Närvarande Lena Eskilsson, prefekt Marie Jonsson Martin Almbjär Lena Danielsson (facklig rep) Ärende. Verksamhetsberättelse 2011

Transkript

1 Institutionsråd/Lokal samverkan Protokoll Sammanträdesdatum Sid 1 (1) Närvarande Lena Eskilsson, prefekt Marie Jonsson Martin Almbjär Lena Danielsson (facklig rep) Ärende 1 Verksamhetsberättelse 2011 Verksamhetsberättelse 2011 presenterades. (Verksamhetsberättelsen är aktivitetsplanen för 2011 som färgläggs med grönt för aktiviteter som är genomförda, gult för sådant som delvis är åtgärdat och rött för sådant som inte är genomfört.) 2 ABC för anställda En informationsbroschyr för anställda presenterades. Lena Eskilsson Lena Danielsson

2 Sid 1 (12) ABC för anställda vid Institutionen för idé- och samhällsstudier. Välkommen till Institutionen för idé- och samhällsstudier! Här bedrivs undervisning och forskning inom flera ämnen: arkeologi, filosofi, historia, idéhistoria, religionsvetenskap och teologi. Vi har även några egna programutbildningar. Institutionen har också välorganiserade forskarutbildningar och aktiva doktorander. Vid institutionen arbetar ett antal mycket framgångsrika forskare, liksom forskargrupper inom vetenskapliga miljöer som på olika sätt utmärkt sig som framstående. Dessutom finns en nationell resurs inom institutionens verksamhetsområde, det Miljöarkeologiska laboratoriet. Institutionens lärare och forskare är verksamma inom populärvetenskap och forskningsinformation och deltar i stor utsträckning i kultur- och samhällsdebatt. Institutionen samverkar även i stor utsträckning med det omgivande samhället liksom med andra ämnen och fakulteter vid universitetet, och med undervisningsinsatser inom områden där institutionens lärare har särskild kompetens.

3 Sid 2 (12) ABC för anställda A Arbetsmiljöombud - Linda Vikdahl, linda.vikdahl@religion.umu.se, rum E122. Arbetsplatsmöte - Vi har gemensamt arbetsplatsmöte för alla anställda en gång i månaden. Detta meddelas via våra interna e-postlistor och i det interna kalendariet på vår hemsida, se rubrikerna Epostlistor och Kalendarium. Arbetsplatsombud - Anna Sténs, Sulf, anna.stens@historia.umu.se, rum D120. Lena Danielsson, ST, lena.danielsson@idesam.umu.se, rum F128. Anslagstavla - finns i F-korridoren. Där finner du bland annat protokoll från beslutsmöten. Veckans möten och arrangemang finns på white-board tavlan utanför rum F104. Denna information finner du även i kalendariet på vår hemsida, se under rubriken Kalendarium. Anställning - frågor som rör din anställning besvaras av Kicki Adolfsson-Jacobsson, administrativ samordnare, kicki.adolfsson@idesam.umu.se, rum F126. Arkiv - för institutionens material finns i D B Backup - Det finns möjlighet till automatisk databackup, kontakta vår datortekniker, se rubriken Datorsupport/Datortekniker. Beställning, beställningsordning - se gällande dokument för beställningar på Vid beställningar skall Universitetets avtalskatalog följas: Har du frågor om beställningar kontakta ekonomiadministratör Lena Danielsson, lena.danielsson@idesam.umu.se, rum F128. Bibliotek, Institutionsbiliotek - Vårt institutionsbibliotek finns i rum D108. Bibliotek, Universitetsbiblioteket (UB) - hittar du i Lindellhallen, se karta under rubriken Campus, eller gå in på bibliotekets hemsida: Önskar du personligt lånekort kan du ansöka om detta via denna länk: Brandskyddsombud - Johan Linderholm, johan.linderholm@arke.umu.se, rum E114.

4 Sid 3 (12) C CAS, Central autentiseringstjänst - Ger dig åtkomst till ett flertal webbaserade tjänster och applikationer med en enda inloggning. En CAS-användare ska du få direkt vid anställningens början, den skickas från ITS till institutionen. Har du inte fått den så kontakta vår datortekniker, se rubriken Datorsupport/Datortekniker. Cambro - Universitetets gemensamma lärplattform: Campus - karta över campusområdet finns att hämta vid de olika servicecentren på campus eller via webben: Copyrightfrågor - Kontakta vår administratör Anders Berglund, anders.berglund@philos.umu.se D Datorer och kringutrustning - inköps enbart av vår datortekniker, se rubriken Datorsupport/datortekniker. Datorsupport/Datortekniker - Kontakta vår datortekniker Fredrik Lindborg, fredrik.lindborg@idesam.umu.se, rum E128 Dokumentmallar - Universitetet har gemensamma mallar för Officepaketet vilka finns att ladda ner på: För mer information om användning av mallar kontakta informatör, sandra.olsson@idesam.umu.se, rum F114. E E-postadress- beställer du av vår datortekniker, se rubriken Datorsupport/Datortekniker. E-postlistor - En viktig informationsväg vid vår institution är e-postlistan Idesam-personal som vi använder för information och diskussion inom institutionen. Vi har också listan Idesam-forskning som både går ut internt och till externa intresserade. För att läggas till i institutionens gemensamma e- postlistor, kontakta studieadministratör Ulla-Stina From, ulla-stina.from@idesam.umu.se, rum F115. Ekonomifrågor - För ekonomi- och budgetfrågor kontakta administrativ samordnare Kristina Adolfsson-Jacobsson, kicki.adolfsson@idesam.umu.se, rum F126. F Fika- Vi har gemensamt fika vid cirka 09:30, samt 14:30 i personalutrymmet i trapphuset mellan E- och F-korridorerna. Kaffeautomater finns i övre och nedre pentryt med gratis kaffe till anställda vid institutionen. Det finns också möjlighet att vara med på fikalistan om du inte vill ha automatkaffe eller hålla med eget kaffe, kontakta då studieadministratör Britt-Marie Söderqvist Olofsson, britt-marie.soderqvist@historia.umu.se, rum F 104.

5 Sid 4 (12) Forskningsansökningar - Ta alltid i god tid innan ansökningstillfället kontakt med vår administrativa samordnare Kristina Adolfsson-Jacobsson: kicki.adolfsson@idesam.umu.se, rum F126. För hjälp med och planering av EU-projekt kontakta Grants Office: Friskvård - se, Företagshälsovård - Feelgood se, Försäkringar - för anställda vid Umeå universitet se Föräldraledighet - ansöker du om i PASS, se rubriken PASS. Vid frågor kontakta Tomas Lilja vid personalenheten, thomas.lilja@adm.umu.se G Glasögon- Vid behov av terminalglasögon, se H Hemsida - Vår gemensamma hemsida för institutionen hittar du på: Husservice- Hittar ni innanför huvudentrén vid hörnet Petrus Laestradius väg och Biblioteksgränd. I Information och marknadsföring - kontakta vår informatör, sandra.olsson@idesam.umu.se, rum F114. Inköp - Se under rubriken Beställningsordning Internationalisering - För frågor kring internationalisering vid grundutbildning, kontakta Peter Lindström, peter.lindstrom@historia.umu.se För övriga frågor kring internationalisering kontakta International Office:

6 Sid 5 (12) J K Kalendarium - internt- och externt kalendarium hittar du på vår hemsida. För anställda: För alla: Vill du lägga till något i kalendariet så kontakta informatör, sandra.olsson@idesam.umu.se, rum F114. Kaffeautomat - Finns i övre och nedre pentryt i trapphuskorridoren, se rubriken Fika. Gratis till anställda vid institutionen. Kontorsmaterial - Finns i förrådet i rum E101. Saknas något så meddela ekonomiadministratör Lena Danielsson, lena.danielsson@idesam.umu.se, rum F128. Kopiatorer - finns i F117, E111 samt i Norra beteendevetarhuset, plan 3. Till dessa behöver du inget kopieringskort. Kopieringskort - Finns att köpa hos husservice. Med detta kan du kopiera på Universitetsbiblioteket och på andra kopiatorer än de som listas här under Kopiatorer. Korridorsdörrarna - Är öppna vardagar mellan kl. 06:45-17:00, därutöver behövs nyckelkort samt pinkod för att komma in, se rubriken Nycklar och nyckelkort. Under sommar- och jultid gäller undantag från dessa tider. Då finns information om gällande tider vid dörrarna. L Lokalbokning - Gör du via nätet: För användarnamn och lösenord kontakta vår datortekniker, se rubriken Datorsupport/datortekniker. Bokning av våra egna lokaler, D236, D108 samt E109 gör du via vår institutions hemsida: Lunch - Det finns två gemensamma lunchrum i övre och nedre trapphuskorridorerna och två pentryn med kylskåp och frys, spis och mikrovågsugnar. I huset finns Café Humlan. Övriga restauranger se: Lärplattform - Se rubriken Cambro. Lön - För löneutbetalningstillfällen se Lönebesked visas i PASS, se rubriken PASS

7 Sid 6 (12) Löneadministratör- Institutionens löneadministratör heter Thomas Lilja, thomas.lilja@adm.umu.se. Lönespecifikation- Visas i PASS, se rubriken PASS M Medicin - Du som anställd kan i vissa fall få ersättning för utlägg för receptbelagda mediciner, se rubriken Sjukvård. Momsnummer - institutionens momsnummer är: För utlandsbetalningar se rubriken VAT-nummer. Möten - Planerade möten på institutionen finns i våra kalendarier på webben, se rubriken Kalendarium. N Nycklar och nyckelkort - Tillsammans med en representant för institutionen kan du som är nyanställd hämta ut nycklar och nyckelkort hos Husservice, se rubriken Husservice. O Organisation - Organisationsskiss för vår institution hittar du längst bak i detta dokument. Organisationsnummer är vårt institutionsnummer och Umeås universitets organisationsnummer är P PASS, Personaladministrativt självservicesystem - Här ser du din lönespecifikation, ansöker om semester, ledighet med mera. Du loggar in med din CAS- användare, se rubriken CAS. Parkeringsplatser - Se karta över parkeringsplatserna här: Parkeringstillstånd - Ger en lägre avgift för parkering på markerade platser för anställda och hämtas ut hos husservice, se rubriken Husservice. Det går även att köpa årskort via UPAB: Passerkort - se rubriken Nycklar och nyckelkort. Personalutrymmen - se rubriken Lunch

8 Sid 7 (12) Personalfrågor - Kontakta vår administrativa samordnare Kicki Adolfsson-Jacobsson, kicki.adolfsson@idesam.umu.se, rum F126. Post - Delas ut och hämtas två gånger per dag enligt angivna tider i postrummet, F 117. Utgående post med streckkod postas endast från institutionen och ej på annan postlåda eller ort. Sista-minutenpostlåda finns utanför Universum, se karta här: Protokoll - Protokoll från råds- och beslutsmöten finns att läsa på vår hemsida under gemensamma dokument: R Resebokning - Gör du med fördel via webben: (kräver CAS-inloggning, se rubriken CAS) eller via resebyrån Via Travel, telefon Vid frågor kontakta ekonomisamordnare Lena Danielsson, lena.danielsson@idesam.umu.se, rum F128. Reseräkningar - Registrerar du själv i PASS, se rubriken PASS. Vid frågor kontakta ekonomisamordnare Lena Danielsson, lena.danielsson@idesam.umu.se, rum F128. S Scanner - våra kopiatorer fungerar även som scanners, se rubriken Kopiatorer. Semester - Ansöker du om i PASS, se rubriken PASS. Semesteravtalet finns här: Vid frågor kontakta administrativ samordnare kicki.adolfsson@idesam.umu.se, rum F126. Sjukfrånvaro - Om du blir sjuk ska du meddela någon av våra ämnesadministratörer, se kontaktuppgifter längre ned i detta dokument. Rapportera också din frånvaro i PASS, se rubriken PASS. Sjukvård - Universitetet kan ge ersättning för delar av dina kostnader för sjukvård. Läs mer på: Skrivare - Se rubriken Kopiatorer. Skyddsombud- Linda Vikdahl, linda.vikdahl@religion.umu.se, rum E122 T Telefon - Instruktioner för vidarekoppling med mera finns på denna länk,

9 Sid 8 (12) Telefonväxel - Universitetets telefonväxel når du internt genom att ringa nummer 11 och utifrån via telefon För mer information gå in på: Tjänsteresor - Resor beställs via resebyrån Via Travel. I första hand via självbokningssystemet: Behöver du kontakta resebyrån direkt har Via Travel telefonnummer Vid frågor om resebokning kontakta vår ekonomisamordnare lena.danielsson@idesam.umu.se, rum F128. Tjänstledighet - Ansöker du om i PASS, se rubriken PASS. Vid frågor kontakta administrativ samordnare Kicki Adolfsson Jacobsson: kicki.adolfsson@idesam.umu.se, rum F126. Toaletter - se rubriken WC Trådlöst nätverk- Finns på hela Campus, kontakta vår datortekniker, se rubriken Datorsupport/Datortekniker. U UB, Universitetsbiblioteket - Se rubriken Bibliotek. V VAT-nummer - Momsnumret för utlandbetalningar är: SE För betalningar inom Sverige se rubriken Momsnummer Veckoinformation - Skickas ut varje fredag via e-post från Studieadministratör Ulla-Stina From, ulla-stina.from@idesam.umu.se, rum F115. Vilorum - Finns i trapphuskorridorerna, i anslutning till toaletterna. Vård av barn - Rapporterar du själv i PASS, se rubriken PASS. Växel - se rubriken Telefonväxel. W WC - finns i trapphuskorridorerna. Handikapptoalett finns i anslutning till nedre lunchrummet, se rubriken Lunch Webbansvarig - vid institutionen är vår informatör, sandra.olsson@idesam.umu.se, rum 114.

10 Sid 9 (12) Webbkonferens - Webbkonferensrum finns i E109. För hjälp med webbkonferenser kontakta vår datortekniker, se rubriken Datorsupport/Datortekniker. X Y Z Å Ä Ämnesrum - E109 och D108 är våra ämnesrum och du kan boka dessa via Ö Ytterligare information Mer användbar information för dig som anställd vid Umeå universitet hittar du på Har du synpunkter på detta dokument, eller tips på uppdatering och korrigering så kontakta informatör, sandra.olsson@idesam.umu.se, rum F114.

11 Sid 10 (12) Kontaktuppgifter Nedan finns kontaktuppgifter till den administrativa personalen. Övrig personal, e-postadresser och ytterligare information finns på vår hemsida Administration Prefekt (Övergripande myndighetsansvar) Biträdande prefekt (Forskningsfrågor, ordförande i Forskarrådet) Administrativ samordnare (Personalfrågor, budgetfrågor och forskningsansökningar) Informatör (Institutionswebben, informationsfrågor) Ekonomiadministratör (Expenser, resor, beställningar) Eskilsson, Lena Buckland, Phil Adolfsson Jacobsson, Kristina Olsson, Sandra Danielsson, Lena Studieadministratörer From, Ulla-Stina (filosofi, idéhistoria) Lundborg Jonsson, Marie (religionsvetenskap, teologi, nya lärarutbildningen) Söderqvist Olofsson, Britt-Marie (arkeologi, historia) Datortekniker och IT-support Lindborg, Fredrik Studierektor, grundutbildning (Utbildning på grund- och avancerad nivå) Nilsson, Jonas Biträdande studierektor Girmalm, Thomas Lärarutbildningskoordinator Hårdstedt, Martin Studierektor, forskarutbildning (Forskarutbildning) Föreståndare, Miljöarkeologiskt laboratorium (MAL) Administratör (Copyrightfrågor) Mårald, Erland Viklund, Karin Anders Berglund

12 Sid 11 (12) Viktiga adresser till institutionen Besöksadress Humanisthuset, Biblioteksgränd 3, Umeå. Se karta: Faktureringsadress Umeå Universitet Institutionen för idé- och samhällsstudier Ref: 1630LND Box STRÖMSUND Leveransadress Umeå universitet Institutionen för idé- och samhällsstudier SE Umeå Sverige Webbadress

13 Sid 12 (12) Organisationsskiss för vår institution Personaldag(ar) Personalmöte Alla anställda Institutionsråd Handledarkollegiet - Prefekt (sammankallande) - Valda representanter för lärare, TA-personal och doktorander - Fackliga företrädare Forskarutbildningsråd Forskningsråd Grundutbildningsråd - Studierektor för forskarutbildningen (sammankallande) - Valda representanter för forskarstud, examinatorer i forskarutbildningen och handledare - Administratör - Bitr. prefekt (sammankallande) - Valda representanter för institutionens forskning - Doktorandrepresentant - Administratör - Studierektor (sammankallande) - Valda representanter för lärare - Biträdande studierektor - Studieadministratör - Studeranderepresentanter Ämnesmöten Arbetsmiljögrupp Jämställdhetsombud - Studierektor (sammankallande) - Ämnets lärare, doktorander och administratörer - Ämneskoordinator - Ämnesföreträdare - Bitr. prefekt (sammankallande) - Arbetsmiljöombud -Brandskyddsombud - Fackliga företrädare Beslutsmöte - Prefekt - Bitr. prefekt Lednings- - Studierektor grupp - Studierektor för fo-utbildningen - Administrativ samordnare - Fackliga företrädare - Studeranderepresentanter (- ev föredragande)

14 Utbildning på grund o avancerad nivå Aktivitetsplan för Institutionen för idé- och samhällsstudier 2011 Område Aktivitet Resurs Ansvarig Skapa tydligare kursstruktur på avancerad nivå Befintlig VT11/H T11 Studierektorer Översyn av informationsmaterial för kurser o examination på avancerad nivå VU-medel Slopa platsgarantin för nätkurser Utarbeta institutionsgemensamma bedömningsunderlag för examensarbeten o riktlinjer för handledning Extra lärartimmar o andra resurser av VU-medel Programstudenter erbjuds karriärvägledning Tjänster köps från Studentcentrum för VU-medel Varje ämne bjuder in minst 1 gästföreläsare under året Varje ämne får /år av VUmedel till inbjudningar 2011 Ämneskoordinatorer Ämnesmöten Genuspedagogik som tema på ett pedagogiskt seminarium under året Befintlig. Vid behov extraresurs HT11 Studierektor Jämställdhetsföreträdare Positiv särbehandling av kvinnor för läraranställning Forskarutbildning Skapa tydligare kursstruktur på forskarutbildningsnivå Befintlig VT11/H T11 Studierektor/ämnesföreträdare Forskning Utveckla strategier och rutiner för att genomföra verksamhetsutdrag och fördela de medel som är kopplade till dessa. Det gäller: - Stöd för utresande doktorander - Stöd för att bjuda in gästlärare - Stöd för språkgranskning - Stöd för slutgranskning av avhandlingar Ämnesvisa idécoachningsseminarier VU-medel Befintlig VT11/H T Studierektor/Fourådet Seminarieledare/Ämnesföreträdare Projektplaneringsseminarier, minst 1/termin Befintlig VT11/H T11 Seminarieledare/Ämnesföreträdare Uppföljning av forskningsansökningar, 1 gång/termin Biträdande prefekt Utarbeta/behandla publiceringsstrategier 2011 Forskningsråd/Seminarieledare Kvalitetssäkra DIVA Forskningsråd Utlysa medel till språkgranskning VU-medel Biträdande prefekt/forskningsråd Utlysa medel till utresande forskare VU-medel Samverkan o innovation Kvinnliga forskare söker befordran Humanister o innovation som tema på seminarium under året Befintlig. Vid behov extraresurs (Före Prefekt/Ämnesföreträdare 30/9-11) 2011 Seminarieledare

15 Personal o verksamhetsstöd Internationalisering MAL söker infrastrukturmedel från VR tillsammans med andra lab Administratörerna samlas på internat för diskussion om möjligheter till omorganisering av adm funktioner. Informationsmöte om utlandsstudier varje termin för samtliga studenter Befintlig? 2011 MAL-föreståndare Extra resurs VT11 Adm samordnare Befintlig VT11/H T11 Studierektorer Jämställdhet Studieresa för institutionens internationella kontaktperson Positiv särbehandling vid utlysning av anställningar VU-medel Prefekt Internationella kontaktpersonen