärare är personal från Finspångs kommun. På sommaren bedrivs det simskolor utomhus tillsammans med föreningar. Kommunens fastigheter ägs av Vallonbygden och därmed kan vissa gränsdragningsproblem uppstå gällande ansvaret mellan ägarens fastighetsskötare och serviceförvaltningen. För att reglera dessa oklarheter finns ett avtal upprättat på vem som ska göra vad. Avtalet är äldre än tio år men används fortfarande. Grosvad/Aluceum har stora investeringsbehov. En inventering av detta behov har skett och sammanställts samt förevisats för nämnden i augusti Beräknat kapitalbehov uppgår till tkr. I budget 2005 och plan för år 2006 uppgår investeringarna till 935 tkr. I framtiden kommer troligen driften att läggas ut på entreprenad Föreningsstöd och lotteritillstånd Föreningsstöd Kommunfullmäktige har antagit riktlinjer för hur bidragsverksamheten ska regleras. Avdelningen lämnar cirka 3 miljoner per år i kontanta bidrag till olika föreningar och andra arrangemang. Därutöver lämnas också bidrag i form av gräsklippning av fotbollsplaner. Bidragsansökningar hanteras av fritidschefen med undantag av större investerings- och upprustningsbidrag samt större arrangemang som beslutas i servicenämnden. De ansökningar som får avslag avser till största del investerings- och upprustningsbidrag. Övriga ansökningar beviljas till övervägande del sökta bidrag Lotteritillstånd Verksamheten styrs av lotterilagen och tillstånd för lotterier kan genom registrering erhållas för tre år i taget vilket ger föreningen möjlighet att sälja lotter för högst 20 basbelopp under denna treårsperiod. Antal tillstånd har minskat sedan Bingo-Lotto startade. Fram till augusti 2005 har hittills tre tillstånd lämnats i år. För år 2004 lämnades 17 tillstånd och för år 2003 nio stycken. Förstudie Servicenämndens verksamhet 7

8 3.2.3 Kommentarer I samband med granskningen framkom att vissa föreningar inte har betalat sina skulder i tid till kommunen. För att komma till rätta med problemen har en revidering av kommunens bidragsregler skett i april 2005 där det numera framgår, att innan nya bidrag betalas ut ska gamla skulder regleras. Ur intern kontrollsynpunkt och sårbarhet är det mindre bra att en person handhar alla bidragsärenden. Rekommendationen är därför att någon assistent gör arbetet och att fritidschefen godkänner detta. Om detta inte är praktiskt genomförbart bör någon annan attestera fritidschefens godkännande av sökta bidrag. 4 Slutkommentarer och förslag till fortsatt granskning Förstudien visar att serviceförvaltningens verksamhet i stort sätt fungerar tillfredsställande. De risker som verksamheten inom servicenämndens ansvarsområde kan se i den närmaste framtiden sammanhänger till stor del med effekterna av minskat underlag och minskad efterfrågan av de tjänster som erbjuds. Om allt fler äldre bor kvar hemma och färre bor i äldreboenden påverkar det verksamheten. Likaså gör vikande elevunderlag och friskolor. Konkurrensutsättning i olika former kan påverka i antingen negativ eller positiv riktning. De risker som fritidschefen bl.a. ser i framtiden är att minskad ram för bidrag till föreningar kan innebära att ungdomar ej får en bra fritidssysselsättning, vilket på sikt kan ge problem. Det som också kan vara en risk är om idrottsföreningar inte kan betala hyra till den entreprenör som eventuellt kan komma att ta över Grosvad/Aluceum får då kommunen träda in och ta över betalnings- och/eller driftansvar? Det ekonomiska underskott som verksamheten visar har inte uppstått genom några överraskande händelser eller förändringar. Det investeringsbehov som finns i tillagnings-, serverings- och mottagningsköken bör synliggöras och tas med i budgetramen. Förslagsvis bör denna förstudie följas upp genom att de problem som noterats rörande investeringar inom nämndens ansvarsområde uppmärksammas ytterligare. Årets internkontrollgranskning bör därför fokuseras på hanteringen av investeringar i kommunen. Förstudie Servicenämndens verksamhet 8

9 Bilaga 1 Intervjuade Rolf Grenestam, förvaltningschef Catharina Stenhammar, kostchef Barbro Skoglund, städchef Maritha Karlsson, servicechef Björn Lundgren, grupphandledare Lars Louthander, fritidschef Förstudie Servicenämndens verksamhet 9