PErSPEktIV. tänk grönt redan vid ritbordet. ledningssystem & verksamhetsutveckling. #188 mars ÅrGÅNG 23. Dags att företagen börjar

Transkript

1 PErSPEktIV #188 mars ÅrGÅNG 23 ledningssystem & verksamhetsutveckling tema miljöanpassad produktutveckling tänk grönt redan vid ritbordet aktuellt artikelserie Nytt nätverk för socialt ansvar Plocka godbitarna i ISO del 3 perspektiv standardnytt signerat Så gör du en intressentanalys Kvalitetssäkra IT-leveransen med ny standard Dags att företagen börjar bete sig som folk

2 Fördjupning ISO perspektiv Plocka godbitarna i ISO ISO är på samma gång en vägledning, inspirationskälla och ett uppslagsverk. För den oinvigde kan den verka omfattande, men man behöver inte göra allt i standarden omgående. Perspektivs genomgång hjälper dig hitta delar som du själv finner nyttiga och användbara. Artikelserie Detta är den tredje delen av fyra i en artikelserie om socialt ansvar och ISO : Få med hjärtat i affären 2: Introduktion till ISO : Viktiga delar i ISO : Att börja jobba enligt ISO Det kanske verkar mycket med 100 sidor, men standarden är logiskt uppbyggt och lätt att hitta i. En unik källa till kunskap som världens främsta experter på respektive område står bakom. Här finns allt du behöver veta om socialt ansvarstagande använd den som en uppslagsbok, tipsar Elisabeth Ekener Petersen, forskare på KTH, som har deltagit som svensk expert i den internationella arbetsgruppen och är en av hjärnorna bakom standarden. Behovet av en gemensam definition av begreppet socialt ansvar, samt praktisk vägledning inom området ledde fram till skapandet av ISO Standarden är globalt förankrad och täcker in både samhälls- och miljöfrågor. Användningsområdet är brett standarden kan användas både för eget arbete med SR-frågor eller som ett referensdokument för att ställa krav på andra, till exempel vid upphandling. Standarden fokuserar både på vilka frågor man ska jobba med samt hur man ska jobba med dem. Det är en praktisk vägledning för alla som vill maximera sitt arbete för en hållbar utveckling och socialt ansvarstagande, säger Kristina Sandberg, som lett den internationella arbetsgruppen som jobbat med ISO Kapitelgenomgång ISO består av sju kapitel som tillsammans ger ett omfattande ramverk för arbete med socialt ansvar. I denna genomgång ligger fokus på kapitel fyra, fem och sex där de mest centrala bitarna av standarden behandlas. I kapitel fyra beskrivs sju principer för socialt ansvar och i kapitel fem behandlas de viktiga begreppen inflytandesfär och intressenter. I kapitel sex presenteras de sju huvudområden, med tillhörande delområden, som ingår i socialt ansvar. Även kapitel två och sju behandlas kort i denna genomgång. Elisabeth Ekener Petersen ger läsanvisning och guidning till de olika kapitlen och deras innehåll. Ha gärna ISO intill när du läser genomgången. Kapitel 2 Termer och definitioner Innan man börjar med det verkliga arbetet rekommenderar Elisabeth att man först läser igenom definitionerna av nyckelbegreppen i kapitel två för att försäkra sig att man menar samma sak när man till exempel pratar om»etiskt uppförande«. Begreppen och definitionerna i standarden är välmanglade, säger Elisabeth och syftar på den långa och demokratiska processen med att ta fram ISO Det är viktigt att man talar om samma sak, det gör både arbetet och kommunikationen mer tydligt och konkret. Och som den första globala standarden inom området kommer nyckelbegreppen och definitionerna i standarden att bli referenser för alla företag och organisationer i hela världen. Kapitel 4 Principer för socialt ansvarstagande De sju principerna anger det etiska förhållningssätt som bör genomsyra en verksamhet som tar socialt ansvar på allvar. Det är viktigt att de genomsyrar organisationens verksamhet på alla nivåer. Ett enkelt sätt är att inkludera dem i företagets uppförandekod och se till att de blir en del av organisationskulturen. Man ska behandla dem precis som andra värderingsgrunder som företaget har, säger Elisabeth Ekener Petersen. Någon rangordning mellan principerna finns Elisabeth Ekener Petersen forskar för tillfället på KTH inom social livscykelanalys. Jobbar annars som hållbarhetskonsult på WSP. Begrepp och definitioner i standarden kommer att bli referenser för företag och organisationer i hela världen. # Perspektiv 13

3 perspektiv Fördjupning ISO Arbetet med socialt ansvarstagande och ISO tar sin utgångspunkt i vad organisationens intressenter vill att den ska ta ansvar för. Intressenternas förväntningar kan inte styra helt, men bör beaktas när organisationen fattar sina beslut. Figur 4 Att integrera socialt ansvarstagande i organisationen, ur SS-ISO Förmodligen ryms de flesta principerna redan inom företagets uppförandekod och värderingsgrund. inte, men ett bra sätt är att gå igenom verksamheten för att se i vilka delar av organisationen de olika principerna är särskilt relevanta. Men att välja bort någon princip går inte, menar Elisabeth Ekener Petersen. De är så pass grundläggande och ingen är»mindre viktig«. Förmodligen ryms de flesta principerna redan inom organisationens uppförandekod och värderingsgrund och vill man kalla sig för ett socialt ansvarstagande företag så är det egentligen rena självklarheter, säger hon. De sju principerna är: 1. Ansvarighet Principen är: En organisation bör vara ansvarig för sin påverkan på samhället, ekonomin och miljön. Principen om ansvarighet innebär att man ska stå till svars för och ta ansvar för den påverkan verksamheten har på samhälle, ekonomi och miljö. Graden av ansvarighet kan variera, men bör alltid motsvara organisationens maktställning eller påverkansmöjligheter. Organisationen bör acceptera granskning och bemöta resultaten av en sådan, vilket kan innebära att gottgöra för eventuella skador och se till att det inte upprepas. 2. Transparens Principen är: En organisation bör vara transparent vad gäller beslut och aktiviteter som påverkar samhället och miljön. Företag och organisationer bör vara transparenta vad gäller beslut och aktiviteter som påverkar samhälle och miljö. Det innefattar till exempel transparens kring syftet med verksamheten och vem eller vilka som har ett styrande intresse i organisationens aktiviteter. Transparens gäller också för beslutsgångar och ansvarighet och befogenhet inom organisationens olika funktioner samt den kända och troliga påverkan som beslut och aktiviteter har för intressenterna, samhället, ekonomin och miljön. Undantagen är naturligtvis företagshemligheter eller annan konfidentiell information. 3. Etiskt uppförande Principen är: En organisation bör uppföra sig etiskt. En organisations uppförande bör grundas på värderingar om ärlighet, rättvisa och integritet. Värderingarna innebär en omtanke för människor, djur och miljö och ett åtagande att ta hänsyn till intressenters behov. En organisation bör aktivt främja etiskt uppförande genom att: identifiera och kommunicera sina grundläggande värderingar och principer, utveckla och använda styrningsstrukturer som stöder etiskt uppförande inom organisationen, vid beslutsfattande och vid samverkan med andra, upprätta rutiner för att övervaka, stödja och genomdriva etiskt uppförande, upprätta rutiner för att underlätta rapporteringen av oetiskt uppförande utan rädsla för repressalier, identifiera och hantera situationer där lokala lagar och förordningar saknas eller strider mot etiskt uppförande. 14 Perspektiv #

4 Fördjupning ISO perspektiv 4. Respekt för intressenternas intressen Principen är: En organisation bör respektera, beakta och bemöta sina intressenters intressen. Organisationens intressenter består inte bara av de intressen som ägare, medlemmar, kunder har, utan omfattar kan även andra grupper eller individer som har särskilda krav eller behov som bör beaktas. Organisationen bör därför identifiera samtliga intressenter som berörs av verksamheten, även de intressenter som är omedvetna om att de kan påverkas av organisationens beslut eller aktiviteter. Läs mer. På sidan får du stegvis guidning för att genomföra en intressentanalys. 5. Respekt för rättsstatens principer Principen är: En organisation bör acceptera att respekten för rättsstatens principer är obligatorisk. Rättsstatens principer hänvisar till lagens suveränitet: ingen individ eller organisation står över lagen och staten är också bunden av densamma. Inom ramen för socialt ansvarstagande, innebär principen att en organisation följer alla tillämpliga lagar och förordningar. Dessutom bör man uppfylla rättsliga krav inom alla rättsskipningsområden där organisationen är verksam, även om lagar och förordningar i landet brister. 6. Respekt för internationella uppförandenormer Principen är: En organisation bör respektera internationella uppförandenormer, samtidigt som den efterlever rättsstatens principer. Landets lagar bör naturligtvis alltid följas, men i situationer där lagstiftningen inte föreskriver (tillräckliga) miljömässiga eller sociala skyddsåtgärder bör en organisation som ett minimum, sträva efter att respektera internationella uppförandenormer. Vissa länder har lagar som strider mot internationella uppförandenormer, men även där bör en organisation sträva efter att respektera normerna i största möjliga utsträckning. Om det visar sig omöjligt, på grund av att landets lagar står i direkt strid med internationella uppförandenormer, bör man i möjligaste och lämpligaste mån se över sina aktiviteter och på laglig väg försöka påverka situationen. Man bör direkt undvika medskyldighet i en annan organisations aktiviteter som inte är förenliga med internationella uppförandenormer. 7. Respekt för de mänskliga rättigheterna Principen är: En organisation bör respektera de mänskliga rättigheterna och erkänna både deras betydelse och deras allmängiltighet. De mänskliga rättigheternas betydelse lyfts fram genom att de både är en egen princip, och att ett eget huvudområde. Kort och gott bör en organisation: respektera och där det är möjligt främja de rättigheter som anges i FN:s mänskliga rättigheter. respektera att rättigheterna är universella, det vill säga att de tillämpas i alla länder, kulturer och situationer, i situationer där de mänskliga rättigheterna inte skyddas, vidta åtgärder för att respektera de mänskliga rättigheterna och undvika att dra nytta av dessa situationer, i situationer där lagen eller dess tillämpning inte ger ett tillräckligt skydd för de mänskliga rättigheterna följa principen om respekt för internationella uppförandenormer. Kapitel 5 Att ta sitt sociala ansvar och involvera intressenter När användaren har bekantat sig med nyckelbegreppen råder Elisabeth Ekener Petersen att titta på två centrala begrepp som beskrivs i kapitel fem; inflytandesfären och intressenterna. Inflytandesfären är det område utanför den egna verksamheten där organisationen kan påverka och praktiskt arbeta med socialt ansvar. Intressenterna och deras synpunkter ger viktig guidning kring vilka ansvarsfrågor organisationen bör arbeta med. Kapitel sju ger läsaren god hjälp att hitta sin egen inflytandesfär samt identifiera sina intressenter och deras önskemål. Ska man arbeta med socialt ansvar är det centralt att identifiera sin egen organisation och dess roll i samhället. Vilka områden man har stort inflytande över och därmed kan påverka? Var kan man minimera negativ eller öka positiv inverkan? Det handlar om att hitta områden där man ser att organisationen har möjlighet att tillföra och göra något bra. Alternativt identifiera områden där man har problem och riskerar att göra skada och därför måste jobba ytterligare, säger Elisabeth Ekener Petersen. Inflytandesfär Det är inom sin inflytandesfär som organisationen har möjlighet att göra skillnad och bidra till socialt ansvarstagande. Inflytandet minskar oftast med med avståndet till organisationen, till exempel antalet leverantörsled bort från den egna verksamheten. Så länge man har inflytande har man också anledning att utöva det, men man kan däremot inte hållas ansvarig för sådant som man inte styr själv. När standardens togs fram var vissa företag oroliga för att man till exempel skulle hållas ansvarig för en leverantör i femte ledet bakåt. Så är det inte, men har man inflytande kan man använda det för att försöka öka det sociala ansvarstagandet, säger Elisabeth Ekener Petersen. Ska man arbeta med socialt ansvar är det centralt att identifiera sin egen organisations roll i samhället. Vilka områden man har stort inflytande över och därmed kan påverka? # Perspektiv 15

5 PErSPEktIV Fördjupning ISO alla huvudområden hänger ihop och kompletterar varandra. Vilka som är relevanta och prioriterade blir en bedömningsfråga för varje organisation. Elisabeth Ekener Petersen menar att det ofta även finns möjlighet att påverka»långt ut«i inflytandesfären. Det kan handla om att man inte slänger ut barn som arbetar i en fabrik på gatan för att man inte vill använda sig av barnarbete, utan att man ser till att de kan kombinera arbetet, som bidrar till familjens försörjning, med att gå i skolan. Har man verksamhet i regioner som plågas av HIV och aids kan man bidra till en bättre hälsa och jobba med förebyggande arbete, säger Elisabeth Ekener Petersen. Hon påpekar vidare att bland annat all form av infrastruktur som man behöver för egen del kan man försöka utforma så att den också kommer lokalsamhället till godo. Behöver man till exempel bygga en ny väg för att få fram leveranser till sin anläggning, kan man bygga den så att den också gynnar det lokala samhället. Man bygger åt sig själv, men samtidigt på bästa möjliga sätt för samhället. intressentanalys Arbetet med socialt ansvarstagande och ISO tar sin utgångspunkt i vad organisationens intressenter vill att den ska ta ansvar för. Intressenterna kan utgöras av såväl organisationer som individer; kunder, leverantörer, personal, aktieägare, medlemmar, intresseorganisationer, konkurrenter och människor som bor eller arbetar i närheten av organisationen eller som på annat sätt påverkas av den. Intressenternas förväntningar kan inte styra helt, men bör beaktas när organisationen fattar sina beslut. Genom att identifiera vilka som har ett intresse av organisationens beslut och aktiviteter, eller som på något sätt påverkas av dem, kan man få en bild av vilka intressenterna är och hur man kan hantera sin påverkan. Det är en stor och ganska svårt uppgift att identifiera sina intressenter och deras förväntningar på organisationen. Det är inte heller en engångsuppgift utan något man får göra löpande. Man får tänka igenom verksamheten för att se hur flödet av påverkan går, säger Elisabeth Ekener Petersen. Läs mer. På sidan får du stegvis guidning för att genomföra en intressentanalys Kapitel 6 vägledning för huvudområden inom socialt ansvarstagande Kapitel sex definierar de sju huvudområden, samt tillhörande delområden, som ingår inom socialt ansvar. Ambitionen är att huvudområdena ska täcka in alla viktiga frågor och vara relevanta för alla organisationer, oavsett bransch. Delområdena är däremot mer specifika och berör därför inte alla verksamheter. De sju huvudområdena är Verksamhetsstyrning, Mänskliga rättigheter, Arbetsförhållanden, Miljö, Goda verksamhetsmetoder, Konsumentfrågor och Samhällsengagemang och utveckling. Varje huvudområde har mellan fyra och åtta delområden, och för varje delområde finns rekommendationer och en åtgärdslista som organisationerna kan använda som stöd för att utveckla sitt arbete för socialt ansvarstagande. Till huvudområdet miljö finns till exempel fyra olika delområden, däribland»förebyggande av föroreningar«och»hållbar resursanvändning«. För varje delområde finns en åtgärdslista som i punktform beskriver vad man bör göra för att förhindra negativ påverkan och arbeta för en positiv inverkan på området. Kapitel sju i standarden beskriver sedan närmare hur man praktiskt implementerar arbetet i organisationen. prioritering Någon bestämd ordning för hur man bör hantera huvudområdena finns inte, utan detta beror på vilken verksamhet och sammanhang som varje enskild organisation eller företag befinner sig i. Alla huvudområden hänger ihop och kom- Varje huvudområde har mellan fyra och åtta delområden, och för varje delområde finns rekommendationer och en åtgärdslista som organisationerna kan använda som stöd för att utveckla sitt arbete för socialt ansvarstagande. till huvudområdet miljö finns till exempel fyra olika delområden, däribland»förebyggande av föroreningar«och»hållbar resursanvändning«. 16 PErSPEktIV #

6 Fördjupning ISO perspektiv Kapitel sex definierar de sju huvudområden som ingår inom socialt ansvar. Ambitionen är att huvudområdena ska täcka in alla viktiga frågor och vara relevanta för alla organisationer, oavsett bransch. Huvudområdet Verksamhetsstyrning skiljer sig något från de andra. Detta område ska ge ett ramverk inom vilket arbetet med socialt ansvarstagande ska implementeras. Figur 3 De sju huvudområdena, ur SS-ISO pletterar varandra, vilka som är relevanta och prioriterade blir en bedömningsfråga för varje organisation, menar Elisabeth Ekener Petersen. Prioriteringen bör utgå från: 1) vilka risker organisationen utsätts för inom respektive område 2) vilka intressenterna är, och hur deras behov ser ut 3) vilket inflytande man har inom olika områden och därmed påverkansmöjligheter. Verksamhetsstyrning Huvudområdet Verksamhetsstyrning skiljer sig något från de andra, berättar Elisabeth Ekener Petersen. Detta område ska ge ett ramverk inom vilket arbetet med socialt ansvarstagande ska implementeras. En effektiv verksamhetsstyrning är en nödvändig förutsättning för att organisationen ska kunna jobba med socialt ansvarstagande på ett bra sätt. Det handlar om att införa såväl formella styrmekanismer och processer som mer informella mekanismer, vilka gör det möjligt att tillämpa principerna och arbetssätten för socialt ansvarstagande. De formella styrmekanismerna är de rutiner som finns för beslutsfattande, befogenhet/ansvar och implementering av beslut, medan informella mekanismer hänger ihop med organisationens kultur och värderingar. Kapitel 7 Vägledning för att integrera socialt ansvarstagande inom en organisation Efter att principerna är förstådda och huvudområden och delområden för socialt ansvarstagande har identifierats, bör en organisation sträva efter att integrera socialt ansvarstagande i sina beslut och aktiviteter med hjälp av vägledningen i avsnitt sju. Det innefattar arbetssätt såsom att göra socialt ansvarstagande till en integrerad del av organisationens riktlinjer, organisationskultur, strategier och verksamhet. Det handlar också om att bygga upp intern kompetens för socialt ansvarstagande, att kommunicera socialt ansvarstagande internt och externt samt att regelbundet följa upp åtgärder och arbetssätt för att ta socialt ansvar. I sista delen av Perspektivs genomgång av ISO ges en stegvis guide till hur standarden på bästa sätt kan implementeras i en organisation. Det är viktigt att komma ihåg att man inte behöver göra allt i standarden omgående. Olika delar kan plockas in stegvis. av Anna Sandqvist Det är viktigt att komma ihåg att man inte behöver göra allt i standarden omgående. Olika delar kan plockas in stegvis. # Perspektiv 17

7 Prenumerera på Perspektiv tidskriften för konkurrenskraftiga organisationer som satsar på miljö- och kvalitetsarbete. Klicka här >> PERSPEKTIV