Bruksanvisning. ABAX Körjournal. The difference is ABAX

Transkript

1 Bruksanvisning ABAX Körjournal The difference is ABAX

2 2 The difference is ABAX Innehåll Gratulerar till valet av ABAX körjournal 3 Användning av körjournalen på nätet 3 Menyer 3 Körjournal 4 Resedetaljer 5 Resa i karta 5 Skriv ut resa 6 Sammanfoga resor 6 Leverera körjournal 7 Levererade körjournaler 8 Registrera resa manuellt 8 Karta 9 Inställningar 10 Förare 10 Fordon 10 Milersättning 10 Mätarställning 10 Service 11 Privatbil i karta 11 Normal arbetstid 11 Ändra lösenord 12 Områden 12 Syften 12 Varningar 12 Tekniska data 13 ABAX elektronisk körjournal enhet

3 The difference is ABAX 3 Gratulerar till valet av ABAX körjournal ABAX elektroniska körjournal är baserad på två huvudteknologier: GSM mobilteknologi. Denna används både via mobilnätet till överföring av data till en serverer via GPRS. GPS huvudkällan för positionering. Genom en antenn positioneras bilen löpande med kartkoordinater som överförs via GPRS till internetservern. Med ABAX elektroniska körjournal kommer du aldrig mer att behöva anteckna mätarställningen när du avslutar dagen igen. Du får även korrekt dokumentation i enlighet med Skatteverkets rekommendationer och krav. Detta kommer att göra att du sparar tid och irritation, och minimerar risken för att bli felaktigt upptaxerad. Bruksanvisning För att få största möjliga nytta av din elektroniska körjournal är det viktigt att du bekantar dig med den. Själva enheten behöver inget underhåll eller service efter att den har monterats. Det ska inte göras några ingrepp alls på den. Om det skulle hända något med enheten, ring vår dygnet runt-support på för assistans. Användning av ABAX körjournal All inloggning till körjournalen sker via ww.abaxsverige.se. Använd det användarnamn som har skickats till er från oss/administratören på företaget. Om ni inte har något användarnamn eller lösenord, ta kontakt med administratören på företaget eller vår support. ABAX körjournal är uppdelad i två bitar. Ett för administratören och ett för användaren. I denna vägledning kommer vi att gå igenom hur systemet fungerar för dig som bilförare. I denna guide går vi igenom hela systemet, men vissa funktioner är endast aktiva för förmånsbilar eller privatbilar. MENYER I huvudmenyn finner ni fyra olika flikar Körjournal, Karta, Inställningar och Varningar. Under varje menypunkt finns olika undermenyer. I bilden nedan visas de alternativ som finns under Körjournal. Som vi ser består denna av fem olika val, KÖRJOURNAL, SÖK, LEVERERA KÖRJOURNAL, LEVERERADE KÖRJOURNALER och REGISTRERA RESA MANUELLT.

4 4 The difference is ABAX KÖRJOURNAL När du loggar in på din ABAX kommer du direkt in till körjournalen. Här ser du dina resor du har gjort med din bil. Dagens resor visas direkt. För att se övriga dagar, klickar du enkelt på den önskade dagen. Om du sedan vill stänga en dag, eller en månad, så klickar du på den raden. Genom att klicka på symbolen markerad i bilden till höger, kommer alla stängda dagar att öppnas, och alla öppna dagar stängas. Om man vill stänga en hel månad för att enkelt hitta fram till rätt resa, då klickar du bara på raden där det, i det här exemplet APRIL.

5 The difference is ABAX 5 När alla månader är stängda kan man enkelt scrolla ner till den önskade månaden och få fram resorna för den månaden. I det här exemplet har jag valt Februari Resedetaljer Genom att klicka på en resa öppnas följande bild: Redigera resa Här får du upp detaljerna om resan. Klockslag, adresser, tid och distans är redan ifyllda. I tillägg kan du komplettera resan med syfte, men om man skapar områden i kartan kan dessa automatiskt bli ifyllda om bilen kör från eller till ett sådant. Mer om detta senare. Om syftet inte är ifyllt kan du lägga till det här, det är också möjligt att lägga en extra kommentar vid behov. Tillägg I mittenpartiet på bilden kan du lägga till eventuella tillägg. Detta är kostnader som tillkommit i förbindelse med resan och som ska utbetalas till arbetstagaren. Passagerartillägg Detta parti gäller endast för de som jobbar och betalar sin skatt i Norge. Har du haft en extra passagerare i din bil och får milersättning betald kan du lägga till så att du får passagerartillägg här. Resa i karta Genom att klicka på fliken resa i karta så öppnas en kartbild som visar resan du har företagit. Denna vy kan se lite olika ut beroende på vilken kartmotor din administratör har valt. I detta fall visas Google Maps. Om man vill se mer information om en specifik bit av resan kan man klicka på en av de blå prickarna. Då visas adress, klockslag, koordinater, hastighet. Denna visas endast för dig som användare, och ej för administratör.

6 6 The difference is ABAX Skriv ut resa Klickar du på denna flik finns möjligheten till att skriva ut en specifik resa, med både resedetaljer samt en kartbild. Sammanfoga resor Vid vissa tillfällen kan det vara önskvärt att slå samman två resor till en. Till exempel om du har stannat för att äta eller tanka under resan, men vill att alla start och stopp ska synas som en resa i körjournalen. Sammanfoga resor görs med en drag and drop funktion. När du har lokaliserat vilka resor du vill sammanfoga så håller du in vänster musknapp över den ena resan, drar den och släpper den över den andra resan som du önskar att sammafoga den med. Det går att sammanfoga fler än två resor genom att upprepa proceduren. När du har släppt en resa över en annan dyker följande ruta upp:

7 The difference is ABAX 7 Här visas originalresorna samt hur resultatet av sammanslagningen kommer att bli. Här kan du välja att avbryta, eller om du vill bekräfta sammanslagningen, slå ihop. När sammanslagningen har bekräftats kan du återgå till körjournalen och titta på resan. När sammanslagningen har bekräftats ser du åter alla resorna i körjournalen och kan se den nya resan. Genom att klicka på texten Sammanslagen resa visas en översiktsbild över vilka resor som ingår. En sammanfogad resa kan behandlas på samma sätt som andra resor, med hänsyn till syfte, kommentarer, kostnader, visning i karta, och så vidare. Leverera körjournal Den som använder ABAX i sin förmåns- eller privatbil, måste leverera en körjournal varje månad. Detta för att se till att man antingen betalar korrekt skatt eller att man får tillbaka rätt milersättning. Från körjournalsmenyn väljer du Leverera körjournal i undermenyn. Då startar en guide som leder dig igenom processen för att få fram en färdig körjournal. För att få med alla aktuella resor måste dessa först vara markerade som tjänsteresor. När guiden startar väljer den själv det första datumet i den senaste månaden utan en levererad körjournal. Justera datumet så att den önskade perioden är markerad. Systemet kollar resorna för att se om alla moment är ifyllda enligt Skattemyndigheternas krav. Om syftet med tjänsteresan inte är ifyllt, kommer systemet markera detta med ett rött streck under just den resan. Om du klickar på en resa öppnas en ruta där resedetaljer kan justeras. Här kan även uppgifterna kompletteras med ett syfte. Har man varit på kurs, konferens, kundmöte eller liknande så ska detta skrivas i detta fält detta är ett krav för alla som kör förmåns- eller privatbil. När alla resorna är klara och godkända av systemet klickar man på start leverans.

8 8 The difference is ABAX Körjournalen genereras då som ett utkast (kladd). Här kan man kolla uppgifterna innan man slutför leveransen. När du är nöjd med resultatet klickar du i Leverera körjournal. Då poppar det upp en varningsruta. Klicka OK i den om du vill gå vidare. Körjournalen blir därmed skickad till den person som ska attestera denna. Levererade körjournaler När körjournalen är levererad skickas den till godkännande till bilansvarig. Du kan då hitta din körjournal under fliken Levererade körjournaler, som du finner under Körjournal i huvudmenyn. Under Levererade körjournaler finner du en lista över alla körjournaler som har levererats. Genom att klicka på en av raderna kan du både se och skriva ut en tidigare körjournal. För att skriva ut en körjournal så klickar du på Skriv ut (PDF) som du finner efter att du har klickat på en körjournal (Adobe Reader måste vara installerad på datorn). Registrera resa manuellt I enstaka fall kan det bli aktuellt att behöva skapa en resa manuellt om man till exempel har lånat en annan bil för uppdraget. Resan kan då skapas manuellt via adressuppslagning. Resans längd kalkyleras på samma sätt som hos de internetbaserade ruttplanerna.

9 The difference is ABAX 9 När du skapar en resa manuellt börjar du med att fylla i startadress, och sedan stoppadressen. I exemplet nedan har en resa Sveavägen i Stockholm och Stora Gatan i Västerås skapats. Glöm inte att justera datum och tid för resan. KARTA Genom att välja Karta i huvudmenyn får du fram bilens senaste position i kartan. Bilens position markeras med en ikon mitt i kartan. Det är möjligt att zooma in och ut i kartan, antingen via draglisten till på höger sida, genom att scrolla med mushjulet eller att bygga en fyrkant med musen.

10 10 The difference is ABAX INSTÄLLNINGAR Under Inställningar i huvudmenyn finns flera valalternativ Förare Här läggs all nödvändig förarinformation in. Det rekommenderas att man fyller i denna sida så noggrant som möjligt. Om man kör privatbil och mottar milersättning måste namn och privatadress vara ifyllt. Fordon Här lägger du in information om bilen som körjournalen har monterats i. Var speciellt uppmärksam på om det är privatbil, förmånsbil eller företagsbil. Om det är en förmånsbil eller en privatbil och du har drivmedelskort från företaget måste bilens förbrukning fyllas i. Milersättning Det man börjar med att göra under denna flik är att kryssa för om man har drivmedelskort från företaget eller inte. Om så är fallet så kan man skippa de två översta rubrikerna. Om du svarar nej på den frågan är det viktigt att man fyller i korrekt ersättning. Om det är skattefri ersättning eller om man har diskuterat fram en högre ersättning. För privatbilar ligger ersättningen på 18,50kr/ mil och för förmånsbilar ligger den på 6,50kr/mil för diesel och 9,50kr/mil för bensin. Under leverans av körjournal bestäms vad som ska synas i den levererade körjournalen samt vem som ska attestera denna. Mätarställning Här fyller man i bilens mätarställning. Detta bör göras en gång per månad. Mätarställningen kan även läggas in via SMS. Detta görs på genom att skicka ett SMS med: MSTALL<REGNR><Värde> till Ex: MSTALL EKP Exemplet visar mätarställningen på bil med registreringsnummer EKP517

11 The difference is ABAX 11 Det finns två förutsättningar för att detta ska fungera: 1. Mobilnumret du skickar ifrån måste vara registrerad på dig som användare i systemet. Detta läggs in under Inställningar i huvudmenyn. 2. Bilens registreringsnummer måste vara inlagd under inställningar i huvudmenyn. Det är viktigt att registreringsnumret skrivs in utan mellanrum mellan bokstäverna och siffrorna. När meddelandet har skickats kommer du att få en SMS-bekräftelse på att en ny mätarställning har registrerats, alternativt ett meddelande om att något är fel. Vad händer om jag inte mottar någon SMS-bekräftelse? Om du inte får någon bekräftelse via SMS kan detta bero på två orsaker: 1. Din mobiltelefon är inställd på att inte visa telefonnummer som det rings ifrån. 2. Själva registreringen blir fel i systemet Kontakta support om det inte fungerar. Service Här kan man lägga in uppgifter om bilens serviceintervall, datum för senaste service, samt ställa in en varning/påminnelse när det är dags för nästa service. Privatbil i karta Om du kör privatbil eller förmånsbil kan du välja om administratören i bolaget ska få se bilen i Fordonskontrollen. I denna bild kan man specificera innanför vilka tidsintervall, och vilka dagar som bilen får synas i kartan. I de fall där man ska vara tillgänglig för inkommande uppdrag, kommer denna funktionalitet att vara till nytta både för företaget och för den anställde. Normal arbetstid Här kan du som kör förmånsbil och privatbil markera när du vill att bilen ska registrera tjänsteresor/privatresor. Fyll i dina arbetstider och bocka för Markera resor under normal arbetstid som tjänsteresor för de tider som passar bäst. Här kan man även välja om administratören ska få se dina olevererade tjänsteresor genom att kryssa för det alternativet.

12 12 The difference is ABAX Ändra lösenord Om du vill ändra lösenord eller användarnamn gör du det under denna flik. Vi uppmanar alla att ändra användarnamn och lösenord så fort de fått sina körjournaler. Områden Om man ofta besöker samma platser kan det vara bra att bygga områden i kartan. När man har skapat ett områden kommer namnet på området automatiskt att synas i syftesfältet om resan startar eller stoppar i ett markerat område. Denna funktion bidrar till att automatisera ifyllningen av körjournalen ytterligare. Om du skapar ett större område, lämna adressraden tom! Syften Under syften kan du lägga in vanliga syften som du använder. Dessa kommer senare att finnas att välja i drop-down-menyn när du ska lägga till ett syfte på en resa. VARNINGAR Om något skulle hända med enheten kommer varningslampan upp till höger att börja blinka. Då måste man reda ut vad problemet är. Därför är det viktigt att hålla koll på denna flik. För att underlätta och göra det lättare att upptäcka fel på enheten rekommenderar vi alla att lägga in sitt telefonnummer eller under Varningar och Inställningar i undermyn. De två viktigaste varningarna att hålla koll på är Förlorat kontakten och Förlorat strömförsörjningen. Fyller du i telefonnummer eller här så får du automatiskt varningen vidaresänd till dig.

13 The difference is ABAX 13 TEKNISKA DATA: Dimension: Vikt: IP grad: Temperaturområde: Reducerad funktionalitet: GPS: GSM: Kommunikation: Radio: Spänningsområde: 127 x 72 x 42 mm 260 g IP67 Aktiv: -20 C til 55 C -40 C til -20 C Sirfstar lii chipset med aktiv GPS antenne Siemens XT55, Tri band (900/1800/1900Mhz) SMS, GPRS Chipcon CC1020 (433 Mhz) 10 til 32V Alla antenner är inbyggt i enheten, samt att den levereras med utgång för extern GPS antenn. Positionering: GPS, GSM og Radio (433 Mhz). GPS rapporterer ävenå tid/datum, position, hastighet och riktning. Sensorer: Rörelse, sabotage, temperatur och batteriförbrukning.

14 Produkten är utvecklad i samarbete med Telenor. SM-BR PEOPLE TECHNOLOGY PRODUCTS The difference is ABAX ABAX Sverige (Electronic Tracking Systems Sweden AB), Varmvalsvägen 9, Västeräs. T: