Slutrapport gällande projekt Den Goda Arbetsplatsen

Transkript

1 Gotlands Kommun Ledningskontoret Avdelningen för regional utveckling Tillväxtenheten Slutrapport gällande projekt Dnr KS 2009/17-14 Mål: De 20 deltagarna/företagen ska ha nyanställt minst 6 personer inom tre år från projektstart Resultat: 33 nya arbetstillfällen har tillkommit under projektets 10 månader. Projektägare: Folkuniversitetet på Gotland, Broväg 25, Visby, Tel Fax Folkuniversitetet är ett studieförbund bildat av stiftelserna Kursverksamheten vid Stockholm, Uppsala, Göteborg, Lund respektive Umeå universitet

2 Innehåll Sid 3. Bakgrund till projektet, syfte och mål Sid 4. Projektorganisation och styrning Sid 4. Metod, arbetssätt och aktiviteter Sid 5. Måluppfyllelse Sid 6. Temaindikatorer Sid 7. Horisontella mål Sid 8. Tidsplan Sid 9. Uppföljning Sid Utvärdering. Spridning Sid 11 Projektledarens erfarenheter Bilagor Inbjudan med kalendarium Kort allmän information om projektet Kopia på utbildningsintyg Fotodokumentation Margareta Gottberg, projektledare 2

3 Bakgrund till projektet. Hösten 2008 kunde Gotland inte erbjuda sina företagare något längre och mer omfattande ledarskapsutbildning. Att behovet fanns av ledarskapsutbildning verifierades från både företagare och aktörer som arbetar med företagsutveckling. Ett flertal aktörer erbjuder kortare kurser i affärsmannaskap ingen erbjuder utbildning i ledarskap med syfte att utveckla de enskilda företagen och därmed näringslivet. De nätverk som var igång hade sitt fokus på bl.a b2b, marknadsföring och ekonomistyrning. Det var (och är!) vår övertygelse att förutsättningen för att nå personlig framgång och leda företag till långsiktig stabilitet är ett integrerat synsätt på utveckling av ledarskap, beslutsfattande, problemlösning och grupputveckling. Både den yttre och inre sidan av organisationens verksamhet behöver uppmärksammas, utvecklas och underhållas om företaget skall kunna skapa lönsamhet och tillväxt. Näringslivets företag har idag en tendens att lägga fokus på faktorer som formella organisationsstrukturer och tekniska system istället för att inse att varje individs handlingskraft och den inre riktning som kännetecknar målmedvetna och framgångsrika ledare är det som utvecklar ett företags potential. Tillväxt var det ledord som projektet formades runt och som sedan följt med genom hela utbildningsprogrammet. Att bli säkrare i sin roll som chef/ledare innebär personlig tillväxt för individen vilket leder till tydligare och mer professionellt ledarskap vilket leder till stabilare företag (företagstillväxt). Denna företagstillväxt leder vidare till att det lokala näringslivet utvecklas ( Tillväxt Gotland ) vilket får långsiktiga effekter som positivt gynnar ön och regionen. Syfte Genom ledarskapsutbildning utveckla arbetsmiljöer där respekt och ömsesidig vilja mellan arbetsgivare och medarbetare råder vilket bl.a leder till ökad arbetsglädje, effektivt samarbete, delaktighet och mindre sjukfrånvaro. Syftet med detta är att bidra till att Gotlands företag utvecklar en ökad effektivitet och produktivitet samt bättre kundrelationer. Vinsten för företagaren och företaget blir ökad lönsamhet och hållbar långsiktig tillväxt. Mål Att erbjuda 20 företagande kvinnor möjlighet att utveckla sitt ledarskap för att på så vis skapa företagstillväxt och nya arbetstillfällen. Att skapa 6 nya arbetstillfällen inom 3 år. Resultatet blev 33 nya arbetstillfällen på 10 månader. Margareta Gottberg, projektledare 3

4 Projektorganisation och styrning Projektägare: Folkuniversitetet Gotland, Mats Ladebäck. Projekt- och processledare: Margareta Gottberg Organisationskonsult och certifierad THE-handledare: Helena Kedja Vägledare och coach: Vivianne Olofsson Projektet har kontinuerligt följts upp och utvärderats för att säkerställa deltagarnas nöjdhet med aktiviteter och information, utbildningens process, konsulternas insats, projektledningens arbete samt samarbetet inom projektorganisationen. I projektorganisationens möten, vilka skett regelbundet, har PDSA-modellen använts som stöd för ett ständigt förbättringsarbete. Metod, arbetssätt och aktiviteter Den metod som huvudsakligen använts är ledarskapsprogrammet The Human Element utvecklat av Will Schutz, Ph.D, som även utvecklat den välkända FIRO-teorin som bla UGL baserats på. För både uppstart och avslut genomfördes ett helgseminarium i internatform med vardera 26 arbetstimmar för deltagarna. Mellan dessa har 5 utbildningstillfällen genomförts omfattande totalt 40 utbildningstimmar för deltagarna. Förutom dessa utbildningsaktiviteter har fyra seminarier genomförts med syfte att koppla ledarskap till bl.a arbetsgivarroll, verksamhetsutveckling och medarbetarskap. Till dessa har externa föreläsare engagerats. Länsstyrelsens sakkunnige i jämställdhet samt extern konsult har deltagit vid fyra tillfällen. En workshop med flera olika ämnen och externa föreläsare genomfördes under hösten. Bifogas - Inbjudan till utbildningen inklusive kalendarium för hela utbildningen. - Kort allmän information om projektet - Kopia på de utbildningsintyg som deltagarna erhöll vid slutseminariet Margareta Gottberg, projektledare 4

5 Måluppfyllelse. Nya arbetstillfällen, ekonomisk tillväxt Mål: De 20 deltagande företagen ska ha nyanställt minst 6 personer inom tre år från projektstart. Resultat: 33 nya arbetstillfällen har skapats i de deltagande företagen under de 10 månader som projektet pågått. Tillkommer ytterligare en i form av projektledaren. Totalt 34. Under den senare delen av projektet har flera av de deltagande företagen genomfört organisationsförändringar vilka på sikt kommer att leda till ytterligare nyanställningar. Varumärket Mål: 5 företag deltar i och utvecklar det gemensamma varumärket Resultat: Något konkret arbete har inte påbörjats och anledningen till det torde vara att gruppen inte haft tid avsatt för att diskutera värdet och syftet med idén om ett gemensamt varumärke. Intresse finns hos flera deltagare men en avgörande fråga är vem som skall driva idén framåt. Hur målet uppfylls på sikt är i skrivande stund svårt att bedöma IIP Investors in People. Samtliga deltagare har fått kunskap om denna metod som syftar till att förbättra ett företags resultat genom att utveckla medarbetarna. När projektet avslutas är ett företag intresserade av att använda sig av metoden och överväger på sikt en certifiering. Det kontinuerliga lärandet / en lärande organisation PDSA-modellen har presenterats för deltagarna vilka även sett resultat av den genom projektorganisationens arbete med att återkommande under året följa upp och inhämta feedback för att kunna arbeta med processens ständiga utveckling. Deltagarna har kontinuerligt informerats via mail från projektledaren. Under året har ett 20-tal informationsbrev sänts till deltagarna för att bl.a återkoppla från föregående utbildningsträff, förbereda inför kommande utbildningsträff och lämna tips på litteratur i ämnet ledarskap. Margareta Gottberg, projektledare 5

6 Temaindikatorer. I samband med att projektet beviljades gjordes även en neddragning av den budget som framräknats i ansökan. I den reviderade upplagan togs bl.a ett par större föreläsningar bort för att minska kostnaderna som skulle uppkommit i samband med dessa. Den inledande tanken var att dessa skulle arrangeras så att allmänhet, näringsliv och andra organisationer som arbetar med företagsutveckling skulle inbjudas. Likaså skulle andra nätverk med liknande finansiering som inbjudas. Vi har av ovan angivna skäl inte uppnått de resultat vi hoppades på gällande antal besökande, evenemang, exponeringstillfällen samt antal deltagande företag. Till två av de kvarstående seminarierna inbjöds med annonser i lokalpress. Inbjudan riktades även direkt via mail till ett 70-tal kontakter. Dessutom inbjöds de projekt/ nätverk som verkade inom regeringens satsning Kvinnors företagande stärker Sverige Förutom projektets deltagare hörsammade ett 20-tal personer inbjudan till det första seminariet om jämställdhet. Seminariet avslutades med ett samtal kring ämnet där bla landshövding Marianne Samuelsson och Kicki Scheller från länsstyrelsen deltog. Beträffande indikatorn exponeringstillfällen har hela projektorganisationen varit aktiva för att vid varje tillfälle som befunnits lämpligt lyfta fram projektet och hur det finansierats. Särskilt kan nämnas projektledarens sommarprogram i P4 där en stor del av det timmeslånga programmet ägnades åt att presentera projektet, dess finansiering och värde för tillväxten på Gotland. Enligt Radio Gotland uppskattar man antalet lyssnare till Projektorganisationen har också var för sig mycket stora nätverk inom olika branschsfärer vilket bidragit till god spridning och många exponeringstillfällen. Det är projektledningens uppfattning att projektet under året har blivit ett projekt som många talat om som innovativt och nytänkande när det gäller tillväxt för Gotland. Detta tyder på att vi, trots ändrade förutsättningar, har lyckats väl när det gäller de sk temaindikatorerna. Margareta Gottberg, projektledare 6

7 Horisontella mål. Folkhälsa. Att skapa välmående företag tar sin början i ett tryggt ledarskap som vilar på självaktning och mod att göra egna val. Ledarskapets betydelse för sjukskrivningstalen och skapandet av en god arbetsmiljö som främjar hälsa och välmående är ett område som är väl utforskat. Ledarskapsutbildning som har därmed mycket god påverkan (effekt) på folkhälsan. Jämställdhet För deltagarna har fyra olika aktiviteter arrangerats som särskilt behandlat jämställdhet och genussystemet: -Föreläsning: Fler kvinnor som chefer hur svårt kan det bli. Förläsare Jaime Aleite, Ledarna -Diskussion Efter föreläsningen samtal och diskussion kring ledarskap och jämställdhet med landshövding Marianne Samuelsson och Kicki Scheller, länsstyrelsens sakkunnige på jämställdhet. -Det Goda Samtalet: Länsstyrelsens sakkunnige på jämställdhet, Kicki Scheller, leder ett samtal kring hur utbildningen skall kunna ha ett genomgående jämställdhetsperspektiv. - Rindlaugs reflektioner: Extern konsult deltar på workshop med sina reflektioner mellan varje delaktivitet. Projektorganisationen har under året till och från upplevt ett bristande intresse från deltagarna att fördjupa sig i samtal kring ämnet. Projektledaren har därför haft kontinuerlig kontakt via mail och möten med sakkunniga på området. Syftet med detta har varit att få feedback på hur ämnet jämställdhet kan lyftas genom olika metoder och diskussionsämnen. Dock kan konstateras att projektorganisationens brist på kompetens på området bidragit till att ämnet inte fått det utrymme som var ambitionen då projektet startade. Margareta Gottberg, projektledare 7

8 Tidsplan Tidsdisposition och omfattning på utbildningen styrdes vid projektskrivandet av flera faktorer, varav kan nämnas: - Projektorganisationens egna erfarenheter och hörsamhet från andra företagare angående den arbetsbelastning som råder då man ofta är mycket operativ i sina verksamheter. - Utbildningens innehåll styrdes till stor del av en sammanhängande process som inte kunde kortas ner. - Insikten om att ett färdigt kalendarium måste finnas tillgängligt då utbildningen öppnades upp för anmälningar. Detta kalendarium fick sen inte ändras under projekttiden. Tidsplanen har fungerat mycket bra under hela projekttiden. Deltagarna har uttryckt uppskattning att kalendariet inte har förändrats under året vilket underlättat deras planering och möjlighet att delta. En omdisponering har gjorts i början av utbildningen då det vid en utvärdering framkom att deltagarna ville att de fem utbildningspassen skulle förlängas, vilket också gjordes. Det är projektorganisationens uppfattning att utbildningsprogrammet i den här formen skulle ha mycket att vinna på att de fem utbildningstillfällena utökades med åtminstone 2-3 gånger. Till exempel blev sommaruppehållet för långt och tidvis upplevde deltagarna att tempot var för högt. I det sammanhanget hade deltagarna velat ha mer tid inom utbildningen för gemensamma samtal och reflektioner kring ledarskap. Margareta Gottberg, projektledare 8

9 Uppföljning Inom projektet har kontinuerliga uppföljningar gjorts för att säkerställa deltagarnas nöjdhet med aktiviteter och information, utbildningens process, konsulternas insats, projektledningens arbete samt samarbetet inom projektorganisationen. För detta arbete har PDSA-cykeln använts. PDSA-cykeln är ett verktyg för förbättringsarbete när det gäller kvalitet. PDSA-cykeln innebär ett arbetssätt som skall utföras om och om igen. PDSA-cykeln består av aktiviteterna, planera, gör, studera och lär. Deltagarnas nöjdhet och feedback till projektorganisationen har under projektets gång inhämtats efter varje utbildningsträff. Dessutom har under året två större utvärderingar genomförts. Den första i maj då fem frågor ställdes: På vilket sätt tror du att ledarskapsutbildningen kommer att påverka - Ditt företags utveckling - Dig som företagare - Påverka ditt ledarskap - Påverka dina medarbetare - Påverka dina kunder I september genomfördes en individuell behovsanalys med varje deltagare i syfte att fånga vilka behov som var gruppens gemensamma. Projektledaren har under året haft kontinuerlig och tät kontakt med deltagarna via informationsbrev / mail till hela gruppen samt individuella kontakter i form av möten, mail och telefon. På så vis har ett ständigt flöde av deltagarnas feedback kommit projektet till del. Projektorganisationen har också under året kontinuerligt utvärderat det interna samarbetet vilket har resulterat i fördjupade och utvecklande samtal kring roller, eget ansvar, öppenhet och ärlig feedback. Någon tidigare erfarenhet av samarbete i den här formen fanns inte hos någon av konsulterna och/eller projektledare/ägare. Den dubbla rollen som konsulterna haft genom att också ingå i projektorganisationen har krävt extra engagemang och ömsesidigt beaktande. Det har också krävts struktur och beslutsamhet från projektledaren för att uppnå den grad av delaktighet och tydlighet som var förutsättningen för att kunna hålla samman projektorganisationen i den anda och intention som utbildningsprogrammet vilat på, dvs öppenhet och eget ansvar. Det är projektorganisationens samlade uppfattning att samarbetet under året varit både utvecklande, lärorikt och kreativt. Margareta Gottberg, projektledare 9

10 Utvärdering I utlysningen fanns inga krav på extern utvärdering vilket diskuterades då ansökan skrevs. En önskan fanns att kunna göra en sådan, men tanken skrinlades först och främst av kostnadsskäl. Projektet har dock under året haft en mycket hög kostnadseffektivitet vilket innebar att offert på extern utvärdering kunde inhämtas och uppdraget läggas ut för genomförande. Projektet har också via projektledaren deltagit i två externa utvärderingar genomförda av SWECO EUROFUTURES samt Länsstyrelsen på Gotland. Spridning I alla sammanhang har tydliggjorts hur projektet finansierats. Hemsida skapades innan utbildningen började och kommer att finnas kvar under 2010 i uppdaterad form och med bla resultat från utvärderingen. Utvärderingen kommer att sändas till samverkansparter, företrädare för näringslivet, Tillväxt Gotland, politiker och tjänstemän lokalt på Gotland och i region Småland och Öarna. Likaså kommer projektet och dess resultat att spridas inom samtliga Folkuniversitetets stiftelser. Utvärderingen kommer också att sändas till media. Margareta Gottberg, projektledare 10

11 Projektledarens erfarenheter I ansökan om en plats i utbildningsprogrammet skulle de sökande beskriva sitt företag, sina visioner och sina mål med ledarskapsutbildningen. Till de 20 platserna inkom 35 konkreta anmälningar samt ett flertal intresseförfrågningar. De behov som de sökande uttryckte i ansökningarna var konkreta och tydliggjorde att ledarskapet kopplades till företagstillväxt. Det är projektledarens erfarenhet att: - Behovet av ledarskapsutbildning med hög kvalitet anpassad till målgruppen är stort på Gotland. Behovet är betydligt större än tillgången på utbildning. - Målgruppsanpassad ledarskapsutbildning leder till att de verksamheter som får del av utbildningen går från tanke till handling och tar de steg som behövs för att utveckla sina företag. - När ledarskapet stärks och når en högre professionell nivå leder detta till att vår målgrupp (kvinnor) på ett medvetet plan börjar reflektera över sin roll som företagare på ett mer framåtsyftande vis. Att skapa en projektorganisation där konsulterna också ingår i projektorganisationen har visat sig ha både för- och nackdelar. Förutsättningen för att det skall fungera är att rollerna tydligt definieras innan projektet startar. Vilka förväntningar har projektledningen på konsulternas engagemang förutom det som ingår i det egna konsultuppdraget? Hur ser konsulterna på sin delaktighet i det som ligger utöver själva konsultuppdraget? Vad innebär det att ingå i projektorganisationen? Det är projektledarens erfarenhet att: - Den tid som fanns tillgänglig när projektet formulerades och skrevs inte räckte till för dessa diskussioner. Fokus var helt ställt på att innehåll och upplägg i utbildningsprogrammet skulle vara anpassat för målgruppen. Uppföljningsmötena har därför varit till stöd under projekttiden och både strukturen i mötesmodellen (PDSA) och regelbundenheten blev ett viktigt verktyg för att följa upp det interna samarbetet. - Det interna samarbetet fungerat bra men att tydlighet i organisationens olika roller redan från projektstart sannolikt hade förenklat och höjt effektiviteten i det interna processerna under projektets första månader. Margareta Gottberg, projektledare 11

12 Att ta fram en budget för ett utbildningsprogram som Den Goda Arbetpslatsen innebar många frågetecken när projektet skulle beräknas. Till exempel kunde omfattning på antal timmar för planering inför utbildningstillfällena bara uppskattas då upplägget var helt nytt för projektorganisationen. Det är projektledarens erfarenhet att: - Om en utbildning skall vara behovsanpassad till deltagarna och högsta möjliga kvalitet, nöjdhet och mål skall uppnås är det sannolikt att omdisponeringar inom budgeten behöver göras under resans gång. Att den möjligheten finns är en förutsättning för goda resultat. Om det är projektets mål att ämne jämställdhet och genus skall integreras i utbildningsaktiviteterna är det av största vikt att särskilda resurser viks för detta. Det är projektledarens erfarenhet att: - Jämställdhetsintegrering kräver resurser i form av: kompetens i och till projektorganisationen tid och medel avsatt för projektorganisationens utbildning särskilda aktiviteter inplanerade i utbildningsprogrammet Margareta Gottberg, projektledare 12

13 Slutrapport Dnr KS 2009/17-14 Visby 14 december 2009 Mats Ladebäck Folkuniversitetet Gotland Projektägare Margareta Gottberg Folkuniversitetet Gotland Projektledare Margareta Gottberg, projektledare 13