ADMINISTRERA AUTODELIVERY

Transkript

1 Sida 1 av 6 Version: 2 (EL) ADMINISTRERA AUTODELIVERY En Autoleverans består av en aktivitet med start- och stopptid. I aktiviteten lägger man sedan in produkter som ska ingå i aktiviteten, och det är aktiviteten som hanterar påminnelser/aviseringar. Fördelningen av produkter i aktiviteten hanteras av fördelningsmallen. Innehållsförteckning Sidan Skapa aktiviteter...3 Skapa en aktivitet...3 Redigera en aktivitet...3 Skapa beställningsunderlag för AutoDelivery...4 Aktiveter...4 Påminnelser...4 Produkter...5 Fördelningsmallar...5 JERNTORGET SVERIGE AB BOX 256, MORA TFN: FAX: INFO@JERNTORGET.SE SUPPORT: SUPPORT@JERNTORGET.SE

2 Administrera Autodelivery Sida 2 av 6

3 Administrera Autodelivery Sida 3 av 6 Sidan Skapa aktiviteter Sidan Skapa aktiviteter har 4 funktioner 1. Lista med aktuella aktiviteter 2. Redigering av aktiviteter. 3. Produktlistning. 4. Produktredigering. Funktionen Redigera aktivitet aktiveras när du markerar en aktivitet och samma sak med produktlistningen. Skapa en aktivitet 1. Öppna er sida Skapa aktiviteter. Om en aktivitet är markerad klicka på knappen Ny aktivitet. 2. Skriv in namnet på din aktivitet i fältet Namn:. 3. Ange start- och stopptid för aktiviteten i fälten för Startdatum och Stoppdatum. 4. Ange ev. kommentar till aktiviteten i fältet Kommentarer. 5. Ange önskad påminnelse frekvens i fältet Påminnelse frekvens. 6. Ange hur påminnelserna ska skickas genom att kryssa under Påminnelser via:. 7. Välj vilken grupp som ska få påminnelser under Sharepointgruper:. 8. Tryck på Spara-knappen. 9. Klicka på knappen Sök produkt för att lägga till produkter. Sökrutan öppnas. Skriv in dina sökkriterier och tryck Sök produkter. Klicka på önskad produkt i sökresultaten och tryck Ok. 10. Ange inpriset för produkten vid beställning via aktiviteten under fältet Aktivitetens inpris. 11. Ange produktens rekommenderade utpris i fältet Rek. utpris. 12. Ange vilka förpackningsstorlek som gäller i fältet Förp. storlek. 13. Ange vilket kreditvillkor som gäller för aktiviteten i fältet Kreditvillkor. 14. Välj önskad fördelningsmall i alternativrutan Fördelningsmall. 15. Ange leveransdatumet i fältet Leveransdatum. 16. Skriv in ev. säljargument i fältet Säljargument och kommentarer i fältet Kommentarer. 17. Skriv in antalet produkter som ingår i aktiviteten i fältet Antal. 18. Tryck Spara. Redigera en aktivitet För att redigera en aktivitet så markerar du önskad aktivitet i aktivitetslistningen. Är det aktivitetsinställningarna du ska redigera så gör du det under Redigera aktivitet. Är det produkter du ska redigera så markera önskad produkt i produktlistningen och redigera produkten under Redigera produkt.

4 Administrera Autodelivery Sida 4 av 6 Skapa beställningsunderlag för AutoDelivery När en autoleverans är avslutad, aktivitetens stopptiden har överskridits, så listas aktiviteten i webbdelen AutoDelivery skapa beställningsrapport till leverantörer som ni hittar på er sida för att Skapa beställningsunderlag/rapporter. AutoDelivery skapa beställningsrapport till leverantörer är kopplad till att det måste finnas ett dokumentbibliotek som i namnet har ordet AutoDelivery. Webbdelen har en funktion/knapp som heter Skapa rapport. Funktionen aktiverar en rapporteringstjänst och generera en Excel-fil per leverantör som är med i aktuell aktiviteter, dvs. är det två leverantörer som genererar aktiviteten två rapporter. Rapporternas utformning kan anpassas efter organisationens kravspecifikation. Skapa en beställningsrapport: 1. Gå till din sida för att Skapa beställningsunderlag/rapporter. 1. Klicka på knappen Skapa rapport för den aktuell aktiviteten. 2. Rapporterna generas och lagras i ditt AutoDelivery bibliotek. Aktiveter Grunden till en Autodelivery är en aktivitet. Aktiviteten är den som bl a anger start- och stopptider och vilka produkter ingår. En aktivitet har dessa inmatningsfält: Namn för att namnge aktiviteten. Startdatum för att ange starttiden (datum och klockslag). Stoppdatum för att ange stopptiden (datum och klockslag). Kommentarer för att ge ytterligare beskrivning till aktiviteten. Påminnelser Det är också på aktiviteten man aktiverar påminnelsefunktionen. Denna påminnelsefunktion har 4 lägen 1. Inaktiv. Ingen påminnelse skickas ut. 2. Låg. 2 påminnelser skickas ut under aktiviteten. När den startar och kl 12 dagen innan aktiviteten slutar. 3. Medel. 3 påminnelser skickas ut. När den startar, vid halvtid och kl 12 dagen innan aktiviteten slutar. 4. Hög. 4 påminnelser skickas ut. När den startar, vid halvtid, halvtid mellan halvtid och slut och kl 12 dagen innan aktiviteten slutar.

5 Administrera Autodelivery Sida 5 av 6 Hur påminnelser ska skickas ut måste också anges. Alternativen är 1. Fax 2. E-post 3. SMS Vilka som ska få påminnelser anger man i fältet Sharepointgrupp: genom att välja önskad grupp. Produkter En aktivitet kan innehålla en eller flera produkter. Produkterna läggs till i funktionen Redigera produkter, aktiveras först när en aktivitet är markerad i aktivitetslistningen. Produkterna hämtar du upp från produktdatabasen. Finns inte produkten kan du lägga till produkten som ny. En produkt innehåller dessa fält Leverantörsnamn. Lev. art. nr. Ean. Produktnamn. Inpris. Produktens vanliga inpris. Aktivitetens inpris. Inpriset för produkten vid beställning i aktiviteten. Rek. utpris. Förp. storlek. Kreditvillkor. Kreditvillkoret för beställning under aktiviteten. Fördelningsmall. Den fördelningsmall som produkten ska fördelas utifrån i aktiviteten. Leveransdatum. Ev. datum som leverantören utlovat leverans till. Säljargument. Argument för produkten. Kommentarer. Kommentarer till varför produkten är med i aktiviteten. Antal. Antalet produkter som ska fördelas av aktiviteten. Fördelningsmallar Fördelningsmallarna i Autoleverans har till syfte att fördela en kvantitet produkter. Fördelningsmallen skapas på de organisationer som är kopplade via arv till topporganisationen. Koppling av organisationerna görs i arvshanteringen i Användaradmin. Sidan för att hantera fördelningsmallarna har två funktioner. Till höger Malllistan med de fördelningsmallar som finns. Klicka på önskad mall och den visas i till vänster under skapa/redigera fördelningsmall.

6 Administrera Autodelivery Sida 6 av 6 Funktionerna i en mall I fördelningsmallen kan du Ange antal procent av fördelningskvoten en organisation ska ha. Inaktivera en organisation. Fördelningen i procent är grunden för beräkningen av antal produkter en organisation ska få fördelat av en fördelningskvot. T ex om en organisationen ska 10 % av fördelningen och fördelningskvoten är 100 produkter får organisationen 10 produkter utdelade via mallen. Är det en frivillig aktivitet utan fördefinerad fördelning så kan man använda en mall med 0 % fördelade. Inaktiveringen av en organisation i mallen gör att organisationen inte kommer med i autoleverans aktiviteten. Skapa en ny fördelningsmall Har du en mall aktivitet igång klicka på knappen Ny mall. 2. Skriv in namnet på din mall i fältet Namn:. 3. Skriv in fördelningsprocenten och kryssa i de organisationer som ska inaktiveras. Fördelningsprocenten högst upp i organisationsmatrissen räknas om allt eftersom organisationernas fördelningsprocent ändras. 4. Tryck på knappen Spara mall för att spara dina ändringar i mallen. Redigera en fördelningsmall 2. Klicka på önskad mall i mallistningen till höger och gör dina förändringar i mallen 3. Tryck på knappen Spara mall för att spara dina ändringar i mallen. Kopiera en befintlig fördelningsmall Ska du skapa en ny mall kan du också utgå ifrån en befintlig mall redigera den till önskat upplägg. 2. Klicka på önskad mall i mallistningen till höger. 3. Skriv in namnet på din nya mall i fältet Namn: och gör dina förändringar i mallen 4. Tryck på knappen Spara mall för att spara dina ändringar i mallen. 5. Du har nu skapat en kopia på en befintlig mall. Radera en fördelningsmall 2. Klicka på önskad mall i mallistningen till höger. 3. Tryck på knappen Radera. OBS! Är mallen aktiv i någon aktivitet kan du inte radera mall.