TV4-Gruppens intranät 22 april 2015

Transkript

1 TV4-Gruppens intranät 22 april 2015

2 Snabbfakta Bolag: TV4-Gruppen (TV4 AB) Antal anställda: ca 500 samt ca 200 konsulter. HQ Stockholm samt 25 lokala kontor. Intranätsansvariga: Lena Hildeberg, internkommunikationschef, Jon Lindholm, internkommunikatör CMS: Episerver 7 (snart 7.16) Leverantör: Acando (fd Connecta) Design: Kurppa Hosk Lanserat: 30 maj 2013 Ca antal sidvisningar per dag/vecka/månad*: 2 700/20 500/ Ca antal startade sessioner per dag/vecka/månad*: 860/6 500/ Antal sidvisningar per session: 3,17* Generell sessionslängd: 6 min 44 sek* Kuriosa: Två intranät i ett vi driftar även ett systerintranät åt Bonnierkollegan Nyhetsbolaget (ej medräknat i statistiken ovan) * Baserat på mätperiod Q1 2015, ej att förväxla med datan på sida 17, som visar på statistik för helåret 2014

3 Ett engagerande intranät Intranätet - en viktig del av din arbetsdag - för att du vill det. Så lyder vår vision. Det överordnat viktigaste målet är att bidra till kunskapsdelning, informationsspridning och att riva de silos som historiskt funnits inom företaget. Intranätet (som inte har något särskilt namn) är socialt och konceptet bygger på att alla medarbetare själva både bidrar till innehållet och på eget initiativ tar till sig informationen. Förutom vanliga gilla-, kommentera-, profil-, och statusfunktioner har alla möjlighet att starta egna ämnesbloggar och skriva i våra öppna flöden. TV4-Gruppens intranät har fått ett brett gensvar inom företaget och används flitigt. Vi har i dagsläget omkring 40 bloggar och 15 minisajter. Antalet redaktörer uppgår i dagsläget till ca 90 personer och på en vecka produceras ungefär inlägg och nyheter. Vem som helst kan när som helst på eget initiativ starta en blogg och antalet redaktörer och ämnen ökar därför till vår stora glädje successivt.

4 Bilder och video Bildmaterial och layout är centralt och mycket viktigt på vårt intranät, både stillbilder och rörligt material förkommer i hög grad. För att lyftas i topp på vår förstasida krävs det att artikeln eller inlägget har en bra bild, och alla som publicerar uppmuntras att använda bilder flitigt. Vi ser att det lockar till läsning, gör materialet mer aptitligt och lättillgängligt och funkar dessutom bra för medarbetare som lättare tar till sig information via bild än text. Bildspel används ofta. Detsamma gäller rörligt material, som förstås är extra viktigt på ett tv-bolag, och det finns enkla sätt för underredaktörer att publicera rörligt på. Att använda och länka till våra olika sociala flöden inom TV4 är också något vi arbetar mycket med. Självklart sänder vi även våra personalmöten live och on demand på intranätet.

5 Tonalitet och design Förutom bilder är design och tonalitet också något vi ser som särskiljande för just vårt intranät. Vi använder en lättsam ton, men med en förväntan om att läsaren är insatt och kunnig inom områdena vi tar upp, och uppmuntrar alla som skriver att skriva så. Look and feel ska självklart lira med TV4- Gruppens i övrigt mycket starka varumärke, och intranätet ska vara så snyggt och härligt att det medverkar till att skapa stolthet för arbetsplatsen. Vi har ett av Sveriges bästa intranät, tycker medarbetarna, och säger ofta spontant hur bra det är. Vi tror att det beror på vår mix av ett fantastiskt innehållsflöde, en härlig look and feel och stort sug efter att kommunicera och dela information med varandra bland medarbetarna.

6 Startsida - nyheter Mosaiklösning i topp där allt innehåll visas för samtliga. Bara rubrikerna syns i de högerställda puffarna. Mer visas med mouse over. Det underliggande nyhetsflödet ( Mina nyheter ) består av pressmeddelanden och allmänna/centralt publicerade corporatenyheter. De går ut till alla. Dessutom kan medarbetaren själv dryga ut flödet genom att på eget initiativ välja att följa existerande bloggar.

7 Fortsättning, nyhetsflöde Här är hela startsidan inklusive nyhetsflöde. För fler nyheter, bara klicka på Visa fler längst ner. Flödet förlängs baserat på det som besökaren valt att följa samt övrig allmän information.

8 Min sida Medarbetarens cockpit varifrån hen enkelt kan ändra och lägga till personlig information och genvägar till andra sajter och verktyg. Notera att valen även blir genvägar i den röda Min sida-puffen som alltid ligger till höger i vyn, oavsett vilken sida man som besökare befinner sig på.

9 Bloggar Två snarlika typer av bloggar, där den ena (sk minisajt) även rymmer kalenderfunktion och statisk högernavigering. De är skapade i syfte att stringent berätta om verksamheten inom ett specifikt område.

10 Så vad finns det för bloggar & minisajter? Minisajter Allt om inköp av varor, tjänster och resor Tar upp vad man som anställd behöver veta angående inköp och resor. Uppdateras: mer sällan Bonnier OTT Om Bonniers stora OTT-projekt som ska ta TV4-Gruppen och C More närmare tittarna via nya plattformar. Uppdateras: relativt ofta Ekonomisajten Som namnet antyder samlas här ekonomifrågor, om till exempel fakturor och attester. Uppdateras: ofta Friskvården i TV4-huset TV4-Gruppen värnar om medarbetarnas fysiska hälsa. För det finns en friskvårdsanläggning. Här rapporterar ansvariga om vad som är på gång. Uppdateras: ofta Bonus: Delas automatiskt med Nyhetsbolaget Intranet 2.0 Listar lathundar för redaktörer samt informerar om nyutveckling på intranätet. Uppdateras: mer sällan Metadata Information om våra program och hur våra system för just metadata fungerar. Uppdateras: mer sällan Musikanvändning på TV4 Samlar upp nödvändig information kring det juridiska arbetet kring rättigheter. Uppdateras: mer sällan Pontus på Fyran Vår egen krögare, Pontus Frithiof, publicerar här aktuella erbjudanden och självklart matsedeln. Uppdateras: ofta Bonus: Delas automatiskt med Nyhetsbolaget Trend, omvärld & analys Analyser, siffror och aktuella rapporter, såväl interna som externa, samt mängder av lästips. Uppdateras: ofta TV4 Event Eventavdelningens egna krypin där man berättar om kommande och avslutade event, med förhandsinformation såväl som uppföljningar. Dessutom kan man som medarbetare här boka exklusiva publikbiljetter och mycket mer. Uppdateras: ofta TV4-huset i Stockholm Riktar sig främst till de som jobbar på huvudkontoret på Tegeluddsvägen i Stockholm. Gott om infrastrukturfrågor värda att veta. Uppdateras: ofta Bonus: Delas automatiskt med Nyhetsbolaget Strategi och organisation - vägen fram Arkiverad minisajt som inte längre uppdateras, men som samlat upp all info som publicerats kring TV4-Gruppens stora strategi- och organisationsförändringar som skedde under främst 2013 och Samt avdelningssidor för företagets större avdelningar sälj, teknikutveckling, kommunikation, personal & juridik samt affärsutveckling. Vi har även en särskild sida för chefer, där den som är just chef får förhandsinformation och annan info riktad specifikt till hen.

11 Så vad finns det för bloggar & minisajter? Bloggar, ett par exempel (det finns fler): Affärsutveckling Här kan alla hugade med färska spaningar dela med sig till kollegiet. Digitalt innehåll Fokuserar på vad vi gör på den digitala arenan innehållsmässigt. Nya play-exklusiva program eller liknande. Till exempel. Produktutveckling digitalt Våra utvecklare för främst TV4 Play listar här kontinuerligt den senaste utvecklingen för vårt digitala flaggskepp med kringprodukter. Inköpsbloggen Fokuserar på främst utländska format som är på gång till våra kanaler. Men kan även ta upp andra, relaterade ämnen. Köp, sälj, byt och erbjudanden Alla intranät med lite självaktning och med vördnad för sina medarbetare ska förstås ha en digital basar där samtliga är välkomna att skriva. Bonus: Delas automatiskt med Nyhetsbolaget Ledningsbloggen Uppdateras inte fullt så ofta som vi önskar, men den finns där, och den följs av många. Micke Grimborg Vår försäljningsdirektör bloggar här, främst med bilder, kring sin och sina medarbetares arbetsvardag. Givetvis ur ett säljperspektiv. Nytt på marknad Marknadsavdelningen jobbar ut mot hela företaget vad gäller marknadsföring av våra program och tjänster. Självklart uppmärksammas deras inlägg då bloggen följs av många. Okej eller inte okej Ibland frias vi av Granskningsnämnden, ibland fälls vi men varför? Det tar den här bloggen upp. Och en hel del annat. Personalnytt Är man ny eller ska man sluta sin anställning så får man gärna hälsa eller säga hej då här. Öppen för alla att skriva i när andan faller på. Praktikfredag En gång per kvartal bjuder vi in varandra till en halv- eller heldag eller bara ett par timmar, för praktik. Det är uppskattat. Och kul! Programbloggen Som mediabolag vore det väl konstigt om vi inte hade en sån? Fokuserar som namnet antyder på våra program. Sociala medier Allt från tips till veckorapporter. Teknikinformation Snabba blänkare om vår IT-miljö. Bonus: Delas automatiskt med Nyhetsbolaget Tips från Youtube-redaktionen Youtube är en snabbt växande arena. Youtube-redaktörerna driver även den här bloggen. TV4-Skolan Här hittar man all info kring kommande utbildningar mm. Tittarna tycker! Den mest uppdaterade tillika mest klickade bloggen. Listar flöden av åsikter som kommit in under föregående kväll.

12 Det ska va lätt å blogga Användarvänlighet är förstås A och O för att få medarbeterna att bidra Först och främst kan vem som helst när som helst skapa en blogg. Som redaktör har man därefter tillgång till de tre knapparna strax under bloggens namn. Via administrera medlemmar ger man snabbt redaktörsbehörighet till en kollega. Därefter är det fritt fram att skriva. Bara klicka på Skapa nytt inlägg, och en förenklad publiceringsvy presenteras. Se bilaga för funktionen.

13 Så vad finns det för bloggar & minisajter? Externa bloggar skrivs och driftas på intranätet och speglas externt på vår offentliga corporatesajt tv4gruppen.se. Intern version, här vår programdirektör som gjort ett inlägg om vår nya studio som speglas externt på tv4gruppen.se tillsammans med andra bloggare. Därifrån är det fritt fram att sprida vidare via sociala medier.

14 Bokmärk, dela & följ våra basfunktioner för sociala flöden och förenklad navigering Bokmärk/skapa genväg: Återfinns på alla statiska sidor som man enkelt vill hålla reda på. Sidor som bokmärks hamnar under Mina genvägar på Min sida -puffen. Följ: Återfinns på alla bloggar och minisajter. Följ och få senaste inläggen i ditt nyhets-flöde på startsidan. Dela: Återfinns på samtliga sidor. Med dela-knappen kan medarbetaren dela inlägg och artiklar till övriga kollegor.

15 Åtkomst till arbetsverktyg hjälp i vardagen Som medarbetare kan man nå samtliga webbaserade verktyg, exempelvis Sharepoint för dokumenthantering och projekt, CRM, lönesystem, fakturahantering med flera. De val av verktyg man gör hamnar även i snabbmenyn till höger. Ett utvecklingsområde här är att få till en single sign on-lösning.

16 Nyckeltal För TV4-Gruppen är det viktigt med tydliga mål. Via startsidan (lilla puffen) nås en lite större nyckeltalssida där man ser gårdagens och veckans tittar- och användarsiffor för våra större kanaler samt TV4 Play. Inom kort implementeras nya nyckeltal, eller KPI:er, via tredjepartslösningar, där innehållet dessutom breddas och detaljeras.

17 Sök Vi arbetar kontinuerligt med att övervaka söktrafiken på intranätet via Google analytics och märker att sökfunktionen är välanvänd. För att förbättra söket uppgraderar vi inom de närmaste veckorna till Epi 7.16 och därmed även till Epi find (i nuläget används Epi search). På sikt, när vi har en bättre integration mot övriga system (SSO) vill vi implementera ett mer avancerat enterprise-sök.

18 Nyhetsbrev Skickas veckovis till samtliga medarbetare inom företaget. Vid större händelser kan ett extra utskick förekomma. Vårt mål är att på sikt inte behöva skicka nyhetsbrev, utan all info ska kunna förväntas bli läst och uppmärksammad genom publicering på intranätet. Och mycket mer Och mycket mer

19 Statistik helår 2014 Statistik mäter vi via Google analytics där vi, utöver de veckorapporter som genereras automatiskt, även monitorerar enskilda event, sidor, sök mm. Ca antal sidvisningar per dag/vecka/månad: 2 300/16 000/ Ca antal startade sessioner per dag/vecka/månad: 800/5 300/ Mest lästa bloggar (med antal sidvisningar) Publikbiljetter (6 600) Vi går gärna på gratis jippon. (Numera är publikbiljetter migrerad till minisajten TV4 Event) TV4-Skolan (4 700) Och vi lär oss gärna nya saker Tittarna tycker (4 100) Självklart undrar vi vad tittarna tycker och tänker kring våra program Praktikfredag (4000) En gång i kvartalet praktiserar vi hos varandra. Det är kul. Affärsutveckling (3600) I dag arkiverad pga underredaktör som lämnat företaget. Tänkvärda reflektioner skriven på privat manér. Mest lästa minisajter (med antal sidvisningar) Pontus på Fyran (32 760) Mat är alltid poppis. Förstås. Friskvården (12 390) Vi gillar att hålla igång. Trend, omvärld & analys (11 600) Och nyfikna på siffror är vi! TV4-huset i Stockholm (8 800) De mest angelägna nyheterna är ofta lokalt anknutna Strategi & organisation (5 900) En i dag arkiverad sajt som gav medarbetarna allt de behövde kring vår omorganisation och nya strategi Mest lästa artiklar (med antal sidvisningar) Party party! (620) Årets personalfest gick till historien Read all about it. Vi flyttar hela havet stormar! (600) Rörigt värre när samtliga på våning 4 skulle byta plats. Mycket att hålla koll på. Rekordår med extra cash (590) Alla vill veta om bonusar förstås. April april! (510) Årets aprilskämt landar på listans fjärdeplats. Ja faktiskt. Byt hatt för en dag (470) När vi kommunicerade Praktikfredag var det många som blev nyfikna.

20 Sociala interaktioner Den sociala interaktionen mäter vi manuellt men ska på sikt implementera event tracking i Google analytics för att enkelt se graden av interaktion bland medarbetarna. Gilla & kommentera Under en typisk vecka uppgår antalet gillaklickningar och kommentarer till mellan Rekordet sattes vecka , då vi hade drygt 270 interaktioner.

21 Hur intranätet uppfattas av kollegorna - enkät I vår medarbetarundersökning från hösten 2014 ställde vi några frågor om intranätet, med fina resultat. För chefer ser resultatet ännu bättre ut, med högre positiva andelar på alla frågor. Finns att redovisa vid intresse. Jag följer aktivt det som kommuniceras på intranätet : - 84 procent positiva svar, 10 procent neutrala, 6 procent negativa Intranätet gör det lätt för mig att följa med i vad som händer inom TV4-Gruppen : - 86 procent positiva svar, 11 procent neutrala, 2 procent negativa Vi ställde också frågor om hur bra intranätet fungerar som arbetsverktyg, och helt i enlighet med att vi ännu inte tagit alla steg mot ett digitalt kontor (med SSO, dokumenthantering och enterprise-sök) fick vi sämre betyg där: Intranätet är ett bra stöd i mitt dagliga arbete : - 60 procent positiva svar, 32 procent neutrala, 8 procent negativa

22 Hur intranätet uppfattas av kollegorna - intervjuer Några röster om intranätet i dag (från djupintervjuer med medarbetare okt-nov 2014): Jag följer alla sidor på intranätet, jag tycker allt är väsentligt. Jag saknar inget, som jag kan komma på. Tycker intranätet är väldigt bra. Jag går in flera gånger per dag. /Medarbetare på avdelningen kanaler. Jag tycker att det har blivit mycket bättre, f-n vad bra det där intranätet har blivit. Jag använder det lite för lite, men man märker att det är många som har koll på allt nu. /Medarbetare på affärsutveckling och förvärv Det är en väldigt transparant organisation vad gäller information. Det finns ingenting att klaga på där, det är oerhört proffsigt. /Chef på avdelningen kommunikation, personal och juridik Jag tycker att intranätet har blivit så otroligt mycket bättre senaste året. Verkligen bra information och mycket information. Faktum är att nästan allting finns där, så man kan sitta surfa där lika gärna som någon annanstans och hitta jättemycket bra grejor. Det är svårt att hinna med förstås, men när jag ändå går in för att söka efter något kan jag fastna i annat som finns där. Då kan man klicka runt. Jag läser nyhetsbrevet också, men letar även själv. /Medarbetare på försäljningsavdelningen Jag saknar ingen information. Men i vardagen har man väldigt lite tid att botanisera på intranätet och i min värld är det fem grejor som man bryr sig om på intranätet. Resten är svårt att hinna. /Medarbetare på innehållsavdelningen Jag tycker att internkommunikationen är fantastiskt bra. Nu är det mycket upp till oss medarbetare och avdelningar att faktiskt också bidra. Där kan man, om man ser till sitt samvete, göra mer. Så är det. Men det som finns är ju fantastiskt. /Medarbetare på avdelningen kommunikation, personal och juridik

23 Hur intranätet uppfattas av kollegorna - feedback Den allra roligaste formen av feedback är förstås den spontana och hjärtliga. Muntligt eller via mejl kvittar. Exempel på feedback är bland annat vår nya chef för digitalt innehåll, närmast från Expressen, som när hon började var väldigt imponerad och sa att hon aldrig sett något liknande. En annan ny medarbetare, en teknisk projektledare senast från Fritidsresor, sa på vår senaste introduktionskurs: Det bästa intranät jag sett ni ska vara stolta. Och det är vi. Men inte nöjda. :-)

24 Kontakt: Lena Hildeberg, internkommunikationschef Jon Lindholm, internkommunikatör Vi återkommer gärna med mer information om våra webblösningar, mätningar och gästinloggning till intranätet. Bara hör av er!