Uppföljning av kontrollmoment i internkontrollplan - övertagande IT-drift SMN-2017/33

Transkript

1 Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Rojda Sjöö Datum SMN-2017/33 Verksamhetsutvecklare Uppföljning av kontrollmoment i internkontrollplan - övertagande IT-drift SMN-2017/33 Förslag till beslut Samverkansnämnden beslutar att godkänna rapporten i tjänsteskrivelsen att utförd kontroll av kontrollområdet IT-drift i internkontrollplanen för kvalitet för Samverkansnämndens verksamheter 2017 är tillräcklig. Sammanfattning En undersökning har skett avseende hur verksamheter har upplevt övertagande projektet samt att arbetet genomförs på ett driftsäkert sätt. Granskningen har skett genom en enkät undersökning som skickades till samtliga systemansvariga samt systemägarföreträdarna. Samt analys av riskhantering innan, under och efter övertagandet som togs fram tillsammans med IT-drift, leverantören och verksamhetsutvecklarna. Resultatet är att nästan alla verksamheter kände sig trygga och har tagit del av informationen och ingen driftstopp har skett ute i verksamheter. Dock enbart en person som inte kunde logga in verksamhetssystemet men detta var en intern känd problem som åtgärdades av IT drift. Bakgrund I internkontrollplanen för samverkansnämnden finns kontrollmomentet: Att ett eventuellt byte av leverantör av IT-driften genomförs på ett driftsäkert sätt. Granskningen har skett genom enkätundersökning till samtliga verksamheter och analys av riskhantering.

2 Sida 2 av 3 Svar från systemansvariga 1. (5) 2., det blev inget driftstopp (Public360) 3. Det vart inget driftstopp i verksamheten 4., bara Solen. 5. inget driftstopp. 6. Samhällsbyggnadskontoret, inget driftstopp. 7. IT DRIFT det upplevde jag inte. 8. Kart-och GIS, SolenPro.7-arbetsdagar 9. miljöenheten har haft stopp, uppskattningsvis drygt en dag (8 tim) 10., 11. vi upplevde driftsstopp och upplever att kommunikationen om risker/konsekvenser och vad som skulle hända saknades. Dessutom blev vi inte helt uppdaterade på tidsschemat då det ändrades löpande. Otydligt med vem som var ansvarig för projektet och dess olika etapper. 12. utbildningskontoret och solen skolskjuts driftstopp 1 vecka 13. Ingen driftstopp

3 Sida 3 av 3 Svar från systemägarföreträdare 1. (6) 2., inget driftstopp! :-) 3. Dålig respons från IT då problem uppstod. Kom inte till avtalad tid och hörde inte av sig. Ekonomisk konsekvensanalys Granskningen i sig själv belastar inte kommunens budget. Barnkonsekvensanalys Besluten påverkar inte barn. Åsa Franzen Kontorschef Kommunkontoret

4 Övertagandeprojektet, byte av it-driftleverantör från Axians till Advania Övertagandeprojektet, byte av itdriftleverantör från Axians till Advania Som ni vet pågår ett arbete med att byta driftleverantör från Axians till Advania. Målet är att ytten ska gå så smidigt som möjligt. Vi vill med denna enkät ta reda på om du har tagit del av information angående byte av leverantör samt att arbetet genomförs på ett driftsäkert sätt. Svaren på enkäten är underlag för rapporten till internkontrollplanen. Det tar cirka 3 min att svara. Tack på förhand! *Obligatorisk Din roll * g är systemansvarig g är systemägarföreträdare g är systemansvarig och har gjort acceptanstester inför och efter ytt. (Hoppa över om du är inte systemansvarig) g är inte systemansvarig g har fått information om ytten t.ex. tidsplan, hur den ska gå till. * 1/3

5 Övertagandeprojektet, byte av it-driftleverantör från Axians till Advania g känner till att det nns information på Navet för alla som uppdateras veckovis * g känner till att det nns en arbetsgrupp på Navet för samtliga systemansvariga g känner till att det fanns informationsmöten för systemansvariga där aktuell information delges g visste vem jag skulle kontakta om jag hade frågor och funderingar * g visste vem som var ansvarig för att sprida information om ytten i min enhet * 2/3

6 Övertagandeprojektet, byte av it-driftleverantör från Axians till Advania Upplevde du att det blev driftstopp i din verksamhet? Skriv gärna vilken verksamhet och hur lång tid var det. * Ditt svar g hade en plan för om det skulle uppstå driftstopp i min enhet. Driftstopp kan vara t.ex. att ni inte kunde komma åt verksamhetssystemet * Gradera på en skala hur trygg du kände dig med ytten. 5 är väldigt trygg och 1 är mycket otrygg. * SKICKA Skicka aldrig lösenord med Google Formulär Det här innehållet har varken skapats eller godkänts av Google. Anmäl otillåten användning - Användarvillkor - Ytterligare villkor Formulär 3/3