Ärende: Ärende 3 Dnr och Internkontrollplan 2013 och uppföljning 2012

Transkript

1 Malmö stad Utbildningsförvaltningen 1 (1) Datum Vår referens Ann Andersson Direkttelefon Tjänsteutlåtande Ärende: Ärende 3 Dnr och Internkontrollplan 2013 och uppföljning 2012 Central samverkansgrupp Utbildningsnämnden Initierare: Eva Ahlgren Intern kontroll syftar till att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Ovanstående framgår av Reglemente för intern kontroll, där det också framgår att det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll med regler och anvisningar. Utbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande rapport avseende uppföljning av intern kontroll 2012 att överlämna densamma till kommunstyrelsen samt att godkänna föreliggande intern kontrollplan 2013 Eva Ahlgren Utbildningsdirektör tjskrinternkontrolluppf o plan.doc

2 Uppföljning av intern kontroll Nämnd: Utbildningsnämnden Granskningsområde Granskningssätt Granskningsresultat Återrapportering (kontrollerad process/ rutin/ moment) (beskrivning av hur kontrollen (resultat av kontrollen/vidtagna (datum för rapport genomförts och dokumenterats) åtgärder) i nämnden) HR-system löner Säkerställa rutiner för uppföljning av att HR avdelningen har tagit stickprov i form av överensstämmelse föreligger mellan 10 slumpmässigt utvalda poster i lönerevisions utbetalda löner och beslut om nya löner filen och jämfört med de uppgifter som finns i samband med lönerevisionen. registrerade i HRutan. Alla poster överensstämde. Nya stickprov kommer att utföras i mars-maj HR-system beslutsattest Säkerställa att beslutsattester avseende I perioden oktober-december har det tagits anställning och frånvaro följer fastställd 8 st stickprov, tyvärr har dessa stickprov inte rutin. varit möjliga att följa upp pga av faktorer som UF inte råder över. Vid förra stickprovet kontrollerades 10 poster och samtliga var beslutsattesterade enligt fastställd rutin. HR-system självservice Säkerställa rutiner för uppföljning av Under perioden oktober-december har det självservice avseende sjukfrånvaro och gjorts stickprov där inlagd frånvaro i systemet tillfällig föräldrapenning. jämförts med faktisk frånvaro på arbetsplatsen. I stickprovskontrollen konstaterades att i 3 av 10 kontrollerade fall var sjukfrånvaron inte registrerad. Detta har följts upp med berörda chefer. Nya kontroller genomförs 1/1-31/3. Kommunalt informations- och Säkerställande av elever mellan år Ungdomar: 15/1 15/6 15/ uppföljningsansvar som ej har slutbetyg från gymnasieskolan med känd aktivitet kontaktas/följs upp enligt fastställda utan känd aktivitet rutiner. totalt Se separat rapport.

3 Delegationsordning Beslut som fattas enligt delegations- Vid uppföljning konstaterades att 12 enheter ordningen återrapporteras i beslutad av totalt 15 enheter har skickat in rapport om ordning. delegationsbeslut. Inskickade rapporter har ökat och avser fler olika delegationsärenden. Utbytesplan avseende datorer Kontroll att respektive verksamhets- Vid granskning framkom att av 12 skolor område följer upprättad utbytesplan. har 5 st god utbytestakt, 4 st acceptabel utbytestakt och 3 som inte följer planen. Förändringarna 2013 möjliggör justeringar som innebär ett utbyte av de äldsta datorerna. Hälsosamtal Kontroll av att hälsosamtal genomförs Läsåret 11/12 gick ca 1600 elever på enligt uppdrag. nationella program och ca 1000 på introduk tionsprogram vid UF:s enheter. Ca 1850 hälsobesök har dokumenterats. Antal uteblivna besök är 500. Läsåret 12/13 följs upp vid läsårets slut. Inköp av ekologiska och etiskt Rutiner kring inköp av ekologiska och Andel inköp av ekologiska produkter: certifierade produkter etiskt certifierade produkter följs i 1/ / %* enlighet med kommunens avtal. 1/ / % *Selecta och Jede ingår ej, kontrakten avslutade. Andel inköp av etiskt certifierade varor: 1/ / % 1/ / % Redovisning förskott och utlägg Stickprov granskas avseende korrekt Av 17 granskade förskott var 7 st ej redovisat utlägg i HR-rutan samt i korrekt ifyllda. Efter granskning har Raindance berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Investeringar Stickprov granskas avseende korrekt Av 9 inköp, som gått på driften, debiterade investeringar över 1 basbelopp var 1 investering. Efter granskning har berörda gällande i driftsbudgeten parter informerats samt rättelser vidtagits. Elevskyddsombud Uppföljning av skolornas elevskydds- Se separat rapport ombud

4 Representation, resor och Kontroll att gällande regler för Av totalt antal granskade scannade konferenser representation, resor och konferenser betalda leverantörsfakturor följs st var 82 st (3,5 %) ej korrekt ifyllda avseende deltagarförteckning. Efter granskning har berörda parter informerats samt rättelser vidtagits. Elevadministrativt system Säkerställa rutiner för intagning till Fokus under första verksamhetsåret: vuxenutbildning. *kommuninvånarna kan söka och tas in på utbildning *vuxenheternas användning av systemet *statistik och uppföljning Under 2012: Antagna Ej antagna*) Flexibel kursstart Fast kursstart Kurser i kurspaket Totalt *)Ej antagna är obehöriga, tackat nej, ej kommit till kursstart, redan antagen på heltidsstudier

5 Rapport om det Kommunala informationsansvaret (uppföljningsansvaret) - intern kontroll 2012 Malmö Ann-Sofie Nordh

6 Kommunala informationsansvaret. Skollagen om kommunens uppföljningsansvar trädde i kraft den 1 juli Förändring i lagtext skedde i samband med nya Skollagen (2010:800) där 29 Kap 9 reglerar kommunens ansvar för Information om icke skolpliktiga ungdomar. Lagtexten anger att en hemkommun löpande ska hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som fullgjort sin skolplikt, inte erhållit slutbetyg från gymnasiet och inte fyllt 20 år är sysselsatta i syfte att kunna erbjuda dem lämpliga individuella åtgärder. Under hösten 2012 gjorde Skolverket en uppföljning av kommunernas arbete och var bland annat i Malmö. I rapporten Delrapportering av uppdrag om gymnasieskolreformens lokala förankring - Det kommunala informationsansvaret från redovisas undersökningen. Majoriteten av ungdomarna inom åldersintervallet är inskrivna i gymnasieskolan. Fokus ligger på att komma i kontakt med de övriga ungdomar. Granskningssätt. I kommunens elevadministrativa system finns samtliga elever registrerade som har en plats i den kommunala gymnasieskolan eller i gymnasieskola hos kommunal huvudman utanför Skåne. I samma elevadministrativa system registreras alla ungdomar inom uppföljningsansvaret där sysselsättningen är känd, t ex ungdomar i arbete, utlandsstudier, studier på folkhögskola ed. Även ungdomar inom det kommunala uppföljningsansvaret där sysselsättning inte är känd registreras i systemet. Ungdomar som studerar inom fristående gymnasieskola i hela landet eller kommunal gymnasieskola inom Skåne finns registrerade i den gemensamma elevdatabasen för Skåne, här betecknad som Skånedatabasen. Till denna databas förs även Malmö stads eget elevregister över löpande och på så sätt finns samtliga ungdomar mellan år registrerade i databasen. Varje månad görs för Skånedatabasen en avstämning mot Skatteverket för att uppdatera folkbokföringsuppgifter samt få fram ungdomar som inte finns registrerade i Malmö stads elevregister eller i Skånedatabasen. Malmö stads eget elevregister uppdateras från och med januari också löpande mot skatteverket vilket innebär att automatisk uppdatering av folkbokföringsuppgifter sker för alla elever oavsett folkbokföringskommun även där. Den gemensamma Skånedatabasen uppdateras löpande med ungdomar som avbryter sin gymnasieutbildning vid fristående gymnasieskolor eller från gymnasieskolor i annan kommun inom Skåne. De elever som avbrutit sin utbildning eller som flyttat in till Malmö kan via den gemensamma Skånedatabasen fångas upp den 15:e varje månad av Uppföljningsverksamheten. Vid varje vårtermins slut uppdateras uppföljningsregistret med ungdomar som avbrutit studier vid Malmös kommunala gymnasieskolor där inte den aktuella skolan har en planering för ungdomen även inför nästa läsår.

7 Tidigare har fristående gymnasieskolor i Malmö vid terminsslut lämnat uppgifter om slutbetyg. Sedan tidig vår 2011 uppdateras Skånedatabasen via VHS (Verket för högskoleservice)med vilka ungdomar som fått slutbetyg respektive samlat betygsdokument. Ungdomar med samlat betygsdokument registreras inom uppföljningen. Kontakt med ungdomar Ungdomarna kontaktas löpande via brev med bifogad broschyr som har frankerat svarskort. Två gånger om året görs ett stort utskick till samtliga ungdomar oavsett om deras aktivitet är känd eller ej. Breven utformas olika beroende på om ungdomarna har kontaktats tidigare eller om det är första gången. I brevet erbjuds kontakt med studie- och yrkesvägledare för planering för studier och/eller praktik eller mot arbete. I svarskortet ombeds de också ange aktuell sysselsättning även om de inte önskar kontakt. Antalet brev som kommer i retur med okänd avsändare är ganska stort. Kontakt med Skatteverket har av denna anledning etablerats. Skatteverket får en lista över aktuella ungdomar för att starta en utredning om ungdomarna finns kvar i Sverige och i så fall var. Ungdomarna kontaktas också via den uppsökande verksamheten av uppföljare från Vägledningscentrum. Uppföljarnas huvudsakliga uppgift är att komma i kontakt med de ungdomar som inte svarar på utskick. Kontakten sker via telefonsamtal, hembesök, besök i stadsdelen eller via sociala medier som till exempel Facebook. Vägledningssamtal erbjuds när kontakt skapats. Det finns även tillgång till kurator. Granskningsresultat Med det nya elevadministrativa systemet finns andra möjligheter till redovisning av resultat. Varje månad den 15:e tas uppgifter fram om antal ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret. Det är viktigt att poängtera att ungdomarna som redovisas i statistik inte är desamma varje månad. Elever som fyllt 20 eller flyttat från Malmö tas löpande bort, ungdomar som flyttar in till Malmö eller lämnar en utbildning utan slutbetyg kommer till. Detta innebär att antalet nytillkomna alltid är högre på hösten och arbetas igenom under läsåret. Ungdomar inom uppföljningsansvaret: 15-jan 15 jun 15-dec 15 dec K/M Med känd aktivitet /106 Utan känd aktivitet / Tom : Avskrivna under läsåret på grund av: Flytt, Slutbetyg, Omgång år 9, 20 år mm. 867

8 Ungdomarna fördelar sig enligt följande: Med känd aktivitet: 15-jan 15-jun 15-dec 15 dec K/M ARBETE /11 AVSTÅR KONTAKT /2 FOLKHÖGSKOL /0 FÖRÄLDRALEDIG /1 HEMLANDET 2 1/1 KOMVUX /6 NORDISKA ELEVER /3 PRAKTIK 9 2/7 STUDIER /14 SÖKER ARBETE /26 UPPFSYV /11 UTLAND ARB UTL BETYG 4 2/2 UTLANDANNAT /3 UTLANDSSTUDIER / /106 Under 2012 har kontakt med ungdomarna sökts enligt följande: Aktiviteter: Utskick 1908 Facebook 197 Hembesök 141 SMS 7 Telefon 543 Webbsvar 17 Vägledning Genom avstämningen med Skatteverket varje vecka kan man tydligt se att det är många nyinflyttade ungdomar. Då Skånedatabasen nu uppdateras med uppgifter om slutbetyg behöver många av dessa ungdomar inte längre kontaktas, då de flesta flyttat till Malmö med avsikt att studera på högskola/universitet. Detta innebär att antalet nyinflyttade inom uppföljningsansvaret är relativt få. Under hösten 2012 har dock antalet ökat till 159 jämfört med 54 hösten Utveckling av uppföljningsverksamheten Rent administrativt har uppföljningsarbetet kunnat utvecklas sedan ett nytt elevadministrativt system införts inför höstterminen Både ungdomar och de aktiviteter som utförs registreras löpande. En ny informationsskrift kring uppföljningen med svarskort har tagits fram under hösten 2011 och använts vid utskick från och med januari 2012.

9 Sedan våren 2011 har ett nätverk för uppföljningsarbete arbetat i Skåne. Ca 10 kommuner deltar och delger varandra tankar och erfarenheter. Nätverket träffats tre gånger per år. Ungdomsuppföljningen upprättade 2011 en kontakt med uppföljningen i Köpenhamn i syfte att utveckla samarbetet och byta erfarenheter och metoder. Nytt möte hölls i augusti 2012 för att utbyta mer erfarenheter. Uppföljningen ingår även i Eurocities nätverk för gruppen early school leaving där olika europeiska storstäder diskuterar metoder och erfarenheter kring målgruppen i så kallade peer review grupper. Där pratar man mycket om The Malmö model vilket såklart känns smickrande. Möte har varit under våren i München och nytt möte planeras våren Sedan februari 2012 har uppföljningen inlett ett närmare samarbete med Praktikservice vilket innebär att en praktiksamordnare ingått i uppföljningsteamet och varit tillgänglig på Vägledningscentrum tre dagar i veckan. Ett fördjupat samarbete med Arbetsförmedlingen och Jobb Malmö har startas upp under våren för att inte tappa ungdomar på vägen eller dubbelarbeta med samma ungdom. Vägledningscentrum har ansökt om och fått medel från Integration och arbete för ett nytt koncept Dropin for dropouts vilket innebär att man utökar den uppsökande verksamheten samt arbetar med nya modeller som till exempel gruppvägledning. Uppstart skedde under hösten 2012 och en fortsättning våren 2013 är planerad. Fler vägledare finns sedan sommaren 2012 på vägledningscentrum. De arbetar både med de sökande som behöver vägledning under sommaren inför gymnasiestarten och vägledning, syvchatt och uppföljningsverksamhet under resten av året. Dessutom har en tjänst omvandlats till kuratorstjänst vilket ytterligare förstärker kompetensen att ta sig an ungdomarna.

10 Utbildningsförvaltningen Malmö stad Elevskyddsombud Internkontroll november Antal Skola Rektor Ida Idh 16 AFG Jonas Kristiansson Elevens namn Årskurs Program Kewin Andersson 1 YFT HV Shehab Abduwlhhab 1 YFT HV Kosta Stankovic 1 Gy Sär FP Alex Varga 2 Gy Sär FP Mustafa Omar 3 Gy Sär FP Mathias Heiser 1 FT Jonathan Lakmiec. 1 FT Ürsen Osmanovski 1 FT Anders Christansson 1 FT Mohamed Hausson 1 FT Kevin Johansson 3 FP Ahmed Sahwil 2 FT Erik Jönsson 2 FT Bafti Qupi 2 FT John Bonde 3 FP Martin Kanstrup 3 FP Arbetsmiljöutbildni ng Medverkan Kommentar Eleverna får en grundläggande utbildning gällande arbetsmiljö, skyddsombud, lagar, förordningar, osv. i sin ordinarie undervisning. 0 BVG Anette Lawesson De elever som är antagna till Bellevue gymnasium har ringa,sporadisk skolgång och i flertalet fall dålig erfarenhet av skolor och av samhället. Vi arbetar målmedvetet för att skapa goda och tillitsfulla relationer där varje elev ska kunna börja ta ansvar för sitt lärande och sin framtid. För många av eleverna vid Bellevue gymnasium är detta en process som tar tidkanske flera år. Detta förklarar svårigheterna att förmå elever att orka att engagera sig och att förmå göra detta över tid.

11 Utbildningsförvaltningen Malmö stad Elevskyddsombud Internkontroll november FJG Birgitta Liljefjord Roger Ivarsson Set Rooke Anna Andersson Robert Sikora SPR Nej Mohammed Nabil Al-Qalisi SPR Nej Robert Sikora 1 SPR Mohammed Nabil Al-Qalisi 1 SPR Serhat Durmaz (reserv) SPR Nej Astrid Nilsson 1 RL Elevrådet Går utb Justina Rindom 1 RL Elevrådet Går utb Jonas Rabah 1 RL Elevrådet Går utb Adela Mehmedi 2 RL Ja Elevrådet Johnny Lay 3 HR Ja Elevrådet Joakim Persson 3 HR Nej Elevrådet Rebecka Österling 3 HR Nej Elevrådet Anna Liljehorn Gy-Sär HML Lå 11/12 Mycket aktiv Mahmoud Al-Batal Gy-Sär HML Lå 11/12 IHARL-rådet Batoul Hamo 1 HV Felicia Svensson 1 HV Hanna Larsson 1 HV Alicia Velonska 1 HV Fannie Kåveland 1 HV Elna Grönberg 2 HV Katarina Gunnarsson 2 HV? 2 HV Rebecca Bassie 2 HV Caroline Persson 3 HVF? 3 HVF Ellinor Ehnbom 3 HVS Oscar Andersson 3 HVH Madeleine Svärd 3 HVT Ida Lindberg 2 NB Emma Gullstrand 1 NB Cassandra Hill 3 SMNP

12 Utbildningsförvaltningen Malmö stad Elevskyddsombud Internkontroll november HE Peter Pripp Albin Brattgård 3 ES Ingår i kårens styrelse Isak Stahl 2 SA Kårens ordf Edward Pripp 3 SP maryam EL-KAYED 3 BF Helina Abdullah 2 BF Mariam Al-Attar 2 BF kholod ahmad 2 BF Denis Karamfilov 2 BF Andjela Grujic 2 ES Patrik Linfeldt 2 ES farah khan 2 HU paula habainy 3 NV afiaa dihle 3 NV dzenita Preljevic 1 IMYRK Haya Yahya 1 IMYRK Diba Gorji 3 ES Cornelia Bergentz 3 ES Jim Dagsberg 3 ES Liz Winders 1 SA Sofia Steen 3 ES Jessica Roos 3 SP Matilda Olderius 3 SP Kevin Nilsson 2 SA Robert Mikkelsen 3 ES Aisza Anna Kurtagic 3 ES Linnea Litsberger 1 ES Julia Bergström Huhtinen 2 ES Louise Sörensson 2 ES Deeqa Jama 1 HU Joy Mayzel 1 HU Malin Olsson 3 ES Julia Nilsson 3 ES daniel ödlund 1 ES Sofia nilsson 1 BF Linnea Kurki 2 ES Olivia Pålsson 1 ES thais castro da silva 1 BF anna julie koefoed 2 HU Deltar i samverkansmöte o likabehandlingsgrp Deltar i samverkansmöte o likabehandlingsgrp Fler elever kan komma att delta i samverkansmötet och i likabehandlingsgruppen. Rektor träffar elevskyddsombuden regelbundet. Nästa tillfälle 26/10. Arbetsmiljöutbildning för elevskyddsombud planeras.

13 Utbildningsförvaltningen Malmö stad Elevskyddsombud Internkontroll november KMS Ronny Wulff Honar Abdulkhader Azis Carina Malmback Selma Beganovic 2 NA Fredrik Aksell Lukas Prabert 3 SP MB Olle Wallberg 3 SP HT 11 Ingalill Fritzon Therese Linde 3 NV HT 11 Robert Liljedahl 2 HA MED Agneta Nilsson Robin Kniest 3 MP ja ja Tim Palm 3 MP ja ja 4 ML Birgitta Moberg Charlotte Anderberg Forsell 3 SPF Alexander Holmberg 2 Indiv alt SPF Stefan Njord Nese Spahiu 3 SP Kevin Perez 3 SP NSG 2 PAG 5 RÖG Elenore Wiking 2 BA Nej Christer Månsson Kevin Magnusson 2 BA Nej Shehin Fahro 1 BA Nej Åse Nilsson Nasrin Al.Mayahi 2 BG Edward Jensinger Dina Samir SA Helen Andersson Hussein Elnasseri 2 HÄP Ja Soud Nader Koji 2 OP Noor Mezar 2 OP Emmanuel Amoh VT Ghod Al-Kahlade VT Skyddsrond/Samverkan Deltar i skyddsrond på skolan, deltar i arbetsmiljöarbete på rektorernas månatliga programråd och elevkårsrepresentant inbjuds till SVG, men deltar sällan. Deltagit vid arbetsmiljökonferens samt inbjudits att delta vid samverkansmötena. Skyddsrond med arbetsmiljöansvarig De har tidigare år fått UF:s skydsombudsutbildning och planeras få det i år också. Vid nästa elevrådsmöte ( 6 nov) kommer elevskyddsombud att väljas. Även deltagit vid politikerbesök på skolan ang arbetsmiljön.

14 Utbildningsförvaltningen Malmö stad Elevskyddsombud Internkontroll november SP Eva Daun 5 UH Björn Andersson Emelie Blondin 3 NV Nej Nelli Szabo 3 NV Nej Victoria Niwhede 3 NV Ska delta Sebastian Salinder 3 NV Nej Paul Georgescu 3 NV Nej Electra Veveridis 3 SP Nej Anna-Maria Voina 3 SP Nej Johanna Ravn 3 SP Nej Reab Jaralla 2 NA Nej Emina Curic 2 NA Nej Noor Sarwani 2 NA Nej Martin Engström 2 NA Nej Fredrik Zanichelli 2 NA Ska delta Samverkansgrupp Emma Nilsson 2 SA Ska delta Siri Persdotter Carlsson 2 SA Ska delta Anna Nilsson 2 SA Nej Malin Persson 2 SA Nej Johan Andersson 1 NA Ska delta Samverkansgrupp Johanna Engman 1 NA Ska delta Lina Johansson 1 NA Ska delta Abtin Khoshnood 1 NA Ska delta Samverkansgrupp Johanna Wohlin 1 NA Nej Mostafa Omar 1 NA Nej Irina Mihajlovska 1 SA Nej Andreas Hofer 1 SA Nej Samuel Lindelöf 1 SA Ska delta Samverkansgrupp Klara Feldt 1 SA Ska delta Alireza Hassanzadah 1 Språkintrod Nej Reza Ehsani 1 Språkintrod Nej Ibrahim Ki 1 Språkintrod Nej Jens Larsson 2 VF/VVS Nej Emil Oden 2 VF/Kyl Nej Baaha Zain 3 EN Ja Rasmus Nilsson 3 VF Nej Hong Lieng 3 EC Alla klasser har minst ett elevskyddsombud. Skolledningen och skolsköterskan träffar elevskyddsombuden tre gånger per termin. Fyra elevskyddsombud plus en representant från elevkåren deltar i samverkansgruppen.

15 1 Intern kontroll Den interna kontrollen är ett instrument för att säkerställa att mål, policys och rutiner efterlevs när det gäller verksamhetsstyrning, finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Intern kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: Att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv Att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig Att de regler och riktlinjer som finns följs Att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. Internkontrollen i Malmö stad bygger på den s.k. COSO-modellen (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission). Modellen identifierar ett antal för den interna kontrollen väsentliga beståndsdelar. Kontrollmiljö den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i eller påverkas av. Riskanalys de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Kontrollåtgärder de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Information och kommunikation grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Tillsyn uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Kontrollmiljö Den interna kontrollen ska sättas in i rätt sammanhang, d v s den omgivning som den interna kontrollen verkar i och påverkas av. Kontrollmiljön påverkas av såväl formella som informella faktorer. Exempel på formella faktorer är lagar, förordningar och delegationsordning. Exempel på informella är intern kultur, värdegrund och ledarskap. Utbildningsnämnden fullgör de uppgifter som enligt skollagen och andra författningar ankommer på skolstyrelsen och som avser gymnasieskola och vuxenutbildning samt övriga frivilliga utbildningsformer. Utbildningsnämnden har även ansvar för frågor som rör sambandet mellan de obligatoriska skolformerna och de frivilliga skolformerna. Nämnden handhar bidrag till fristående skolor inom de frivilliga skolformerna.

16 2 Övergripande riskbedömning Till grund för arbetet ligger riskanalysen. Genom denna identifieras och värderas riskerna som kan ha en signifikant negativ påverkan på organisationens mål, finansiella ställning eller varumärke. Beroende på vad som ingår i verksamheten och hur den är strukturerad kan flera riskanalyser behöva genomföras i olika delar av verksamheten. Den riskbedömning som ligger till grund för föreliggande förslag bygger på erfarenheter och resultat inom kvalitetsarbetet, arbetsmiljöarbetet samt arbetet med intern kontroll. Under år 2013 kommer skolorna att fortsätta kvalitetsarbetet. De olika processerna som behandlas delas in i huvud- och stödprocess. Huvudprocess Trygghet och trivsel Elevernas ansvar för eget lärande Arbetssätt och lärarroll Kunskaper och färdigheter Delaktighet Stödprocess Organisation Styrning och ledarskap Kommunikation Kompetens Resursutnyttjande Image Syftet är att på ett strukturerat sätt ta fram väl underbyggt material för resursprioriteringar och andra utvecklingsinsatser. Kvalitetsarbetet kräver delaktighet av alla på en enhet, vilket skapar förutsättningar för en bred förankring. Arbetssättet innebär också möjligheter till extern utvärdering samt samarbete med andra kommuner. Arbetsmiljöpolicyn anger utbildningsförvaltningens övergripande mål för arbetsmiljöarbetet samt beskriver grundläggande principer och arbetsformer för hela organisationens systematiska arbetsmiljöarbete. Detta gäller såväl personal som elever/studerande. Intern kontroll övriga delar som inte täcks inom kvalitetsarbetet och arbetsmiljöarbetet. För att gradera risk och väsentlighet används nedanstående modell där man gör en bedömning av sannolikheten för avvikelser samt en bedömning av konsekvenserna vid en avvikelse. Därefter multipliceras värdena man fått fram och på så vis får man en fingervisning om vilka behov av åtgärder som finns. Sannolikhet för avvikelse Konsekvens vid avvikelse 1 Inte trolig/sannolik 1 Försumbar 2 Mindre trolig/sannolik 2 Lindrig 3 Möjlig 3 Kännbar 4 Trolig/sannolik 4 Allvarlig/kritisk 1-3 Inga åtgärder krävs. Denna risk accepteras. 4-8 Rutinen/processen hålls under särskild uppsikt. Riskerna noteras Rutinen/processen tas med i internkontrollplanen. Eventuellt behövs en översyn av rutin/process och/eller utbildning. Riskerna reduceras. 16 Omedelbar åtgärd krävs. Minimera riskerna.

17 3 Kontrollåtgärder Intern kontroll består i praktiken av många olika rutiner och kontrollaktiviteter. Det är både sådana som är inbyggda i det löpande arbetet och särskilda uppföljande kontrollinsatser vid bestämda tidpunkter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och brister. Gemensamma kontrollmål HR Under 2010 påbörjades införandet av gemensamma arbetssätt och ett nytt IT-stöd på HR-området omfattande samtliga chefer och medarbetare i Malmö stad. Detta föranledde att kommunstyrelsen beslutade om gemensamma kontrollmål för verksamhetsåren 2011 och 2012 avseende rutiner för säkerställande av upprätthållande av en god intern kontroll kopplat till det nya arbetssättet och införandet av det nya ITstödet. Bedömningen görs att det finns anledning att även för 2013 arbeta med säkerställande av rutiner på HR-området. Gemensamma kontrollmål år 2013 inom HR-området: Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Syftet med granskningen är att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats. Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester Syftet med granskningen är att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att semesterutläggning sker enligt semesterlagen och AB (Allmänna bestämmelser), innebärande att minst 20 semesterdagar vid helårsanställning ska ha lagts ut senast den 30 september. Ansvarig: HR-chef Omorganisation De omfattande organisationsförändringar som är beslutade och som ska träda i kraft från och med halvårsskiftet 2013 kommer att ställa stora krav på såväl den nya som den överlämnade organisationen när det handlar om överföring/mottagande av viktig information och kunskap avseende verksamhet och ekonomi. Gemensamma kontrollmål år 2013 med anledning av omorganisationen: Att överlämnande nämnder säkerställer rutiner för överlämnande av information och kunskaper till den nya organisationen

18 4 Att mottagande nämnder säkerställer rutiner för att ta emot information och kunskaper från de nämnder som avslutar sin verksamhet vid halvårsskiftet Ansvarig: Förvaltningschef Intern kontroll Under 2012 genomfördes en översyn av ekonomistyrning och intern kontroll i sdf Kirseberg. I sin rapport ger Ernst & Young utifrån sin analys följande förslag till förbättringar; att väsentliga risker i verksamheterna måste integreras i det interna kontrollarbetet och att de förtroendevalda bör involveras i riskanalysen. Stadskontorets bedömning är att förbättringsförslagen inte är relevanta endast för Kirseberg, utan i större eller mindre omfattning gäller hela organisationen. Gemensamma kontrollmål år 2013 avseende arbete med intern kontroll och riskanalyser: Att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet Att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen Ansvarig: Förvaltningschef Utbildningsnämndens egna interna kontrollmål Utbytesplan avseende datorer Kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan. Under de senaste åren har det genomförts en betydande IT-satsning avseende datorer. Under 2013 kommer premium plattform att införas avseende administrativa datorer. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: IT-samordnare Inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter Rutiner kring inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter följs i enlighet med kommunens ramavtal. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: Avdelningschef för fysisk miljö

19 5 Redovisning av förskott och utlägg Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när behovet är av mindre omfattning. Rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Inköp>1 basbelopp inom driftsbudgeten Kontroll av inköp inom driftsbudgeten över ett basbelopp inte faller inom ramen för vad som är investeringar. Definition på anläggningstillgång är enligt Lagen om kommunal redovisning en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Anläggningstillgången ska tas upp till det belopp som motsvarar utgifterna för tillgångens förvärv eller tillverkning. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Inköp via handkassor (nytt) För att samordna rutinerna kring inköp via handkassor har Malmö stad tagit fram nytt dokument (lathund) för handkassor som behandlar typ av inköp, som gäller från 1 januari Detta kommer att vara ett komplement till redan befintliga processbeskrivningar för handkassor som finns på respektive förvaltning. Uppföljning av att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Elevskyddsombud Uppföljning av skolornas elevskyddsombud. Elevskyddsombuden är representanter för elever och ska tillsammans med andra på skolan arbeta för att bättre arbetsmiljö ur ett elevperspektiv. Elevskyddsombuden väljs av eleverna för att på bästa sätt representera dem i skolans arbete för att förbättra arbetsmiljön.

20 6 Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: HR-chef Skyddad identitet (nytt) Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för tre skyddsmarkeringar: sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. En personuppgift som omfattas av sekretess hos en myndighet kan bli offentlig om den tas in i t.ex. en dom, ett protokoll eller annat beslut. En person med skyddade personuppgifter bör vara mycket noggrann med att kontrollera om en uppgift som lämnas till en annan myndighet blir sekretesskyddad hos den myndigheten. Den enskilde ansvarar själv för att upplysa om eventuella skyddade personuppgifter. Säkerställa att rutiner följs vid hantering av skyddade personuppgifter i Malmö stads ITsystem. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: Avdelningschef för planering och antagning Tilläggsbelopp (nytt) För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan utöver grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp. Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har koppling till den vanliga undervisningen. Uppföljning av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: Avdelningschef för planering och antagning Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar (nytt) Under år 2013 kommer det att ske ett flertal flyttningar, vilket innebär att inventarier kommer att flyttas och vissa fall utrangeras. Det är viktigt att inventarieförteckningen uppdateras med anledning av dessa förändringar. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: Avdelningschef för fysisk miljö

21 7 Likabehandling (nytt) Alla skolor måste ha ett målinriktat arbete för att aktivt främja elevers lika rättigheter och möjligheter. Skolorna måste också arbeta förebyggande dels mot kränkande behandling, dels mot diskriminering och trakasserier som har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. Uppföljning av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade kraven. Sannolikhet Konsekvens Totalt (sannolikhet x konsekvens) Ansvarig: Respektive rektor Information och kommunikation Ett system för intern kontroll behöver tydlig och löpande information och kommunikation mellan medarbetare och ledning. Förtroendevalda behöver information för att kunna besluta, följa upp, och vid behov omprioritera. Medarbetare behöver information om uppdrag, ansvar, förutsättningar, rutiner m m. Ledningen behöver informationen för att kunna styra. Tillsyn Det är viktigt med en kontinuerlig uppföljning och utvärdering som säkrar att systemet hålls aktivt och förbättras. Regelbunden rapportering behövs för att ledningen ska kunna anpassa styrningen till uppkomna situationer. Uppföljning bör ske kontinuerligt, som ett naturligt led i den dagliga verksamheten och vid behov genom särskilda utvärderingar eller granskningar. Om brister av väsentlig karaktär upptäcks ska dessa rapporteras med omedelbar verkan så att åtgärder kan sättas in för att komma till rätta med de uppkomna problemen. Under 2013 kommer uppföljning av intern kontroll att göras i samband med halvårsbokslut för de nämnder som upphör vid halvårsskiftet. Den nya nämnden kommer att besluta om internkontrollplan för perioden 1/7 31/