Protokoll årsmöte Sollentuna sportdykarklubb

Transkript

1 Tid: Plats: Klubblokalen, Sollentuna Närvarande: Se separat lista (25 st) 1) Mötet öppnas Anders förklarade mötet öppnat 2) Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt Kallelse skickades ut per epost och lades upp i klubbens FB grupp samma dag. En medlem har fått kallelsen via vanlig post (postad ). En har inte fått kallelsen då epostlådan var full (dock styrelsemedlem) Skickades epost ut till medlemmarna med information om att papper inför årsmötet finns tillgängligt på klubbens webb. Stämman fastslog att mötet utlyst på behörigt sätt 3) Fastställande av dagordningen Stämman fastslog dagordningen 4) Val av ordförande samt sekreterare för mötet Till ordförande för mötet föreslogs Mats Wernolf och till sekreterare Mattias Ekholm. Stämman beslutade enligt förslaget 5) Val av två justeringsmän som jämte ordförande skall justera protokollet Till justerare av protokollet föreslogs Annica Wistedt och Ulf Lennartsson. Stämman beslutade enligt förslaget 6) Styrelsens verksamhetsberättelse För verksamhetsåret , se bilaga med verksamhetsberättelsen. Mats föredrog verksamhetsberättelsen. Kommentarer till verksamhetsberättelsen. Det utfördes inget luciadyk under verksamhetsåret. Som en notering rörande kompressorn. De farliga ämnen är väl inom gränsvärdena, det är enbart vattenförekomsten som är över gränsvärdena. Stämman godkände verksamhetsberättelsen 1(6)

2 7) Kassarapport/årsrapport För verksamhetsåret , se bilaga med Årsbokslut och budget/utfall. Annki gick igenom bakgrunden till siffrorna. Mats kommenterade att Kairo rensningen var från tidigare år och att kommande att rensningar ej kommer ske framöver på grund av ointresse från kommunen. Rapporten godkändes av stämman 8) Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning För verksamhetsåret , se bilaga för revisorsberättelsen. Bo Gustavsson läste igenom revisionsrapporten, där revisorerna rekommenderade stämman att inte bevilja styrelsen ansvarsfrihet. Revisorerna gick igenom bakgrunden till kritiken, bland annat att styrelsen inte agerat på det PM styrelsen erhållit i början av verksamhetsåret. Bland annat att styrelsen borde ha pekat ut en utrustningsansvarig och införa rutiner för utrustningshanteringen. I huvuddrag saknades det ett verifikat (kvitto) från början av året samt att en del utrustning saknades (bland annat en väst och två regulatorpaket). Från tiden till revison och årsmöte har verifikatet kommit fram samt en väst och ett regulatorpaket Anders Israelsson gav ett genmäle på kritiken. I huvudsak att vi har infört rutiner, bland annat hur elever ska ha tillgång till utrustning, exempelvis finns det kvitteringsrutin för lån vid utrustning. Samt också, att rutinerna inte kommunicerats till revisorerna. Frågan ställdes också vad utrustningen ska vara till för. Vi vill inte hamna i en situation där kvitteringsrutiner är för betungande och därmed att utrustningen skulle göras otillgänglig för medlemmarna. Över föreningens historia har det förkommit väldigt lite utrustning, senaste 28 åren är det en regulator utöver den som nu saknas som försvunnit. Samtidigt donerar medlemmar utrustning till föreningen. Bland annat flera av klubbens flaskor. Stämman framförde också att det är viktigt att inventarielistan är korrekt och att utrustningen är märkt. Dessutom att föreningen ska vara noga med hanteringen av den utrustning som är dyrare (västar, flaskor, regulatorer, oxyboxar etc) med annan utrustning skulle kunna ses som förbrukningsvaror (masker, snorklar etc) En rutin med frivillighet bör införas, för att få en spårbarhet ifall någon glömmer lämna tillbaka något. Exempelvis att lånad utrustning i simhallen bokförs på ett enkelt sätt, för att se att den kommer tillbaka. Övriga förslag var att inventering sker vid bestämda tillfällen, t ex fyra gånger per år. Vid dessa tillfällen ska ingen utrustning vara utlånad. 2(6)

3 Revisorerna påpekade att det egentligen är två frågeställningar. Det ena är tillgänglighet och det andra är att styrelsen verkar sakna kontroll på utrustningen. Bland annat att inventering endast skett efter påtryckning från revisorerna. Upplevelsen är att det inte saknats utrustning i samband med kurser, däremot vid t ex inventeringen saknas det. Styrelsen framför att huvudpunkterna bakom rekommendationen har rättats till och åtgärdas. Dock behöver vi skärpa till inventeringsrutinerna som ska ske per automatik innan verksamhetsårets slut. 9) Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser Votering rörande ansvarsfrihet genomfördes medelst handuppräckning enligt följande. 11 närvarande röstade för att styrelsen skulle beviljas ansvarsfrihet 2 närvarande röstade mot att styrelsen skulle beviljas ansvarsfrihet Årsmötet konstaterade att styrelsen beviljas ansvarsfrihet 10) Valfrågor Valberedningens förslag enligt bilaga. På stämman framlades inga andra förslag. Stämman valde enhälligt posterna enligt nedanstående förslag $10.1) Styrelse Ordförande: Mats Wernolf (2 år) Vice ordförande: Marcus Johansson (1 år, fyllnad) Kassör: Mattias Ekholm (2 år) Sekreterare: Annica Wistedt (1 år, fyllnad) Utbildningsansvarig: Daniel Hedström (2 år) Utbildningsansvarig: Janne Westin (2 år) Utflyktsansvarig: Mikael Lilja (1 år kvar) Säkerhetsansvarig: Rolf Bergström (2 år) Suppleant: Ulf Lennartsson (1 år kvar) $10.2) Revision Revisor: Bo Gustavsson (1 år) Revisorssuppleant: Christer Gruber (1 år) $10.3) Övriga Webmaster: Catharina Lövqvist (1 år) 3(6)

4 $10.4) Valberedningen Sammankallande: Lennart Levander (1 år kvar) Suppleant: Britta Wernold (1 år kvar) Suppleant: Cecilia Samnegård (1 år kvar) $10.5) Klubbmästare Styrelsen 11) Fastställande av verksamhetsplan samt budget För perioden , se bilaga Mats gick igenom verksamhetsplanen. Revisorerna kommenterade att styrelsen ej längre har någon ungdomsansvarig och att därför bör hemsidan uppdateras för att stämma bättre med rådande verklighet. Vice ordförande kommenterade att det bör nämnas att PADI kurser kommer genomföras. Styrelsen tar på sig att hitta en form för att kurser mellan PADI och CMAS inte ska störa varandra. PADI kurserna kommer också ge en inkomst till klubben, liksom CMAS kursen. Efter ovanstående förtydliganden antog stämman verksamhetsplanen Mats gick igenom budget med kommentar att budgeterade intäkter troligen kommer öka i och med PADI kurserna kommer ge ett ej budgeterat tillskott. Minskade intäkter på sponsorposten från tidigare år på grund av badrensningarna upphör. Föreningen nyttjar simhallskonferensrum i huvudsak på grund av att logistiken blir enklare för * kurser. Försvarsgården betalar vi en fast avgift per år för medan simhallens konferensrum kostar per utnyttjad timme. Kompressorutgifterna kommer vara högre i år (engångskostnad) på grund av fuktproblemen. Förslaget är att införskaffa en kyltork för att lösa problemet. Styrelsen budgeterar med ett underskott på ca 10000, dock kommer det att återbetalas ca 7000 kr på grund av en betalad med ej levererad oxybox 1. Budget fastslogs av stämman 12) Fastställande av medlemsavgifter, inträdesavgifter samt sista betalningsdag Föreningen har jämförelsevis låga medlemsavgifter och det framfördes förslag på att höja dess för ett kompensera för underskottet i i budgetförslaget. 1 Pengar för oxyboxen härrör från förra verksamhetsåret men kommer redovisas som en intäkt innevarande verksamhetsår. Därför påverkas årets resultat positivt (felaktigt) med 7000 kr. 4(6)

5 Stämman diskuterade om luftfyllningarna ska kosta pengar eller om medlemsavgifterna ska höjas. Att börja ta betalt för luften ansågs påföra föreningen för mycket administration. Förslaget är att höja medlemsavgiften för seniorer, det framfördes två förslag för det. Två förslag: Höj seniormedlemskapet till 450 kr Höj familjeansluten senior till 300 kr Stämman biföll förslaget att höja medlemsavgiften för seniorer till 450kr Medlemsavgifterna fastställdes för 2015 i och med detta till Inträdesavgift för senior: 200 kr Årsavgift senior: 450 kr Årsavgift junior (<18 år): 200 kr Familjemedlemskap: 450kr för första senioren samt 200 för övriga seniorer samt 100 kr för juniorer. Se också Stämman fastslog sista betalningsdag till Stämman fastslog att kyltork skall inhandlas till maximalt kr 13) Eventuellt inlämnade motioner Inga inkomna motioner 14) Övriga frågor $14.1) Luciadyk Stämman frågade om det planeras något luciadyk för i år. Utflyktsansvarige frågade hur många av de närvarande var intresserade. Ca 10 personer uttalade sitt intresse. Stämman beslutade att det ska genomföras ett luciadyk $14.2) Facebook Fråga ställdes om alla är med i föreningens facebook grupp då det är ett ypperligt forum att sprida information om planerade dyk och hålla sig uppdaterad med händelser i klubben. De flesta närvarande är med i gruppen. 5(6)

6 15) Mötet avslutas Mats förklarade mötet avslutat Mattias Ekholm Sekreterare Anders Israelsson Ordförande Annica Wistedt Justerare Ulf Lennartsson Justerare 6(6)