Återrevision; Sociala och etiska krav. ABA Skol AB

Transkript

1 Återrevision; Sociala och etiska krav ABA Skol AB

2 Reviderat företag: Adress: Företagets verksamhet: ABA Skol AB Skogholmsgatan 5, Malmö ABA Skol AB är en leverantör som säljer bild- och lekmaterial, läromedel samt skolmöbler till förskolor, skolor och fritidshem. Företaget är ett privatägt familjeföretag som startades Beställare: Revision utförd av: Revisor: Revisionens omfattning: SKL Kommentus Inköpscentral AB RSM&CO AB Anna Segenstedt Återrevision under en (1) dag hos leverantörs huvudkontor Datum för revision:

3 SAMMANFATTNING På uppdrag av SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) genomförde RSM&CO en återrevision på ABA Skol AB den Revisionen genomfördes som en kontorsrevision på plats hos ABA Skol i Malmö. Vid återrevisionen identifierades åtta (8) stycken observationer. Den huvudsakliga slutsatsen i genomförd revision är att ABA Skol har kommit en god väg i arbetet med att ställa etiska och sociala krav i leverantörskedjan. De har under 2016 genomfört en stor andel aktiviteter för att systematisera och strukturera sitt hållbarhetsarbete. I samband med revisionen påvisade ABA Skol en stor vilja att förbättras och utvecklas ytterligare. Då de har ett väl fungerande ledningssystem har de en bra grund att stå på i sitt fortsatta arbete. Observationerna som revisorn gjorde under återrevisionen är främst kopplade till säkerställande av kompetens via utbildningsinsatser, dokumentation rörande genomförda riskanalyser samt dokumenterade utrullningsplaner för uppförandekod, leverantörsuppföljning och bedömning. Vidare anser revisorn det vara centralt att Hållbarhetsmål fastställs och implementeras samt att sociala och etiska aspekter inkluderas i befintlig internrevision.

4 GENOMFÖRANDE OCH METOD I december 2015 genomfördes en kontorsrevision hos ABA Skol AB av de etiska och sociala krav SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) ställt i sitt ramavtal Lekmaterial Resultatet av revisionen redovisades i en skriftlig rapport, vilken återfinns som Bilaga 1. Vid denna revision fann revisorn fyra (4) risk för avvikelser samt ett (1) förbättringsförslag. Samtliga avvikelser från revisionen har enligt SKI åtgärdats. På uppdrag av SKI har RSM&CO genomfört en återrevision av de avvikelser som hittades i december Det i syfte att följa upp och granska hur ABA Skols arbete med leverantörskedjan har utvecklats sedan dess samt för att se hur leverantören följer de etiska och sociala krav som upphandlande myndighet kravställt. Återrevisionen genomfördes på plats hos ABA Skol AB i Malmö den 28 februari Närvarade gjorde följande personer ifrån ABA Skol AB: Urban Bredhe, VD Maryam Amini, Anbuds- och miljöansvarig Lotta Feuk, Inköpschef KPM Peter Samuelsson, Ekonomichef Ulla Vestin, Kemikalierådgivare Revisor var Anna Segenstedt, RSM&CO Utförandet skedde genom dokumentgranskning och intervjuer med samtliga ovanstående personer.

5 DOKUMENTGRANSKNING Revisorn granskade i samband med återrevisionen följande dokument: Nr. Namn på dokument Beskrivning 1 Hållbarhetspolicy Hållbarhetspolicyn innefattar ekonomisk, socialt och miljömässigt ansvarstagande. Policyn bildar en helhet tillsammans med ABA Skols uppförandekod och deras miljöpolicy. 2 Leverantörsbedömning En nyligen framtagen mall för leverantörsbedömning som ersätter den gamla mallen. Leverantörerna bedöms utifrån företagsfakta (exv. produkter, antal anställda), Policy och arbetsrutiner, Arbetsmiljö, ILO:s kärnkonventioner samt Samarbete o transparens. 3 Uppförandekod för leverantörer Ett komplement till ABA Skols Våra etiska regler uppförandekod. Nyligen godkänd av ledningen, men inte implementerad. Koden bygger bl.a. på FN:s allmänna förklaring om de mänskliga 4rättigheterna, ILOs 8 kärnkonventioner, FN:s barnkonvention artikel 32, FN:s deklaration mot korruption, nationell arbetsmiljö-, miljö- och arbetsrättslig lagstiftning. Denna uppförandekod har inte blivit implementerad i leverantörskedjan ännu, då den är nyligen framtagen. 4 Uppföljningsformulär uppförandekod / Supplier self assessment 5 Uppföljning av uppförandekod ifyllt dokument av en svensk leverantör 6 Supplier self assessment ifyllt dokument av en brittisk leverantör En självutvärdering av uppförandekoden som skickas ut till samtliga leverantörer i EU, USA och Kanada. Frågorna i självutvärderingsmallen gäller hur leverantören tar sig an socialt ansvarstagande. Bygger på CSR Kompassens metodik ( Revisorn fick ta del av ett av en svensk leverantör ifyllt dokument. Signerat av leverantören 19 februari Revisorn fick ta del av ett av en brittisk leverantör ifyllt dokument under Våra etiska regler - uppförandekod En övergripande uppförandekod som även gäller ABA Skols ansvar för kunder, medarbetare och leverantörer. Häri finns även affärside och vision med. 8 Uppföljning av uppförandekod Ett äldre dokument som skickades ut tillsammans med Våra etiska regler uppförandekod för att säkerställa att

6 leverantören hade förstått innehållet. Detta dokument har ersatts med Uppförandekod för leverantörer. 9 Ledningssystem, Kapitel D Inköp, Process D 02 Leverantörsklassificering Ledningssystem, Kapitel D Inköp, Process D 03 Leverantörsuppföljning Ledningssystem, Kapitel D Inköp, Process D 04 Inköp av varor Inspektionsrapport inspektion av efterlevnad av ABA Skols uppförandekod på en kinesisk leverantör 13 Certifikat ICTI Code of Business Practices (2013) kinesisk leverantör Beskriver hur ABA Skol klassificerar sina olika leverantörer. Beskriver hur och när leverantörsuppföljning sker, riskanalys av leverantörsstocken gällande etiska och sociala aspekter samt leverantörskrav. Beskriver hur varor köps in och leveransen av dessa Inspektionen genomfördes av Goodpoint De avvikelser som framgick är släckta av ABA Skol genom Goodpoint. Certifikatet visar att den kinesiska leverantören är certifierade I enlighet med ICTI Code of Business Practices (2013 version). Certifieringsorgan: Intertek. Revisorn noterar att certifikatet gick ut 6 januari, Certifikat ICTI Code of Business Practices (2013) kinesisk leverantör Certifikatet visar att den kinesiska leverantören är certifierade I enlighet med ICTI Code of Business Practices (2013 version). Certifieringsorgan: SGS- CSTC Standards Technicla Services Co., Ltd Certifikatet löper ut 16 jul Sedex Members Ethical Trade Audit (SMETA) report kinesisk leverantör 16 Audit report ICTI Care Foundation (svensk leverantörs kinesiska leverantör) 17 Audit report ICTI Care Foundation (svensk leverantörs kinesiska leverantör) 18 En leverantörs uppförandekod, signerad av en till ABA Skol underleverantör. En SMETA-revisionsrapport utförd på en av ABA Skols kinesiska leverantörer (ej utförd av ABA Skol). Revisionen genomfördes 17 juni, En svensk leverantör har genomfört en revision på plats hos en kinesisk underleverantör till ABA Skol. Revisionen genomfördes En svensk leverantör har genomfört en revision på plats hos en kinesisk underleverantör till ABA Skol. Revisionen genomfördes En leverantör har tillsänt ABA Skol sin uppförandekod som blivit signerad av en underleverantör till ABA Skol. Det i syfte att ABA Skol ska säkerställa att sina etiska och sociala krav ställs ner i leverantörsledet.

7 RESULTAT Sedan december 2015 har ABA Skol AB genomfört följande aktiviteter: De har tagit fram en företagsövergripande Hållbarhetspolicy, vilken kompletterar och samverkar med deras uppförandekod och miljöpolicy. Dock är denna policy inte fullt ut implementerad internt. Revisorn rekommenderar att samtlig personal informeras om dess innehåll och syfte samt att direkt berörd personal får en mer djupgående genomgång. De har tagit fram en Uppförandekod för leverantörer som ska signeras, vilken kompletterar det tidigare framtagna dokumentet Våra etiska regler uppförandekod. Koden bygger bl.a. på FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, ILOs 8 kärnkonventioner, FN:s barnkonvention artikel 32, FN:s deklaration mot korruption, nationell arbetsmiljö-, miljö- och arbetsrättslig lagstiftning. Koden har inte blivit implementerad i leverantörskedjan ännu, eftersom översättningen till engelska nyligen stod klar. Revisorn noterar att innehållet i avsnittet Efterlevnad inte är överensstämmande med texten i ledningssystemet, kapitel D Inköp under Krav på våra leverantörer. ABA Skol har påbörjat arbetet med att samla in revisionsbevis för sina åtta asiatiska leverantörer. Inköpschef KPM har kontaktat samtliga åtta leverantörer under Utifrån det har de fått in en SEDEX-revisionsrapport samt ett ICTI-certifikat. ABA Skol har via Goodpoint påbörjat arbetet med att genomföra leverantörsrevisioner på plats i Kina. Per dags datum har en revision genomförts. En revisionsrapport som revisorn har tagit del av. Enligt ABA Skol har de, med hjälp av Goodpoint sett till att samtliga avvikelser som uppkom hos leverantören har släckts. Det medför att ABA Skol har samlat in revisionsrelaterat material om tre av sina åtta asiatiska leverantörer. Fem stycken kvarstår, vilka ABA Skol avser att arbeta vidare med under Dock saknas en dokumentationsplan för hur och när dessa kontakter ska tas. Under 2017 ska, enligt ABA Skol, troligtvis ytterligare två revisioner genomföras på plats i Asien. Även denna gång avser man att ta hjälp av Goodpoint. De har tagit fram en ny leverantörsbedömningsmall, vilken ska ersätta den gamla mallen. I dagsläget har inte denna nya mall inkluderats i verksamhetssystemet, pga. att den nyligen är framtagen. Men enligt ABA Skol så ska den föras in i systemet asap. ABA Skol har enligt egen utsago en stabil leverantörsstock. Det är sällan som de sluter avtal med nya leverantörer. Men när så blir aktuellt bedöms den potentiella leverantören utifrån denna mall. Befintliga leverantörer bedöms även kontinuerligt utifrån denna mall. Inköpschefen KPM har under 2016 besökt och bedömt drygt 10 leverantörer och under 2017 avser hon att besöka och bedöma samtliga leverantörer i Storbritannien. Revisorn saknar en utrullningsplan för leverantörsbedömning. Det vore önskvärt att ABA Skol sätter samman ett skriftligt dokument för samtliga sina leverantörer och när i tid de ska besökas och utvärderas utifrån leverantörsbedömningsmallen. Hållbarhet (socialt och etiskt ansvarstagande) har blivit en stående punkt på varje månads ledningsgruppsmöte. Det anser revisorn vara mycket bra. Dock hade revisorn önskat en tydligare röd tråd hur hållbarhetsfrågorna kommer in i det befintliga verksamhetsstyrningssystemet och deras årscykel med exv mål och budgetarbete samt uppföljning via ledningens genomgång (Plan, Do, Check, Act). De har påbörjat ett arbete med att ta fram Hållbarhetsmål. Dessa är inte fullt ut definierade ännu och implementerade i verksamheten, men enligt dom själva ska så ske under Om hållbarhetsarbetet får en tydligare och mer central del i det befintliga ledningssystemet och deras årscykel (Plan, Do, Check, Act) anser revisorn att framtagning av hållbarhetsmål kommer

8 att bli en naturlig del av deras verksamhetsstyrning. Revisorn föreslog ABA Skol att uppdatera sitt ledningssystem till ett heltäckande Hållbarhetsledningssystem, dvs. att de adderar till hållbarhet till sitt miljö- och kvalitetsledningssystem. De har uppdaterat sitt ledningssystem med hållbarhetsrelaterad information, inte minst i kapitel D Inköp. ABA Skol har tagit fram ett nytt uppföljningsformulär för sin uppförandekod vilken bygger på CSR Kompassens vägledning ( Detta formulär är framtaget både på svenska och engelska och skickas ut till samtliga europeiska, amerikanska och kanadensiska leverantörer. De har påbörjat ett arbete med att följa upp sin leverantörskedja ett steg ytterligare och granska sina leverantörers underleverantörer. ABA Skol har under per dagens datum (under 2016/2017) kontaktat ca leverantörer (EU, USA och Kanada) och bett att få in revisionsrapporter eller andra bevis ifrån deras leverantörskedja som kan påvisa att även underleverantörer efterlever ABA Skols etiska och sociala krav. Det är de största leverantörerna till ABA Skol (utifrån omsättning) på den europeiska, amerikanska och kanadensiska marknaden som har kontaktats (A-leverantörer). Under 2017 ska ytterligare de 50 största leverantörerna kontaktas. Detta är en aktivitet revisorn finner vara bra, dock saknar denne en dokumenterad utrullningsplan för vilka leverantörer som ska kontaktas och när. Exempel på dokumenterade bevis som inkommit och som revisorn under återrevisionen har tagit del av: ABA skol har kontaktat en av sina svenska leverantörer som köper in produkter ifrån Kina. Av denna svenska leverantör har ABA Skol fått in två revisionsrapporter ifrån två olika kinesiska underleverantörer. De har av en leverantör fått in en kopia på att en av dennes kinesiska leverantörer har skrivit på leverantörens uppförandekod. ABA Skol har även fått denna uppförandekod tillsänt sig. Avvikelser december 2015 Nr. Avvikelse ifrån dec 2015 Kategori av avvikelse 2015 Revisorns kommentarer feb I uppförandekoden står det att barnarbete inte accepteras hos ABA skol eller i leverantörskedjan. I uppförande koden saknas hänvisning till ILO 138 om minimiålder för arbete. Detta är en risk att detta kan överträdas eftersom lokal lagstiftning kan ha en annan minimiålder för arbete än den som ILO 138 anger. I dokumentet Follow up code of conduct som skickas ut till ABA Skols leverantörer som har tillverkning efterfrågas om de har policys om mänskliga rättigheter. I dokumentet saknas definition gällande mänskliga rättigheter som avses. I inköpspolicyn står det att leverantörer ska uppfylla mänslika rättigheter enligt FNs definition. Det saknas en systematisk uppföljning av leverantörerna. Vid revisionstillfället Risk för avvikelse förbättringsförslag Risk för avvikelse ABA Skol har sedan 2015 tagit fram en kompletterande uppförandekod specifikt för sina leverantörer, vilken bla. omfattar samtliga 8 ILO kärnkonventioner. Se avsnitt Resultat för mer information. ABA Skol har sedan 2015 tagit fram en kompletterande uppförandekod specifikt för sina leverantörer samt tagit fram ett nytt uppföljningsformulär för uppförandekoden (finns på svenska och engelska). Se avsnitt Resultat för mer information. ABA Skol har förbättrat sin systematik sedan 2015, både avseende

9 var det inte tydligt på vilka grunder som leverantörsbesök för att kontrollera etiska och sociala krav utförs. I rutinen leverantörsuppföljning står det att uppföljning av leverantörernas faktiska förhållanden följs upp när ABA Skol besöker dem. Det saknas en koppling mellan riskanalysen av leverantörskedjan och vilka leverantörer som uppföljning av sociala och etiska krav följs upp genom besök. Det saknas även kriterier som sociala och etiska aspekter i rutinen leverantörsklassificering. dokumenterade rutiner och utförda leverantörsuppföljningar. ABA Skol avser att genomföra revisioner på alla sina asiatiska leverantörer. Per dags datum har en revision genomförts. Avseende sina leverantörer inom EU, USA och Kanada har de delat in dessa i A- respektive B-leverantörer utifrån omsättning. De leverantörer som levererar störst volym till ABA Skol definieras som A- leverantörer. Inköpschef KPM har under 2016/2017 genomfört drygt tio leverantörsbedömningar på plats. Under 2017 avser hon att besöka samtliga leverantörer i Storbritannien. Revisorn saknar dokumentation ifrån genomförd riskanalys. Vidare saknar revisorn en dokumenterad utrullningsplan för leverantörskontakterna. 4 Hur avvikelser jämtemot uppförandekoden hanteras beskrivs endast i Uppförandekoden. En beskrivning gällande avvikelsehantering kopplat till uppförandekoden saknas i rutinen för leverantörsuppföljning. ABA Skol bör komplettera sina skriftliga rutiner med hur avvikelser hanteras och hur korrigerande åtgärder ska hanteras. Risk för avvikelse De har kompletterat sitt verksamhetssystem, kapitel D Inköp, med rutin för hur avvikelser och korrigerade åtgärder ska hanteras. Vid återrevisionen i februari 2017 rekommenderar revisorn att texten i verksamhetssystemet kapitel D Inköp samsynkas med texten i uppförandekoden. Det är viktigt att leverantören vet vad som gäller när denne signerar uppförandekoden. Se Observationer februari 2017 nedan för mer information. 5 Checklistan i rutinen Leverantörsbedömning, som används som checklista för uppföljning av kraven i leverantörskedjan för bedömning av befintliga och nya leverantörer saknar tydliga punkter gällande ILOs åtta kärnkonventioner. ABA Skol behöver inkludera de sociala och etiska kraven på checklistan för att säkra att dessa tas i beaktande under leverantörsbedömningar. Risk för avvikelse ABA Skol har sedan 2015 tagit fram en ny leverantörsbedömningsmall vari ILO 8 kärnkonventioner tydligt framgår. Se avsnittet Resultat ovan för mer information. Observationer februari 2017 Nr. Avvikelse februari Utbildning och resursplanering. Företaget bör kunna visa på att specialistkompetens finns avseende sociala och etiska krav. Kategori av avvikelse 2017 Observation Revisorns kommentar Revisorn observerar att ingen direkt kompetensutveckling avseende etiska och sociala frågor har genomförts. Anbuds- och miljöansvarig, Inköpschef KPM och Möbelchef har varit iväg på 2 seminarium, men inga utbildningar intern eller externt har genomförts. Det vore att rekommendera att ABA Skol anskaffar sig denna typ av

10 specialistkompetens för att på ett än mer systematisk och strukturerat sätt ta sig an frågorna. ABA Skol framför till revisorn att de avser att anställa en Hållbarhetsansvarig under Implementerings-/utrullningsplaner saknas för uppförandekod, leverantörsuppföljning och leverantörsbedömningsmall Observation Revisorn noterar att det saknas dokumenterade planer för när och hur den Uppförandekod leverantör ska implementeras i leverantörsledet. Det samma gäller för den nya Leverantörsbedömningsmallen. 3 Avsaknad av utbildning internt och externt rörande uppförandekoden. Observation Ingen utbildning har genomförts internt bland berörd personal eller inom leverantörsledet avseende uppförandekoden. Det vore önskvärt att genomföra en utbildningsinsats även med leverantörerna för att säkerställa att de har förstått koden och dess innehåll. 4 Hållbarhetsmål saknas Observation I dagsläget finns inga hållbarhetsmål definierade och införda i verksamhetsarbetet. Det finns utkast och tankar på mål, men de är inte implementerade fullt ut internt. 5 Internrevision sociala och etiska frågor saknas Observation Idag genomför ABA Skol internrevisioner mot ISO och 9001, men revisorn önskar att även sociala och etiska aspekter läggs till och ingår i denna internrevision. 6 Dokumentation saknas gällande riskanalys Observation Revisorn noterar att dokumentation gällande riskanalys leverantörer saknas, dvs. när och hur den genomfördes, samt vad resultatet blev av den. 7 Avvikelsehanteringen i Uppförandekoden rekommenderas vara mer omfattande och samsynkas med texten i D03 Leverantörsuppföljning Observation Revisorn observerar att texten/rutinbeskrivningen i verksamhetssystemet kapitel D Inköp, D03 Leverantörsuppföljning är mer utförlig och detaljerad jämfört med uppförandekoden. Revisorn rekommenderar ABA Skol att samsynka ledningssystem med uppförandekoden fullt ut. Det är viktigt att leverantören vet mer i detalj vad som gäller när denne signerar uppförandekoden. 8 Avsaknad av digitalt leverantörssystem Observation 9 Hållbarhetsledningssystem Förbättringsförslag Leverantörskontakterna, dokumentation samt hantering av inkomna leverantörsdokument handhas främst av Inköpschef KPM. En del dokumentation sparas i pappersformat, en del digitalt i mappstruktur samt viss information finns endast i Inköpschefens huvud. Det vore önskvärt om ett heltäckande digitalt mappsystem byggdes upp. Ett system som även kan larma när vissa dokument har gått ur tiden och behöver förnyas. Revisorn noterade bla. att ett ICTI Code of Business Practices-certifikat som hen fick se gick ut 6 januari, Revisorn rekommenderar ABA Skol att bygga upp nuvarande ledningssystem utifrån ett

11 Hållbarhetsperspektiv, där ISO och 9001 ingår. Samarbete och transparens Leverantören har varit mycket samarbetsvillig inför och under genomförandet av återrevisionen. Leverantören har tillhandahållit de dokument som efterfrågats i samband med återrevisionen. Leverantören upplevs som transparent och ärlig i sina svar. Inspektionens fullständighet Intervjuer och dokumentgranskning gav samstämmiga resultat. Revisorn anser att ABA Skol gav tillförlitliga uppgifter. Detta innebär dock inte att all information som kan vara av intresse har identifierats.

12 SLUTSATS Avvikelserna ifrån december 2015 hade enligt SKL Kommentus blivit åtgärdade redan före återrevisionen, vilket revisorn instämmer med. Vid återrevisionen identifierades åtta (8) observationer som finns dokumenterade ovan i denna rapport. Den huvudsakliga slutsatsen i genomförd revision är att ABA Skol har kommit en god väg i arbetet med att ställa etiska och sociala krav i leverantörskedjan. De har under 2016 genomfört en stor andel aktiviteter för att systematisera och strukturera sitt hållbarhetsarbete. I samband med revisionen påvisade ABA Skol en stor vilja att förbättras och utvecklas ytterligare. Då de har ett väl fungerande ledningssystem har de en bra grund att stå på i sitt fortsatta arbete. Observationerna som revisorn gjorde under återrevisionen är främst kopplade till säkerställande av kompetens via utbildningsinsatser, dokumentation rörande genomförda riskanalyser samt dokumenterade utrullningsplaner för uppförandekod, leverantörsuppföljning och bedömning. Vidare anser revisorn det vara centralt att Hållbarhetsmål fastställs och implementeras samt att sociala och etiska aspekter inkluderas i befintlig internrevision. Revisorns rekommendation Revisorns rekommendation är att följa upp ABA Skol inom 1-2 år. Göteborg 5 mars, 2017 Anna Segenstedt Revisor, RSM&CO AB

13 Bilaga 1 Inspektionsrapport december 2015 Inspektionsrapport - inspektion av efterlevnad av SKIs krav på socialt ansvarstagande i ramavtal Inspekterat företag: ABA Skol Aktiebolag Plats: Skogholmsgatan 5, Malmö Inspektionsdatum: Revisor: Hanna Cedervall

14 Sida 2 av 19 Innehållsförteckning INLEDNING... 3 INSPEKTIONENS SYFTE...3 UPPDRAGSGIVARE OCH UTFÖRARE...3 TID FÖR GENOMFÖRANDE...3 GENOMFÖRANDE OCH METOD...4 Genomförande...4 Metod...4 OM ABA SKOL AKTIEBOLAG... 4 PRODUKTER I RAMAVTAL LEKMATERIAL 2013 INOM AVTALSOMRÅDE LEKMATERIAL...5 TILLVERKNINGSPLATSER OCH LEVERANTÖRSKEDJA...5 GENOMFÖRANDE AV INSPEKTION... 5 INTERVJUER MED FÖRETAGSLEDNING...5 DOKUMENTGRANSKNING...6 SUMMERING AV INSPEKTIONSOMRÅDEN...8 Efterlevnad av internationella konventioner och nationell lagstiftning...8 Samarbete och transparens...12 INSPEKTIONENS FULLSTÄNDIGHET...13 REDOVISNING AV DE OMRÅDEN DÄR TILLRÄCKLIGT STARKA SLUTSATSER INTE KUNDE DRAS...13 IDENTIFIERADE BRISTER OCH PLANERING AV ÅTGÄRDER...14 RESULTAT OCH SLUTSATS SAMMANTAGEN BEDÖMNING AV LEVERANTÖRENS FÖRMÅGA ATT LEVA UPP TILL KRAVEN...18

15 Sida 3 av 19 Inledning På uppdrag av SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) har Goodpoint AB genomfört inspektion av ABA Skol Aktiebolags efterlevnad av SKIs krav på socialt ansvarstagande i ramavtal Lekmaterial 2013 med SKI inom avtalsområde Lekmaterial Inspektionen genomfördes av Hanna Cedervall från Goodpoint AB. Inspektionens syfte Syftet med inspektionen är att granska dokumentation och rutiner samt intervjua nyckelpersoner i syfte att klargöra om ramavtalets krav på socialt ansvarstagande uppfylls eller inte. Uppdragsgivare och utförare Inspektionen genomfördes av Goodpoint AB. Uppdragsgivare är SKL Kommentus Inköpscentral. Tid för genomförande Inspektionen genomfördes den tredje december Rapportskrivning och leverans av rapport skedde i december 2015.

16 Sida 4 av 19 Genomförande och metod Genomförande Inspektionen, som var förbokad med företagsledningen, utfördes av en revisor under en dag. Inspektionen innehöll startmöte, intervjuer med relevanta chefer och medarbetare, dokumentgranskning och avslutande möte. ABA Skol hade inte varit med om denna typ av revision tidigare. Tredjepartsrevisioner av ledningssystem enligt ISO9001 och ISO14001 har dock genomförts regelbundet inom ABA skol sedan Metod Inspektionen utfördes enligt kategori nr 3 i SKIs ramavtal Uppföljandekontroll av etiska och sociala krav 2011 med projektnummer 10048: Inspektionen innebär en granskning av dokument som beskriver hur och om tillverkningen genomförts enligt de krav som upphandlande myndighet/enhet ställt i sina upphandlingar och som leverantör bekräftat i anbud. Sådana dokument kan vara styrdokument, rutinbeskrivningar, dokument som beskriver förhållanden på tillverkningsplatsen mm. Särskilt följande dokumentation ska kontrolleras och redovisas i den skriftliga rapporten: inspektionsprotokoll bekräftelser på åtgärdade brister kontakt och uppdragsbeskrivningar för sociala revisioner betalda fakturor för att fastställa att rätt leverantör uppgivits Inspektionen kan vara förbokad eller ej med företagsledningen. Detta anges vid varje enskild beställning. En sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven ska göras. Om ABA Skol Aktiebolag ABA Skol Aktiebolag är leverantör till SKL Kommentus Inköpscentral enligt ramavtal Lekmaterial 2013 inom avtalsområde Lekmaterial

17 Sida 5 av 19 ABA Skol är en leverantör som säljer material till förskolor, skolor och fritidshem. Företaget är ett privatägt familjeföretag som startades 1942 och som idag omsätter cirka 180 mkr. ABA Skol har 61 anställda, kunder, artiklar och 400 leverantörer. Huvudkontor och lager ligger i Malmö. Produkter i ramavtal Lekmaterial 2013 inom avtalsområde Lekmaterial Avtalsområdet omfattar Lekmaterial. Tillverkningsplatser och leverantörskedja ABA skol har inte tillverkning i egen regi men några av produkterna i sitt sortiment specialtillverkas till ABA Skol och som de även har sin Logga på. 206 av ABA Skols leverantörer är relevanta till produkter kopplade till ramavtalet. Två av dessa leverantörer är tillverkande leverantörer. Resterande är grossister. Ca 45 % av leverantörerna relevanta till ramavtalet är lokaliserade i Sverige. 3% av leverantörerna är stationerade i Asien och resterande dryga 50% av leverantörerna finns i övriga Europa, USA och Kanada. Fördelningen gällnade var produkterna är tillverkade är istället 2 % i USA/Kanada, 47 % inom EU och 51 % i Asien. Av de 206 leverantörerna relevanta till ramavtalet är 204 av dessa distributörer. ABA Skol uppger att transparens i distributörernas leverantörskedja inte alltid är möjlig då distributörerna är oroliga att kunden istället ska gå direkt till tillverkande leverantörer istället för via distributören. Genomförande av inspektion Intervjuer med företagsledning Intervjuer genomfördes med följande personer: Urban Bredhe, Verkställande Direktör, Försäljningschef Maryam Amini, Anbud- och miljöchef

18 Lotta Feuk, Inköps- och produktchef, Marknadsansvarig Peter Samuelsson, Ekonomichef, Systemansvarig Sida 6 av 19

19 Sida 7 av 19 Ulla Vestin, Kenikalierådgivare Cecilia Vollmer, facklig representant Unionen Eva Winquist, facklig representant Handels Samarbetet med intervjuade personer fungerade väl, och de tillhandahöll den information och de dokument som revisorn efterfrågade. Vilka dokument som granskats samt kommentarer kring dessa dokument framgår nedan under rubrik Dokumentgranskning. Inspektionsiakttagelser utifrån SKIs krav på socialt ansvarstagande i ramavtal Lekmaterial 2013 inom avtalsområde Lekmaterial finns summerade under rubrik Summering av inspektionsområden. Dokumentgranskning Följande dokument granskades vid inspektionen: Dokument ABA Skol AB Rapport RC B 02Vår organisation Uppförandekod A5-SE Code of Conduct D 01 Inköpspolicy Kommentar Revisionsrapport från externrevision av ledningssystemet ISO och 9001 Dokument som beskriver ABA skols organisation och ansvarsbeskrivning. Uppförande koden som gäller ABA skol internt samt ABA skols leverantörer. I uppförandekoden står det att barnarbete inte accepteras hos ABA skol eller i leverantörskedjan. I uppförande koden saknas h änvisning till ILO 138 om minimiålder för arbete. Detta är en risk att detta kan överträdas eftersom lokal lagstiftning kan ha en annan minimiålder för arbete än d en som ILO 138 anger. Uppförande koden som gäller ABA skol internt samt ABA skols leverantörer. Engelsk version I inköpspolicyn beskrivs vad leverantörerna måste uppnå för att kunna ingå partnerskap med ABA skol. I Inköpspolicyn beskrivs att:

20 Sida 8 av 19 Inköp av varor och tjänster skall endast ske av leverantörer som kan säkerställa att tillverkningen sker med hänsyn tagen till etiska, sociala och miljömässiga och ekonomiska aspekter samt leva upp till FN:s deklaration om mänskliga rättigheter, barnkonventionen samt ILO åtta grundläggande konventioner. D 02 Levrantörsklassificering D03 Leverantörsuppföljning Fakturor H 11 Leverantörsbedömning Leverantörer 2015 Follow up to code of Conduct Rutinen beskriver hur ABA Skol klassificerar sina leverantörer i två kategorier beroende på sin affärsmässiga betydelse för ABA Skol. Rutinen beskriver ABA Skols process för uppföljning av sociala och etiska krav. Hur avvikelser jämtemot uppförandekoden hanteras beskrivs endast i Uppförandekoden. En beskrivning gällande avvikelsehantering kopplat til l uppförandekoden saknas i rutinen för leverantörsuppföljning. ABA Skol bör komplettera sina skriftliga rutiner med hur avvikel ser hanteras och hur korrigerande åtgärder ska hanteras. Fakturor från leverantörer relevanta till ramavtalet granskades för att säkra att de angivna leverantörerna använts. Dokumentet används som stöd i samband med leverantörsbesök och listar de aspekter som leverantörerna bedöms på. Checklistan i rutinen Leverantörsbedömning, som används som checklistaför uppföljning av kraven i leverantörskedjan för bedöm ning av befintliga och nya leverantörer saknar tydliga punkter gällande ILOs åtta kärnkonventioner. ABA skol behöver inkludera de sociala och etiska kraven på checklistan för att säkra att dessa tas i beaktande under leverant örsbedömningar Lista på leverantörer relevanta till ramavtalet. Dokument som leverantörer får fylla i för att ange att de läst och förstått code of conduct samt om de uppfyller kraven. I dokumentet Follow up code of conduct som skickas ut till all ABA skols leverantörer, efterfrågas om de har policys om mänskliga rättigheter. I dokumentet saknas definition gällande mänskliga rättigheter som avses. I inköpspolicyn står det att leverantörer ska uppfylla mänslika rätti gheter enligt FNs definition.

21 Sida 9 av 19 Follow up to Code of Conduct utökat frågeformulär B 11 Arbetsmiljöpolicy doc ABA Skol AB- Jämställdhetsplan 2015 B 12 Verksamhetsmiljö doc B 10 Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) doc Komplement till checklistan ovan som leverantörer som tillverkar produkter med ABA skols logga på får fylla i där de mer ingående får svara på frågor hur de uppfyller kraven i koden. ABA skols arbetsmiljöpolicy beskriver hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. Jämställdhetsplanen innehåller vision, mål samt en kartläggning av förhållanden gällande, Könsfördelning, den praktiska/organisatoriska arbetsmiljön, den fysiska arbetsmiljön, den psykosociala arbetsmiljön, Könsfördelning vid sjukskrivningar, förvärvsarbete och föräldraledighet. Sexuella trakasserier, Åtgärds och beredskapsplan, Intern rörlighet, Rekrytering, Jämställdhetsanalys av löner. Varje område beskrivs mål och handlingsplaner för att uppnå målet. Rutin för arbetsmiljöarbetet. Rutinen beskriver hur ABA skols systematiska arbetsmiljöarbete går till. En skyddsrond sker två gånger per år tillsammans med skyddsombud och lagerchef och systemansvarig runt i lokalerna. Samtidigt görs en riskbedömning som sedan ligger till grund för en handlingsplan. Brandövningar utförs årligen. Summering av inspektionsområden Efterlevnad av internationella konventioner och nationell lagstiftning ILOs kärnkonventioner 1 Varor som levereras enligt detta kontrakt ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med ILOs åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182. ABA skols uppförandekod täcker in ILOs åtta kärnkonventioner. I uppförandekoden står det följande gällande ILOs åttakärnkonventioner: ABA Skol ska;

22 Sida 10 av 19 Inte förhindra att de anställda representeras av fack- föreningar och sluter kollektivavtal.. Inte acceptera metoder som minskar den fria rörligheten eller som innebär ofrivilligt eller tvångsarbete. Inte särbehandla någon på grund av kön, religion, ålder, funktionshinder, sexuell läggning, nationalitet, politisk åsikt, socialt eller etniskt ursprung. Inte acceptera barnarbete. Vi följer FNs barnkonvention som omfattar varje individ under 18 år, om inte barnet blir myndigt tidigare enligt den lag som gäller för landet. Konventionen innebär att varje stat ska respektera och tillförsäkra varje barn rättigheter oavsett ras, hudfärg, kön, språk, religion m.m. och använda lämpliga åtgärder för att gardera att barnet skyddas mot alla former av diskriminering eller bestraffning på grund av föräldrars eller vårdnadshavares åsikter och tro.. I uppförandekoden står det att barnarbete inte accepteras hos ABA skol eller i leverantörskedjan. I uppförandekoden saknas hänvisning till ILO 138 om minimiålder för arbete. Detta är en risk att detta kan överträdas eftersom lokal lagstiftning kan ha en annan minimiålder för arbete än den som ILO 138 anger. ABA skol kommunicerar koden med dess krav till samtliga av sina leverantörer. I Uppförandekoden står följande: ABA Skol framför krav på våra leverantörer att följa våra etiska regler. Bland annat ILO:s konventioner kring tvångsarbete, organisationsfrihet, säkerhet och hälsa, barnarbete, löner, arbetstid, diskriminering, korrekta anställningar och human behandling. Leverantören måste följa respektive lands nationella lagstiftning. Samtliga leverantörer får ABA skols uppförandekod regelbundet tillsammans med ett dokument Follow up to Code of Conduct som leverantören ombeds att fylla i som bekräftar att de tagit del av koden samt att de uppfyller kraven i koden. De leverantörer som tillverkar ABA Skol-märkta produkter får även fylla i en checklista där de behöver berätta mer ingående att och hur de uppfyller kraven i koden. De berörda leverantörerna får komplettera detta med foton från sin tillverkningsplats. En riskanalys av leverantörernas förmåga att leva upp till kraven görs baserat på leverantörernas geografiska läge. I samband med leverantörsbesök genomförs även uppföljning av de krav som ställs i uppförandekoden.

23 Sida 11 av 19 Den dokumenterade rutinen Leverantörsuppföljning var vid revisionstillfället två månader, enligt uppgift från ABA Skol har denna rutin funnits tidigare men inte dokumenterad. Vid revisionstillfället kunde ABA skol uppvisa leverantörernas svar i Follow up to Code of Conduct från flera år tillbaka vilket styrker att de haft rutinen gällande kommunikation av sociala och etiska krav på plats sedan tidigare. Dock saknas en systematisk uppföljning av leverantörerna. Vid revisionstillfället var det inte tydligt på vilka grunder som leverantörsbesök för att kontrollera etiska och sociala krav utförs. I rutinen leverantörsuppföljning står det att uppföljning av leverantörernas faktiska förhållanden följs upp när ABA Skol besöker dem. Det saknas en koppling mellan riskanalysen av leverantörskedjan och vilka leverantörer som uppföljning av sociala och etiska krav följs upp genom besök. Det saknas även kriterier som sociala och etiska aspekter i rutinen leverantörsklassificering. Dokumentet Leverantörsbedömning används som stöd i samband med leverantörsbesök och listar de aspekter som leverantörerna bedöms på. Checklistan saknar tydliga punkter gällande ILOs åtta kärnkonventioner. ABA skol behöver inkludera de sociala och etiska kraven på checklistan för att säkra att dessa tas i beaktande under leverantörsbedömningar I uppförandekoden beskrivs att leverantörer kan komma att uteslutas om de överträder de etiska regler som uppförandekoden listar: Leverantör som motsätter sig ABA Skols etiska regler kan komma att uteslutas för framtida samarbeten. Vi lyssnar gärna på hur leverantören resonerar eftersom vi tror att respekt och dialog leder till en positiv förändring. Hur avvikelser jämtemot uppförandekoden hanteras beskrivs endast i Uppförandekoden. En beskrivning gällande avvikelsehantering kopplat till uppförandekoden saknas i rutinen för leverantörsuppföljning. ABA Skol bör komplettera sina skriftliga rutiner med hur avvikelser hanteras och hur korrigerande åtgärder ska hanteras. ABA skol har inte upptäckt eller haft anledning att misstänka överträdelser av ILOs åtta grundläggande konvention i sin leverantörskedja. FNs barnkonvention Varor som levereras enligt detta kontrakt ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med FNs barnkonvention, artikel 32. I Uppförandekoden står följande:

24 Sida 12 av 19 Vi följer FNs barnkonvention som omfattar varje individ under 18 år, om inte barnet blir myndigt tidigare enligt den lag som gäller för landet. Konventionen innebär att varje stat ska respektera och tillförsäkra varje barn rättigheter oavsett ras, hudfärg, kön, språk, religion m.m. och använda lämpliga åtgärder för att gardera att barnet skyddas mot alla former av diskriminering eller bestraffning på grund av föräldrars eller vårdnadshavares åsikter och tro.

25 Sida 13 av 19 ABA skol har inte upptäckt eller haft anledning att misstänka överträdelser av FNs barnkonvention i sin leverantörskedja. Arbetsmiljölagstiftning Varor som levereras enligt detta kontrakt ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet. I uppförandekoden står det att lokal lagstiftning ska följas, dessutom står det i uppförandekoden att: Bygga på samarbete med de anställda och deras organisationer för att skapa och utveckla en trygg arbetsmiljö. Det är vårt ansvar att det finns skriftliga arbetsmiljöinstruktioner som tillämpas på vår arbetsplats. Vi utbildar våra anställda i arbetsmiljöoch säkerhetsfrågor. Respektera att de anställda har behov av en balans mellan arbete och fritid. ABA Skol har en laglista genom en lagbevakningstjänst och genomför lagefterlevnadskontroll på arbetsmiljö och arbetsrätt området. ABA skol har flyttat till nya lokaler under Tidigare fanns ABA Skol på fem olika platser i Malmö. De nya lokalerna är bättre anpassade för verksamheten och har inneburit en rad förbättringar ur arbetsmiljösynpunkt. Ett exempel är att färre lyft på lagret behöver genomföras då lokalerna tillåter bättre flöde av varor samt att flera nya hjälpmedel för hantering av lagervaror finns. I de nya lokalerna används truck. Samtlig personal i lager har truckförarutbildning för att minska riskerna för tillbud i samband med truck. Före flytten fick kontorsmedarbetarna önska hur arbetsplatserna skulle vara utformade för ökad trivsel och effektivitet, önskemålen tillgodosågs så långt det var möjligt. Till exempel har kontorspersonalen egna rum vilket var ett önskemål. ABA Skol har systematiskt arbetsmiljöarbete med skyddsronder och riskanalyser som efterföljs av handlingsplaner vid behov. De flesta problem tas upp så fort de uppkommer och löses oftast omgående. Den snabba hanteringen av tillbud beror enligt uppgifter under inspektionen på tät kommunikation mellan medarbetare och ledning. Samt att det finns flera forum att lyfta dessa frågor i. ABA Skol har en Jämställdhetsplan. Jämställdhetsplanen innehåller vision, mål samt en kartläggning, genomförd under 2015 av förhållanden gällande, könsfördelning, den praktiska/organisatoriska arbetsmiljön, den fysiska arbetsmiljön, den psykosociala arbetsmiljön, Könsfördelning vid sjukskrivningar, förvärvsarbete och föräldraledighet. Sexuella trakasserier, Åtgärds och beredskapsplan, Intern rörlighet, Rekrytering,

26 Sida 14 av 19 Jämställdhetsanalys av löner. Varje område beskrivs mål och handlingsplaner för att uppnå målet. I Jämställdhetsplanen anges var medarbetare kan vända sig vid ojämlikbehandling. ABA skol har inte upptäckt eller haft anledning att misstänka överträdelser av arbetsmiljölagstiftning i sin leverantörskedja.

27 Sida 15 av 19 Arbetsrätt Varor som levereras enligt detta kontrakt ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med den arbetsrätt, inklusive regler om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Dessa krav täcks in av ABA Skol uppförandekod genom följande formuleringar: ABA Skol ska;. Följa lokala lagar och avtal när det gäller anställningskontrakt och arbetstid. Betala ut lön regelbundet, följa lokal lagstiftning och marknadssituation. De anställda har rätt till minst en ledig dag under en sjudagarsperiod. Ledighet på nationella helgdagar. De anställda har rätt till årlig avtalad semester, sjukledighet och föräldraledighet utan negativa påföljder. Se till att den ordinarie arbetstiden inte överstiger den lagliga gränsen. I samband med flytten har personalen på ABA Skol arbetat övertid men då frivilligt. Under tider då belastningen är hög anlitas extra arbetskraft i form av timanställda som arbetar på helger och kvällar. Timanställd personal är ofta studenter. Under kvällar och helger då timpersonalen arbetar är alltid någon från ordinarie personalstyrkan på plats. Ingen trucktrafik är igång under dessa tillfällen för att minska risken för olyckor. ABA skol har inte upptäckt eller haft anledning att misstänka överträdelser av arbetsrättslagstiftning i sin leverantörskedja. Samarbete och transparens 2 Ramavtalsleverantören är skyldig att vid anmodan från SKI redovisa att kraven avseende efterlevnad av internationella konventioner och nationell lagstiftning enligt ovan uppfylls. Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som SKI begär om inte detta är oskäligt. Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för SKI att själv eller genom ombud kontrollera på plats att kraven uppfylls. Detta sker t.ex. genom att vid begäran lämna adress och kontaktuppgifter till tillverkare i ett eller flera led av de varor som produceras för ramavtalets avropare. 3 Skulle SKI, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av SKI eller på uppdrag av SKI eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven inte uppfylls är Leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav. I annat fall gäller följande:

28 Sida 16 av 19 4 Bristande uppfyllelse av skyldigheterna avseende efterlevnad av internationella konventioner och nationell lagstiftning samt samarbete och transparens enligt ovan innebär kontraktsbrott. SKI får med anledning av kontraktsbrottet begära rättelse inom den tid SKI bestämmer förutsatt att tidsfristen inte är

29 Sida 17 av 19 oskäligt kort. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har SKI rätt till ersättning som står i proportion till SKIs intresse av att kraven följs, uppsägning eller hävning. Valet av påföljd får inte vara oproportionerligt i förhållande till kontraktsbrottet. Leverantören har varit samarbetsvillig inför och under genomförandet av revisionen. Leverantören har tillhandahållit de dokument som efterfrågats i samband med revision Inspektionens fullständighet Intervjuer och dokumentgranskning gav samstämmiga resultat. Revisorn anser att ABA Skol Aktiebolag gav tillförlitliga uppgifter. Detta innebär dock inte att all information som kan vara av intresse har identifierats. Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras ABA Skol har i oktober skapat nya processer för att följa upp kraven i uppförandekoden. Denna tidpunkt sammanfaller med tidpunkten för denna inspektions initiering. Eftersom ABA Skol ännu ej genomfört en dokumenterad bedömning på plats hos sina leverantörer där de har kontrollerat efterlevnad av sociala och etiska krav på plats kan slutsats huruvida ABA Skols rutiner för uppföljning av uppförandekoden ej utvärderas fullt ut. ABA skol har hittills ej genomfört revisioner hos sina leverantörer. De har heller inte begärt att se protokoll från revisioner hos sina leverantörer avseende sociala och etiska krav som genomförts av andra aktörer. Därför kan inte någon slutsats avseende efterlevnad av sociala och etiska krav i leverantörsledet dras.

30 Sida 18 av 19 Identifierade brister och planering av åtgärder Avvikelse Krav Ansvarig Avvikelsens prioriteringsgrad Tidsram Ansvarig för uppföljnin g hos leverantör Grundorsa k till avvikelsen Förbättring av ledningssyste m Datum för åtgärdad avvikels e 1 I uppförandekoden står det att barnarbete inte accepteras hos ABA skol eller i leverantörskedjan. I uppförande koden saknas hänvisning till ILO 138 om minimiålder för arbete. Detta är en risk att detta kan överträdas eftersom lokal lagstiftning kan ha en annan minimiålder för arbete än den som ILO 138 anger. ILO 138 Risk för avvikelse Maryam Amini I dokumentet Follow up code of conduct som skickas ut till ABA skols leverantörer som har tillverkning efterfrågas Förbättringsförsla g Maryam Amini

31 Sida 19 av 19 de har policys om mänskliga rättigheter. I dokumentet saknas definition gällande mänskliga rättigheter som avses. I inköpspolicyn står det att leverantörer ska uppfylla mänslika rättigheter enligt FNs definition. 3 Det saknas en systematisk uppföljning av leverantörerna. Vid revisionstillfället var det inte tydligt på vilka grunder som leverantörsbesök för att kontrollera etiska och sociala krav utförs. I rutinen leverantörsuppföljning står det att uppföljning av leverantörernas faktiska förhållanden följs upp när ABA Skol besöker dem. Det saknas en koppling mellan Risk för avvikelse Lotta Feuk/ Maryam Amini

32 Sida 20 av 19 uppföljning av sociala och etiska krav följs upp genom besök. Det saknas även kriterier som sociala och etiska aspekter i rutinen 4 Hur avvikelser jämtemot uppförandekoden hanteras beskrivs endast i Uppförandekoden. En beskrivning gällande avvikelsehantering kopplat till uppförandekoden saknas i rutinen för leverantörsuppföljning. ABA Skol bör komplettera sina skriftliga rutiner med hur avvikelser hanteras och hur korrigerande 5 Checklistan i rutinen Leverantörsbedömning, som används som checklistaför uppföljning av kraven i leverantörskedjan för bedömning av Risk för avvikelse Lotta Feuk/ Maryam Amini Risk för avvikelse Lotta Feuk/ Maryam Amini

33 Sida 21 av 19 saknar tydliga punkter gällande ILOs åtta kärnkonventione r. ABA skol behöver inkludera de sociala och etiska kraven på checklistan

34 Sida 22 av 19 Resultat och slutsats Vid inspektionen identifierades 5 st brister som finns dokumenterade ovan i denna rapport. Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven ABA Skol har vid tillfälle för inspektionen ej genomfört revisioner hos sina leverantörer. De har heller inte begärt att få se protokoll från revisioner hos sina leverantörer avseende sociala och etiska krav som genomförts av andra aktörer. Vid tillfället för inspektion endast bevis på att kravgällande sociala och etiska krav kommunicerats i leverantörsledet. En dokumenterad uppföljning av efterlevnad av kraven på tillverkningsplatser saknades. Därför kan inte någon slutsats avseende efterlevnad av sociala och etiska krav i leverantörsledet dras. ABA Skol har i oktober skapat nya processer för att följa upp kraven i uppförandekoden. Denna tidpunkt sammanfaller med tidpunkten för denna inspektions initiering.eftersom ABA Skol ännu ej genomfört en dokumenterad bedömning av leverantörer där de har kontrollerat efterlevnad av sociala och etiska krav på plats kan slutsats huruvida ABA Skols rutiner för uppföljning av uppförandekoden ej utvärderas fullt ut. ABA skol har ingen spårbar leverantörskedja eftersom flera av sina distributörer inte vill tillhandahålla information gällande sina underleverantörer och hänvisar till oro att kunden ska handla direkt från underleverantörerna istället för distributören. Av de 206 leverantörerna relevanta till ramavtalet är 204 av dessa distributörer. ABA Skol säger sig ha goda och långa relationer med sina leverantörer och med en bra relation till sina leverantörer skapas goda förutsättningar för att hantera dessa krav i leverantörskedjan. Däremot behöver ABA Skol dokumentera och systematisera vilka leverantörer som besöks för uppföljning gällande sociala och etiska krav på tillverkningsanläggningen samt hur uppföljningen går till för att säkerställa att slutkundens krav gällande sociala och etiska krav efterlevs i hela leverantörskedjan. För att ha möjlighet att tillse att de produkter som levereras till beställaren ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med kraven i ramavtalet med SKI behöver leverantören bedriva ett systematiskt arbete med ansvar i leverantörskedjan, från kartläggning till förbättringsarbete. Följande modell är ett exempel på hur arbetet kan bedrivas.

35 Revisorns rekommendation är att genomföra en uppföljande inspektion hos ABA Skol under andra halvan av 2016 för att utvärdera ABA Skols process för kontroll av sina leverantörers förmåga att leva upp till kraven. Efter det är revisorns rekommendation att även genomföra stickprov hos tillverkande leverantör och distributör. Stockholm Hanna Cedervall Revisor, Goodpoint AB