för privatbil ABAX KÖRJOURNAL

Transkript

1 The difference is ABAX för privatbil ABAX KÖRJOURNAL The difference is ABAX

2 2 The difference is ABAX ABAX elektroniska körjournal för privatbil Denna broschyren kommer att ge dig svar på allt du undrar över kring elektronisk körjournal för din privatbil. Broschyren är uppdelad i 3 huvuddelar: Integritet vad har arbetsgivaren insyn i, vad kan arbetsgivaren kräva av de anställda? Skatteregler varför bör man föra en körjournal? Produkt hur gör din vardag lättare och hur fungerar det?

3 The difference is ABAX 3 INTEGRITET I den här delen av broschyren är målet att besvara vilken typ av data arbetsgivaren har rätt till insyn i och vad arbetsgivaren kan kräva av de anställda när det kommer till användning av elektronisk körjournal. Som du kan läsa om i segmentet om skatteregler, ställs det stränga dokumentationskrav för att skattefri bilersättning korrekt ska kunna betalas ut. Det är upp till arbetsgivaren att avgöra vilken slags dokumentation som är bra nog. Därför står arbetsgivaren fri till att kräva att registreringen av resor ska dokumenteras med ABAX körjournal. De anställda får helt fritt välja om de ska installera körjournalen i bilen, men utan körjournal kommer man inte få någon ersättning om det är ett krav från arbetsgivaren. Även om arbetsgivaren kan kräva att resorna är registrerade genom elektronisk körjournal, kan det bara krävas insyn i de resorna som faktiskt ska ersättas. Det vill säga att det är upp till dig som anställd hur du önskar att arbetsgivaren ska se de privata resorna eller inte. Det är också valfritt att visa bilen i administratörens kartbild. Detta kan du själv ställa in på ditt egna användarkonto. I standardkonfigurationen visas varken privatresor eller bilen i kartan. TILLGÅNG Alla anställda har ett eget användarkonto hos ABAX, oavsett om man har en privatbil, firmabil eller yrkesbil. Genom att logga in som användare får du full översikt över all data som blir registrerade av enheten. Om enheten är inställd som en privatbil kommer administratören endast se om enheten fungerar eller inte. Övrig data kan administratören endast få tillgång till om du själv väljer det. När enheten är inställd som en privatbil är det endast resorna som du ska ha ersättning för som är av intresse för administratören. Dessa turer kommer först bli synliga för administratören när du skickar in dina resor du vill ha ersättning för under leverera körjournal, som förklaras i sista delen av broschyren. Resor som inte ska ersättas kommer inte göras tillgängliga för administratören om du inte har ändrat detta själv under inställningar.

4 4 The difference is ABAX SKATTEREGLER Om du använder privatbil i tjänsten har du rätt till bilersättning. I vissa företag kan man få detta utbetalt som billön, medan andra följer statens satser för bilersättning. Gemensamt för alla lösningar är att om tjänstekörningarna går att styrka i form av en noggrant förd körjournal, kommer denna ersättning att vara skattefri till ett visst belopp. Det skattefria beloppet för bilersättning är 18,50kr/mil. Detta kan dock avtalas högre, men allt som överstiger 18,50kr/mil blir då skattebelagt. Om man då till exempel har avtalat om en högre ersättning, vanligtvis ligger det i trakterna kring 35kr, så blir då 18,50kr av 35 skattefria och de resterande 16,50kr blir skattebelagda. Även för privatbilar gäller omvänd bevisbörda. Om man vid en revision ser att en anställd har fått 12000kr i ersättning sett över ett år måste man för att undvika att bli återbetalningsskyldig för den biten kunna styrka att resorna är gjorda i tjänsten. Detta styrker man enligt praxis bäst med en noggrant för körjournal, som då ska innehålla följande: Arbetstagarens namn, adress och underskrift, Datum för avresa och hemkomst för tjänsteresan Syftet med resan Vilket arrangemang arbetstagaren har deltagit på/vad man har gjort Adresser vid star och avslut av resa Mätarställning vid start och stopp Den totala distansen på resan ABAX elektroniska körjournal registrerar detta automatiskt. Det enda du behöver göra som användare är att lägga in ett syfte med resan. Läs mer om detta på nästa sida. Körjournalen kommer att räkna ut hur stor ersättning blir per resa och även en summering för hela reseräkningen.

5 The difference is ABAX 5 PRODUKT KÖRJOURNAL PÅ NÄTET Hur fungerar körjournalen i praxis? (för en grundligare vägledning, se Vägledning privatbilsanvändare och Mobilappsvägledning privatbil. Som du finner i din körjournal på nätet.) När körjournalen är monterad i bilen kommer den automatiskt registrera alla resorna som blir körda. Dessa kommer ni att finna i statusfältet som bilden nedan visar: När du ska leverera körjournal för milersättning/bilersättning, markerar du de resorna som är körda i tjänsten genom att klicka på knappen tjänst bredvid resan. Detta kan även göras i vår app, genom att klicka på en resa och välja typ :

6 6 The difference is ABAX När önskade resor är markerade måste syftet läggas in på varje resa. I webblösningen görs detta genom att klicka på en resa och lägga in syftet i Syftesfältet under resedetaljer.

7 The difference is ABAX 7 I appen görs det på samma sätt som väljer typ av tur. Klicka på välj nu syfte : Efter att alla resor som ersättning ska betalas för är markerade som tjänst och har ett syfte, kan du leverera körjournalen. Detta görs genom att klicka leverera körjournal. I weblösningen finner du den knappen på huvudsidan, i appen ligger funktionen under inställningar. När man klickar på leverera körjournal får du en översikt över alla resorna som är markerade som tjänsteresor. Om så önskas kan du även söka på resor i en angiven period. När du har valt önskad period och fått upp alla resor, klicka på start leverans i web-lösningen eller denna symbol i appen: Du får då upp en kladd som du kan kolla igenom före du skickar in körjournalen till godkännande av administratören. Om jag gör ett privat ärende på vägen hem, vad gör jag då? Om du kör en omväg på en tjänsteresa för att utföra privata ärenden, till exempel hämta barnen från dagis, har du inte rätt till skattefri ersättning för de extra kilometrarna du kör. För att ta bort omvägen, klickar du på ersätt kortaste väg i resedetaljerna. Om resan är delad i två, för att du har stannat utanför dagiset en stund, behöver du först sammanfoga resorna. I exemplet nedan är den totala distansen X km och den privata delen X km, och distansen som ersättning ska betalas för är X km.

8 8 The difference is ABAX Varför skiljer sig mätarställningen i ABAX-enheten från bilens egen mätarställning? Ibland kommer det vara skillnad på antalet kilometer bilens mätarställning har registrerat och antal kilometer körjournalen registrerar. Orsaken till det är att bilens mätarställning är beroende av en flera olika faktorer. ABAX-enheten registrerar antal kilometer baserat på data från GPS-enheten och kommer därför alltid att vara mer noggrann. En orsak till att bilens mätarställning kan avvika är att fartmätaren i bilen är inställd till att i regel visar en högre hastighet än vad du egentligen kör, detta för att man inte ska köra för snabbt utan att vara medveten om det. En fartmätare som visar en högre hastighet påverkar bilens mätarställning. En annan orsak till avvik är att bilens mätarställning är beroende på vilken typ av däck man har och däcktrycket. Det är skillnad på vinterdäck och sommardäck, på slitna däck och nya däck. Mätarställningen har alltså flera olika variabler som påverkar mätningen ABAX har endast en, GPS-signalen. NÄR JAG KOLLAR PÅ EN RESA I KARTA SÅ FÖLJER INTE ENHETEN VÄGEN I VISSA LÄGEN ÄR INTE ENHETEN NOGGRANN? Om du klickar på en resa, kan du få upp den resan ritad i en karta. Linjen som dras från A till B kan ibland vara lite missvisande. Orsaken till detta ligger i hur enheten rapporterar in till systemet. När bilen är kör kommer enheten omedelbart ta en GPS-position och genom hela resan kommer enheten registrera GPS-positioner. Enheten mäter sträckan varje sekund, men skickar in ett meddelande en gång per minut. Detta görs via det inbyggda SIM-kortet som sitter i enheten och det är positionerna som blir inskickade under resans gång som är underlag för hur resan visas. Systemet drar då streck mellan punkterna som skickas in. Detta är endast för att illustrera hur resan har gått i grova drag. När resan är färdig, kommer enheten skicka in hela resan med GPS-data från A till B. Det är denna data som visas i översikten av resan, och dessa är alltid korrekta.

9 The difference is ABAX 9 Kan jag ta bort privata resor? När körjournalen är inställd som en privatbiler, kan alla resor tas bort. Det är en egen knapp för detta i resedetaljerna. Orsaken till att man önskar att ta bort en resa är ofta att man är rädd att administratören ska se dessa. Som vi nämnt tidigare i vägledningen så kan administratören inte se dessa resor, men det är möjligt att ta bort privata resor om man önskar. VAD HÄNDER OM JAG MÅSTE BYTA TILL EN ANNAN BIL NÄR JAG HAR MIN PÅ SERVICE/ VERKSTAD? Bruker du en annen bil til næringskjøring har man 2 valg. Det mest tungvinte er å montere enheten i ny bil. Alternativt kan man opprette turer manuelt. På hovedsiden i web-løsningen, ligger det en knapp som heter «opprett tur manuelt». Her kan man søke opp dato, klokkeslett og adresser og opprette turer. I appen finner du funksjonen «manuell» ved å klikke på symbolet øverst til høyre i hovedmenyen.

10 The difference is ABAX MÄNNISKOR TEKNOLOGI PRODUKTER The difference is ABAX ABAX Sverige, Varmvalsvägen Västerås, t: , kundcenter@abax.no,