Travelreporter manual

Transkript

1 Travelreporter manual Allmänt! 2 Börja använda Travelreporter! 3 Lägga in en bil! 4 Starta din första tripp! 5 Stoppa trippen! 6 Lägga till ytterligare information på en Tripp! 7 Lägga till en anmärkning/notis Lägga till kostnader/utgifter Hantera Kunder/Platser Hantera Bilar! 14 Deltripper i Travelreporter! 16 Att pausa en tripp Skapa en rapport för hela trippen Deltripper i vanliga rapporter Rapporter! 19

2 Allmänt Travelreporter är en app vars syfte är att kunna logga körningar med bil. Du startar körningen då du sätter dig i bilen och trycker på stoppa tripp då du är framme. Startadress, slutadress, körsträcka, start- och sluttid för trippen och datum loggas automatiskt med hjälp av GPS:en. Flera bilar Du kan följa upp en eller flera bilar, med kilometerställning på respektive bil. Körningarna (tripperna) kan markeras som privat eller arbete. Du kan också följa upp körningar på kunder eller specifika platser, för att senare kunna använda rapporterna som faktureringsunderlag. Deltripper Det finns också möjlighet att dela upp en tripp i fler deltripper. På varje plats du pausar kan du ta bilder samt lägga till kommentarer, som du sedan kan använda om du exempelvis är mäklare eller arbetar med vägunderhåll eller liknande. Du kan sedan skapa rapporter i pdf-format med bilder, koordinater och kommentarer. som du sedan kan skicka via e-post, spara till din Dropbox, spara till itunes eller skriva ut. Rapporter inkl körjournal Du kan även skapa rapporter på hela trippen, där deltripperna markeras med flaggor som du kan ändra färg och betydelse på själv. Bränsleförbrukning Om du vill vill följa upp bränsleförbrukning på bilen/bilarna kan du göra det genom att mata in mängden bränsle som du tankar samt priset på bränslet. Kostnadsuppföljning Du kan följa upp kostnader för dina tripper på flera sätt. Du kan lägga in en kilometerkostnad per bil, som sedan automatiskt beräknas så fort du kör just den bilen. Du kan också lägga in kostnader specifikt för varje tripp, till exempel parkering, trängselskatter etc. Dessa kan läggas in både som specifika kostnader eller som kilometerkostnad för den specifika trippen. Detta gör att du kan använda Travelreporter som en taxameter För att förenkla inmatningen kan du ha standardiserade kostnader sparade som du bara väljer mellan. Till exempel Trängselskatt 13 kr eller Körning bagage per km Noteringar Du kan lägga till anmärkningar på varje tripp. Till exempel om du använder Travelreporter för att följa upp kundbesök eller för att anteckna syftet med trippen för skatteverket. Anmärkningar kan fritt läggas in som standardanmärkningar, så att du endast behöver välja anmärkning från en lista. Till exempel kan du ha kundbesök som ett val.

3 Börja använda Travelreporter Innan du börjar använda Travelreporter bör du gå in i iphonens inställningar och bläddra ner till Travelreporter. Här kan du skräddarsy Travelreporter för dina ändamål. De tre första inställningarna styr hur trippen startas upp och avslutas. Välj plats/kund efter stoppa tripp. Om du väljer detta alternativ kommer en lista över dina kunder att visas då du stoppat en tripp, sorterad efter avstånd från din nuvarande eller start-position. Du kan då direkt välja om du vill logga trippen på en specifik kund. Välj bil efter stoppa tripp. Detta alternativ ger motsvarande möjlighet att direkt efter trippen välja vilken bil trippen skall loggas på. Visa inmatning mätarställning. Detta alternativ måste väljas om man skall använda Travelreporter för att skapa en körjournal godkänd av Skatteverket. Då du startar en tripp visas en lista där du kan välja bil och därefter kontrollera bilens mätarställning mot bilens kilometermätare. Du får också upp en motsvarande mätarställningskontroll efter avslutad tripp, för att kunna kontrollera mot bilens mätarställning. Mätarställning uppdateras automatiskt efter körd sträcka och sparas till nästa tripp. Om du i huvudsak använder en bil kan du slå på Förvald på bilen så kommer den att automatiskt vara vald, så du slipper välja. Om du använder detta alternativ behöver du inte slå på Välj bil efter stoppa tripp. Rapport huvud Här kan du skriva en rubrik som dyker upp automatiskt på alla rapporter. Enheter Här kan du välja vilka enheter Travelreporter skall använda km eller miles för sträcka och liter, US Gallon eller Imp Gallon för bränslevolym.

4 Lägga in en bil Om du planerar att följa upp dina tripper per bil, till exempel för att använda körjournal för Skatteverket, för att följa upp bränsleförbrukningen eller följa upp kilometerräknaren på din bil, bör du börja med att lägga upp den. Om du inte vill använda denna funktion kan du hoppa över detta avsnitt. Börja med att öppna Travelreporter och peta på bilar i nederkant. Du får då upp en tom lista. Peta på plustecknet(+) i högra övre hörnet. Du kan nu lägga in data för din bil. Du måste fylla i ett Reg nr, övriga delar är valfria. Du kan lägga in en bild på bilen genom att peta på den tomma rutan i överdelen. Du kan lägga in bilens typ/fabrikat om du har svårt att hålla rätt på alla bilar du kör. Du kan också lägga in en kilometerkostnad som då kontinuerligt beräknas varje gång du kör med den här bilen. Längst ner kan du lägga in bilens nuvarande mätarställning som ett startvärde. Om du inte gör detta nu kan du lägga in det då du startar din första tripp. Förvald innebär att denna bilen är automatiskt vald då du startar en tripp. Endast en bil kan av naturliga skäl vara förvald. Glöm inte att avsluta med att peta på Spara.

5 Starta din första tripp Öppna Travelreporter. Du hamnar på en tom lista med rubriken Tripper. Om du inte hamnar där peta på Tripper längst ner till vänster. Längst upp till höger finns ett plustecken(+). Du trycker på detta för att starta en ny tripp. Vad som händer härnäst beror på vad du lagt in i inställningarna enligt ovan. Om du inte valt någonting så kommer du till en kartbild med en blå symbol som markerar din nuvarande position. Tryck på knappen Starta tripp uppe till vänster. Travelreporter markerar nu din startpunkt med en nål samt hämtar adressen för din startposition. Du kan nu starta din körning. Travelreporter kommer att logga din tripp även om du gör något annat på telefonen alternativt låter iphonen gå i viloläge. Du bör dock se till att iphonen ligger på en plats där den kan se himlen. GPS:en måste kunna ha kontakt med satelliter för att kunna bestämma din position. Lägg den därför inte på golvet eller liknande i bilen utan istället till exempel i passagerarstolen eller på instrumentbrädan. Om du vill följa din tripp på kartan kan du när som helst öppna Travelreporter så ser du hur du hittills kört. Du kan också välja om du vill se kartan som satellitbild eller hybrid. Om du istället valt Visa inmatning mätarställning i inställningar kommer en bild för att kontrollera mätarställning att komma upp. Du måste nu välja en bil för att se dess senaste mätarställning. Om du valt Förvald på någon bil kommer den att vara vald och den mätarställning som den bilen hade vid senaste körningen kommer att visas. Du behöver nu bara kontrollera att den stämmer med bilens och korrigera om det behövs (någon annan kan ju ha kört bilen sedan din senaste körning). Därefter trycker du på Starta och trippen är startad. Om du istället trycker på Klar kommer du till samma läge som ovan och måste peta på Starta tripp för att trippen skall startas.

6 Stoppa trippen För att stoppa trippen trycker du på Stoppa tripp. Du får då upp en dialogruta med följande val: Ja Innebär att trippen stoppas, du kan titta på den för att sedan spara Stoppa och Spara Trippen stoppas, sparas och stängs igen omedelbart Pausa Trippen pausas för att kunna återstartas i syfte att skapa deltripper. Se nedan om deltripper Nej Trippen fortsätter att gå, dvs i princip ångra att jag ville stoppa. Då du valt att stoppa, kan olika dialoger komma upp beroende på vad du valt i Inställningarna. Till exempel val av bil, val av kund eller kontroll av mätarställning.

7 Lägga till ytterligare information på en Tripp Efter att du sparat en tripp kan du gå in och lägga till anteckningar, extra kostnader, om trippen är privat. Peta bara på trippen i listan och tryck därefter på Ändra. På kartan ser du trippen med eventuella deltripper. Under kartan ser du en lista med olika redigeringsbara data. Du kan ändra alla data om det har blivit något fel. Om adresserna inte dykt upp kan det bero på att du inte hade internetuppkoppling under trippen. Du kan åtgärda detta genom att trycka på den Krokiga pilen. Du får då upp två val Uppdatera adresser och Beräkna ny distans. Uppdatera adresser innebär att Travelreporter söker upp adresserna på nytt utifrån start- och slutpositionen som lagrats. Beräkna ny distans Om man väljer detta kommer Travelreporter att radera den befintliga trippen och eventuella deltripper och, utifrån inmatade adresser, göra en ny tripp beräknad från Google och ersätta den befintliga trippen. Detta kan användas för att lägga upp en tripp som man glömt att starta. Man startar en tripp som man omedelbart avslutar. Därefter går man in och skriver in start- och slutadresserna, trycker på pilen och väljer Beräkna ny distans. Man bör då själv skriva in start- och sluttid, samt eventuell mätarställning. För att ändra till Privat Körning, petar man bara på privat-switchen. Trippen kommer då att markeras med i tripplistan.

8 Lägga till en anmärkning/notis För att lägga till en anmärkning, peta på anmärkning. Du kommer då till sidan för att lägga till anmärkningar och för att skapa standardanmärkningar. För att skapa en standardanmärkning skriv in beteckningen och peta på knappen Spara som standard. Anmärkningen kommer då att sparas i listan och du kan använda den nästa genom att bara peta på den. Du kan skapa en lista direkt genom att fylla i fälten, trycka på knappen, fylla i en ny anmärkning trycka på knappen o.s.v. Då du är klar trycker du bara klar och anmärkningen läggs till på trippen.

9 Lägga till kostnader/utgifter Det finns två typer av utgifter. Fasta utgifter, antal multiplicerat med á-pris. Till exempel parkeringsavgift eller trängselskatt. Rörliga utgifter, á-pris per km. Till exempel hyrkostnad för bilen per km. Denna kan också användas som taxameter för fakturering eller liknande. Man kan lägga till hur många utgifter som helst av båda typerna på varje tripp. Båda typerna kan läggas in som standardval, så att man bara behöver välja ifrån en lista. För att lägga till en utgift/kostnad peta på plusknappen (+). Du får då upp en ny vy där du kan lägga till dina uppgifter. Namn är din benämning på utgiften. Antal är det antal kostnader som du haft, om du inte valt per km. Á-pris är naturligtvis kostnaden per styck alternativt per km. Om du istället vill hämta en utgift du tidigare sparat petar du på Hämta sparad utg. Du får då upp ytterligare en vy.

10 Här kan du Välja en Standardutgift, Lägga till en Standardutgift eller redigera en befintlig Standardutgift. Om du vill lägga till en standardutgift petar du på pluset för att få upp en vy för detta ändamål. Denna ser nästan likadan ut som vyn för att skapa en utgift/kostnad. Skillnaden är att du av naturliga skäl inte kan fylla i antal här. Då du är klar så väljer du spara. Standardutgiften kommer därefter att läggas till i listan och finnas tillgänglig för alla tripper framöver. Om du väljer en standardutgift i listan genom att peta på den kommer den att användas för att fylla i relevanta uppgifter i utgiften/kostnaden. Om den är per km så behöver du bara peta på spara på utgiften så läggs den automatiskt till trippen. Är den antalsbaserad så kan du fylla i antalet innan du sparar, om du inte skriver i antal blir det automatiskt 1. Du kan lägga till hur många utgifter/ kostnader du vill på varje tripp.

11 Hantera Kunder/Platser För att kunna följa upp körningar för/till specifika kunder eller platser kan du lägga till dessa för att kunna koppla en tripp till en specifik kund. Du kan lägga till kunder på två sätt. Om du petar på kunder i verktygslisten längst ner hamnar du på en lista över dina kunder. Kunderna är lagrade med namn- och addressinformation. För att lägga tlll en ny kund petar du på plustecknet (+) i övre högra hörnet. Du får då en fråga om du vill lägga till kunden från kontakterna i iphonen eller ej. Om du väljer Ja här får du upp din kontaktbok och kan välja din kund här. All adressinformation förs då över tillsammans med namnet. Efter att du kontrollerat att alla data är rätt kan du peta på spara, om inte adressen är markerad på kartan kan du klicka på Finn Plats, så du kan kontrollera att adressen blivit rätt. Om du istället väljer Nej måste du fylla i data för hand. Om du befinner dig hos kunden kan du därefter peta på Sätt till här, så kommer kundens adress att automatiskt läggas in. I annat fall får du själv lägga in adressen i respektive fält. Peta gärna på Finn plats för att säkerställa att du har lagt in rätt adress. Peta därefter på spara.

12 Om du istället valt alternativet Välj plats/kund efter stoppa tripp i inställningar kommer du, efter avslutad tripp att få upp en vy där du kan välja Platser/Kunder. Denna lista kan du sortera utifrån trippens startplats eller slutpunkt. Den visar då kunderna listade utifrån avståndet till respektive punkt. Här kan du också lägga till en ny kund/plats genom att peta på plustecknet (+). Du får då upp en vy där du kan skriva in namnet på kunden och sätta adressen till antingen din start eller slutpunkt, och därefter peta på Klart. Den nya kunden finns nu med i din lista och kan redigeras enligt ovan. Du väljer sedan den kund som är förknippad med den Tripp du just nu avslutar.

13 Om du går in i listan med kunder och petar på en kund/plats, kan du se data som är förknippad med kunden/platsen. Förutom adress och kartbild med plats, kan du se alla tripper som du sparat på denna kund. Om du petar på Tripper för den här platsen får du upp en lista över alla dessa tripper. I rubriken ser du den totala sträcka du kört för denna kund. Här kan du också gå in på respektive tripp och redigera om du behöver lägga till data mm.

14 Hantera Bilar Om du petar på bilar i den nedre listen ser du en lista över alla dina bilar. Om du petar å en bil får du upp en sammanfattning av den bilen. Här kan du också lägga in om du tankar, för att följa upp bränsleförbrukning/kostnader för bränsle. Peta bara på knappen Tanka. Om du petar på Tankningar, kan de se en lista med de tankningar du gjort med den här bilen. Du kan också redigera tankningar om du till exempel gjort en felaktig inmatning. Om du istället petar på Tripper med den här bilen, får du upp en lista över alla tripper du gjort med den här bilen.

15 Om du petar på Ändra på en bil får du möjlighet att redigera bilen. Du får upp samma vy om du lägger till en ny bil. Du måste skriva in ett Registreringsnummer eftersom det är det som används för att identifiera bilen. Du kan peta på platsen för bilden för att välja en bild från bildbiblioteket eller för att ta en bild på bilen. Om du väljer Förvald kommer bilen alltid att vara förvald då du startar en tripp och har valt Visa inmatning mätarställning i inställningar. Detta är praktiskt då du bara har en bil eller i huvudsak kör en specifik bil. Du kan också lägga in typ av bil. Kostnad per km är en specifik kostnad du kan lägga in för bilen, om du till exempel hyr bil med km-kostnad eller på annat sätt vill följa upp kmkostnad på den specifika bilen. Längst ner finns bilens nuvarande mätarställning. Detta är mätarställningen efter senaste trippen. Om du lägger in en ny bil kan du lägga in bilens nuvarande mätarställning här som ett utgångsvärde. Om du inte gör detta nu, får du istället möjlighet att göra det vid första trippen med denna bil.

16 Deltripper i Travelreporter Syftet med deltripper är att kunna köra en sträcka, eventuellt en slinga, med flera stopp. Under stoppen pausar man Travelreporter och kan där lägga till bilder, kommentarer och flaggor som sedan blir kopplade till platsen för pausen. Därefter kan man fortsätta trippen till nästa plats. Detta är användbart för till exempel mäklare, väginspektörer och liknande, som då kan dokumentera olika platser både med bilder och kommentarer samtidigt som man på kartan se körningen. Att pausa en tripp För att pausa en tripp trycker man på Stoppa tripp och därefter på Pausa. GPSen stängs då av och man får en kartmarkering i form av en flagga, med en ruta med diverse info (se bild). Om man petar på flaggan får man upp en lista med flaggor i olika färger där man kan välja en flagga för platsen. Dessa flaggor kan namnges och kommer sedan med i rapporter som en kommentar. De namn man ger i flagglistan sparas och kan användas igen. Om man i stället petar på den blå pilen öppnas deltrippen med dess data som kan redigeras. Även här ser man en flagga för platsen. Om man petar på den får man upp en liknande ruta som tidigare, där man kan peta på den blå pilen. Nu hamnar man istället på en bildvy, där man kan lägga till bilder och kommentarer till platsen. Om man istället på Deltrippsbilden petar på den blå pilen i nedre högra hörnet kommer man till en helskärmskarta som man kan skicka eller skriva ut i form av en rapport för just den deltrippen i form av en pdf. Denna innehåller dels kartbilden, dels bilderna och dessutom kommentarer och adressinformation. (se sista 3 sidorna i denna beskrivning). För att återstarta trippen går man tillbaka till huvudtrippen genom att peta på återpilen uppe till vänster och trycker Återstarta. Sedan kan man stoppa/pausa igen.

17 Skapa en rapport för hela trippen Då man avslutat hela trippen kan man gå in på trippen där man ser en flagga för varje stopp. Här finns också en blå pil i nedre högra hörnet, där man kan peta för att få upp en helskärmskarta med alla deltripperna markerade. Denna kan också sparas, skrivas ut eller skickas som en sammanfattning av trippen. Man kan också genom att peta på flaggan för respektive stopp komma vidare till deltrippen där man på motsvarande sätt i efterhand kan se bilder, skapa deltrippsrapporter etc.

18 Deltripper i vanliga rapporter I de vanliga rapporterna får man med deltrippsrapporter om man väljer Delsummor: Ingen och visa deltripper: på. Om man istället väljer visa deltripper: av så får man ingen deltrippsinformation i rapporten.

19 Rapporter Travelreporter kan skapa olika rapporter för olika ändamål. Rapporterna så som du ser dem på iphonen är förenklade för att kunna ses på skärmen. Det är först då du sparar, skriver ut eller epostar rapporterna som de blir fullständiga. Rapportern är uppdelade i fyra huvudgrupper (Delsummor): Ingen delsummering. Rapporten är bara en lista i kronologisk ordning över alla tripper. Summering på plats/kund Rapporten är uppdelad på respektive plats/kund och summerad därefter. I denna rapport syns bara de tripper som är kopplade till en plats/kund. Summering på Bil Rapporten är summerad på respektive bil. Även här syns bara de tripper som är kopplade till en bil. SKV-rapport Denna rapport är skapad utifrån skatteverkets regelverk för körjournal, och innehåller alla data som skatteverket kräver. Förutsättningen för att denna skall fungera fullt ut är att man lagt till minst en bil och där följt upp mätarställningen, genom att välja Visa inmatning mätarställning i inställningar. Detta eftersom skatteverket kräver uppföljning av mätarställning på respektive bil. Rapporterna kan dessutom skapas utifrån start- och slutdatum. Om man inte anger datum får man samtliga tripper. På varje rapporttyp kan man dessutom välja vad man vill ha med. Ingen Visa utgifter: Om utgifter skall visas i rapporten eller ej Visa deltripper: Om deltripper skall delsummeras i rapporten Visa privata tripper: Välj om du vill inkludera privata tripper i rapporten Visa koordinater: Välj om du vill ha med koordinater för start- och slutpunker, samt deltripper om dessa är valda. Plats Visa utgifter: Om utgifter skall visas i rapporten eller ej Visa bara totaler: Om du bara vill se totalen för varje kund/plats och inte trippdetaljer. Visa privata tripper: Välj om du vill inkludera privata tripper i rapporten Visa koordinater: Välj om du vill ha med koordinater för start- och slutpunker, samt deltripper om dessa är valda. Bil Visa utgifter: Om utgifter skall visas i rapporten eller ej Visa bara totaler: Om du bara vill se totalen för varje kund/plats och inte trippdetaljer. Visa tankningar: Om du vill inkludera tankningar och beräkning av bränsleförbrukning.

20 Visa privata tripper: Välj om du vill inkludera privata tripper i rapporten Visa koordinater: Välj om du vill ha med koordinater för start- och slutpunker, samt deltripper om dessa är valda. SKV Visa tankningar: Om du vill inkludera tankningar och beräkning av bränsleförbrukning. Visa privata tripper: Välj om du vill inkludera privata tripper i rapporten Visa koordinater: Välj om du vill ha med koordinater för start- och slutpunker, samt deltripper om dessa är valda. Då du gjort alla dina val petar du på Rapport i övre högra hörnet. Du får då se en sammanfattande rapport, där du kan kontrollera om de tripper du avsåg är med. Om du sedan petar på pilen i låda uppe till vänster får du välja mellan att eposta rapporten, spara den till itunes, skriva ut den eller spara rapporten till din Dropbox. På respektive ställe får du då en fullständig rapport. Du får även en rapport i.csv-format som du kan importera till Excel, OpenOffice, Numbers eller liknande, för vidare bearbetning.

21 Rapport datum: Från: Till: Datum Trippnr Deltripp nr Från: Till 38 Drottninggatan 64 72, Göteborg: Drottninggatan 64 72, Göteborg (38)1 Sankt Pauligatan 42 48, Göteborg (38)2 Virginsgatan 13 19, Gothenburg (38)3 Skatåsvägen, Gothenburg (38)4 Drottninggatan 64 72, Göteborg 39 Parkgatan, Göteborg: Stora Nygatan 7A 15, Göteborg (39)1 Stora Nygatan 7A 15, Göteborg 41 Stora Nygatan 7A 15, Göteborg: Stora Nygatan 7A 15, Göteborg (41)1 Stora Nygatan 7A 15, Göteborg Starttid- Sluttid 09:43 10:23 Distans Deldistans Tripptid Bil regnr Aktivitet Anmärkning Utgift 11,8 km 0:34 FAE477 09:51 2,3 km 0:08 (2) ICA butiken Idrottsplatsen 09:59 2,1 km 0:05 (2) Skolan Gröna huset 10:05 1,8 km 0:04 (3) Skatås p-plats öster Skatås p-plats söder Skatås p- plats norr 10:24 5,7 km 0:16 (0) 13:18 13:28 0,7 km 0:10 UNR657 13:28 0,7 km 0:10 (0) 17:56 18:03 0,0 km 0:07 18:03 0,0 km 0:06 (0) Stora Nygatan 7A 15, Göteborg: Stora Nygatan 7A 18:18 18:30 0,0 km 0:11 FAE477

22 15, Göteborg (42)1 Stora Nygatan 7A 15, Göteborg 18:30 0,0 km 0:11 (0) Stora Nygatan 7A 15, Göteborg: Drottninggatan 67 77, Göteborg 23:08 08:40 5,3 km 9:32 FAE477 (43)1 Drottninggatan 67 77, Göteborg 08:40 5,3 km 9:31 (0) Drottninggatan 67 77, Göteborg: Stora Nygatan 7A 15, Göteborg 11:13 12:44 33,1 km 0:49 FAE477 Parkering 1,00 st á 30,00 kr Trängselskatt 13 1,00 st á 13,00 kr 30,00 kr 13,00 kr 43,00 kr (44)1 Säve flygplatsväg 30 38, Gothenburg 11:37 16,7 km 0:24 (1) Hangaren (44)2 Stora Nygatan 7A 15, Göteborg 12:44 16,4 km 0:24 (0) Stora Nygatan 7A 15, Göteborg: Storgatan 7, Borås 15:21 15:21 77,9 km 0:00 FAE477 Taxa 1 77,86 km á 12,00 kr 934,27 kr 934,27 kr Stora Nygatan 7A 15, Göteborg: Stora Nygatan 7A 15, Göteborg (46)1 Stora Nygatan 7A 15, Göteborg 17:49 17:49 0,0 km 0:01 FAE477 17:50 0,0 km 0:00 (0) Totalt: 128,9 km 12:11 977,27 kr