Revisionsrapport. Uppföljning mot kraven i Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljning mot kraven i Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer Reviderat företag: ADDvise Lab Solutions AB (IM Medico Svenska AB) Plats: Adolfsbergsvägen 31, Stockholm Revisionsdatum: 22/ Revisor: Sara Gripstrand, Goodpoint Observatör: Katarina Högdin, Varuförsörjningen

2 - 2 - Innehållsförteckning INLEDNING... 3 REVISIONENS SYFTE... 3 TID FÖR GENOMFÖRANDE... 3 GENOMFÖRANDE OCH METOD... 4 INTERVJUER MED FÖRETAGSLEDNING... 4 DOKUMENTGRANSKNING... 4 REVISIONENS FULLSTÄNDIGHET... 4 BESKRIVNING AV DET REVIDERADE FÖRETAGET OCH DESS LEVERANTÖRER... 5 OM ADDVISE OCH IM MEDICO... 5 PRODUKTER I AVTALET... 5 BESKRIVNING AV LEVERANTÖRSKEDJAN... 5 RESULTAT... 6 KARTLÄGGNING AV LEVERANTÖRSKEDJAN... 6 KRAVSTÄLLAN I AVTAL... 7 RISKBEDÖMNING... 7 Övergripande... 7 Leverantörsbedömning... 8 NULÄGESANALYS OCH REVISIONER... 8 Övergripande... 8 Löpande leverantörsdialog... 8 Besök och revisioner... 8 Avvikelsehantering... 9 FÖRBÄTTRINGSARBETE... 9 INTERN KOMPETENS OCH ANSVARSFÖRDELNING... 9 SLUTSATSER ÖVERGRIPANDE SLUTSATS GOD TRANSPARENS FAKTORER SOM UNDERLÄTTAR ETT SYSTEMATISKT ARBETE IDENTIFIERADE BRISTER BILAGA 1: IDENTIFIERADE BRISTER OCH REKOMMENDATIONER... 12

3 - 3 - Inledning Landsting och regioner i Sverige har en gemensam uppförandekod för leverantörer. Uppförandekoden ställer krav på att tillverkning av varor ska ske i enlighet med internationella konventioner och nationell lagstiftning inom områdena mänskliga rättigheter, arbetsrätt, arbetsmiljö, miljö och korruption. Ett gemensamt arbetssätt har utarbetats där olika landsting följer upp leverantörer i prioriterade produktgrupper. Resultatet från uppföljningen delas sedan mellan landstingen. På uppdrag av Varuförsörjningen har Goodpoint genomfört en avtalsuppföljning av leverantören ADDvise, med fokus på det i koncernen ingående bolaget IM Medico. Följande rapport beskriver resultatet av revisionen samt ger förslag på åtgärder för att ADDvise/IM Medico ska kunna visa att de produkter som levereras till landsting och regioner efterlever de krav som ställs i uppförandekoden. Revisionens syfte Revisionen huvudsyfte var att beskriva och utvärdera ADDvise/IM Medicos systematiska arbete med att tillse att kraven i Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer uppfylls vid tillverkningen av produkter. Om möjligt skulle även en slutsats dras kring faktisk efterlevnad av kraven i tillverkningsledet. Revisonen syftade inte till att hitta fel, utan att identifiera eventuella förbättringsområden. Tid för genomförande Under hösten 2014 initierades en uppföljning av en av IM Medicos tillverkande leverantörer i Asien. I november 2014 tog revisorn den första kontakten med IM Medicos affärsområdeschef angående detta. Denna revision genomfördes inte. Istället beslutades att en revision av ADDvise, med fokus på IM Medico, skulle genomföras. Planeringen skedde under mars-april 2015 och revisionen genomfördes den 22/ Leverans av revisionsrapporten skedde under maj 2015.

4 - 4 - Genomförande och metod Revisionen, som var förbokad med företagsledningen, utfördes av en revisor under en dag. Revisionen innehöll startmöte, intervjuer med relevanta chefer och medarbetare, dokumentgranskning och avslutande möte. ADDvise/IM Medico hade inte varit med om denna typ av revision tidigare. Intervjuer med företagsledning Intervjuer genomfördes med VD, affärsområdeschef och kvalitetsansvarig. Anders Elf Affärsområdeschef Sjukvård (t.o.m. april 2015) Erland Pontusson Affärsområdeschef Sjukvård (fr.o.m. april 2015) Peter Landvall QA/RA Manager (konsult) Rikard Akhtarzand VD Dokumentgranskning Följande dokument efterfrågades och i granskades, i den mån de existerade. Dokument Granskat Kommentar Leverantörsavtal Uppförandekod (eller motsvarande), inklusive ledningsgruppsprotokoll då den nuvarande uppförandekoden antogs Dokumentation från uppföljning av uppförandekoden (t.ex. revisionsrapporter) Dokumentation om korrigerande åtgärder utifrån resultatet i uppföljningen Leverantörsregister Delvis Avtal fanns inte med alla leverantörer. Ja Nej Nej Ja Fanns inte. Fanns inte. Kontrakt och uppdragsbeskrivningar för sociala revisioner. Styrdokument och rutinbeskrivningar för ert arbete med sociala krav vid tillverkningen. Nej Nej Fanns inte. Dokumentation för att implementera och följa upp uppförandekoden är under framtagande. Revisionens fullständighet Samarbetet med intervjuade personer fungerade väl, och den information och de dokument som revisorn efterfrågade tillhandahölls. Intervjuer och dokumentgranskning gav i stort samstämmiga resultat. Revisorn anser att företaget gav tillförlitliga uppgifter och att det därför inte kvarstår några oklarheter. Detta innebär dock inte att all information som kan vara av intresse har identifierats.

5 - 5 - Beskrivning av det reviderade företaget och dess leverantörer Om ADDvise och IM Medico ADDvise är en börsnoterad koncern med två affärsområden, Lab och Sjukvård. Huvudprodukterna är laboratorieinredning, medicinteknik och instrument. Inom de två affärsområdena finns ett antal bolag, se bild. Huvudkontoret är placerat i Bromma i Stockholm. Därutöver finns kontor i Skåne, Chicago och i Boston (USA). Egen tillverkning finns i Boston och i Hässleholm. ADDvise har en tydlig förvärvsstrategi och har i och med det växt kraftigt de senaste åren, från en omsättning på ca 20 miljoner 2010 till ca 140 miljoner Vid slutet av 2014 fanns 61 anställda i koncernen. VD AO-Lab ADDvise Lab Solutions AB ADDvise Tillquist AB Ekonomi/ IT/ Administration Kebo Inredningar Sverige AB Marknad Kvalitet/Miljö AO-Sjukvård IM-Medico Svenska AB Sonesta Medical AB Sonesta Medical Inc Surgical Tables Inc Produkter i avtalet ADDvise har under flera år levererat bland annat instrument till Sveriges landsting och regioner. Vid tidpunkten för revisionen fanns ett antal avtal med Varuförsörjningen, bland annat på förbandsmaterial och operationstillbehör. Beskrivning av leverantörskedjan Inom affärsområde Sjukvård fungerar ADDvise främst en distributör. Varor köps från ett trettiotal leverantörer, mellanlagras på det egna lagret i Växjö för vidare distribution till kunderna. Företaget har generellt långa leverantörsrelationer, framförallt med de leverantörer där större volymer köps. Med ca hälften av leverantörerna har IM Medico ett tätare samarbete exempelvis kring produktutveckling. 1 Årsredovisning 2014, ADDVise

6 - 6 - Resultat För att ha möjlighet att se till att de produkter som levereras till landstingen är framställda under förhållanden som är förenliga med kraven i Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer behöver det inköpande företaget bedriva ett systematiskt arbete med ansvar i leverantörskedjan. Det handlar om allt från kartläggning och kravställan till revisioner och förbättringsarbete. I följande avsnitt beskrivs hur ADDVise, med fokus på det ingående bolaget IM Medico, arbetar. Figur 1: Exempel på hur arbete med ansvar i leverantörskedjan kan bedrivas. Kartläggning av leverantörskedjan Inom affärsområde sjukvård finns ett trettiotal leverantörer som levererar ca 3000 artiklar. Ett gemensamt affärssystem är under införande för att man vill ha samma system för de i koncernen ingående bolagen. Vid tiden för revisionen hade ännu inte IM Medicos verksamhet lagts in i det nya systemet, eftersom det befintliga fungerade relativt väl och man därför prioriterat övriga bolag. I leverantörssystemet kan man enkelt söka fram vilken produkt som levereras av vilken leverantör, inklusive kontaktuppgifter. Det är också enkelt att få en överblick över en viss leverantörs produktutbud. De olika landstingens avtal finns inlagda i systemet. Information om var den faktiska tillverkningen av produkter sker finns inte i systemet eller dokumenterat någon annanstans. Medarbetare som arbetat en tid i företaget vet från tidigare erfarenhet var vissa produkter tillverkas. Sammanfattning: God överblick över leverantörer och produkter. Information om var den faktiska tillverkningen av produkterna sker saknas.

7 - 7 - Kravställan i avtal I december 2014 togs ett ledningsgruppsbeslut på att alla leverantörer ska acceptera ADDvise Code of conduct (version ). Denna uppförandekod 2 har skickats ut till varuleverantörer för acceptans och underskrift. I en mapp i kvalitetssystemet fanns vid tiden för revisionen ett femtontal uppförandekoder signerade december Med ca hälften av leverantörerna har IM Medico regelrätta avtal. Dessa, dvs ett femtontal, fanns samlade i en pärm. I två andra pärmar fanns prislistor och annan viktig information om de olika leverantörerna. Ingen överblick/lista fanns över vilka som är varuleverantörer. Leverantörssystemet omfattar alla olika typer av leverantörer till IM Medico, och det går inte att utan handpåläggning ta fram vilka som är varuleverantörer. Leverantörsnamn från avtalspärm, pärm med prislista och signerade uppförandekoder i mappen i kvalitetssystemet stämde inte överens, vilket gör att det inte går att dra någon slutsats kring vilka av varuleverantörerna som har undertecknat uppförandekoden. I några fall har inte leverantören velat signera IM Medicos uppförandekod, utan har istället hänvisat till sin egen. Detta accepteras och leverantörens egen kod läggs in i mappen i kvalitetssystemet. Ingen översikt finns kring om leverantörens uppförandekod överensstämmer med IM Medicos egen kod och/eller de krav som Landstingen ställt. I nuläget är affärsområdeschef ytterst ansvarig för att leverantörerna accepterar IM Medicos uppförandekod. Stickprov visade att uppförandekoder saknades i mappen. Detta kan ha berott på otydlighet kring vem som ansvarar för vad kommunikation med leverantör om koden, hantering av signerade koder etc. Ingen koppling finns mellan eventuellt affärsavtal och uppförandekod, utan uppförandekod och avtal accepteras och signeras var för sig. Sammanfattning: Ledningsgruppen har tagit beslut om att alla av koncernens leverantörer ska acceptera och signera ADDvise-koncernens Code of Conduct. I nuläget finns ingen översikt av vilka av varuleverantörerna som har accepterat och inte. Det är inte tydligt vilka som är varuleverantörer, eftersom leverantörsnamn i pärmar, system och mapp med uppförandekoder inte överensstämmer. (Notering : Efter revisionen sammanställde IM Medico ytterligare ett antal uppförandekoder i mappen i kvalitetsledningssystemet.) Riskbedömning Övergripande ADDvise-koncernen har inte genomfört en riskutvärdering av leverantörer och/eller tillverkning gentemot kraven i sin egen, eller landstingens uppförandekod. En uppskattning av affärsområdeschefen är att det finns en handfull leverantörer som har tillverkning i länder där riskerna för avvikelser kan bedömas som höga. Men eftersom kunskapen kring var produkterna tillverkas inte är fullständig kunde detta inte verifieras under revisionen. 2 I rapporten används översättningen uppförandekod.

8 - 8 - Inom ramen för kvalitetsledningssystemet görs en riskbedömning ur ett regulatoriskt perspektiv. Sammanfattning: Riskbedömning finns för regulatoriska frågor. Ingen riskbedömning gentemot kraven i uppförandekoden finns. Leverantörsbedömning Inom ramen för ADDvise-koncernens kvalitetssystem finns en nyligen uppdaterad rutin för leverantörsbedömning som kan användas för nya och befintliga leverantörer. I den tillhörande checklistan finns frågorna Har leverantören uppförandekod? och Uppfyller leverantören ADDvise krav på socialt ansvarstagande i enlighet med gällande uppförandekod?. Det är inte tydligt hur ADDvise avser att ta reda på svaret till den sistnämnda frågan. ADDvise är en koncern som växer genom att förvärva befintliga företag, vilket gör att man får in flera för koncernen nya leverantörer på en gång. Riskbedömning gentemot uppförandekoden är därför central att få med i rutinerna i samband med uppköp. Sammanfattning: Kvalitetssystemet har en rutin och en checklista avseende leverantörsbedömning. Det är positivt checklistan omfattar uppförandekod. Det är inte tydligt hur den som fyller i checklistan ska ta reda på om leverantören uppfyller ADDvise krav. Nulägesanalys och revisioner Övergripande Ingen övergripande plan finns för hur efterlevnad av uppförandekoden ska följas upp. Självutvärderingar eller revisioner gentemot uppförandekoden på plats genomförs inte i dagsläget. Motsvarande information, exempelvis i form av revisionsrapporter, begärs inte in från varumärkesleverantörer eller agenter. Löpande leverantörsdialog Ambitionen hos ADDvise är att ha regelbundna möten med alla leverantörer. Mötena sker hos leverantören, hos ADDvise eller på mässor där både distributörer och leverantörer samlas. Många av medarbetarna inom ADDvise-koncernen får även produktutbildning av leverantörerna. Om möten eller utbildning sker på samma ställe som produktionen besöks även denna. Inga rutiner finns för att frågorna som uppförandekoden omfattar ska tas upp i dialogen med leverantörer. Det är heller inte uttalat att en medarbetare som besöker tillverkningen ska utvärdera hur leverantören lever upp till kraven i uppförandekoden. Besök och revisioner Inom affärsområde sjukvård genomförs några leverantörsrevisioner per år, som affärsområdeschefen ansvarar för. Under 2014 genomfördes två revisioner av produktion i Sverige, där också revisionsrapporter kan visas upp. Fokus för revisionerna var kvalitet. I den ena omfattades även miljö. Under 2013 och 2014 har en kinesisk leverantör besökts två gånger. Enligt uppgift kontrollerades kraven i ADDvise uppförandekod. Ingen dokumentation finns från dessa besök. Ingen rutin/checklista finns för vad som ska kontrolleras avseende socialt ansvar vid besök och revisioner eller hur detta ska göras.

9 - 9 - Avvikelsehantering ADDvise har ett system för avvikelsehantering, som används vid kvalitetsbrister. Om en avvikelse gentemot kraven i uppförandekoden uppstår skulle den hanteras inom ramen för systemet. Detta har ännu inte hänt, och det är inte tydligt på vilket sätt ADDvise skulle få kännedom om eventuell avvikelse. Sammanfattning: Inget systematiskt arbete bedrivs för att få kunskap om den faktiska situationen vid tillverkningen. Inga avvikelser mot kraven i ADDvise uppförandekod har fångats upp. Inom kvalitetsområdet finns ett utvecklat systematiskt arbete med uppföljning och avvikelsehantering. Förbättringsarbete Inga uppgifter finns om genomfört förbättringsarbete gentemot kraven i ADDvise uppförandekod. Intern kompetens och ansvarsfördelning ADDvise bygger just nu kunskap avseende socialt och miljömässigt ansvar för tillverkningen. Man avser att inom det närmaste halvåret rekrytera en QA/RA manager, med ansvar för regulatoriska frågor, kvalitet, miljö och uppförandekod. Cheferna på ADDvise anser att en höjning av kompetensnivån är önskvärd. I nuläget är det inte helt tydligt vem som ansvarar för vad avseende uppförandekoden och uppföljning av denna.

10 Slutsatser Övergripande slutsats Den övergripande slutsatsen är att företaget kommit igång med arbetet och visar en vilja till att ta grepp om frågan, men att systematiskt arbete ännu inte bedrivs med att se till att landstingens krav följs vid tillverkningen. Ingen slutsats kan dras kring huruvida de faktiska kraven är uppfyllda vid tillverkningen av de produkter landstinget köper, eftersom ADDvise /IM Medico ännu inte har kommit tillräckligt långt i sitt arbete för att kunna redogöra för detta. God transparens Revisionen gav en tydlig bild av verksamheten. De intervjuade var samarbetsvilliga och öppna och efterfrågad dokumentation redovisades. De intervjuade kom själva med idéer och förbättringsförslag för att systematisera och vidareutveckla arbetet. Helhetsintrycket är att företaget avser att arbeta vidare med att utveckla sitt systematiska arbete med ansvar i leverantörskedjan. Faktorer som underlättar ett systematiskt arbete Flera faktorer gör att förutsättningarna för att lyckas i det framtida systematiska arbetet med ansvar i leverantörskedjan är goda. Dessa är framförallt: Arbete pågår med att förbättra kvalitetsledningssystemet. Detta förenklar arbetet med uppförandekoden, eftersom rutiner och aktiviteter kan kopplas ihop med kvalitetsledningssystemet, t.ex. riskbedömning, leverantörsuppföljning och avvikelsehantering. Affärsområde sjukvård, där IM Medico ingår, har ganska få leverantörer (ett trettiotal) och tidsmässigt relativt långa leverantörsrelationer. Detta förenklar arbetet med att implementera och följa upp uppförandekoden. Leverantörssystemet som bland annat omfattar leverantörer och produkter, gör att man har kontroll över vilken leverantör som levererar vad.

11 Identifierade brister Följande brister identifierades: Information saknas om var den faktiska tillverkningen av produkterna sker. Ingen riskbedömning gentemot kraven i Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer, eller mot den egna uppförandekoden, finns. Därför kan inte heller ADDvise sätta in resurserna för uppföljning där det är mest relevant, ur uppförandekodsperspektiv. I nuläget finns ingen översikt av vilka av varuleverantörerna som har accepterat ADDvise/IM Medicos uppförandekod och inte. Det är inte heller tydligt vilka som är varuleverantörer, eftersom leverantörsnamn i pärmar, system och mapp med uppförandekoder inte överensstämmer. Det är inte tydligt hur den som använder leverantörsbedömningen ska ta reda på om leverantören uppfyller ADDvise krav på socialt ansvarstagande i enlighet med gällande uppförandekod. Ingen systematisk uppföljning gentemot uppförandekoden sker. Möten genomförs löpande med leverantörer. Även revisioner genomförs, med fokus på kvalitet och miljö. Ingen dokumentation finns om att kraven i uppförandekoden ska diskuteras eller utvärderas under dessa möten och revisioner. I nuläget är det inte tydligt vem som ansvarar för vad i arbetet med ADDvise uppförandekod och uppföljning av denna. Man har dock skapat en tjänst för koncernöverripande ansvar för kvalitet och miljö, där man planerar att integrera ansvar i leverantörskedjan. Ansvaret för miljö och kvalitet låg vid tiden för revisionen på en inhyrd konsult, men rekrytering pågår till tjänsten. Den interna kompetensnivån kring ansvar i leverantörskedjan bedöms som relativt låg. Kunskapen om vad som behöver finnas på plats för att leva upp till kraven som regioner och landsting ställer behöver stärkas. Se bilaga 1 för förslag till åtgärdsplan.

12 Bilaga 1: Identifierade brister och rekommendationer Följande brister i det systematiska arbetet har kunnat identifieras. Kolumnerna Åtgärd, Åtgärdad när och Ansvarig är ifyllda av det reviderade företaget. Brist Orsaksanalys Rekommendation Åtgärd Åtgärdad när Ansvarig Information saknas om var den faktiska tillverkningen av produkterna sker. Brist på kompetens alt. resurser inom organisationen. Sammanställ befintlig information och fyll på där information saknas. Eftersom produktantalet är högt föreslås att ADDvise /IM Medico via sina varuleverantörer utreder om tillverkning sker i länder där avvikelser mot uppförandekoden inte bedöms som låga. Lägg in information om ev. riskländer i leverantörssystemet. Sammanställ information per leverantör. Identifiera riskländer. Q2 Försäljningschef Ingen strukturerad riskanalys med efterföljande prioritering finns kring behovet av uppföljning av uppförandekoden. Brist på kompetens alt. resurser, inom organisationen. Genomför riskanalys av varuleverantörer, bl.a. utifrån produktionsland och huruvida de själva kan redogöra för ett systematiskt arbete. Inför frågor i ärendet i vår kontinuerliga uppföljning av leverantörer. Q2 AO-chef I nuläget finns ingen översikt av vilka av varuleverantörerna som har accepterat ADDvise/IM Medicos uppförandekod och inte. Har ännu inte hunnits med, eftersom koderna relativt nyligen skickats ut. Skaffa en överblick över vilka varuleverantörerna är, vilka avtal finns med och vilka som signerat uppförandekoden. Uppdatera informationen i avtalspärmar, Vi har idag fått svar från samtliga leverantörer som erhållit utskick. Genomfört AO-chef

13 lägg företrädesvis in även detta i kvalitetssystemet. En förteckning finns upprättad. Se över rutin för att säkra upp att alla befintliga och nya varuleverantörer accepterar koden. Det är inte tydligt hur den som använder leverantörsbedömningen ska ta reda på om leverantören uppfyller ADDvise krav på socialt ansvarstagande i enlighet med gällande uppförandekod. Arbetet är under utveckling. Gör en plan för hur utvärdering och uppföljning ska ske. Höj kompetensnivån internt, så ni gör arbetet så resurseffektivt som möjligt. Utbildning/information av säljare vid nästa säljkonferens i Juni. Q2 AO-chef Ingen systematisk uppföljning sker. Möten genomförs löpande med leverantörer. Även revisioner genomförs, med fokus på kvalitet och miljö. Ingen dokumentation finns kring att kraven i uppförandekoden ska diskuteras eller utvärderas under dessa möten och revisioner. Brist på kompetens alt. resurser, inom organisationen. Utveckla kvalitetssystemet så att även uppföljning av uppförandekoden omfattas. Integrera frågorna i leverantörsdialog (t.ex. mötesagendor), plan för leverantörsuppföljning, revisionskriterier etc. Fokusera uppföljning på plats där risken för brott mot uppförandekoden bedöms som hög. Undersök först om leverantörerna kan ge er informationen, via tidigare revisioner. Införa specificerad agenda vid möten med leverantörer där uppförande koden finns som en punkt. Resultaten ska redovisas för ledningsgruppen. Resultatet ska analyseras för att fastlägga om framkomna uppgifter säkerställer att uppförandekoden följs eller om vidare Q2 Q-chef AO-chef

14 utredning är nödvändig. I nuläget är det inte tydligt vem som ansvarar för vad i arbetet med ADDvise uppförandekod för leverantörer och uppföljning av denna. Arbetet är under utveckling. Beskriv ansvarsfördelningen och lägg in i arbetsbeskrivningar. Komplettera befattningsbeskrivning. Q2 AO-chef Den interna kompetensnivån kring ansvar i leverantörskedjan bedöms som relativt låg. Kunskapen om vad som behöver finnas på plats för att leva upp till kraven som regioner och landsting ställer behöver stärkas. Arbetet är under utveckling. Utbilda medarbetarna så de får goda förutsättningar för att föra en konstruktiv dialog med leverantörerna. Kompetensutveckla nyckelmedarbetare i samband med att arbetet vidareutvecklas och systematiseras. Utbildning säljkonferens i juni. på Intern utbildning för övrig berörd personal. Q2 AO-chef Försäljningschef