Bruksanvisning. ABAX Körjournal. Skillnaden är ABAX

Transkript

1 Bruksanvisning ABAX Körjournal Skillnaden är ABAX

2 2 Skillnaden är ABAX Innehåll Gratulerar till valet av ABAX körjournal 3 Användning av körjournalen på nätet 3 Menyer 3 Körjournal 4 Resedetaljer 6 Sammanfoga resor 6 Visning i karta 7 Leverera körjournal 8 Levererade körjournaler 10 Skapa resa manuellt 10 Karta 11 Inställningar 12 Person 12 Bilen 12 Satser 12 Mätarställning 13 Service 14 Privatbil i karta 14 Ändra lösenord 14 Områden 14 Ingen GPS-täckning 14 Tekniska data: 15 ABAX elektronisk körjournal enhet

3 Skillnaden är ABAX 3 Gratulerar till valet av ABAX körjournal ABAX elektronisk körjournal är baserad på två huvudteknologier: GSM mobilteknologi. Denna används både via mobiltelenätet och till överföring av data till en internet server via GPRS (datakommunikation). GPS satellitnavigation. GPS är huvudkällan för positionering. Den positionerar bilen löpande med kartkoordinater som överförs via GPRS till internetservern. Med ABAX elektronisk körjournal kommer du uppleva att skriva körjournal som ett rent nöje, samtidigt som du får korrekt dokumentation i enlighet med kraven från Skatteverket. Detta kommer att bespara dig för tid och irritation och, och minskar risken för att du blir felaktigt eftertaxerad. Bruksanvisning För att få största möjliga nytta av din elektroniska körjournal är det viktigt att du bekantar dig med den. Själva enheten behöver inget underhåll eller service efter att den har monterats. Det ska inte göras något ingrepp alls på denna. Om det skulle uppstå fel på enheten måste den skickas in för reparation. Körjournalen är internetbaserad och det krävs ingen speciell programvara för att betjäna den, utan endast tillgång till internet. Användning av körjournalen på nätet Du loggar in på din körjournal via Använd ditt användarnamn och lösenord som du fått från oss. Om du inte har fått användarnamn och lösenord, kontakta utsedd administratör på ditt företag. MENYER Menylinjen högst upp i skärmbilden är tvådelad, med huvudvalen Körjournal, Karta och Inställningar över, och en undermeny som varierar beroende på valet som gjorts i huvudmenyn. Nedan visas undermenyn för huvudvalet Körjournal, som består av Körjournal, Leverera körjournal, Levererade körjournaler och Skapa resor manuellt.

4 4 Skillnaden är ABAX Under menyerna visas hela tiden vald bild. Om man klickar i fliken inställningar ändras menyn enligt följande: Här är det nio rubriker i undermenyn. Vilka rubriker som är tillgängliga för användaren varierar beroende på vilken behörighet användaren har i körjournalsystemet. KÖRJOURNAL När du loggar in dig på körjournalen med användarnamn och lösenord visas denna bild: Detta är själva körjournalen som visar dina resor. Dagens resor visas först, och man kan välja vilken dag man önskar genom att klicka på pilen framför den aktuella dagen. Genom att klicka i symbolen markerad här till höger, kommer dagens resor att döljas, och alla andra resor under månaden visas. Användning av pilarna framför datum och månad är nyckeln till att lätt hitta fakta i körjournalen. Genom att klicka på pilen framför aktuell månad dras listan samman och får följande utseende:

5 Skillnaden är ABAX 5 Nu kan du enkelt skrolla till önskad månad och få fram resorna i den månaden genom att klicka i den. Här är det valt April 2011: Sedan kan du välja önskad dag, till exempel den 26 april, och listan ser ut så här:

6 6 Skillnaden är ABAX Resedetaljer Genom att klicka på en resa, i detta fallet den första av dessa, visas följande bild: Redigera resedetaljer Här får du upp detaljerna för resan. Klockslag, adresser, tid och distans är färdigt ifyllda. I tillägg kommer syftet att vara ifylld, om du har skapat områden i kartan och att resan har körts mellan dessa områden. Mer om detta senare. Om syftet inte är ifyllt kan detta göras det här. Det är också möjlighet att lägga till andra kommentarer vid behov. TILLÄGG (Ej aktuellt för servicebil/ yrkesbil) I den mittre delen på bilden kan du lägga till eventuella tillägg. Detta är kostnader som tillkommit i förbindelse med resan och som ska utbetalas tillsammans med milersättning. Sammanfoga resor Vid vissa tillfällen kan det vara önskvärt att slå samman två resor till en. Till exempel om du har stannat för att äta eller tanka under resan, men vill att alla start och stopp ska synas som en resa i körjournalen. Sammanfoga resor görs med en drag and drop funktion. Du klickar i en av resorna som du vill sammanfoga och drar och släpper den ovanpå resan som ska sammanfogas.

7 Skillnaden är ABAX 7 Det går att sammanfoga fler en två resor genom att upprepa proceduren. När du släpper musen öppnas en bild som visar vad som håller på att ske. Här visas de ursprungliga resorna och hur resultatet av sammanslagningen blir. Här kan du välja att avbryta eller bekräfta sammanslagningen genom att klicka i Slå ihop. När sammanslagningen har bekräftats ser du åter alla resorna i körjournalen och kan se den nya resan. Genom att klicka på texten Sammanslagen resa visas en översiktsbild över vilka resor som ingår. En sammanfogad resa kan behandlas på samma sätt som andra resor, med hänsyn till syfte, kommentarer, kostnader, visning i karta, osv.. Visning i karta På höger sida av bilden med resedetaljer finns det tre flikar. Bakom den övre fliken finns resedetaljer som beskrivits ovan. Bakom de två andra flikarna visas resan i kartan. Den övre visar resan i samma fönster som resedetaljerna. Genom att klicka på den nedre fliken visas kartan i fullskärmsläge. I kartvisningarna kan du zooma in till önskat område. Detta kan antingen göras via draglisten på höger sida i kartan, genom att markera med musen och dra en fyrkant över

8 8 Skillnaden är ABAX området i kartan eller skrolla med mushjulet. Fönstret stängs genom att klicka i lilla krysset längst upp till höger. Leverera körjournal Den som använder elektronisk körjournal för att erhålla milersättning för privat bil i tjänst måste leverera en färdigt ifylld körjournal, som dokumenterar alla resor som man ska ha ersättning för till arbetsgivaren. Från körjournalmenyn väljer du Leverera körjournal i undermenyn för att starta en guide som leder dig genom processen för att få fram en färdig körjournal. För att få med alla aktuella resor måste dessa först vara markerade som företagsresor (resor i tjänsten). När guiden startar väljer den själv tidsintervall så att den får med alla företagsresor som inte redan har levererats. Systemet kollar resorna för att se om alla moment är ifyllda enligt Skattemyndigheternas krav. Om syftet med en resa inte är ifyllt, kommer systemet markera detta med ett rött streck under just den resan. När du klickar i en resa öppnas bilden för att redigera i resedetaljer. Här kompletteras även uppgifterna. För den som använder privat bil i tjänst är det ett krav att syftet med resan uppges om milersättning ska kunna betalas ut. Har man deltagit på konferens, kurs eller liknande, ska även det specificeras.

9 Skillnaden är ABAX 9 Detta gäller även för dig som har förmånsbil och betalar bränslet själv. Om du har förmånsbil och företaget betalar bränslet, måste du redovisa körda mil i tjänsten på samma sätt. Annars betraktas de som privatkörda mil och bränslekostnaden för dessa mil multiplicerat med 1,2 dras från lönen påföljande månad. När alla resorna är klara och godkända av systemet, klickar man Starta leverans. Körjournalen genereras då som ett utkast (kladd). Här kan man kolla uppgifterna innan man slutför leveransen. Det är möjligt att skriva ut körjournalen i en PDF-fil om så önskas. När du är nöjd med resultatet klickar du i Leverera körjournal. Då poppar det upp en varningsruta. Klicka OK i den om du vill gå vidare. Körjournalen blir därmed färdigställt, resorna blir låsta så att det inte går att redigera och leverera dem igen. Om det senare visar sig att det är fel i körjournalen kan företagets administrator gå in och låsa upp den för redigering. När du klickar OK, får du ett kvitto på skärmen som visar att körjournalen har levererats. Då måste du klicka i Skriv ut (PDF). Du får då frågan om du vill öppna eller lagra filen.

10 10 Skillnaden är ABAX Genom att klicka Öppna öppnas filen i Adobe Acrobat. (Adobe Reader måste vara installerad på datorn). Skriv ut dokumentet, signera och lämna till rätt person på företaget för attest. Levererade körjournaler I menyn Levererade körjournaler ligger en lista över alla körjournaler som har levererats. Detta fungerar som ett arkiv. Genom att klicka i en av raderna kan du både se och skriva ut tidigare levererade körjournaler. Skapa resa manuellt I enstaka fall kan det bli aktuellt att behöva skapa en resa manuellt om man till exempel har lånat en annan bil för uppdraget. Resan kan då skapas manuellt via adressuppslagning. Resans längd kalkyleras på samma sätt som hos de internetbaserade ruttplanerarna. När du skapar en resa manuellt visas ett formulär som du fyller i start och stoppadress. Fyll i några sökalternativ som vist i illustrationen nedan och klicka i sök knapparna.

11 Skillnaden är ABAX 11 Systemet föreslår alternativ för start och stoppadress. Justera sökalternativen om de tre första förslagen inte passar. Genom att klicka på önskad start och stopp position i sökresultatet visas dessa i kartan. Justera startdatum, klockslag och eventuellt restid, och klicka i Skapa. Då öppnas detaljbilden för resan där du kan lägga in syftet med resan och andra kommentarer. Klicka sedan Spara och resan är klar. KARTA Genom att välja KARTA i huvudmenyn får du fram bilens senaste kända position i kartan. Bilens position markeras med en

12 12 Skillnaden är ABAX ikon mitt i kartan. Det är möjligt att zooma in och ut i kartan, antingen via draglisten på höger sida eller genom att klicka och dra en fyrkant med musen eller skrolla med mushjulet. INSTÄLLNINGAR Under INSTÄLLNINGAR i huvudmenyn finns fler valalternativ Person Här lägger man in alla nödvändiga uppgifter på den som kör bilen. Det rekommenderas att fylla i så noggrant som möjligt. Om man kör privat bil och mottar milersättning måste namn och privatadress vara ifyllt Bilen Här lägger du in information om bilen som körjournalen har monterats in i. Var speciellt uppmärksam på om det är privatbil, förmånsbil eller företagsbil. Detta styr vad som visas för administratören, samt klassificering av resorna som privata eller företagsresor (tjänst). Satser Under fliken Satser kan man välja om man vill köra med ersättning enligt Statens satser för milersättning eller egendefinierade satser. Gällande skattefria belopp är p.t 1,85 kr per km för privatbil, 0,95 kr per km för bensindriven förmånsbil, och 0,65 kr per km för dieseldriven förmånsbil. Dessa värden ligger inlagda i systemet och aktiveras mot vald biltyp (privatbil eller förmånsbil). Vid val av högre belopp än de gällande statliga satserna läggs mellanskillnaden till som lön och specificeras i den levererade körjournalen som skattepliktig inkomst.

13 Skillnaden är ABAX 13 Administratören kan varje månad lägga in gällande bränslekostnad. Då räknar systemet automatiskt ut hur mycket den som har förmånsbil ska betala för privatkörda mil nästkommande månad. Detta redovisas i den färdiga levererade körjournalen. Mätarställning Här fyller man i bilens mätarställning. De a bör göras en gång per månad och är e krav för användare av yrkesbil/servicebil. Mätarställningen kan även läggas in via SMS. Det görs på följande sä : Skicka SMS: MSTALL <REGNR><Värde> ll Exempel: MSTALL XWY Exemplet visar mätarställning på bil med registreringsnummer XWY413. Det finns två förutsä ningar för a de a ska fungera: 1. Mobilnumret du skickar ifrån måste vara registrerat på dig som användare i systemet under Inställningar i huvudmenyn. 2. Bilens registreringsnummer måste vara inlagt under Inställningar i huvudmenyn. Det är vik gt a registreringsnumret skrivs in utan mellanrum mellan bokstäver och siffror. När meddelandet har skickats, kommer du a få en SMS-bekrä else på a ny mätarställning har registrerats, alterna vt e meddelande om a något är fel. Vad händer om jag inte mo ar någon SMS bekrä else? Om du inte får någon bekrä else via SMS kan de a skyllas två saker: 1. Din mobiltelefon är inställd på a inte visa telefonnummer som det rings ifrån. 2. Själva registreringen blir fel i systemet.

14 14 Skillnaden är ABAX Service Här kan man lägga in uppgifter om bilens serviceintervall, datum för senaste service, samt att skapa en varning/påminnelse när det är dags för nästa service. Privatbil i karta Om du kör privatbil eller förmånsbil, kan du välja om administratören i bolaget ska få se bilen i kartvyn. Detta är en frivillig sak i förhållande till Personuppgiftslagen. I denna bild kan man specificera innanför vilka tidsintervall, och på vilka dagar som bilen får synas i kartan. I de fall där man skall vara tillgänglig för inkommande uppdrag, kommer denna funktionalitet att vara till nytta både för den anställde och företaget. Ändra lösenord Här kan man ändra sitt lösenord och användarnamn. Vi uppmanar alla att ändra namn och lösenord så fort de fått körjournalerna. Man kan även skriva över existerande användarnamn och lagra ett nytt. Områden Här kan man skapa områden i kartan för platser och kunder som man besöker ofta. När man har skapat ett område kommer namnet automatiskt att synas i Syfte med resan vid varje start och stopp som görs innanför det markerade området. Denna funktion bidrar till att automatisera ifyllningen av körjournalen ytterligare. Ingen GPS-täckning Om enheten inte har GPS-täckning när man startar en resa (till exempel om man parkerat i ett garage) kommer inte enheten att automatisk registrera resans start. Så snart enheten får GPS kontakt registreras starten och fortsätter fram till resans stopp. För att säkerställa att resan blir korrekt, registreras sista positionen som enheten hade innan den tappade GPS-kontakten och första positionen när den återfått kontakt. Denna resa läggs automatisk till resten av resan och visas i körjournalen med en anteckning.

15 Skillnaden är ABAX 15 TEKNISKA DATA: Dimension: Vikt: IP grad: Temperaturområde: Reducerad funktionalitet: GPS: GSM: Kommunikation: Radio: Spänningsområde: 127 x 72 x 42 mm 260 g IP67 Aktiv: -20 C til 55 C -40 C til -20 C Sirfstar lii chipset med aktiv GPS antenne Siemens XT55, Tri band (900/1800/1900Mhz) SMS, GPRS Chipcon CC1020 (433 Mhz) 10 til 32V Alla antenner är inbyggt i enheten, samt att den levereras med utgång för extern GPS antenn. Positionering: GPS, GSM og Radio (433 Mhz). GPS rapporterer ävenå tid/datum, position, hastighet och riktning. Sensorer: Rörelse, sabotage, temperatur och batteriförbrukning.

16 Produkten är utvecklad i samarbete med Telenor. SM-BR MÄNNISKOR TEKNOLOGI PRODUKTER Skillnaden är ABAX Marknadsförs i Sverige av: Electronic Tracking Systems Sweden AB, Varmvalsvägen 9, Västeräs. T: Produceras av: ABAX as, Torvet 1, 3256 Larvik, t: , kundesenter@abax.no,