Manual. Statistik. Rapporter. Sökfunktionen. Upplägg av Kontaktpersoner. Utskrifter. Skicka mail

Transkript

1 Manual Statistik Rapporter Sökfunktionen Upplägg av Kontaktpersoner Utskrifter Skicka mail

2 2

3 Innehållsförteckning Statistik Utskrift av statistik Urval Gruppering Rapporter Utskrift av rapporter Detaljerad rapport Fliken rapporturval Fliken gruppering Summerat Sökfunktionen Sök arrangemang (3 flikar) - Arrangemang - Ledare - artister - deltagare - Lokal och tid Sök person (2 flikar) - Person - Arrangemang Kontaktpersoner Upplägg av kontaktperson Utskrifter Etikettutskrifter av personer eller samverkansparter Skicka mail Skicka mail till personer

4 Egna anteckningar 4

5 Statistik Under Verksamhet i Navigeringen har vi samlat det som tillhör verksamheten som helhet. Där hittar du bl.a. statistik och rapporter. Utskrift av statistik Här kan olika typer av statistik för verksamhet tas fram och presenteras som lista eller diagram. Den stora skillnaden mellan statistiken och rapporter är att statistiken endast visar summor medan rapporterna oftast specificerar arrangemang för arrangemang. Viktigt att veta! Vid sortering av de variabler som kan användas fler än en gång på ett arrangemang (t.ex. frikod) kan resultatet skilja mellan statistik och rapporter. Statistiken summerar antalet förekomster av ett arrangemang i listan medan rapporterna summerar unika arrangemang oavsett hur många frikoder som kopplats till arrangemanget. Planerat Om man kryssar i planerat (svarta fält) visar statistiken planerade värden för alla arrangemang oavsett status (även slutrapporterade arr) Slutrapporterat I kolumnen "slutrapporterat" (blå fält) visas slutrapporterade timmar från arrangemang med status "slutrapporterat, justerad slutrapport och skickat FBR". Kvar att rapportera I kolumnen "Kvar att rapportera" (röda fält) visas summering för de arrangemang som ännu inte har slutrapporterats (arrangemang med arrstatus möjligt, planerat, startklart, startat och avslutat) Prognos I kolumnen "Prognos" (gröna fält) finns en summering på slutrapporterade timmar + planerade timmar för de arrangemang som ännu inte är slutrapporterade. 5

6 Egna anteckningar 6

7 Urval kan göras enligt följande Förbund Distrikt Avdelning Handläggare ArrStatus Arrangemangstyp Verksamhetsform Ämne Frikod Målgrupp Samverkanspart Samverkansgrupp Län Kommun K-ställe K-bärare K-projekt Ålderskategori Signatur Skapat datum HSamvPart HmålGrp Verksamhetsår Startdatum Slutdatum Slutrapportdatum välj avdelning. här kan handläggare anges. här kan anges vilken status Du vill ha statistik över. här kan anges vilken Arrangemangstyp Du vill ha statistik över. här kan anges vilken verksamhetsform statistiken avser. här kan ämnet anges. här väljer du en statistik i särskild frikod här kan anges vilken målgrupp statistiken avser. här anges vilken/vilka samverkansparter Du vill ha statistik för. här kan anges vilken samverkansgrupp statistiken gäller. här kan kommun anges. här anger du om du vill ha statistik i särskild ålderskategori här kan markeras om vald gruppering endast skall gälla huvudsamverkansparten på arrangemanget (kan endast användas vid vald primär eller sekundär gruppering "samverkanspart" eller "samverkansgrupp"). här kan markeras om resultatet endast skall visa huvudmålgrupper på arrangemanget (kan endast användas vid vald primär eller sekundär gruppering "målgrupp") välj verksamhetsår. här anger Du från vilket startdatum statistiken ska tas. här anger Du till vilket slutdatum statistiken ska tas. och här anges om du vill ha en statistik som slutrapporterats ett visst datum OBS! att arrangemang som saknar startdatum inte kommer med i statistiken om Du väljer att göra urval på startdatum. 7

8 Egna anteckningar 8

9 Gruppering kan göras enligt följande Här kan Du välja tre grupperingar på statistiken. Följande variabler finns som urval i samtliga tre grupper Studieförbund Distrikt Avdelning Verksamhetsår Arrangemangstyp Verksamhetsform ArrStatus Handläggare Material Ämne Målgrupp Samverkanspart Samverkansgrupp Län Kommun Frikod Ålderskategori Kostnadsställe Kostnadsbärare Kostnadsprojekt Kulturform Webbkod 9

10 Egna anteckningar 10

11 Utskrift av rapporter Rapporter I rapporter har vi ett stort urval av möjligheter till information angående arrangemang, ledare, deltagare, ekonomi mm. Det kan gälla analyser, som visar t.ex. arrangemang med minst 1000 studietimmar, det kan även gälla kontaktpersoner i föreningar som tillhör en speciell idrott. Så här gör du; Under Navigeringen väljer du verksamhet, rapporter När rapportsidan visas väljer du arrangemang Under arrangemang finns sedan olika typer av rapporter. Välj t.ex arrinfo Arrangemang Arrinfo Arv-NollArv EjSlutrapp Kultur Landsting NollArv Pla_Sta_Slu - arr PlatserKvar Verksamhet Webinfo ÖverfördaArr 11

12 Egna anteckningar 12

13 Fliken ArrInfo Här görs själva urvalet för rapporten och detta ser olika ut beroende av vilken rapport som valts. Några vanliga exempel; Avdelning Här kan anges vilken avdelning rapporten avser Arrangemangstyp Här anges vilken arrangemangstyp rapporten avser (Folkbildning, Landsting etc.) Verksamhetsform Här anges vilken verksamhetsform rapporten avser (cirklar, kultur, kurser etc.) ArrStatus Här anges vilken status rapporten avser (startad verksamhet, slutrapporterat etc.) Målgrupp Här anges vilken målgrupp rapporten avser (ledarfokus, handikappmålgrupp etc.) Distrikt Verksamhetsår Här kan anges från vilket verksamhetsår rapporten ska tas Handläggare Här kan anges vilken handläggare/ansvarig rapporten avser Material Här väljer du om du vill ha en rapport som endast tar med ett visst material Ämne Här väljer du om du vill ha en rapport som endast tar med ett visst ämne Samverkanspart Här anger man vilken förening man avser att rapporten skall gälla. (Bra att ha om man skall ut på ett föreningsbesök) Samverkansgrupp Här kan man ange vilken idrott rapporten avser. (ex om man bara vill ta med en rapport som gäller ishockey) Kommun Här anger du vilken kommun det avser om du endast vill ta med arrangemang från en kommun Frikoder Här anger du vilken frikod du anser att rapporten ska innehålla (ex. arrangemang med frikod Spela Lek och Lär) Ålderskategori Här anger du vilken ålderskategori du vill ha med i rapporten 13

14 Egna anteckningar 14

15 K-ställe (används ej av SISU Idrottsutbildarna) K-bärare (används ej av SISU Idrottsutbildarna) K-projekt (används ej av SISU Idrottsutbildarna) Kulturform Arrangemangsnummer Här kan man ange vilket/vilka arrangemang rapporten avser Postnummer Personnummer Efternamn PersonID Startdatum = första sammankomstens datum Här kan anges från och till datum (arrangemang startade mellan vissa datum) Slutdatum = sista sammankomstens datum Här kan anges från och till datum (arrangemang avslutade mellan vissa datum) Slutrapporteringsdatum = datum satt av Gustavprogrammet när arrangemanget slutrapporterats Här kan anges från och till datum (arrangemang slutrapporterade mellan vissa datum) Aktiv Person Visningsfält Frikod Ledare Material Målgrupp Samverkanspart Ålderskategori Ämne 15

16 Egna anteckningar 16

17 Fliken Gruppering Här kan anges specifika utseendemässiga uppgifter för rapport/ etiketter samt vilken skrivare vissa utskrifter ska gå via. Om inget anges väljs standarduppgifter. Rapportrubrik Här anges den rubrik man vill ha på rapporten. Gruppering Här kan anges hur du vill sortera/ gruppera din rapport. Exempel på utskrift av Planerat-startat-slutad verksamhet Utskrift av spruckna arrangemang Gå in på rapporter/ arrangemang/arrinfo Välj först år och arrstatus sprucket på första fliken Urval Gå till gruppering och välj t.ex. samverkanspart Välj sedan avancerade urval och ändra siffran 10 till 11. OBS! Denna siffra ändras automatiskt tillbaka till 10, så fort du gör ett nytt urval på urvalsfliken. 17

18 Egna anteckningar 18

19 Sökfunktionen Gustav ger oss möjlighet till en hel del sökningar utifrån en rad olika parametrar beroende på vad man vill hitta i de olika registren. Det går att söka bland följande: Arrangemang Person Artistgrupp Samverkanspart Lokal Material Studieplan Leverantör Faktura/fakturaunderlag Fakturarad Inbetalning Utanordning Sökning efter arrangemang är uppdelat på tre olika flikar beroende på vilka uppgifter som finns. Arrangemang - Ledare/Artister/Deltagare - Lokal & tid Fliken Arrangemang Här anges de uppgifter som kan anses vara generella för alla arrangemang. Se dock till att begränsa Dina urval till några få variabler. I annat fall får Du kanske inga träffar. Likaså bör inte sökningen göras utan några urval alls då antal träffar blir för många. Avdelning om flera avdelningar finns i samma databas så väljs önskad avdelning här. Senast valda avdelning är förvald. ArrNr ange det arrangemangsnummer, eller intervall, som söks. VerksÅr ange det år eller intervall av år som söks, t.ex Innevarande verksamhetsår är förvalt. Beskrivning ange beskrivning eller delar av beskrivningen för de arrangemang som söks, t.ex. %engelska%. Handläggare ange den handläggare som söks. ArrStatus ange den statusnivå som söks, t.ex. Startade. ArrTyp ange den arrangemangstyp som söks. VForm ange den verksamhetsform som söks. Material ange det studiematerial för arrangemanget som söks. Ämne välj det ämne vars arrangemang söks. Frikod ange den frikod som söks. Målgrupp välj den målgrupp som söks. SamvPart välj önskad samverkanspart. SamvGrupp välj önskad samverkansgrupp. Kommun välj önskad kommun. 19

20 Egna anteckningar 20

21 Plan Slut Delt här anges ett intervall för det antal planerade eller slut deltagare som söks. Plan Slut Tim här anges ett intervall för det antal planerade eller slut timmar som söks. Kulturform ange den kulturform som söks. K-ställe ange kostnadsstället. K-bärare ange kostnadsbäraren. K-projekt ange kostnadsprojektet. Ålderskategori här anges om sökningen gäller en viss ålderskategori. Kontaktperson Webbkod Publiceringsintervall PubliceringStartdat PubliceringSlutdat Signatur ange den som först registrerade arrangemanget Skapat datum ange det datum arrangemanget registrerats i Gustav Ej kallade arr markeras om Du söker arr som ska kallas (särskild markering på arrangemanget) och som inte är kallade. Fliken Ledare/Artister/Deltagare Om Du vill hitta ett visst arrangemang med en viss person som antingen är ledare eller deltagare eller artistgrupp så fyller Du i uppgifter även på denna flik. Följande uppgifter är sökbara härifrån: Sök på här styrs sökningen. Beroende av vad som ikryssas så ändras bilden. Om Du väljer att söka på deltagare eller ledare/artist så visas följande urval: För-efternamn ange för- och efternamn. Med artistgrupp vald visas här istället Namn. Personnr - här anges personnummer. Med artistgrupp vald visas här istället organisationsnummer. Co adress välj co adress Adress här anges gatuadress Postnr här anges valfritt nummer eller ett intervall av nummer. 21

22 Egna anteckningar 22

23 Fliken Lokal & tid Om arrangemang i en viss lokal söks använder Du denna flik för att enkelt ange vilken lokal som önskas samt inom vilken tidsperiod eller veckodag som arrangemangen pågår. Följande fält finns: Lokal välj den lokal som önskas Sal välj den sal som önskas Start/slut datum ange startdatum eller intervall av datum. Start/slut tid ange starttid eller intervall av tider. Dagar här kan anges att sökningen gäller alla dagar eller så kan urval göras vilka veckodagar som är aktuella. 23

24 Egna anteckningar 24

25 Sök Person Denna flik används om en generell sökning ska göras för att hitta personer i personregistret oavsett i vilken egenskap de har registrerats. Här kan en rad allmänna uppgifter anges som sökvillkor: Förnamn ange förnamn eller del av förnamn på den personen som söks. Efternamn ange efternamn eller del av efternamn på den personen som söks. PersonNr ange del av personnummer till den person som söks. Om hela personnr. inte alltid registreras är det bäst att bara söka på del av det. c/o Adress ange co adress till personen som söks. Gatuadress ange gatuadress till den person som söks PostNr ange postnummer, intervall eller del av postnummer till den/de person(er) som söks. Ort ange postort till den person som söks. TelefoNr ange telefonnummer eller del av telefonnummer till den person som söks. E-post ange e-postadress till den person som söks Kommun ange kommun som finns registrerad på den person som söks. Notering här kan du söka på noteringar som gjorts på personer Egenskap välj önskad egenskap på den person som söks. Samv.part ange den samverkanspart som personen har koppling till. Samv.grupp ange den samverkansgrupp som personen har koppling till. Intresse välj den typ av intresse som personen som söks ska ha. Ämne välj det ämne som ovanstående intresse ska gälla. Kvalifikation välj kvalifikation för den person som söks. Lönekategori välj lönekategori för personen som söks. Artistgrupp välj artistgrupp som personen ska vara kopplad till. PersonID välj personid som personen har. PUL här markeras om sökresultatet ska utesluta personer som avsagt sig direktreklam enligt personuppgiftslagen. Visa även icke-aktiva ange om sökningen även ska omfatta personer som inte är markerade som Aktiv i personregistret. Visa även spärrade ange om sökningen även ska omfatta personer som är markerade som Spärrad i personregistret. När sökresultatet kommer upp i listan, dubbelklickar man på personen för att öppna personuppgifterna. Då är det bara att komplettera eller ändra felaktiga uppgifter som finns på personen. Denna väg är bäst att gå vid registrering av kontaktperson (se sidan 27) 25

26 Egna anteckningar 26

27 Fliken arrangemang Deltagare Bilden förändras när Du klickar i bocken för t.ex. deltagare, och förutom de generella uppgifterna (på första fliken) kan Du här söka på följande: Anmälda här kan markeras om den sökta personen är en anmäld deltagare i ett arrangemang. Avanmälda här markeras om den sökta personen finns som avanmäld på ett arrangemang. Reserver här markeras om den sökta personen är reserv på ett arrangemang. Alla här markeras om sökningen ska omfatta alla tre deltagarstatus. Är Du osäker på vilken deltagarstatus den eftersökta personen har bör detta alternativ väljas. Sedan följer ett antal uppgifter kopplade till de arrangemang som deltagaren deltagit i: Avdelning ange den avdelning sökningen gäller. ArrNr ange det arrangemangsnummer som sökningen gäller. Här kan även intervall användas ex VerksÅr ange det verksamhetsår sökningen gäller. Innevarande verksamhetsår är förvalt. Beskrivning ange beskrivning på arrangemanget. Handläggare ange handläggare för arrangemanget. ArrStatus ange den status arrangemanget kopplat till sökt person ska ha. ArrTyp ange den arrangemangstyp som sökningen avser. VForm ange den verksamhetsform som sökningen avser. Målgrupp ange målgruppen som är kopplat till arrangemanget. Kommun ange den kommun som arrangemanget genomförs i. Ämne ange ämnet som är kopplat till arrangemanget. Material ange studiematerial kopplat till arrangemanget. Anmälningsdatum ange anmälningsdatum för personen Start/slut datum - ange startdatumintervall för det sökta arrangemanget. Frikod ange den frikod som finns registrerad på arrangemanget. Ålderskategori ange den ålderskategori som finns registrerad på arrangemanget. Kulturform ange den kulturform som sökningen avser. Används endast för kulturarrangemang. Plats ange den plats där kulturarrangemanget ägt rum. Används endast för kulturarrangemang. K-ställe ange kostnadsställe för arrangemanget. K-bärare ange kostnadsbärare för arrangemanget. K-projekt ange kostnadsprojekt för arrangemanget. SamvGrupp ange den samverkansgrupp som deltagaren är kopplad till. SamvPart ange den samverkanspart deltagaren har koppling till. Lokal ange lokal för det sökta arrangemanget. Sal ange sal för det sökta arrangemanget 27

28 Egna anteckningar 28

29 Upplägg av kontaktperson OBS! Starta alltid med att söka person först, för att kolla om personen redan finns registrerad (se sid 23). Om inte - gör du enligt följande. Under Upplägg i navigeringen finner du bl.a. registrering av person. Här registrerar du även kontaktpersoner. När en person skall registreras i Gustav finns det många fält som är tillgängliga att fylla i. Detta gör att det går lättare att söka vissa specifika uppgifter om personer (t.ex i sökningar på vanliga namn). Det är inte nödvändigt att fylla i alla fält, men här nedan är de fält som rekommenderas att fylla i vid registreringen. Förnamn Efternamn Personnummer detta är från och med 2008 en obligatorisk uppgift. Därför är det bra att redan nu börja tänka på denna registrering. Det är en viktig uppgift för att kunna följa upp olika åldersgrupper och bör användas så långt som möjligt. c/o adress eventuell c/o -adress (namn). Adress ange adress med både gatuadress och postnummer. E-post Telefon Kvinna markeras om personen är en kvinna. Aktiv detta fält anger om en person ska anses som aktiv och därmed komma med i sökningar och utskrifter. Alla nya personer markeras som aktiva automatiskt. PUL (personuppgiftslagen) - Markeras om personen avböjt sig fortsatt information. Samverkanspart Klicka på kikaren och välj vilken förening personen är kontakt för. Egenskap Klicka på kikaren och välj kontakt Personerna blir inte kopplade till arrangemang för att man lägger upp dom som kontaktperson, men det är ett utmärkt sätt att bygga upp ett kontaktnät med telefon, adresser och mail. 29

30 Egna anteckningar 30

31 Intresse Om du vill registrera intresse på personen/kontakten klickar du på fliken intresse. Markera t.ex föreläsare och välj det ämne personen är föreläsare i. Intresse beskriver personens befattning vilket kan beskrivas med det den gör eller kan. Ett antal intressen är generella för hela SISU Idrottsutbildarna. Egna intressen kan man lägga in under Upplägg Grundregister Övriga register Intresse. Kvalifikation Kvalifikation knyts till personer som är markerade som ledare och visar möjliga kvalifikationer, alltså utbildningar eller annat som gör ledaren speciellt kvalificerad. Till kvalifikationen kan man lägga en speciell notering om man så önskar. Egenskap Vidare så kan personer ha olika egenskaper, vilka kan vara fristående eller knutna till en viss förening. På så vis kan man samla ordföranden, styrelsemedlemmar, utbild-ningskontakter mm. Egna egenskaper kan man lägga upp i: Upplägg Grundregister Övriga register Egenskaper Exempel på egenskaper Föreningstillhörighet, Ordförande, Anställd, Kansli, Revisorer, Styrelse, Valberedning, Utbildningskontakt, SISU kontakt, Har gått cirkelledarutbildning 31

32 Egna anteckningar 32

33 Etikettutskrift av personer För att göra utskrifter av etiketter till deltagare eller ledare i arrangemang går du in under navigeringen och väljer sök person Där finner du två flikar. Person och Arrangemang. Under personfliken kan du söka enskilda personer eller personer med t ex. tillhörighet av viss kvalifikation eller egenskap (ex. kontaktpersoner). Om du har kopplat personer till Samverkanspart kan du även söka dessa här. Personer som medverkat i visst ämne är även en sökvariant, och många fler möjlighet finns här, det är bara att testa sig fram. Under fliken Arrangemang väljer man antingen deltagare eller ledare/artist. Exempel Sökning av alla deltagare i arrangemang under 2003, från en utvald kommun. Välj sök person i sökmeny Klicka på fliken arrangemang Markera Deltagare + rutan som anger alla Välj år Välj en kommun Sök När personerna syns i sökfältet som lägger sig till vänster under navigeringen, eller under sök person, klickar du på den rubrik som du vill att sorteringen skall ha, t ex efternamn. 33

34 Egna anteckningar 34

35 Därefter gör du följande Markera översta namnet så att fältet blir blått. Klicka med höger musknapp så att en meny kommer upp Där väljer du skriv ut etiketter När nästa ruta kommer upp väljer du den etikettmall som ni ställt in som bästa val i ert distrikt, ex. Etikett 3x8 Ett tips! Klicka i rutan förhandsgranska. Då ser man att inställningen ser rätt ut innan man skriver ut. X 35

36 Egna anteckningar 36

37 Etikettutskrift av Samverkanspart För att göra utskrifter av etiketter till samverkanspart går du in under navigeringen väljer sök samverkanspart Där finner du två flikar. Samverkanspart och Arrangemang. Skillnaden i sökningen mellan dessa två flikar är att under arrangemangsfliken söker man samverkansparter som har redovisat arrangemang, medan sökningen i fliken samverkanspart tar med alla föreningar som finns i registret, i t ex en viss idrott eller kommun. När samverkansparterna syns i sökfältet, klickar du på den rubrik som du vill att sorteringen skall ha, t ex namn. Därefter gör du följande Markera översta raden så att fältet blir blått. Klicka med höger musknapp så att en meny kommer upp Där väljer du skriv ut etiketter När nästa ruta kommer upp väljer du den etikettmall som ni ställt in som bästa val i ert distrikt, ex. Etikett3x8. Ett tips! Klicka i rutan förhandsgranska. Då ser man att inställningen ser rätt ut innan man skriver ut. X 37

38 Egna anteckningar 38

39 Skicka mail till personer För att skicka mail till deltagare eller ledare i arrangemang går du in under navigeringen och väljer sök person Under fliken Arrangemang väljer man antingen deltagare, ledare/artist, eller båda. Exempel 1 Välj sök person i navigeringen Klicka på fliken arrangemang Markera Deltagare, ledare eller båda Välj år Välj en kommun, samverkansgrupp eller annat. Sök När personerna syns i sökfältet, klickar du på den rubrik som du vill att sorteringen skall ha, i detta fall Epost. Därefter gör du följande Markera översta namnet så att fältet blir blått. Klicka med höger musknapp så att en meny kommer upp Där väljer du Skicka Epost. Microsoft Outlook öppnas då automatiskt och alla markerade E-post adresser har följt med. Som du ser lägger sig alla adresserna under "Hemlig kopia". Detta är för att ingen av mottagarna skall se vilka andra som får ditt mail. När du skickar mail via Gustav kommer tyvärr inte din signatur med om du lagt in detta i din Outlook. Denna variant tar vi i exempel 2 på nästa sida. 39

40 Egna anteckningar 40

41 Exempel 2 För att få med din signatur i mailet du skickar till personer/föreningar via Gustav, gör du så här Markera översta namnet så att fältet blir blått. Klicka med höger musknapp så att en meny kommer upp Välj Till excell Hela listan skickas då till Excel och detta program öppnas. Där markerar du namnen som har E-post adress, högerklickar på musen och kopierar dessa namn. (Om du klickat på rubriken i sökfälten bör dessa ligga överst på listan) När ni gjort detta öppnar ni ett nytt meddelande i Outlook, högerklickar igen på fältet till, och klistrar in alla de kopierade namnen i detta fält. OBS! Det kan se felaktigt ut, och alla namnen lägger sig under varandra, men det ställer om sig när man lämnar fältet. Namnen som däremot inte får något streck under, är felaktiga, så dessa kan ni ta bort. Denna väg är dessutom den enda om det är så att man skickar till många personer/föreningar i registret, eftersom mail via Gustav är begränsat i antal. 41

42 42