Insatser till ensamkommande flyktingbarn

Transkript

1 Insatser till ensamkommande flyktingbarn Motala kommun Revisionsrapport Maj 2011 Lena Brönnert Håkan Lindahl

2 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING OCH REVISIONELL BEDÖMNING BAKGRUND UPPDRAG, REVISIONSFRÅGA OCH REVISIONSMETOD ORGANISATION RESULTAT Aktuella och dokumenterade mål och riktlinjer Aktuella och dokumenterade rutiner Ansvars- och befogenhetsfördelning Uppföljningar och utvärdering av gjorda insatser? Återrapportering av uppnådda effekter till nämnd och fullmäktige... 19

3 1 Sammanfattning och revisionell bedömning Kommunens revisorer har beslutat att ge Komrev inom PwC uppdrag att genomföra en granskning av om socialnämnden, bildningsnämnden samt överförmyndaren/gode män säkerställer en ändamålsenlig verksamhet för de ensamkommande flyktingbarnen. Granskningen visar att verksamheten till viss del sker ändamålsenligt men att förbättringsområden finns främst gällande styrning och helhetssyn. Utifrån kontrollmålen har nedanstående framkommit: Finns aktuella och dokumenterade mål, riktlinjer och rutiner för verksamheten? Granskningen visar att det inom nämnderna finns övergripande mål och riktlinjer som är relevanta för mottagandet av ensamkommande flyktingbarn. Inom socialnämndens verksamheter är målen inte kända av alla intervjuade, vilket bör åtgärdas. Det är tillfredsställande att ett arbete påbörjats i enlighet med kommunens styrmodell för att, utifrån inriktningsmålen, utarbeta verksamhetsnära mål som konkret berör mottagandet av de ensamkommande flyktingbarnen. Detta arbete bör prioriteras och involvera berörd personal. Av intervjuerna framkommer att personal inom socialnämndens ansvarsområde saknas rutiner för ansvarfördelning och samverkan i mottagandet av ensamkommande flyktingbarn. Vi bedömer att det finns ett behov av skriftliga rutiner för att förtydiga hur verksamheten ska bedrivas. Granskningen visar att det inom socialnämndens ansvarsområde finns rutiner som används för mottagande av ensamkommande flyktingbarn men att dessa uppges inte är vara kända av personalen, vilket bör åtgärdas. Inom boendet finns en mängd rutiner som reglerar verksamheten på olika sätt men som inte framkommer vid samtal med personalen som uppger att de till stor del formar verksamheten själva. Vi har svårt att i granskningen tolka vad detta står för men vi bedömer att behov finns att diskutera och förankra rutiner för verksamheten. Inom bildningsnämndens verksamhetsområde bedömer vi att de skriftiga rutinerna tillgodoser verksamhetens behov. Den informationsskrift som överförmyndaren sammanställt om vad uppdraget att vara god man för ensamkommande flyktingbarn innebär är ett bra komplement till gällande lagstiftning. 3

4 Finns en tydlig ansvars- och befogenhetsfördelning för mottagandet? I bildningsnämndens och socialnämndens likalydande beslut från november 2007 sägs att förvaltningscheferna får i uppdrag att ta fram ett samverkansavtal som mer i detalj reglerar vad respektive förvaltning ska ansvara för och ha ekonomi för. I granskningen har ingen av de intervjuade angett att man känner till något samverkansavtal. Om ett samverkansavtal inte tagits fram menar vi att ett sådant snarast bör tas fram och delges alla berörda. Vid granskningen framkommer att ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan vissa av aktörerna inom socialförvaltningen till viss del är otydlig. Detta leder ibland till felaktiga förväntningar och brist på samsyn i verksamheten. Inom bildningsnämndens ansvarsområde visar granskningen att det finns en tydlig fördelning av ansvar mellan olika delar i organisationen. Det är tillfredsställande att ett initiativ tagits av ansvarige för Ungbo att utforma uppdragsbeskrivningar vilka bedöms kunna bidra till att förtydliga ansvaret hos de inblandade. Detta arbete bör prioriteras, men vi anser det viktigt att samtliga berörda involveras. Hur överförmyndarens faktiska kostnader för hanteringen av gode män ska kunna ersätts via de erhållna statsbidragen bör snarast diskuteras. Sker regelbundna uppföljningar och utvärdering av gjorda insatser? Granskningen visar att uppföljning görs av respektive ungdoms situation där boendepersonal, god man, den enskilda ungdomen och socialsekreteraren medverkan. Att socialsekreteraren inte träffar ungdomen enskilt är inte överensstämmande med socialtjänstförordningen, vilket bör åtgärdas. Ungdomarnas utbildningssituation följs upp på skolan, dels löpande under terminerna dels mer formaliserat via det utvecklingssamtal som genomförs varje termin. Vi bedömer att socialnämnden i högre utsträckning bör eftersträva ett helhetsperspektiv på ungdomarnas situation vad gäller planering och uppföljning bl.a. genom att involvera skolans personal vid de regelbundna uppföljningar som görs. Vid granskningen framkommer behov av att prioritera utredning och vårdplanering för att boendet på ett relevant sett ska kunna möta de behov som finns hos respektive ungdom. Detta bör ses över. Vid granskningen har inte framkommit att någon översiktlig uppföljning görs av hur kommunens samlade insatser för de ensamkommande flyktingbarnen fungerar. Vi re- 4

5 kommenderar nämnderna att se över detta som ett led i att kontinuerligt utveckla och effektivisera verksamheten. Hur återrapporteras uppnådda effekter till nämnden och fullmäktige? Granskningen visar att återrapportering sker till socialnämnden och bildningsnämnden om verksamheten för ensamkommande flyktingbarn. Vid granskningen har inte framkommit att återrapportering görs till fullmäktige av hur verksamheten för ensamkommande flyktingbarn fungerar. 2 Bakgrund De senaste åren har antalet ensamkommande flyktingbarn som söker asyl i Sverige ökat. Till gruppen räknas barn under 18 år som kommit hit utan anhörig. Majoriteten av barnen är mellan 15 och 16 år. Ansvaret för de asylsökande ensamkommande flyktingbarnen fördelas mellan stat och kommun. Migrationsverket svarar för prövning av barnens asylärende men har också ansvar för att efterforska barnets familjemedlemmar och eventuellt återvändande under asyltiden samt att handlägga frågor som rör ekonomiskt bistånd till barnet. Migrationsverket administrerar också ersättning till kommunerna. Kommunen har det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver 1. Detta gäller oavsett varför de vistas här. Kommunen ansvarar för boende, omvårdnad och skolgång. Det ansvar som åligger en vårdnadshavare läggs här på kommunen. 2 Det är socialnämndens ansvar att det finns tillgång till hem för vård och boende och familjehem samt att de som bor i dessa hem får en god vård och fostran. Deltagande i skolverksamhet är av stor betydelse oavsett om barnen stannar i Sverige eller återvänder till hemlandet. Mindre barn deltar normalt i kommunal förskoleverksamhet, barn i skolpliktig ålder går i grundskolan och barn över 16 år erbjuds gymnasieskola eller motsvarande. 3 Överförmyndaren ska så snart som möjligt förordna en god man att i vårdnadshavares och förmyndares ställe ansvara för barnets personliga förhållanden och sköta dess angelägenheter. 4 Det är den gode mannen som för barnets räkning ansöker om stöd och hjälp- 1 Socialtjänstlagen 2 kap 2 2 Lagen om mottagande av asylsökande m fl (1994:137 MLA) 3 andra stycket samt Prop. 2005/06:46 s förordning (2001:976) om utbildning, förskoleverksamhet och skolbarnomsorg för asylsökande m.fl. 4 Lag om god man för ensamkommande flyktingbarn :429 5

6 insatser. Ansökan om god man får göras av Migrationsverket och av socialnämnden i den kommun där barnet vistas. Överförmyndaren får också självmant ta upp frågan. God man ska fungera som en centralpunkt där flertalet frågor som rör det enskilda barnet ska samordnas, exempelvis ansvara för ungdomens ekonomi och bistå i asylprocessen. När personen blir myndig upphör stödet från den gode mannen. Om barnet får ett beslut om avvisning eller utvisning kvarstår socialtjänstens ansvar till dess att beslutet verkställs. Efter eventuellt beviljat uppehållstillstånd ansvarar kommunen bland annat för fortsatta insatser under barnets uppväxt. Det är av betydelse att en samverkan finns med de instanser inom kommunen som har ett ansvar för skolundervisning och integration. Kommunens har rätt till statlig ersättning för vissa kostnader för asylsökande. 5 Kommunerna ersätts för boenden för att täcka kostnader för personal, kost, logi samt omvårdnad. Ersättning ges även till kostnader för utredningsarbetet enligt schablon. Kommunens kostnader för skolverksamheten ersätts enligt en gällande schablon från Migrationsverket beroende på vilket stadium eleven går på. De asylsökande barnen har rätt till vård på samma villkor som alla andra barn i Sverige. Landstingen får ersättning av staten för att ge barnen den hälso- och sjukvård inklusive barnpsykiatrisk vård och tandvård de behöver. 6 3 Uppdrag, revisionsfråga och revisionsmetod Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Bedriver socialnämnden, bildningsnämnden samt överförmyndaren/gode män en ändamålsenlig verksamhet för de ensamkommande flyktingbarnen? Kontrollmål/granskningsmål Granskningen ska besvara följande kontrollmål/granskningsmål: Finns aktuella och dokumenterade mål, riktlinjer och rutiner för verksamheten? Finns en tydlig ansvars- och befogenhetsfördelning för mottagandet? 5 Förordning om statlig ersättning för asylsökande m fl. 2002: Förordning (1996:1357) om statlig ersättning för hälso- och sjukvård till asylsökande 1 6

7 Sker regelbundna uppföljningar och utvärdering av gjorda insatser? Hur återrapporteras uppnådda effekter till nämnden och fullmäktige? I granskningen ingår också att ta fram statistiska uppgifter om omfattningen av målgruppen. Revisionsmetod Granskningen genomförs genom intervjuer med: Ledningspersonal inom granskade nämnder, vilka varit: - Myndighetschef socialförvaltningen - Verksamhetschef skola-socialtjänst - Områdeschef Ungbo - Enhetschef integrationscentrum - Verksamhetschef vuxenutbildningen - Rektor IV- programmet på Carlsund - Överförmyndaren Handläggare och andra berörda tjänstemän inom granskade nämnder, vilka varit: - Handläggande socialsekreterare - Familjehemssekreterare - Handledare inom Ungbo Granskningen omfattar även analys av olika styrande dokument för respektive verksamhet. Rapporten har faktagranskats i verksamheten. 4 Organisation Motala kommun har sedan mars 2008 ett avtal med Migrationsverket om mottagande av barn och ungdomar i åldern år (pojkar) som kommit till Sverige utan legal vårdnadshavare. Gällande avtal säger att kommunen förbinder att hålla 18 boendeplatser tillgängliga för ensamkommande barn, varav minst 3 platser alltid ska vara tillgängliga för asylsökande barn. Nuvarande avtal löper från maj 2010 och framåt. Det är mycket ovanligt att ensamkommande flyktingbarn kommer till kommunen enligt särskilda skäl, dvs som bor hos släkting eller nära anhörig. Sedan avtalet med Migrationsverket slöts har endast två ungdomar placerats i släktinghem. 7

8 Ungbo är Motala kommuns boende för ensamkommande flyktingbarn (pojkar) i åldern år med möjlig förlängning till 21 år. Boendet är förlagt till hyreslägenheter i bostadsområdet Charlottenborg där också dygnet-runt bemannade baslägenheter finns. Boendet är delat för de som beviljats respektive de som inte beviljats uppehållstillstånd. I genomsnitt har 5 6 ungdomar har tagits emot på ett år. Ungdomarna har framförallt kommit från Somalia, Afghanistan, Irak och Vitryssland. Bildningsnämndens och socialnämndens presidier, dubbel-au, är utsedd att vara politisk styrgrupp för verksamheten. Enligt beslut ska en särskild ledningsgrupp med två representanter från respektive förvaltning leda arbetet på tjänstemannanivå tillsammans med en projektledare/samordnare. 7 Detta görs idag genom en styrgrupp som träffas ca en gång per månad. Här ingår verksamhetschef skola-socialtjänst, myndighetschef, verksamhetschef sektor Resurs, områdeschef Ungbo, enhetschef integrationscentrum, 1:e socialsekreterare samt rektor från individuella programmet (IV). Syftet är enligt intervju att lyfta frågor om verksamhetens innehåll. Enligt intervjuerna deltar verksamhetscheferna, myndighetscheferna samt ekonom i genomsnitt en gång per termin samt vid behov. Bildningsnämnden har ett övergripande ansvar för ekonomin vad gäller ensamkommande flyktingbarn och svarar bl.a. för att rekvirera statsbidrag för verksamheten med undantag för de bidrag som gäller gode männens verksamhet vilka rekvireras av överförmyndaren. Kuratorsresurs om 50 % från ungdomshälsan är kopplad till boendet och varje ungdom erbjuds träffar med honom. Kuratorn har även en roll att ge ett stöd till personalen bland annat gällande att involvera andra huvudmän kring ungdomarnas behov. Utöver ovan nämnda finns en rad andra samverkansparter kring Ungbo. I dessa ingår Röda korset, vårdcentral, folktandvård, ungdomshälsan, barn- och ungdomspsykiatriska mottagningen och Flyktingmedicinskt centrum samt bostadsstiftelsen Platen. 7 Motala kommun, Bildningsförvaltningen ( ) Mottagande av asylsökande ensamkommande barn resp barn med uppehållstillstånd 8

9 När ungdomarna fyller 18 år avslutas i regel insatsen och den unge har fått stöd i att skaffa ett eget boende. I de fall det inte finns beslut om permanent uppehållstillstånd fortsätter i regel placeringen. 5 Resultat 5.1 Aktuella och dokumenterade mål och riktlinjer I dokumentet Riktlinjer för nyanlända barn och ungdomar 8 från 2010 och reviderat så sent som beskriver man olika insatser och definierar kommunens skyldigheter inom olika områden. Här anges att kommunens mål med integrationen är följande Arbeta med att bistå flyktingar och andra nyanlända invandrare i Motala kommun för att skapa goda förutsättningar till självförsörjning och delaktighet. Det individuella perspektivet är grundläggande. I dokumentet finns också följande mål för integrationsarbetet inom bildningsnämndens ansvarsområde kunskaper och erfarenheter som följer av etnisk och kulturell tillhörighet ska uppmärksammas och tillvaratas och mångfalden betraktas som en tillgång. Socialnämnden Nämndens inriktningsmål för år 2010 säger att samhällets samordnade stöd för barn och ungdomar ska stärkas. Resultatmålet är att forum för samverkan uppfattas som ändamålsenliga av minst 90 % av den personal som berörs. Ett arbetsmaterial har tagits fram av områdeschefen för Ungbo utifrån kommunens styrmodell med styrkort, handlingsplan och uppföljning utifrån inriktningsmålen. Med hjälp av styrkortet sätts mål, hur målen ska nås samt hur de kan mätas. Målen inriktas bland annat på planering, uppföljningar, de boendes delaktighet samt ett samordnat och individuellt anpassat stöd för de ensamkommande flyktingbarnen. I materialet skrivs att kommunens boende för ensamkommande flyktingbarn har en vision att erbjuda en trygg tillvaro samt en god introduktion inför ett självständigt liv i Sverige, samt att arbetet på Ungbo bedrivs i enlighet med FN:s barnkonvention. 9 8 Fastställd av bildningsförvaltningens ledningsgrupp Förslag på balanserat styrkort för Ungbo enligt områdeschefen. Daterat

10 I kommunen finns riktlinjer för introduktionsersättning. Dessa gäller flyktingar samt vissa andra utländska medborgare som tas emot enligt överenskommelse med staten eller väljer att flytta till Motala inom de första sex månaderna för första kommunplacering. Riktlinjerna visar att personalen inom flyktingmottagningen ska informera om rätten till ersättning, fatta beslut/ge avslag om ersättning samt hur länge ersättning kan utgå. Underåriga som kommer till kommunen utan vårdnadshavare och är i behov av boende får introduktionsersättning motsvarande en vuxen. Socialsekreterarna beskriver vid intervju att de följer de riktlinjer som gäller för utredningar och beslut generellt inom verksamheten. Barnen/ungdomarna utreds enligt BBIC 10 som dock görs mindre omfattande än för övriga barn i behov av placering. De uppfattar inte att de finns tydliga mål eller uppdragsbeskrivning för verksamheten och känner inte till om nämnden har uttalade ambitioner för mottagandet av ensamkommande flyktingbarn. Enligt intervju med boendepersonalen känner de inte till specifika mål och riktlinjer för verksamheten och det framkommer att verksamheten i hög utsträckning formas efter de behov som finns hos aktuella ungdomarna i boendet. Vid intervjuerna framkommer att det hos socialnämnden personal, boende och utredande socialsekreterare saknas en samsyn gällande arbetet med de ensamkommande flyktingbarnen. Bildningsnämnden Nämnden har inga särskilt fastställda mål för utbildningen av just de ensamkommande flyktingbarnen. I Riktlinjer för nyanlända barn och ungdomar återfinns allmänna riktlinjer och mål för arbetet med alla nyanlända barn och ungdomar som antingen fått permanent uppehållstillstånd eller som befinner sig i en asylprocess. I dokumentet har nämnden fastslagit följande mål för introduktion i förberedelseklass: eleven ska nå en nivå i det svenska språket och övriga ämnen för att kunna tillgodogöra sig undervisningen i samma utsträckning som övriga elever i klassen. Eleverna ska successivt slussas ut till den ordinarie klassen. Detta är också styrande för hur arbetet med skolgången för de ensamkommande flyktingbarnen har organiserats. 10 Barns Behov i Centrum. En utredningsmetod som belyser såväl barnets behov i relation till resurser inom nätverket. 10

11 Överförmyndaren/gode män Överförmyndarens och de gode männens uppdrag i förhållande till ensamkommande flyktingbarn är reglerat i lagstiftningen. Huvuduppgiften för överförmyndaren är att förordna en god man så snart ett barn anländer till kommunen. Överförmyndaren ansvarar också för tillsyn över den verksamhet som gode männen utför. Slutligen svarar överförmyndaren för återsökning av de statsbidrag som kommunen är berättigad till för den verksamhet gode männen utför. De gode männens huvuduppgift är, enligt gällande lagstiftning, att i förmyndares och vårdnadshavares ställe ansvara för barnets personaliga förhållanden och sköta dess angelägenheter. God mans uppdrag i förhållande till de ensamkommande flyktingbarnen finns även beskrivet i en kortfattad informationsskrift som tagits fram av överförmyndaren. Bedömning Granskningen visar att det inom nämnderna finns övergripande mål och riktlinjer som är relevanta för mottagandet av ensamkommande flyktingbarn. Målen är dock inte kända av alla intervjuade inom socialnämndens verksamheter vilket bör åtgärdas. Det är tillfredsställande att ett arbete påbörjats i enlighet med kommunens styrmodell för att, utifrån inriktningsmålen, utarbeta verksamhetsnära mål som konkret berör mottagandet av de ensamkommande flyktingbarnen. Detta arbete bör prioriteras och involvera berörd personal. En tydligare styrning genom verksamhetsnära mål och delmål ser vi som väsentligt för att även eftersträva helhetssyn, samarbete och samsyn. De riktlinjer som tagits fram för bildningsnämndens verksamheter är tydliga och kända av de intervjuade. Det finns ett tydligt fokus i riktlinjerna på att alla kommunens insatser ska leda till egenförsörjning och integration i det svenska samhället. Överförmyndarens och gode männens verksamhet är tydligt reglerade i lag och i den informationsskrift som överförmyndaren tagit fram preciseras uppgifterna för god man. 5.2 Aktuella och dokumenterade rutiner Socialnämnden De intervjuade uppger att det inte finns någon skriven rutin för de olika momenten, ansvarsfördelningen och samverkan i mottagandet av ensamkommande flyktingbarn. Vid intervjuerna beskrivs de olika stegen från att områdeschefen meddelar Migrationsverket om en ledig plats, ungdomen anländer, information från det tidigare transitboendet, boendepersonalens roll, hur och när överförmyndaren utser god man, utredning, beslut om placering, uppföljning samt när insatsen upphör. 11

12 Socialkontoret inleder utredning, fattar beslut om placering och eventuellt andra insatser samt följer upp ungdomens situation. Det framkommer att de utredande socialsekreterarna har ett muntligt direktiv att färdigställa utredningen inom en månad. De beskriver att bedömningarna är svåra att göra på den korta tiden då det är särskilt svårt att bygga upp en tillit hos dessa ungdomar för att få dem att beskriva sin situation. Om barnet/den unges behov inte kan tillgodoses inom boendet fattas beslut om andra insatser. Detta kan innebära en omplacering till externt HVB-hem. Enligt intervju med områdeschefen kan samverkan med socialsekreterarna i dessa situationer utvecklas, den präglas idag av olika synsätt. När ungdomen blir 18 samt när placering görs i annat boende flyttas i regel handläggningen till övriga utredande socialsekreterare. Placeringen vid Ungbo upphör i regel när ungdomen blir 18 år % av de placerade ungdomarna bor dock kvar vilket oftast sker om frågan om uppehållstillstånd inte är slutligt avgjord eller om det finns behov av fortsatt stöd. Sedan avtalet tecknades med Migrationsverket har två ungdomar placerats i släktinghem, enligt eget önskemål. Dessa har utretts av familjehemssekreterarna i kommunen. Familjehemssekreterarna finns med vid uppföljning av placering i familjehem för att vid behov handleda familjehemsföräldrarna i sitt uppdrag. Familjehemssekreterarna är också de som söker eventuell annat placeringsalternativ om ungdomarnas behov inte kan tillgodoses inom boendet. Detta har sammanlagt skett för fyra av de ungdomar som tagits emot. HVB-placeringarna följs upp för att se att de fullföljer vården enligt avtalet. Situationer har uppstått som inneburit hot om självmord, hot mot personal och skadegörelse. Boendepersonalen uppger att det är personalen själva som formar verksamheten men uppger också att det finns behov av tydligare styrning kring hur olika behov hos ungdomarna ska mötas. Granskningen visar dock att det finns detaljerade skriftliga rutiner för en stor del av aktiviteter som berör boendet. Dessa finns åtkomliga på bland annat intranätet. Exempel är dagrutiner, rutiner för personalens förhållningssätt, nattarbetet, uppföljningssamtal, avrapportering mellan personalen, rutiner kring mat, städning, inköp och hygien m.m. Dokumenterade rutiner finns också för boendepersonalens ansvar när en ny ungdom är på väg, checklista för första samtalet med nya ungdomar, vid misstanke om alkohol eller droger, anmälan om barn/ungdom misstänks fara illa, agerande om en ungdom avviker m.m. Områdeschefen uppger att det i dag finns olika synsätt inom arbetsgruppen vilken man försökt möta genom att satsa på utvecklingsdagar för att nå en samsyn. 12

13 Boendepersonalen uppger att de gode männen de kommer i kontakt med utformar sitt uppdrag mycket olika. Bildningsnämnden Inom utbildningssidan har förvaltningen utarbetat ett dokument med konkreta rutiner för arbetet Rutinhandbok nyanlända barn och ungdomar. Detta dokument berör alla nyanlända barn och ungdomar och inte enbart de ensamkommande flyktingbarnen. I rutinhandboken beskrivs konkreta rutiner för de olika insatser som berör de ensamkommande flyktingbarnens skolgång. Rutinerna är väl genomarbetade och tydliga och inom vissa områden har man även utarbetat konkreta checklistor. Här återfinns även en beskrivning av ansvarsfördelningen mellan olika enheter och befattningshavare inom förvaltningen för de insatser som riktar sig till nyanlända barn och ungdomar. På Carlsund finns rutiner för hur man arbetar med ungdomarna på individuella programmet Det innebär, förutom de rena utbildningsinsatserna, bl.a. att man för samtliga ungdomar upprättar ett åtgärdsprogram där varje individs kunskapssituation liksom behov av stöd och insatser dokumenteras. Man har också som rutin att genomföra utvecklingssamtal med alla ungdomar en gång per termin. Vid dessa samtal deltar ofta även god man fram till det att ungdomen är 18 år. Överförmyndaren/gode män Efter aktualisering från boendet förordnas en god man via överförmyndaren. Hittills har det inte, enligt överförmyndaren, varit svårt att rekrytera gode män, det finns t.o.m. en liten kö på personer som anmält intresse att vara godman. Överförmyndaren har också använt sig av egna nätverk för att kunna rekrytera gode män och tips på lämpliga personer att rekrytera har även kommit från andra gode män. Bedömning Granskningen visar att det inom socialnämndens ansvarsområde saknas skriftliga rutiner för ansvarfördelning och samverkan för mottagande av ensamkommande flyktingbarn, vilket bör åtgärdas. Vi anser att socialnämnden bör se över om en övre tidsgräns om en månad för utredning gällande de ensamkommande flyktingbarnen är tillräcklig för att få ett fullgott beslutsunderlag som visar de behov som finns i syfte att upprätta en relevant planering. Inom boendet finns en mängd rutiner som reglerar verksamheten på olika sätt men som inte framkommer vid samtal med personalen som uppger att de till stor del formar verksamheten själva. Vi har svårt att i granskningen tolka vad detta står för men vi bedömer att behov finns att diskutera och förankra rutinerna för verksamheten. 13

14 Inom bildningsnämnden bedöms de skriftiga rutinerna väl tillgodose verksamhetens behov. Den informationsskrift som överförmyndaren sammanställt om vad uppdraget att vara god man för ensamkommande flyktingbarn innebär är ett bra komplement till gällande lagstiftning. 5.3 Ansvars- och befogenhetsfördelning I beslutet i social- respektive bildningsnämnden att ta emot ensamkommande flyktingbarn, sägs bl.a. att dubbel-au utses som politisk styrgrupp, att en särskild ledningsgrupp med två representanter från respektive förvaltning leder arbetet på tjänstemannanivå samt att en tjänst knyts till ledningsgruppen som projektledare/projektsamordnare. Slutligen sägs i beslutet att förvaltningscheferna fick i uppdrag att ta fram ett samverksansavtal som mer i detalj ska reglerar vad respektive förvaltning ska ansvara och ha ekonomi för. 11 Detta avtal har inte framkommit vid granskningen. Socialnämnden Enligt reglemente ansvara socialnämnden för fullgörande av uppgifter enligt bland annat socialtjänstelagen, lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn samt lagen (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. Två socialsekreterare arbetar halvtid med att utreda och bedöma de ensamkommande flyktingbarnens situation och behov, besluta om placering och andra insatser samt ansvara för uppföljning av insatserna. Enligt intervjuer med boendepersonal och chef är boendet främsta uppgift att verka enligt en normaliseringsprincip där boendet ska vara så lika ett ordinärt boende som möjligt. Eventuella ytterligare behov ska kunna tillgodoses enligt samma villkor som för andra ungdomar. Ungbo svarar för boende och omvårdnad vilket bland annat kan innebära att olika typer av praktisk natur ska skötas av personalen på Ungbo. 11 Motala kommun, Bildningsförvaltningen ( ) Mottagande av asylsökande ensamkommande barn resp barn med uppehållstillstånd 14

15 Så snart det finns ett permanent uppehållstillstånd kommer en flyktinghandläggare in och arbetar med en plan mot egen försörjning. Flyktinghandläggaren samverkar med både skolpersonal och boendepersonal. Feriepraktikplatser erbjuds sommartid. Boendets personal träffar utredande socialsekreterare vid boendets veckomöten, där samarbete och vårdplanering diskuteras. Socialsekreterarna deltar inte varje gång. Boendepersonalen och gode män träffas en gång per månad för att diskutera kring generella frågor som rör samarbetet och roller. De beskriver hur de olika gode männen kan arbeta mycket olika. Vid intervjuerna framförs från flera håll att samverkan mellan handläggande socialsekreterare och boendepersonal behöver förtydligas och förbättras. Exempel ges på hur boendets ansvar, uppgifter och förutsättningar uppfattas olika. Socialsekreterarna menar att det finns svårigheter att samverka med psykiatrin och att landstinget inte tar sitt ansvar för eventuella behov av vård pga psykiskt ohälsa hos de ensamkommande flyktingbarnen/ungdomarna. Det finns inte kompetens att möta dessa behov på boendet vilket lett till att ett antal ungdomar har omplacerats till externa hem för vård och boende. Boendepersonalen ger en samstämmig bild och ger exempel på hur de slussats runt när kontakt sökts inom landstinget och en upplevelse finns att ingen vill ta ett ansvar. Detta gäller framförallt för ungdomar med psykiskt problematik. Boendet samarbetar med Flyktingmedicinskt centrum samt med vårdcentral och skolsjukvården. Vårdcentralen har en kontakt med alla nyanlända för bland annat en hälsoundersökning. Det finns inte regelbundna träffar mellan socialsekreterarna/boendepersonal och landstingets psykiatriska mottagning i övrigt. Bildningsnämnden Bildningsnämnden ansvarar för att skolgång för de ensamkommande flyktingbarnen inleds så snart som möjligt efter ankomst till kommunen. Ansvaret för utbildningsinsatserna ligger på IV-programmet på Carlsunds utbildningscentrum. Studierna består inledningsvis av svenskundervisning i c:a sex veckor på det som benämns IV-grund. Därefter slussas eleverna över till det ordinarie IV-programmet. Tidigare var introduktionskursen förlagd till Ekenäs lärcenter men från hösten 2010 har verksamheten flyttats till Carlsunds. Ett huvudmotiv till flytten var att ungdomarna borde få sin utbildning bland andra svenska ungdomar och inte tillsammans med vuxna flyktingar/invandrare på Ekenäs. 15

16 Den fortsatta utbildningen på IV-programmet är också i sin helhet förlagd till Carlsund. Det finns två särskilt anställda lärare för denna grupp som har en mycket varierad skolbakgrund där några är analfabeter medan andra har gått i skolan och kan läsa och skriva. Detta ställer stora krav på individuellt stöd till eleverna. Ekonomi Bildningsnämnden svarar även för att rekvirera samtliga statsbidrag för de ensamkommande flyktingbarnen. Statsbidragen fördelas därefter mellan bildningsnämnden och socialnämnden utifrån de delar man ansvarar för. När det gäller kostnaderna för skolgång görs en schablonmässig beräkning av kostnaderna eftersom man inte särskiljer de ensamkommande flyktingbarnen från övriga elever. Man har beräknat kostnaden för en plats på IV-grund till 120 tkr per elev och år. Antalet öppnade ärenden, dvs. nyanlända flyktingbarn, de tre senast åren har varit 15 stycken 2008, 13 stycken 2009 och 16 stycken De tre senaste åren har statsbidragsintäkter har uppgått till7,7 mkr år 2008, 8,2 mkr. för 2009 och 11,7 mkr för För överförmyndarens verksamhet genererar de ensamkommande flyktingbarnen kostnader som inte kan återsökas. Alla faktiska kostnader för gode männens verksamhet t.o.m. 1 månad efter det att man erhållit permanent uppehållstillstånd ersätts av Migrationsverket. Däremot får överförmyndaren inte ersättning för allt administrativt arbete som dessa barn/ungdomar genererar. Detta har gett överförmyndaren ekonomiska problem då man heller inte fått någon ersättning för sina administrativa kostnader ur det samlade statsbidrag som kommunen erhåller. Övrigt Ett nätverk med representanter för socialsekreterarna, boendet, skolan, gode män samt flyktingmottagandet träffas två gånger per termin för att förtydliga ansvarsgränser och hitta en god samverkan. Områdeschefen för Ungbo har tagit initiativ till att utforma uppdragsbeskrivningar för samtliga inblandade i mottagandet av ensamkommande flyktingbarn. Dessa har diskuterats vid gemensamma träffar, men vid intervjuerna ges en bild av att de inte är förankrade i verksamheten. De olika personalkategorier som involveras i mottagandet av ensamkommande flyktingbarn deltar i nätverk inom Östsam där de träffar motsvarande personal i de övriga kommunerna för att dela erfarenheter och diskutera kring svårigheter och utveckling av verk- 16

17 samheten. Denna beskrivs som värdefull och givande. Genom detta ges också kompetensutveckling. Bedömning I bildningsnämndens och socialnämndens likalydande beslut från november 2007 sägs att förvaltningscheferna får i uppdrag att ta fram ett samverkansavtal som mer i detalj reglerar vad respektive förvaltning ska ansvara för och ha ekonomi för. I granskningen har ingen av de intervjuade angett att man känner till något samverkansavtal. Om ett samverkansavtal inte tagits fram menar vi att ett sådant snarast bör tas fram och delges alla berörda. Vid granskningen framkommer att ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan de olika aktörerna inom socialförvaltningen till viss del är otydlig. Detta leder ibland till felaktiga förväntningar bland personalen och en brist på samsyn. Hur överförmyndarens faktiska kostnader för hanteringen av gode män ska kunna ersätts via de erhållna statsbidragen bör snarast diskuteras. Inom bildningsnämndens ansvarsområde visar granskningen att det finns en tydlig fördelning av ansvar mellan olika delar i organisationen. Att upprätta uppdragsbeskrivningar bedöms bidra till att förtydliga ansvaret hos de inblandade i mottagandet av ensamkommande flyktingbarn. En förutsättning för att dessa ska få dignitet i verksamheten är att de upprättas genom delaktighet och därmed förankring. Det interna nätverket bedöms bidra till att förtydliga rollerna. 5.4 Uppföljningar och utvärdering av gjorda insatser? Det som framkommer i utredningen kring barnens/ungdomarnas behov sammanställs i en vårdplan. Detta är grund för planering och uppföljning av insatserna. Enligt socialsekreterarna görs uppföljningar med omkring tre till sex månaders intervall tillsammans med ungdomen, personal på boendet och gode mannen. Socialsekreteraren träffar inte ungdomen enskilt. Tätare uppföljningar kan göras om behov finns, enligt intervjuerna. Enligt boendepersonalen har vårdplaneringen varit kraftigt försenad vilket inneburit att informationen om respektive ungdoms behov varit knapp och det har varit svårt att möta enskildas behov. Ungdomar som inte klarat det kollektiva boendet har inneburit påfrest- 17

18 ningar även på övriga boende och kommit att innebära situationer som personalen inte haft bemanning eller kompetens att klara av. Ungdomarna har farit illa i detta och personalen utsatts för påfrestande situationer, enligt intervjuerna med ansvariga och personal för boendet. Boendepersonalen upplever att de signaler som ges till socialsekreterarna om behov som framkommer hos ungdomarna och som ibland innebär att situationen inte kan hanteras på boendet, inte uppfattas av socialsekreterarna. För att förbättra situationen har möten hållits med 1:e socialsekreteraren och boendepersonalen. Utvärdering av boendet görs genom att avslutningssamtal som genomförs av kontaktpersonen. Utfallet av dessa samtal samlas inte för att ge en generell bild av verksamheten. Verksamheten ekonomiskt utfall följs kontinuerligt upp av socialnämnden i de delar som nämnden ansvarar för. Vid granskningen har inte framkommit att det genomförts någon särskild uppföljning av hur utbildningsinsatserna för de ensamkommande ungdomarna fungerar. Detta förklaras av de intervjuade delvis med den stora omorganisation som genomfördes inom utbildningsförvaltningen Den uppföljning som görs av verksamheten är främst kopplad direkt till undervisningen. Där sker en mer systematisk uppföljning av elevernas kunskaper inför det utvecklingssamtal som man håller varje termin. Detta sker ofta kopplat till uppföljningen av det åtgärdsprogram som alla flyktingbarn har. Bedömning Granskningen visar att uppföljning görs av respektive ungdoms situation där boendepersonal, god man, den enskilda ungdomen och socialsekreteraren medverkar. Att socialsekreteraren inte träffar ungdomen enskilt är inte överensstämmande med socialtjänstförordningen 12, vilket bör åtgärdas. Ungdomarnas utbildningssituation följs upp på skolan, dels löpande under terminerna dels mer formaliserat via det utvecklingssamtal som genomförs varje termin. Vi bedömer att socialnämnden i högre utsträckning bör eftersträva ett helhetsperspektiv på ungdomarnas situation vad gäller planering och uppföljning bl.a. genom att involvera skolans personal vid de regelbundna uppföljningar som görs. 12 Socialtjänstförordningen 5 kapitlet 1 b 18

19 Vid granskningen framkommer behov av att prioritera utredning och vårdplanering för att boendet på ett relevant sett ska kunna möta de behov som finns hos respektive ungdom, vilket bör ses över. Vid granskningen har inte framkommit att någon generell uppföljning görs av hur kommunens samlade insatser för de ensamkommande flyktingbarnen fungerar. Vi rekommenderar nämnderna att se över detta som ett led i att kontinuerligt utveckla och effektivisera verksamheten. 5.5 Återrapportering av uppnådda effekter till nämnd och fullmäktige Vid intervjuer framkommer att bildningsnämndens och socialnämndens presidier (dubbel-au) efterfrågar redovisning av verksamhetens ekonomiska utfall, antal placeringar samt omsättningen på antalet placerade. I övrigt går de barn som är ensamkommande flyktingbarn inte att särskilja från övriga placerade barn vad gäller olika redovisade nyckeltal t.ex. antalet vårddygn. Enligt intervjuerna har nämnden kallat områdeschefen ett antal gånger för att berätta om arbetet med mottagandet av ensamkommande flyktingbarn och för att besvara frågor. Nämnderna ska enligt respektive reglemente regelmässigt till kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Fullmäktige kan lämna ytterligare instruktioner beträffande rapporteringens volym, kvalitet och frekvens. Vid intervjuerna har inte framkommit på vilket sätt återrapportering av uppnådda effekter förs till fullmäktige. Bedömning Granskningen visar att återrapportering sker till socialnämnden och bildningsnämnden av verksamheten för ensamkommande flyktingbarn. Vid granskningen har inte framkommit att någon återrapportering/information görs till fullmäktige av hur verksamheten för ensamkommande flyktingbarn fungerar. 19