Revisionsrapport. - Revision av etiska och sociala krav

Transkript

1 Revisionsrapport - Revision av etiska och sociala krav Svensk leverantör: Canon Sweden Reviderad tillverkare: Canon (Kina) Land: Kina Revisionsdatum: 17-18/ Revisorer: Jackie Zhou och Winni Sun, ALGI Kvalitetssäkring och rapport: Sara Gripstrand, Goodpoint

2 - 2 - Innehållsförteckning INLEDNING... 3 OM REVISIONSRAPPORTENS UPPLÄGG... 3 REVISIONENS SYFTE... 3 UPPDRAGSGIVARE OCH UTFÖRARE... 3 TID FÖR GENOMFÖRANDE... 3 GENOMFÖRANDE OCH METOD... 4 INTERVJUER MED ARBETARNA... 4 INTERVJUER MED LEDNINGEN... 4 DOKUMENTGRANSKNING... 4 REVISIONENS FULLSTÄNDIGHET... 4 BESKRIVNING AV DET REVIDERADE FÖRETAGET... 5 OM FÖRETAGET OCH PRODUKTIONEN... 5 ANTAL ANSTÄLLDA... 5 ARBETSTID OCH LÖN... 5 ANSTÄLLNINGSFÖRFARANDE... 5 UNDERLEVERANTÖRER... 5 RESULTAT... 6 TVÅNGSARBETE... 6 BARNARBETE OCH UNGA ARBETARE... 6 TRAKASSERIER... 6 DISKRIMINERING... 6 FACKFÖRENINGSFRIHET... 6 ANSTÄLLNING... 7 LÖNER OCH FÖRMÅNER... 7 ARBETSTID... 7 HÄLSA OCH SÄKERHET... 7 MILJÖ... 8 SÄKERHET... 8 GODA EXEMPEL FRÅN FÖRETAGET... 8 SLUTSATS OCH REKOMMENDATIONER... 9 SLUTSATS... 9 STÖRRE AVVIKELSER OCH REKOMMENDATION TILL ÅTGÄRD... 9 Säkerställ att lagstiftningen angående unga arbetare följs... 9 Arbeta för att nå den lagstadgade gränsen för övertidsarbete... 9

3 - 3 - Inledning Om revisionsrapportens upplägg Revisionsrapporten är strukturerad på följande sätt: Revisionsrapport Rapporten är skriven på svenska och är en sammanfattning av revisionens genomförande och resultat samt innehåller slutsats och rekommendation till åtgärder. Syfte: Uppdragsgivare och svensk leverantör ska kunna ta del av resultatet samt rekommendationer för fortsatt arbete. Bilaga 1: Revisionskriterier Revisionens syfte Revisionens syfte var att ta reda på i vilken utsträckning tillverkningsanläggningen uppfyller de krav som ställts i avtal mellan den inköpande organisationen och den svenska leverantören. Uppdragsgivare och utförare Goodpoint AB ansvarade för revisionen, med samarbetspartnern ALGI som underkonsult. Uppdragsgivare var SKL Kommentus Inköpscentral. Tid för genomförande Revisionen genomfördes juni Rapportskrivning och leverans av rapport skedde under augusti 2014.

4 - 4 - Genomförande och metod Revisionen, som var förbokad med företagsledningen hos tillverkaren, utfördes av två revisorer under två dagar. Sara Gripstrand från Goodpoint deltog som observatör. Revisorerna inspekterade anläggningen, granskade relevant dokumentation, intervjuade personer från arbetsledning samt intervjuade arbetare på företaget. På grund av situationen i Kina, där merparten av fabriksarbetarna är migranter från andra provinser i Kina och bor inom anläggningen, genomfördes arbetarintervjuerna i stängda rum i fabriksbyggnaderna istället för utanför området. Intervjuer med arbetarna Totalt intervjuades 53 anställda från olika produktionsverkstäder, varav 28 var kvinnor och 25 var män. Revisorerna valde ut vilka som skulle intervjuas. 22 personer intervjuades individuellt och övriga i mindre grupper. Intervjuerna gjordes på kinesiska, utan närvarande arbetsledare, chefer eller andra personer som arbetarna skulle kunna vara i beroendeställning gentemot. Migrantarbetare, arbetare i produktionen, och förmän ingick i urvalet. Även gravida arbetare och unga arbetare intervjuades. Den information som framkom i intervjuerna överensstämde med det som revisorerna hittade under övriga delar av revisionen, se rapportens resultatdel. Övergripande kan nämnas att arbetarna uppgav att de var nöjda med ledningen och arbetsmiljön. Intervjuer med ledningen Företagsledningen var samarbetsvillig under hela revisionen. De bistod med den dokumentation som revisorerna efterfrågade. Detta var företagets första sociala revision. Dokumentgranskning En mängd dokument granskades och ligger till grund för resultatet av revisionen, t.ex.: Statistik över produktion (totalt och per arbetare) Lönelistor Närvarolistor Kvitton på löneutbetalningar Dokumentation om försäkringar Personliga filer med anställningskontrakt, utbildningsbevis m.m. Policyer och arbetarhandbok Tillstånd från myndigheter och inspektionsprotokoll Dokument i ledningssystem För detaljerad information om vilka dokument som granskats för att utvärdera efterlevnad av revisionskriterierna se respektive resultatdel i bilaga 1. Revisionens fullständighet Intervjuer, dokumentgranskning och fabriksinspektion gav samstämmiga resultat. Revisorerna anser att de fick tillförlitliga uppgifter och att det därför inte kvarstår några oklarheter kring situationen på företaget. Detta innebär dock inte att revisorerna med säkerhet fann alla avvikelser som kan förekomma.

5 - 5 - Beskrivning av det reviderade företaget Om företaget och produktionen Canon startade sin verksamhet på nuvarande plats år Anläggningens landareal är cirka kvadratmeter. Den huvudsakliga produkten som tillverkas är multifunktionsskrivare, via processerna injektion, tryckning, ytmontering, hopsättning, kvalitetskontroll och packning. På fabriksområdet finns två stora envåningsbyggnader som används för produktion. Ytterligare tre envåningsbyggnader finns för injektion och ytmontering. På området finns även en tvåvåningsbyggnad för kontor och en för kök och matsal. Separata byggnader för lager, avfallshantering och kraftstation finns. Två byggnader där de anställda erbjuds boende finns, ett hus inom fabriksområdet för kvinnor och män samt ett hus ca 15 minuters bilväg från anläggningen som för närvarande enbart är för män. Antal anställda Totalt 8169 anställda arbetade på företaget vid tidpunkten för revisionen, jämnt fördelat på män och kvinnor. Cirka 70 % av de anställda var migrantarbetare från andra provinser i Kina. Arbetstid och lön De anställda arbetar under 5 eller 6 dagar i veckan i 2 skift. Den normala arbetstiden är 8:20-17:30 eller 20:20-5:30. Under denna tid tillåts totalt 70 minuters paus, varav 50 minuter sammanhängande för måltid. De anställdas lön baseras på antalet arbetade timmar. Det finns ingen tydlig högsäsong för produkten, vilket gör att arbetsbelastningen är likartad över året. Anställningsförfarande Merparten av arbetarna är anställda direkt av företaget. 310 personer är anställda via ett bemanningsföretag. Dessa får motsvarande löner och förmåner som övriga. Underleverantörer Företaget använder i vissa fall underleverantörer. Inga hemarbetare används.

6 - 6 - Resultat Tvångsarbete Det finns inga tecken på någon form av tvångsarbete vid anläggningen. En skriftlig policy definierar tydligt att allt övertidsarbete är frivilligt och ett formulär för medgivande fylls i av den anställde. Intervjuer bekräftar detta. Dokumentgranskningen visade inte att några disciplinära åtgärder vidtagits på grund av att en anställd inte utfört övertidsarbete. De anställda får fullt betalt för allt utfört arbete, är fria att lämna anläggningen i slutet av arbetsdagen och fria att avsluta sin anställning när som helst. Barnarbete och unga arbetare Under rundvandringen väcktes inga farhågor beträffande barnarbete. Alla anställda verkade vara 16 år eller äldre och vid dokumentgranskningen framkom att den yngsta anställda var 17 år. Företaget har individuella filer med dokumentation om de anställda. De 53 filer som granskades visade att dessa innehöll en kopia av medarbetarens idhandling. På anläggningen fanns ca 80 unga arbetare vid tidpunkten för revisionen. Företaget har restriktioner för de arbetsuppgifter som unga arbetare tillåts utföra. Dock arbetar de övertid, vilket inte är inte är tillåtet enligt lokal lagstiftning i regionen. Avvikelse: - Unga arbetare (16-18 år) tillåts arbeta övertid efter de normala skiften, vilket inte är tillåtet enligt lokal lagstiftning i regionen. Trakasserier Utifrån granskningen av företagets policyer och de anställdas personliga filer samt uppgifter som framkom vid intervjuer med anställda dras slutsatsen att företaget inte bedriver eller stödjer någon form av kroppsbestraffning, psykiskt eller fysiskt tvång eller verbala övergrepp. Ledningen verkar ha respekt för arbetstagarnas känslomässiga och fysiska integritet. De disciplinära åtgärder som finns anses vara rättvisa och framåtsyftande. Diskriminering Inga fall av diskriminering upptäcktes under intervjuer eller dokumentgranskning. Policyer mot sexuella trakasserier och anti-diskriminering finns. Fackföreningsfrihet Det finns en fackförening på företaget samt kommittéer där både ledning och medarbetare är representerade, bl.a. en CSR-kommitté. De anställda anser sig ha möjlighet att fritt välja att gå med eller att inte gå med i fackföreningen. Fackföreningens representanter är synliggjorda via anslag på väggarna. Varje medarbetare får ett kort där de kan se vem som är fackets representant inom den avdelning där de arbetar. Ett kollektivavtal finns.

7 - 7 - Anställning Arbete utförs på lagliga grunder. Arbetarna har anställningskontrakt som signerats inom trettio dagar efter anställning. I anställningsrutinen ingår att kontrollera id-handlingar och kopior på dessa sparas i de anställdas personliga filer. Löner och förmåner Arbetarintervjuer och genomgång av lönelistor visar att företaget mer än väl uppfyller den gällande lagstadgade minimilönen i provinsen vilken är 8,73 RMB per timme. En betydande höjning av lönen gjordes under 2014, efter dialog med den lokala fackföreningen. Lönen baseras på antalet arbetade timmar och betalas ut regelbundet en gång i månaden. Intervjuer och lönelistor överensstämmer med varandra och bekräftar att företaget betalar ut lön vid avsedd tid. Alla anställda omfattas av de fem typer av försäkringar som är möjliga att få i Kina. Arbetstid Företaget använder ett elektroniskt system för att registrera arbetstid. Anställda registrerar sina tidkort två gånger per dag. Granskning av närvaroregister visar att ca 75 % av de 53 granskade arbetarna under de tre månader som undersöktes hade arbetat mer övertid än de 36 timmar per månad som är tillåtet enligt kinesisk lagstiftning. Övertiden uppgick som mest till 94 timmar på en månad. All övertid är frivillig, vilket säkerställs genom dokumenterade processer. Avvikelse: - Ca 75% av de granskade arbetarna arbetar mer övertid än vad som är tillåtet enligt kinesisk lagstiftning. Hälsa och säkerhet Arbetet på anläggningen medför inte någon direkt risk för arbetstagarnas hälsa och säkerhet. Under rundvandringen noterades att en brandsläckare var placerad direkt på golvet och att ett första-hjälpen-skåp var låst. Detta korrigerades av företaget under tiden för revisionen. Utöver detta noterades att företaget erbjuder rena toaletter, två cafeterior och att en klinik med medicinskt utbildad personal finns. De boenden som erbjuds arbetarna är rena och det finns möjlighet till fritidsaktiviteter. Avvikelser: - Certifikatet för hälsokontroll hade gått ut för 2 stycken av de 206 personer som arbetade i cafeterian. (Dock hade hälsoundersökningen genomförts, och certifikaten väntades inkomma till företaget den 20 juni 2014.)

8 - 8 - Miljö Anläggningen har ett miljöledningssystem som styr bland annat var och hur avfall av olika slag (fast avfall, kemikalier, avloppsvatten m.m.) omhändertas. Inga avvikelser upptäcktes inom miljöområdet. Säkerhet Anläggningen omges av en tegelmur. Vakter finns vid ingångarna 24 timmar om dygnet. Besökare uppmanas att ange namnet på den kontaktperson som de har kommit för att se och syftet med sitt besök. Vakten loggar sedan denna information. Goda exempel Ledningen verkade måna om att föra en god dialog med medarbetarna. Synpunkter inkomna via förslagslådor besvaras och tillgängliggörs för övriga anställda, introduktionsutbildning och personaltidning innehåller information om arbetstagarnas rättigheter och dialog mellan fackförening och ledning finns bl.a. i form av en CSRkommitté. Nedan följer fler goda exempel på hur företaget tar socialt ansvar. Kraftiga subventioner på måltider och boende. För 1,5 RMB per dag får medarbetarna tre mål mat i företagets restaurang. Medarbetarna får utbildning och information, bl.a. om deras rättigheter och om hur de beräknar sin egen lön. Fler dagar årlig betald ledighet än vad lagen kräver (en dag extra per år man jobbat). Samma förmåner för alla anställda, t.ex. täcks alla anställda av de fem försäkringar som finns Kina. Månadsvisa inbetalningar till vad som i Kina kallas Housing fund görs för alla som jobbat mer än ett år i företaget. Detta innebär att pengar som i framtiden kan användas för boende avsätts på ett individuellt konto. Speciell hänsyn tas till gravida utifrån en genomförd riskbedömning. För att uppmärksammas har de arbetskläder av en speciell färg. Hälsokontroll en gång per år utan kostnad för medarbetaren. De som bor i boendet utanför anläggningen erbjuds gratis transport. De arbetare som har eget boende får bidrag för resor till och från jobbet. Hobbyklubbar för medarbetarna, foto, sport m.m. finns. I boendet inom anläggningen finns sällskapsrum, gym, datorer med internet, karaoke m.m. En dag per år erbjuds medarbetarna en resa till ett turistmål.

9 - 9 - Slutsats och rekommendationer Slutsats Företaget anses i hög grad efterleva ställda krav och hålla en hög social och miljömässig standard. De anställda uttryckte att de var nöjda med sin arbetsgivare och det verkade finnas en välfungerande dialog mellan anställda och ledning. Inga prioriterade/akuta avvikelser 1 hittades. Att det råder samstämmighet mellan granskade dokument, intervjuer med ledningen och arbetarintervjuer är positivt, eftersom det medför att inga oklarheter kvarstår efter revisionen. I stycket nedan redovisas de avvikelser som bedöms vara av typen större. Under revisionens slutmöte diskuterades avvikelserna med ledningen. En utförlig beskrivning av hur företaget ser på orsaken till avvikelserna och hur de avser att hantera avvikelserna skickades från Canons huvudkontor några veckor efter revisionen. Större avvikelser och rekommendation till åtgärd Säkerställ att lagstiftningen angående unga arbetare följs Ett åttiotal unga arbetare (16-18 år) var anställda på företaget. Dessa tilläts arbeta övertid efter de normala skiften, vilket inte är tillåtet enligt lokal lagstiftning. Företaget blev medvetet om denna lag i mitten av Då beslutade man att ändra sin rekryteringspolicy till att enbart anställa arbetstagare som är 18 år eller äldre. De som redan var anställda tilläts arbeta kvar, vilket anses ansvarstagande. Unga arbetare kommer således fasas ut, i takt med att de befintliga fyller 18 år. Arbeta för att nå den lagstadgade gränsen för övertidsarbete I Kina är maxgränsen för övertidsarbete 36 timmar per månad. Övertidsarbete som överskrider denna nivå är vanligt förekommande i landet. Granskning av tidrapporterna på företaget visade att gränsen på 36 timmar överskreds i 75% av fallen. För vissa arbetare uppgick övertiden till 90 timmar i månaden. Företaget bevakar mängden övertid och de kontrollerar hälsan hos de som kommer upp i en viss nivå övertidstimmar. Ingångslönen ligger ca 35% över provinsens lagstadgade minimilön, vilket gör att en arbetare inte behöver arbeta övertid för att kunna täcka sina grundläggande behov (levnadslön). All övertid är frivillig, vilket säkerställs via rutiner. Många arbetstagare i regionen söker aktivt efter jobb som tillåter betydande övertid och ett flertal synpunkter inkomna via förslagslådan handlade om arbetarnas önskan att få arbeta mer övertid. Frågan är således komplex. 1 Enligt definitionen i SKIs handledning vid avvikelser från de sociala kraven

10 Canon Svenskas kommentarer på revisionsrapporten Canon känner stor glädje för den sociala- och etiska revisionen som genomfördes den juni 2014, vilken var den första revisionen av denna anläggning på produktionsanläggningen i Kina. Vi vill tacka revisorer och kvalitetssäkringsteamet för det mycket professionella sätt de genomförde granskningarna på. Att upprätthålla en säker och juridiskt överensstämmande arbetsplats samt goda relationer med vår personal är mycket viktigt för oss. Anläggningen strävar alltid efter att erbjuda en god arbetsmiljö för alla medarbetare. Canon i Sverige välkomnar de positiva resultaten som beskrivs av revisorerna i rapporten, bland annat: - Det finns inga tecken på barnarbete, tvångsarbete, trakasserier eller diskriminering. - Anställningsavtalen reglerar allt arbete på anläggningen och en skriftlig policy tydliggör att allt övertidsarbete är frivilligt. - Anställda har friheten att välja anslutning eller inte anslutning till facklig organisation. - Anläggningen betalar högre lön än nuvarande minimilön och lönen är baserad på arbetade timmar. - Arbetet vid anläggningen innebär inte någon direkt risk för anställdas hälsa och säkerhet. - Ytterligare exempel på hur anläggningen är socialt ansvarstagende så som utbildning av anställdas rörande deras rättigheter, fri hälsovård, hjälp vid transport samt lokaler för sociala ändamål för de anställda. Canon Svenska beskriver här de åtgärder som tagits gällande de tre avvikelserna. Avvikelse: - Unga arbetare (16-18 år) tillåts arbeta övertid efter de normala skiften, vilket inte är tillåtet enligt lokal lagstiftning i regionen. Canons kommentar: Så snart anläggningen fått kännedom om denna lokala lag, vilket skedde i mitten av 2013, infördes omedelbart en ny policy att endast anställa arbetstagare som är 18 år eller äldre samt att i den utsträckning det är möjligt begränsa de unga anställdas arbete. Konsekvensen är att denna situation kommer att vara helt löst i slutet av juni 2015 när alla de befintliga medarbetarna fyllt arton år. Avvikelse: - Ca 75 % av de granskade arbetarna arbetar mer övertid än vad som är tillåtet enligt kinesisk lagstiftning. Canons kommentar: Som nämnts i rapporten är allt övertidsarbete vid anläggningen frivilligt och är delvis ett svar anställdas förfrågningar om möjligheter till övertid. Anläggningen har tagit flera steg för att säkerställa hälsan och säkerheten för anställda och de kommer att fortsätta att mäta detta och ta ytterligare steg mot att minska övertid i den mån det är möjligt. Avvikelse: - Certifikatet för hälsokontroll hade gått ut för två personer som arbetar i cafeterian. Canons kommentar: Trots att certifikaten för dessa två anställda (vilka representerar cirka 1 % av de anställda i cafeterian) hade löpt ut så hade de redan genomfört sin årliga hälsokontroll. Anläggningen följde omedelbart upp revisionens avvikelse och certifikaten för dessa två arbetare mottogs dagen efter revisionen, den19 juni Alla andra anställdas hälsointyg kontrollerades ytterligare en gång och bekräftades som giltiga, dessutom är en mer gedigen förnyelseprocess nu på plats