Gemensam Utveckling av STudieförbundens Administrativa Verksamhetssystem

Transkript

1 Gemensam Utveckling av STudieförbundens Administrativa Verksamhetssystem Kulturprogram När du ska lägga upp ett kulturprogram klickar du på meny Upplägg välj Arrangemang I det fönster som kommer upp väljer du: 1

2 Arrangemangstyp Folkbildning Verksamhetsform Kulturprogram Verksamhetsår Avdelning (nästa gång du loggar in är detta förvalt) Kontor Standardkontor (där du är nu) Klicka i rutan Nytt arr i egen flik OK Gustav föreslår samma typ av arrangemang, verksamhetsår mm som du använde senast. 2

3 Gustav väljer arrangemangsnummer i följd. Det är enkelt att söka fram det man vill ha i Gustav så därför behövs heller inga speciellt uppbyggda arrangemangsnummer. Fyll i Namn på arrangemanget, välj alltid ett namn som speglar den typ av verksamhet som kulturarrangemanget är inriktad på eftersom arrangemangsnamnet numera granskas vid revision. Tips! Det har hänt att arrangemang som har blivit granskade av lokal granskare har blivit underkända på grund av att arrangemangsnamnet har varit otydligt. Undvik därför att enbart skriva Svamp eller Styrelsemöte - tänk att arrangemangsnamnet skall ha en beskrivande titel. Använd gärna samma rubrik som du använder om du publicerar arrangemanget på webben. 3

4 Arransvarig Välj Arransvarig det är den handläggare som är ansvarig för arrangemanget. Du kan senare lätt söka fram de arrangemang som du själv handlägger genom att använda Gustavs sökfunktion. TAB (för att stega vidare) 4

5 Ämne Klicka på Ämne välj aktuellt ämne Enter. Du kan också söka genom att skriva in ett ord Enter. Det går även att söka genom att trycka på den lilla rutan ovanför Ämne. Här kan du leta fram ditt ämne utifrån ämnesområde. TAB 5

6 Startdatum/tid Klicka pil-ner så får du fram en kalender där du kan välja startdatum. Du kan också skriva in startdatumet genom att ange dag + TAB. Gustav fyller automatiskt i innevarande månad och år. TAB (för att stega vidare) Skriv in tiden. Använd formatet 18 som blir eller 183 som blir TAB Klicka i VT eller HT i om er avdelning vill kunna söka fram statistik utifrån vårens respektive höstens Kursprogram. Fråga din VL om du är osäker på hur er avdelning gör. 6

7 Lokal I Gustav används uttrycken Lokal och Sal: Lokal = plats eller huset där salen är belägen. Sal = rum eller det rum i huset man skall använda. Exempel: En avdelning har ett hus som kallas för Smedstorp. Huset Smedstorp är en Lokal. I Smedstorp finns 3 olika rum man kan använda för cirklar, Naturrummet, Fotolokalen och Storrummet. Dessa benämns som Salar. Välj Lokal. Skriv de första bokstäverna på den Lokal du ska använda på cirkeln Enter. En sökruta kommer upp klicka på rätt lokal Enter. Lokalen läggs in på arrangemanget. Om Lokalen innehåller flera salar och du ska välja en av salarna, klicka på rätt Sal Enter. Vill du lägga upp en ny lokal eller en ny sal, se Lägg upp ny lokal. (Se film) TAB 7

8 Frikod lokal Lokala Frikoder bestäms av avdelningen och anvisningar om när ni ska använda denna kommer från din VL. Ett exempel på lokal frikod kan vara Tjejrockband. Om du har rättigheter från din VL att lägga upp lokala Frikoder, se Lägg upp Frikod lokal. TAB Tips! Diskutera igenom hur din avdelning ska använda frikoder. Det är lätt att det blir för många frikoder annars. Målgrupp Välj Ej målgrupp enl tidigare definition. OBS! Denna uppgift är obligatorisk, du måste välja en Målgrupp annars kan du inte spara arrangemanget. TAB SamvPart 8

9 Samverkanspart är våra MO, våra SO och lokala samverkansparter (t ex kommuner och företag som ni ska fakturera). Skriv in de första 4-5 bokstäverna på den samverkanspart du kör cirkeln med Enter. En sökruta kommer upp. Klicka på rätt samverkanspart. Du kan även söka genom att skriva in ett ord Enter. Det går även att söka genom att trycka på den lilla rutan ovanför Samverkanspart. Här kan du leta fram din Samverkanspart utifrån MO/SO. Vill du lägga upp en ny Samverkanspart, se Lägg upp ny samverkanspart. Kontakt 9

10 Finns det en kontakt inlagd på Samverkanspart kommer den personen automatiskt att hamna i fältet. Om det inte finns någon kontakt inlagd eller om du vill ange en annan kontaktperson än den som läggs in automatiskt, klicka på Kontakt och sök fram rätt person. Kommun 10

11 Klicka på pil- ner och välj rätt kommun. TAB Generera kallelse till deltagare via Sök arr. Om du ska använda denna funktion får du vidare instruktioner av din VL eller Gustavansvarig. 11

12 Antal deltagare Fyll i om Kulturprogrammet är offentligt. Fyll i om Kulturprogrammet innehåller musik och därför ska STIM-rapporteras. Fyll i 5 i rutan för Min deltagare. Minsta antal personer för att ett Kulturprogram ska godkännas vid rapportering är 5 deltagare. Om du har ett max antal deltagare fyller du i det. Kulturform Tryck pil-ner och välj kulturform. Du måste välja en kulturform för att kunna spara arrangemanget. 12

13 Medarrangör Tryck pil-ner och välj medarrangör. Medverkande Tryck pil-ner och välj Medv.typ. Antal medverkande, publik, Funkt.nedsätt., Kvinnor och Invandrade fyller du i när du slutrapporterar arrangemanget. 13

14 Flik Artistgrupp/Artistgrupp Här fyller du i den person eller den som är ansvarig för den grupp som är uppträder på kulturarrangemanget. Skriv personnummer eller förnamn och efternamn - Enter välj person/ledare. Om du inte har samtliga personuppgifter till personen/gruppens ansvarige skriver du istället in uppgifterna i fliken Notering/Dokument. Tips! Sök i första hand med hjälp av personnummer. Om du söker med 3 eller färre bokstäver blir sökningen omfattande och det kan ta mycket lång tid innan du får upp en lista på namn att välja mellan. Tips! Begränsa urvalet genom att ange ett postnummerintervall som din avdelning täcker. Exempel: Detta sparas till nästa gång du gör en ny sökning. Tips! Är du osäker på stavningen av ett namn och inte har personnummer, kan du använda dig av _ eller %. %-tecknet ersätter obegränsat antal tecken. _ ersätter ett tecken. För att ersätta två tecken, skriv två Exempel: %at_rina Systemet söker på olika stavningar av Katarina (Khatarina, Catarina, Chatarina, Katharina etc) CTRL + S - TAB 14

15 Ny ledare Vill du lägga upp en ny Ledare eller om ledaren ska ha lön, se Lägg upp ny ledare. Övriga flikar Övriga flikar, se Grundutbildning verksamhetsrapportering. Skriv ut Närvarolista Gå in på meny Arkiv, välj Skriv ut. CTRL + P (Skriv ut) 15