REVISIONSRAPPORT HÅLLBARHETSKOLLEN

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT HÅLLBARHETSKOLLEN Reviderat företag: Adress: Företagets verksamhet: Ahlsell Sverige AB Terminalgatan 3, Hallsberg Grossist för elmaterial. Beställare: Revision utförd av: Revisor: Revisionens omfattning: Revisionskriterier: SKL Kommentus Inköpscentral AB Grangus AB Datum för revision: Fredrik Gustafsson och Juha Viitala Kategori 3 - revision under en (1) dag hos leverantörs huvudkontor. ILO: s åtta kärnkonventioner. FN: s barnkonvention, artikel 32. Tillverkningslandets lagstiftning om arbetsmiljö, arbetsskydd, arbetsrätt och socialförsäkringsskydd. FNs mänskliga rättigheter.

2 SAMMANFATTNING På uppdrag av SKL Kommentus inköpscentral (SKI) har Grangus AB (ramavtalsleverantör) genomfört revision av elgrossistföretaget Ahlsell Sverige AB (leverantör) och dess efterlevnad av krav på socialt ansvarstagande i ramavtal/avtal KS 2015/0039 mellan Ahlsell Sverige AB och Varbergs kommun. Under inspektionen av Ahlsell Sverige AB identifierades två mindre avvikelser, två risk för avvikelser och två observationer. De mindre avvikelserna handlade om att ett delkrav inte var uppfyllt i leverantörsleden angående barnarbete och att de egna uppföljandekontrollerna inte gjordes ned på tillverkningsnivå. De anmärkningar som klassades som risk för avvikelse berörde antalet egna leverantörskontroller som revisorerna ansåg vara för få i relation till antalet leverantörer. Det kan på sikt medföra risk för avvikelser i framtiden. Vidare saknades rutin och kontroll för lastning/omlastning av containers i leverantörsledet för att säkra god arbetsmiljö. Revisorerna gjorde även två observationer där den första handlade om uppförandekodens två delar och huruvida båda delarna gällde för Ahlsells personal eller inte. Den andra handlade om styrning och uppföljning av byggentreprenörers arbetsmiljö på plats i Hallsberg. Revisorernas rekommendation är att utföra uppföljning på åtgärder enligt plan i bilaga 2. På grund av bristande djup i egna kontroller anser revisorerna att det också bör göras stickprov på fabriker där tillverkning sker. Ett annat område som bör övervägas för djupare kontroll är koncernens egen organisation i Kina. Antal revisionsanmärkningar (Detaljerad lista på alla anmärkningar finns i rapporten) Större avvikelse 0 Risk för avvikelse 2 Mindre avvikelse 2 Observation 2 Revisorernas rekommendation Leverantör godkänd (uppfyller upphandlande myndighets krav) Följ upp avvikelsehantering Behov av återrevision Behov av stickprovskontroll hos tillverkare Eventuella övriga rekommendationer 2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning... 2 Inledning... 4 Syfte... 4 Metod och uppdragsbeskrivning... 4 Företagsbeskrivning... 4 Fakta... 4 Kunder... 4 Produktion... 4 Leverantörskedja... 4 Genomförande av revision... 6 Resultat... 8 Efterlevnad av sociala och etiska krav... 8 Samarbete och transparens Inspektionens fullständighet Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras Slutsats Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven Revisorernas rekommendation Bilaga 1, Ahlsell Sverige AB Bilaga 2, Identifierade brister och planering av åtgärder

4 INLEDNING På uppdrag av SKL Kommentus inköpscentral (SKI) har Grangus AB (ramavtalsleverantör) genomfört revision av elgrossistföretaget Ahlsell Sverige AB (leverantör) och dess efterlevnad av krav på socialt ansvarstagande i ramavtal/avtal KS 2015/0039 mellan Ahlsell Sverige AB och Varbergs kommun. Revisionen genomfördes av Fredrik Gustafsson och Juha Viitala från Grangus AB. Revisionen genomfördes Syfte Syftet med revisionen är att utröna huruvida leverantören uppfyller ställda etiska- och sociala krav inom aktuellt avtal. Metod och uppdragsbeskrivning Revisionen har använt sig av systemet med fyra olika nivåer av anmärkningar: Större avvikelse, mindre avvikelse, risk för avvikelse och observation. Grunden för uppdraget är att Varbergs kommun genom ramavtal med SKI vill kontrollera ett av sina leverantörsavtal med avseende på etiska- och sociala krav. Revisionen är en sk huvudkontorsrevision där intervjuer av nyckelpersoner för avtalet samt dokumentationsgranskning utförs på plats under en dag. De krav från UM som utgjorde denna revisions grund återfinns i bilaga 1 och baserade sig på ILOs åtta kärnkonventioner och FNs barnkonvention art 32. Även tillverkningslandets lagstiftning om arbetsmiljö, arbetsskydd, arbetsrätt och socialförsäkringsskydd samt FNs mänskliga rättigheter finns med i UMs krav. FÖRETAGSBESKRIVNING Ahlsellkoncernen är ett tekniskt handelsbolag verksamt i Norden inom installationsprodukter, verktyg och maskiner. Produktområdena är VVS, el, verktyg och maskiner. Koncernen har även verksamhet i Estland, Polen och Ryssland. Affärsidén är att skapa handel för installationsprodukter, verktyg och maskiner för professionella användare. Den övergripande strategin kallas Ahlsellkonceptet och syftar till att styra verksamheten mot koncernens mål och vision. Den bygger på fem grundstenar: Brett produktsortiment, lokal närvaro, specialistkompetens, centraliserade funktioner och slutligen tillväxt genom förvärv. Fakta Ahlsell Sverige AB har ca anställda i Sverige fördelat på huvudkontor, logistikcentrum i Hallsberg och butiker och säljställen runt om i Sverige. Ägare är investmentbolaget CVC Capital sedan 2012 och vd är Johan Nilsson och koncernchef är Göran Näsholm. Företaget grundades 1877 och omsätter totalt i koncernen ca 23 Mdkr. Sverige står för 61 % av omsättningen och beräknat på produktområde står el för 29 %. Kunder Ahlsell Sverige AB vänder sig uteslutande till professionella kunder inom installation. Produktion Ahlsell Sverige AB är grossist inom området elmaterial och har ingen egen tillverkning. Leverantörskedja Ahlsellkoncernen har omkring leverantörer totalt och erbjuder ca produkter i koncernen varav ca är lagerförda. Inköpsprocessen bygger på en uppförandekod som alla leverantörer är ålagda att följa. Den har godkänts av bl a Ahlsells revisionsråd. Produktcheferna inom respektive område är ansvariga för allt inköp. De har även ansvaret att utföra leverantörsbedömningar 4

5 medans miljö- och hållbarhetschef ansvarar för leverantörskontroller. Plan finns för att genomföra leverantörskontroller på 50 % av inköpt värde på 5 år. Enligt plan så ska leverantörer i Europa kontrolleras vart tredje år medan leverantörer från övriga världen ska kontrolleras varje år. Under 2015 så genomfördes fem leverantörskontroller och under 2016 planeras åtta stycken. För leverantörer inom avtalet så har en utförts på företaget Nexans Sweden AB som är en av de största leverantörerna i avtalet. Under 2016 så är ytterligare ett par stycken revisioner inplanerade för större leverantörer inom avtalet, Philips och Schneider. För leverantörsbedömningarna används en central rättningsmall så bedömningarna ska bli så objektiva som möjligt. Företaget använder sig av ett kategoriseringssystem för både leverantörer och produkter som sträcker sig från A till och med D där A, som är toppbetyg, delas in i tre ytterligare kategorier, 1 till och med 3 där 1 är bäst. Företaget strävar efter att ha ca tre leverantörer i varje segment och att de med högt betyg i första hand ska användas. Dessa bestäms av respektive produktchef. En gång per år hålls möten för avtalsuppföljning. Leverantörsbedömningen bygger mycket på egenkontroll av leverantörerna genom att de undertecknar dokument där bl a de etiska- och sociala kraven ställs. För område el står de 20 största leverantörerna för ca 60 % av inköpen. Produkterna kan nå sina kunder på tre sätt, antingen från butik eller från centrallagret alternativt direkt från Ahlsells leverantör. Centrallagret i Hallsberg är navet för Ahlsell. Det består av kvadratmeter och har ett lagervärde på ca 800 Mkr. Här huserar omkring artiklar och det hanteras mellan order per dygn. Anledningen till valet är att Hallsberg är den demografiska mittpunkten i Sverige. På centrallagret arbetar omkring 600 personer och det trafikeras av ca 150 ankommande och avgående lastbilar per dygn. Den geografiska spridningen bland Ahlsell Sveriges leverantörer i avtalet med Varbergs kommun är lika fördelad som totalt i företaget: Region Andel leverantörer Europa 20,0 % Norden 10,0 % Sverige 60,0 % Övriga världen 10,0 % 5

6 GENOMFÖRANDE AV REVISION Revisionen var en förbokad sk kategori 3-revision som enligt uppdrag ska utföras på huvudkontor. Denna hölls på Ahlsell Sveriges Centrallager i Hallsberg, efter förfrågan från Ahlsell och godkännande från beställaren. Revisionen innehöll startmöte, presentationer, intervjuer, dokumentgranskning, rundvandring i lagerlokaler och avslutande möte. Intervjuer genomfördes med följande personer: 1. Roger Axelsson, Försäljning industri 2. Jan Christiansen, Produktchef el, telefonintervju 3. Ari Ilola, Verksamhetsutveckling 4. Lars-Olof Johansson, Lokal Key Account Manager industri 5. Gunilla Sandström, Miljö- och hållbarhetschef 6. Skyddsombud Dokumentgranskning Följande dokument granskades vid inspektionen: Nr Dokument Kommentar 1 Den blå tråden. Beskrivning av Ahlsell Sveriges ledningssystem. Här beskrivs även uppförandekoden uppdelad i två delar. Företaget är ISO-certifierat inom både kvalitet och miljö. Ledningssystemet för Ahlsell Sverige AB heter Den blå tråden och ska enligt företaget täcka alla krav i ISO-standarderna 9001 och samt kraven för systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM. Den beskriver även Ahlsell Sveriges uppförandekod uppdelad i två delar och är undertecknad av koncernchef Johan Nilsson 14/ Uppförandekodens första del är till för Ahlsells egen personal och har rubriken Vårt ansvar som affärspartner. Den andra delen har rubriken Uppförandekod tillägg för leverantörer. Den första delen saknar väsentliga delar av Varbergskraven. Revisorerna gör bedömningen att båda delarna gäller för Ahlsells personal men det är väldigt otydligt att det är så. 2 Ansvarfulla inköp. Uppförandekod för Ahlsells leverantörer. Detta dokument beskriver uppförandekoden för Ahlsells leverantörer och är densamma som beskrivs ovan i dokument 1, del 2, med rubrik Uppförandekod tillägg för leverantörer. Revisorerna anser att detta är det styrande kravdokumentet mot leverantörer. Det finns ett områden som inte helt stämmer överens med Varbergs krav. Det är det som handlar om barnarbete. Där saknas delen om att företaget även har ansvar att utveckla sociala och ekonomiskt hållbara alternativ till barnarbete i de fall de förekommer. 3 Mall för leverantörsbedömningar. Företaget arbetar med mall för leverantörsbedömning. Det görs i initialskedet för att bedöma om leverantören ska få börja leverera till Ahlsell Sverige AB. Kontrollerades digitalt. Mallen uppfyller ställda krav enligt avtalet med Varbergs kommun. 4 Avtalsmall för Ahlsells leverantörer. Efter ett godkännande från processen för leverantörsbedömning, se dokument 3, så tecknar Ahlsell Sverige avtal med leverantören. 6

7 Företaget har valt att arbeta med central mall för leverantörsavtal. Den uppfyller kraven från Varbergs kommun. 5 Bilaga 2 Särskilt villkor Självdeklarationsmall för Ahlsells leverantörer. Under avtalsperioden gör Ahlsell Sverige AB kontroller av sina leverantörer bl a genom en självdeklarationsprocess. Här har företaget också valt att arbeta med en central mall. Revisorerna kontrollerar en digital version som stämde överens med kraven från Varbergs kommun. 6 Stickprov på Ahlsells uppföljandekontroller av sina leverantörer. Revisorerna utförde stickprov på Ahlsells uppföljandekontroller av sina leverantörer utifrån lista av sålda produkter till kommunen (Exceltabell). Uppföljandekontrollen gällde leverantör 1 som är en stor leverantör i avtalet med Varbergs kommun. Dokument som granskades var informationsbrev till leverantör 1 angående kommande revision, själva uppföljningsrapporten från utförd revision och faktura på inköp från leverantör 1. Vidare kontrollerades att självdeklarationen stämde överens med verkligheten vilken den gjorde. Fakturan visade inköp av installationskabel. 9 Med fokus på hållbarhet Skrift i pappersformat om Ahlsells hållbarhetsarbete. 7

8 RESULTAT Efterlevnad av sociala och etiska krav Nedan beskrivs resultatet av revisionen för granskning av efterlevnaden av de etiska- och sociala krav som ställts i avtalet mellan Ahlsell Sverige AB och Varbergs kommun. Kraven i sin helhet återfinns i bilaga 1. De numrerade anmärkningarna som redovisas löpande i texten nedan har samma numrering som i bilaga 2 där mer detaljerad beskrivning av anmärkningen också görs. Övergripande kan sägas att kontrollen är ganska god på första ledets leverantörer men kontrollen på hela leverantörskedjan har stor förbättringspotential. Sammanfattat består kraven i att Ahlsell Sverige AB har förbundit sig att följa Varbergs kommuns uppförandekod och därmed att produkter som levereras till Varbergs kommun skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med kraven som beskrivs nedan och i bilaga 1. Det gäller både den egna verksamheten och för eventuella underleverantörers verksamhet. För att styra den egna verksamheten har Ahlsell Sverige valt att använda centrala dokument och mallar. Kärnan är uppförandekoden som är ledstjärnan för andra centrala dokument. Detsamma gäller hur Ahlsell Sverige har valt att styra sina leverantörer, dvs med uppförandekod, centrala mallar för leverantörsbedömningar, avtalsmallar för leverantörer och självdeklarationsmallar för leverantörerna. För att styrningen ska fungera måste dokumenten uppfylla kraven från Varbergs kommun. Ahlsell Sverige har två uppförandekoder: Uppförandekod 1: Den gäller för Ahlsell Sveriges personal med rubriken Vårt ansvar som affärspartner. Uppförandekod 2: Den har rubriken Uppförandekod tillägg för leverantörer. Den beskrivs även i dokument 2 men då med rubriken Ansvarfulla inköp. Uppförandekod för Ahlsells leverantörer. Revisorerna anser att det är viktigt att både Ahlsells egen personal och leverantörers personal är insatta i och förstår kraven från Varbergs kommun. Uppförandekod 1, Vårt ansvar som affärspartner, har väsentliga brister gentemot kraven från Varbergs kommun och saknar ILOs konventioner 29, 105, 138, 182, hänvisning till FNs Barnkonvention och hänvisning till FNs mänskliga rättigheter. Uppförandekod 2 uppfyller kraven i stort förutom den del av kravet för barnarbete som handlar om företagets ansvar att utveckla sociala och ekonomiskt hållbara alternativ till barnarbete i de fall det förekommer. Därför är det viktigt att veta om uppförandekod 2 även gäller Ahlsells personal eller inte. Revisorerna gör bedömningen att båda delarna gäller för Ahlsells personal men det är väldigt otydligt att det är så. Revisorerna har klassat det som en observation. Mindre avvikelse: 1 Ahlsells uppförandekod för leverantörer saknar del av kravet angående barnarbete. Det saknas krav om företagets ansvar att utveckla sociala och ekonomiskt hållbara alternativ till barnarbete i de fall det förekommer. Observation 5 Uppförandekoden är uppdelad i två kapitel med rubrikerna Vårt ansvar som affärspartner och Uppförandekod tillägg för leverantörer. Första delen, Vårt ansvar som affärspartner är endast för Ahlsells personal. Den saknar väsentliga delar av kraven från Varbergs kommun: ILOs konventioner 29, 105, 138, 182, hänvisning till FNs Barnkonvention och hänvisning till FNs mänskliga rättigheter. Den andra delen, Uppförandekod tillägg för leverantörer, uppfyller kraven i stort förutom den del av kravet för barnarbete som handlar om företagets ansvar att utveckla sociala och ekonomiskt hållbara 8

9 alternativ till barnarbete i de fall det förekommer. Det framgår inte tydligt om den också gäller för Ahlsells personal. Revisorerna gör bedömningen att båda delarna gäller för Ahlsells personal. ILO:s kärnkonventioner (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182) Ställt krav av Varbergs kommun: Ahlsell har förbundit sig att följa: Föreningsfrihet och organisationsrätten Konvention 87: Föreningsfrihet och skydd för rätten att organisera Konvention 98: Rätten att organisera och förhandla kollektivt Tvångsarbete Konvention 29: Förbud mot tvångs- och straffarbete Konvention 105: Avskaffande av tvångsarbete Diskriminering Konvention 100: Lika lön för lika arbete oavsett kön Konvention 111: Om diskriminering i fråga om anställning och yrkesutövning Barnarbete Konvention 138: Minimiålder för arbete Konvention 182: Mot de värsta formerna av barnarbete När det gäller att uppfylla kravet från Varbergs kommun att produkterna som levereras ska vara framställda enligt ILOs åtta kärnkonventioner så använder sig företaget av centrala dokument och mallar. Den uppförandekod som gäller för leverantörerna saknar en del i området barnarbete. Det är kravet om företagets ansvar att utveckla sociala och ekonomiskt hållbara alternativ till barnarbete i de fall det förekommer. Mallen för leverantörsbedömningar används i initialskedet när det ska avgöras om en ny leverantör ska få börja leverera till Ahlsell. Den uppfyller ställda krav beträffande ILO. När det blir aktuellt för tecknande av avtal mellan leverantören och Ahlsell så används en avtalsmall för leverantörer och vid kontroll innehöll den samtliga krav enligt ILO. För uppföljandekontroll av att leverantörerna arbetar i enlighet med ILO-kraven använder Ahlsell Sverige en självdeklarationsmall som vid kontroll uppfyllde Varbergskraven. Ahlsell Sveriges uppföljandekontroller utförs inte ända ned till produktionen vilket medför att egen kontroll på om tillverkningen sker enligt ILOs kärnkonventioner saknas. Planen för uppföljandekontroller av företagets leverantörer är att leverantörer från Europa ska kontrolleras vart tredje år medans leverantörer från övriga världen ska kontrolleras varje år. Det totala antalet leverantörer är omkring stycken. Åtta stycken kontroller är planerade under Det anser revisorerna vara för få i relation till det totala antalet leverantörer. Risken är dels att brister hos leverantörerna gällande ILO-kraven inte upptäcks i tid och dels att företaget inte kan hålla sin ursprungsplan för kontrollerna. Mindre avvikelse: 1 Ahlsells uppförandekod för leverantörer saknar del av kravet angående barnarbete. Det saknas krav om företagets ansvar att utveckla sociala och ekonomiskt hållbara alternativ till barnarbete i de fall det förekommer. 2 Egna uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer görs inte ned till tillverkningsnivå. Det medför att egen kontroll saknas på tillverkningsförhållandena. Risk för avvikelse 9

10 3 Antalet uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer är för få jämfört med antalet leverantörer. Det finns förhöjd risk att brister hos leverantörerna som rör kraven från Varbergs kommun inte upptäcks. FNs barnkonvention Ställt krav av Varbergs kommun: FNs Barnkonvention, artikel 32. För att säkerställa att produkter som levereras från Ahlsell Sverige till Varbergs kommun är framställda under förhållanden som är förenliga med FNs Barnkonvention så kontrollerades bl a Ahlsells uppförandekod för leverantörer. Där tar företaget helt avstånd från barnarbete. Det finns ingen direkt hänvisning till FNs Barnkonvention artikel 32 mer än i ingressen där det står att uppförandekoden bygger på principer i bl a FNs Barnkonvention. Eftersom Ahlsells egna uppföljandekontroller inte genomförs på själva tillverkningen så finns det risk att tillverkningen sker under förhållanden som inte är förenliga med FNs Barnkonvention artikel 32. Mindre avvikelse: 1 Ahlsells uppförandekod sägs bygga på principerna i bl a FNs Barnkonvention men fångar inte upp detaljerna utan tar helt avstånd från barnarbete. Det innebär att företaget inte fångar upp delar av Barnkonventionen som t ex minimiåldrar för tillträde till arbete. 2 Egna uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer görs inte ned till tillverkningsnivå. Det medför att egen kontroll saknas på tillverkningsförhållandena. Tillverkningslandets lagar och regler angående arbetarskydd, arbetsmiljö och arbetsrätt Ställt krav av Varbergs kommun: - det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet. - den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Ahlsell Sverige ställer krav enligt ovan i båda sina uppförandekoder. Eftersom Ahlsell Sveriges egna uppföljandekontroller inte genomförs på själva tillverkningen så finns det risk att tillverkningen sker under förhållanden som inte är förenliga med Varbergskraven rörande arbetarskydd, arbetsmiljölagstiftning och arbetsrätt. Mindre avvikelse 2 Egna uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer görs inte ned till tillverkningsnivå. Det medför att egen kontroll saknas på tillverkningsförhållandena. Därmed finns risk för att kraven från Varbergs kommun angående arbetarskydd, arbetsmiljölagstiftning och arbetsrätt inte uppfylls. Mänskliga rättigheter Ställt krav av Varbergs kommun: Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition. Ahlsell Sverige hänvisar till mänskliga rättigheter enligt FN i sin uppförandekod för leverantörer. Eftersom Ahlsell Sveriges egna uppföljandekontroller inte genomförs på själva tillverkningen så finns det risk att tillverkningen sker under förhållanden som inte är förenliga med mänskliga rättigheter enligt FNs definition. 10

11 Mindre avvikelse 2 Egna uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer görs inte ned till tillverkningsnivå. Det medför att egen kontroll saknas på tillverkningsförhållandena. Därmed finns risk för att tillverkning inte sker enligt FNs definition på mänskliga rättigheter. Miljö Ställt krav av Varbergs kommun: Företaget ska sträva efter att minska såväl sin energi- och resursförbrukning som sitt avfall och utsläpp till mark, atmosfär och vatten. Kemikalier skall hanteras på ett för människan och naturen säkert sätt. Ahlsell Sverige ställer miljökrav i enlighet med Varbergskraven i sin uppförandekods båda delar. Företaget är även ISO-certifierat enligt ISO-standard Ahlsell erbjuder också energieffektiva alternativ i sitt sortiment. Kontrollen på första ledets leverantörer är god men eftersom Ahlsell Sveriges egna uppföljandekontroller inte genomförs på själva tillverkningen så finns det risk att tillverkningen sker under förhållanden som inte är förenliga med Varbergs miljökrav i avtalet. Mindre avvikelse 2 Egna uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer görs inte ned till tillverkningsnivå. Det medför att egen kontroll saknas på tillverkningsförhållandena. Därmed finns risk för att tillverkning inte sker enligt miljökraven från Varbergs kommun. Hälsa och säkerhet Ställt krav av Varbergs kommun: - Arbetsmiljön ska hålla en nivå som överensstämmer med internationella riktlinjer. - Anställda ska informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra. - Alla anställda ska ha tillgång till och använda relevant skyddsutrustning. Ahlsell Sverige ställer krav enligt ovan i båda delarna av uppförandekoden. När det gäller tillverkningsförhållandena kan det finnas risk för att produkterna inte tillverkas i enlighet med kraven under Hälsa och säkerhet pga att Ahlsells egna uppföljandekontroller inte utförs ända ner till fabrik. Revisorerna fann brister i logistikkedjan beträffande omlastningar av containers. Det saknades rutin och uppföljning i leverantörsledet för att säkerställa god arbetsmiljö vid lastning/omlastning vilket klassades som en risk. Under revisionen gjordes observationer på brister i styrning och uppföljning av byggentreprenörers arbetsmiljö på plats i Hallsberg. Det gällde bl a skärarbeten i lagerbyggnad och avsaknad av skyddsutrustning. Mindre avvikelse 2 Egna uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer görs inte ned till tillverkningsnivå. Det medför att egen kontroll saknas på tillverkningsförhållandena. Därmed finns risk för att tillverkning inte sker enligt miljökraven från Varbergs kommun. Risk för avvikelse 4 Det saknas rutiner och kontroller i leverantörsledet för att säkra god arbetsmiljö vid omlastning av containrar. Det gäller hela vägen från tillverkningslandet till omlastning på plats i Hallsberg. Observation 6 Under revisionen gjordes observationer på brister i styrning och uppföljning av byggentreprenörers arbetsmiljö på plats i Hallsberg beträffande skyddsutrustning och säkra transportvägar för truckar. 11

12 Samarbete och transparens Bemötandet upplevdes som professionellt och attityden visade på förståelse och intresse för revisionen. Revisorerna fick direkt tillgång till vissa dokument och andra dokument visades på skärm. Inspektionens fullständighet Intervjuer och stickprovskontroller i dokumentgranskning gav samstämmiga resultat. Revisorerna anser att Ahlsell Sverige AB gav tillförlitliga uppgifter. Detta innebär dock inte att all information som kan vara av intresse har identifierats. Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras Ahlsell Sverige AB har god kontroll på första nivån av leverantörskedjan men sämre ju närmare tillverkningsnivå man kommer. Revisorerna anser att det inte går att dra tillräckligt starka slutsatser av den redovisning som företaget presenterade angående uppfyllande av avtalskrav under tillverkningsprocessen. Vidare anser revisorerna att Ahlsells egen verksamhet i Kina inte redovisades på ett sådant sätt att tillräckligt starka slutsatser kunnat dras. SLUTSATS Under inspektionen av Ahlsell Sverige AB identifierades två mindre avvikelser, två risk för avvikelser och två observationer som dels är beskrivna ovan i kapitlet Resultat och dels nedan i bilaga två. Ahlsell Sverige AB har idag väldigt många leverantörer som levererar stora volymer. För att få de egna leverantörsrevisionerna att täcka så stora delar som möjligt av verksamheten så anser revisorerna det positivt att Ahlsell prioriterar större leverantörer med stora volymer. Det finns dock en risk att avtalsavstämningarna med de europeiska leverantörerna blir kraftlös, dels på grund av det långa intervallet (de ska kontrolleras vart tredje år) och dels för att kontrollen ner till tillverkning är bristfällig. Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven Beträffande kraven som rör barnarbete så anser revisorerna att Ahlsell Sverige har gjort det lite för enkelt för sig genom att i uppförandekoden helt enkelt inte tolerera barnarbete alls. Ahlsells uppförandekod fångar inte upp nyanserna i Varbergs krav med t ex företagets ansvar för att utveckla socialt och ekonomiskt hållbara alternativ (t ex utbildning) till barnarbete i de fall det förekommer. Kontrollen är god på första ledets leverantörer och dess produkter. Ahlsell har en bredd i den egna kontrollapparaten med en plan där 50 % av inköpt värde ska ingå i de egna kontrollerna men det brister i djupare egna kontroller av tillverkningsprocessen. Det kan innebära att brister vid tillverkning inte fångas upp tillräckligt fort. Revisorerna anser också att de egna kontrollerna är för få i förhållandet till antalet leverantörer. Det kan då ta lång tid innan en brist upptäcks i Ahlsells kontrollapparat. Det finns även risk att lagd plan inte kommer att hålla för 2016 med åtta stycken kontroller eftersom planen för kontroller under 2015 inte höll och då gjordes fem stycken. Revisorernas arbete omfattar även att observera detaljer och processer hos kontrollerade företag som framgent kan generera problem i någon omfattning. Med observationer menas här att ingen omedelbar risk för avvikelse föreligger. Revisorerna har observerat följande: Den finns en otydlighet mellan uppförandekodens två delar och det kan framgent skapa problem. Revisorerna anser att all personal, både egen och leverantörernas, ska känna till kraven från Varbergs kommun. Den första delen av uppförandekoden är enbart för Ahlsells personal och den uppfyller inte Varbergskraven på flera ställen. Den andra delen uppfyller kraven förutom på ett delområde. Här måste Ahlsell Sverige bestämma sig. Om Ahlsells personal ska följa båda delarna av uppförandekoden så måste det förtydligas. Om dom inte ska följa del två av uppförandekoden som heter Uppförandekod tillägg för leverantörer så måste del ett av uppförandekoden kompletteras med saknade krav från Varbergs kommun. Under revisionen gjordes observationer på brister i styrning och uppföljning av 12

13 byggentreprenörers arbetsmiljö på plats i Hallsberg. Det togs direkt upp med respektive ansvarig på plats. Revisorernas rekommendation Revisorernas rekommendation är att utföra uppföljning på åtgärder enligt plan i bilaga 2. På grund av bristande djup i egna kontroller anser revisorerna att det också bör göras stickprov på fabriker där tillverkning sker. Ett annat område som bör övervägas för djupare kontroll är koncernens egen organisation i Kina. Vidare rekommenderas att kommunen vid den årliga avtalsuppföljningen begär redovisning av resultaten för utförda leverantörskontroller inom el-området. Ort och datum: UPPSALA Namn på revisorer: Fredrik Gustafsson och Juha Viitala Företag: Grangus AB 13

14 BILAGA 1, AHLSELL SVERIGE AB Varbergs kommun - Avtal KS 2015/0039 Omfattning Ramavtalet omfattar leverans av elmaterial i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och ramavtal. Samtliga förändringar och tillägg till detta ramavtal ska skriftligen godkännas av Köparens avtalsansvarige. Säljaren får inte bedriva kampanjer eller dyligt som är riktade mot Köparens beställare på produkter som ej är del av det upphandlande sortimentet. Sociala och etiska hänsyn Anbudsgivaren förbinder sig att följa Köparens uppförandekod i bilagan "Uppförandekod för leverantörer". Uppförandekoden innebär ett åtagande från Anbudsgivaren att respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet samt eventuella underleverantörers verksamhet. Uppföljning sker via Sveriges kommuner och Landsting. Vid lämnande av anbud behöver inte bilagan undertecknas och skickas in. Detta sker i samband med underskrift av ev. avtal. Uppförandekod för leverantörer Våra leverantörer (avtalspartners) ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till Varbergs kommun skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition. PRINCIPER OCH ANSTÄLLDAS RÄTTIGHETER Nationell lagstiftning Lagstiftningen i de länder där leverantören är verksam ska efterlevas och utgör alltid en miniminivå för de anställdas villkor. Ställer nationell lagstiftning högre krav än ILO:s konventioner, eller FN:s förklaring om mänskliga rättigheter, ska alltid dessa ha företräde. Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182) Barnarbete, enligt definitionen i ILO-konventionen, får inte förekomma och företaget har ett ansvar för att utveckla socialt och ekonomiskt hållbara alternativ (t ex utbildning) till barnarbete i de fall det förekommer. Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105) Att utnyttja någon form av tvångs- eller straffarbete accepteras inte. Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111) Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, religion, socialt ursprung, handikapp, politiska åsikter eller sexuell orientering får inte förekomma. 14

15 Löner och arbetstider Lön ska betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och till fullo. Den nationellt lagstadgade minimilönen är lägsta accepterad lönenivå. Veckoarbetstiden får inte överstiga den lagliga gränsen och övertid ska vara betald. Föreningsfrihet och organisationsrätt (ILO 87 och 98) I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. MILJÖ Företaget ska sträva efter att minska såväl sin energi- och resursförbrukning som sitt avfall och utsläpp till mark, atmosfär och vatten. Kemikalier skall hanteras på ett för människan och naturen säkert sätt. HÄLSA OCH SÄKERHET Arbetsmiljön ska hålla en nivå som överensstämmer med internationella riktlinjer. Anställda ska informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra. Alla anställda ska ha tillgång till och använda relevant skyddsutrustning. INSPEKTIONER Genom att leverantören, VD/ansvarig firmatecknare, skriver under avtalet intygas att leverantören, och eventuella underleverantörer, följer de krav som är formulerade i detta dokument. Underskriften ger oss rätt att genom inspektion, eller på annat sätt, undersöka att dokumentets krav efterlevs. 15

16 BILAGA 2, IDENTIFIERADE BRISTER OCH PLANERING AV ÅTGÄRDER Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad 1 Ahlsells uppförandekod för leverantörer saknar del av kravet angående barnarbete. Det saknas krav om företagets ansvar att utveckla sociala och ekonomiskt hållbara alternativ till barnarbete i de fall det förekommer. Det sägs i ingressen att den bygger på principerna i FNs Barnkonvention men fångar inte upp detaljerna utan tar helt avstånd från barnarbete. 2 Egna uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer görs inte ned till tillverkningsnivå. Det medför att egen kontroll saknas på tillverkningsförhållandena. Barnarbete, enligt definitionen i ILOkonventionen, får inte förekomma och företaget har ett ansvar för att utveckla socialt och ekonomiskt hållbara alternativ (t ex utbildning) till barnarbete i de fall det förekommer. FNs Barnkonvention artikel 32. Det rör samtliga krav från Varbergs kommun. Tidsram Ansvarig för uppföljning hos leverantör Grundorsak till avvikelsen Förbättring ledningssystem Mindre avvikelse Q Hållbarhetschef Ahlsell nytillträdde Controller tillsammans med Hållbarhetschefen har fått i uppdrag att lämna förslag på uppdatering av Uppförandekoden till Revisionskommitteen. Mindre avvikelse. Q Hållbarhetschef Koncernledningen har fattat beslut om att kontrollera 50 % av inköpt värde på fem år och av den anledningen kommer Ahlsell att förstärka hållbarhetsgruppen med en person för att hinna med fler leverantörsuppföljningar. av Datum för åtgärdad avvikelse

17 Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad Tidsram Ansvarig för uppföljning hos leverantör Grundorsak till avvikelsen Förbättring ledningssystem av Utöver detta kommer diskussioner att föras med en NGO för att se på nya sätt att följa upp våra leverantörer. Datum för åtgärdad avvikelse 3 Antalet uppföljandekontroller på Ahlsells leverantörer anser revisorerna vara för få jämfört med antalet leverantörer. Det finns förhöjd risk att brister hos leverantörerna som rör kraven från Varbergs kommun inte upptäcks. 4 Det saknas rutiner och kontroller i leverantörsledet för att säkra god arbetsmiljö vid omlastning av containrar. Det gäller hela vägen från tillverkningslandet till omlastning på plats i Hallsberg. Det rör samtliga krav från Varbergs kommun. Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet Risk avvikelse. för Start av ökat antal uppföljandekontroller under Q Hållbarhetschef Fördjupade revisioner skall göras på 50 % av inköpt värde på fem år. Vi kommer att öka takten ytterligare då vi från 17/ förstärkt den organisationen. Risk för avvikelse Start under Q Hållbarhetschef Kontroll av detta har genomfört hos aktuella arbetsledare, Detta måste vara missförstånd för att det förekommer inte in några containers till Ahlsells område som är lastade utomlands. Däremot har denna kommentar från er gett att vi beslutat följa upp de underentreprenörer som idag hanterar 17

18 Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad Tidsram Ansvarig för uppföljning hos leverantör Grundorsak till avvikelsen Förbättring ledningssystem av omlastning av containers från Asien. Datum för åtgärdad avvikelse 5 Uppförandekoden är uppdelad i två kapitel med rubrikerna Vårt ansvar som affärspartner och Uppförandekod tillägg för leverantörer. Första delen, Vårt ansvar som affärspartner är endast för Ahlsells personal. Den saknar väsentliga delar av kraven från Varbergs kommun: ILOs konventioner 29, 105, 138, 182, hänvisning till FNs Barnkonvention och hänvisning till FNs mänskliga rättigheter. Den andra delen, Uppförandekod tillägg för leverantörer, uppfyller kraven i stort förutom den del av kravet för barnarbete som handlar om företagets ansvar att utveckla sociala ILOs konventioner 29, 105, 138, 182, hänvisning till FNs Barnkonvention och hänvisning till FNs mänskliga rättigheter. Observation Q Hållbarhetschef Ahlsell nytillträdde Controller tillsammans med Hållbarhetschefen har fått i uppdrag att lämna förslag på uppdatering av Uppförandekoden till Revisionskommitteen. 18

19 Nr Avvikelse Krav Avvikelsens prioriteringsgrad och ekonomiskt hållbara alternativ till barnarbete i de fall det förekommer. Det framgår inte tydligt om den också gäller för Ahlsells personal eller inte. Revisorerna gör bedömningen att båda delarna gäller för Ahlsells personal. 6 Under revisionen gjordes observationer på brister i styrning och uppföljning av byggentreprenörers arbetsmiljö på plats i Hallsberg beträffande skyddsutrustning och säkra transportvägar för truckar. Arbetsmiljön ska hålla en nivå som överensstämmer med internationella riktlinjer. Observation Tidsram Ansvarig för uppföljning hos leverantör Grundorsak till avvikelsen Förbättring ledningssystem av Datum för åtgärdad avvikelse 19