WORLDTRACERWEB GUIDE

Transkript

1 WORLDTRACERWEB GUIDE

2 Innehåll 1 Inloggning Delayed bag file - AHL Register (TNT) Create file (AHL) Search file (RAF) Close file (CAH) Create Delivery Order (BDO) Forward Held Bags (FAH) On-Hand bag file OHD Create file (OHD) Close file (COH) Rush Bag - FWD Damaged bag file - DPR Action File Forward messages Action messages System matches System prompts Additional prompts APPENDIX Element List

3 1 INLOGGNING Länk till WorldTracerWeb: 2 DELAYED BAG FILE - AHL En Delayed Bag file skapas när en väska är försenad / inte kan lokaliseras vid ankomst. 2.1 REGISTER (TNT) En funktion som används för att söka på ett taggnummer. Används för att se om taggnummret redan har registrerats i WorldTracer. 2.2 CREATE FILE (AHL) En funktions som används för att skapa en Delayed bag fil. NAME = Efternamn Passagerarens efternamn - samt namn på taggen om olika. KOM IHÅG Telefonnummer = Börjar alltid med landskod T.ex för Sverige ANVÄND X I TAGGNUMMRET Om en eller flera siffror i saknas BRAND INFORMATION = Märke / Beskrivning T.ex: YY/REDSTICKER ON BAG OBLIGATORISKA FÄLT: PASSANGER NAME (NM) PASSANGER INITIALS (IT) PERMANENT ADDRESS (PA) COUNTRY CODE (CO) PHONE NUMBER (PN) FLIGHT / DATE (FD) ROUTING (RT) COLOR / TYPE (CT) DECLARED BY PASSENGER MAILA ALLTID PIR TILL PAX Så de får sitt referensnummer, vår kontaktinformation och en länk där de kan följa sökningen och statusen på deras fil. SKRIV ALLTID PÅ ENGELSKA UPPDATERA UPPDATERA UPPDATERA Skriv i USER COMMENTS så ofta som möjligt tills pax fått väskan levererad. T.ex. PAX CALLED INFORMED BAG RUSHED TO LHR 18APR //BILLIE 19APR CONTENTS Är inte väskan funnen inom 24 timmar RING PAX OCH LÄGG TILL INNEHÅLL 3

4 GLÖM INTE COUNTRY CODE OCH DECLARED BY PASSENGER 4

5 KOM IHÅG ATT VI JOBBAR AKTIVT MED ÖPPNA FILER LOGGA IN OFTA FÖR ATT SE OM NÅGOT NYTT HAR HÄNT UPPDATERAR FILEN SÅ OFTA SOM MÖJLIGT t.ex. Samtal från pax/när du får ny info om väskan eller när du gör något med väskan. Man kan inte skriva för mycket! TIPSA ALLTID PAX OM ATT FÖLJA STATUSEN VIA LÄNKEN PÅ PIR 2.3 SEARCH FILE (RAF) Har man inte referensnumret för en fil kan man söka upp det via denna funktion. KOM IHÅG LOCATION & ARIVING AIRLINE Saknar den rosa triangeln men är obligatorisk för att få upp filer. OBLIGATORISKA FÄLT: LOCATION & ARIVING AIRLINE PASSENGER NAME (NM) ELLER TAGGNUMMER (TN) VÄLJ ALL FILES - OM DU ÄVEN VILL SÖKA PÅ STÄNGDA FILER SÖK ENDAST UPP FILEN PÅ DETTA SÄTT OM DU INTE HAR REFERENSNUMRET 5

6 2.4 CLOSE FILE (CAH) När alla väskor i en fil är redo för utkörning eller för upphämtning stänger man filen med denna funktion. OBLIGATORISKA FÄLT: REASON FOR LOSS (RL) FAULT STATION (FS) SETTLEMENT COST KOM IHÅG REASON FOR LOSS MÅSTE MATCHA FAULT STATION Väljer du t.ex. Reason for loss 26 måste Fault Station vara Origin station. 2.5 CREATE DELIVERY ORDER (BDO) När vi ska leverera en väska med utkörning från ARN (t.ex. med Bring) så används denna funktion. KOM IHÅG ALLT OBLIGATORISKT ÄR INTE MANDATORY I WT Kom ihåg att Address, Pick-Up Time och telefonnummer inte är mandatory i systemet men det måste ändå vara med! OBLIGATORISKA FÄLT: DELIVERY SERVICE (DS) ADDRESS (PA/TA/DA/AB) PICK-UP DATE AND TIME (UP) COLOR / TYPE (CT) DELIVERY DATE (DD) PHONE NUMBER (PN) GLÖM INTE PORTKOD Har huset en portkod eller ska någon annan viktig information med? SKRIV UT LEVERANSORDERN OCH STÄNG FILEN DIREKT!

7 ENDAST EN ADRESS TILLÅTEN TRYCK PÅ FÖRSTORINGSGLASET FÖR ATT FÅ UPP LEVERANS TIDERNA MINST ETT OCH HÖGST TVÅ TELEFONNUMMER 7

8 2.6 FORWARD HELD BAGS (FAH) När vi vill leverera en väska från en annan station används denna funktion. Vi skickar detta meddelande när passageraren har gjort rapport hos oss men är närmare en annan flygplats för utkörning. T.ex. Delayed bag filen är gjord på ARN, men PAX bor i MMX. Vi vill då rusha väskan till MMX för utkörning därifrån vi skickar då ett Forward held bags meddelande. FÖRVÄXLA INTE MED Rush bag - Se punkt 4 1. Namn på passageraren som äger väskan. Ska fyllas i automatiskt från Delayed bag filen. 2. Den permanenta adressen fylls i automatiskt. Är det inte den som gäller? TA BORT DEN! 3. Telefonnummer ska fyllas i automatiskt från filen. Se till att det är rätt nummer! 4. Temporary Adress filen fylls den i automatiskt. Är det inte den som gäller? TA BORT DEN! 5. Kryssa i de väskor i filen som ska rushas. 6. Här fyller du i vilken adress i filen som gäller (Permanent eller Temporary). Skriv även PLS DLVR ON 2N EXPNS för att den andra stationen ska förstå att vi vill att de ska leverera väskan åt oss. Det går även bra att skriva på Supplemental Information raden. 8

9 7. Här fyller du i de flyg du ska rusha väskan/väskorna med. 8. Fyll i de taggnummer som står på rushtaggen/rushtaggarna. 9. Origin är den station som gjort Delayed bag filen och som skapar rushmeddelandet alltså oftast din egna station. 10. Här skriver du i de stationer och de flygbolag som ska ta emot väskan. När du tryckt Submit Skriv ut Delayed bag filen och häfta fast på rushtaggen. STÄNG FILEN NÄR VI VET ATT VÄSKAN ÄR FRAMME OCH LEVERANS ÄR BESTÄLLD Vi får då ofta ett meddelande i Action File med en Delivery Order eller liknande. KOM IHÅG ATT VI JOBBAR AKTIVT MED ÖPPNA FILER LOGGA IN OFTA FÖR ATT SE OM NÅGOT NYTT HAR HÄNT UPPDATERAR FILEN SÅ OFTA SOM MÖJLIGT t.ex. Samtal från pax/när du får ny info om väskan eller när du gör något med väskan. Man kan inte skriva för mycket! TIPSA ALLTID PAX OM ATT FÖLJA STATUSEN VIA LÄNKEN PÅ PIR 9

10 3 ON-HAND BAG FILE OHD 3.1 CREATE FILE (OHD) Vi skapar denna fil när vi har en kvarlämnad väska från ankommande flyg eller från avgående när pax har missat flyget. Det kan även vara upphittade tagglösa väskor. OBLIGATORISKA FÄLT: FLIGHT / DATE (FD) ROUTING (RT) COLOR / TYPE (CT) KOM IHÅG FYLL I SÅ MYCKET SOM MÖJLIGT Det är inte mycket som är obligatoriskt i filen, men fyll alltid i all info du har. CONTENTS Lägg in innehåll om väskan stått kvar i mer än ett dygn. TAGGLÖSA VÄSKOR Airline = YY, Date = dagens datum, Destination = din station Lägg in innehåll DIREKT när väskan är tagglös! 3.2 CLOSE FILE (COH) När någon hämtat sin kvarlämnade väska eller om vi har rushat den någonstans måste vi stänga filen med denna funktion. KOM IHÅG STÄNG FILEN DIREKT NÄR VÄSKAN ÄR UPPHÄMTAD / RUSHAD 10

11 4 RUSH BAG - FWD När en väska inte nått sin slutdestination på taggen används denna funktion. Detta är ett meddelande som skickas till stationen som saknar väskan (stationen som har gjort Delayed bag filen) Skickas: 1. När en väska har missat ett flyg. 2. När en väska blivit lastad på fel flyg. OBS! FÖRVÄXLA INTE MED Forward Held Bags (FAH) Se punkt 2.6 KOM IHÅG RUSHA VIA ALTÉA Rushar vi med 2N-flyg skickar vi detta meddelande via Altéa. OBLIGATORISKA FÄLT: RUSH FLIGHT (FO) RUSH ROUTING (FW) ORGINAL TAG eller RUSH TAG (TN eller XT) REASON FOR LOSS (RL) VÄLJ ALLTID ORIGINAL TAGG Skriv alltid Original taggen i rushmeddelanden om det inte saknas. RUSH ROUTING Rush routing är den Action File adress du vill skicka meddelandet till. Alltså den station och det flygbolag du vill ska få meddelandet. 11

12 5 DAMAGED BAG FILE - DPR När en väska har skadats och/eller saknar innehåll vid ankomst. KOM IHÅG 7 DAGAR EFTER ANKOMST. Vi kan skapa en fil inom sju dagar LIMITED RELEASE Kolla alltid Limited Release innan. OBLIGATORISKA FÄLT: PASSANGER NAME (NM) PASSANGER INITIALS (IT) PERMANENT ADDRESS (PA) ADDRESS (EA) PHONE NUMBER (PN) FLIGHT / DATE (FD) ROUTING (RT) COLOR / TYPE (CT) REASON FOR LOSS (RL) DAMAGES OM SKADAT NATURLIGT SLITAGE Repor, smuts, mindre bucklor o.s.v PILFERED CONTENTS OM SAKNAT INNEHÅLL Skador som inte påverkar väskans funktion ersätts inte. Men du kan alltid göra en fil och hänvisa till Customer Relations. INFOBREV + PIR + (REKVISITION) Till passageraren lämnar vi ett infobrev om skadat bagage samt den utskrivna PIR filen. Om passageraren inte kan gå till nämnda väskbutiker på infobrevet kan vi även skriva en rekvisition där de själva får fylla i butiklen de går till. 12

13 6 ACTION FILE Här kommer alla meddelanden i WorldTracerWeb. Den ska kollas så ofta som möjligt. Är uppdelad i typ av meddelande och vilken dag meddelandet kom. Day 1 = idag, Day 2 = igår o.s.v. VI SKA ALLTID TÖMMA ACTION FILE NÄR VI KOLLAR! Här har vi 3 Forward messages som kom idag De vanligaste meddelandena hamnar i fäljande kategorier. 6.1 FORWARD MESSAGES Här kommer Rush bag meddelanden (FWD). Kolla om det är en rush som har din station som slutdestination och i så fall tar vi reda på vad vi ska göra med den väskan. Alla andra meddelanden slängs direkt. DENNA SLÄNGS DIREKT DÅ DEN SKA TILL KSD _ FWD ARN2N 17MAY GMT FOUND BAG FORWARD MESSAGE ORIGINALLY ON 2N252/17MAY/ NOW ON BOARD 2N254/17MAY/ARN2N/KSD2N NM OEHMAN TN SK XT SK FB 1 RL 54 HC N AG ARN

14 6.2 ACTION MESSAGES Här kommer t.ex. Forward Held Bags meddelanden (FAH). Kolla om det är en rush som har din station som slutdestination och i så fall tar vi reda på vad vi ska göra med den väskan. Alla andra meddelanden slängs direkt. DENNA SLÄNGS DIREKT DÅ DEN SKA TILL KSD _ FAH 16MAY16/2025GMT AHL ARNDY63766 OS ARNDY O/B 2N252/17MAY/KSD2N NM OREBJORK/RIKARD/AG RICO XT XH SI PLS CTC N DLVR ON DY EXPS/BRGDS ARNDY PA01 BASVAGEN KARLSTAD PN SYSTEM MATCHES Här kommer matchningar i systemet. Om du har en öppen Delayed bag fil matchar den med On-hand bag filer och Rush bag meddelanden. HÄR MATCHAR EN DELAYED BAG FIL MED EN RUSH PÅ TAGGNUMMER AHL JKG2N10516 TAG MATCH KOUCHAC TL SK BK22HWX UME/ARN/JKG SK27/17MAY PA01 KOHAGSGATAN 14 FWD ARN2N KOUCHACKHA SK NR ARN/JKG FD 2N1002/17MAY NF 2N1006/17MAY TN SK SK XT SK SK RL 54 HÄR MATCHAR EN DELAYED BAG FIL MED EN ON-HAND TILL 97% A/XAB2N10049 O/XAB2N10047 SCORE - 97 NM/TN/CT/FD/BI/PN/RT A/STENHAMMAR ES 2N GN02HWX HMV/ARN 2N773/17MAY O/STENHAMMAR 2N GN22RHW HMV/VHM 2N773/17MAY A/BI01 AMERICAN TOURISTER O/BI01 AMERICAN TORISTER A/PN O/BP

15 6.4 SYSTEM PROMPTS Här kommer meddelanden med uppmaningar från WorldTracer att göra något med WorldTracer-filer. Du har en Öppen Delayed bag fil (AHL) som systemet ber dig uppdatera eller stänga. Detta för att påminna om att jobba aktivt med dina öppna filer. Du har en Öppen Delayed bag fil (AHL) och systemet ber dig kontakta passageraren och uppdatera filen med det saknade bagagets innehåll. 6.5 ADDITIONAL PROMPTS Här kommer meddelanden skickade från andra stationer, handling agenter och flygbolag. WM PXF LHRSKAA/LHRBAAA/LHRSKLM/LHRBALM 25APR16/1503GMT AHL ARN2N10933 AG JULIEN.ARN DEAR COLL AT LHR WE ARE LOOKING FOR BAG AHL ARN2N10933 BK 22 HWX - YY/GREEN STRING ON HANDLE NAME TAG ANNA-MARIE LINDSTROM ON BACK BAG HAS BEEN MISSING SINCE 18APR WHEN RUSHED TO LHR WITH FLIGHT SK1527 PLS CHECK FOR BAG IN YR AREA AND FWD TO LHR AND DLVR ON 2N EXP BEST REGARDS, JULIEN 15

16 7 APPENDIX ELEMENT LIST AB AG AI AR AT BD BI BL BP BR BW BX CA CC CD CF CI CL CN CP CR CS CT CU Address on Bag Agent Identification Additional Information Associated File Scheduled Time of Arrival Baggage Details Brand Information Bag Last Seen Bag Phone Baggage Itinerary Baggage Weight Excess Baggage Amount Claimed Contents Contents Damaged Close File Mask (BDO only) Customs Information Combination Lock Code Contents Description Cell/Mobile Phone Number Cost Remarks Payment To Passenger Colour/Type Contracted User DA DB DC DD DE DF DL DN DP DQ DR DS DT DV DW DY EA EN ER FA FB FD FF Delivery Address Destination on Bag Tag Date Claim Delivery Bag Date/Time Date Entered (MSF only) Date Found Designated Locator Date Claims Notified Defined Prompt Date Questionnaire Date Bag Received Delivery Service Date Validity Date of TA Delivery Weight Delivery Area Address Extra Name Record File Area Forwarded Bags Flight/Date Free Form Text 16

17 FI FL FO FP FS FT FW FX HC IN IR IT KK KT LA LD LD01 LN LP LT LZ MG MR MS MW NF NM NP NW OD OF OS PA PB PC PF PN PP PR PS PT RB RC RL RP Further Information Frequent Flyer ID Forwarding Instructions Found Property Fault Station Fault Terminal Station/Airline (LL) FAX Handled Airline Copy Insurance Internet Remarks Initials Keys Collected Toilet Kit Passenger Language Local Delivery Local Delivery License Plate Lost Property Liability Tag LZ Control Date Message Matching File Missing Station Match Window New Flight (RFW only) Name Number of Passengers Missing Weight Bag Delivered Out for Delivery Found Station Permanent Address Pooled Ticket Number Partner Code Passenger Fare Phone Number Passport Number PNR Locator Passenger Status Passenger Title Replacement Bag Comments on Loss Reason for Loss Bag Repaired RS RT SA SE SI SL SM SS ST TA TD TF TI TK TN TP TX UN UP XD XF XR XT ZP Reporting Station Routing Searchable Airline Send Supplemental Information Storage Location Short Message Social Identification Number State Search Temporary Address Damage Details Total Flights Text Information Passenger Ticket Number Tag Number Temporary Phone Number Teletype Address Unable to deliver Pick up / Tracking update Delivered Action File File Cross Reference Expedite Tag Number Zip Code 17