4.1 Uppsägning från tillsvidareanställning Riktlinjer för hantering av övertalighet vid Uppsala universitet

Transkript

1 1 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET 4.1 Uppsägning från tillsvidareanställning Riktlinjer för hantering av övertalighet vid står inför fortsatta besparingskrav. Strukturförändringar, liksom ökade krav på en effektiv resursanvändning, är andra faktorer som talar för att det kan komma att uppstå viss övertalighet totalt sett under de kommande åren. Det kan finnas risk för mer omfattande övertalighet vid enskilda institutioner/motsv. De prioriteringar som görs i institutionernas internbudgetarbete kommer att vara avgörande för inom vilka grupper risk för övertalighet kan uppstå. För att ha beredskap inför kommande övertalighetssituation har rektor beslutat anta närmare riktlinjer för s gemensamma ansvar vid övertalighet samt om vilka åtgärder som behöver vidtagas. (Beslut , dnr 2871/1997) Grundläggande principer vid förändring och omprioritering av verksamheter gäller sedan 1993 i s personalpolitiska program Övertalighet på institutionen/motsv på grund av arbetsbrist/medelsbrist Verksamhetsanalys Beslut om nödvändiga personalminskningar på institutioner/motsv skall alltid föregås av en analys av och ett beslut om hur verksamheten måste förändras med anledning av de förändrade förutsättningarna oavsett det rör sig om förändringar i institutionens totala ekonomi, organisatoriska förändringar eller andra särskilda inriktningsbeslut. Det skall alltid klarläggas vilka arbetsuppgifter som skall bortfalla, reduceras eller rationaliseras. Först därefter kan personalkonsekvenserna överblickas. Beroende på omständigheterna kan verksamhetsanalysen i vissa fall göras tämligen enkel medan, vid exempelvis mer omfattande medelsbrist i statsanslagen, hela institutionens/motsv framtida verksamhet måste utredas. Januari 2008

2 2 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET Avveckling av visstidsanställningar De nödvändiga personalminskningarna inom respektive yrkesgrupp skall, om det är möjligt ur arbetssynpunkt, i första hand göras genom att anställningar för vikarier och tillfällig personal inom institutionen/motsv avvecklas och de övertaliga med tillsvidareanställning övertar dessa arbetsuppgifter. Om övertaligheten av tillsvidareanställd personal blir stor kan det bli nödvändigt att rektor i särskild ordning beslutar att omplaceringar skall göras även till vikariatsutrymmen över institutionsgränserna och att en central vikariatspool bildas med tillsvidareanställd personal. Sådana omplaceringar genomförs centralt av personalavdelningen. Pensioner Överväganden om förtida pensionsavgångar bör alltid göras, under förutsättning att sådana avgångar bedöms fördelaktiga ur verksamhetssynpunkt. Dessa pensioneringar måste dock ske inom ramen för det statliga trygghetsavtalet. Utöver detta finns vid för närvarande inget gemensamt utrymme avsatt för finansiering av s k garantipensioner. Enligt trygghetsavtalet gäller följande: Anställd som fyllt 61 år och som sagts upp på grund av arbetsbrist har rätt att avgå med s k pensionsersättning. Anställd som fyllt 61 år och som avgår frivilligt och därmed skapar utrymme för en annan uppsagd arbetstagare att få anställning kan av institutionen/motsv erbjudas att avgå med pensionsersättning. Kostnaderna för dessa pensionsersättningar betalas fullt ut av institutionen (c:a % av den tidigare lönen och en löneskatt om f n 24,26) från anställningens upphörande fram till 65-årsdagen Omplaceringar till vakanta befattningar Omplacering av personal som befunnits övertaliga vid en viss institution/motsv skall i första hand göras till vakanta befattningar inom. På så sätt undviks effekterna av turordning vilken, vid övertalighet bland viss tekniskoch administrativ personal, i regel medför att annan institution än den där övertaligheten uppstått kommer att drabbas av en uppsägning. Januari 2008

3 3 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET Parallellt med att omplaceringsmöjligheter till lediga arbeten utreds skall turordning upprättas för att säkerställa att en planerad avveckling vid en viss institution/motsv sker inom utsatt tid. Om en befattning till vilken den ursprungligen övertalige har tillräckliga kvalifikationer blir ledig sedan turordning upprättats skall den övertalige omplaceras till den. På så sätt undviks omplaceringar i flera led. Dessa omplaceringar, liksom turordning för uppsägning, genomförs centralt av personalavdelningen. Informell turordning för omplacering Om det vid övertalighet på grund av arbetsbrist/medelsbrist vid en institution/motsv finns flera anställda med i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter skall huvudprincipen vara att den som har den kortaste statliga anställningstiden skall omplaceras, såväl före som efter det att turordning upprättats. Endast särskilda skäl, t ex att de olika arbetstagarna tillhör samma yrkesgrupp men har arbetsuppgifter som inte är jämförbara, skall kunna föranleda undantag. Det ankommer på berörd institution att före beslut om övertalighet i förekommande fall visa att det föreligger sådana särskilda skäl. Denna prövning görs ytterst av personalavdelningen på uppdrag av rektor. Anställningsstopp Vid omfattande övertalighet kan rektor i särskild ordning besluta om generellt anställningsstopp för viss yrkeskategori eller viss verksamhet. Ett sådant beslut medför att en enskild institution/motsv i normalfallet inte får rekrytera till en vakant befattning utan att denna tas i anspråk för omplacering av redan anställd men övertalig personal. Den anställdes ansvar Kontinuerlig kompetensutveckling är ett viktigt led i trygghetsarbetet för att öka de reella möjligheterna till trygghet i anställningen och beredskapen för omplacering till andra arbetsuppgifter vid övertalighet. Anställda som befinner sig i sådana förändringssituationer skall därför vara beredda på att åta sig nya arbetsuppgifter och ställa upp på nödvändiga kompetensutvecklingsinsatser. Januari 2008

4 4 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET Anställda som behöver omplaceras för att undvika uppsägning skall vara beredda att aktivt medverka till att omplaceringen kan genomföras. Övertaliga anställda, som inte antar ett skäligt erbjudande om omplacering, riskerar att sägas upp. Denna prövning görs ytterst av personalavdelningen på uppdrag av rektor. Anställda som har sagts upp förutsätts, tillsammans med personalavdelningen och Trygghetsstiftelsen, medverka aktivt för att finna en ny anställning utanför Uppsala universitet Avveckling av personal från anställning vid När ovanstående åtgärder är uttömda måste vidta åtgärder för uppsägning av tillsvidareanställd personal. Uppsägning är en juridisk process som regleras i lagen om anställningsskydd (LAS), lagen om offentlig anställning (LOA) och turordningsavtalet för staten (TuR-AS). Fastställande av turordningskretsar, turordningar och omplaceringar skall göras över hela. Detta leder för det mesta till att övertaligheten, åtminstone om den omfattar teknisk- och administrativ personal, uppstår vid en institution/motsv men att uppsägningen drabbar annan eller andra institutioner. Detta är givetvis situationer som universitetet vill undvika, men som kan bli oundvikliga. Reglerna om saklig grund för uppsägning, inbegripet omplaceringsåtgärder och turordning, måste genomföras i enlighet med gällande lagstiftning. Felaktigheter kan beivras i Arbetsdomstolen, som kan ogiltigförklara uppsägningar som ej skett enligt reglerna. Detta medför i så fall att institutionen/motsv får fortsatta kostnader för övertaliga. Arbetsdomstolen dömer även ut skadestånd för felaktiga uppsägningar. Arbetsbrist/medelsbrist kan uppstå överallt i organisationen och det blir den enskilda institutionen/motsv som måste stå för kostnaderna intill dess övertaligheten är borta. Personalavveckling tar mycket lång tid att genomföra vid en så stor arbetsplats som. Man får räkna med att det kan ta så lång tid som c:a 18 månader från de inledande åtgärderna tills dess en ettårig uppsägningstid upphör. (se schematisk översikt i bilaga) Inför befarad ökad övertalighet på grund av arbetsbrist/medelsbrist vid Uppsala universitet är det viktigt att prefekter, övriga chefer, personalhandläggare, nämnder och styrelser är informerade om spelreglerna på området och om hur dessa åter- Januari 2008

5 5 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET verkar på s samlade verksamhet. Av detta skäl finns det anledning att här beskriva processen i ett uppsägningsärende: Anställningsformen Anställningsformen har avgörande betydelse för vilken anställningstrygghet den anställde har och vilka skyldigheter har mot den anställde. Den som är tillsvidareanställd har i allmänhet en avsevärt större anställningstrygghet än den som är anställd för begränsad tid. För den sistnämnde upphör nämligen normalt anställningen utan uppsägning vid anställningstidens utgång. Någon omplaceringsskyldighet för den tidsbegränsat anställde föreligger inte heller enligt lag. Av dessa skillnader i de förpliktelser som en myndighet har gentemot sina anställda följer att det är de tidsbegränsade anställningarna som, om det låter sig göras ur verksamhetssynpunkt, skall avvecklas först. Åtgärder vid avveckling av personal - Arbets/ansvarsfördelning Följande händelseschema blir därför tillämpligt vid avveckling av personal: 1. Institutionsstyrelsen/motsv konstaterar att det föreligger övertalighet eller risk för sådan inom institutionen efter analys/på förslag av prefekt. Förslag till åtgärder upprättas. Prefekten/motsv genomför MBL-förhandling före beslut om verksamhetsförändringen och dess personalkonsekvenser på institutionsnivå, se även pkt. 5. Institutionsstyrelsen/motsv beslutar formellt om verksamhetsförändringen. Prefekten/motsv verkställer beslutet, se pkt. 2, 3 och Prefekten/motsv undersöker före MBL-förhandlingen om övertalig personal kan omplaceras inom institutionen, om vikariat etc kan avvecklas eller om den/de övertaliga kan beredas andra arbetsuppgifter för att möjliggöra fortsatt anställning. Möjligheterna att använda pensionsavgångar för 61-åringar med pensionsersättning eller förtida uttag undersöks också. Möjligheter till delpension eller sjukpension utreds likaså. 3. Kontakt med personal- och ekonomiavdelningarna för råd och stöd, liksom med berörd fakultet för samordning etc bör tas på ett tidigt stadium, beroende på arten och omfattningen av den befarade övertaligheten. 4. Är ovanstående åtgärder inte möjliga eller tillräckliga tas kontakt med personalavdelningen som undersöker omplaceringsmöjligheter Januari 2008

6 6 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET till andra vakanta befattningar inom. ansvarar för relationerna till personalorganisationerna på universitetsnivå. 5. Finns inte dessa möjligheter måste ett uppsägningsförfarande vidtas vid. svarar för beredning inför rektors uppsägningsbeslut, liksom för genomförande av MBLförhandlingar. 6. Den enskilda institutionen/motsv kan, efter handläggning av pkt. 1-2, inte ge besked till en enskild arbetstagare om uppsägning eller s k varsel eftersom det före omplaceringsutredning och turordning är en öppen fråga om vem som riskerar uppsägning eller om omplacering kan ske. Endast besked om att personen är övertalig på institutionen/motsv kan ges. 7. Personalansvaret för övertalig personal åvilar dock institutionen/motsv under hela processen, till dess övertaligheten är fullt ut åtgärdad (1-2 år). Uppsägningsförfarandet enligt gällande lagstiftning Uppsägningsförfarandet innehåller sammanfattningsvis följande moment: Fastställande av arbetsbristen; neddragning i organisationen till följd av exempelvis medelsbrist. Institutionen/motsv är ansvarig. Fastställande av turordningskretsar och den inbördes placeringen mellan arbetstagarna i kretsen. är ansvarig. Uppfyllandet av arbetsgivarens omplaceringsskyldighet samt, om så blir nödvändigt, Utfärdandet av uppsägningsbesked. är ansvarig. Alla dessa moment måste föregås av förhandling enligt 11 MBL, liksom central förhandling enligt 14 MBL om så begärs, vilket dock inte hindrar att beslut och åtgärder är av ensidig arbetsgivarkaraktär och företas under arbetsrättsligt skadeståndsansvar. När arbetsgivaren, d v s eller någon av dess institutioner/motsv, fastställt arbetsbristen och därmed vilken verksamhet som skall bortfal- Januari 2008

7 7 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET la eller reduceras, vidtar uppgiften att bestämma vilka arbetstagare som riskerar att bli övertaliga. Detta sker genom att de s k turordningskretsarna fastställs. Inom respektive krets placeras arbetstagarna i turordning efter sammanlagd statlig anställningstid. Ju längre statlig tid desto större chans att undgå uppsägning. Vid fastställandet av turordningskretsarna uppkommer ofta såväl tolkningsmässiga som administrativa problem. Kretsarna bestäms enligt det statliga turordningsavtalet och avgränsas med hänsyn till de arbetsuppgifter som berörs av verksamhetsinskränkningen, d v s arbetsbristen. Till samma krets förs samtliga tillsvidareanställda vid som har i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter, d v s sådana arbetsuppgifter som i stort sett är av jämförbar beskaffenhet och inriktning eller, som det även kan uttryckas, som till sin natur är i princip utbytbara. Yrkesgrupper, ex administratörer, vaktmästare och laboratorieassistenter, med i princip jämförbara arbetsuppgifter, ingår normalt i samma turordningskrets. Dessa stora kretsar i kombination med turordningsreglernas princip om sist in-först ut riskerar medföra att övertaligheten uppstår vid en institution/motsv men kan drabba senare anställda vid en annan institution, som då blir uppsagda. På de uppsagdas befattningar placeras därefter de övertaliga in. Efter att det således klarlagts vilka anställda som drabbas av övertalighet inleds den s k omplaceringsfasen. Arbetsgivaren, d v s i första hand institutionen/motsv och i andra hand på central nivå, skall i fastställd turordningsföljd erbjuda eventuella lediga anställningar till de övertaliga i den mån de har tillräckliga kvalifikationer för dessa anställningar. Rättsligt kontroversiella frågor uppkommer ofta i detta sammanhang vid ställningstagandet till kompetensen för ett viss befattning. Omplaceringsskyldigheten anses normalt inte fullgjord, med risk för ogiltigförklaring av en uppsägning som följd, ifall någon med tillräckliga kvalifikationer för en viss befattning har sagts upp istället för att omplaceras. Allmänt sett kan sägas att kraven är relativt lågt ställda, det handlar enbart om att nå över tröskeln. Om det finns särskilt fastställda formella krav på den lediga befattningen, t ex behörighets- eller utbildningsmässiga krav, skall dessa naturligtvis vara uppfyllda. Institutioner/motsv kan således inte underlåta att erbjuda en ledig anställning till en objektivt sett godtagbar person med hänvisning till bristande kompetens enbart för att vederbörande uppfattas som icke önskvärd. Inte heller anställda som först efter en skälig inskolning eller introduktionskurs kan antas klara arbetsuppgifterna kan avvisas med hänvisning till bristande kompetens. Om det i undantagsfall skulle finnas brister i en anställds allmänna lämplighet för en viss befattning måste detta tydligt kunna vederläggas för att en omplacering skall kunna avvisas. Januari 2008

8 8 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET Möjlighet att tidsbegränsat pröva en omplacering bör ibland övervägas. Om ett sådant försök inte leder till omplacering återgår personalansvaret till den avlämnande institutionen/motsv. Turordnings- och omplaceringsreglerna får ur många synpunkter negativa konsekvenser. Även om de övertaliga är kompetenta yrkesmänniskor förutsätter en ny arbetsplats en skälig inskolningstid (upp till sex månader) i de rutiner som gäller där. Detta är emellertid en olägenhet som man enligt rättspraxis i Arbetsdomstolen ansett att arbetsplatserna får tåla. I turordningsförfarandet finns heller inga undantag för externfinansierade tjänster. Trygghetsavtalet För den som har sagts upp på grund av arbetsbrist/medelsbrist finns ett statligt trygghetsavtal som reglerar olika typer av stöd och ersättningar. Den statliga Trygghetsstiftelsen beslutar om dessa förmåner. ansvarar för att uppsagda får kontakt med stiftelsen. Institutionen/motsv och personalavdelningen ansvarar för att det, tillsammans med den uppsagde, upprättas en individuell handlingsplan. För att omfattas av Trygghetsavtalet skall en arbetstagare ha varit anställd i en följd under sammanlagt minst ett år. Trygghetssystemet syftar till att uppnå konkreta lösningar anpassade till varje situation och individ. Trygghetsstiftelsens insatser kan inbegripa: Utbildnings- eller utvecklingsinsatser Att tillsammans med arbetsgivaren, d v s institutionen/motsv och personalavdelningen, skapa kontakter med Arbetsförmedlingen och andra arbetsgivare på orten i frågor som rör möjligheter till en ny anställning Rätt till inkomsttrygghetstillägg och avgångsersättning Rätt till pensionsersättning vid fyllda 61 år för den som sagts upp eller som avgår frivilligt och därmed skapar möjlighet för annan uppsagd att få anställning Rätt till längre, i vissa fall dubblerad, uppsägningstid i förhållande till LAS Prefektens/chefens roll under uppsägningsprocessen Avveckling av personal innebär alltid stor påfrestning för alla som berörs. För att klara genomförandet på ett ansvarsfullt sätt krävs: Planering - analys - strategi Januari 2008

9 9 4 ANSTÄLLNINGSTRYGGHET Tydliga beslut - information till och kommunikation med framför allt berörd personal Samordning mellan institutionen/motsv - fakulteten - personalavdelningen Stöd i olika former Det är varje berörd institutions/motsv ansvar att personalavveckling sker på ett ansvarsfullt och värdigt sätt. När övertalighet måste lösas med uppsägningar uppstår alltid frågor, oro, turbulens, ifrågasättande och kritik inom verksamheten. Prefekten/motsv är den nyckelperson, som måste ha hög medvetenhet om hur en sådan förändring påverkar människor, liksom hög medvetenhet om det dilemma man själv som chef hamnar i. Vid personalnedskärningar kan i princip tre målgrupper särskiljas. Var och en av dessa har olika behov och ställer olika krav på förberedelser, information, stöd och kunskaper. Den/de som riskerar uppsägning (eller som skall omplaceras) Den/de som får vara kvar Den/de prefekter och andra chefer som skall verkställa olika uppsägningsåtgärder För att genomföra en personalnedskärning på ett acceptabelt sätt krävs omsorgsfulla förberedelser och god kännedom om bl a: Hur ett uppsägningssamtal går till Hur man som prefekt/motsv i övrigt bör informera och kommunicera Vilka reaktioner man möter från den som sägs upp och hur man handskas med dessa Vilka konsekvenser nedskärningen får för dem som blir kvar Vilka hjälpinsatser man kan förvänta sig från samhället i övrigt Vilka reaktioner man möter hos sig själv och hur man bemästrar dessa Vilket chefsstöd och annat stöd som finns att få i samband med avvecklingen Det är därför angeläget att prefekter/motsv på ett tidigt stadium använder de kunskaper och det stöd som finns att få vid i form av resurspersoner (handläggare och personalkonsulenter) vid personalavdelningen och vid företagshälsovården Previa. Januari 2008

10 Kompetensinventering och -utveckling Det finns klara samband mellan personalrekrytering, verksamhetsutveckling, effektiv resursanvändning, kompetensutveckling och personalutbildning, förändring och omprioritering av verksamheter, anställningstrygghet och personlig tillfredsställelse i arbetet. Kontinuerlig kompetensutveckling är därvid ett viktigt led i trygghetsarbetet. Det är varje institutions/motsv ansvar att kontinuerligt budgetera för och genomföra sådan kompetensutveckling som befrämjar verksamheten och den enskildes anställningstrygghet. Januari 2008

11 11 Förändringsbehov Beslut om verksamhets- Verksamhetsförändring uppstår förändring ca 18 mån PLANERING och BEREDNING av verksamhets-/personalkonsekvenser i styrelse - inriktning/omfattning - vilka arbetsuppgifter skall bort - tidpunkt PREFEKT VERKSTÄLLER efter MBL-förhandling och beslut (samordnad med fakultet och personalavd) Konstatera arbetsbrist Turordningskrets/-lista FÖRSTA INFOR- MATIONEN till anställda (medverkan av personalavdelningen) MBL-FÖRHAND- LINGAR (personalavd.) KRISSAMTAL, beredskap - genomföres av prefekt, ev med stöd av universitetets konsulenter/previa FRAMTIDSPLANERING med berörda anställda inkl personer som skall flytta till annan avd/inst - fullfölja forskarutbildning (genomförs av prefekt (ev med stöd av universitetets konsulenter/previa) Omplacering hos AG? Uppsägning Uppsägningstid 2-12 mån Anst upphör - Kontinuerlig uppföljning av anställdas situation - Krissamtal/Fortsatt framtidsplanering genomförs av prefekt genomförs av prefekt Oktober 2003

12 12 Uppsägningstider vid uppsägning från arbetsgivarens sida p. g. a. arbetsbrist (medelsbrist) Kontakta Din personalkonsult. Ändrat Oktober 2003

13 13 Uppsägningstider vid uppsägning från arbetsgivarens sida p. g. a. personliga förhållanden Personliga förhållanden för anställningsavtal som har ingåtts före : Anställning mer än 1 år 3 månader vid ej fyllda 35 år 4 månader vid fyllda 35 år 5 månader vid fyllda 40 år 6 månader vid fyllda 45 år Personliga förhållanden för anställningsavtal som har ingåtts fr. o. m Anställning högst 1 år 1 månad (8 dagar vid anställning högst 3 månader) Anställning mer än 1 år-kortare än 6 år Anställning minst 6 år 3 månader 4 månader Anställning minst 8 år Anställning minst 10 år 6 månader 8 månader Oktober 2003

14 1 4.2 TIDSBEGRÄNSAD ANSTÄLLNING UPPHÖR 4.2 Tidsbegränsad anställning som upphör En tidsbegränsad anställning upphör vid den avtalade anställningstidens slut utan särskilt beslut. Beslutet att tidsbegränsa anställningen fattas redan vid anställningsögonblicket eller tidigare. Tidsbegränsningen har då grundats med stöd av lag eller förordning, se mer härom i kap och Det är sedan en fråga om arbetsgivaren kan eller vill förlänga anställningen. Däremot är arbetsgivaren i vissa fall skyldig att på föreskrivet sätt och inom föreskriven tid lämna besked och varsel om att anställningen upphör. Detta är att betrakta som ordningsregler i lagen och underlåtenhet att lämna besked och varsel kan innebära skyldighet att betala lön och skadestånd. Dessutom skall arbetstagare som har haft en eller flera sammanhängande tidsbegränsade statliga anställningar i minst tre år anmälas till Trygghetsstiftelsen. Se mer om detta längre fram i texten under rubrik Trygghetsavtalet. Orsakerna till att en tidsbegränsad anställning inte förlängs kan vara: * arbetsbrist(medelsbrist), * omständigheter som är att hänföra till arbetstagaren personligen Gällande författningar: LAS (Lagen om anställningsskydd) Gällande kollektivavtal: Avtal om trygghetsfrågor Besked - när och varför Arbetsgivaren är, oberoende av orsaken till att anställningen upphör, skyldig att lämna skriftligt besked senast en månad innan anställningen upphör, om arbetstagaren vid anställningstidens utgång varit statligt anställd mer än tolv månader under de tre senaste åren. Är anställningstiden så kort att besked inte kan lämnas en månad i förväg, skall beskedet i stället lämnas när anställningen börjar. En säsongsanställd som inte får förnyad anställning vid den nya säsongens början har rätt till besked om detta minst en månad innan den nya säsongen börjar. Kvalifikationstiden för rätt till besked vid säsongsanställning är en anställningstid som överstiger sex månader inom den senaste tvåårsperioden. All statlig anställningstid under kvalifikationstiden tillgodoräknas oberoende av om den avser tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning, hel- eller deltidstjänstgöring eller om arbetstagaren varit tjänstledig eller inte. Även tidigare anställningstid hos staten i beredskapsarbete, arbete på inskolningsplats, skyd- Januari 2005

15 2 4.2 TIDSBEGRÄNSAD ANSTÄLLNING UPPHÖR dat arbete, arbete i ungdomslag, anställning med lönebidrag, arkivarbete eller musikerhjälp skall tillgodoräknas. När det uppkommer fråga om en arbetstagare har rätt till besked eller inte måste institutionen undersöka vilka anställningstider arbetstagaren får tillgodoräkna sig, t ex genom att fråga vederbörande. kan givetvis också tillfrågas, eftersom underlaget för tjänstematrikel även innehåller uppgifter om andra statliga anställningar. Om arbetsgivaren inte har kunnat lämna besked till arbetstagaren inom den föreskrivna månadsfristen om att anställningen inte kommer att fortsätta, kan han undgå skadeståndsskyldighet för brott mot LAS genom att förlänga anställningen under ytterligare den tid som behövs för att en månad skall förflyta från tidpunkten då beskedet lämnades tills dess att anställningen upphör. En sådan förlängning av anställningen för begränsad tid står inte i strid med huvudbestämmelsen i LAS om att all anställning skall vara tills vidare. Tvärtom främjar den syftet med bestämmelsen att beskedet skall lämnas senast en månad innan anställningen upphör, nämligen att arbetstagaren ges visst rådrum och en lönegaranti inför anställningens upphörande. Gällande författningar: LAS Beskedets innehåll. Överlämnande Beskedet skall vara skriftligt. Av personalavdelningen fastställda blanketter skall användas, därför att de svarar mot de krav som uppställs på beskedets utformning. Utöver uppgiften att arbetstagaren inte kommer att få fortsatt anställning skall beskedet innehålla följande. Där skall anges vad arbetstagaren skall iaktta, om han vill föra talan om att anställningen skall förklaras gälla tills vidare eller kräva skadestånd för brott mot reglerna om tidsbegränsning. I beskedet skall vidare anges om arbetstagaren har företrädesrätt till återanställning (se nedan) eller inte. Av beskedet skall även framgå att arbetstagare, som har och vill utnyttja företrädesrätt, skall göra skriftlig anmälan om detta till personalavdelningen. Beskedet skall lämnas till arbetstagaren personligen, eller om det inte är skäligt att kräva detta, i stället sändas i rekommenderat brev med mottagningsbevis till arbetstagarens senast kända adress. Gällande författningar: LAS Januari 2005

16 3 4.2 TIDSBEGRÄNSAD ANSTÄLLNING UPPHÖR Handläggningsordning och rutiner Beskedet, blanketterna nr 28 och 29a el 29b, fylls i vid institutionen och undertecknas av prefekten. Välj rätt sida 2 på beskedet, blankett 29a används när grunden för anställningens upphörande är arbetsbrist. Beskedet skall diarieföras före distribution. Om beskedet lämnas till arbetstagaren personligen, är det lämpligt att arbetstagaren bekräftar mottagandet på en kopia som sparas vid institutionen. Skickas beskedet med post, skall det skickas som rekommenderat brev med mottagningsbevis. OBS! Vid postbefordran måste handlingarna överlämnas till posten minst tre dagar innan de kan anses vara tillgängliga för arbetstagaren. Lokalt beslut: Delegationsbeslut ( , Dnr 2700/93) Varsel till arbetstagarens organisation Samtidigt som beskedet lämnas till arbetstagaren skall arbetsgivaren varsla den lokala arbetstagarorganisation som arbetstagaren tillhör. Varselskyldigheten föreligger oavsett kollektivavtalsförhållanden. Gällande författningar: LAS Handläggningsordning och rutiner Varslet, blankett nr 30, fylls i vid institutionen och undertecknas av prefekten. Samma diarienummer som på beskedet används. Blankett nr 31 kan användas för fler varsel samtidigt till samma personalorganisation. Skicka varslet till den personalorganisation, som arbetstagaren tillhör. Lokalt beslut: Delegationsbeslut ( , Dnr 2700/93) Rätt till överläggning Både arbetstagaren och dennes lokala arbetstagarorganisation har rätt till överläggning med arbetsgivaren om beskedet. Någon viss minsta tid inom vilken överläggningen skall begäras har inte ansetts nödvändig. Önskvärt är dock att överläggningen är genomförd innan anställningen upphör. På arbetsgivarsidan förs överläggningen av institutionen som lämnat beskedet och varslet. Vid överläggningen skall en reell behandling av sakfrågan ske. När varsel lämnas till de arbetstagarorganisationer, med vilka staten har slutit kollektivavtal, SACO-S, OFR/S och SEKO, anses överläggning begärd enligt tidigare överenskommelse mellan personalavdelningen och de lokala arbetsta- Januari 2005

17 4 4.2 TIDSBEGRÄNSAD ANSTÄLLNING UPPHÖR garorganisationerna. Institutionen får i dessa fall ta initiativ till att överläggning kommer till stånd. Övriga arbetstagarorganisationer måste själva begära överläggning, liksom också arbetstagare som vill ha överläggning. Av personalavdelningen fastställda blanketter för protokoll vid överläggning kan användas om så önskas. (Blankett nr 32 o 33.) Gällande författningar: LAS Lokalt avtal: Lokal överenskommelse mellan universitetet, SACO-rådet, OFR/S och SEKO avd 3 om att överläggning anses begärd när varsel mottagits rörande någon av dessa organisationers medlemmar. Ledighet för att besöka arbetsförmedlingen Syftet med reglerna i LAS om att beskedet skall lämnas en månad innan anställningen upphör, är att en där avsedd arbetstagare - som inte har rätt till uppsägningstid - ändå skall ha en viss tid till sitt förfogande för att skaffa en annan anställning. För att underlätta arbetstagarens möjligheter att söka nytt arbete finns i LAS bestämmelser om rätt till skälig ledighet från anställningen med bibehållna anställningsförmåner för att besöka arbetsförmedlingen eller på annat sätt söka arbete. Gällande författningar: LAS Vikariat och förening av anställningar Bestämmelserna om upphörande av tidsbegränsad anställning gäller både anställningar och vikariat. Bestämmelserna gäller också för arbetstagare som förenar anställningar enligt avtalet. Gällande kollektivavtal: ALFA Januari 2005

18 5 4.2 TIDSBEGRÄNSAD ANSTÄLLNING UPPHÖR Trygghetsavtalet Det statliga trygghetsavtalet gäller i vissa delar även arbetstagare, som har haft en eller flera sammanhängande tidsbegränsade statliga anställningar i minst tre år och som på grund av arbetsbrist inte får fortsatt anställning. Man måste därför undersöka arbetstagarens statliga anställningstid tre år bakåt i tiden, när man ser att skyldighet att lämna besked föreligger. Gällande kollektivavtal: Avtal om trygghetsfrågor Handläggningsordning och rutiner För arbetstagare som uppfyller ovanstående villkor har arbetsgivaren skyldighet att underrätta Trygghetsstiftelsen. Detta skall ske i anslutning till att arbetstagaren får besked om att anställningen kommer att upphöra. Underrättelse till Trygghetsstiftelsen lämnas på särskild blankett, bilaga nr 2. Blanketten kan även hämtas från Trygghetsstiftelsens hemsida, Företrädesrätt till återanställning Företrädesrätt föreligger när orsaken till att anställningen upphör är arbetsbrist och arbetstagaren har varit statligt anställd i mer än tolv månader under de senaste tre åren. Företrädesrätten gäller en månad innan anställningen upphör och i nio månader efter anställningens upphörande. All anställningstid inom kvalifikationstiden för företrädesrätt räknas oberoende av om anställningen/arna avsett tjänst eller vikariat, tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning, heltid- eller deltidsanställning. Anställningstiden tillgodoräknas i sin helhet även om arbetstagaren har varit tjänstledig. Åtgärder när tidsbegränsad anställning inte förlängs, t ex att i besked upplysa arbetstagaren ifall företrädesrätt föreligger eller ej, är delegerat till prefekt. Däremot är beslut om bl a fastställande av företrädesrätt, anvisning på anställning/vikariat och eventuell turordning av företrädesrätt ej delegerat. Dessa ärenden handläggs och beslutas av personalavdelningen. Gällande författningar: LAS Lokalt beslut: Delegationsbeslut ( , Dnr 2700/93) Januari 2005

19 6 4.2 TIDSBEGRÄNSAD ANSTÄLLNING UPPHÖR Undantag från företrädesrätt till återanställning Har den anställde varit tidsbegränsat anställd enligt Högskoleförordningen (4:30, 5:7, 12) eller Anställningsförordningen( 9 ) finns ingen rätt till företrädesrätt till återanställning, se PA-Nytt 33/2003 om dom från Arbetsdomstolen 2003/53. När en arbetstagare inte får fortsatt anställning pga omständigheter som hänför sig till denne personligen, har han inte företrädesrätt till återanställning. För att kunna vägra en arbetstagare företrädesrätt till återanställning fordras att arbetsgivaren kan ange andra objektivt godtagbara anledningar till anställningens upphörande än arbetsbrist. Övrigt Av personalavdelningen fastställda blanketter skall användas. Ovanstående beskrivning av förfarandet när en tidsbegränsad anställning upphör är en "standardmall", men ibland uppkommer frågor som man inte hittar svaren till här. Då, och naturligtvis även i övrigt är det självklart att personalavdelningen ställer upp och hjälper till när institutionen så önskar. Tidsaxel vid handläggning av tidsbegränsad anställning som upphör Besked Trygghetsavtalet Varsel 1 mån Överläggn Anställn 9 månader upphör Företrädesrätt Exempel på blanketter och bilagor finns i kapitel 20 Blankett nr 28 Besked sid 1 nr 29a Besked sid 2 (företrädesrätt) nr 29b Besked sid 2 (ej företrädesrätt nr 30 Varsel för en arbetstagare nr 31 Varsel för flera arbetstagare nr 32 Protokoll överläggning nr 33 Protokoll återupptagen överläggning Bilaga nr 2 Underrättelse till Trygghetsstiftelsen Januari 2005

20 1 4.3 PROVANSTÄLLNING UPPHÖR 4.3 Provanställnings upphörande En provanställning övergår automatiskt i en tillsvidareanställning vid prövotidens slut ifall besked om att anställningen skall upphöra inte lämnas till motparten senast vid prövotidens utgång. Det är således av avgörande betydelse att bl a besked lämnas om prefekten önskar avbryta anställningsförhållandet. En provanställning kan avbrytas antingen vid eller före prövotidens utgång. Arbetsgivarens skäl för att avbryta anställningen kan i princip inte bli föremål för rättslig prövning. Av personalavdelningen fastställda blanketter skall användas. Underrättelse Senast två veckor innan arbetsgivaren vill att provanställningen skall upphöra eller avbrytas i förtid, skall han skriftligen underrätta arbetstagaren. Underrättelsen lämnas antingen personligen och arbetstagaren kvitterar mottagandet, eller skickas i rekommenderat brev med mottagningsbevis till arbetstagarens senast kända adress. Varsel Är arbetstagaren fackligt organiserad skall arbetsgivaren samtidigt som han underrättar arbetstagaren varsla den lokala arbetstagarorganisation som arbetstagaren tillhör. Varselskyldigheten föreligger oavsett kollektivavtalsförhållanden. Överläggning Arbetstagaren och dennes lokala arbetstagarorganisation har rätt till överläggning med arbetsgivaren om underrättelsen. Någon viss minsta tid inom vilken överläggningen skall ske har inte ansetts nödvändig. Önskvärt är dock att överläggningen är genomförd innan anställningen upphör. På arbetsgivarsidan förs överläggningen av institutionen som lämnat underrättelsen. Någon skyldighet att avvakta med besked tills överläggningen har slutförts finns dock inte. När varsel lämnas till de arbetstagarorganisationer, med vilka staten har slutit kollektivavtal, SACO-S, OFR/S och SEKO, anses överläggning begärd enligt tidigare överenskommelse mellan personalavdelningen och de lokala arbetstagarorganisationerna. Institutionen får i dessa fall ta initiativ till att överläggning kommer till stånd. December 2001

21 2 4.3 PROVANSTÄLLNING UPPHÖR Övriga arbetstagarorganisationer måste själva begära överläggning, liksom också arbetstagare som vill ha överläggning. Besked Beskedet, som skall vara skriftligt, skall lämnas senast vid prövotidens utgång på samma sätt som underrättelsen. Gällande författningar: LAS Lokalt avtal: Lokal överenskommelse mellan universitetet, SACO-rådet, OFR/S och SEKO avd 3 om att överläggning anses begärd när varsel mottagits rörande någon av dessa organisationers medlemmar. Handläggningsordning och rutiner Underrättelsen, blankett nr 34 el nr 35, och varslet, blankett nr 36 el 37, fylls i vid institutionen och undertecknas av prefekten. Ärendet skall diarieföras vid personalavdelningen före distribution. Faxa in underrättelsen eller varslet och begär diarieföring. Diarienumret faxas tillbaka till institutionen snarast möjligt. Om underrättelsen lämnas till arbetstagaren personligen, är det lämpligt att arbetstagaren bekräftar mottagandet på en kopia som sparas vid institutionen. Skickas underrättelsen med post skall den skickas som rekommenderat brev med mottagningsbevis. OBS! Vid postbefordran måste handlingarna överlämnas till posten minst tre dagar innan de kan anses vara tillgängliga för arbetstagaren. Institutionen bör ta initiativ till att överläggning kommer till stånd om arbetstagaren tillhör SACO-rådet, OFR/S eller SEKO avd 3, se ovan. Två veckor senare, eller senast vid prövotidens utgång, skall besked lämnas. Beskedet, blankett nr 38 el 39, fylls i vid institutionen och undertecknas av prefekten. Samma diarienummer som underrättelse och varsel används. Kopia av beskedet faxas till personalavdelningen för att hela ärendet skall kunna diarieföras korrekt. Skickas ej tillbaka till institutionen. Beskedet lämnas på samma sätt som underrättelsen, se ovan. December 2001

22 3 4.3 PROVANSTÄLLNING UPPHÖR Övrigt Om arbetstagaren vill att provanställningen skall upphöra, måste han skriftligen begära entledigande. Om båda parterna är överens om att provanställningen skall övergå i en tillsvidareanställning, skall ett nytt anställningsavtal upprättas. står gärna till tjänst med ytterligare upplysningar när så behövs. Gällande författningar: LOA LAS Tidsaxel vid handläggning av provanställning som upphör Underrättelse till at Besked till at Varsel till PO Överläggning Provanst upphör 2 veckor Exempel på blanketterna finns i kapitel 20 Blankett nr 34 Underrättelse vid provtidens slut nr 35 Underrättelse före provtidens slut nr 36 Varsel vid provtidens slut nr 37 Varsel före provtidens slut nr 38 Besked vid provtidens slut nr 39 Besked före provtidens slut December 2001