Lednings- och kommunikationsplan vid extraordinära händelser och höjd beredskap. Kommunarkivet

Transkript

1 Lednings- och kommunikationsplan vid extraordinära händelser och höjd beredskap Kommunarkivet 1

2 Styrdokument Beslutad av Beslutsdatum Dokumentägare Säkerhetssamordnare Gilltighetstid Reviderad Framtagen av Tills vidare Säksamord/informatör 2

3 Innehållsförteckning sidan Ledningsplan Ansvar, Befogenheter, ekonomi 4 Lokaler och samband 5 Ledningsorganisationen och dess arbetet 6 Inkallning och samling 8 Att arbeta i stab 9 Samverkande parter 10 Åtgärdskalender och erfarenheter från stora olyckor 11 Höjd beredskap 11 Förteckning över krisorganisationens sammansättning 11 Kommunikationsplan Inledning 12 Ansvarsfördelning mellan länsstyrelsen och kommunen 12 Kommunikationsfunktionens uppgift och organisation 12 Roller 14 Presscentrum 15 Upplysningscentral och/eller provisorisk informationsplats 16 Extern och intern kommunikation 16 Checklista för kommunikationsfunktionen 17 Bilagor 19 3

4 Leningsplan 1. Ansvar, befogenheter, ekonomi När kan dessa riktlinjer användas? Dessa riktlinjer tillämpas vid extraordinära händelser och andra allvarliga påfrestningar på samhällsfunktionen. Om en olycka eller händelse bedöms vara extraordinär, kan kommunens krisledningsnämnd träda i funktion enligt Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (SFS 2006:544), nedan kallad LEH. Nybros krisledningsnämnd är kommunstyrelsens arbetsutskott. Ansvar och befogenheter för krisledningsnämnden finns närmare reglerat i LEH och i kommunstyrelsens reglemente med tillhörande instruktion för krisledningsnämnden. Dessa riktlinjer ska tillämpas när ordföranden i kommunens krisledningsnämnd eller, när denne har förhinder, vice ordföranden, bedömer och beslutar att en extraordinär händelse inträffat och att kommunens krisledningsnämnd ska träda i funktion (se nedan). Riktlinjerna kan också helt eller delvis tillämpas vid andra kriser eller samhällsstörningar utan att krisledningsnämnden trätt i funktion. Ansvariga organ och befogenheter Krisledningsnämnden har det yttersta ansvaret för den ledning som kommunen ska utöva vid en extraordinär händelse. Vid höjd beredskap övertar kommunstyrelsen ansvaret för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen skall bedriva. Grundprincipen är att den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden också har det under en krissituation. Enligt LEH, 2 kap 4 får krisledningsnämnden fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till händelsens art och omfattning. Om inte krisledningsnämndens ordförande eller vice ordförande kan nås och tidsfaktorn för beslut om åtgärder är av betydelse bemyndigas den ledamot, som har längst tjänstgöringstid i krisledningsnämnden, bedöma och besluta om extraordinär händelse och att krisledningsnämnden ska träda i funktion samt att fatta övriga brådskande beslut till dess ordföranden eller vice ordföranden kan ta över. Vid extraordinära händelser eller andra allvarligare kriser och händelser bemyndigas kommunchefen, ersättare för denne eller i andra hand (RCB) Räddningschef i beredskap att starta akuta insatser samt söka hjälp från samverkande parter innan krisledningsorganisationen eller delar av den trätt i funktion. Krisledningsnämndens alla beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Har krisledningsnämnden beslutat om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från någon annan nämnd ska anmälan om fattade beslut göras till berörd nämnd snarast möjligt. De beslut som fattas måste uppfylla de formella kraven i kommunallagen gällande exempelvis beslutsrätt, förande av protokoll, justering och tillkännagivande. Delegationsbeslut ska anmälas till den som delegerat beslutsrätten. 4

5 Resurser Vid händelser som medför att krisledningsorganisationen träder i funktion förutsätts att kommunens och kommunala bolags samlade resurser kan disponeras. Externa resurser som behövs rekvireras (upphandlas) vid behov. Ekonomi För att kunna följa upp kostnaden för de beslut som krisledningsnämnden och staben fattat ska samtliga kostnader för verksamheten under krisledningsskedet redovisas på ett separat aktivitetsnummer för att möjliggöra eventuell ersättning i form av statsbidrag. Om en räddningsinsats i kommunal räddningstjänst medfört stora kostnader har kommunen rätt, enligt Lagen om skydd mot olyckor (SFS:778, 7 kap, 3 ), till en statlig ersättning som överstiger en självrisk beräknad enligt Förordning om skydd mot olyckor (SFS 2003:789, 7 kap). Övning och planläggning Krisledningsorganisationen ska kontinuerligt övas i ledning vid extraordinära händelser och andra samhällsstörningar. Kommunchefen, eller den som denne utser, ansvarar för planläggning och genomförande av övning samt för att dessa riktlinjer för ledning och information hålls aktuella. Stabsorganisationen bör också kontinuerligt ha erforderliga kontakter med samverkande parter. Varje förvaltning, enhet och motsvarande har ansvar för att minimera störningar i egen verksamhet genom planläggning, information och övriga förberedelser. Krisplaner, åtgärdskalendrar, checklistor med mera ska hållas aktuella. 2. Lokaler och samband Ledningsplats Vid extraordinära händelser och andra störningar i viktiga samhällsfunktioner är normalt krisledningsnämndens och tjänstemannaledningens ledningsplats i förvaltningshuset Balder. Krisledningsnämnden samlas i Kommunstyrelsens ordförandes rum. Sammanträdesrummet Eken på plan 2 är lednings- och stabsrum för ledningsorganisationens tjänstemannadel. Alternativt kan även sammanträdesrummet Björken på plan 3 nyttjas. Rummen har utrustning som underlättar lednings- och stabsarbete. Eken och Sajbersalen är försedda med reservelkraft (dieseldrivet el-aggregat med drivmedel i tank för 2-3 dygns full drift). Under hösten 2012 påbörjas utbyggnad av reservkraften för att försörja hela förvaltningsbyggnaden, skall vara klart På samma våningsplan som lednings- och stabsrum (Eken) finns rum att tillgå för stabens olika funktioner (Färgaren, Pedagogen, Hattmakaren och Sajbersalen). I förråd 2005 i direkt anslutning till Eken finns förberedd plats för samband med RAKEL, data och telefoni. Kommunens växel och reception finns på entréplan i Medborgarkontoret. Lednings- och stabsplats skall finnas i räddningstjänstens lokaler. Detta utrymme kan också utgöra alternativ ledningsplats för krisledningsnämnd. Alla räddningstjänstens utrymmen har reservkraft. Vid mindre allvarliga olyckor och störningar i samhällsfunktioner eller under nedtrappning av insats kan ledningsarbetet utföras från ordinarie arbetsplatser i kombination med möten och avstämningar i lämpliga lokaler. Samband I lednings- och stabsrum Eken på Balder ska möjlighet till samband finnas enligt följande: Interaktiv Whiteboard Telefoner med extern anslutning vid sidan om kommunens växel Mobiltelefoner enbart avsedd för krisledningsorganisationen Trådlöst nätverk 5

6 Fast installation till Rakelsystemet och tillräckligt antal mobila rakelapparater (bl.a. för att säkerställa samband med främst Räddningstjänsten, SOS Alarm, landstinget, polis och länsstyrelse). Användarinstruktion för Rakelsystemet ska finnas i Eken. Portabel videokonferensutrustning för samverkansmöten med länsstyrelse och landsting. 3. Ledningsorganisationen och dess arbete Normativ ledning Kommunens krisledningsnämnd Larmfunktion RCB Strategisk ledning kommunchefen POSOM Opetrativ ledning stab Samverkan Tekniskt ledningsstöd Analys Service Kommunikation Ledningsorganisationens uppgifter Ledningsorganisationen ska främst inrikta sig på följande uppgifter: Bedöma den aktuella situationen och fastställa lägesbild/lägesuppfattning Bedöma omedelbara, kortsiktiga och långsiktiga konsekvenser av händelsen Bedöma och besluta om omedelbara, kortsiktiga och långsiktiga insats- och resursbehov Rekvirera erforderliga personella och materiella resurser Samverka med berörda myndigheter, företag, organisationer etc. Medverka till lösning av ekonomiska frågor Ge snabb, saklig, väl avvägd och samordnad information till media, allmänhet, drabbade, anställda och deras anhöriga Bemanning Krisledningsnämnd (Kommunstyrelsens arbetsutskott) Ordförande kommunstyrelsens ordförande Vice ordförande kommunstyrelsens vice ordförande Ledamöter arbetsutskottets tre ledamöter Ersättare arbetsutskottets tre ersättare Tjänstemannaledning Chef för den strategiska ledningen är kommunchefen (ersättare administrative chefen). I den strategiska ledningen kan även ingå berörd/-a förvaltningschef/-er och vid behov även räddningschef eller ställföreträdande räddningschef, beroende på art och omfattningen av händelsen. Stabens bemanning utgörs av stabschef, stabssekreterare (från kommunstyrelsens administrativa 6

7 enhet) samt funktioner för analys, tekniskt ledningsstöd, service (dokumentation, karttjänster, personal, kost, logi, materiel, transporter osv), information (internt och externt), samverkan (externa resurser). Som förstärkning till staben kan samverkansperson rekvireras från räddningstjänsten. Beroende på arten och omfattningen av händelsen kan kommunchefen efter samråd med staben vid behov knyta ytterligare sakkunskap och servicepersonal till staben. De tjänstemän eller ersättare som ingår i, eller som vid behov kan knytas till, ledningsorganisationen har inte särskild beredskap för denna uppgift. Organisationen utgår ifrån att man är anträffbar under kontorstid och inom rimlig tid även under ledighet. Aktuell larmlista med telefonnummer mm ska finnas hos samtliga som ingår i krisledningsorganisationen. Aktuell larmlista för krisledningsorganisationen finns även i datorn under G:\Samarbete\Krisinformation. Arbets- och ansvarsfördelning Normativ ledning Krisledningsnämnden utgör den normativa ledningen. Krisledningsnämnden tolkar och beslutar om kommunens roll och agerande. Grund för detta är gällande lagar och förordningar, samhälleliga, etiska och professionella värderingar och förhållningssätt. Normativa ledningen fattar beslut i frågor av principiell och övergripande natur och ger uppdrag till den strategiska ledningen. Besluten kan gälla frågor som medför stora ekonomiska konsekvenser eller som innebär att viktiga samhällsfunktioner störs, att den kommunala servicen reduceras, stora miljövärden skadas eller betydande enskilda intressen påverkas. Krisledningsnämnden har befogenhet att, inom ramen för extraordinära händelser, fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Vilka beslut som kan övertas framgår av krisledningsnämndens instruktion, vilken är bilaga till kommunstyrelsens reglemente. Strategisk ledning och ledningsstab Kommunchefen är chef över tjänstemännen och utgör, tillsammans med berörd/-a förvaltningschef/- er och/eller räddningschef eller ställföreträdande räddningschef, den strategiska ledningen. Kommunchefen fattar beslut om verkställighet av normativa beslut, övergripande beslut om strategi för inriktning och avgränsningar beträffande tid, resurser och geografiskt område. Kommunchefen beslutar också ytterst om fördelning av tillgängliga/anvisade resurser mellan olika pågående insatser och den beredskap som krävs utanför pågående insatser. För insatser som är kommunal räddningstjänst enligt definition i lagen om skydd mot olyckor är räddningschefen eller av denne utsedd räddningsledare ansvarig. Kommunchefen har dessutom ett samordningsansvar mellan krisledningsnämnden och staben. Tjänstemannastabens arbete dokumenteras enligt kommunchefens direktiv. Kommunchefen biträds i staben av en stabschef, som leder stabsarbetet, en stabssekreterare (från kommunstyrelsens administrativa enhet) och en grundbemannad stab samt, beroende av händelsens art och omfattning, ett antal berörda tjänstemän och inkallade sakkunniga. Kontakt etableras med samverkande parter samt med berörda lokala krisgrupper vid enskilda enheter i kommunen. Ledningsstabens uppgifter är främst att: Ta fram beslutsunderlag till Krisledningsnämnd och Kummunchef= huvudarbetsuppgift Verkställa normativa beslut från krisledningsnämnden Bedöma de omedelbara, kortsiktiga och långsiktiga konsekvenserna av händelsen Bearbeta och överväga olika handlingsalternativ och konsekvenser Utarbeta förslag till åtgärder och insatser som underlag till beslut Snarast vidarebefordra nödvändig information till berörda Inhämta information om den aktuella situationen, analysera och fastställa aktuell lägesbild Följa upp och utvärdera händelseutvecklingen och stabens egen verksamhet 7

8 4. Inkallning och samling Inkallning Ledningsorganisationen bör kunna samlas och påbörja/samordna ledning enligt dessa riktlinjer inom två timmar efter larm dygnet runt, året om. Informationsinsatser bör kunna påbörjas inom en timme, efter att kommunikatör eller dennes ersättare underrättats. Extraordinär händelse Vid en extraordinär händelse, större olycka, allvarlig störning eller risk för störning i viktiga samhällsfunktioner som kan innebära att krisledningsorganisationen behöver träda i funktion, ska kommunchefen eller ersättare för denne alltid snarast informeras. Beslut om att krisledningsnämnden ska träda i funktion, med de befogenheter som lagen ger detta, fattas av dess ordförande eller, i andra hand, av vice ordförande. Eftersom det initialt vid en extraordinär händelse kan vara svårt att avgöra om krisledningsnämnden behöver träda i funktion inkallas ledningen enligt följande: 1. Kommunchefen (ersättare administrative chefen) meddelas snarast. 2. Tjänstemannaledningen (grundbemanning av staben) inkallas på initiativ av kommunchefen, enskild ledamot, ersättare eller, i andra hand Räddningschef i beredskap (RCB). 3. Informationsenheten och säkerhetssamordnaren ska alltid snarast informeras om händelsen. 4. Kommunchefen informerar alltid krisledningsnämndens ordförande, i andra hand vice ordförande, eller i tredje hand den ledamot som har längst tjänstgöringstid, som avgör om krisledningsnämnden ska träda i funktion. 5. Utanför kontorstid kan inkallning även göras genom Räddningschef i beredskap (RCB) eller genom annan beredskaps-/jourfunktion i kommunen. Annan händelse som kräver samordning eller krisstöd Ibland inträffar särskilda händelser som berör kommuninnevånare och som inte kan hanteras inom ordinarie verksamhet men som ändå inte är av karaktären extraordinär händelse. Samverkan och samordning mellan olika parter (kommun, landsting, polis med flera) kan behövas. Det kan också behövas krisstöd utan att man aktiverar kommunens ledningsorganisation. Vid denna typ av händelser gäller följande rutin. 1. Information om en händelse inkommer ofta genom SOS Alarm men kan även ske genom direktkontakt med annan myndighet, t ex polisen, annan kommun eller landstinget. 2. SOS meddelar Räddningschef i beredskap (RCB) eller annan beredskaps-/jourfunktion i kommunen. 3. Räddningschef i beredskap (RCB) eller annan beredskaps-/jourfunktion i kommunen samråder med berörda och avgör om ytterligare information kring händelsen behöver inhämtas samt vilka insatser och resurser som behöver sättas in och vilka kontakter som behöver tas. De har också rätt att starta akuta insatser samt hämta hjälp från samverkande parter. 4. Kommunchefen informeras alternativt administrative chefen och vid behov även stabsmedlem vars verksamhet berörs. Informationsenheten och säkerhetssamordnaren skall alltid snarast informeras om händelsen 5. Inkallning av personal i ledningsorganisationen vid denna typ av händelser sker på samma sätt som vid extraordinär händelse. Krisledningens tjänstemannaorganisation kan samlas och svara för erforderlig samordning av kommunens och externa parters insatser, samt också utgöra en stödresurs för kommunens förvaltningar, bolag och samverkande parter. Närmare rutiner finns för Räddningschef i beredskap (RCB) eller annan beredskaps-/jourfunktion i kommunen om hur denna typ av händelser ska hanteras och vilken information som ska lämnas internt och externt. Se anvisningar under G\Samarbete\Krisinformation. 8

9 Förstahandsåtgärder När information inkommer om en allvarlig händelse och störningar i samhällsfunktioner ska följande vidtas: Notera fakta om händelsen Informera kommunchefen alternativt ersättare, berörda inom stabs-/tjänstemannaledningen, informationsenheten och säkerhetssamordnaren. Organisation av stabsarbetet Följande beaktas då den strategiska ledningen och staben träder i funktion: Fördela arbetet inom gruppen. Var och en inom gruppen utgör en resurs som även kan arbeta med uppgifter som inte hör till respektive fackkompetens Kommunchefen utser talesperson som uttalar sig i kommunens namn med anledning av den särskilda händelsen och om krisarbetet Tillför vid behov flera personer med lämplig kompetens till staben Tillse att staben har de praktiska förutsättningarna för stabsarbete Etablera en kontakt med krisledningsnämndens ordförande eller vice ordförande Har krisledningsnämnden trätt i funktion; etablera samband och avtala mötestider, meddela SOS Alarm samt övriga berörda internt och externt att stabens tjänstemannaledning och krisledningsnämnden trätt i funktion och hur de kan nås Sök efter åtgärdsplaner och dokumenterade erfarenheter för aktuell eller tidigare inträffad olycka eller störning i samhällsfunktion Inhämta underlag för beslut Samordna den externa och interna informationen, till exempel bemanning av kommunens växel och eventuell upplysningscentral, pressmeddelanden, tid och plats för presskonferens Planera för genomgång av situationen. Planera för stabens uthållighet. För hela tiden anteckningar i dagboksform. För mer information om och konkret vägledning i stabsarbete hänvisas till avsnitt 5 i detta dokument, och bilaga 4, uppstart av stab samt 5, stabsinstruktion. Dessa anvisningar finns som bilagor till detta dokument samt på datorn G\Samarbete\Krisinformation. 5. Att arbeta i stab (stabsinstruktioner finns i bilaga 5) Grundprinciper Stabsarbetet har vissa grundprinciper Stabsarbetet är ett lagarbete Stabsarbetet måste ofta utföras under pressade förhållanden Stabsarbetet kräver enkla och fasta rutiner Planering Stabsarbetet kräver planering och ett metodiskt arbetssätt. Händelse Vad har hänt? Var? När? Omfattning? Berörda? Vad är redan gjort? Utgångsvärden Kända fakta (Lägesbild, skador, konsekvenser). Vilka resurser finns? Vilka resurser behövs/kan tillföras? När? Yttre förutsättningar i form av väder, terräng med mera. Överväganden Hur kan händelsen utvecklas? Tidsförhållande? Kan uppgiften lösas på olika sätt? Farligaste utveckling på kort och lång sikt? Val av alternativ 9

10 Beslut i stort (BIS) Utvecklingen av BIS 10 Beslut om inriktning för lösning av uppgiften. Vad göra? 1. Akut 2. Därefter 3. Senare Uppföljning. Långtidsprognos. Stabschefen leder arbetet Kommunchefen (eller dennes ersättare) är ytterst chef över tjänstemännen. Stabschefen leder och planerar stabsarbetet. Stabsorientering Stabsorientering innebär att gemensamt redogöra för det aktuella läget, uppdatera gemensam lägesbild/lägesuppfattning och fördela det fortsatta arbetet inom staben. Föredragning Föredragningen syftar till att redovisa sakförhållanden för beslutande chef. Det är stabschefen som beslutar vem eller vilka som ska vara föredragande. Vid föredragningen kan mall enligt bilaga 5 Stabsinstruktioner användas. 6. Samverkande parter Ledningsorganisationen ska ha möjlighet att snabbt kunna nå samverkande parter för att få hjälp med resurser. Nedan anges olika grupper av samverkande parter samt ansvariga för dokumentation av aktuella kontaktvägar med mera. Landstingskommunala Landstingsledningar, sjukhus. Ansvariga: Säkerhetssamordnaren och assistent på kommunledningskontoret. Statliga organ Länsstyrelser, statliga myndigheter, verk och bolag, Försvarsmakten. Ansvariga: Säkerhetssamordnaren och assistent på kommunledningskontoret. Kommuner Länets kommuner. Ansvariga: Säkerhetssamordnaren och assistent på kommunledningskontoret. Massmedia Press, radio och TV. Ansvarig: Informatören Privata företag Buss- och taxiföretag, åkerier, entreprenadföretag, elbolag, m.m. Ansvarig: Räddningstjänsten. Frivilliga resursgrupper Frivilliga resursgrupper och försvarsorganisationer. Ansvarig: Säkerhetssamordnare och assistent på kommunledningskontoret. Övriga Svenska kyrkan, frikyrkor, andra samfund, universitetet, föreningar och organisationer som är en

11 resurs vid aktuell händelse. Ansvariga: Säkerhetssamordnare och assistent på kommunledningskontoret. 7. Åtgärdskalendrar och erfarenheter från stora olyckor En åtgärdskalender ska vara ett stöd för ledningsorganisationen för att organisera och fördela arbetet vid olika typer av händelser samt var/från vem man kan rekvirera resurser. De händelser som främst kan vara aktuella är följande: Extrema väderleksförhållanden Långvarigt el- och värmeavbrott Färskvattenbrist Olycka med farliga kemikalier/ämnen Översvämning, skred och ras Pandemi Bomb- eller terrorhandlingar Omfattande brand Omfattande transportolycka (väg, järnväg, flyg, fartyg) Omhändertagande vid övriga kriser Erfarenheter från stora olyckor eller händelser har ofta dokumenterats i olika rapporter och kan också utgöra ett stöd och en kunskapsbank för ledningsorganisationen. Sådana rapporter finns att tillgå hos kommunledningen och Räddningstjänsten. 8. Höjd beredskap Vid höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av det civila försvar som kommunen ska bedriva enligt LEH. Genom att ha en god förmåga att hantera kriser i fredstid och att ledningsorganisationen utbildas och övas för allvarliga händelser uppnås en grundläggande förmåga till ledning även av det civila försvaret vid höjd beredskap. En viss anpassning av dessa riktlinjer kan komma att behövas. 9. Förteckning över krisledningsorganisationens sammansättning Som bilaga till dessa riktlinjer finns en aktuell förteckning över alla personer som ingår eller kan komma att ingå i ledningsorganisationen. Förteckningen ska innehålla telefonnummer och andra sökmöjligheter till arbetet och under fritid. Förteckningen ska omfatta: Kommunstyrelsens krisledningsnämnd, ledamöter och ersättare Kommunchefen Grundbemanning och ersättare i krisledningsstaben Övriga verksamhetschefer och ersättare Annan stabspersonal samt personer som kan ingå i staben eller serviceenheten Operativ ledning vid Räddningstjänsten Telefonnummer med mera till socialjour, tolkjour, larm- och kontaktvägar till el-, fjärrvärmeoch vattenförsörjning samt till SOS Alarm (kommunens larmcentral) Alla som ingår i krisledningsorganisationen ska ha en aktuell förteckning och ska, om någon kontaktuppgift ändras, snarast meddela ansvarig stabssekreterare för larmlistan aktuell uppgift. Aktuell larmlista för krisledningsorganisationen finns PC-baserad: klicka på G\Samarbete\Krisinformation. 11

12 Kommunikationsplan 1. Inledning Kommunikationens inriktning och mål Alla människor i Sverige har rätt att få korrekt och allsidig information om sådant som gäller deras liv, miljö och den egendom de värdesätter. Detta gäller även de som inte förstår svenska, är hörselskadade eller av annan anledning har svårt att tillgodogöra sig information. En grundförutsättning för att kommunikation ska vara trovärdig, uppfattas och begripas av så många som möjligt är att: den utgår från människornas behov den är öppen och sann den lämnas snabbt och upprepas ofta den är enkel och lättillgänglig den är entydig, vilket underlättas av att den samordnas inom kommunen, mellan olika myndigheter och andra samverkande organ Målet för Nybro kommuns kommunikationsinsatser vid en extraordinär händelse är att den ska bidra till att minska händelsen negativa konsekvenser för människor, miljö och egendom. 2. Ansvarsfördelningen mellan länsstyrelsen och kommunen Länsstyrelsen ansvarar för: kommunikation med allmänheten i frågor som gäller hela länet komplettering och anpassning av central myndighetsinformation samordning av kommunikationen inom länet Kommunen ansvarar för: kommunikation med allmänheten inom Nybro kommuns geografiska ansvarsområde enligt Lag (2006:544) om kommuner och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap komplettering och anpassning av central och regional kommunikation för att orientera om förhållande och åtgärder inom den egna kommunen 3. Kommunikationsfunktionen uppgift och organisation Informationsfunktionen är bemannad med 30 medarbetare, vilket möjliggör treskift med 1 informationsansvarig (arbetar mot krisledningsstaben och samverkar med de regionala krisinformationsaktörerna som kommuner, länsstyrelse, landsting med flera) 1 skiftledare (leder krisredaktionen) 3 redaktörer 1 växeltelefonist 4 kommunikatörer 12

13 Övergripande uppgifter för kommunikationsfunktionen är att: under krisledningsstaben leda kommunikationsarbetet utåt, mot omvärlden och inåt, till den egna organisationen upprätta och samordna kommunikationskanaler med den egna organisationen, med medborgarna, med regionala aktörer (kommuner, länsstyrelse, landsting med flera), nationella organisationer och andra intressenter kommunicera krisledningsstabens processade budskap till medborgarna, till regionala aktörer (kommuner, länsstyrelse, landsting med flera), nationella organisationer och andra intressenter Kommunikationsfunktionen har till uppgift att: bidra till att krisledningsstabens lägesbild är uppdaterad genom att samla in (omvärldsbevaka) och bearbeta information från medborgarna, regionala aktörer (kommuner, länsstyrelse, landsting med flera), nationella organisationer, media och informationsflöden/informationsspridning genom sociala medier förbereda, bearbeta och kommunicera information som ska distribueras inom den egna organisationen eller ut mot omvärlden samverka med myndigheter och organisationer i frågor som rör information/kommunikation svara för mediakontakter genom att: o organisera presskonferenser o förbereda och kommunicera processad information från krisledningsnämnden o upprätta presscentra o ordna pressvisningar och intervjuer o samt inom rimliga gränser ge media det stöd som efterfrågas Dokumentation Kommunikationsfunktionen dokumentera händelser, beslut, insatser, kommunikationsflöden med mera i WIS 2.0 (webbaserade informationssystemet). Skiftledaren utser en redaktör per arbetspass som ansvarar för dokumentationen som exempelvis bör innehålla uppgifter som: vilka beslut som fattas hur de förmedlas (kommunikationskanaler) kommunikationens innehåll (budskap) vem informationen riktar sig till (målgrupp) när kommunikationen genomförs vem som kommunicerar (avsändare och mottagare) Alla inom kommunikationsfunktionen är ansvariga för att underlaget ges till den som ansvarar för dokumentationen. Dokumentation hanteras på ett sådant sätt att krisledningsstaben har den tillgänglig för analys under och efter händelsen. Arbetsplats Sajbersalen i kommunhuset Balder är en lämplig lokal för kommunikationsfunktionens redaktionella arbete ur ett säkerhetsperspektiv avskildhet från media och allmänhet, ett tillgänglighetsperspektiv finns på samma våningsplan i kommunhuset och ett infrastrukturperspektiv lokalen är till största delen utrustad med de verktyg som krävs. För att växeltelefonisterna inte ska arbeta ensamma placeras 1-2 kommunikatörer per skift i Medborgarkontoret. Regional samverkan När informationsverksamheten är operativ meddelas vakthavande beslutsfattare på länsstyrelsen. Om kommunikationsfunktionen behöver förstärkas finns möjlighet att via länsstyrelsen utnyttja samverkansavtalet mellan länets kommuner. 13

14 4. Roller Kommunikationsansvarig ingår i krisledningsstaben aktiverar kommunikationsverksamheten och anpassar den efter rådande förhållandena stödjer krisledningsstaben i budskapsformulering, strategiska kommunikationsfrågor som rör målgrupp, informationskanaler, budskapsplattform, omvärldsanalys med mera är beredd att agera i rollen som kommunens talesperson leder presskonferenser samverkar med och stödjer skiftledaren i det operativa arbetet uppdaterar kommunikationsfunktionen minst en gång i timmen om lägesbild och arbetet i krisledningsstaben har samverkansansvaret i kommunikationsfrågor med regionala aktörer som länsstyrelse och andra organisationer Skiftledaren samverkar med kommunikationsansvarig leda kommunikationsverksamhetens operativa arbete kvalitetssäkra kommunikationen omvärldsbevakar återkopplar till kommunikationsansvarig/krisledningsstaben ansvarar för att kontaktinformation som rör kommunikationsaspekten finns tillgänglig Redaktören anpassar de processade budskapen till aktuellt kommunikationsverktyg och till målgrupp publicerar och kommunicerar budskap i valda kommunikationskanaler till valda målgrupper återkopplar till skiftledaren omvärldsbevakar ansvarar för mediecentrum vid behov dokumeterar verksamheten i WIS Växeltelefonisten sköter ordinarie arbetsuppgift samt stödjer och avlastar kommunikatörerna Kommunikatören besvara förfrågningar och samla in information från allmänheten omväldsbevakar bemannar kommunikationsdisk vid behov stödjer andra kommuner och organisationer i informationsarbetet vid extraordinära händelser, när detta stöd efterfrågas enligt regionalt samverkansavtal 5. Massmediekontakter Kommunikationsfunktionens uppgifter i förhållandet till media är att: sammanställa och distribuera en enhetlig bild av händelsen söka svar på medias frågor organisera presskonferenser organisera eventuellt presscentra leda eventuella pressvisningar boka intervjuer med beslutsfattare, insatsledare och andra kommunala nyckelfunktioner dokumentation i WIS informationsansvarig kan få rollen som talesperson återkoppla kommunikationen med media till krisledningsstaben, som en del av omvärldsbevakningen 14

15 Pressmeddelande Pressinformation/budskapsplattform processas genom krisledningsstaben och formuleras av informationsansvarig, skiftledare eller utpekad redaktör. Generella frågor som behöver besvaras i pressmeddelande är: vad som har hänt var det har hänt när det har hänt hur situationen har uppstått vilka konsekvenser händelsen får vad som görs för att mildra effekterna av händelsen hur händelsen kan utvecklas (prognos) vilka som ansvarar för att hantera händelsen (strategiskt och operativt) Fakta presenteras kortfattat i den ordning de bedöms viktiga. En budskapsplattform med tre argument är optimalt. Pressinformationen distribueras genom lämplig kanal till media. Information om pressmeddelandet kommuniceras med länsstyrelsens informationsavdelning om denna funktion är upprättad. Media är en primär informationskanal för allmänheten och bör därför användas som en av kommunens prioriterade kommunikationskanaler. Informations som kan vara intressant är: beslut i krisledningsnämnd eller motsvarande, som är intressanta för kommunens invånare statistik förberedande information som risker, hur invånarna varnas samt vad de kan gör för att skydda sig Dokumentation av presskontakter i ljud och bild kan var bra som underlag för analys och utvärdering. 6. Presscentrum Öppnas vid behov i Kulturhuset Kristallen. Om behov föreligger utses en särskilt ansvarig som leder och ansvarar för arbetet i presscentrumet. I annat fall svarar kommunikationsansvarig för att medias behov av kommunikation och support tillgodoses utifrån kommunens behov och resurser. En redaktör bör avdelas till presscentret för att sköta kontakten mellan medias representanter och informationsansvarig/krisledningsstaben. Observera att den avdelade redaktören inte är en talesperson och ska därför bara kommunicerar krisledningsstabens processade budskap med media och allmänhet. Kommunikationsansvarig/talesperson leder presskonferenserna Före presskontakt: 1. Krisledningsstaben beslutar om tid och plats för presskontakt samt vilka som skall medverka. 2. Kommunikationsansvarig bjuder in till presskontakt enligt förutbestämd e-postlista eller utifrån insamlade kontaktuppgifter vid händelsen. 3. Sänd information kring presskonferensen för kännedom till övriga berörda myndigheter och organisationer, som inte direkt medverkar vid presskontakten. 4. Samla de som skall medverka en stund före presskontakten för genomgång av upplägg och budskapsplattform. 5. Sammanställ mediakontaktlista för kommunikation om presskonferenser, pressvisningar med mera. 6. Samla fotograferna strax före presskontakten och låt dem under guidning ta de bilder som de behöver. Notera vilka journalister och fotografer som är närvarande. Vid behov begär presslegitimation. 7. Se till att förfriskningar/kaffe finns tillgängligt på presscentret. 15

16 8. Delegera någon i personalgruppen som ansvarar för att journalister och fotografers servicebehov i möjligaste mån tillfredsställs. 9. Undersök om någon tillgänglighetsaspekt behöver lösas tolkhjälp, hörslinga med mera. Under presskontakten: 1. Presskonferensen startas på utsatt tid. 2. Tydlig presentation av de medverkande representanterna från politik, förvaltningar/myndigheter, med flera. 3. Informationsansvarig inleder med en kort sammanfattning och orientering av läget samt leder och fördelar medias frågor. 4. Informationsansvarig ger möjlighet för de enskilda medieaktörerna att göra separata intervjuer efter presskonferensen. 5. Meddela plats och tid för nästa presskonferens. Om överenskommen tid måste ändras se till att alla medier får meddelande om detta i god tid via exempelvis e-post eller annan överenskommen kommunikationsväg. 6. Vid behov arrangeras visning av platsen för den extraordinära händelsen. Om detta inte är genomförbart bör bilddokumentation erbjudas media vid presskonferensen, om detta är möjligt. 7. Upplysningscentral och/eller provisorisk informationsplats Informationsfunktionen öppnar och bemannar vid behov en upplysningscentral i Medborgarkontoret, i kommunhuset Balder. Krisledningsstabens servicefunktion ansvarar för att trygghetspunkter öppnas vid behov. Trygghetspunkter är då också informationsplatser och informationsfunktionen distribuerar den information till allmänheten som efterfrågas i trygghetspunkterna. Syfte Upplysningscentralen och/eller de provisoriska informationsplatserna ska erbjuda en personlig kontaktmöjlighet för att: utifrån den sammanställda, enhetliga informationen ge svar på allmänhetens frågor ta emot och vidarebefordra upplysning från allmänheten förmedla vanliga frågor till informationsenheten så att ett svar kan formuleras för FAQ-databasen koppla samtal vidare eller hänvisa till aktuella myndigheter eller andra organisationer för ytterligare information (exempelvis sjukvård, polis, socialtjänsten, försäkringsbolag, jourhavande medmänniska med flera) Observera att polisen har registreringsansvar och ansvarar för förfrågningar om saknade personer. 8. Extern och intern kommunikation Skiftledaren, med hjälp av informationsfunktionens redaktörer, sammanställer och distribuerar information till allmänheten och till den egna organisationens medlemmar utifrån krisledningsnämndens lägesbild och direktiv. Här ska kommunikationsperspektivet beaktas och möjligheten till dialog tas till vara. Kommunikationsansvarig och skiftledaren analyserar och planerar olika målgruppers behov av kommunikation utifrån den uppkomna situationen. Information till utsatta målgrupper prioriteras. Kommunikationsplan extern information Av planen bör framgå: målgruppen för kommunikationsinsatsen huvudbudskap när kommunikationsinsatsen genomförs 16

17 vem som är avsändare hur kommunikationen genomförs och vilka kommunikationskanaler som ska användas kostnader för kommunikationsinsatsen Innehållet i informationen bör ta upp: vad som har hänt hur händelsen utvecklas vad samhället gör för att minska effekten av det inträffade konsekvensen av det inträffade vad man kan göra för att skydda sig och sin egendom vart man kan vända sig för att få mer information Kommunikationsplan intern information Följande bör ingå i den interna informationen: orientering av läget/situationen förväntad händelseutveckling allmänna regler, säkerhetsbestämmelser, förordningar och så vidare information från pressmeddelande/presskonferenser erfarenhetsutbyte En informationsansvarig på varje förvaltning utses som vidarebefordrar information inom den egna förvaltningen. Kommunens chefskollektiv har ett gemensamt ansvar för att den interna informationen når ut till alla medarbetare. Kanaler för effektiv kommunikation är exempelvis: kommunens webbplats webbinformation hos samverkande organisationer i länet (länsstyrelse, kommuner med flera) den nationella webbplatsen Krisinformation.se sociala medier intranätet lokala, regionala och nationella medier som tidningar, radio och TV informationsmöten e-post nyhetsbrev internradio eller högtalaranläggning Kontaktlistor För kontakter inom den egna organisationen utnyttjas adressboken i Outlook. Kontaktlistor till media och regionala samverkansorganisationer upprättas i exelldokument, som finns tillgängliga i G-katalogen. Kontaktinformationen uppdateras regelbundet av kommunens informatör. I skarpt läge ansvarar skiftledaren för att aktuell kontaktinformation sammanställs och bearbetas. 9. Checklista för kommunikationsfunktionen I den extraordinära händelsens natur ingår att det oförutsedda och det oplanerade inträffar. Det är därför viktigt att det finns en mental förberedelse och flexibilitet för att att nå ut med organisationens budskap till berörd målgrupp. 1. Efter beslut av krisledningsstaben att starta informationsfunktionen sammankallar informationsansvarig samtlig personal inom funktionen för information och lägesrapport. 2. Efter analys av läget förbereds eventuell skiftgång. 17

18 3. Kommunens växel organiseras för bemanning dygnet runt. 4. Fax samt e-post kopplas så att samtliga förvaltningar/arbetsplatser inom den kommunala verksamheten kan nås. 5. Enhetlig information till allmänheten genom kommunens webbplats och till den egna organisationen genom intranätet formuleras och publiceras. Det webbaserade informationssystemet (WIS 2.0) aktiveras och mappstrukturen synkroniseras med motsvarande struktur hos krisledningsstaben. Vid behov aktiveras det länsgemensamma kristelefonnumret. 6. Kommunikationsverksamhetens arbete samordnas med krisledningsstaben genom kommunikationsansvarig. 7. Personal utses vid behov till att svara på allmänhetens frågor vid informationsdisk. 8. Presskonferenser hålls exempelvis i sammanträdesrummet Björken eller i annan lämplig lokal som exempelvis Kulturhuset Kristallen, som kan bli aktuellt som presscentrum och som då förbereds för medias behov. 9. Samverkansorganisationer och massmedia informeras om att informationsverksamhetens verksamhet har startats. Följande verksamheter kontaktas och samverkansformer fastställs: kommunikationsansvariga på samtliga förvaltningar inom kommunen länsstyrelsen vakthavande beslutsfattare frivilligorganisationernas samverkanspersoner samverkande kommuner och myndigheter lokalt, regionalt och nationellt 18

19 Bilagor Bilagorna till detta dokument finns i Krisledningspärm placerad i anslutning till krisledningsstabens arbetsrum Eken samt digitalt under G\samarbete\krisinformation\alla\krisledningspärm. Bilagor 1. Krisledningsnämd och dess reglemente 2. Stabens grundbemanning 3. Operativa ledningens bemanning 4. Uppstart av stabsarbete 5. Stabsinstruktion 6. Krissamredaktionens organisation 7. Viktiga samhällsfunktioner 8. Kriskommunikationsplan 9. WIS 10. Riktlinjer för VMA, varnings- och informationsmeddelande 11. Lokaler för krisledningsarbete 12. Massmedia 13. Kontaktlista Statliga samverkanspartners 14. Kontaktlista Landstingssamverkan 15. Kontaktlista Kommunsamverkan 16. Kontaktlista Privata företag inkl. elbolag 17. Övriga samverkanspartners 18. Frivilliga resursgruppen 19. Posomgruppen 20. Instruktioner för kommunikationsutrustning (Rakel, Videokonferens, osv.) Arbetsgruppernas flödesschema (arbetsinstruktioner) 21. Krisledningsnämnd 22. Analys 23. Kommunikation 24. Tekniskt ledningsstöd 25. Operativt 26. Service 27. Samverkan 19

20 20