Servicenämnden handlingar

Transkript

1 Servicenämnden handlingar

2 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden (1) Box Halmstad Tfn: E-post: Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum Tid: 15:00 Ordförande: Svein Henriksen Sekreterare: Christel Rehmark 1 Val av protokollsjusterare 2 Godkännande av dagordning 3 * SE 2014/0133 Verksamhetsövergång fordonsverkstad och transportcentral till Servicekontoret 4 SE 2014/0025 Anmälningsärenden 5 SE 2014/0016 Information Verksamhetsplan Upphandlingar Ekonomi Information från måltidsservice Information om kontaktcenter

3 1(4) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2014/0133 Version: Beslutsorgan: Enhet: Kommuntransport Michael Elofsson E-post: Telefon: Verksamhetsövergång fordonsverkstad och transportcentral till Servicekontoret Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige godkänna Teknik- och fritidsnämndens förslag att flytta över fordonsverkstad och transportcentral. 2. Servicenämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att besluta att överflyttning skall ske 1 mars Sammanfattning I Teknik- och fritidsnämndens beslut om ny struktur för förvaltningen föreslås en överflyttning till Servicekontorets enhet kommuntransport av verksamheterna logistik transportcentral och logistik fordonsverkstad. Vid möte med samverkansgruppen på Teknik och Fritidsförvaltningen har arbetsgivaren framhållit att en utredning skall genomföras med anledning av den planerade överflyttningen. Utredningen har varit inriktad på att analysera och bedöma de tänkta positiva effekterna av överflyttningen av verksamheterna till dåvarande tekniska kontoret med det faktiska utfallet. Därtill har beaktats bl.a. de förändringar i kommunens organisation som inträffat under aktuell period. Beredningen har inneburit samtal med ett antal medarbetare i ansvarig ställning om sin bedömning av aktuell giltighet i de motiv som redovisades som skäl för överflyttningen En genomlysning har gjorts när det gäller utveckling och nuläge för verksamheternas ekonomiska status samt vidare en bedömning av framtidsutsikter. 1

4 Teknik och Fritidsförvaltningens förslag till beslut grundas, förutom på att verksamheterna inte ingår i förvaltningens reglementsenliga ansvarsområde, på att teknik- och fritidsförvaltningen och den från 1 juli 2014 självständiga förvaltningen LBVA som kunder, passar bättre in i det affärsmässiga beställar-/utförarkoncept som servicekontoret utvecklat. Med servicekontoret som huvudman följer möjligheter till en utökad kundkrets för kommuntransport. Servicekontoret har ett reglemente som innehåller transport och maskintjänster och ger inget hinder för överflyttning av verksamheten. Ärendet Uppdrag Förvaltningschefen på Teknik och Fritidsförvaltningen Anders Ramsby, med tillstyrkande från fackliga organisationer, har beslutat tillsätta en utredning med anledning av beslut till ny organisationsstruktur för teknik- och fritidsförvaltningen, enligt vilken överflyttning till Servicekontorets enhet kommuntransport skall ske av verksamheterna logistik transportcentral och logistik fordonsverkstad. Denna utredning har varit inriktad på att analysera och bedöma de tänkta positiva effekterna av överflyttningen av verksamheterna till dåvarande tekniska kontoret med det faktiska utfallet Servicekontorets förvaltningschef Roger Weman samt Kommuntransports Michael Elofsson har informerats om utredningen. Bakgrund Verksamhetsområdet har vid flera tidigare tillfällen varit föremål för utredningar. Den senaste utredningen ledde fram till att dåvarande tekniska förvaltningen 2006 övertog ansvaret för transportcentralen och fordonsverkstaden. Verksamheterna utgör dock inte ansvarsområden i teknik- och fritidsnämndens reglemente. Överflyttningen till dåvarande tekniska kontoret motiverades med att den skulle ge positiva konsekvenser inom områdena personal, planering och administration. Fordonsparken var vid övertagandet 2006 i ett dåligt skick. Genom en utökad investeringsram har fordonsparken moderniserats och även begränsats. Detta har inneburit att reparationskostnaderna reducerats och att fordonens nyttjandegrad har ökat. 2

5 Analys, förslag och motivering Teknik och Fritidsförvaltningens utredning visar på en befintlig verksamhet som bedrivs i ordnade former med en moderniserad fordonspark och en ekonomi i balans. Möjligheterna till en utveckling av verksamheten tillgodoses däremot bäst genom att enheterna logistik verkstad och logistik transport flyttas över till Servicekontoret. Dess enhet kommuntransport har under flera år utvecklat ett affärsmässigt beställar-/ utförarkoncept. De ev. negativa konsekvenser som påtalats i den nu pågående riskbedömningen, bl.a. bemanningen av Tf:s beredskapsorganisationen, kommer att kunna hanteras. Konsekvenser Utredningen och dess slutsatser överensstämmer väl med Vision 2020 och dess värdegrund med betoning på hållbarhetsbegreppet ur ett miljömässigt och ekonomiskt perspektiv. De ekonomiska beräkningar och bedömningar som ingår i denna utredning har granskats och godkänts av Teknik och Fritidsförvaltningens controller. Servicekontorets ekonomienhet har tillsammans med Teknik och Fritidsförvaltningens controller granskat det ekonomiska underlag som tillsänts Servicekontoret. Ärendets beredning Inom kommunen På Teknik och Fritidsförvaltningen har samtal genomförts med controller Ingvar Andersson, enhetschef Lars Andersson driftchef Helén Lövinger, och transportledaren Ronny Eliasson. En genomgång har gjorts med Ingvar Andersson och Lars Andersson när det gäller transportcentralens och fordonsverkstadens utveckling sedan 2006, dess aktuella ekonomiska status samt bedömning av framtidsutsikter. En avstämning skett med förvaltningscheferna Anders Ramsby och Roger Weman samt verksamhetschef Michael Elofsson vid servicekontorets enhet kommuntransport. På servicekontoret har genomgång av ekonomisk status av verksamheterna gjorts av servicekontorets ekonomienhet. Andra grupper Fackliga organisationer Riskbedömning har gjorts av Teknik och Fritidsförvaltningen. 3

6 Facklig förhandling enligt MBL 11 har genomförts på Teknik och Fritidsförvaltningen och på Servicekontoret. Lista över bilagor Teknik och fritidsförvaltningens utredning Logistikenheten- överflyttning av del av verksamhet till Servicekontoret För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef Michael Elofsson Verksamhetschef Kommuntransport 4

7 1(1) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2014/0025 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark E-post: Telefon: Anmälningsärenden Protokoll från kommunala handikapprådet KF Motion - Friskvård och arbetsmiljö KS Ändring av sammanträdesdag KF 145 Val av servicenämnd mandatperioden Handlingarna redovisas på nämndsmötet 1

8 Verksamhetsplan - sammanställning (Servicenämnden inkl. underliggande) Målområden Konkretiserade mål Verksamhetsmål Mätetal Aktiviteter Målområde: Bygga och bo Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska Energisparande IT Sparad energi i % per dygn, basår : 15% 2016: 20% 2017: 25 % Införa och marknadsföra virtuella/tunna klienter Målområde: Demokrati och dialog Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information Förbättra vår externa kommunikation Antal aktiviteter, basår 2015) Kommuninvånarna ska uppleva att de har möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling. Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. Antal dialogmöten med allmänheten. 2015: : : 6 Städ och måltidsservice delta i föräldramöten/ anhörigmöten Vid minst ett tillfälle ska nämnden föra dialog med invånarna runt aktuella ämnen (allmänhetens frågestund) Målområde: Miljö och energi Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde ska drivas med biogas 2015: 100 % 2016: 100 % 2017: 100 % Redovisa andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen Redovisa andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas Redovisa andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle Redovisa andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen Redovisa andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka Bereda arbetstillfällen för ungdomar (ökade livschanser för unga) Antal erbjudna platser för praktik, prova på, sommarkraft etc. 2015: : : 55 Målområde: Omsorg och stöd Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) Öka mängden mat lagad från grunden. Socialstyrelsens NKIundersökning ska påvisa nöjdare kunder. Andelen mat lagad från grunden 2015: 93% 2016: 94% 2017: 94% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen 2015: 78% 2016: 79% 2017: 80 % Genomföra NKImätning avseende mat levererad till eget boende. Målområde: Resor och trafik Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska Ökad medvetenhet vad gäller kommunens riktlinjer för resor i tjänsten Redovisa energianvändning för tjänsteresor med servicekontorets fordon Tillhandahålla alternativa miljövänliga transportmedel inom servicekontoret Redovisa antal körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar. Behovsanalys av

9 kommunens tjänstefordon Översyn av SE verksamheternas fordonsbehov Uppmuntra användning av cykeln i jobbet Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa Andelen lokalt producerade livsmedel som kommunen köper in ska öka Andelen lokalt (inom 15 mils radie) producerat livsmedel som köps in ska redovisas Andel lokalt producerade livsmedel, basår : 1% 2016: 1% 2017: 1% Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade Minst 27% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år Andel ekologiskt producerade livsmedel = 2015: 27% 2016: 28% 2017: 30 % Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar Halmstad den inkluderande kommunen: (övrig prioritering) Bereda arbetstillfällen för ungdomar (ökade livschanser för unga) Antal erbjudna platser för praktik, prova på, sommarkraft etc. 2015: : : 55 Erbjuda aktiviteter för ökad tillgänglighet Antal erbjudna aktiviteter för tillgänglighetsökning = 2015: : : 2 Aktiviteter som främjar tillgänglighet, Ex timbal kost, anpassning surfplattor/datorer till synskadade, handikappanpassa fordon Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) Kunskap om jämställdhetsarbete och mångfald ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering 2015: : : 3 Exempel på aktiviteter: Tema på APT, utbildning och kulturträff Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (SE enkät 2015, HK enkät 2016) 2015: 4, Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (Servicekontorets egen medarbetarenkät 2015, kommunens enkät 2016) 2015: 88% 2016: : - Antal serviceteam 2015: 3 st 2016: 4 st 2017: 5 st Serviceteam skapas för verksamheter inom servicekontoret. En enklare vardag. Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Öka kunskaper om och skapa rutiner i enlighet med den europeiska deklarationen för jämställdhet och Halmstads kommuns anvisningar. Nämndens/styrelsens mål I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Redovisa (till förvaltningarna) sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader i samband med reparationer av kommunens fordon. Service och bemötande NöjdKundIndex Städservice 2015:80 % 2016: 80 % 2017: 80 % NöjdKundIndex IT-service

10 2015: 80% 2016: 80 % 2017: 80% NöjdKundindex Kontorsservice 2015: 80 % 2016: 80 % 2017: 80 % NöjdKundindex Måltidsservice 2015: 80 % 2016: 80 % 2017: 80 % Aktivt lyfta upp service och bemötande (enklare vardag) på arbetsplatsträffar och ingå i serviceplanen. NKI Enkät Mailenkät till slumpvis utvalda kunder vid avslutat ärende på ITS Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden Minska matsvinnet inom Måltidsservice SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska livsmedel Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov inom städ och måltidsservice 2015: 100 st 2016: 100 st 2017: 100 st %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnaiseskolor (snitt för hela verksamheten) 2015: 7% 2016: 6,5% 2017: 6 % Andel ekologiska livsmedel av SE inköp för eget bruk 2015: 75% 2016: 75 % 2017: 75 % Kunskap om fysisk,organisatorisk, och social arbetsmiljö ska öka Index för nöjd medarbetare 2015: : 2017: Arbetsmiljöarbete utformas i samverkan Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen 3 ggr/år Genomföra enkät för servicekontorets personal 2015 Utbilda chefer i ny AFS om organisation och social arbetsmiljö Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution Redovisa utsläpp från kommunens fordon och maskiner Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) 2015: 65% 2016: 66 % 2017: 67 % Utsläpp koldioxid (antal ton), basår : kan anges i jan 2016: 2017: Minskning av utsläpp (%), basår 2014 Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013

11 2015: kan anges i jan 2016: 2017: Strategisk kompetensförsörjning Andel individuella utvecklingsplaner. 2015: 80% 2016: 90% 2017: 100% Tydliggöra arbetsgivarens förväntningar Inventera befintlig kompetens Formulera kompetensstrategier för verksamheterna och förvaltningen Individuella utvecklingsplaner Redovisa Fordonsbokslut till beställarna Andel fordon av totala fordonsflottan som omfattats av ett fordonsbokslut 2015: 100 % 2016: 100 % 2017: 100 % Redovisa årssammanställning av fordonen Andelen köttvaror i Måltidsservice regi ska mätas och utvecklingen ska följas Öka antalet kravcertifierade kök på grund- och gymnasieskolor (Giftfri vardag) Giftfri vardag för barn och ungdomar Basår = : kan anges i jan 2016: 2017: Öka antalet krav-certifierade kök på grund- och gymnasieskolor = 2015: 4 st 2016: 6 st 2017: 8 st Mäta mängden kött som serveras inom Inventera riskmiljöer och delta i arbete med gemensam arbetsplan.