SILABE-GU Projektnummer

Transkript

1 Slutrapport SILABE-GU Projektnummer Summary The project SILABE-GU has worked with transformational energy efficiency practices throughout the procurement process of local municipalities in Southern Sweden. Three implementation labs where the municipalities worked to rethink and improve both practical and strategic procurement practices have taken place. In-between the labs the participants have executed their plans for improvement. The project has also hosted webinars for strategically important tools, workshops for calculation of total cost of ownership, inspirational lectures, etc. Beyond the results in the municipalities a full package learning material has been created complete with trainer s manual, presentation material, tools, methods and information. The project has resulted in a community of practice and the project owners the County Administrative Board of Skåne (Länsstyrelsen Skåne) and the non-governmental membership organization Sustainable Development Skåne (Hållbar Utveckling Skåne) would be more than happy to receive your call and tell more about the project. 1

2 Titel: Utgiven av: Författare: Beställning: Copyright: Slutrapport SILABE-GU Länsstyrelsen Skåne Katja Subrizi Wessling, Hållbar Utveckling Skåne Helena Thelander, Hållbar Utveckling Skåne Hanna Savola, Länsstyrelsen Skåne Länsstyrelsen Skåne Miljöavdelningen Malmö Telefon Länsstyrelsen Skåne Diarienummer: År:

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Bakgrund Verksamhetsbeskrivning/projektbeskrivning och uppfyllelse av syfte, mål och målgrupp Syfte Mål... 9 Projektmål Målgrupp Verksamhetsbeskrivning Uppföljning och utvärdering Diskussion och slutsatser Effekter av projektet Projektets övriga resultat och erfarenheter Bilaga 1: Sammanfattning av kommunernas projektarbete Bilaga 2: Flaskhalsar och lösningar Bilaga 3: Deltagare i workshops och LCC verkstad Bilaga 4: Energieffektivisering genom upphandling Lunds kommun Bilaga 5: Upphandling för minskad klimatpåverkan Kristianstad Upphandling för minskad klimatpåverkan Bakgrund Syfte Genomförande Resultat Egen fordonspark och drivmedel Upphandlade transporter Policys och riktlinjer för upphandling Beräkning av klimatpåverkan från inköp Exempel från andra offentliga verksamheter Upphandling i kommunala bolag Analys Nuvarande krav i upphandlingar Organisation Personresor Beräkning av klimatpåverkan Förslag till fortsatt arbete

4 Riktlinjer Organisatoriskt stöd Kunskap och incitament Rutiner Resepolicy Övriga utforskningsområden Generella lärdomar om klimatsmart upphandling Referenser Kontaktpersoner Bilaga 6: Landskrona upphandling av däck, första utkast Bilaga 7: Östra Göinge Energieffektivisering genom upphandling Miljöpåverkan genom upphandlingar Klimatpåverkan Bilaga 8: Miljö- och energikrav i upphandlingsprocessen Helsingborgs stad, Helsingborgs stads energiplan Bilaga 9: Upphandling av kyl- och värmepumpsservice i Helsingborgs stad,

5 1. Sammanfattning I projektet SILABE-GU (Skånska ImplementeringsLAB Genom Upphandling) har under perioden en grupp skånska kommuner arbetat med energieffektivisering genom upphandling inköpsprocessen. Deltagarna har arbetat med energieffektivisering, inte bara genom upphandling, utan i hela inköpsprocessen. Kommunernas förmåga att hitta nya möjligheter, utveckla ny kunskap, använda information och verktyg har stärkts genom etablering av ett nätverk med fokus på praktiskt erfarenhetsutbyte både internt och externt. Kommunerna har genom sitt arbete varit med och utvecklat ett gediget utbildningsmaterial kring inköpsprocessen. Materialet kan användas av andra svenska kommuner och organisationer som gör upphandlingar. Syfte och mål för projektet har mötts på ett tillfredställande sätt. Projektägare är Länsstyrelsen Skåne och den ideella föreningen Hållbar Utveckling Skåne har drivit projektet med aktivt stöd från Länsstyrelsen Skåne. Båda organisationerna har tät kontakt med målgruppen och tillsammans har de grundlig tidigare erfarenhet av miljömålsarbete, energiarbete, samarbetsdriven upphandling med hållbarhetsfokus samt facilitering och framtagande av utbildningsprodukter. De skånska kommuner som deltagit i projektet är: Eslöv, Helsingborg, Kristianstad, Landskrona, Lomma, Lund, Skurup, Tomelilla, Vellinge, Osby och Östra Göinge. Länsstyrelsen Skåne har även varit med som projektdeltagare. Under kortare övningar har även Region Skåne, Trelleborg, Höör och Burlöv deltagit. Kommunerna har arbetat i tre implementeringslabb och utvecklat arbetet i sina kommuner i tiden mellan implementeringslabben. Utöver detta har också genomförts ett antal andra aktiviteter såsom en LCCutbildning (där totalkostnader beräknats på verkliga upphandlingar), webbinarium för att gå igenom olika strategiska inköpsverktyg samt informations- och nätverksbyggande aktiviteter. Kommunerna har erbjudits ett coachande stöd under och mellan labben men de har också uppmanats att stödja varandra vilket de gjort. Med stor generositet, nyfikenhet och öppenhet har kommunerna engagerat sig i kunskapsutbyten, utveckling av sig själva, sin kommun och det utbildningsmaterial som tagits fram. Till deltagarna i projektet vill vi rikta ett stort TACK! Sveriges kommuner kan nu ta del av ett gediget utbildningsmaterial utvecklat utifrån praktisk erfarenhet. Materialet innehåller information, handledning och stödmaterial såsom presentationsmaterial, verktyg och metoder. Beroende på kommunernas ambitionsnivå stödjer materialet transformativ upphandling genom gedigen behovs- och funktionsdefinition, och möjligheter till mer innovativ praxis i relation till både marknaden och interna aktörer i inköpsprocessen. I utbildningsmaterialet som tagits fram i projektet kallas implementeringslabben för Forum. Projektet ser ett behov av nationellt kunskapsutbyte. Huvudmännen har tidigare kommit överens med Miljöstyrningsrådet om att bygga ett digitalt forum för detta. Då upphandlingssverige just nu håller på och omorganiseras har detta inte utförts. Behovet kvarstår alltså. Det vore önskvärt att ha en nationellt samordnande organisation för implementering av hållbarhetsaspekter i inköpsprocesserna. Nationell spridning av utbildningsmaterialet gentemot kommuner och organisationer som vill driva på utvecklingen av inköpsprocessen som verktyg för energieffektivisering påbörjas i januari

6 2. Bakgrund Den offentliga upphandlingen I Sverige uppgår till miljarder kr/år. Enligt en rapport från 2009, beställd av EU-kommissionen, ligger Sverige på tredje plats i Europa i hur stor andel av den offentliga upphandlingen som är miljöanpassad. EU-kommissionen har satt upp ett mål att den miljöanpassade offentliga upphandlingen under 2010 ska stå för 50 procent av det totala värdet av landets upphandling. Sverige kom väldigt nära detta mål med sina 49 procent. I Skåne ställs miljökrav i 60 procent av upphandlingarna. Den offentliga sektorn har med sin stora köpkraft möjlighet att påverka leverantörer i positiv riktning. Till exempel kan kommunerna agera så att: fler och bättre miljöanpassade och energieffektiva produkter kommer ut på marknaden leverantörer blir påverkade att möta behov med tjänster istället för produkter leverantörer främjar miljö- och energieffektiva affärsmodeller, leverantörskedjor, etc. bättre krav ställs på uppföljning av energianvändning I Skåne, precis som i övriga Sverige, har kommunerna ett stort behov av stöd vid genomförande av miljöanpassad offentlig upphandling. Effekten av hållbar upphandling är både energibesparingar och ekonomiska besparingar. Växjö kommun har genom att upphandla samdistribution av varor gått från 61kg CO2 per levererat ton varor till 16 kg CO2 per levererat ton varor en 74 % skillnad samt en sänkning från 1550 leveranser per vecka till 350 leveranser per vecka! Tre skånska kommuner - Ystad, Simrishamn och Tomelilla - har genomfört ett liknande projekt med likvärdiga resultat. Även Kristianstad har samordnade varutransporter sedan ett par år tillbaka. Det finns stöd att få, men mycket av det stöd som finns idag är baserat på att föra över information vilket för kommunerna kan vara svårt att omsätta i praktiken på grund av tidsbrist (prioriteringar), kompetensbrist och rädsla för att göra fel. Många insatser riktar sig främst till större kommuner som har specifika upphandlare eller hela upphandlingsavdelningar som har möjlighet att hålla sig uppdaterade om förändringar och nytänkande på upphandlingsområdet. Detta saknas ofta i de små och medelstora kommunerna men där finns ändå samma behov av ny kunskap, inspiration och samarbeten och strategiskt arbete som syftar till att påverka leverantörer i en mer hållbar riktning. Skäl till att projektet uppstått Sedan 2008 har Hållbar Utveckling Skåne drivit olika projekt kring hållbar upphandling (MILOU Miljöanpassad Offentlig Upphandling och MILOU2 HandlingsForum) finansierade av Helsingborg, Höör, Klippan, Lomma, Lund, Malmö, Trelleborg, Vellinge, Ängelholm, Europeiska Regionala Utvecklingsfonden, Energimyndigheten, Region Skånes Miljövårdsfond, Länsstyrelsen Skåne och Naturvårdsverket. Under projekten har bland annat följande genomförts: 10 kommuner har gått samman och ställt krav på att 100 % inköpt el ska klara kraven för Bra Miljöval utan att riskera att spekulera med skattebetalarnas pengar. Vellinge kommun har sänkt energianvändningen med 35 % i 2/3 av sina fastigheter genom att använda sig av Energy Performance Contracting (EPC) för att investera i energibesparingsåtgärderna. Ystad kommun har radikalt förändrat sin bilflotta mot större andel miljöbilar. Olika aktörer som relaterar till upphandlingar har förts samman för att arbeta med mer hållbara upphandlingar. Utbildningsmöjligheter kring LCC (Life Cycle Cost), LCA (Life Cycle Analysis), EPC, hållbara upphandlingsprocesser och liknande har skapats och genomförts. Erfarenhet från tidigare projekt visar att: hälften av kommunerna ställer miljökrav men det är långt ifrån ett förankrat arbetssätt det finns behov av att gå samman med andra kommuner för att effektivisera upphandlingar och avtal samt skapa bättre affärer, detta gäller framför allt för de små och medelstora kommunerna. det finns behov av att föra samma olika aktörer för att lösa utmaningar, som upphandlarna inte kan lösa själva. 6

7 det finns behov att förbättra uppföljningen, så att man lättare kan få fram specifik information kring energibesparingar. det finns ett behov att påskynda implementeringen av energieffektiviseringsåtgärder. Ett bra sätt att göra detta är genom fokus på inköpsprocessen/energismart upphandling. Erfarenheterna blev startpunkten för tankarna kring SILABE-GU. Projektet SILABE-GU adresserar det behov av stöd som identifierats bland medelstora och små kommuner som inte har specifika upphandlare eller upphandlingsavdelningar. Kärnan i projektet SILABE-GU är att ge stöd till mindre kommuner och arbeta specifikt med implementering av energieffektiviseringsåtgärder genom upphandling. För att arbetet i projektet skulle kunna komma fler tillgodo beslutades att det inom projektets ramar också skulle tas fram ett utbildningsmaterial för att påskynda implementeringen av energieffektiviseringsåtgärder inom offentlig upphandling. Materialet skulle vara självinstruerande och inte kräva en extern processledare för genomförande. Huvudman Länsstyrelserna leder och samordnar det regionala arbetet med att minska klimatpåverkan och klara energiomställningen. I Klimat- och energistrategi för Skåne understryker Länsstyrelsen Skåne framförallt att alla skånska aktörer, från myndigheter till företag och hushåll, kan bidra utifrån sina egna förutsättningar. Utifrån de skånska särdragen pekar strategin ut en rad prioriterade åtgärder som leder till att energi används mer effektivt och till att våra förnybara energikällor utnyttjas bättre. En av de utpekade åtgärderna i Skånes klimat- och energistrategi är Offentlig upphandling och verksamhet som förebild. För att stödja länets kommuner i användandet av inköpsprocessen som ett verktyg i energieffektiviseringsarbetet sökte och beviljades Länsstyrelsen Skåne under 2013 medel från Energimyndigheten till projektet SILABE-GU (Skånskt ImplementeringsLAB för Energieffektivisering Genom Upphandling). Hanna Savola, klimat- och energistrateg, har ansvarat för projektet från Länsstyrelsens sida. Hållbar Utveckling Skåne har genom HandlingsForum (föreningens kompetenscentrum för hållbara inköp) drivit projektet SILABE-GU under 2014 med Länsstyrelsen Skåne som projektägare, bollplank och processtöd. Hållbar Utveckling Skåne har insikt och mångårig praktisk erfarenhet med att arbeta i många av de utmaningar kommunerna står inför när de börjar använda inköpsprocessen för att energieffektivisera. Föreningen har relevanta nätverk för att både hämta in inspiration och kunskap ifrån samt kontakt med relevanta potentiella deltagare. Föreningen är ägd av Skånes kommuner, bildningsinstitut och företag, och anses vara en neutral och sammankallande entitet som tar tillvara skånska organisationers hållbarhetsbehov. Katja Subrizi Wessling från HUT Skåne har agerat projektledare och facilitator för SILABE-GU. Finansiering Projektet är till 100 % finansierat av Energimyndigheten. Tidsplan Projektet har genomförts under perioden

8 Processchema och kontakt Tidsplanen för projektet: I enlighet Frågor? med beslutet Kontakta: för projektet har det genomförts: tre Projektledare implementeringslabb Katja Wessling, (april, Hållbar juni Utveckling och september) Skåne utveckling , och katja.wessling@hutskane.se framtagning av utbildningsmaterialbaserat på erfarenheterna (april november) Utöver detta Klimathar och projektet Energistrateg också Hanna genomfört: Savola, Länsstyrelsen Skåne , hanna.savola@lansstyrelsen.se två informationsträffar för att berätta om projektet för kommunerna (mars april) ett webbinarium om verktyg som kan hjälpa kommunerna att prioritera i sitt arbete (maj) en praktisk LCC-utbildning (november) aktiviteter för att sprida information och bygga nätverk (mars november) förberedande och uppföljande verksamhet med kommunerna (mars november) 8

9 3. Verksamhetsbeskrivning/projektbeskrivning och uppfyllelse av syfte, mål och målgrupp 3.1 Syfte Syftet med SILABE-GU var att sammanföra kommuner i implementeringslabb för att arbeta praktiskt med energieffektivisering genom upphandling och förbättringar i kommunernas strategiska inköpsarbete. De deltagande kommunerna har aktivt delat erfarenheter från sitt praktiska arbete och har erbjudits stöd för implementering. Stödet har inneburit coaching kring intern kommunikation, användande av prioriteringsverktyg, beräkningar av livscykelkostnader samt kunskapsutbyten i relation till praktiska upphandlingar som kommunerna haft framför sig. En kort sammanfattning av kommunernas arbete finns i Bilaga 1. Ett annat syfte med projektet har varit att testa hur man kan arbeta effektivt med kommunerna för att skapa kunskapsutbyten som förbättrar kommunernas förmåga att arbeta med energieffektivisering och förbättring av inköpsprocesser både under projektet och framöver. Erfarenheterna har sammanställts till ett utbildningsmaterial som finns bifogat. I utbildningsmaterialet kallas sammankomsterna för Forum istället för implementeringslabb. Utbildningsmaterialet ska marknadsföras nationellt som en resurs till organisationer eller kommuner som vill driva på utvecklingen av inköpsprocessen som verktyg för energieffektivisering. Utbildningsmaterialet kommer att börja spridas efter årsskiftet. 3.2 Mål Projektmål Att minst fem personer från varje deltagande kommun ska ha deltagit i projektets aktiviteter eller tagit del av i projektet framtaget material. Kravet för att vara med i projektet har varit att minst två personer från varje kommun ska vara med vid varje implementeringslabb. Fler har varit välkomna och några av kommunerna har tagit vara på denna möjlighet. Det har också varit ett krav att minst 5 personer från kommunen ska ha berörts av projektet. Måluppfyllelse: För 8 av de 13 organisationer som deltog i projektet bedöms målet om att fem personer deltagit projektets aktiviteter vara uppnått. Anledningen till varför de resterande fem organisationer inte engagerade sig i projektet i samma grad finns Bilaga 1. Målet att minst fem personer från varje deltagande kommun tagit del av projektets framtagna material uppnås under 2015 då spridning av projektresultat sker. Ett oväntat resultat av projektet har varit att kommunerna uttryckt att implementeringslabben varit ett viktigt forum för att föra samman aktörer inom kommunen som i vardagen av olika anledningar haft svårt att mötas. Implementeringslabben har setts som ett neutralt forum för att diskutera komplicerade situationer på ett pragmatiskt sätt. Personer med olika roller har känt igen sig och sina utmaningar i personer från andra kommuner det har blivit lättare att möta situationen som den är och hitta steg mot förändring. Att innan projektets slut ha påverkat utformningen av minst två upphandlingar i varje kommun Vid uppstarten av projektet då informationsmöten hölls och kontakt med kommunerna skapades blev det tydligt att ett flertal kommuner hade behov av att arbeta med strategiskt inköpsarbete för att framöver bedriva ett tydligare arbete med energieffektivisering genom upphandling. De uttryckte också oro för att belastningen vid två upphandlingar skulle bli för stor. I lägesrapporten (140418), beskrev projektet att det vore mer rimligt att begära av deltagarna att de arbetade med en upphandling och ett strategiskt arbete. 9

10 Genom att personer med olika roller gemensamt vågar titta på helheten (energieffektivisering, upphandlingar och den strategiska inköpsprocessen) har kommunerna kunnat identifiera praktiska möjligheter för att förändra arbetet med energieffektivisering i inköpsprocessen. Kommunerna har hittat det som varit möjligt utifrån där de befinner sig idag. För utmaningar och behov av fortsatt stöd som vi har identifierat under arbetets gång hänvisar vi till Bilaga 2. Måluppfyllelse: De deltagande organisationerna har arbetat sammanlagt med sju upphandlingar och minst sju strategiska arbeten. Det arbete som genomförts inom projektets ramar bedöms komma att påverka fler än två upphandlingar i varje kommun på längre sikt tack vare att kunskapshöjningen ger ökat engagemang i de deltagande organisationerna. Att sätta ett mål på att redan under projekttiden ha påverkat två upphandlingar i varje kommun var inte rimlig. Att varje kommun vid projektets slut ska ha arbetat fram ett dokument med riktlinjer för energi- och klimatkrav i upphandling. Under projektets gång har kommunerna tagit sig an ett strategiskt arbete i inköpsprocessen. De flesta kommuner hade redan någon typ av dokument som ger riktlinjer för energi och klimatkrav i upphandlingar. Vissa har gått ett steg vidare och arbetat med att inköp av produkter, i detta fall speciellt fordon och bränslen, sker enligt det som beslutats (miljöklassade fordon väljs, förnybara bränslen tankas). Andra kommuner har påbörjat ett arbete med att prioritera bland upphandlingarna föra att kunna lägga resurser på de upphandlingar som ger mest energieffektivitet (och hanterar andra prioriterade hållbarhetsaspekter) samt har störst kostnadsvolym. Se Bilaga 1 för sammanfattning av kommunernas arbete under projekttiden. Måluppfyllelse: Målet bedömas nås kort efter projektslut då alla redan har riktlinjer eller håller på att ta fram/uppdatera riktlinjer. Att ta fram en utbildningsprodukt om hur andra kommuner kan genomföra liknande upphandlingar som görs inom ramen för projektet. Projektet har tagit fram en utbildningsprodukt som inte bara hjälper kommuner att förbättra sitt arbete med energieffektivisering genom upphandling utan genom hela inköpsprocessen. Det viktiga i utbildningsmaterialet är inte vilka krav som ställs i en specifik upphandling utan att lära sig att vid varje upphandling ska en mängd kommunspecifika behov mötas och kraven kommer därför att se olika ut beroende på verkligheten runt den specifika upphandlingen. Kommunerna ska hitta ett förfarande där de inte drar sig för att ta kontakt med andra som har liknande behov, både lokalt och nationellt, och undersöker hur de gjort. Det undersökande arbetssättet är det viktiga att gemensamt med andra göra bedömningar av vad som är väsentligt och inte. Det är denna kompetens som gör att kommunen kan tackla de utmaningar de har. Att samarbeta med kollegor vid framtagning, bedömning och uppföljning av kriterier, att känna till och använda relevanta externa resurser vid behov och att veta var man hittar andra som har liknande utmaningar är det som bedöms vara relevant kompetens. Utbildningsprodukten hjälper till att skapa förutsättningar för att kommunerna ska förstå sin situation, se möjligheter och nya lösningar som är relevanta för dem, samt definiera hur de ska ta sig dit. Detta gäller såväl intern kommunikation som upphandlingskriterier som skapar energieffektivisering och strategiska arbeten med inköpsprocessen som möjliggör systematiskt energieffektiviseringsarbete. Måluppfyllelse: Målet är uppnått. Utbildningsmaterialet är framtaget och kommer att spridas under

11 Att samtliga deltagande kommuner gör behovsanalyser inför vald upphandling för att undersöka möjlighet till transformativa lösningar. De deltagande kommunerna har öppnat upp för transformativa frågor i relation till de behov upphandlingarna ska möta. Det var ovant för många att analysera sina behov. Arbetet skedde genom frågor som kan hjälpa kommunen att beställa radikalt nya lösningar. Ofta upphandlar kommunerna marginellt energieffektivare lösningar, för att skapa transformativa lösningar som radikalt minskar energianvändningen krävs ett annat tillvägagångssätt. Frågorna nedan är exempel på frågor som kommunerna arbetat med: Varför behöver ni produkten? Vad skulle ta bort behovet av produkten? (Vilka andra upphandlingar kan påverkas av detta? Exempelvis kan behovet av luftkonditionering tas bort genom att bygga eller renovera på ett visst sätt) Används den här produkten redan och kan den delas/lånas av någon? Om du köper den kan du dela den med andra? Är det möjligt att reparera, piffa upp eller förbättra något av det du redan har? Om det är en engångsprodukt finns det alternativ som kan återanvändas? Kan du reducera volymen/skalan på produkten? Kan produkten bli levererad som en service? Kan man anställa produkten? En mall för behovsanalysen finns med i det utbildningsmaterial som tagits fram i projektet. Kommunerna med frågorna under det andra implementeringslabbet (Forum 2) men bedömningen har gjorts att dessa frågor passar bättre in i slutet av Forum 1. Frågorna kan då användas för att kritiskt analysera målbilden och kan utforskas med andra i kommunen i relation till målbilden under Mellantid 2 (tiden mellan Forum 1 och Forum 2). Genom att ställa ovanstående frågor kan kommunen i ett tidigt skede utvärdera om upphandlingen överhuvudtaget är nödvändig genom att kartlägga organisationens behov och möjligheter till alternativa, transformativa lösningar i stället för konventionell upphandling. Måluppfyllelse: Målet bedöms vara uppfyllt. Kommunerna har tagit del av verktyget och är medvetna om dess betydelse i inköpsprocessen. Effektmål Att kommuner i Skåne ska få förståelse för enkla och lättgenomförbara exempel på upphandlingar som skapar energieffektivisering. Deltagarna i SILABE-GU har, efter att alla kommunerna fritt fått välja vilken typ av upphandling de vill arbeta med, främst jobbat med olika transportupphandlingar och fastigheter. Därför har de flesta exempel och utbyten berört dessa två ämnesområden. Presentationen från Miljöstyrningsrådet om kriterier och uppföljning, exempel från Energimyndigheten och olika initiativ i Europa har delats med deltagarna. Exemplen har varit en påminnelse om möjligheter och olika tillvägagångssätt. Kommunerna menar dock att det som gett störst utbyte har varit att tala med varandra. Projektets fokus har varit på utbytet mellan kommunerna. Kommunerna har dock samtidigt uppmanats att hitta inspirerande upphandlingar som är relevanta för det som de själva har på sin agenda eller att hitta konsulter eller experter som kan hjälpa kommunen framåt. Till exempel så kan kommunerna välja att driva ett rundabordssamtal inom ett visst område där de behöver ny information och förståelse. Anledningen till att denna uppgift lagts på kommunerna är att det är svårt att förutse och rekommendera vilken typ av extern hjälp kommunerna kan tänkas behöva. Deras stödbehov kommer att vara olika beroende på när och var projektet genomförs. Det är också av vikt att kommunerna känner ägarskap över hur de hittar och tar till sig ny information. Facilitatorn kan verka för att stödja, till exempel genom att i sina nätverk försöka hitta relevanta personer som kan hjälpa till. Under SILABE-GU har kommunerna även förts samman i en LCC-utbildning för att praktiskt räkna på LCC i en redan genomförd eller framtida upphandling. Att praktiskt använda LCC som verktyg har varit ett identifierat behov som projektet valt att möta. Kursen, som hölls av Daniel Svensson från ESM AB, var mycket uppskattad och kursdeltagarna blev framför allt medvetna om vilka möjligheter LCC erbjuder i upphandlingssammanhang och motiverade att använda detta verktyg i fortsättningen. Kursdeltagarna 11

12 genomförde bland annat en LCC-kalkyl på oljepanna jämfört med luftvärmepump och bergvärmepump och diskuterade ett gott exempel från Eslövs kommun (upphandling av ett äventyrsbad, Karlsrobadet). Måluppfyllelse: Målet bedöms vara uppfyllt. Information om vilka upphandlingar kommunerna arbetat med finns i Bilaga 1. Utbildningsmaterialet inkluderar enkla exempel på upphandlingar som diskuterats inom projektet. Dessutom bjöd LCC-kursen på enkla exempel (se ovan). Att kommuner i Skåne i högre grad genomför upphandlingar som leder till energieffektivisering. Genom att arbeta med strategiska frågor, policys och prioritering av upphandlingar har kommunerna själva skapat möjligheter att framöver i högre grad utföra upphandlingar som leder till energieffektivisering. Projektet har även ökat förmågan att i praktiken räkna på LCC och på detta sätt visa för beslutsfattare vilka möjligheter för energieffektivisering som öppnas genom upphandling. Kommunernas har på ett eller annat sätt arbetat strategiskt med inköpsprocessen för att skapa förändringar som håller i sig över tiden. Måluppfyllelse: Målet bedöms vara uppfyllt. Att skapa aktivt erfarenhetsutbyte samt kunskap och material som har värde för upphandlare i Sverige. Projektets erfarenheter finns tillgängliga i det utbildningsmaterial som skapats. Utöver detta har en projektplats öppnats. Tanken har varit att projektplatsen ska kunna öppnas upp mer så att flera kan dela dokument och inspiration. Projektet var också tidigt i kontakt med Miljöstyrningsrådet som numera finns under Konkurrensverket och eventuellt kommer att flyttas till en ny upphandlingsmyndighet med fokus på stöd och tillsyn. Kontakten med Miljöstyrningsrådet togs då projektet letade efter en huvudman för att driva ett nationellt kunskapsutbytesforum för personer som arbetar med energieffektivisering i inköpsprocessen. Tillsammans gjordes en del utveckling för att definiera ramarna för ett sådant digitalt forum. Efter alla turer kring Miljöstyrningsrådet har forumet tyvärr fallit bort. Det är dock önskvärt att ha en nationell eller regional samlingsplats för utbyten i förhållande till mer energieffektiva och miljövänliga upphandlingar. Detta forum skulle med fördel huseras av den nationella organisation som är ansvaring för informationsspridning men i dagsläget finns inget sådant. Länsstyrelsens plattform är möjlig att använda sig av, men i dagsläget saknar den vissa funktioner som krävs för att den ska bli naturlig att använda. Detta är under bearbetning och nya digitala samarbetsytor som möjliggör externt deltagande kommer lanseras Man ska heller inte underskatta vikten av att hålla det enkelt. E-postlista har varit projektdeltagarnas främsta sätt att kommunicera. 12

13 Måluppfyllelse: Målet bedöms vara uppfyllt. Att resultera i utökat kunskapsutbyte både fysiskt och digitalt Basen för hela projektet är kunskapsutbyten mellan deltagande kommuner både fysiskt och digitalt. Utbildningsmaterialet som producerats under projektet är digitalt och kan lätt delas med aktörer runtom i Sverige. För att påbörja arbetet med marknadsföringen har projektet berättat löpande om de erfarenheter som skapats inom ramarna för projektet. Föreläsningar har exempelvis hållits på Energiting både i och utanför Skåne, i Energieffektiviseringsnätverk och träffar med andra kommuner som inte deltagit i projektet. Projektet har aktivt letat efter liknande projekt för kunskapsutbyten exempelvis projektet Energikuppen. Ett nationellt digitalt forum har inte åstadkommits men detta bör vara en nationell angelägenhet som drivs av en annan aktör. Länsstyrelsen har erbjudit ett digitalt forum under projektets gång och detta forum kommer under 2015 att öppnas upp för externt deltagande. Måluppfyllelse: Målet bedöms vara uppfyllt. Att lärdomar och erfarenheter synliggörs och görs lättillgängliga för andra kommuner i landet. Lärdomarna från förberedelser och från de implementeringslabb som SILABE-GU drivit för kommunerna har omsatts till ett digitalt utbildningsmaterial som även kan tryckas upp vid behov. Materialet kommer att marknadsföras via Länsstyrelsen och Hållbar Utveckling Skåne. Kommunerna undersöker andra möjligheter att marknadsföra materialet. Det kommer under 2015 att finnas tillgängligt på respektive organisations hemsida. Måluppfyllelse: Målet bedöms vara uppfyllt. 3.3 Målgrupp Projektets målgrupp är i första hand personer i skånska små och medelstora kommuner som i sitt arbete kommer i kontakt med någon del av inköpsprocessen. Dessa personer har kommit från inköps-/upphandlingsavdelningar, tekniska/fastighetsförvaltningar och miljöstrategiska avdelningar. Arbetet i projektet är applicerbart även på andra offentliga organisationer. I SILABE-GU valde Länsstyrelsen Skåne att även agera deltagare i projektet. Projektet har med hjälp av Länsstyrelsen Skåne och Hållbar Utveckling Skånes upphandlarnätverk i kompetenscentrat HandlingsForum kommit i kontakt med kommuner som visat intresse för deltagande. Deltagande kommuner är Eslöv, Helsingborg, Kristianstad, Landskrona, Lomma, Lund, Skurup, Tomelilla, Vellinge, Osby och Östra Göinge. Utöver detta deltog också Länsstyrelsen Skåne. LCC-kursen lockade även deltagare från Region Skåne och kommunerna Trelleborg, Höör och Burlöv. Värt att notera inför eventuella kommande projekt är att vissa kommuner har samarbeten. Genom att identifiera deltagare från kommuner som har dessa samarbeten kan projektet nå ut till fler. I SILABE-GU hade till exempel Östra Göinges inköpsavdelning också ansvar för upphandlingarna i Osby. Lärdomarna som gjorts av Östra Göinge kommer därför att påverka även det arbete som sker i Osby framöver. Ofta finns det också lösare upphandlingssamarbeten mellan kommuner. I Skåne är Tomelilla ett sådant exempel där specifika upphandlingar görs gemensamt mellan Tomelilla, Simrishamn, Ystad och Sjöbo. Att arbeta med en kommun som Tomelilla ger därför möjligheter till positiva förändringar i flera kommuner. Kommuner som avvikit från fullt deltagande är Vellinge, Landskrona, Lomma och Skurup. Förklaringar till detta finns i Bilaga 1 (kolumn Projektdeltagande). 3.4 Verksamhetsbeskrivning För en övergripande processbild hänvisar vi till sida 4. 13

14 Aktivitet, datum, antal deltagare Informationsträffar x 3: feb april : Infoträff om projektet : Information vid Miljöstyrningsrådets workshop : Informationspresentation för Länsstyrelsens och Energikontorets nätverk för personer som jobbar med energieffektivisering Innehåll Projektet bygger på aktivt arbete i de deltagande kommunerna och inleddes med informationsträffar kring den kommande verksamheten för att skapa intresse hos kommunerna. Kommunerna tog på sig att arbeta med en upphandling och ett strategiskt arbete. För att skapa förutsättningar för kommunerna att genomföra detta arbete designades och genomfördes tre workshops tillsammans med kommunerna. 100 personer deltog sammanlagt i ovanstående 3 aktiviteter. Workshop 1: 1 april personer deltog (se bilaga 3) Workshop 2: 9 juni personer deltog (se bilaga 3) Webbinarium: 22 maj personer deltog Workshop 3: 6 september personer deltog (se bilaga 3) LCC-utbildning LCC ett kostnadseffektivt upphandlingsverktyg : 20 november personer deltog (se bilaga 4) Mellantider Tänkta arbetsområden Nuläge Inspiration och goda exempel Utveckling av arbetsområden Målbild Utveckling av arbetsplaner Resursskattning Uppgifter att arbeta med i mellantiden Insatser/upphandlingar kommunerna valt att genomföra Undersökning av vad som fungerar och inte med utgångspunkt i valda insatser Justering av strategier och handlingsplaner för vad som skulle göras i mellantiden. Verktyg som kan hjälpa kommunerna att prioritera i sitt arbete Utvärdering av gjort arbete i kommunen (deltagarna skulle tydliggöra vilka effekter/energibesparingar de räknade med i sin upphandling) Presentation av framsteg, tankar och lärdomar från processen Gemensam utvärdering utifrån att årets arbete ska ligga till grund för ett utbildningsmaterial Målet med att genomföra en kalkyl. Ekonomiska begrepp som används i kalkylen. Lagstiftning som styr ekonomisk kalkylering. Olika kalkylmodeller med för- och nackdelar Vilken modell passar när och varför? Exempel från Skåne. Konstruktion av LCC-kalkyl Koppling mellan LCC och kommunal budgetering, komponentavskrivning och Lagen om offentlig upphandling (LOU). LCC-verkstad. Att lyckas i en LOU-upphandling då LCC används. Kravställning i förfrågningsunderlag enligt LOU. Uppföljning av LCC-kalkylen och energianvändning. LCC som grund för upprustning av kommunens fastighetsbestånd Mellan de tre workshoptillfällena har deltagarna fått möjlighet att genomföra olika uppgifter för att vara förberedda till nästa tillfälle och för att säkerställa att deras arbete gått framåt. 14

15 Kommunikation Kommunikation har skett via digitalt forum, e-post och telefon. Det funnits möjlighet att ställa frågor och få vägledning. Vissa kommuner har haft behov av mer stöd och andra har varit mycket självgående. Lärdomar Kommunerna bör skriva på avsiktsförklaringar för att säkerställa seriöst deltagande i projektet. Mallar och verktyg måste tillhandahållas tidigt i projektet (i detta fall, som var pilot, utvecklades dessa under projektets gång vilket begränsade deras användning något). Reservera minst fyra månader för att förankra deltagandet i projektet hos varje kommun, från att första inbjudan till informationsträff går ut till att alla kommuner har skrivit på avsiktsförklaringar. En del personliga möten och telefonsamtal kan vara nödvändiga. Tänk på att kommunerna behöver minst två månaders förvarning för möten Utbildningsinsatser SILABE-GU är en utbildningsinsats bestående av tre implementeringslabb (forum) där deltagarna utforskar och delar kunskap och inspiration med varandra samt löser arbetsuppgifter i tiden mellan implementeringslabben. Arbetet har utförts både i helgrupp och mindre arbetsgrupper. Processen har drivits av en facilitator/processledare med stöd av en till två personer. Kommunerna kan välja hur engagerade de vill vara, då ambitionsnivåerna och arbetsbelastningen varierar bland deltagarna. En öppen och utforskande attityd etableras tidigt, det ligger till grund för ett väl fungerande och värdeskapande community som har fokus på praktiskt utvecklingsarbete och erfarenhetsutbyte. Kommunerna har på det stora hela uppskattat arbetssättet att de själva driver processen framåt och vi ser att nätverket som skapats under projektet kommer ha nytta och glädje av varandra även framöver. Huvudsakliga lärdomar från processen har omsatts i det utbildningsmaterial (inklusive handlednigsmaterial till facilitatorn, praktiska verktyg och presentationsmaterial) som tagits fram för vidare användning och spridning. Exempel på dessa är: Stärka samarbetena mellan kommunerna Kommunerna har uttryckt att deras största behållning är samarbetet kommuner emellan. Processen har därför förstärkts med tydliga förväntningar på samarbeten mellan forumen. Dessa samarbeten sker på både individnivå och kommunnivå. Uppgifterna är utformade så att de har relevans för kommunerna och är av praktisk karaktär. Forum som löper över längre tid Forumet löper bäst över tolv månader, från maj till maj. I pilotprojektet var arbetstiden för kort för kommunerna då upphandlingsprocesser och förankringsarbete tar tid. De flesta kommuner har planerat vilka upphandlingar som kommer under en given period och de vet vilka upphandlingar som är på gång under projektet. Sommaren används till förberedelser. Överenskommelse Visst bortfall har funnits under projektets gång och detta beror på att det inte funnits en tydlig skriftlig och bindande överenskommelse som förankrats i kommunen. Till utbildningsmaterialet bifogas ett exempel på en överenskommelse som med fördel kan användas med kommunerna. Kommundrivna extrainsatser I projektet sattes extra resurser in för att stärka kommunernas förmåga att prioritera och använda sig av LCC (livscykelkostnadkalkyler). Erfarenheten är dock att kommunerna har behov av att finna information själva och göra detta till en vana. Mycket behållning finns i praktiskt arbete med andra kommuner och olika delar av den egna verksamheten. Kommunerna kan dock stöttas att själva tillfredsställa de utvecklings- och utbildningsbehov som finns. Har flera kommuner samma behov kan de hjälpas åt att utbilda varandra eller köpa upp en utbildningsdag, en konsult, en resurs eller dylikt. Utbildningsmaterialet är utformat så att 15

16 kommunerna har möjlighet att definiera dessa behov och samarbeten i Forum 2 för att genomföras i Mellantid 2. Nätverkande och samverkan Under projektets gång har olika aktörer kontaktats för att hitta inspiration/goda exempel, utbyta kunskap och sprida kunskap om projektet: En dialog har förts med Miljöstyrningsrådet, MSR, för att säkra ett digitalt forum där upphandlare kan dela erfarenheter nationellt. Projektet har även varit representerat i en referensgrupp för arbete med energieffektiva produkter. Arbetet med MSR har förändrats sedan de flyttades över till Konkurrensverket, KKV men kontakt hålls med de personer som tidigare arbetade på MSR och som nu har liknande roller på KKV. Projektet har även deltagit på Miljöaktuellts och MSRs Upphandlingsdagen 2014 som hade fokus på uppföljning. ICLEIs nätverk Procura Plus som stödjer europeiska städer med upphandlingsexpertis och inspiration har bidragit med goda exempel och är en bra och viktig europeisk resurs. Utbildningsmaterialet som är framtaget i projektet skulle med fördel kunna översättas till engelska och marknadsföras genom Procura Plus. Länsstyrelsens interna nätverk av miljöstrateger i södra Sverige har följt projektet och uttryckt intresse för att bedriva liknande verksamhet med hjälp av utbildningsmaterialet. Länsstyrelsen Skånes och Energikontoret SkånesEnergieffektiviseringsnätverk (kopplat till energieffektiviseringsstödet som delas ut av Energimyndigheten) har också fått kontinuerliga uppdateringar om hur projektet framskridit. Hållbar Utveckling Skåne driver i sin verksamhet ett antal nätverk med olika hållbarhetsfokus. Ett av dessa nätverk grundades ungefär samtidigt som SILABE-GU och har förebyggande av avfall på agendan. Nätverket och projektet har utbytt kunskap och bidragit till varandras arbete, framför allt i relation till transformativa lösningar. Några av kommunerna har parallellt deltagit i nätverket Förebyggande av avfall. Kontakten med Energikontoret Skåne är tät då Hållbar Utveckling Skåne och Energikontoret delar lokaler. Projektet var med och arrangerade Upphandlingsarenan på Skånes Energiting 2014, första gången Energitinget haft en egen arena för upphandling och inköp. Energitinget är Skånes största arena för energifrågor med kommunerna som målgrupp. Kommunförbundet Skåne har bidragit med kommunikation till fastighetscheferna runt om i Skåne. Projektet har suttit med i en referensgrupp för Energikuppen som drivits av Energikontor Östra Götaland och förarbetet till projektet delades med Östra Götaland. Energiting Sydost bjöd in SILABE-GU att hålla föredrag om resultaten i projektet. Vid Kristianstads Framtidsvecka presenterades projektet. Projektet har haft kontakt med LCC-konsulter och upphandlingsexperter och fastighetssidan från Lunds universitet. Hållbar Utveckling Skånes nätverk har blivit kontinuerligt uppdaterade om projektet och inbjudningar till projektet har gått ut till både fullständiga utskickslistor och utskickslistor specialiserade på kommunanställda som visat intresse för, och relaterar till inköpsprocessen. Direkta resultat, exempelvis konkreta projekt, ansökningar, rapporter osv. Upphandling lyfts som ett viktigt arbetspaket i en strukturfondsansökan som Länsstyrelsen Skåne driver i samarbete med Klimatsamverkan Skåne och Klimatsamverkan Blekinge. Projektets målgrupp är kommuner som antagit Klimatsamverkan Skånes utmaning 100 % Fossilbränslefritt Skåne. Det finns också en möjlighet att ta fram en strategisk innovationsagenda för Energismart upphandling (Vinnova) Informationsinsatser Information rörande projektet mot ovan angivna målgrupper finns beskrivet under rubriken nätverkande och samverkan. Information om projektet har spridits och nåtts av en intresserad målgrupp. De inbjudningar till att delta och tala på andra konferenser, sitta i referensgrupper och liknande som dykt upp med jämna mellanrum ser vi som ett kvitto på att informationen om projektet nått ut på ett bra sätt. Synligheten för SILABE-GU har varit tillfredsställande. 16

17 3.5 Uppföljning och utvärdering Kontinuerlig utvärdering med målgruppen har skett dels i dialog med kommunerna för att förbättra processen och utbildningsmaterialet. Resultatet därav är själva utbildningsmaterialet. Reflektioner kring utvecklingen av detta finns under avsnitt Kommunernas projektarbete finns beskrivet i Bilaga 1 och projektet konkluderar att kommunerna gjort ett tillfredställande arbete i relation till projektets mål och effektmål (se detaljer i avsnitt 3.2). Utvärdering under arbetets gång har även skett löpande under processen och de flaskhalsar som uppmärksammats och de lösningar för dessa som tagits fram finns beskrivna i Bilaga Diskussion och slutsatser Måluppfyllelsen bedöms som mycket god. Genomförandet har utförts såsom beskrivits i projektansökan med tillägg av aktiviteter som finns beskrivna i avsnitt 3.4. Deltagandet har varit högre än vad som angivits i projektbeskrivelsen trots bortfall. Om det hade skrivits överenskommelser med kommunerna så hade detta med största sannolikhet kunnat minska det bortfall som skedde. Det blev tydligt redan vid första implementeringslabbet att kommunerna har behov att arbeta med intern kommunikation och prioriteringar. I dagsläget är det fortfarande viktigt att lyfta frågan internt för att få resurser, gehör och tydliga relevanta mål. Prioriteringslistor tydliggör arbetet och vilka effekter som kan förväntas. Detta är mycket positivt. Kommunerna har speciellt uppmärksammat att inte ställa för många, men viktiga resultatbaserade upphandlingskriterier som hjälper konkurrensen samt säkrar utveckling i rätt riktning. Hur detta uttrycks i förfrågningsunderlagen kan vara värt att studera under Ett viktigt arbete är att skaffa sig överblick över sin kommuns styrande dokument och arbeta för att likrikta dem. Ofta finns det policys och mål som går emot varandra. Stor förändring kan skapas först när alla arbetar mot samma mål. Arbetet med inköpspolicy och andra policys är viktigt även om det ibland kan tyckas lite överflödigt. Det praktiska arbetet med LCC gör det lättare för upphandlare att återkoppla till kommunal och politisk ledning för att göra budgetbedömnigar. Energibesparingar beskrivs i bilagorna 5 10 men eftersom arbetet är långsiktigt och precis påbörjat så går inte effekterna att mäta ännu. Länsstyrelsen Skåne, Hållbar Utveckling Skåne och kommunerna är motiverade att följa upp effekterna samt dela erfarenheterna. För framtida projekt kan det betonas att ännu tydligare kräva och stödja mätning av uppnådda resultat. Projektet har blivit mycket väl mottaget och intresset är stort, som beskrivet i Effekter av projektet Antal nätverk och deltagande aktörer i nätverken Projektet har agerat i: 2 referensgrupper 5 nätverk med mellan deltagare per nätverk där projektet gjort löpande informationsstunder för att dela kunskap. 2 Energiting och 1 Framtidsvecka med många hundra deltagare. På Energitinget i Skåne arrangerade SILABE-GU den första upphandlingsarenan för energieffektivisering. Internationellt och nationellt nätverkande (främst per telefon och några konferenser) för att hitta goda exempel och för att sprida kunskap och erfarenheterna från projektet. Projektet har dessutom använt sig av sina egna kontaktlistor och nätverk samt erhållit hjälp från lokala aktörer för att nå ut till målgruppen både för att attrahera deltagare, men också för att förmedla erfarenheter. Det 17

18 gick snabbt att få in kommunerna i projektet och det skulle vara möjligt att köra projektet en eller två gånger till i Skåne med andra kommuner. När det gäller den extra LCC-utbildning som arrangerades i projektet har vi idag inga mätbara effekter. Det var ett stort och uttalat behov och deltagarna hade i slutet av dagen tillräckligt mycket kunskap och motivation för att driva vidare arbetet med LCC-beräkningar på egen hand. Många uttryckte också att de skulle göra just detta. LCC är ett kraftfullt verktyg som kan åstadkomma avsevärda förändringar. Att göra och prova på rent praktiskt ger mersmak. Det är vi glada för! 4. Projektets övriga resultat och erfarenheter Resultaten av projektet kan multipliceras snabbt om organisationer som Energimyndigheten, Länsstyrelserna, Sveriges Kommuner och Landsting eller någon nationell organisation med stödverksamhet inom upphandlings/inköpsområdet skulle ta sig an att sprida utbildningsmaterialet som tagits fram. Om detta görs vore det bra att hitta en organisation som kan husera en kunskapsdelningsplattform såsom den Miljöstyrningsrådet erbjöd sig att bygga vid starten på projektet (innan landskapet förändrade sig med Konkurrensverket som ägare av upphandlingsstödet och Miljöstyrningsrådets verktyg). Det finns behov av den här formen av utbildningsinsatser som inte bara serverar kunskap på silverfat. Det kan kännas effektivt att göra så men kommunerna har svårt att känna ägarskap över informationen och gör den inte till sin fullt ut i verksamheterna. Det är viktigt att utveckla kapaciteten hos kommunerna att hitta och utveckla ny kunskap och förbättra sina arbetssätt. SILABE-GUs framtida Forum såsom beskrivna i utbildningsmaterialet möter inte bara kommunerna där de är så att de kan identifiera och testa relevanta handlingar utan hjälper också kommunerna att bygga nätverk som kommer att hjälpa dem långt efter det att Forumen upphört. 18

19 Bilaga 1: Sammanfattning av kommunernas projektarbete Tabellen nedan ger en mycket kort sammanfattning av arbetet och lärdomarna från kommunernas upphandlingsarbete under projekttiden KOMMUN RIKTLINJER FÖR ENERGI OCH KLIMATKRAV I INKÖPSPROCESSEN ETT STRATEGISKT ARBETE EN UPPHANDLING PROJEKTDELTAGARE Eslöv Inköps- och upphandlingspolicy under revidering, totalkostnadstänkande. Riktlinjer för fordon i Eslövs kommun. Valde att arbeta med inköpsoch upphandlingspolicyn. Den nya policyn var under revidering i december 2014 (se länk till vänster). Dessutom samlade projektet ett 30-tal chefer och kommunpolitiker för att undersöka a) hur energimål kan filtreras ner i inköpspraxis i kommunens olika förvaltningar samt b) vilka samarbeten som krävs för att effektivisera kommunens arbete genom gemensam utveckling, kompetens- och kunskapsdelning. Fastighetsrelaterade upphandlingar. Tre personer från kommunen deltog i projektet. Helsingborg Upphandlingspolicy från Har formaliserat upphandlingsprocessen. En arbetsgrupp träffas minst två gånger per år för att säkerställa att upphandlingar inte faller mellan stolarna och att även se till att uppföljning av avtal funkar. En miljöstrateg kopplad till upphandlingsenheten. Process energi- och miljökrav. Energikrav kyl- och värmepumpservice. Tre personer från kommunen deltog i projektet. Kristianstad Inköps och upphandlingspolicy från 2011: Miljöanpassad upphandling ska tillämpas vid upphandlingar inom kommunala förvaltningar och bolag där upphandlingens art motiverar detta. Ville öka kommunikationen och samverkan genom hela inköpsprocessen. Strategiskt intresserad av prioriteringslistor och LCC. Genomförde en kartläggning av kommunens upphandlingar och tog fram en handlingsplan baserad på kartläggningens resultat. Utredde metoder för användning av förnybara drivmedel hos leverantörer av varor och tjänster. Har tagit fram en PM om upphandling av transporter och fordon. Två personer deltog i projektet. Landskrona Upphandlingspolicy från 2014: När ett större behov (över direktupphandlingsgränsen) upphandlas ska där så är lämpligt, den långsiktiga livskostnadscykeln beaktas i utvärderingsmodellen. Detta gäller exempelvis energikrävande produkter där energisnålare alternativ finns att tillgå. Inget. Dubbdäck: De mest energieffektiva däck beräknas minska energianvändningen upp till 10 procent. Trafiksäkerhet kommer först. Välj däck producerade efter 1 nov 2012 då dessa ska ha en märkning för energieffektivitet, väggrepp och externt buller. Finns även Svanenmärkta att välja på. Se bilagor. I Landskrona har arbetet främst drivits av en miljöstrateg som haft svårt att få upphandlingsavdelningen att delta på grund av för hög arbetsbelastning. Lomma Miljöpolicy från 2012: Vi ska arbeta för en ekologiskt hållbar utveckling genom att i upphandlings- och inköpsprocessen öka miljöanpassningen samt ta hänsyn till varor och tjänsters totala miljöpåverkan med hjälp av livscykelanalyser ). Inget. Inget. En person från Lomma var anmäld till projektet men hoppade av efter Workshop 1. 19

20 KOMMUN Lund och Ystad Skurup RIKTLINJER FÖR ENERGI OCH KLIMATKRAV I INKÖPSPROCESSEN Upphandlingspolicy från 2008 : Upphandling skall präglas av ett totalkostnadstänkande ) Upphandlingspolicy från 2010: Vid all varu- och tjänsteförsörjning skall de totala kostnaderna beaktas ) ETT STRATEGISKT ARBETE EN UPPHANDLING PROJEKTDELTAGARE Det fanns en ambition att Lundafastigheter ska ta hjälp av upphandlingsenheten i större utsträckning och göra färre upphandlingar själva. Upphandlingsenheten behövde då fördjupa sin kompetens när det gäller upphandling av entreprenad. Upphandling och uppföljning av ställda krav vid entreprenad: Lundafastigheter ställer höga energikrav vid både nybyggnation och renovering. Ett exempel är den nybyggda förvaltningsbyggnaden Kristallen där man har ställt krav på en energiförbrukning på max 40 kwh/m2 och år. Ett stort problem är dock att uppställda krav ofta inte uppnås. I dessa fall uppstår ofta frågan vad detta beror på. Det är inte helt ovanligt att beställaren hävdar att felet ligger hos entreprenören som har byggt ett för dåligt hus eller inte gjort enligt överenskommelse vid renovering, samtidigt som entreprenören hävdar att huset är bygget eller renoverat efter konstens alla regler och enligt ställda krav och att det istället är brukarna som genom sitt beteende får energianvändningen att sticka iväg. Se bilagor. Tre personer från Lund och en från Ystad anmälde sig till projektet. Då representanten från Lundafastigheter slutade under projektets gång och den personen dels inte gick att ersätta och dels var mycket viktig för samarbetet kunde kommunen inte komma så långt som de hade önskat. Ambitionen var även att VD:n för Ystads Industrifastigheter skulle delta i projektet tillsammans med Lund. På grund av att VD:s ansvarsområde ökades räckte tyvärr inte hans tid till att delta i projektet efter Workshop 1. Inget. Fordon Tre personer från Skurup anmälde sig till projektet. Skurup hoppade av projektet då de hade förstått att projektet skulle ha mer fokus på att informera om befintliga fordonslösningar och mindre fokus på att själv arbeta fram lösningar. Utbildningsmaterialet tar hänsyn till detta genom att föreslå fler gemensamma utbildningstillfällen på olika teman mellan de olika Forum (kallas mellantid i utbildningsmaterialet). Kommunerna kan gemensamt beställa sådana kompetensökande insatser. Tomellilla Upphandlingspolicy från 2008: En punktlista på hur miljöhänsyn vägs in vid upphandling. Behov att lyfta upp upphandlingens strategiska roll och möjligheter hos kommunpolitikerna. Inget Från Tomelilla har en miljöstrateg deltagit i projektet. LCC-utbildningen som anordnades inom projektets ramar hade stor fokus på de ekonomiska argument man kan lyfta upp i kommunikation med politikerna. Behovet av att lyfta upp frågan på politikernivå tas hänsyn till i fortsatta projektansökningar (nu senast i 100% fossilbränslefritt Skåne en strukturfondsansökan från Klimatsamverkan Skåne och Klimatsamverkan Blekinge). 20

21 KOMMUN RIKTLINJER FÖR ENERGI OCH KLIMATKRAV I INKÖPSPROCESSEN ETT STRATEGISKT ARBETE EN UPPHANDLING PROJEKTDELTAGARE Vellinge Upphandlingspolicy från 2014: Ett avsnitt om Hållbar och konkurrenskraftig upphandling. Nämns också att Inom ramen för Vellinge kommuns vision ska kvalitets-, tids- och kostnadseffektiva lösningar prioriteras utifrån behovet i upphandlingen. Totalkostnadsperspektivet nämns inte. Organisera sitt arbete med energieffektivisering i inköpsprocessen. Inget. Vellinge kommun fick en ny upphandlingsansvarig under projekttiden och hoppade av projektet då de behövde lägga mer tid på att organisera själva upphandlingsfunktionen i kommunen. Kommunen har dock uttryckt en vilja att ta sig an ett liknande arbete framöver. Östra Göinge och Osby Upphandlingspolicy från 2012: Kommunens upphandlingar ska ske på ett sätt som stödjer en långsiktig hållbar samhällsutveckling och en god livsmiljö för medborgarna. Detta kan ske genom att ställa krav avseende varor och tjänsters miljö- och hälsopåverkan, varor och tjänsters resurs- och energieffektivitet samt leverantörers efterlevnad av internationella konventioner Ambitionen var att ta fram en priorteringslista eller att, med andra ord, identifiera så kallade hotspots upphandlingar där det är av stor vikt att ta extra hänsyn och studera avseende miljöpåverkan då dessa varor har en större påverkan än andra. Istället för en prioriteringslista arbetade kommunerna fram ett verktyg för prioritering av vilka upphandlingar där det är av yttersta vikt att lyfta fram miljöoch klimatpåverkan. Verktyget används i vid uppdatering av kommunens upphandlingsplan för att stämma av vilka upphandlingar som ska prioriteras vad gäller miljöhänsyn. Se bilagor. Kommunerna genomförde en livscykelkostnadskalkyl där de jämförde en befintlig lösning (mellanstor buss) med det alternativ som fanns på marknaden och som man planerade köpa in. Det konstaterades också att just för denna upphandling fanns det inte så många alternativ att utreda på marknaden. Se bilagor. Från Östra Göinge har ett team på fyra personer aktivt deltagit i projektet, i alla arbetsmoment. Länsstyrelsen Skåne Upphandlingspolicy från 2010 Hänvisar till att ställa relevanta miljökrav enligt förordning 2009/893 om energieffektiva åtgärder för myndigheter. Ny upphandlingspolicy under bearbetning men ej klar än. Vill göra ett liknande arbete som Kristianstad. Fastigheter gröna hyresavtal. Har genomfört en energirondering som underlag till omförhandling av hyresavtal med hyresvärden. Kommer att föra en dialog med en konsult angående vilka möjligheter som finns för Länsstyrelsen att ställa krav på sin hyresvärd i fortsättningen. Länsstyrelsen Skåne anmälde ett team på 3 personer från början. En av dessa slutade, en fick inte lov av sin chef att fortsätta delta. Vid slutet av projektet kunde Länsstyrelsen dock ersätta dessa med två nya men en stor del av arbetet finns kvar att göra. Arbetet fortsätter och projektet har skapat nya samarbeten inom den egna organisationen. Under projektets gång har chefer försvunnit och personal har fått nya roller. Detta har gjort att agendor förändras och det tar tid att bygga relationer till personer som leder olika berörda delar av verksamheten. Kommunerna skulle hjälpa till att hålla agendan giltig men tomrum innan nya personer kommer på plats och relationsbyggande tar tid och förändrar möjligheterna att skapa resultat. Förankringsarbetet i kommunerna tar tid och det är lätt att underskatta tiden för detta arbete inom kommunerna. 21

22 Bilaga 2: Flaskhalsar och lösningar Avsaknad av samarbete mellan kommunens olika förvaltningar Upphandlingsavdelningen har inte kommunövergripande befogenheter och sitter inte med i ledarskapsgrupper och investeringsråd. Detsamma gäller för miljöstrateger som arbetar med energieffektivisering. Detta kan vara begränsande då rätt kompetens saknas i beslutsfattande positioner. Målet i fastighetsrelaterade energieffektiviseringsprojekt är att sänka energianvändningen och därmed energikostnaden. Detta kan genomföras utan att de totala kostnaderna ökar så länge investeringens kapitalkostnad är lika med driftkostnadsbesparingarna. I många kommuner diskuterar man dock driftsbudget och investeringsbudget separat då det är olika personer som ansvarar för dessa budgetar. Detta gör att förhållandet mellan en investering och driftkostnadsbesparing inte kommer upp på agendan. Externa användare (exempelvis skolor och förskolor i kommunägda lokaler) har bristande motivation till energieffektivisering då besparingarna inte tillfaller eller främjar deras verksamhet. Saknad av en tydlig struktur i inköpsprocessen som ska fungera likt en röd tråd upp och ner i organisationen: Upphandlingsarbetet är ofta baserat på intuitiva behov och expertgrupper för olika upphandlingar samlas utan tydliga mandat och utan att de blivit tidsplanerade. Detta gör att vissa expertgrupper faller bort och endast vissa eldsjälar kvarstår. Detta skapar osäkerhet i arbetet. Lösningar I Eslöv har man inrättat ett inköpsråd. Under projekttiden har deltagarna sett till så att det i rådet nu även ingår upphandlare och miljöstrateger. Ett annat exempel är en liten kommun vars upphandlare får presentationstid under kommunstyrelsens ärendeberedning för att uppdatera ledningen om upphandling och inköp. Genom detta finns det en direkt länk mellan politiker och det som sker när det gäller upphandling. Politikerna kan bjudas in till ett rundabordssamtal eller motsvarande av Länsstyrelsen om deras roll och ansvar i energismart upphandling. Fler strateger och upphandlare måste utbildas i LCC och erbjudas stöd i genomförandet av LCC-kalkyler (ska erbjudas vid behov). I flera skånska kommuner (Lund, Eslöv) har man påbörjat energironderingar i samarbete med skolor och elever för att brukare ska kunna äga energifrågan. Lösningar Östra Göinges upphandlingsfunktion använder en upphandlingsplan där upphandlingar planeras för 1 ½ år framåt. Planen uppdateras varje månad med nya upphandlingar, då nya behov tillkommer från verksamheterna. När uppdatering av upphandlingsplanen sker, stämmer miljöstrategen av vilka upphandlingar som ska prioriteras vad gäller miljöhänsyn. Införa en tydlig process för tidiga behovsanalyser funktionsdefinitioner inför upphandlingar. Det är viktigt att i samband med dessa behovsanalyser inkludera relevanta partersamarbeten för att göra en bra behovs- och funktionsdefinition samt få rätt kompetens in i inköpsprocessen. Helsingborgs stad har en specialresurs från miljöförvaltningen vars uppgift är att stödja upphandlare med miljökompetens i upphandlingar. Kommunen har inspirerat många kommuner som deltagit i projektet att undersöka och argumentera internt för denna möjlighet. Information om vilka upphandlingar som görs var, när det finns behov av expertgrupper, hur beställare ska bete sig och liknande är önskvärt, men det kan vara svårt att hitta effektiva kanaler för att få ut denna information och för att få den att omsättas i handling. Östra Göinge har ett upphandlings-epost som går ut till alla i kommunen där man informerar och i god tid berättar vilka upphandlingar som är på gång och kontrakt som håller på att löpa ut. Detta är ett enkelt sätt att informera och få berörda förvaltningar att börja undersöka behoven/tydliggöra erfarenheterna från tidigare kontrakt. 22

23 Policys/riktlinjer/avtal följs inte i organisationen och av kommunala förvaltningar Det händer att upphandlingsavdelningen inte har någon uppföljning på de upphandlingar som görs utanför upphandlingsavdelningen. Det går inte att följa policys/avtal i verkligheten eller de olika dokumenten strider mot varandra. Ett exempel: Från och med 2015 ska alla fordon vara miljöfordon eller alla däck vara miljömärkta men det stämmer inte med avtalsperioden som man upphandlat. Lösningar Införa inköpssamordnare i förvaltningarna som har till uppgift att bistå förvaltningschefen i analys och fastställande av en effektiv inköpsstruktur samt att känna till och informera om kommunens avtal inom sin organisation. Inköpssamordnare kan även utbilda inköpare i kommunens e-handelssystem Göra upphandlingar där kraven gradvis ändras över avtalsperioden så att kommunen kan fortsätta avropa de mest energieffektiva fordonen/däcken i takt med att marknaden utvecklas. En annan lösning är att förbättra samarbetet och dialogen mellan de parter som berörs av olika beslut. Medarbetare har inte kompetensen som krävs för att följa riktlinjerna: Alla ska välja gasbilar och tanka enbart biogas. I verkligheten vet inte medarbetare var man kan tanka biogas och hur tankningen går till rent praktiskt. Våra medarbetare använder sig inte av webbmötesutrustning för att det inte finns något tekniskt stöd på plats och de saknar teknisk kompetens själva. Många kommuner har inte riktlinjer/policys samlade på ett ställe och har inte tydligt kommunicerat vad som gäller vid exempelvis upphandling av bilar. Det kan också finnas ett visst motstånd i att ta till sig det som står i riktlinjerna. De olika förvaltningarna har dålig kännedom om vilka avtal som finns och gör egna inköp utanför kommunens avtal. Så här skriver en miljöstrateg: De förvaltningar som inte hyr av det kommunala fastighetsbolaget köper en hel del saker själva (som i annat fall köps av det kommunala fastighetsbolaget). T.ex. vitvaror och armaturer. Fastighetsbolaget har energikompetens och hyfsat LCCtänk, men det går inte att begära att någon på vård och omsorg ska ha den kompetensen. Bättre kommunikation till medarbetare om beslut som påverkar verksamheten. Flera kommuner har arbetat med att a) utreda vem som upphandlar fordon på olika håll i kommunen och b) förbättra kontrollen över fordonsinköp. Miljöstrateger bekräftar att det kan finnas ett stort behov av informativa insatser för att ändra attityder kring vilka fordon som är bra och vilka inte. Att ha en fordonsansvarig för hela kommunen kan vara en lösning såväl som att alla inköp av bilar som inte är i linje med policyn ska motiveras och godkännas av en högre instans. Underlätta för medarbetare att välja rätt produkter. Att införa inköpsansvariga kan vara en lösning. Tomelilla har bedrivit beställarutbildningar för att eliminera beställningar utanför kontrakt. 23

24 Svårigheter med uppföljning Lösningar Att veta hur man följer upp de krav man ställer. Det kommunala fastighetsbolaget ställer höga energikrav vid både nybyggnation och renovering. Ett exempel är den nybyggda förvaltningsbyggnaden där man har ställt krav på en energiförbrukning på max 40 kwh/m2 och år. Ett stort problem är dock att uppställda krav ofta inte uppnås. I dessa fall uppstår ofta frågan vad detta beror på. Det är inte helt ovanligt att beställaren hävdar att felet ligger hos entreprenören som har byggt ett för dåligt hus eller inte gjort enligt överenskommelse vid renovering, samtidigt som entreprenören hävdar att huset är bygget eller renoverat efter konstens alla regler och enligt ställda krav och att det istället är brukarna som genom sitt beteende får energianvändningen att sticka iväg. Det kan t ex handla om att brukarna vädrar för mycket eller använder för mycket varmvatten. Vem som har rätt kan vara svårt att bevisa och ibland leder detta till tvister. Kommunen har inte har gemensamma kpi:er (key performence indicators), man mäter och följer inte upp samma saker vilket gör det svårt att analysera informationen ifrån olika delar av kommunen. Några exempel på utmaningar kommunerna haft med uppföljning är: kommunicera erfarenheter och resultat till politiker och chefer. att sätta en basnivå i energianvändning för lokaler. Inte ställa för många krav utan bara ställa krav som man kan och kommer att följa upp. Avsätta resurser för uppföljning. Att redan i förfrågningsunderlaget tala om exakt hur energiförbrukningen skulle följas upp så att det inte uppstår diskussioner i efterhand. Någonting att utreda vidare är Svebys riktlinjer och partnering. Resultatuppföljning är ett område där det finns stora synergieffekter förutsatt att kommunen har enats om gemensamma mål (t.ex. 100 % förnybara fordonsbränslen är en gemensam målsättning och indikator för hela kommunen). Då kan man se till att uppföljningen blir en process där flera samarbetar. Exempelvis måste ekonomi ha ansvar för att leverera rätt underlag till uppföljningen (bränsleinköpen kan ske med kort vilket öppnar möjlighet för en årlig uppföljningsrapport från leverantören kommunen har avtal med). 24

25 Bilaga 3: Deltagare i workshops och LCC verkstad ws1 ws2 ws3 LCC Efternamn Förnamn Kommun Tel epost titel verkstad x Stanfield Mari Burlövs kommun mari.stanfield@burlov.se Upphandlingsstrateg x x x Kallin Kenneth Eslövs kommun kenneth.kallin@eslov.se Miljöstrateg x Larsson Jan Eslövs kommun jan.larsson@eslov.se Service & teknik x Niubo Annie Eslövs kommun annie.niubo@eslov.se Mångfaldskoordinator x x x x Berg Marilouise Helsingborgs stad marilouise.berg@helsingbo Miljöförvaltningen, stöd till rg.se upphandlingsenheten när det gäller miljöfrågor x x x x Kjellman Anna Helsingborgs stad anna.aguayokjellman@hels Miljöförvaltningen, ingborg.se energieffektivisering x x x Åberg Yvonne Helsingborgs stad yvonne.aberg@helsingborg Upphandlingsenheten.se x Genberg Johan HUT Skåne johan.genberg@hutskane.s Projektassistent e x x x Wessling Katja HUT SKåne katja.wessling@hutskane.n Projektledare u x Patrik Kühn Hässleholms kommun patrik.kuhn@hassleholm.se x Joakim Wallberg Höörs Fastighets AB joakim.wallberg@hoorfast. se x Johansson Dan Höörs Fastighets AB dan.johansson@hoorfast.se Björk Jenny Kristianstads kommun jenny.bjork@kristianstad.se Projektledare x Erfors Lennart Kristianstads kommun lennart.erfors@kristianstad Klimatstrateg.se x x Österlind Jenny Kristianstads kommun jenny.osterlind@kristiansta Energistrateg d.se x Mera Maria Landskrona kommun maria.mera@landskrona.se Upphandlingschef x x Steko Anel Landskrona kommun anel.steko@landskrona.se Energistrateg x Ekman Richard Landskrona stad richard.ekman@landskrona. Energisamordnare se x - Carlsson Christer Lomma kommun christer.carlsson@lomma.s Projektledare e x x x Dalaryd Elin Lunds kommun elin.dalaryd@lund.se Energistrateg x Linton Jeanna Lunds kommun jeanna.lintonwahlgren@lund.se Upphandlare Wahlgren x Nielsen John Lunds kommun john.nielsen@lund.se Chef Teknik & Service x Bårdskär Erik Länsstyrelsen Skåne erik.bardskar@lansstyrelse Upphandlingsjurist n.se x Philipsdotter Maria Länsstyrelsen Skåne maria.svensson@lansstyrel Länsasessor Svensson sen.se x x x x Savola Hanna Länsstyrelsen Skåne hanna.savola@lansstyrelse Klimat- och energistrateg n.se x Berglund Franceska Länsstyrelsen Skåne franceska.berglund.nilsson Upphandlare x Lindoff Nina Länsstyrelsen Skåne nina.lindoff@lansstyrelsen. se x Vesterberg Anna Region Skåne anna.vesterberg@skane.se x Johansson Lena Skurups kommun lena.johansson@skurup.se Miljöstrateg x Palmkvist Marie Skurups kommun marie.palmkvist@skurup.se Upphandlings- och kvalitetssamordnare x Sjöstedt Christer Skurups kommun christer.sjostedt@skurup.se Fordonschef x x x Abrahamsson Ida Tomelilla kommun ida.abrahamsson@tomelilla Miljöstrateg.se x Henrik Alkevall Trelleborgs kommun henrik.alkevall@trelleborg. se x Adanko Peter Trelleborgs kommun peter.adanko@trelleborg.s e x - Andermyr Jonas Vellinge kommun jonas.andermyr@vellinge.s Miljö- och klimatstrateg e x - Jungmann Martin Vellinge kommun (privat) martin.jungmann@vellinge. Förvaltningsjurist se x Von Seth Gustaf Ystads kommun gustaf.vonseth@ystad.se Ystads Industrifastigheter x x x x Bertilsson Veronica Östra Göinge kommun veronica.bertilsson@ostrag Upphandlare oinge.se x x x x Löndahl Emma Östra Göinge kommun emma.londahl@ostragoing Upphandlare e.se x x x x Oredsson Daniel Östra Göinge kommun daniel.oredsson@ostragoin Upphandlingsansvarig ge.se x x x Rosenstråle Lina Östra Göinge kommun lina.rosenstrale@ostragoin Miljöstrateg ge.se x Tomy Toni Östra Göinge kommun tomy.toni@ostragoinge.se x Wijk Tomas Östra Göinge kommun tomas.wijk@ostragoinge.se 25

26 Bilaga 4: Energieffektivisering genom upphandling Lunds kommun Utgångsläge Från Lund deltog representanter från Lundafastigheter (som äger våra lokaler och är en del av Serviceförvaltningen), upphandlingsenheten och miljöstrategiska enheten. Det finns en ambition att Lundafastigheter ska ta hjälp av upphandlingsenheten i större utsträckning och göra färre upphandlingar själva. Upphandlingsenheten behöver då fördjupa sin kompetens när det gäller upphandling av entreprenad. Lundafastigheter ställer höga energikrav vid både nybyggnation och renovering. Ett exempel är den nybyggda förvaltningsbyggnaden Kristallen där man har ställt krav på en energiförbrukning på max 40 kwh/m2 och år. Ett stort problem är dock att uppställda krav ofta inte uppnås. I dessa fall uppstår ofta frågan vad detta beror på. Det är inte helt ovanligt att beställaren hävdar att felet ligger hos entreprenören som har byggt ett för dåligt hus eller inte gjort enligt överenskommelse vid renovering, samtidigt som entreprenören hävdar att huset är bygget eller renoverat efter konstens alla regler och enligt ställda krav och att det istället är brukarna som genom sitt beteende får energianvändningen att sticka iväg. Det kan t ex handla om att brukarna vädrar för mycket eller använder för mycket varmvatten. Vem som har rätt kan vara svårt att bevisa och ibland leder detta till tvister. Ambitionen i det här projektet var att vi skulle hitta sätt att redan i förfrågningsunderlaget tala om exakt hur energiförbrukningen skulle följas upp så att det inte uppstår diskussioner i efterhand. Vi ville också undersöka möjligheten att få ett bättre samarbete med entreprenören under resans gång för att på så sätt nå bättre energiresultat. Resultat Då representanten från Lundafastigheter slutade under projektets gång och den personen dels inte gick att ersätta och dels var mycket viktig för samarbetet kunde vi inte komma så långt som vi hade önskat. Vi kom dock fram till följande: Sveby: Samarbetsorganisationen Sveby har tagit fram en rad intressanta skrifter som kan vara till hjälp vid entreprenadupphandling. Eftersom både beställare och utförare har varit med i Sveby-samarbetet bör de metoder som finns där vara vedertagna och accepterade av branschen. I Sveby finns t ex brukardata som anger vad som räknas som normal vädring, normal varmvattenanvändning mm. Det finns också väldigt tydliga instruktioner för vad man måste tänka på för att kunna mäta energiförbrukningen rätt vid uppföljning. Detta blir en lärdom för Lund, som t ex byggandet av Kristallen har placerat elmätare så att verksamhetsel och fastighetsel inte går att skilja åt. Problemet med Sveby är dock att brukardata finns för kontor och bostäder men inte för t ex skolor, som utgör större delen av vårt fastighetsbestånd. Detta kan vara en utvecklingsmöjlighet. Boverket: Vi försökte ta reda på om det finns några förarbeten till Boverkets byggregler som går in på uppföljning av energi. Tyvärr hittade vi ingenting där heller. Prejudikat: Vi försökte genom Boverket att hitta något prejudikat där en beställare har kunnat visa att det inte är brukarnas fel att huset drar för mycket energi, men vi kunder inte hitta något sådant fall. Partnering: Vi hittade en samarbetsform som verkar mycket intressant som kallas partnering. Den går ut på att man istället för att handla upp en färdig byggnad med färdigt pris handlar upp en entreprenör utifrån dess kompetens och erfarenhet. Sedan tar man tillsammans med entreprenören fram vad det är man ska göra, hur man ska bygga etc och sedan får man en prislapp på det. Då har man rätt att dra sig ur om det blev för dyrt. Vi hade tänkt undersöka detta mer genom att träffa Skanska och Helsingborgshem som båda har jobbat med partnering. Att gå vidare med När vi har ny personal på plats vill vi titta vidare på partnering och kanske testa det i ett projekt. Vi vill också börja arbeta mer utifrån Svebys riktlinjer och stärka samarbetet mellan upphandlingsenheten och Lundafastigheter. Eventuellt kan vi verka för att Sveby utvecklar brukardata för fler lokaltyper. 26

27 Bilaga 5: Upphandling för minskad klimatpåverkan Kristianstad Kommunledningskontoret Planering och strategi Upphandling för minskad klimatpåverkan; ett projekt som genomförs med stöd av länsstyrelsen Klimatmiljon Upphandling för minskad klimatpåverkan Länsstyrelsens beslut om bidrag Dnr Bakgrund Näringsliv och privatpersoner i Kristianstads kommun har en förhållandevis låg användning av biogasfordon trots den långvariga satsningen på biogas i kommunen. Det finns en inköpspolicy för fordon som blev beslutad i kommunstyrelsen Enligt den ska gasbilar väljas i första hand vid inköp av bilar under 3,5 ton. Ändå är det fortfarande många kommunala bilar som inte är gasbilar. Kommunen upphandlar årligen varor och tjänster för över en miljard kronor. En upphandlingspolicy är antagen av Kommunfullmäktige 2011, i vilken man bland annat fastställer att miljöanpassad upphandling ska tillämpas vid upphandlingar inom kommunala förvaltningar och bolag där upphandlingens art motiverar detta. Det finns också riktlinjer för upphandling, där regler för miljöanpassad upphandling specificeras. Bland annat anges att kommunen där så är möjligt ska ställa krav på livscykelanalys och att energikrav bör ställas på energikrävande produkter, tjänster och entreprenader för att uppnå en så låg energiförbrukning som möjligt. De miljökrav som ställs ska bland annat baseras på lagstiftning, miljömål och Miljöstyrningsrådets 1 (MSR) rekommendationer. MSR har tagit fram förslag på miljökriterier som kan användas vid offentlig upphandling. De anger kriterier för tre nivåer: basnivå, avancerad nivå och spjutspetsnivå. MSR föreslår att när upphandlaren ska välja nivå ska marknadsläge, ambition, resurser och behov stämmas av för att avgöra vilken nivå som är lämplig. Under projektperioden har Kristianstad kommun arbetat med energieffektiviseringsåtgärder med stöd från Energimyndigheten varvid arbetet med upphandling varit en prioriterad åtgärd. 1 Den 1 juli 2014 flyttades Miljöstyrningsrådets verksamhet med hållbar upphandling till Konkurrensverket som nu driver arbetet vidare. De kriterier som har tagits fram refereras dock fortfarande till som Miljöstyrningsrådets. 27

28 Syfte Syftet med projektet är att studera hur kommunen kan använda upphandling och andra verktyg för att öka användningen av förnybara drivmedel (särskilt biogas) hos sina leverantörer av varor och tjänster. Vidare syftar projektet till att i vid bemärkelse pröva om upphandling kan användas, även när transporter inte specifikt ingår i avtalet. Inom projektet ska även prövas metoder för att analysera den klimatpåverkan som kommunens övriga inköp för med sig exempelvis genom att kartlägga leverantörers utsläpp. Genomförande En inventering har gjorts av upphandlingar inom kommunen med kopplingar till transporter. För att bland annat redovisa klimatpåverkan har för varje upphandling följande dokumenterats: Miljökrav/andra relevanta krav Leverantör Förbrukning Förbättringsåtgärder Möten har genomförts med nyckelpersoner inom kommunen. Kommunens miljöinformatör och upphandlingschef har varit viktiga samtalspartners. Tekniska förvaltningen (C4 Teknik), omsorgsförvaltningen samt barn och utbildningsförvaltningen står för många av de upphandlingar som är relevanta i projektet, exempelvis entreprenadmaskiner, lastbilstransporter, skolskjuts, omsorgsresor, hemtjänst osv. Kommunens samordningsgrupp för upphandlingar, med representanter från alla förvaltningar informerades om projektet om upphandling för minskad klimatpåverkan i september I november 2014 genomfördes ett dialogmöte om utvecklingen av biogasproduktion och -försäljning i kommunen, med representanter från C4 Teknik, C4 Energi, upphandlingsavdelningen, räddningstjänsten och kommunledningskontoret. Bakgrund och nuläge redovisades och strategier för att öka produktion och försäljning diskuterades. Kommunens egna fordon har också dokumenterats, liksom vilka policys och riktlinjer som styr upphandlingen. Kommunen har som målsättning att den egna verksamheten ska vara fossilbränslefri till Som en del i arbetet för att nå det har förslag på nya riktlinjer för upphandling av fordon och bränslen tagits fram. På varje styrgruppsmöte för kommunens klimatarbete har MSR:s kriterier för upphandling tagits upp för att sprida information och inspirera till att de ska användas. En ny upphandlare med ansvar för fordon och bränslen har rekryterats till upphandlingsenheten. Klimatpåverkan från inköp av flis till fjärrvärmeverket har beräknats, med utgångspunkt från antal transporter, transporternas längd och drivmedelsförbrukning per kilometer. Beräkningar av klimatpåverkan från inköp som har gjorts i andra offentliga verksamheter har studerats för att få idéer till hur Kristianstad kommun kan arbeta vidare för att beräkna klimatpåverkan från varor och tjänster. Sedan hösten 2014 bjuder upphandlingsavdelningen in miljö- och hälsoskyddskontoret till månadsmöten i upphandlingsgruppen. På så sätt kan specialkompetens inom miljö bli mer tillgänglig för upphandlarna. Personerna som är med i gruppen är upphandlings- och inköpsansvariga från de olika förvaltningarna. Kristianstads kommun har under det här projektets gång varit med i projektet Energieffektivisering genom upphandling. Det innebar ett samarbete med andra skånska kommuner för att hitta vägar och goda exempel för att arbeta effektivt med att minska klimatpåverkan genom upphandlingar. Erfarenheterna från projektet presenterades på en regional workshop om upphandling av miljöfordon arrangerad av Biogas Syd i Helsingborg

29 Resultat Egen fordonspark och drivmedel Förslag till nya riktlinjer för upphandling av fordon och bränslen har tagits fram, se Bilaga 1. Dessa remissbehandlas till och med Ett av kraven i riktlinjerna är att varje fordonsägare i kommunkoncernen tar fram en omställningsplan för sin fordonspark. Exempel på en omställningsplan, se Bilaga 2. Nedanstående sammanställning visar antal personbilar i kommunkoncernens fordonspark vid utgången av 2013: Antal fordon Varav miljöfordon Andel % Krinova Kristianstad Biogas AB C4 Energi Kommunledningskontoret Renhållningen Åhus Hamn BUF C4 Elnät Kultur och Fritid Omsorgsförvaltningen Arbete och välfärd C4 Teknik Räddningstjänsten ABK inkl dotterbolag Kristianstad Airport Stadsbyggnadskontoret En upphandling av drivmedel är på gång. Det är i nuläget inte klart vilka miljökrav som kommer att ställas. Upphandlade transporter En sammanställning har gjorts av vilka upphandlingar i kommunen som har kopplingar till transporter. De kan delas upp i tre kategorier enligt nedan. Kategori 1, transporttjänster: Persontransporter Godstransporter Kategori 2, transporter som en bieffekt av det upphandlade: Tjänster Varor Kategori 3, entreprenadtjänster I upphandlingar av godstransporter ställs i alla undersökta upphandlingar någon form av miljökrav. Mest fokus på minskad klimatpåverkan har upphandlingen av samordnade transporter haft. I den 29

30 upphandlingen fick anbudslämnarna bonuspoäng utifrån hur snabbt de sade sig kunna köra lastbilarna med biogas. Dessutom ställdes krav på att anbudsgivaren skulle redovisa en grön transportplan. Planen är ett underlag för att kunna diskutera miljöåtgärder och uppföljning inom avtalsperioden. C4 Teknik utreder för närvarande i vilken grad deras verksamhetsspecifika produkter kan ingå i den samordnade varudistributionen. Vid upphandling av tjänster som innefattar transporter samt entreprenadtjänster ställs ibland krav på eco-driving. I övrigt är det inte så vanligt med miljökrav på de inblandade transporterna. Ett undantag är upphandling av taxi för skolskjutsar, då biogasbilar premierades. Följande upphandlingar har identifierats utifrån ovanstående indelning: Persontransporter Upphandlingsobjekt Nuvarande klimatrelaterade krav Hyrbilar Ny upphandling 2015 Resebyråtjänster Skolskjuts (taxi) Kommunen har också egna bussar Färdtjänst Transport av avlidna Godstransporter Upphandlingsobjekt Distribution trycksaker Lastbilstransporter Inga krav på klimatuppföljning. Har informerats om kommunens policys. Biogasfordon har premierats Upphandlas av Skånetrafiken Inga krav har ställts Nuvarande klimatrelaterade krav Krav på eco-driving har ställts Vägverkets Miljökrav vid upphandling av entreprenader Mattransporter Krav ställt på minst miljöklass Samordnad varudistribution Posttjänster Slamtransporter blötslam Krav på biogas Miljökrav har ställts på fordonsflottan. Fr.o.m ska bilarna minst uppfylla Euro 5. Även krav på miljöklass 1 diesel. 30

31 Transport som bieffekt av tjänst Upphandlingsobjekt Nuvarande klimatrelaterade krav Bevakningstjänster Ekonomisotning Pelletspannor Måleritjänst Klottersanering Tvätt av entrémattor Tvätt av eget gods Facility management tjänster Privat hemtjänst och hemsjukvård Flis och bränslen Inga krav har ställts Inga krav har ställts Krav på eco-driving har ställts Krav på eco-driving har ställts Inga krav har ställts Krav på eco-driving har ställts Inga krav har ställts Inga krav har ställts Inga krav har ställts Entreprenadtjänster Upphandlingsobjekt Entreprenadmaskiner (inhyrning) Totalentrepenader Släntklippning Nuvarande klimatrelaterade krav Minst Eu steg 3a Inga direkta krav ställs. Mer allmänt om miljöledningssystem. Inga krav har ställts En hel del upphandlingar görs av andra aktörer än kommunen själv. Där kan det vara svårare att ställa krav, men kommunen kan i de flesta fall delta i upphandlingsgrupper för att vara med att påverka. Kommunen använder till exempel SKL Kommentus Inköpscentral, SKI, som arbetar med samordnade upphandlingar för kommuner, landsting och regioner. SKI upphandlar bland annat hem för vård eller boende (HVB), entrémattor, trygghetslarm och vitvaror åt Kristianstad kommun. Även Kommunförbundet Skåne och Skånetrafiken gör upphandlingar åt kommunen. Upphandlingen av färdtjänst utförs av Skånetrafiken och kommunen kan inte ställa några krav i upphandlingarna. Region Skåne arbetar aktivt för 100 procent förnybara drivmedel till år Kommunförbundet Skåne upphandlar till exempel posttjänster. C4 teknik har en egen upphandlingsavdelning som upphandlar framför allt verksamhetsspecifika produkter och tjänster. I vissa fall gör C4 teknik upphandlingar åt hela kommunkoncernen, t.ex. för analyser av vatten och slam. Policys och riktlinjer för upphandling Ett förslag till riktlinjer för fordon och bränslen finns framtaget och remissbehandlas under hösten/vintern 2014/2015. Riktlinjerna syftar till att bidra till att Kristianstads kommuns verksamhet blir fossilbränslefri till 2020 och ska användas vid avrop av alla typer av motorfordon. Förslaget styr tydligt mot gasfordon och gasanvändning framför andra drivmedel. Beräkning av klimatpåverkan från inköp Kristianstad kommun har en ambition att få en bättre uppskattning av hur stor klimatpåverkan är från kommunens inköp. Det har därför ingått i projektet att titta på vilka metoder som kan användas och testa någon metod. 31

32 Transporten av flis till kommunens fjärrvärmeverk gav år 2013 upphov till 4600 leveranser. Det är alltså en stor mängd lastbilar som kör flis och det är därför intressant att göra en beräkning av hur stor klimatpåverkan är från flistransporterna. Körsträckan har uppskattats till 16 mil tur och retur och bränsleåtgången till 4,7 liter diesel per mil. Med ett koldioxidutsläpp på 2,41 kg per liter diesel blir klimatpåverkan från flistransporterna ca 1700 ton koldioxid per år. Exempel från andra offentliga verksamheter Sollentuna kommun har gjort beräkningar av klimatpåverkan från sina inköp av varor och tjänster. Beräkningarna visar att kommunens inköp ger upphov till 892 kg koldioxidekvivalenter per kommuninvånare och år. Barn- och ungdomsnämnden står för 33 procent av klimatpåverkan, följt av Trafik- och Fastighetsnämnden (20 procent) samt Vård- och Omsorgsnämnden (18 procent). Siffrorna är från 2012 då inga större byggprojekt genomfördes i kommunen. De kommunala bolagen ingår inte i statistiken. En slutsats från beräkningarna i Sollentuna är att det är väldigt många småposter som tillsammans utgör mer än 80 procent av den totala klimatpåverkan. En annan slutsats är att i den förenklade livscykelanalysen som gjordes som en förstudie missade man hälften av klimatpåverkan. Fördjupade analyser gjordes av en förskola, en skola och ett äldreboende. För alla tre verksamheterna var måltiderna en stor del av klimatpåverkan. I skolan gav datorerna en lika stor klimatpåverkan som elanvändningen i ett livscykelperspektiv (14 procent vardera). Inom äldreomsorgen gav inkontinensprodukterna (4 procent) nästan lika stor klimatpåverkan som elanvändningen (6 procent). Kommunen går nu vidare och tittar på så kallade ekologiska fotavtryck och Environmental Profit & Loss. Region Skåne har i flera år haft med klimatpåverkan från materialanvändningen i sin uppföljning av klimatutsläpp. De beräknar klimatpåverkan ur ett livscykelperspektiv för olika produkter baserat på emissionsfaktorer för olika material. De räknar även med schabloner för transporter av varorna. Beräkningarna för 2010 visar att materialanvändningen stod för 21 procent av Region Skånes totala klimatpåverkan. Om kollektivtrafiken tas bort ur statistiken var materialanvändningen 40 procent av verksamhetens klimatpåverkan. Upphandling i kommunala bolag I kommunens upphandlingspolicy står det: För de kommunala bolagen gäller att det skall finnas av bolagens styrelse fastställd policy för bolagens upphandling med i princip samma innehåll och inriktning som gäller för kommunen. De kommunala bolagens upphandling skall inriktas på samverkan inom kommunkoncernen. Bolagen skall medverka i koncerngemensamma upphandlingar med samma förutsättningar som övriga deltagare. Inköp och avrop skall ske från koncerngemensamma avtal, som bolaget omfattas av. Flera av de kommunala bolagen uppger att de till stor del är med i kommunens upphandlingar och använder sig av kommunens ramavtal. Ett undantag är ABK som är kopplat till ett centralt avtal med HBV (Husbyggnadsvaror förening), som är inköpscentral åt Sveriges allmännyttiga bostadsbolag. ABK har med en jurist som representant i HBV:s upphandlingar för att vara med och påverka. 32

33 Analys Nuvarande krav i upphandlingar Att ställa krav inom kategori 2 (transporter som en bieffekt av det upphandlade) enligt ovanstående indelning är svårare än att ställa krav inom kategori 1 (transporttjänster) på grund av att man bara kan ställa krav på faktorer som har betydande miljöpåverkan kopplat till den tjänst eller vara man köper. Kraven ska vara proportionerliga, vilket innebär att man inte kan lägga tunga krav på en transport om den bara är en liten del av tjänsten. Om miljöpåverkan från drivmedel har stor del i den totala tjänst man ska handla upp så kan man mycket väl ställa krav på dessa. För entreprenadtjänster (kategori 3) är ofta transporterna, eller arbete med maskiner, en betydande del av tjänsten. Kristianstad kommun ställer miljökrav inom alla tre kategorierna ovan. Kommunen har kommit längst i miljöanpassad upphandling inom godstransporter, inklusive klimatrelaterade krav. Vad gäller persontransporter är det främst skolbarn och omsorgstagare som transporteras. De flesta skolskjutsresor genomför kommunen med egna bussar. För närvarande testas att köra två av bussarna med RME. Infasning av gasbussar diskuteras, med inriktningen att en buss per år ska bytas ut. För de kompletterande skolskjutsresorna som genomförs med taxi har gasbilar premierats i upphandlingen. Organisation Förutom direkta miljökrav i upphandlingarna så har Kristianstad kommun infört förändringar i organisation, styrning och system som troligen minskar klimatpåverkan. Den samordnade varudistributionen ger i sig troligen minskad transportsträcka. Det är inte utvärderat i Kristianstad kommun men i till exempel Halmstad och Ystad har man sett en kraftig minskning. Kommunen har också infört ett e-handelssystem för beställningar som ger bättre möjligheter till styrning av vad som beställs. Några organisatoriska hinder i arbetet med att minska klimatpåverkan genom offentlig upphandling har identifierats: Brister beträffande organisatorisk samordning vad gäller inköp och utfasning av fordon för att uppfylla klimatmålen. Frågan om en gemensam fordonsorganisation har diskuterats under en längre tid utan att resultera i beslut eller åtgärd. Viss miljökompetens finns på upphandlingsavdelningen men den behöver i vissa upphandlingar förstärkas med specialistkompetens. Tillgången på specialistkompetens inom kommunen kan utgöra en flaskhals eftersom den i nuläget utgörs av en enda person från miljö- och hälsoskyddskontoret. Samordningen på kommunkoncernnivå brister då upphandlingsenheten inte alltid informeras om de upphandlingar som C4 Teknik och kommunala bolag gör. Målkonflikter mellan miljö och ekonomi kan uppstå vid inköp, till exempel finns det olika kylskåp upphandlade och det är inte alltid det bästa ur energisynpunkt avropas eftersom andra är billigare. Det kan i vissa situationer vara möjligt att köpa in mindre miljövänliga produkter i leverantörens sortiment, bland annat på grund av brister i e-handelssystemet beträffande möjligheten att selektera ut enbart miljögodkända produkter. 33

34 Det kan vara både en fördel och en nackdel med de upphandlingar som görs av andra aktörer än Kristianstad kommun. Fördelen kan vara att kommunen kan få draghjälp och kunskap från andra i hur krav kan ställas och följas upp. Nackdelen är att det är svårare att ställa höga krav om fler ska vara överens om dem. Ju fler som är inblandade i olika upphandlingar desto större blir de och mer intressanta att överklaga. Det kan medföra en större tveksamhet i att testa gränserna för vilka krav som kan ställas. Personresor Kommunens resepolicy ska styra de inköp av resor som görs av enskilda personer i verksamheten. Tåg- och flygresor ska bokas via en upphandlad resebyrå, utom tågresor med lokaltrafik. Vid upphandling av resebyrå skulle krav kunna ställas på att taxi i anslutning till resor ska vara miljöbil, helst gasbil i enlighet med resepolicyn. Det är också viktigt att ställa krav på uppföljning och redovisning från resebyrån av de resor som beställs. Resepolicyn gäller inte för resor till och från jobbet. Ser man på kommunens totala budget så är den största delen, 61 procent, personalkostnader. En stor del av klimatpåverkan från personalen är resorna till och från arbetet. Dessa har inte ingått i det här projektet men kan vara intressant att arbeta med framöver. Beräkning av klimatpåverkan Den beräkning som har gjorts inom projektet av klimatpåverkan från flistransporterna till värmeverket visar att det går att få ungefärliga uppgifter på klimatpåverkan från transporter. Det sättet att räkna kan användas för både gods- och persontransporter. Krav på beräkningar kan ställas i fler upphandlingar. En slutsats av det arbete som har gjorts av Sollentuna kommun och Region Skåne för att inkludera klimatpåverkan även från materialanvändningen och utgå ifrån ett livscykelperspektiv visar att den utgör en betydande del av den total klimatpåverkan. Förslag till fortsatt arbete Det finns utvecklingsmöjligheter både generellt för miljöanpassad upphandling inom Kristianstad kommun och mer specifikt för upphandling av transportrelaterade varor och tjänster. Det är bra med större tillgänglighet till miljökompetens hos upphandlingsavdelningen genom att miljökontoret deltar på deras månadsmöten. För att utveckla den miljöanpassade upphandlingen generellt bör upphandlingsavdelningen dock ha en egen resurs med miljökompetens. Då ökar möjligheten att få in miljökrav vid alla relevanta upphandlingar och det finns större möjlighet att genomföra marknadsanalys och ha omvärldsbevakning. Inspiration till det sättet att arbeta kan hämtas från exempelvis Helsingborg. Till kommunens upphandlingsgrupp bör även upphandlare från de kommunala bolagen bjudas in. Det skulle kunna underlätta att effektivisera och arbeta mer systematiskt med upphandlingar koncernövergripande. Riktlinjer När det gäller de befintliga riktlinjerna för upphandling bör de kompletteras för att stärka arbetet med miljökrav vid upphandling av transporter och transportrelaterade tjänster: 34

35 Målsättningen att Kristianstads kommun ska bli en fossilbränslefri verksamhet till år 2020 bör synliggöras i riktlinjerna. Upphandling är det viktigaste verktyget kommunen har för att uppnå målsättningen när det gäller transporter. Minst den avancerade nivån bör användas när energikrävande utrustning ska upphandlas. Organisatoriskt stöd En arbetsgrupp med inriktning på transporter och upphandling bör bildas. Syftet med gruppen är att stämma av vilka upphandlingar som är aktuella, vilka miljökrav som kan ställas och hur miljöaspekter kan följas upp inom avtalen. Gruppen bör träffas två gånger per år. Deltagarna i gruppen bör vara personer som arbetar med upphandlingar som är relaterade till transporter. Arbetet i gruppen skulle kunna inledas med en workshop där goda exempel redovisas i kombination med diskussionsövningar om hur kommunen kan vidareutveckla det interna arbetet. Det bör också skapas tillgång till en gemensam arbetskatalog, alternativt forum på Intranätet, där deltagarna i arbetsgruppen kan lägga ut exempel på miljökrav som använts i olika upphandlingar, om det varit lätt att få in anbud och information om eventuella överprövningar. Kunskap och incitament För att säkerställa att de produkter som köps in är så bra som möjligt ur klimatsynpunkt är det viktigt att alla beställare har goda kunskaper och incitament så att de väljer de miljöbästa alternativen. Det kan behövas en utbildningsinsats för att uppnå det. Det kan också behövas någon form av incitament för att stärka beställarna i att välja de miljöbästa produkterna. E-handelssystemet skulle kunna utvecklas till att visa vilka varor som är miljövänliga för att underlätta för beställarna. Rutiner Kristianstad kommun skulle kunna ha rutiner för dem som ska göra en transportrelaterad upphandling. Rutinerna skulle exempelvis kunna beskriva att upphandlarna ska: På ett tidigt stadium ta in miljökompetens i upphandlingen för att få stöd i miljökrav och utvärderingsmodell. Göra en marknadsanalys över vilka drivmedel och fordon som finns tillgängliga. Utgå ifrån miljöstyrningsrådets kriterier för energikrävande utrustning, minst avancerad nivå. Komplettera med biogaskrav när det är möjligt. Ta med aspekter kopplade till uppföljning av miljökrav under avtalsperioden. När krav ställs på uppföljning är det nödvändigt att först reda ut hur uppgifterna från uppföljningen ska användas. Det styr till exempel hur ofta kommunen vill få in statistik. Kanske det inte ska vara samma ambitionsnivå i alla upphandlingar. Några anledningar till uppföljning kan vara att kommunen vill: Säkerställa vad som står i avtal 35

36 Få underlag till nästa upphandling för att se hur kraven kan skärpas Kunna göra en beräkning av CO2-utsläpp och följa upp hur mycket av energianvändningen som är fossilbränslefri Resepolicy Resepolicyn kan uppdateras för att även inkludera resor till och från jobbet. Även andra delar av resepolicyn kan behöva ses över, med inspiration från aktörer som har lyckats förändra sitt resandemönster. Övriga utforskningsområden Det här projektet har väckt frågor som kommunen skulle kunna utforska vidare. Ett sådant exempel är hur kommunen kan stimulera marknaden genom att till exempel ha bonussystem vid entreprenadarbeten och tunga fordon, som stimulerar till att minska klimatpåverkan. Det skulle kunna fungera som komplement till riktlinjerna för upphandling. Så har man arbetat till exempel på Trafikkontoret i Göteborgs stad. Det vore bra att kartlägga hur andra kommuner gör för att få inspiration och nya kunskaper, som en del i omvärldsbevakningen kring upphandling. Det vore också intressant för Kristianstad kommun att utveckla ett livscykelperspektiv på kostnader och miljöpåverkan från produkter och låta det styra upphandlingarna i högre grad än idag. En början på det kan vara en allmän kompetenshöjning om livscykelanalys och livscykelkostnader hos personer i kommunen som arbetar med upphandling. Generella lärdomar om klimatsmart upphandling Projektet har medfört ett antal generella lärdomar om hur en kommun genom upphandling kan minska sin klimatpåverkan. De sammanfattas i nedanstående punkter: Klimatrelaterade krav ställs redan i många upphandlingar. Strukturella förändringar ger också troligen en minskning av utsläpp, även om Kristianstad kommun inte har mätt det. Exempel på det är samordnad varudistribution och e-handel för beställningar. Det går att ställa krav på uppföljning för att kunna göra en heltäckande uppföljning av kommunens klimatpåverkan. Man bör noga tänka igenom vilka uppgifter man behöver och hur de ska användas. Förbrukning av varor, till exempel livsmedel, datorer och inkontinensprodukter, står för en stor del av klimatpåverkan från en kommunorganisation. Samordning och bra kommunikation mellan olika aktörer inom kommunen är A och O Utan miljökompetens som är knuten direkt till upphandlingsavdelningen är det svårt att få in miljökrav i alla relevanta upphandlingar Uppföljning av upphandlingskrav är viktigt för att vara en trovärdig upphandlare och skapa bra marknadsförutsättningar. 36

37 Referenser Ett stort antal personer inom Kristianstad kommun bidragit med kunskap och synpunkter i arbetet. Mest involverade har varit Per Wattwil och Peter Lindgren, inköpsavdelningen, Katrine Svensson, miljö- och hälsoskyddskontoret och Lennart Erfors, kommunledningskontoret. Projektledare t.o.m. oktober 2014 var Jenny Österlind, projektanställd på kommunledningskontoret. Slutrapporten har sammanställts av Maria Larsson, Marla Miljödialog. Övriga informationskällor: Kristianstad kommun. Riktlinjer för fordon och bränslen förslag. Kristianstad kommun. Riktlinjer för upphandling i Kristianstads kommun. Kristianstad kommun. Upphandlingspolicy. Miljögiraff (2014). Klimatpåverkan av inköp för Sollentuna kommun. Miljöstyrningsrådet (2014). MILOU/ HUT Skåne. Guide. Minska kommunens miljöpåverkan genom miljöanpassad offentlig anskaffning. Region Skåne, CLIRE (2011). Delprojekt 2 Den klimatsmarta kliniken Sollentuna kommun. Konsumtionens klimatpåverkan i kommunal verksamhet. WSP (2013). Region Skånes totala klimatpåverkan. Kontaktpersoner Lennart Erfors, klimatstrateg, , lennart.erfors@kristianstad.se Katrine Svensson, miljökommunikatör, , katrine.svensson@kristianstad.se Per Wattwil, upphandlare, , per.wattwil@kristianstad.se 37

38 Bilaga 6: Landskrona upphandling av däck, första utkast Trafiksäkerheten skall alltid komma i första hand vid val av däck, övrigt ska miljöaspekter beaktas i största möjliga mån. Fakta Äldre bilar utan ESP: Dubbade vinterdäck ger stor effekt på säkerheten. Moderna bilar med ESP: Bra dubbfria vinterdäck ger tillräcklig säkerhet på väg. Höga partikelhalter i tätorter kan minskas genom att använda längre andel dubbdäck vintertid (följa upp partikelhalten, Miljöförvaltningen har säkert siffror och kan följa upp detta). Dubbdäcken är inte den enda faktorn som påverkar partikelhalten i tätorter. Här behövs en kombination av åtgärder för att minska partikelhalten: - Lägre hastigheter - Minskade trafikmängder - Bättre rengöring och dammbindning på vårvinter Dammbindning De bortslitna små partiklar som rivits upp under vintern (från dubbdäck) lämnas krav på vägbanan efter snön/isen försvinner. Detta lämnar lager av grus och damm som sedan virvlar upp under våren och frigör de hälsofarliga partiklarna. Många trafikanter kör med dubbdäck även långt efter vintern är över. Detta gör så ännu fler partiklar frigörs från vägbanan. Partiklarna är som flest under senvintern och våren när gatorna börjar torka upp. För att minska hälsoproblemen måste halten partiklar minskas från att virvla upp och orsaka hälsoproblem. Olika saltlösningar används idag som dammbindningsmedel. Dessa gör att banan hålls fuktig en längre tid och därmed binds dammet. Under denna tid kan friktionen minska vilket innebär vägbanan känns hal. En minskning av dubbdäcksandelen kan sänka andelen partiklar så de klarar miljökvalitetsnormerna, detta skulle medföra att dammbindning inte behövs i framtiden. Energimärkning av däck Nya däck (1 november 2012) ska ha en märkning för energieffektivt, väggrepp och externt buller. Denna energimärkning är gemensam för alla EU-länderna. De mest energieffektiva däck beräknas minska energianvändningen upp till 10 procent! På EU-nivå förväntas energimärkningen kunna spara 5 procent av den totala bränsleanvändningen till transporter. Vissa däck har dock inga krav på energimärkningen: - Dubbdäck - Regummerade däck - Reservdäck för temporärt bruk - Begagnade däck De däck som är tillverkade innan 1 november 2012 får fortfarande köpas och användas. Vi ser heller att undvika dessa och hålla oss till den nya märkningen (enklare att följa upp och jämföra). Miljömärkta däck Finns även möjlighet att välja miljömärkta däck från Svanen. Miljömärkning från Svanen garanterar däcken är fria från HA-oljor (en giftig högaromatisk olja som är en biprodukt från oljeraffinaderier och är en vanlig beståndsdel i däck). Förutom att däcken är helt HA-fria, tillkommer krav på: - Innehåll av tungmetaller - Rullmotstånd Mål - Minska partikelhalten i Landskronas tätort genom att fasa ut användning av dubbdäck i den kommunala verksamheten till Buller - Våtgrepp - Källsortering och tillverkning - Minska bullernivån, säkerställa rätt däck till rätt pris. - Öka energieffektiviteten från de kommunala transporterna. Åtgärder - Minska användningen av dubbdäck, se till att bilar med ESP system använder bra dubbfria vinterdäck. De bilar som inte har ESP får fortsätta använda sig utav dubbdäck under vinterperioden 1 december 31 mars, det är även tillåtet med dubbdäck från 1 oktober 15 april. - Använda energimärkning av däck i högre utsträckning, energiklass C (eller D?) eller högre för energieffektivitet, energiklass C eller högre för väggrepp (eller B? gäller trafiksäkerheten) samt buller (rulljudet) till max 75 db? - Använda miljömärkning av däck (Svanen)? Eller själva ställa upp kraven på däcken som skall upphandlas? 38

39 Bilaga 7: Östra Göinge Energieffektivisering genom upphandling 1. Miljöpåverkan genom upphandlingar Upphandlingsfunktionen för Osby kommun och Östra Göinge kommun1 samt Östra Göinge kommuns miljöstrateg har genom MILOU/HandlingsForums försorg deltagit i Länsstyrelsen Skånes och Energimyndighetens pilotprojekt om energieffektivisering genom upphandlingar. I pilotprojektet ingår att genomföra en upphandling samt ett strategiskt arbete kring energieffektivisering genom upphandling. Resultatet av det strategiska arbetet redovisas i denna rapport. Östra Göinge kommun och Osby kommun har sedan en gemensam upphandlingsfunktion. Osby kommun har inte deltagit i projektet med någon resurs för miljöstrategiarbetet. Därför har det strategiska arbetet utgått från exempel och policydokument i Östra Göinge. Motsvarande dokument finns i Osby kommun. Det strategiska arbetet som genomförts inom ramen för detta projekt kommer att komma Osby kommun till del genom upphandlingsfunktionens uppdrag och ansvar i de båda kommunerna. 1.1 Bakgrund Kommunen genomför varje år ett flertal inköp, allt från pennor, mat, lekutrustning och skolskjutsar. Produkter har olika miljöpåverkan och för att vi ska ha en hållbar konsumtion samt vara med och fatta hållbara beslut avseende vad vi ska köpa har man i denna studie försökt kartlägga så kallade hot spots upphandlingar där det är av stor vikt att ta extra hänsyn och studera avseende miljöpåverkan då dessa varor har en större påverkan än andra. Östra Göinge kommun har i dagsläget inte personella resurser till att i varje upphandling detaljstudera miljökrav, LCA etc. Miljöhänsyn finns ändå med i upphandlingarna då det är rutin att vid upphandling kontrollera av miljöstyrningsrådets förslag på krav. Arbetet med att ställa krav tar avstamp i kommunens miljöarbete och framgår i kommunens: Upphandlingspolicy KS 2012/ Programhandling för miljöarbetet i Östra Göinge KS 2013/ Måltidspolicy KS 2012/ Riktlinjer för inköp av personbilar i Östra Göinge kommun KS 2012/ Våren 2014 fastställde kommunfullmäktige Programhandling för miljöarbete i Östra Göinge med det övergripande målet att år 2025 är Östra Göinge en plats där det är lätt att leva och verka hållbart. Arbetet tar avstamp i de nationella och regionala miljökvalitetsmålen. För att konkretisera vad ett hållbart Östra Göinge är har man inom sex olika prioriterade områden angett inriktningar om hur det är år 2025 i Östra Göinge. Områdena är: hållbara transporter, hänsyn till sjöar och vattendrag, hushållning med mark och vattenresurser, skydd av natur och kulturvärden, hållbar konsumtion och hållbart energisystem. Avseende upphandling kopplat till programhandlingen är det framförallt inom hållbara transporter, hänsyn till sjöar och vattendrag, hållbar konsumtion samt hållbart energisystem som upphandling har en betydande roll för att nå uppsatta mål. Sida 4 av Hållbara transporter Hållbara transporter innebär att vi tar ansvar för transporternas miljöpåverkan genom bränsleval, effektiva transportsystem och ett minskat transportbehov. Detta gör att vi använder miljövänliga fordon, samåker och samordnar våra transporter. Kopplar till miljömålen: Begränsad klimatpåverkan, Frisk luft, Bara naturlig försurning, Ingen övergödning, Rikt växt och djurliv och God bebyggd miljö. Området påverkas av upphandlingar gällande: Bygg och fastighet Byggnation/ombyggnad Krav avseende fordon i entreprenad Persontransporter Städtjänster Tvätt och textiltjänster Krav avseende drivmedel/sparsam körning Fordon och transport Drivmedel 39

40 Däck Godstransporter Fordon Flertal krav inom ovanstående områden, vid anskaffning och underhåll av fordon. Även Riktlinjer för inköp av personbilar i Östra Göinge kommun är aktuell. Tjänster Måltidstjänster och catering Krav avseende drivmedel, fordon, sparsam körning, trafikplanering Vårdtjänster Krav avseende resefria möten, sparsam körning Hänsyn till sjöar och vattendrag Området berör påverkan på vatten i form av skadliga utsläpp från samhällets olika verksamheter. Detta område är starkt förknippat med hållbar konsumtion inom upphandling. För att undvika skadliga utsläpp måste de produkter vi nyttjar vara fria från skadliga ämnen. Kopplar till miljömålen: Levande sjöar och vattendrag, Ingen övergödning, God bebyggd miljö, Grundvatten av god kvalité Området påverkas av upphandlingar gällande: IT och telekom Dokumenthanteringsprodukter Krav avseende kvicksilver, tonerpulvers miljö- och hälsofarlighet AV produkter Datorer och bildskärmar Krav avseende kvicksilver Bygg och fastighet Byggnation Krav avseende dagvatten, avloppsvatten Storkök Krav avseende innehåll av tungmetaller och flamskyddsmedel Städ och kemikalier Kemisk-tekniska produkter för professionell hygien, rengöring och underhåll Städtjänster Tvätt och textilservice Krav avseende ett flertal parametrar i ovanstående områden avseende miljöfarliga ämnen och deras påverkan på miljö och hälsa. Fordon och transport Persontransport Krav avseende bilvårdsprodukter, tvätthall, vinterdäck. Drivmedel Krav avseende biltvätt Däck Krav avseende PAH, vinterdäck Kontor och textil Textil och läder Krav avseende farliga ämnen i textiler och läder Pappersprodukter Krav avseende utsläpp till vatten El och belysning Belysning Krav avseende kvicksilver och övriga ingående ämnens miljöfarlighet Livsmedel Kött Krav avseende antibiotika Fisk och skaldjur Krav avseende fisklistan Frukt och grönt Krav avseende bekämpningsmedel Sjukvård och omsorg Läkemedel Krav avseende miljörutiner, tillgänglighet av akvatisk miljöinformation Medicintekniska förbrukningsartiklar Krav avseende ett flertal parametrar avseende miljöfarliga ämnen Vårdtjänster Krav avseende rutiner för hantering av avfall Tjänster Dryckes- och varuautomater Krav avseende rengöring Hållbar konsumtion Alla produkter, varor som tjänster, har en miljöpåverkan på lokal, regional, nationell samt global nivå. I Östra Göinge är vi medvetna om vår konsumtions påverkan på miljön och arbetar aktivt med att minska den. Det ska vara självklart med en giftfri vardag. Kopplar till alla miljömålen, ska man urskilja några är det giftfri miljö, god bebyggd miljö och begränsad klimatpåverkan Området påverkas av upphandlingar gällande: IT och telekom Dokumenthanteringsprodukter 40

41 Krav avseende retursystem, kvicksilver AV-produkter Krav avseende kvicksilver Datorer och bildskärmar Bygg och fastighet Byggande Krav avseende avfall, förebyggande arbete spill och läckage, ovk Luftfilter Krav avseende biocidfritt luftfilter Storkök Krav avseende information om särskilt farliga ämnen, antibakteriella ämnen, tungmetaller och flamskyddsmedel, vattenförbrukning, avfall, spishällsbeläggning, plastartiklars innehåll Vitvaror Krav avseende antibakteriella ämnen, hälltyp Städ och kemikalier Kemisk-tekniska produkter för professionell hygien, rengöring och underhåll Städtjänster Tvätt- och textilservice Flertal krav inom ovanstående områden avseende miljöfarliga ämnen och deras påverkan på miljö och hälsa. Fordon och transport Drivmedel Däck Kontor och textil Möbler Textil och läder Pappersprodukter Dryckes- och varuautomater Flertal krav inom ovanstående områden avseende miljöfarliga ämnen och deras påverkan på miljö och hälsa. Livsmedel Kött Kyckling och kalkon Mjölk Fisk och skaldjur Frukt och grönt Spannmålsprodukter och socker Kaffe, te och kakao Måltidstjänster och catering Ägg Flertal krav inom ovanstående områden avseende miljöfarliga ämnen och deras påverkan på miljö och hälsa. Även påverkan genom Måltidspolicy KS 2012/ Sjukvård och omsorg Läkemedel Krav avseende miljörutiner i leverantörskedjan Medicintekniska förbrukningsartiklar Krav inom ovanstående områden avseende miljöfarliga ämnen och deras påverkan på miljö och hälsa Hållbart energisystem Varifrån energin kommer har stor betydelse för miljön. För att minimera klimatpåverkan handlar det om att fasa ut de fossila bränslen som ger utsläpp av koldioxid. Hållbart energisystem handlar om att minska energianvändningens påverkan på miljön men även att minska den totala energianvändningen. Målet är att bara använda förnybar energi, helt fritt från fossil energi. Kopplar till miljömålen Begränsad klimatpåverkan, god bebyggd miljö Området påverkas av upphandlingar gällande: IT och telekom Dokumenthanteringsprodukter Krav avseende energiprestanda AV-produkter Krav avseende energiprestanda och energibesparingsteknik Datorer och bildskärmar Krav avseende energiprestanda och energibesparingsteknik Bygg och fastighet Luftfilter Storkök Vitvaror Krav avseende energiprestanda inom ovanstående områden El och belysning Elektricitet Krav avseende ursprung på elektricitet Inomhusbelysning Krav avseende energieffektivitet, livslängd Utomhusbelysning Krav avseende energieffektivitet, livslängd, förberedd för ljusreglering Livsmedel Krav avseende livscykelperspektiv Tjänster Dryckes- och varuautomater Krav avseende energiförbrukning Tvätt- och textilservice 41

42 2. Klimatpåverkan Enligt Miljöstyrningsrådet finns det tre områden som står för störst klimatpåverkan, (närmare 80%). Vilka aktiviteter och produkter ger störst klimatpåverkan? Svar: Genom en stor EU-studie baserat på sk livscykelanalyser (LCA) har man kunnat visa att uppemot 80% av den samlade miljö- och klimatpåverkan sker genom transporter, livsmedelsproduktion och inom bygg- och fastighetssektorn. Populärt sett har detta karakteriserats som bilen, biffen och boendet. Samtliga dessa är på olika sätt knutna till vårt leverne och välstånd, vilket kan vara svårt att ändra på i ett kortare tidsperspektiv. Vad kan vi som upphandlande myndighet påverka genom att ställa miljökrav i våra upphandlingar? Vad är rimligt att påverka och vilka möjligheter har vi? 2.1 Verktyg för att energieffektivisera upphandlingar Som nämndes i inledningen har kommunen inte i dagsläget personella resurser till att i varje upphandling detaljstudera miljökrav. Utifrån ovanstående kartläggning som presenteras utifrån Programhandling för miljöarbetet i Östra Göinge och Miljöstyrningsrådets miljömålssök var det först tänkt att arbeta fram en prioriteringslista. Istället för en prioriteringslista har vi arbetat fram ett verktyg för prioritering av vilka upphandlingar där det är av yttersta vikt att lyfta fram miljö- och klimatpåverkan Arbetssätt för energieffektivisering Upphandlingsfunktionen använder i dagsläget en upphandlingsplan där kommande upphandlingar planeras för 1 till 1 ½ år framåt. Denna uppdateras varje månad med nya upphandlingar då nya behov tillkommer från verksamheterna. När uppdatering av upphandlingsplanen sker, stämmer miljöstrategen av vilka upphandlingar som ska prioriteras vad gäller miljöhänsyn. På detta sätt fångas upphandlingar upp där vi som kommun kan påverka miljökrav. Detta arbetssätt passar vårt sätt arbeta bättre då vi redan i viss mån arbetar efter Miljöstyrningsrådets miljökrav i upphandlingar och den nya rutinen hjälper oss att fånga upp ytterligare miljökrav som är anpassade efter vår verksamhet. På liknande sätt kommer detta arbetssätt att förankras i arbetet med energieffektivisering i Osby. 42

43 Bilaga 8: Miljö- och energikrav i upphandlingsprocessen Helsingborgs stad, 2014 Inom projektet Energieffektivisering genom upphandling har vi i Helsingborg arbetat med att se över våra processer för upphandling med avseende på i första hand energieffektivisering men även andra miljöfrågor. Vi har gjort tillägg i en befintlig upphandlingsrutin, kommit fram till former för samarbete mellan berörda förvaltningar och tagit fram instruktioner för kommunens miljöstrateg med ansvar för miljökrav i upphandlingar. Resultatet presenteras här i nedanstående avsnitt. Tillägg till upphandlingsrutinen Upphandlingsenheten har en rutin för upphandlingsprocessen. Denna rutin utökas med texterna nedan för att säkerställa att miljö- och energikrav alltid ställs i de upphandlingar där de bör ingå och där det är prioriterat. Miljöstrategens roll i upphandlingar Innan en ny upphandling påbörjas ska upphandlaren kontakta den miljöstrateg som är ansvarig för att ställa miljö- och energikrav. Detta avser upphandlingar av både tjänster och varor. Miljöstrategen avgör i samråd med upphandlaren om det ska tas fram förslag på miljö- och/eller energikrav. Om så är fallet ska miljöstrategen ingå i avtalsgruppen. Miljöstrategen avgör om någon annan expertfunktion inom miljöområdet ska tillfrågas t.ex. energiexpert. Miljöstrategen tar fram förslag på miljö- och energikrav till upphandlingen. Förslaget diskuteras med avtalsgruppen och arbetas in i förfrågningsunderlaget. Innan upphandlingen annonseras ska miljöstategen kontrolläsa förfrågningsunderlaget. När anbuden inkommit ska miljöstrategen granska dessa. Avtalsuppföljning Uppföljningen ska omfatta alla krav i upphandlingen och alltså inkludera miljö- och energikrav. Stadens miljöstrateg med ansvar för upphandling ska bjudas in till avtalsuppföljning. Miljöstrategen avgör om någon annan expertfunktion inom miljöområdet ska delta, t.ex. energiexpert. Miljöstrategen med ansvar för upphandling kan även själv initiera en uppföljning och ska då kontrollera med upphandlaren som ansvarar för avtalet om det är lämpligt. Allt material som uppstår i samband med en sådan uppföljning samt en kort rapport över resultatet ska skickas till upphandlaren som diarieför detta. Instruktion för samarbete om energieffektivisering genom upphandling En grupp bestående av miljöstrateg med ansvar för upphandling, energiexpert, teknisk chef på Fastighetsförvaltningen och upphandlare åt Fastighetsförvaltningen träffas regelbundet. Gruppen ser på vilka upphandlingar, med påverkan på energianvändningen, som är på gång att genomföras och vilka avtal som ska följas upp. Detta kan innefatta stadsövergripande upphandlingar och Fastighetsförvaltningens upphandlingar. Energiexperten kallar till dessa möten. Mötena hålls två ggr/år, i februari och september. Instruktion till miljöstrateg med ansvar för upphandling Att tänka på vid ny upphandling När du får frågan om en ny upphandling tänk igenom följande: Har upphandlingen påverkan på energianvändningen? Använder produkten el? Är den elansluten eller har batteri? Kan produkten eller tjänsten påverka värmeeller kylbehovet i byggnader? Kan upphandlad utförare påverka energianvändningen, t.ex. drifttekniker och städpersonal? Tillverkas varan eller delar av varan i energikrävande processer? Gäller upphandlingen en transporttjänst? Medför upphandlingen tranporter av varor eller personer? Kan rengöring ingå i vissa driftsupphandlingar för att minska energiåtgången? Tänk på att belysning kan ingå i flera olika upphandlingar t.ex. i en möbelupphandling. Ingår skadliga kemikalier i varan eller någon del av varan: Är produkten belagd med PVC? Finns PFOS-relaterade ämnen i produkten? (perfloroktansulfonat) Ingår flamskyddsmedel i produkten? Finns AZO-färgämnen i produkten? 43

44 Är skinn eller läder garvat med basiska kromsalter av typen sexvärt krom? Har produkten metallytor som ytbehandlats med sexvärt krom? Har bly eller kadmium tillsatts plast eller metall i produkten? Ingår PVC (polyvinylklorid) i produkten? Ingår tillsatser med formaldehyd (ex. i trä eller ull, läder, textil) Produkter som ingår i varan ska inte vara klassificerade enligt KIFS 2005:7 (se bilaga) Även andra ämnen kan vara aktuella i det enskilda fallet. Tänk på att kraven kan omfatta följande: Produkten/tjänsten Hjälp från leverantören att välja rätt produkt Hjälpmedel för att utföra en tjänst t.ex. bilar och städprodukter Utbildning av leverantör Har mjukgörare i form av ftalater tillsatts produkten? o DEHP (Di-(2etylhexyl)-ftalat o DBP (dibutylftalat) o BBP (bensylbutylftalat) o DINP (diisononylfthalate) o DIDP (diisodecylfthalate) o DNOP (dinoktylftalat) Om varan innehåller lim innehåller detta flyktiga organiska lösningsmedel, VOC, i mer än 10 vikt%? Utbildning av beställare Företagets avfallshantering Företagets systematiska miljöarbete Incitament ex om energianvändningen går ner får driftentreprenören en del av vinsten Hänvisning till stadens styrdokument Överväg om hänvisning till stadens styrdokument som omfattar miljö och energi ska ingå. Det ska alltid ingå om det är en upphandling till Fastighetsförvaltningen. Bifoga i så fall följande text under stycket miljökrav/helsingborgs stads målsättning Miljökrav/Helsingborgs stads målsättning Helsingborgs stad ska ligga i framkant i miljö- och klimatfrågor. I vår vision 2035 är Helsingborg en balanserad stad. Det betyder att vi har insikt om samberoendet mellan människa och natur, samt att vi tar ansvar för hur vi använder våra energikällor och naturresurser. Vi har under många år tagit fram program, planer och strategier som hjälper oss att utveckla Helsingborg till en miljömässigt hållbar stad. Antagen leverantör ska känna till de aktuella styrdokument staden har inom miljö- och energiområdet. Om dokumenten uppdateras eller byts ut får leverantörerna information om det på avtalsmöte. I leverantörens uppdrag ingår att medverka till att uppsatta mål uppfylls varför leverantören ska ta initiativ till och komma med förslag om lämpliga åtgärder och förbättringar inom detta område. Antagen leverantör ska känna till och följa följande styrdokument: Helsingborgs stads miljöprogram Helsingborgs stads energistrategi Helsingborgs stads energiplan 44

45 Bilaga 9: Upphandling av kyl- och värmepumpsservice i Helsingborgs stad, 2014 Vi har under 2014 påbörjat en upphandling av kyl- och värmepumpsservice för Helsingborgs stad. Upphandlingen är i läget att den har annonserats. I upphandlingen har vi ställt ett antal krav som påverkar kyl- och värmepumpsanläggningarnas energibehov. I listan nedan sammanfattar vi dessa. Här inkluderas även krav som inte är specifika energikrav men som har stor betydelse för energianvändningen. Både krav som följer normen och de krav som går utöver normen finns med. De krav som spetsar till upphandlingen vad gäller energieffektivisering, är markerade med +. Entreprenören ska ha kompetens i form av utbildning och erfarenhet. För genomförande av tjänsten ska entreprenören ha servicetekniker, arbetsledare och projektör som ska kunna projektera mindre om- och tillbyggnader och genomföra utredningar. (kvalificeringskrav) redovisa referenskunder (kvalificeringskrav) göra årliga funktionskontroller med hjälp av en checklista. ( bilaga 2 i UA 2008 från Kyl- och värmepumpsföretagen) (kravspecifikation) + ska genomföra energiunderhåll med syftet att minimera energianvändningen för utrustningen genom injustering, intrimning och behovsanpassning. Görs enligt Svensk kylnorms faktablad 12 och bilaga 4. (kravspecifikation) + årligen ta fram en underhållsplan för varje objekt med förslag på moderniseringar, energioptimering och miljöoptimering. (kravspecifikation) För frågor om upphandlingen kontakta: Yvonne Åberg, upphandlare, upphandlingsenheten Thomas Augustsson, teknisk chef, Fastighetsförvaltningen Anna Kjellman, energiexpert, miljöförvaltningen 45

46 TACK TILL VÅRA SAMARBETSPARTNERS 46