Revisionsrapport. - Uppföljandekontroll av etiska och sociala krav

Transkript

1 Revisionsrapport - Uppföljandekontroll av etiska och sociala krav Reviderat företag: Leverantören till OKQ8 fossilt bränsle Plats: Huvudkontor Revisionsdatum: 6/ Revisor: Sara Gripstrand, Goodpoint

2 - 2 - Innehållsförteckning INLEDNING... 3 REVISIONENS SYFTE... 3 UPPDRAGSGIVARE OCH UTFÖRARE... 3 TID FÖR GENOMFÖRANDE... 3 GENOMFÖRANDE OCH METOD... 4 INTERVJUER MED FÖRETAGSLEDNING... 4 DOKUMENTGRANSKNING... 4 REVISIONENS FULLSTÄNDIGHET... 5 OM LEVERANTÖREN... 5 LEVERANTÖREN... 5 PRODUKTER I AVTALET... 5 RESULTAT... 6 KARTLÄGGNING AV LEVERANTÖRSKEDJAN... 6 KRAVSTÄLLAN... 6 Avtal mellan OKQ8 och Leverantören... 6 Avtal mellan Leverantören och leverantörer av råolja... 7 IMPLEMENTERING OCH UPPFÖLJNING AV KRAV... 7 OKQ8:s uppföljning av Leverantören... 7 Intern kontroll inom Leverantören... 7 Leverantörens uppföljning av leverantörer för råolja... 8 FÖRBÄTTRINGSARBETE... 8 SLUTSATS... 8 BILAGA 1: IDENTIFIERADE BRISTER OCH REKOMMENDATION TILL ÅTGÄRD... 9

3 - 3 - Inledning På uppdrag av SKI genomför Goodpoint revisioner av leverantörer som har avtal med SKI, en kommun, ett landsting eller en region. Revisionen kan genomföras på plats hos avtalsleverantören eller hos dennes tillverkare. Det avtalsenliga ansvaret ligger hos den leverantör som har undertecknat avtal med kommunen, länet eller SKI. Men alla aktörer i distributionskedjan har delat ansvar för att se till att de sociala och etiska kraven följs. De viktigaste aktörerna i denna distributionskedja är: 1. Kommunen/Landstinget/Regionen/SKI 2. Leverantören 3. Tillverkaren Följande rapport beskriver resultatet av revisionen på huvudkontoret hos Leverantören, leverantör till OKQ8. Revisionens syfte Revisionens syfte var att undersöka följande: Hur säkerställer OKQ8 att produkter som köps från Leverantören framställs under förhållanden som är förenliga med SKI:s sociala och etiska krav. Hur säkerställer Leverantören att kraven uppfylls inom den egna verksamheten? Hur säkerställer Leverantören att kraven uppfylls hos deras leverantörer? Kraven som SKI via avtal ställt på OKQ8 anger att framställan av produkter ska ske i enlighet med: ILO: s 8 kärnkonventioner FN: s barnkonvention, artikel nr 32 Det arbetsskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Krav relaterade till miljö Krav relaterade till hälsa och säkerhet Ytterligare en viktig funktion för revisionen var att identifiera möjliga förbättringar för att stärka arbetet med socialt och etiskt ansvar vid framställan av produkter. En viktig byggsten i arbetet, och med revisionen, är att bygga upp fungerande ledningssystem hos leverantörer och tillverkare som förhindrar att eventuella avvikelser upprepas. Uppdragsgivare och utförare Revisionen genomfördes av Goodpoint AB. Uppdragsgivare är SKL Kommentus Inköpscentral. Tid för genomförande Revisionen planerades under mars-april 2014 och genomfördes den 6/ Rapportskrivning och leverans av rapport skedde under maj 2014.

4 - 4 - Genomförande och metod Revisionen, som var förbokad med företagsledningen, utfördes av en revisor under en dag. Revisionen innehöll startmöte, intervjuer med relevanta chefer och medarbetare, dokumentgranskning och avslutande möte. Leverantören hade inte varit med om denna typ av revision tidigare. (Tredjepartsrevisioner av ledningssystem enligt ISO9001, ISO14001 och OHSAS18001 har dock genomförts sedan Leverantören blev certifierad i slutet av 1990-talet. Framställan av förnybara bränslen revideras av tredje part. Intervjuer med företagsledning Intervjuer genomfördes med följande personer: Sales Manager Key Account Manager Head of crude oil Director, Sustainability&Supplier Compliance Director, HSEQ&Sustainability, Oil Products and Renewables Erik Moglia Stenströmer från OKQ8 närvarade under revisionen och bidrog med dokument från granskningen. Samarbetet med intervjuade personer fungerade väl, och de tillhandahöll den information och de dokument som revisorn efterfrågade. Dokumentgranskning Följande dokument efterfrågades och i granskades, i den mån de existerade. Dokument Granskat Kommentar Avtal mellan Leverantören och OKQ8 Avtal mellan Leverantören och leverantörer Policies, processer och rutiner som styr arbetet med det som SKI:s krav omfattar Revisionsrapporter från tidigare genomförda revisoner av produktion av fossila bränslen, inklusive åtgärdsplaner. Ja Nej Ja Delvis Kommunikation kring innehållet med slutsatsen att innehåll motsvarande SKI:s krav saknas i nuläget. Granskning av ledningssystemet på intranätet, inklusive process för Whistle blower-system. Exempel på granskade dokument: Code of conduct, HR Policy, Sustainability Policy. Genomgång av Leverantörens granskade hållbarhetsredovisning. Genomgång av program och system för dokumentering av interna och externa revisionsrapporter avseende ledningssystem, certifieringar och granskningsrapport från Finska myndigheter. Rapport från tredjepartsrevision beställd av OKQ8 avseende förnybart bränsle.

5 - 5 - Dokument som visar genomförda åtgärder Dokument som visar spårbarhet för fossila produkter Delvis Nej Ingen revisionsrapport som omfattar alla krav ställda av SKI fanns vid revisionstillfället. Genomgång av systemet för hur Leverantören arbetar med förbättringar inom ramen för ledningssystemet. Ingen förekomst. Revisionens fullständighet Intervjuer och dokumentgranskning gav samstämmiga resultat. Revisorn anser att Leverantören gav tillförlitliga uppgifter och att det därför inte kvarstår några oklarheter. Detta innebär dock inte att all information som kan vara av intresse har identifierats. Om Leverantören Leverantören Leverantören raffinerar olja som sedan säljs inom Finland, Skandinavien, Europa och Nordamerika. Verksamheten finns i 15 länder, och företaget har totalt 5000 medarbetare. I Finland finns två raffinaderier, där produkterna som OKQ8 säljer inom ramen för SKI:s kunder tillverkas. För den finländska och baltiska marknaden finns även ett retail-företag inom Leverantör-koncernen. Leverantören köper in all råvara som används i raffinaderierna. Inga fält, planteringar eller annan typ av råvaruproduktion ägs eller delägs. Produkter i avtalet OKQ8:s avtal med SKI, dit Leverantörens produkter levereras, omfattar bensin, diesel och eldningsolja.

6 - 6 - Resultat För att ha möjlighet att tillse att de produkter som levereras till beställaren ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med kraven i avtalet med SKI behöver det inköpande företaget bedriva ett systematiskt arbete med ansvar i leverantörskedjan, från kartläggning till förbättringsarbete. Följande modell är ett exempel på hur arbetet kan bedrivas. Kartläggning av leverantörskedjan Den diesel, bensin och eldningsolja som Leverantören levererar till OKQ8 produceras i något av Leverantörens två raffinaderier i Finland. Under 2013 användes 22 leverantörer av råolja. Oljan kom rån Algeriet (2%), Danmark (5%), Estland (1%), Kazakstan (5%), Norge (5%), Ryssland (81%) och Storbritannien (2%). Råoljeleverantörerna är stora i förhållande till raffinaderierna. Merparten av råoljan levereras med båt och lossas i underjordbehållare på raffinaderierna. OKQ8 har valt att allokera de produkter som levereras till SKI från den råolja som Leverantören köper från Norge. Mängderna täcks in med god marginal. Leverantören har viss uppfattning om vilka oljefält som används för råoljeproduktion. Det är dock inte möjligt att hävda spårbarhet för råoljan, eftersom detta skulle kräva ett fungerande massbalanssystem hos producenterna. Förutsättningar för ett sådant system är ett gemensamt regelverk inom industrin, som bl.a. skulle omfatta verifikat på alla volymer som går in i systemet. Leverantören gör i nuläget inga besök där råolja utvinns. Kravställan Avtal mellan OKQ8 och Leverantören OKQ8 har sedan 2012 inkluderat en uppförandekod för leverantörer baserad på FN:s Global Compact i sitt upphandlingsunderlag för fossila bränslen. Leverantören lämnade både 2012 och 2013 synpunkter på uppförandekoden och en dialog har förts kring vissa formuleringar, framförallt avseende en skrivning om OKQ8:s rätt att genomföra revisioner. Leverantören har inte haft synpunkter på sakinnehållet i kraven, det vill säga vad som ska uppnås. Diskussioner kring formuleringar har medfört att OKQ8:s

7 - 7 - uppförandekod för leverantörer saknas i kontraktet för produktleveranser Båda parter är överens om att uppförandekoden kommer att vara en del av 2014 års avtal, som enligt plan kommer att undertecknas slutgiltigt i maj OKQ8:s mål är att Leverantören på sikt ska implementera kraven vidare i leverantörskedjan. OKQ8:s uppförandekod för leverantörer omfattar Leverantörens verksamhet. En skrivning finns om att leverantörerna även ska tillse att kraven i uppförandekoden följs för de underleverantörer som producerar bränsle till OKQ8. I avtalet mellan OKQ8 och Leverantören för 2013 finns en generell skrivning om att nationell lagstiftning ska följas. Avtal mellan Leverantören och leverantörer av råolja Leverantören köper in råolja på två olika sätt via löpande avtal och via avtal på spotmarknaden. Avtalen är generella och innehåller de klausuler som är brukligt i branschen. Inga specifika sociala eller etiska krav finns i dessa kontrakt. Ingen klausul kring hänvisning till nationell lagstiftning finns. Inom hållbarhetsområdet i stort för Leverantören diskussioner med leverantörer av råolja framförallt kring minimering av växthusgasutsläpp, t.ex. vid fackling i samband med utvinning av naturgas. Implementering och uppföljning av krav OKQ8:s uppföljning av Leverantören OKQ8 har genomfört en revision på Leverantören avseende förnybart bränsle. Ingen revision har genomförts avseende de fossila produkterna. Dialog kring hållbarhetsfrågor har dock förts även för den fossila delen, framförallt i samband med upphandling och avtalsskrivning. Intern kontroll inom Leverantören Leverantören följer upp sin prestation inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö via interna och externa revisioner kopplat till det integrerade ledningssystemet som är certifierat enligt ISO9001, ISO14001 och OHSAS I Leverantörens ledningssystem finns även policies, principer och instruktioner som omfattar övriga delar av SKI:s kravbild: lika lön, mångfald, anti- diskriminering, fackföreningsfrihet och arbetsrätt. En intern uppförandekod och HRpolicy är exempel på styrande dokument inom området. Policies och riktlinjer är implementerade genom bl.a. utbildningsinsatser. Leverantörens interna uppförandekod finns översatt till språken som talas i de länder där koncernen är verksam. Undersökningar kring lika lön för lika arbete genomförs. Leverantören har en egen avdelning för intern kontroll som ligger direkt under styrelsen. Avdelningen hanterar också ett Whistle Blowing system som finns tillgängligt för medarbetarna på intranätet. Fackföreningar finns och 2013 omfattades 90,2 % av medarbetarna av kollektivavtal. Varje år gör Leverantören en hållbarhetsredovisning i enlighet GRI som också är externt granskad.

8 - 8 - Leverantörens uppföljning av leverantörer för råolja Leverantören har i nuläget ingen kunskap om den faktiska situationen hos råoljeleverantörerna i förhållande till SKI:s krav. Riskbedömning görs av alla leverantörer i ett brett perspektiv, där hållbarhetsfrågor är inkluderade. Förbättringsarbete Inom den egna verksamheten driver Leverantören ett kontinuerligt förbättringsarbete utifrån interna och externa revisioner. Arbetet sker utifrån kraven i ISO 9001, ISO och OHSAS 18001, men även övriga delar av SKI:s kravbild såsom löner, fackföreningsfrihet och anti-diskriminering. Slutsats Både OKQ8 och Leverantören upplevs vara seriösa och ambitiösa i sitt hållbarhetsarbete. De redovisar sitt arbete transparent enligt Global reporting initiative (GRI). Leverantören har ett verksamhetssystem med processer och rutiner på plats som omfattar SKI:s krav. Funktionen för egenkontroll är väl utvecklad. Risken för att vad som specificeras i SKI:s sociala och etiska krav inte efterlevs inom Leverantörens verksamhet bedöms som liten. OKQ8:s uppförandekod för leverantörer ingick inte i avtalet med Leverantören för Dock fanns krav på efterlevnad av nationell lagstiftning, vilket i Finland i praktiken innebar att SKI:s krav ändå täcktes in. Ingen information finns kring framställan av produkter längre ned i produktionskedjan beroende att system för spårbarhet för fossila bränslen saknas och att Leverantören inte följer upp de delar av leverantörskedjan som eventuellt går att följa upp. Båda företagen uppvisar en vilja att ta initiativ kring spårbarhet för de fossila bränslena. Se bilaga 1 för en sammanställning av identifierade brister och rekommendation till åtgärd.

9 - 9 - Bilaga 1: Identifierade brister och rekommendation till åtgärd Brist Orsaksanalys Rekommendation till åtgärd Åtgärdad när Ansvarig 1 För 2013 finns inte OKQ8:s uppförandekod för leverantörer med i avtalet med Leverantören. Hänvisning till nationell lagstiftning finns. Finsk lagstiftning omfattar de krav som SKI ställer. Att ha kraven tydligt med i avtalet underlättar dialog, implementering och avtalet. Därför bör de finnas tydligt formulerade i leverantörsavtal. Diskussioner kring formuleringar gjorde att uppförandekoden, som ingick i upphandlingsunderlaget, inte kom med i kontraktet. Enligt uppgift från både OKQ8 och Leverantören kommer uppförandekoden ingå i avtalet för Avtalet beräknas komma på plats under maj OKQ8 2 Det finns ingen rutin för att en hänvisning till nationell lagstiftning ska finnas med i Leverantörens kontrakt med leverantörerna. Leverantören föreslår hur kontrakten ska skrivas. Infoga klausul i avtal om att nationell lagstiftning ska följas. Interna diskussioner inom Leverantören behövs innan en tidplan kan sättas. OKQ8

10 OKQ8 har formellt inte följt upp Leverantörens prestation gentemot kraven SKI ställt på framställan av OKQ8:s fossila produkter. OKQ8 anser att Leverantören är en lågriskleverantör eftersom de är trippelcertifierade och är en seriös aktör. Dialog kring hållbarhetsfrågor avseende den fossila delen förs. OKQ8 bör skaffa dokumenterad kunskap om Leverantörens prestation avseende kraven för att kunna ge sina kunder en oberoende bild av hur Leverantören efterlever dessa. Ett första steg i detta var ett platsbesök som OKQ8 genomförde under våren 2014 med fokus var på de fossila. Leverantören och OKQ8 har som arbetsmål att en tredjepartsrevision ska genomföras under hösten OKQ8 4 Kunskap om situationen i förhållande till sociala och etiska krav där oljan utvinns saknas. Leverantören har viss kunskap om var delar av råoljan utvinns. För annan råolja är utvinningsplats okänt. Inget vedertaget system finns för massbalans, vilket gör att det inte går att helt få överblick av var råoljan utvinns. I standardavtalen finns inte krav på att leverantören ska redogöra för utvinningsplatser. Göra en handlingsplan för hur OKQ8 och Leverantören kan starta diskussioner i branschen kring spårbarhet och massbalanssystem. Där det är möjligt kan Leverantören be leverantören om uppgift var råoljan utvinns. Ett sätt att öka sin egen kunskap om situationen är att besöka oljefälten. Interna diskussioner kring om och i så fall hur detta kan genomföras. OKQ8