Ekonomimodell. - Modell för resultatenheter

Transkript

1 Ekonomimodell - Modell för resultatenheter

2

3 Ekonomimodell - för resultatenheter Inledning Syftet med resultatenheter är att åstadkomma ökad flexibilitet och större lokalt ansvar inom verksamheterna. För att åstadkomma detta krävs även en ny ekonomisk styrning inom förvaltningen. Avsikten med detta dokument inklusive bilagor är att ge en översikt över hur resultatenheternas ekonomi kommer att fungera från och med Det tar bland annat upp krav och restriktioner på resultatenheterna, planeringsprocesserna, hur resultatenheternas rörliga intäkter genereras och vilka kostnader som intäkterna ska täcka. Eftersom 2009 är första året med resultatenheter kan den ekonomiska modellen eventuellt behöva justeras under året och finslipas inför Definition av resultatenhet En resultatenhet är en enhet, som får ersättning efter prestation enligt schablon, peng eller som betalning vid interna köp. Enheter inom vård och omsorg får ersättning i form av dygnspriser, dagspriser, nivåersättningar eller pris per timme varje månad beroende på verksamhet. För varje resultatenhet finns en resultatchef. Kriterier för resultatenheter Prestationerna ska vara mätbara så att enhetens intäkter och kostnader kan identifieras. Den som ansvarar för en resultatenhet leder verksamheten och har därigenom stora möjligheter att påverka både kostnader och intäkter. Resultatchefen har till exempel stor frihet när det gäller sammansättningen av den personal som ska finnas och schemaläggning samt hur driftmedel används i verksamheten. Chefer för resultatenheterna måste ha kompetens att behärska det ansvar som ledningen av en resultatenhet medför. För en resultatenhet gäller också särskilda krav och restriktioner som i vissa avseenden begränsar resultatchefens mandat. Det finns tydliga regler för hur det ekonomiska resultatet för året hanteras både vid överskott och vid underskott. Överordnande funktioner ska acceptera att chefen för resultatenheten fattar beslut i de dagliga aktiviteterna. Organisationen ska ha ett informationssystem som ger både resultatchefer och förvaltningsledningen relevant underlag för beslutsfattande. 3

4 Ekonomi- och verksamhetsansvar Resultatchefens budgetansvar omfattar resultatenhetens samtliga kostnader och intäkter. Med intäkter avses de intäkter som enheten får efter prestation (kallas produktionsbidrag, det vill säga gäller ej avgifter som tas från brukare). Krav och restriktioner En del av styrningen av resultatenheterna är de krav och restriktioner som förvaltningsledningen fastställer årligen inför resultatenheternas verksamhetsplanering. Krav Uppnå årligt ekonomiskt resultatkrav. Årligen revidera den strategiska verksamhetsplanen inför enhetens budgetarbete. Arbeta med systematisk kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring. Använda förvaltningens system för klagomål och avvikelser, Invit. Medverka i regelbundna mätningar av kundtillfredsställelsen. Välja ut och sätta mål på 2-3 förbättringsområden med utgångspunkt från medarbetarenkäten Arbeta med systematiskt miljöarbete. Genomföra kontinuerlig internkontroll. Följa förvaltningens plan för uppföljning. Följa lagar, avtal och förordningar. Följa kommunens och förvaltningens policys respektive riktlinjer. Restriktioner Beslut sker i samråd med förvaltningsledningen. Betydande utökning eller minskning av verksamheten. Investeringar. Teckna hyresavtal. Handhavande av andra personers medel. Vid tillsättande av nyckelpersoner ska samråd ske med överordnad chef. LAS- och vakansrutiner måste beaktas vid bemanning. Disciplinär åtgärd, uppsägning och avsked. Garantipension. Ekonomisystem, personal- och lönesystem samt verksamhetssystem. Planering och uppföljning Verksamhetsplanering Grunden för styrning och ledning av resultatenheterna är en väl genomarbetad strategisk verksamhetsplan. Varje år uppdateras den strategiska verksamhetsplanen för resultatenheten. De överordnande målen (långa och korta mål på tre respektive ett års sikt) som fastställts för förvaltningen utgör grunden för resultatenhetens verksamhetsplan. Förvaltningens mål bryts ner i delmål och aktiviteter för den enskilda resultatenheten, med det menas, hur kan resultatenheten bidra till att uppfylla förvaltningens mål? Utöver dessa mål kan resultatenheten ha helt egna mål för verksamheten. Utbildning kommer att ske i förvaltningens modell för verksamhetsplanering. Budgetering Resultatenheten gör varje höst en budget för det kommande året. Såväl bedömda intäkter som kostnader bugeterats. Som hjälp har en särskild budget och prognosmodell tagits fram. Utbildning i budget och prognosmodellen kommer att ske löpande. Ekonomi och verksamhetsuppföljning Resultatchefen skall medverka i förvaltningens övergripande uppföljningsarbete och lämna underlag till detta i samband med rapporter och uppföljning. Resultatchefen ska varje månad följa upp sin verksamhets relativa budget och omgående vidta åtgärder vid befarat underskott. Resultatchefen måste direkt informera berörd verksamhetsområdeschef om vilka åtgärder som avses vidtas för att undvika avvikelser under året. Underskott får inte uppkomma till följd av bristande ekonomisk uppföljning och kontroll. Den prognos som resultatchefen lämnar i prognosrapporterna ska vid varje tillfälle utgöra den bästa bedömningen och bör överensstämma med det slutliga resultatet i bokslutet. Alla förändringar i prognosen måste förklaras i en skriftlig kommentar till prognosen. I samband med delårsbokslut och bokslut skall resultatchefen lämna en verksamhetsberättelse och 4

5 slutlig ekonomisk redovisning för sin resultatenhet med kommentarer för det avslutade delåret/budgetåret. Kommentarerna skall koppla det ekonomiska resultatet till verksamheten under perioden. Resultatöverföring vid överskott En förutsättning för resultatöverföring är att överenskomna åtaganden har uppfyllts när det gäller mål och kvalitet. Överskottet ska också vara ett resultat av eget handlande. Överskottet regleras och får användas till kompetensutveckling och andra överenskomna aktiviteter inom verksamheten. Överskott kan överföras till kommande år endast om förvaltningen i sin helhet visar överskott. Om resultatenheten visar överskott för budgetåret ska 50 procent av överskottet överföras till nästa år. Det överförda resultatet ska användas i verksamheten. Om förvaltningens överskott är mindre än resultatenheternas överskott så reduceras det resultat som kan överföras till nästa år i motsvarande grad. Resultatöverföring vid underskott Redovisar resultatenheten underskott ska 50 procent av detta överföras till nästkommande år. Ett redovisat underskott ska alltid analyseras och åtgärder vidtas för att undvika upprepning. Underskott får inte ackumuleras. Uppkomna underskott år 1 och som överförts till år 2 ska täckas under år 2 och redovisas i samband med bokslutet för år 2. Upprepade eller ackumulerade underskott kan medföra att enheten upphör som resultatenhet. Vid avveckling av en resultatenhet år 1 ska hela underskottet belasta förvaltningens resultat under innevarande år. Extraordinära händelser Det kan finnas omständigheter som gör att en resultatenhet inte klarar sig med den befintliga resurstilldelningen/produktionsbidraget. Då kan man skriftligt ansöka om att få en förhöjd/ tillfällig resursförstärkning under en begränsad period. Med extraordinär händelse menas främst sådana händelser som resultatchefen inte har kontroll över. Det kan även finnas extraordinära händelser som gör att resultatenheten har fått en för hög ersättning. I sådana fall kan förvaltningen ompröva systemet för beräkning av ersättningen. Exempel på detta kan vara brister i ersättningsmodellen speciellt i ett inledningsskede. Internprissättning Intäkter Resultatenheterna får intäkter (produktionsbidrag) för de prestationer som utförts, det vill säga, de är relaterade till den volym som resultatenheten har levererat under månaden. Det är resultatenhetens ansvar att hålla reda på hur många enheter, timmar med mera som produceras. Dessa uppgifter kommer att kontrolleras som en del av den ordinarie interna kontrollen i förvaltningen. Förvaltningen fastställer årsvis internpriser för så många tjänster som möjligt. Exempel på priser är kronor/utförd hemtjänsttimme, kronor/ vårddygn för boende, kronor/dag för ersättning till daglig verksamhet. För varje tjänst finns en ersättningsmodell som mer i detalj beskriver vad som ingår i priset. Systemet med internpriserna kommer att se olika ut beroende av vilken omsorgsgrupp det är. Inom äldreomsorg kan det variera med hänsyn till storlek på boende. Medan det inom LSSområdet kommer att vara mer detaljerat med hänsyn till brukarnas individuella behov. Intäkterna (produktionsbidraget) som verksamheten ska få, debiteras förvaltningsledningen utefter den volym de presterat under den innevarande månaden. Den 25:e varje månad skickar resultatenheten ett underlag, en bokföringsorder och får in preliminära intäkter som skall täcka de kostnader resultatenheten haft den innevarande månaden. När det gäller volymer inom hemtjänst och personlig assistans så regleras intäkterna slutligt månaden efter, eftersom det kan ta tid att få in alla timrapporter för den aktuella månaden. Avstämning för alla 5

6 intäkter sker månaden efter, senast den 20:e varje månad. Fasta ersättningar så som särskilda boenden och lokalkostnader periodiseras med en tolftedel. En resultatenhet kan sälja och köpa tjänster av andra resultatenheter om det finns behov. Det kan till exempel finnas för mycket personal i förhållande till den volym som skall produceras i en hemtjänstgrupp och för litet inom ett omvårdnadsboende. Då kan en person gå över till den enhet där den behövs bäst och även kostnaden hamnar där. Detta kan regleras i Medvind eller via internfaktura. Kostnader Den ersättning som resultatenheten får ska täcka i stort sett alla de kostnader som resultatenheten har som till exempel personal- och driftskostnader. Hur olika kostnadsslag hanteras beskrivs i detalj i bilaga. Kapitalkostnader ingår i produkttionsbidraget från och med januari Lokalkostnader ingår i vissa fall i produktionsbidraget. Detta regleras i överrenskommelsen mellan resultatenhet och beställarenhet. Lokalkostnader Befintliga hyreskostnader står förvaltningsledningen/beställaren för. Hyresgästanpassningar som beslutas och genomförs av resultatenehet kommer däremot att belasta resultatenheten. När det gäller fördelning av lokalkostnader ser det olika ut beroende på vilken verksamhet det rör sig om. Overheadkostnader Vid beräkningen av internpriserna har overhead kostnader lagts till på alla priserna. Overhead kostnader avser kostnader såsom kompetensutveckling för personal, personalhälsovård, löner, fakturahantering, schemaläggningssystem och administration. Även delar av stabens administration som tillhandahåller stöd och service till resultatcheferna inom olika kompetensområden (ekonomi, IT och personal) ingår i påslaget. 6 Investeringar Vid nystart av en verksamhet står förvaltningsledningen/beställaren med inventarier. Vid reinvesteringar får enheten själv ta kostnaden genom avbetalning. För resultatenheten blir detta ett lån som betalas av under minst tre år, med räntor och avskrivningar. Det är det som kallas för kapitaltjänst. Avskrivningstiden speglar livslängden på inventarierna och är fastlagda av kommunen. Förvaltningsledningen står för investeringar som genererat kostnader för kapitaltjänst till och med december I bilaga beskrivs mer i detalj hur internprissättningen kommer att fungera. Beställarorganisation och myndighetsutövning Kostnader som avser myndighetsutövning ingår inte i overheadkostnaderna. Det som avses med myndighetsutövning är följande: Nämnd, förvaltningschef, förvaltningssekreterare, 1,5 medicinskt ansvarig sjuksköterska, tillsyn av alla verksamheter inom vård och omsorg. Biståndshanteringen (biståndschef, biståndhandläggare och avgiftsassistenter). Del av IT (avser personal som arbetar med Procapita, vårt verksamhetssystem som alla utförare skall använda), Smith (som alla utförare inom hemtjänsten skall använda), Prator (dokumenthanteringssystem som finns hos medicinsk ansvarig sjuksköterska) och Invit (avvikelse- och klagomålshantering). Kostnaden för utskrivningsklara ligger också här eftersom det är biståndsenheten som gör första bedömningen om var personen hör hemma. Om en resultatenhet är orsaken till att den utskrivningsklara inte kan tas omhand så får resultatenheten ta kostnaden från landstinget. Förvaltningsgemensamma funktioner Kommunrehab, larm- och nattpatrull, jour och CVA är anslagsfinansierade och ingår inte i systemet med internpris under 2009.

7

8 Vård- och omsorgsförvaltningen Kungsgatan Enköping Växel: Fax: E-post: