Riktlinjer för hantering av arbetsbrist vid Karolinska Institutet

Transkript

1 Riktlinjer för hantering av arbetsbrist vid Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Personalavdelningen, Niclas Asplund Anna Däckfors

2 Riktlinjer för hantering av arbetsbrist vid Karolinska Institutet Innehållsförteckning 1. Inledning Riktlinjernas syfte Tidsaspekten är viktig för resultat och ekonomi Kontakta personalavdelningen i ett tidigt skede Vad innebär arbetsbrist? Roller och ansvar Prefektens/chefens roll under uppsägningsprocessen Den centrala personalavdelningens roll och ansvar Arbetstagarorganisationernas roll Den anställdes ansvar Analys och åtgärder vid övertalighet innan uppsägning p g a arbetsbrist Verksamhetsanalys Anställningsstopp Visstidsanställningar Pensionslösningar Genomförande av arbetsbristprocess Samverkan på Institutionen Rektorsbeslut MBL-förhandling avseende arbetsbrist Omplaceringsutredning Turordningsutredning MBL-förhandling avseende omplacering och turordning Effektueringen av uppsägningen Uppsägningstid och företrädesrätt Schematisk bild över arbetsbristprocessen Stöd och resurser vid övertalighet Trygghetsavtalet/Trygghetsstiftelsen KIs trygghetsmedel Krishantering Eget ansvar Företagshälsovården - Previa Ledarutbildning Avgångsvederlag Delpension Karriärutveckling/omställningsstöd Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen

3 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 1 (11) 1. Inledning 1.1. Riktlinjernas syfte För att ha en beredskap vid arbetsbristsituationer har följande Riktlinjer för hantering av arbetsbrist vid Karolinska Institutet tagits fram. Syftet med riktlinjerna är att beskriva arbetsgången och ansvarsfördelningen vid arbetsbrist inom KI vara ett administrativt stöd i samarbetet mellan personalavdelningen och institutionerna vid hantering av arbetsbrist vara en information om vad som gäller arbetsrättsligt vid arbetsbrist/övertalighet visa på de stöd och resurser som finns att tillgå vid en övertalighetssituation KI har som mål att arbetsbristprocessen ska vara korrekt och tidsmässigt effektiv. Det är av stor vikt för KI att de medarbetare som personligen berörs av övertalighet upplever sig bli väl bemötta under hela processen. Detta är inte minst viktigt för KI:s anseende och attraktivitet som arbetsgivare Tidsaspekten är viktig för resultat och ekonomi Tidsfaktorn är viktig för att processen ska fungera bra. Arbetsbristsprocessen är arbetsrättsligt omständlig, tidskrävande och kostsam. Därför är det av stor betydelse att processen påbörjas tidigt. Om omständigheterna skulle komma att förändras och arbetsbristen inte längre vara aktuell går det bra att avbryta en eventuellt påbörjad process när som helst under arbetets gång. På grund av de långa uppsägningstiderna inom staten, upp till ett år, får man räkna med att det kan ta upp till 18 månader från de inledande åtgärderna tills dess att uppsägningstiden för de uppsagda upphör. Institutionerna har finansieringsansvar för personens/ernas lön under hela perioden Kontakta personalavdelningen i ett tidigt skede Institutionen bör initiera en dialog med centrala personalavdelningen så snart det finns tecken på att en framtida övertalighet kan komma att bli aktuell. Personalavdelningen kan då informera om arbetsbristprocessens olika steg och ansvarsfördelning vilka kostnader en arbetsbristuppsägning medför i form av lön under uppsägningstid och eventuella kostnader för pensionsersättning eller för särskild pensionsersättning. vilka stödresurser som kan erbjudas institutionen och berörda medarbetare under processen

4 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 2 (11) Vid en tidig start finns tid - och därmed mer pengar - för att arbeta aktivt med omplacering eller andra individanpassade åtgärder. Det är viktigt att i ett tidigt skede börja räkna på kostnaderna i samband med en uppsägning och även se på alternativa lösningar. Tänkta ekonomiska vinster kan i stort sett utebli eller ligga flera år framåt i tiden beroende på ålder och statlig anställningstid för den som antas bli föremål för uppsägning. 2. Vad innebär arbetsbrist? I begreppet arbetsbrist ligger alla former av verksamhetsmässiga, organisatoriska eller ekonomiska förändringar som leder till ett förändrat eller minskat personalbehov. Arbetsbrist/övertalighet kan uppkomma p g a t ex budgetunderskott organisationsförändring som leder till att en verksamhet upphör/minskar förändrad inriktning av verksamheten minskad medelstilldelning övriga förändringar som leder till att arbetskraftsbehovet minskar I princip är det arbetsgivaren som avgör om det råder arbetsbrist. Vid medelsbrist är det arbetsgivaren som avgör vilken del av verksamheten som ska inskränkas eller bortfalla. Arbetsgivaren måste dock kunna redovisa tillfredsställande underlag för de bedömningar som gjorts. Uppsägning är en juridisk komplicerad process som regleras i Lagen om anställningsskydd (LAS), Lagen om offentlig anställning (LOA) och turordningsavtalet för staten (TuR-AS). I enlighet med gällande lagstiftning måste reglerna om saklig grund för uppsägning, inbegripet omplacering och turordning följas. Felaktigheter kan beivras, ytterst i Arbetsdomstolen, som kan ogiltigförklara uppsägningar som inte skett enligt reglerna och/eller utdöma skadestånd. Processen för att avsluta en tidsbegränsad anställning innan anställningen upphör enligt anställningsavtalet är densamma som för en tills vidareanställning. Enligt lag om fullmaktsanställning kan professorer som är tillsatta före den 1 januari 1999 inte sägas upp p g a arbetsbrist. 3. Roller och ansvar Det är viktigt att de som arbetar med arbetsbristprocessen, såväl arbetsgivarrepresentanter och fackliga företrädare, har goda kunskaper i arbetets olika delar. Det är en förutsättning för att de medarbetare som personligen berörs av arbetsbrist bemöts på ett bra sätt och kan känna tillit till hur processen bedrivs i en situation som i övrigt kan upplevas osäker och otrygg.

5 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 3 (11) 3.1. Prefektens/chefens roll under uppsägningsprocessen Uppsägning av personal innebär en stor påfrestning för alla som berörs. För att klara genomförandet på ett ansvarsfullt sätt krävs tydliga och väl underbyggda beslut, löpande information/kommunikation med berörd personal samt god samordning mellan institutionen och personalavdelningen. Det är varje berörd institutions ansvar att personalavveckling sker på ett ansvarsfullt och etiskt riktigt sätt. När övertalighet måste lösas med uppsägningar uppstår ofta frågor, oro och ifrågasättande. Prefekten är den nyckelperson som måste ha hög medvetenhet om hur en sådan förändring påverkar människor, liksom om det dilemma man själv som chef hamnar i. För att genomföra en personalnedskärning på ett bra sätt krävs omsorgsfulla förberedelser och god kännedom om bl a: Hur ett uppsägningssamtal går till Hur man som prefekt i övrigt bör informera och kommunicera Vilka reaktioner man möter från den som sägs upp och hur man handskas med dessa Vilka konsekvenser nedskärningen får för dem som blir kvar Vilka reaktioner man möter hos sig själv och hur man bemästrar dessa Vilket stöd som finns att få i samband med avvecklingen 3.2. Den centrala personalavdelningens roll och ansvar Den centrala personalavdelningens roll är att rådge institutionen inför påbörjandet av ett arbetsbristärende. När väl rektorn har fattat beslut om att inleda förhandlingarna om arbetsbrist ansvarar personalavdelningen för dess genomförande. Därefter genomför centrala personalavdelningen -med hjälp från institutionen och aktuella medarbetare - omplacerings- och turordningsutredningarna och förhandlar dessa. Processen avslutas med att personalavdelningen upprättar uppsägningshandlingar som sedan prefekten, eller den av prefekten utsedd, överlämnar till medarbetaren. En arbetsbristsprocess kan alternativt avslutas innan uppsägning verkställs genom en skriftlig överenskommelse/avtal mellan berörd arbetstagare och arbetsgivaren Arbetstagarorganisationernas roll Arbetstagarorganisationernas roll i en uppsägningsprocess är att stödja och vid behov informera sin medlem om arbetsbristprocessen och gällande regelverk. Arbetstagarorganisationens informationsansvar innebär ingalunda att arbetsgivarparten fråntas huvudansvaret för att medarbetaren får korrekt information löpande under processen. Arbetstagarorganisationerna företräder medarbetaren under förhandlingarna och säkerställer att arbetsgivare fullgör sina skyldigheteren gentemot den anställde.

6 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 4 (11) 3.4. Den anställdes ansvar Kontinuerlig kompetensutveckling är ett viktigt led i trygghetsarbetet för att öka de reella möjligheterna till trygghet i anställningen och beredskapen för omplacering till andra arbetsuppgifter vid övertalighet. Anställda som befinner sig i sådana förändringssituationer skall därför vara beredda på att åta sig nya arbetsuppgifter och ställa upp på nödvändiga kompetensutvecklingsinsatser. Anställda som behöver omplaceras för att undvika uppsägning ska vara beredda att aktivt medverka till att omplaceringen kan genomföras. Om en övertalig anställd inte antar ett skäligt erbjudande om omplacering leder detta till uppsägning på grund av arbetsbrist. 4. Analys och åtgärder vid övertalighet innan uppsägning p g a arbetsbrist 4.1. Verksamhetsanalys Beslut om nödvändiga personalminskningar på institutioner ska alltid föregås av en analys hur verksamheten måste förändras med anledning av de förändrade förutsättningarna, oavsett det rör sig om förändringar i institutionens totala ekonomi, organisatoriska förändringar eller andra särskilda inriktningsbeslut. Utifrån analysen ska det framgå i vilken verksamhet och vilka arbetsuppgifter som kan komma att bortfalla, reduceras eller rationaliseras. Först därefter kan personalkonsekvenserna av detta överblickas. Verksamhetsanalysen innebär en grundlig ekonomisk analys av nuvarande och framtida situation inom hela institutionen. Efter att institutionen identifierat vilka anställda vars arbetsuppgifter berörs av övertalighet ska institutionen undersöka om det är möjligt att lösa situationen internt genom omplacering till lediga befattningar inom institutionen eller inom närliggande verksamhetsområden vid andra institutioner. Det ska också framgå av analysen vilka åtgärder institutionen vidtagit för att lösa övertaligheten. Mall för verksamhetsanalysen finns att hämta på KI:s internwebb Anställningsstopp Vid en övertalighetssituation eller i syfte att förebygga en övertalighetssituation kan rektor i särskild ordning besluta om generellt anställningsstopp för viss yrkeskategori eller viss verksamhet. Ett sådant beslut medför att institutionen vid rekryteringsbehov alltid måste ta kontakt med personalavdelningen för att undersöka om det finns övertaliga som kan vara aktuella Visstidsanställningar Nödvändiga personalminskningar ska, om det är möjligt ur verksamhetssynpunkt, i första hand lösas genom att visstidsanställningar inte förnyas och att övertaliga med tillsvidareanställning istället övertar dessa arbetsuppgifter.

7 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 5 (11) 4.4. Pensionslösningar Överväganden om förtida pensionsavgångar kan vara ett alternativ vid övertalighet Pensionsersättning enligt Trygghetsavtalet (TA): Enligt Trygghetsavtalet kan anställd som fyllt 61 år, och som inte sagts upp p g a arbetsbrist, men som vid arbetsbrist avgår frivilligt, och därmed skapar utrymme för en annan uppsagd arbetstagare att få anställning, erbjudas att avgå med pensionsersättning. Kostnaderna för detta betalas av institutionen fr o m anställningens upphörande fram t o m 65-årsdagen (ca % av lönen samt löneskatt om 24,26 %, år 2013) Delpension: Enligt Riktlinjer för delpension vid Karolinska Institutet kan delpension erbjudas en anställd som fyllt 61 år och som genom detta kan förhindras att bli uppsagd p g a arbetsbrist. Kostnaderna för delpension betalas av institutionen Pensionsavtal, PA-03: Enligt övergångsregler från tidigare pensionsavtal till gällande Pensionsavtal, PA-03, har anställda ur vissa personalgrupper rätt att gå i pension före 65 års ålder. Förutsättningarna enligt övergångsbestämmelserna är följande: Den som var anställd och som hade fyllt 28 år och som i sin anställning enligt det tidigare pensionsavtalet hade en lägre pensionsålder än 65 år, och som hos samma myndighet fortsätter sådan anställning, har rätt att avgå med en lägre pensionsålder. Om förutsättningarna ovan är uppfyllda gäller följande tidigare pensionsålder för vissa personalgrupper vid KI: Laboratorieassistenter (endast de som har titeln laboratorieassistenter), sjuksköterskor och tandsköterskor har rätt att gå i pension redan vid 63 års ålder. Ekonomibiträden, djurvårdare och laboratoriebiträde har rätt att gå i pension redan vid 60 års ålder. Då denna tidigare pensionsålder ovan är pensionsålder enligt pensionsavtal innebär det ingen merkostnad för institutionen. Kontakta personalavdelningen angående olika pensionslösningar. 5. Genomförande av arbetsbristprocess När ovanstående åtgärder är uttömda måste KI vidta åtgärder för uppsägning p g a arbetsbrist.

8 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 6 (11) 5.1. Samverkan på Institutionen Om det föreligger övertalighet, eller risk för sådan inom en institution inom KI ska prefekten ta upp frågan, som information i den lokala samverkansgruppen. I detta skede diskuteras endast vilken verksamhet inom institutionen som kan komma att drabbas Rektorsbeslut Det är rektor som fattar beslut om att eventuellt inleda arbetsbristförhandlingar och det är institutionens verksamhetsanalys som utgör underlag för beslutet MBL-förhandling avseende arbetsbrist Arbetsgivaren är förhandlingsskyldig enligt 11, 12 och14 MBL före beslut om uppsägning p g a arbetsbrist. Förhandlingsskyldigheten avser bl a frågor om omplacering, turordningskretsar och om de anställdas inbördes placering i dessa. Efter att rektor har fattat beslut om att inleda arbetsbristförhandlingar kallar personalavdelningen, på uppdrag av prefekten, personalorganisationerna till förhandling enligt 11 MBL för fastställande av arbetsbrist. Förhandlingen sker på KI-central nivå med företrädare för såväl arbetsgivare och arbetstagarorganisation från KI-central nivå Omplaceringsutredning När omplaceringsmöjligheterna på institutionen är uttömda och arbetsbristen förhandlad genomför den centrala personalavdelningen en omplaceringsutredning som inbegriper samtliga lediga befattningar inom KI. Utredningen innefattar även ett utskick till samtliga institutioner med förfrågan om kommande planerade rekryteringar. Därmed uppfylls kraven i 7 andra stycket LAS. Genom omplacering undviks de negativa effekterna av turordning vilken kan medföra att en annan institution än den där övertaligheten uppstått måste säga upp personal. En förutsättning för omplacering är att den anställde har tillräckliga kvalifikationer för den vakanta befattningen. Vid omplaceringar kan berörda institutioner komma överens om formerna för omplaceringen. I vissa fall kan det bli aktuellt med någon form av delat ekonomiskt ansvar Turordningsutredning Om omplaceringsutredningen resulterar i att det inte finns något omplaceringsalternativ vidtar arbetet med att fastställa turordningskretsarna, en s.k. turordningsutredning. Kretsarna bestäms enligt LAS och det statliga turordningsavtalet TurA-S och avgränsas med hänsyn till de arbetsuppgifter som berörs av verksamhetsinskränkningen, d v s arbetsbristen. Till samma krets förs tillsvidareanställda vid KI som har i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter på den ort där arbetsbristen återfinns. Inom respektive krets ovan placeras arbetstagarna i turordning efter sammanlagd statlig anställningstid.

9 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 7 (11) Utredningen genomförs genom ett utskick till de institutioner som är förlagda i samma kommun där arbetsbristen är aktuell. Utskicket innehåller en lista med de arbetsuppgifter som är föremål för arbetsbristen och en förfrågan till institutionen om de har någon eller några medarbetare med i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter. Kretsindelningen kan medföra att övertaligheten uppstår vid en institution men kan drabba senare anställda i turordningskretsen med i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter vid en annan institution, som då blir de som blir uppsagda. På de uppsagdas befattningar placeras därefter de övertaliga in med den längre anställningstiden. Det förekommer att omplacerings- och turordningsutredningen av tidsbesparingsskäl genomförs parallellt i ett och samma utskick till institutionerna MBL-förhandling avseende omplacering och turordning Personalavdelningen kallar därefter personalorganisationerna till förhandling enligt 11 MBL avseende arbetsgivarens omplaceringsmöjlighet samt fastställande av turordningskretsar. När förhandlingarna inom KI är slutförda har arbetstagarorganisationen möjlighet att påkalla centralförhandling MBL Effektueringen av uppsägningen När förhandlingarna är slutförda kan uppsägningarna verkställas. Inom KI har prefekten inte delegation att säga upp anställda. Det är endast rektor, eller personalavdelningen på rektors delegation, som får ta ett sådant beslut. Personalavdelningen upprättar uppsägningshandlingarna som sedan prefekt överlämnar till medarbetaren Uppsägningstid och företrädesrätt Under uppsägningstiden är den uppsagde anställd med oförändrade anställningsförmåner och arbetsskyldighet. Dock har den anställde under denna tid rätt till såväl skälig ledighet (med lön) för att söka annat arbete som att få tid för de insatser som Trygghetsstiftelsen erbjuder. Inte sällan har medarbetaren med hjälp av Trygghetsstiftelsen funnit ett nytt arbete innan uppsägningstidens utgång. I annat fall fortsätter Trygghetsstiftelsen arbetet tillsammans med den anställde efter uppsägningstidens utgång. Företrädesrätt till återanställning till lediga arbeten inom KI gäller under uppsägningstiden samt nio månader efter sista anställningsdagen. En förutsättning för företrädesrätt är att arbetstagaren uppfyller villkoren för denna enligt LAS 25 samt att arbetstagaren gjort anmälan om företrädesrätt. Efter uppsägningstidens utgång bevakas företrädesrätten av institutionerna med hjälp av företrädeslistan i Primula. Institutionen/den rekryteringsansvarige ska alltid beakta företrädesrättslistan innan beslut om tillsättning av en vakant anställning.

10 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 8 (11) 6. Schematisk bild över arbetsbristprocessen

11 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 9 (11) 7. Stöd och resurser vid övertalighet 7.1. Trygghetsavtalet/Trygghetsstiftelsen För den som har sagts upp på grund av arbetsbrist finns ett statligt Trygghetsavtal (TA) som reglerar olika typer av stöd och ersättningar. Den statliga Trygghetsstiftelsen beslutar om dessa förmåner. Personalavdelningen ansvarar för att uppsagda får kontakt med stiftelsen. Trygghetsavtalet omfattar alla som har en tillsvidareanställning inom det statliga avtalsområdet och som sägs upp p g a arbetsbrist. Den som haft en eller flera tidsbegränsade anställningar inom staten under sammanlagt minst tre år under de senaste fyra åren omfattas av delar av Trygghetsavtalet om anställningen inte förlängs p g a arbetsbrist. Trygghetssystemet syftar till att uppnå konkreta lösningar anpassade till varje situation och individ. Trygghetsstiftelsens insatser kan inbegripa: Utbildnings- eller utvecklingsinsatser Att tillsammans med arbetsgivaren skapa kontakter med arbetsförmedlingen och andra arbetsgivare på orten i frågor som rör möjligheter till en ny anställning Rätt till inkomsttrygghetstillägg och avgångsersättning Rätt till pensionsersättning Rätt till längre, i vissa fall dubblerad, uppsägningstid i förhållande till LAS och kollektivavtal Trygghetavtalet finns att ta del av på KI:s internwebb under Om din anställning/avtal, lagar, riktlinjer och regler inom personalområdet/trygghetsavtalet. Kontaktuppgifter och information om Trygghetsstiftelsen finns på KIs trygghetsmedel KI och de lokala personalorganisationerna förfogar gemensamt över s k trygghetsmedel vars syfte bl a är att kunna användas vid ett omställningsarbete. Trygghetsmedlen kan t ex användas som delfinansiering vid pensionslösningar avgångsvederlag omställningsinsatser ekonomiskt stöd vid omplacering kortare kompetensutveckling som leder till annat arbete På vilket sätt trygghetsmedlen ska användas sker genom ett partsgemensamt beslut vid varje aktuellt tillfälle.

12 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 10 (11) 7.3. Krishantering I samband med uppsägningar kan behov av någon form av krishantering behövas. KIs företagshälsovård Previa och personalavdelningen kan ge råd och stöd i detta. Ta kontakt med någon av dem vid behov Eget ansvar För att resultatet ska bli bra vid omställningssituation krävs att den som blivit uppsagd själv tar ett aktivt ansvar. Den uppsagde bör därför så snart som möjligt under uppsägningstiden göra en arbetsplan med målet hitta snabbaste vägen till ett nytt arbete Företagshälsovården - Previa Människor som drabbas av uppsägning reagerar på olika sätt. För många kan det innebära en stor förändring av livssituationen och ett hot mot såväl identitet som självkänsla och detta kan ibland leda till personlig kris. Det är viktigt att känna till att krisreaktioner är normala när man utsätts för svåra påfrestningar. Det är inte tecken på psykisk svaghet. Ilska, sorg, förtvivlan och hopplöshet är naturliga känslor i en sådan situation. Familj, vänner, arbetsledare och arbetskamrater kan ge gott stöd, men det kan också vara värdefullt att få stöd och kunna samtala med någon utomstående som har erfarenhet av och kunskap om människor i kris. Hos företagshälsovården Previa ges denna möjlighet och du är välkommen att vända dig dit. Previa har företagsläkare, företagssköterskor, beteendevetare och psykolog. Kontaktuppgifter och information om Previa finns på KI:s internwebb, under Om din anställning/arbetsmiljö och hälsa/previa företagshälsovård Ledarutbildning Vid uppsägningssituationer är det viktigt att ansvariga chefer får det stöd och den utbildning de behöver för att kunna bemöta reaktioner och frågor från medarbetarna på ett bra sätt. Personalavdelningen ombesörjer denna typ av utbildningsinsatser Avgångsvederlag KI kan i vissa situationer i samband med arbetsbrist diskutera enskilda överenskommelser om avgångsvederlag med övertaliga anställda Delpension Delpension kan tidigast utges fr o m den månad då arbetstagaren fyller 61 år och längst t o m månaden före den då arbetstagaren fyller 65 år. Arbetstagaren skall för tid före arbetstidsminskningen ha haft kollektivavtalad pensionsrätt (anställning) i sammanlagt minst 120 månader. Om arbetsgivaren, institutionen/förvaltningen/biblioteket, så medger kan arbetstiden minskas för delpension med upp till högst 50 procent av heltid, vilket innebär att man har möjlighet att t ex ansöka om att minska sin arbetstid med 20 procent.

13 Karolinska Institutet Riktlinjer vid övertalighet vid KI 11 (11) Institutionen finansierar delpensionen. Ex. 50 procent arbetsminskning, kostnad 80 procent av lönen + arbetsgivaravgifter. Beslut om delpension fattas av institutionen efter samråd med personalavdelningen Karriärutveckling/omställningsstöd Anställda på KI som är föremål för övertalighet kan få hjälp och stöd med karriärrådgivning både internt på personalavdelningen, eller genom externa konsulter. Det kan handla om att få vägledning för ökad självinsikt genom kartläggning av den egna profilen och önskemål, samt hjälp med att hitta alternativa arbeten inom eller utanför organisationen.