Inspektion av arkivvården vid Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde

Transkript

1 1 (9) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde (nedan benämnt Nationalmuseum) inspekterades av Riksarkivet den 21 och 22 oktober Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten vid myndigheten. Den största delen av tiden förlades på Holmamiralens väg 2 på Skeppsholmen där avdelningen Forskning, arkiv och bibliotek har sina lokaler. Ett kort besök gjordes även i Amiralitetshuset på Skeppsholmen där registraturen är placerad. Den andra inspektionsdagen besöktes funktionerna Måleri, Konsthantverk och design, Grafik och handteckning samt Målerikonservering, alla inom avdelningen Samlingarna som finns i museibyggnaden (Nationalmuseum) vid Södra Blasieholmshamnen. Senaste inspektion 2004, dnr RA /1208, skedde brevledes och avsåg endast arkivredovisningen. Nationalmuseum förelades då att uppdatera arkivbeskrivningen och arkivförteckningen. I december 2005 var föreläggandena åtgärdade. Inspektion av hela arkivverksamheten skedde senast 2001, dnr RA /1797. Riksarkivet hade då inget att erinra. Närvarande vid inspektionen: Från Nationalmuseum Chef för avdelningen Forskning, arkiv och bibliotek (dag 1) Verksarkivarie (dag 1-2) Registrator (dag 1) samt representanter vid besökta enheter (dag 2) Från Riksarkivet Ian Fallenius, 1e arkivarie (dag 1) Teresia Ståhle, arkivarie (dag 1-2) FÖRELÄGGANDEN Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder ska vidtagas av Nationalmuseum och senast den 31 maj 2010 redovisas skriftligt till Riksarkivet. Skapa rutiner så att handlingar ( korrespondens, arkivexemplar av publikationer m.m.) som ska tillhöra myndighetsarkivet tas omhand för arkivering (RA-FS 1997:4, 3 kap. 1-2 ).

2 2 (9) Se till att handlingar efter avslutad handläggning flyttas till arkivlokal eller motsvarande förvaringsutrymme som uppfyller Riksarkivets krav enligt RA-FS 1997:3 (RA-FS 2006:1, 6 kap.12 ). Säkerställa bevarandet av de ursprungliga elektroniska handlingarna innan ändringar görs enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 9. Upprätta eller sammanställa dokumentation över myndighetens samtliga elektroniska handlingar i enlighet med kraven i RA-FS 2009:1, 5 kap. 4. Se till att de elektroniska handlingar som utgörs av museets webbsida fortlöpande överförs till bevarande enligt RA-FS 2009:1, 4 kap. 1, i ett format som framgår av RA-FS 2009:2, 3 kap. 9. Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt RA-FS 2009:1, 3 kap Se till att allmänna handlingar som utgörs av ljud- och bildupptagningar överförs till bevarande (annan databärare) (RA- FS 1997:4, 4 kap. 1-2 ). Dokumentera eller uppdatera tillämpningen av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter RA-FS 1991:6 (ändr. 1997:6), RA- FS 1999:1, RA-FS 2004:3 och RA-FS 2006:5. Uppdatera arkivförteckningen enligt RA-FS 1997:4, 6 kap. 3 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 18. INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Myndigheten Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde består sedan 1999 av Nationalmuseum och av Prins Eugens Waldemarsudde, som utgör en särskild enhet inom myndigheten. (Förordning med instruktion för Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde, SFS 2007:1175, ändr. SFS 2009:737). Ytterst arkivansvarig är myndighetens chef, överintendenten. Arkivfunktionen är sedan 2007 placerad vid avdelningen Forskning, arkiv och bibliotek. Avdelningschefen där har även verksamhetsansvar för arkivverksamheten, och har enligt avdelningens arbets- och beslutsordning delegerat visst ansvar till verksarkivarien. Verksarkivarien har också en begränsad budget för sin egen verksamhet. Registrator är däremot placerad på administrativa avdelningen. På avdelningarna och funktionerna fanns tidigare sekreterare som registrerade handlingar, men detta har upphört. På varje avdelning och funktion finns en kontaktperson för arkivet. Verksarkivarien är sedan den 1 januari 2009 informationssäkerhetsansvarig och ansvarar alltså även för bevarande av digital information.

3 3 (9) Verksarkivarien utför det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckning och arkivbeskrivning. Även registrator och till viss del bibliotekarierna känner till arkivredovisningen och kan tillhandahålla arkivhandlingar. Internservice på marknadsavdelningen sköter upphandling av skrivare, kopiatorer och annan skrivmateriel. 2. Styrdokument Arbets- och beslutsordning för avdelningen Forskning, arkiv och bibliotek har upprättats En diarie- och dossiéplan från 2001 tillämpas av museet men den omfattar i stort sett enbart administrationens och kansliets handlingar. På intranätet finns avdelnings- och funktionsvis indelade dokumenthanteringsplaner som täcker stora delar av verksamheten. Verksarkivarien arbetar kontinuerligt vidare med dessa. Det finns även en vägledning för diarieföring och arkivering från Enligt uppgift finns även en regel om registrering av e- post, senast beslutad I föreliggande förslag till verksamhetsplan nämns ett antal punkter som rör arkivet. Verksarkivarien har skrivit en informationssäkerhetspolicy som är beslutad i nämnden Det finns även ett förslag till rollfördelning avseende systemägarskapet, men det var vid inspektionstillfället oklart om den var beslutad ännu. Verksarkivarien använder sig av checklistor för riskanalys, ansvar m.m. enligt BITS, rekommendationer från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. (BITS står för Basic Level for Information Security, Basnivå för informationssäkerhet, en lägsta nivå som inte bör underskridas.) Några instrument enligt BITS är inte beslutade av museet ännu. 3. Arkivbildning Diarieföring Registrering av allmänna handlingar enligt 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) sker med hjälp av datoriserat diarium i Access, centralt vid administrativa avdelningen. Systemet togs i drift Denna registrering omfattar i stort sett endast administrationens och kansliets handlingar. Handlingar arkiveras efter år och dossié, och därefter i löpnummerordning. Omkring 700 ärenden per år registreras. Ansökning om utförsel av konst är en stor ärendegrupp. Avtal och en del andra handlingar i utställningsverksamheten diarieförs också centralt på kansliet, medan själva utställningsdokumentationen arkiveras i en annan serie. På Prins Eugens Waldemarsudde ska det enligt uppgift finnas ett register i FileMaker för registrering av handlingar. Om diarie- och dossiéplan finns till detta register var vid inspektionstillfället okänt.

4 4 (9) På museets olika avdelningar för kärnverksamheten har handlingar i forskningsärenden, förfrågningar, policyfrågor m.m., - s.k. korrespondens, - tidigare diarieförts i separata egna diarier, vissa i Excel och andra manuellt. Denna diarieföring har emellertid mer eller mindre upphört sedan funktionerna inte längre har sekreterare. Handläggarna sätter istället in brev i en pärm utan registrering, men mängden bevarad korrespondens har tydligt minskat. Dessa pärmar är ordnade årsvis alfabetiskt enligt avsändare. Avställning sker normalt en gång per år. Men på avdelningen Samlingar, funktionen Konsthantverk och design, finns korrespondens från 2005 och framåt, en pärm för varje år, förvarade i ett kontorsförråd. Varje pärm innehåller inte mer än ett fåtal ärenden. På avdelningen Samlingar, funktionen Grafik och handteckning, finns korrespondens från 2006 och framåt i två osorterade högar som har legat på ett bord sedan sekreteraren slutade på funktionen. Handlingar som inkommit eller upprättats som e-post ska enligt nämnda postregel i princip registreras. I den mån så sker bevaras de endast som pappersutskrift. Aktrensning och gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse utförs av respektive handläggare. Övrigt Ekonomi- respektive personaladministrativa stödsystem är Agresso respektive Palasso. Driften sköts av Agresso AB respektive Logica. För e-fakturering används Contempus. 4. Framställning och hantering av handlingar Elektroniska handlingar Huvuddiariet förs sedan 2007 i en Access-applikation (ursprungligen framtagen av en konsultfirma för Moderna museet). Det är oklart om det finns någon ändringslogg, historikfil eller motsvarande dokumentation av ändringar av uppgifter (RA-FS 2009:1, 4 kap. 9 ), men registrator kan i alla fall själv inte öppna ett avslutat ärende igen. Waldemarsudde har som nämnts ett eget diarium i FileMaker. FileMakerregister har inte någon ändringslogg. Om ändringar dokumenteras på annat sätt är oklart (RA-FS 2009:1, 4 kap. 9 ). I det hemmagjorda beståndsregistret d ART registreras museets samlingar. Museet har ca föremål, men alla är inte registrerade i d ART. Det finns ett fåtal personer som har behörighet att göra ändringar i d ART. Ändringarna dokumenteras endast genom back uprutinerna. Dokumentation av ändringar bevaras alltså troligen inte särskilt länge (RA-FS 2009:1, 4 kap. 9 ). I d ART-databasen finns även uppemot bilder lagrade, vilka gjorts externt sökbara via applikationen WebArt. Vid årsskiftet kommer d ART att ersättas av MuseumPlus, ett s.k. collection management system. I samband med konverteringsarbetet

5 5 (9) kommer mycket information att uppdateras. Museet bör kontrollera att ingen informationsförlust som kan innebära gallring 1 sker vid konverteringen. Om gallring sker får det endast ske enligt vad som anges i RA-FS 2009:1, 1 kap. 6. Ändringslogg finns i MuseumPlus. Riksarkivet förutsätter att museet säkerställer bevarandet av de ursprungliga elektroniska handlingarna innan ändringar görs i MuseumPlus, t.ex. genom att bevara ändringsloggen (RA-FS 2009:1, 4 kap. 9 ). På avdelningen Samlingar, funktionen Målerikonservering, används en databas benämnd d Inspector, för kontroll och registrering av vilket tillstånd tavlorna är och har varit vid tidigare konserveringar. Databasen innehåller bilder av konstverken på vilka skador och åtgärder kan registreras direkt i bilden. Sedan fem år tillbaka sparas bilderna endast digitalt (TIFF) i d Inspector. Konserveringsrapporterna däremot bevaras på papper. Om ändringslogg bevaras framgick inte vid inspektionen (RA-FS 2009:1, 4 kap. 9 ). För Agresso finns det en systemdokumentation och behandlingshistorik som enligt uppgift är framtagen enligt Riksarkivets krav. För de system för vilka systemdokumentation ännu inte har upprättats ska sådan tas fram av museet (Accessdiariet, FileMakerdiariet, d ART, MuseumPlus, d Inspector, Palasso och Contempus) (RA-FS 2009:1, 5 kap. 4 ). Museet har inte bevarat äldre versioner av den externa hemsidan. Man har trott att det räcker med Kungliga bibliotekets insamlingsverksamhet. Fortsättningsvis ska äldre versioner av hemsidan bevaras (RA-FS 1997:4, 3 kap. 6, RA-FS 2009:1, 4 kap. 1 ) i ett format som framgår av RA-FS 2009:2, 3 kap. 9. Myndigheten har inte upprättat någon strategi för bevarande av elektroniska handlingar, men det finns inplanerat i förslaget till nästa års verksamhetsplan (RA-FS 2009:1, 3 kap. 1-2 ). Senast när de elektroniska handlingarna överförs till bevarande ska de uppfylla kraven i RA- FS 2009:2. Överföring till bevarande ska ske så snart det är möjligt (RA-FS 2009:1, 4 kap. 2 ). Handlingar på papper En vårdplan för äldre handlingar finns bara i den bemärkelsen att man avser skanna nämndprotokollen från 1866 och framåt för att minska slitaget på dem. Museet har för övrigt två egna papperskonservatorer. Enligt uppgift finns rutiner för att upphandla certifierad skrivmateriel. Aktomslag, arkivboxar och självhäftande etiketter ska enligt uppgift vara enligt standard SS Museet låter fortfarande binda in inventarier årsvis (1860 ), och har även låtit binda nämndprotokollen t.o.m Se definition av gallra i RA-FS 2009:1, 2 kap, 1.

6 6 (9) Avdelningar och funktioner ska i princip lägga handlingar i box en gång om året och sedan skicka boxen till arkivet när den är full. De handlingar som förvaras ute på avdelningarna är dels sådana som ännu inte lämnats till arkivet, t.ex. korrespondens för senare år, dels sådana som har lämnats till arkivet och där lagts i boxar och sedan lånats tillbaka, t.ex. de gamla inventarierna. Konserveringsrapporterna på funktionen Målerikonservering, avdelningen Samlingarna, är ett levande referensmaterial som används i det dagliga arbetet på funktionen. På funktionen förvaras samtliga konserveringsrapporter från slutet av 1800-talet och framåt i original, i hängmappskåp som saknar brandskydd, i ett kontorsförråd. Se vidare under punkt 7 nedan. Ljud och bild Ljudupptagningar av såväl musik som föreläsningar och symposier m.m. i hörsalen finns upprättade både på äldre rullband och senare digitala inspelningar. Migrering av äldre ljud- och bildupptagningar planeras (RA-FS 1997:4, 4 kap. 1-2 ). Nio timmars spelfilm, 16 mm- och 8 mm-filmer, har skickats till Filminstitutet i Grängesberg för konvertering och arkivering där på plats. Arkiveringen på Filminstitutet ingår enligt uppgift i museets avtal med institutet. Nationalmuseum har arkivansvaret för handlingarna. Museet beställer DVD-skivor från institutet vid behov. Övrigt Fotografier i negativ avseende fotodokumentation av samlingarna är upptagna i förteckningen som serie D4bc. Dessa håller man nu på att ta fram en vårdplan för. Svenska porträttarkivets (SPA) fotonegativ på glasplåtar förvaras i ett flertal skåp utan brandskydd i en hall på entréplan i museibyggnaden. Dessa tillhör också myndighetsarkivet. Projekt pågår för att hitta bättre förvaring. (RA-FS 1997:3, 3 kap. 1 ). Fotonegativ finns även som bilagor till de äldre konserveringsrapporterna på funktionen Målerikonservering på avdelningen Samlingarna. Fotonegativen är inte åtskiljda från pappershandlingarna, vilket de bör vara. 5. Gallring Museet har inga myndighetsspecifika gallringsföreskrifter. Gallringsbesluten 1985:1 och 1985:2 är upphävda. Arkivbeskrivningen behöver alltså uppdateras avseende hänvisningen till dessa. Tillämpningsbeslutet till Riksarkivets gallringsföreskrifter avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6 (ä. 1997:6) behöver uppdateras. Museet bör även precisera vad som avses med fristen vid inaktualitet. Riksarkivets gallringsföreskrifter avseende räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3, respektive handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2006:5, ska också ha egna tillämpningsbeslut.

7 7 (9) I tillämpningsbeslutet till Riksarkivets gallringsföreskrifter avseende forskningshandlingar, RA-FS 1999:1, har man skrivit av bilaga 1 om vad som ska bevaras i projekten. Tillämpningsbeslutet bör anpassas så att exemplen i RA-FS 1999:1 förtydligas med vad de motsvarar i museets egen forskningsverksamhet. Om man vill kan tillämpningsbesluten arbetas in i en beslutad dokumenthanteringsplan. 6. Arkivredovisning Arkivbeskrivning finns och har uppdaterats i år, (men behöver uppdateras beträffande gallringsbesluten, se ovan punkt 5, 1a st.). Arkivförteckningarna är upprättade enligt allmänna arkivschemat. Förteckningarna är uppdaterade olika långt för olika serier, som längst t.o.m Det finns tre förteckningar som Riksarkivet tagit del av: Nationalmusei centrala kansli (NMCK) ( ), Statens konsmuseer/förvaltningsenheten (SKM/FE) (1976 ) samt Nationalmusei avdelningar (1866 ). NMCK:s förteckning avslutades 1976 och SKM/FE:s påbörjades då i samband med att myndigheten Statens konstmuseer bildades (inom vilken Nationalmuseum ingick). Nationalmusei avdelningars förteckning bröts däremot inte, utan den har fortlöpande påförts uppgifter sedan Inte heller vid ombildningen 1999 bröts arkivbildningen. Arkivförteckningen för den del av myndighetsarkivet som tillhör enheten Prins Eugens Waldemarsudde har Riksarkivet inte tagit del av vid inspektionen. Elektroniska handlingar redovisas inte eller knapphändigt i arkivförteckningen. T.ex. saknas d ART, d Inspector, Agresso och Palassodatabaserna. Access-diariet beskrivs inte heller närmare. C-serier finns i Förvaltningsenhetens förteckning, men dessa avser endast pappersutskrifter t.o.m Alla arkivhandlingar ska redovisas i förteckningen, oavsett media. I avdelningarnas förteckningar finns serier F2l avseende Hörsalens ljud, film m.m. Förteckningsbladen finns dock inte i pärmen, utan teknikern skulle hålla reda på detta. Museet bör se efter hur det gått med detta. Arkivexemplar av trycksaker har enligt museet bevarats, dock inte samtliga, vilket museet ska se till att man gör. Utställningskataloger, årsböcker och årsredovisningar hör till de trycksaker som finns med i förteckningen, men flera saknas. Verksarkivarien har gått Riksarkivets utbildning i verksamhetsbaserad arkivredovisning och arbete med att inventera processer ska påbörjas inom kort. I samband med detta bör myndigheten se över sina registreringsrutiner. Vid stickprovskontroll under inspektionen gick det att följa en diarieförd administrativ handling från diariet till arkivbox.

8 8 (9) 7. Arkivlokaler Arkivbestånden förvaras på flera adresser då själva museet aldrig haft någon arkivlokal. Handlingar förvaras på Holmamiralens väg 2, i Amiralitetshuset, inhyrda i Kungliga bibliotekets magasin (c:a 250 hm) och, avseende gallringsbara handlingar, i konstförrådet CF. Även på avdelningarna i museibyggnaden förvaras vissa äldre handlingar. Huvuddelen av arkivet förvaras i lokalen på Kungliga biblioteket (lokal 4207, plan 2 i bokmagasin 2 öster). Lokalen har hyrts av Nationalmuseum för förvaring av myndighetsarkivet sedan Lokalen inspekterades av Riksarkivet den 15 november 2005 och Nationalmuseum medgavs då att tillsvidare hyra lokalen för arkivförvaring i enlighet med vissa förutsättningar som framgår av inspektionsprotokollet (dnr RA /3631). Lokalen har inte inspekterats vid inspektionen oktober På Holmamiralens väg 2, i samma lokal i berget som Konstnärsarkivet, förvaras nämndprotokoll fr.o.m i ett 60 P-skåp. Lokalen utgör inte arkivlokal. Klimatet i gången utanför lokalen är uppenbarligen mycket fuktigt. Inne i lokalen finns dock en avfuktningsanläggning (Munters ML 180 sorptionsavfuktare), varför en termohygrometer i lokalen visade 42 % RF vid 19,4 C. Hos registrator i Amiralitetshuset förvaras diarieförda handlingar samt alla hyresavtal fr.o.m i ett hängmappsskåp märkt 60 P enligt NT Fire 017. På bottenvåningen av Amiralitetshuset i rum 1212, som har stora fönster, finns fyra stycken Hadak 619/2 säkerhetsskåp utan brandskydd. I de två skåp som disponeras av registrator förvaras diarier fr.o.m och handlingar fr.o.m. 2000, samt omkring en hyllmeter gamla testamenten. I de två andra skåpen förvaras bokslut fr.o.m. 1998, och personalakter. Handlingar som hämtas från KB för forskning förvaras i ett 60 P-hängmappsskåp i kontorsmiljö. På avdelningarna förvaras också diverse allmänna handlingar. Alla utrymmen har inte kunnat inspekteras, men det som kunde konstateras och beskådas på plats vid inspektionen var följande: På avdelningen Samlingarna, funktionerna Måleri, Konsthantverk och design samt Grafik och handteckning, förvaras korrespondens oskyddat. På Konsthantverk och design förvaras korrespondensen från 2005 och framåt i pärmar på hyllor i ett kontorsförråd utan brandskydd. På Grafik och handteckning ligger korrespondens från 2006 och framåt, som nämnts, i två buntar på ett bord i ett tjänsterum. På funktionen Konsthantverk och design, förvaras inventarier från 1860 och framåt, i ett skåp som emellertid är märkt S 120 P, EN :996. I en hall på entréplan i museibyggnaden förvaras, som nämnts, Svenska porträttarkivets (SPA) fotonegativ på glasplåtar i ett flertal skåp utan brandskydd.

9 9 (9) Alarmerande är situationen på funktionen Målerikonservering, där samtliga konserveringsrapporter i original från slutet av 1800-talet och framåt förvaras i ett kontorsförråd i hängmappskåp som saknar brandskydd. Museet avses stänga för renovering vid årsskiftet 2012/13, men verksamheten på Skeppsholmen påverkas inte. I samband med renoveringen hoppas man kunna bereda plats för arkivet i en ny permanent depå. Ett underlag finns för att bygga arkivlokal intill museet. Museet måste se till att förvara handlingar som tillhör myndighetsarkivet i arkivlokal eller motsvarande förvaringsutrymme som uppfyller Riksarkivets krav enligt RA-FS 1997:3 (RA- FS 2006:1, 6 kap.12 ). Om museet som en åtgärd avser att ta ny lokal i bruk ska museet tillställa Riksarkivet förslaget till nybyggnad eller ombyggnad. Arkivlokalen får inte tas i bruk förrän Riksarkivet gett medgivande till det (RA-FS 1997:3, 5 kap. 1-2 ). Stockholm den 27 november 2009 Teresia Ståhle Arkivarie