Standard 1.3. Intern styrning och organisation av verksamheten. Föreskrifter och allmänna råd

Transkript

1 Standard 1.3 Intern styrning och organisation av Föreskrifter och allmänna råd

2 Så här läser du standarderna Standarderna är en samling föreskrifter och allmänna råd som är bindande eller riktgivande för företagen under tillsyn och marknadsaktörerna, anger den kvalitetsnivå och bästa praxis som företaget ska eftersträva och motiverar regleringen. Varje stycke i standarden har en egen marginalanteckning: Norm: Hänvisningar till gällande bestämmelser i lag eller förordning. : Föreskrifter som Finansinspektionen enligt lag har rätt att meddela företag under tillsyn och andra finansmarknadsaktörer. : Finansinspektionens riktgivande råd till företag under tillsyn eller andra finansmarknadsaktörer. /-exempel: Praktiska anvisningar eller tillämpningsråd till eller - exempel på norm, bindande föreskrifter och rekommendationer. Hänvisning till Finansinspektionens standard eller en del av en standard. Se exemplet intill. Motivering: Redogör för regelverkens mål, syfte och bakgrund. Bilden intill är endast ett exempel på uppläggningen av en standard Standarderna finns på Finansinspektionens webbplats

3 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (3) INNEHÅLL 1 Tillämpning 6 2 Bakgrund och syfte 8 3 Internationella regelverk och självreglering 10 4 Rättsgrund 12 5 Intern styrning Högsta ledning Högsta ledningen och dess uppgifter Fullgörande av högsta ledningens uppgifter Högsta ledningens kompetens Högsta ledningens medlemmars skyldigheter Högsta ledningens oberoende Verkställande ledning Verkställande direktör Ledningsgrupp Makt-, ansvars- och rapporteringsförhållanden Verksamhetsplanering och ledning Långsiktig planering Riktlinjer för personalen Belöning 24

4 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (4) 5.5 Informationsgivning och intern informationsgång Informationsgivning Intern informationsgång Intern revision Organisation av internrevisionen Internrevisionens uppgifter Planerings- och rapporteringsrutiner för revisioner Regelefterlevnad (compliance) Regelefterlevnadskontroll Oberoende funktion Funktionens uppgifter Planering av funktionens arbetsuppgifter och rapportering av observationer Organisation av (allmänt) Organisation av vid tillhandahållande av investeringstjänster Tillämpningen av bestämmelserna Intressekonflikter vid tillhandahållande av investeringstjänster Privata transaktioner Skydd och förvaring av kundmedel Bevarande av uppgifter om transaktioner och tjänster Hantering av klagomål 46 6 Rapportering till Finansinspektionen 47 7 Definitioner 48

5 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (5) 8 Ytterligare information 50 9 Upphävda ställningstaganden, anvisningar och föreskrifter 51

6 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (6) 1 TILLÄMPNING (1) Standarden tillämpas på följande företag under tillsyn enligt 5 i lagen om Finansinspektionen (587/2003): Utfärdad kreditinstitut och deras holdingföretag värdepappersföretag och deras holdingföretag fondbolag fondbörser och företag som utövar ett bestämmande inflytande över fondbörser på det sätt som avses i 1 kap. 5 i värdepappersmarknadslagen centralinstitut enligt lagen om andelsbanker och andra kreditinstitut i andelslagsform (1504/2001). Standarden tillämpas också på moderföretagen till finansiellt inriktade finans- och försäkringskonglomerat (2) I standarden används beteckningen institut (eller tillsynsobjekt) om alla företag som standarden gäller. (3) Standarden tillämpas på institut och er av olika typ. Institutet ska beakta s art, omfattning, komplexitet och eventuella andra faktorer av betydelse när det beslutar om ett ändamålsenligt och effektivt sätt att uppfylla syftet med standarden i sin egen. (4) Om institutet ingår i en koncern eller företagsgrupp påverkar detta den interna styrningen och organisationen av. Moderbolaget leder och övervakar dotterbolagens. Inom koncernen kan funktioner organiseras och utföras centralt. Institut som är dotterbolag ska sörja för att deras kärnuppgifter handläggs på ett behörigt sätt i koncernen och att beslut om dem fattas på lämpligt sätt i institutet.

7 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (7) (5) Bestämmelserna i avsnitt 5.9 tillämpas på institut som tillhandahåller investeringstjänster och sidotjänster enligt 5 och 15 i lagen om v ärdepappersföretag (922/2007) eller investeringstjänster enligt 5 2 mom. i lagen om placeringsfonder (48/1999). (6) Styckena och i avsnitt 5.9 tillämpas också på offentlig handel vid fondbörs och multilateral handel enligt 5 8 punkten i lagen om värdepappersföretag. (7) Finansinspektionen rekommenderar att också andra företag under Finansinspektionens tillsyn som räknas upp i 5 i lagen om Finansinspektionen organiserar sin enligt denna standard.

8 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (8) 2 BAKGRUND OCH SYFTE (1) U tfärdad (2) Utfärdad Kraven på den interna styrningen understryks av att institutens är av betydelse för det allmänna bästa. Standarden syftar till att fastställa de kriterier för intern styrning och organisation av som ska följas för att säkerställa att institutet leds professionellt och enligt sunda och försiktiga affärsprinciper. 7 (3) Den interna styrningen är en del av företagsstyrningen (corporate governance). Begreppet corporate governance är emellertid inte helt entydigt. OECD anser att begreppet inbegriper relationerna mellan företagets högsta och verkställande ledning, ägarna och intressegrupperna. Enligt OECD omfattar begreppet också måluppställningen för företaget, besluten om vilka metoder som ska tillämpas för att nå målen och uppföljningen av måluppfyllelsen. Till en god företagsstyrning hör enligt OECD också sådan belöning av högsta och verkställande ledningen som gynnar företaget och dess ägare utan oönskade ssätt eller okontrollerad risktagning. (4) Utom i denna standard behandlas frågor kring begreppet corporate governance också i följande standarder i Finansinspektionens föreskriftssamling: [1.2 Ägarstyrning - under beredning] 1.4 Lämplighetsprövning 4.1 Uppläggning av intern kontroll och riskhantering 4.2 Företagens interna kapitalutvärdering (5) Syftet med standarden är också att fastställa de principer enligt vilka institutet på ett tillförlitligt sätt ska sörja för att reglerna följs betona högsta ledningens ansvar för organisationen av den interna

9 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (9) styrningen bidra till att förvaltningen av kundmedel har ordnats på ett säkert och tillförlitligt sätt och att kunderna behandlas lika bidra till att institutet eller företag som hör till samma koncern eller företagsgrupp inte tar så stora risker i sin att institutets eller den finansiella företagsgruppens kapitaltäckning eller likviditet äventyras bidra till att institutet ger intressegrupperna tillräckligt med information för utvärdering av den finansiella ställningen och i institutet genomföra bestämmelserna om organisation av enligt direktivet om marknader för finansiella instrument till den del de inte har tagits in i lagstiftningen. (6) Finansinspektionen utvärderar den interna styrningen i samband med att ansökan om stillstånd behandlas och därefter under hela den tid institutet bedriver som fastställs i stillståndet.

10 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (10) 3 LVREGLERING INTERNATIONELLA REGELVERK OCH SJÄ (1) Innehållet i denna standard bygger främst på följande internationella rekommendationer: Baselkommitténs rekommendation "Enhancing Corporate Governance for Banking Organisations", uppdaterad i februari 2006 er (Guidelines on the Application of the Supervisory Review Process under Pillar 2, CP03 revised) från Kommittén för europeiska banktillsynsmyndigheter (Committee of European Banking Supervisors, CEBS) i första hand kapitel 2 om intern styrning och kapitalutvärdering "OECD Principles of Corporate Governance", uppdaterad (2) I fråga om internrevision beaktar standarden särskilt de internationella riktlinjerna för yrkesmässig internrevision (The Institute of Internal Auditors 2004). Också rekommendationerna i Baselkommitténs publikation "Internal audit in banks and the supervisor's relationship with auditors" (augusti 2001) har beaktats. Utfärdad (3) När det gäller regelefterlevnad beaktas Baselkommitténs rekommendation "Compliance and the compliance function in banks" (april 2005). (4) Standarden beaktar också Helsingforsbörsens, Centralhandelskammarens och Industrins och Arbetsgivarnas Centralförbunds rekommendation om företagsstyrning i noterade bolag från december 2003 " för noterade bolags förvaltnings och styrningssystem (Corporate Governance)" och Centralhandelskammarens rekommendation "En agenda för utvecklingen av de icke börsnoterade bolagens förvaltning" från januari 2006.

11 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (11) (5) Standarden bygger också på följande internationella rekommendationer: Baselkommitténs omarbetade "Core Principles for Effective Banking Supervision" och "Core Principles Methodology" från 2006 Objectives and Principles of Securities Regulation (IOSCO 2003).

12 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (12) 4 UND RÄTTSGR (1) Standarden beaktar följande direktiv: Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/48/EG om rätten att starta och driva i kreditinstitut, EUT L 177, , s. 1 (Celex 32006L0048) Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/39/EG om marknader för finansiella instrument och om ändring av rådets direktiv 85/611/EEG och 93/6/EEG och Europaparlamentets och rådets direktiv 2000/12/EG samt upphävande av rådets direktiv 93/22/EEG, EUT L 145, , s. 1 (Celex 32004L0039) Rådets direktiv 85/611/EEG om samordning av lagar och andra författningar som avser företag för kollektiva investeringar i överlåtbara värdepapper (fondföretag), EGT L 375, , s. 3 (Celex 31985L0611) och Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/107/EG om ändring av rådets direktiv 85/611/EEG om samordning av lagar och andra författningar som avser företag för kollektiva investeringar i överlåtbara värdepapper (fondföretag) i syfte att införa regler för förvaltningsbolag och förenklade prospekt EGT L 41, s. 20 (Celex 32001L0107) Kommissionens direktiv 2006/73/EG om genomförandet av Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/39/EG vad gäller organisatoriska krav och villkor för i värdepappersföretag, och definitioner för tillämpning av det direktivet EUT L 241, s. 26 (Celex 32006L0073) Europaparlamentets och rådets direktiv 2002/87/EG om extra tillsyn över kreditinstitut, försäkringsföretag och värdepappersföretag i ett finansiellt konglomerat och om ändring av rådets direktiv 73/239/EEG, 79/267/EEG, 92/49/EEG, 92/96/EEG, 93/6/EEG och 93/22/EEG samt Europaparlamentets och rådets direktiv 98/78/EG

13 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (13) och 2000/12/EG, EGT L 35, , s. 1 (Celex 32002L0087). (2) De nationella reglerna för detta sakområde bygger på följande bestämmelser: och 46 1 mom. i lagen om värdepappersföretag (922/2007) 3 kap mom. samt 17 och 18 och 4 kap. 12 och 14 i värdepappersmarknadslagen (495/1989) 5 5 mom. och 5 e 1 mom., 9 d 1 mom. och 26 i lagen om placeringsfonder (48/ 1999) 2 5 mom., 40 1 och 5 mom., 49 1 mom. och 74 i kreditinstitutslagen (121/2007) 5 i lagen om andelsbanker och andra kreditinstitut i andelslagsform (1504/2001) 16 i lagen om tillsyn över finans- och försäkringskonglomerat (699/2004). (3) Finansinspektionens befogenheter att meddela bindande föreskrifter om sakområdet för standarden baserar sig på följande bestämmelser: 35 och 36 3 mom. i lagen om värdepappersföretag (922/2007) 3 kap mom., 18 3 mom. och 4 kap mom., 13 1 mom. och 14 4 mom. i värdepappersmarknadslagen (495/1989) 5 5 mom.] 26 3 mom. och 30 a 3 mom. i lagen om placeringsfonder (48/1999) 2 5 mom. och 93 1 mom. i kreditinstitutslagen (121/2007) 16 3 mom. i lagen om tillsyn över finans- och försäkringskonglomerat (699/2004).

14 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (14) 5 INTERN STYRNING 5.1 Högsta ledning Högsta ledningen och dess uppgifter Norm Motivering (1) Med högsta ledning avses i denna standard företagets styrelse. Om institutet har förvaltningsråd bildar det tillsammans med styrelsen högsta ledningen. 1 (2) I lagstiftningen finns detaljerade bestämmelser om förvaltningsorganens uppgifter och ansvarsfördelning i olika bolagsformer. Sådana bestämmelser förekommer särskilt i aktiebolagslagen, lagen om andelslag och sparbankslagen. 2 (3) De bindande reglerna utgör grunden för högsta ledningens uppgift att organisera den interna styrningen. (4) Högsta ledningen svarar för institutets interna styrning. Den ska fastställa principerna för organisationen av institutets och regelbundet säkerställa att principerna efterlevs och att de styr institutets på önskat sätt. 1 Begreppen högsta ledning och verkställande ledning i denna standard skiljer sig från begreppen styrelse, verkställande direktör och övrig högsta ledning i lagstiftningen. 2 6 kap.i aktiebolagslagen, 5 kap. i lagen om andelslag och 3 kap. i sparbankslagen.

15 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (15) /-exempel (5) För den interna styrningen hör det till högsta ledningen i regel att fastställa institutets mission och vision fastställa institutets värderingar och etiska principer svara för den strategiska ledningen av institutet fatta beslut om splanen utgående från riskhanteringsförmågan besluta om önskad nivå på risktagandet ta fram tillräckliga kapitalmål med hänsyn till institutets risktagande också för undantagsförhållanden och på lång sikt fatta beslut om de viktigaste riktlinjerna för riskhanteringen säkerställa en fungerande intern kontroll och riskhantering besluta om rapportering och övriga rutiner för den interna kontrollen som högsta ledningen behöver för bevakning av, rörelseresultat och srisker fatta beslut om ovanliga och vittgående frågor följa måluppfyllelsen utnämna och avskeda verkställande direktören övervaka verkställande direktören och den övriga verkställande ledningen och följa upp deras prestationer samt besluta om belöning av verkställande direktören och principerna för belöning av personalen besluta om riktlinjerna för undvikande av och hantering av intressekonflikter och fastställa rutiner för den händelse att intressekonflikter uppstår fatta beslut om organisationsstrukturen och de personalpolitiska riktlinjerna fatta beslut om rutiner och förfaranden för att sörja för en tillförlitlig regelefterlevnadskontroll (compliance) fatta beslut om sådana principer som ska säkerställa en öppen informationsgivning och intern informationsgång Fullgörande av högsta ledningens uppgifter Gäller fr.o.m (6) Högsta ledningen bestämmer hur den effektivast och med undvikande av intressekonflikter kan sköta sina uppgifter. Styrelsen rekommenderas regelbundet årligen utvärdera sin egen och sina arbetssätt. (7) Högsta ledningen kan inom sig upprätta olika utskott eller motsvarande organ som bereder förutbestämda uppgifter för högsta ledningen. Utskotten har inte självständig beslutanderätt. (8) När högsta ledningen överväger att tillsätta utskott bör den tänka på hur många medlemmar den har och deras oberoende samt s art, omfattning och komplexitet. I institut som bedriver en enkel och begränsad är det inte alltid ändamålsenligt att tillsätta utskott. I koncerner

16 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (16) kan det vara ändamålsenligt bara i moderbolaget. Gäller fr.o.m Motivering (9) Institutets högsta ledning bör särskilt överväga att tillsätta revisions-riskhanterings-, belönings- och utnämningsutskott. Utskottens arbetsområden är vanligen följande: (10) Revisionsutskott Utskottet har vanligen till uppgift att bedöma riktigheten av den finansiella rapporteringen, hålla kontakt med den internrevisionsansvariga och revisorerna, övervaka internrevisionens och säkerställa internkontrollens funktionsförmåga. Utskottet kan också förbereda valet av revisorer. Till revisionsutskottet utses enbart medlemmar som är oberoende av institutet. (11) Belöningsutskott Till utskottets uppgifter hör i regel att behandla principerna för belöning av verkställande ledningen och den övriga personalen för att säkerställa att belöningen är i linje med institutets värderingar, etiska principer, strategi, må l och kontrollsystem. Belöningsutskottet bör helst bestå enbart av medlemmar som inte hör till verkställande ledningen. (12) Utnämningsutskott Utskottet har i allmänhet till uppgift att leda processen för val och belöning av högsta ledningen. Utnämningsutskottet bör helst bestå enbart av medlemmar som inte hör till verkställande ledningen. (13) Riskhanteringsutskott Utskottets uppgift är i allmänhet att övervaka beredningen och efterlevnaden av riskhanteringsprinciperna och -rutinerna och övervaka riskerna och riskhanteringen. (14) Utskotten bör helst ha minst tre medlemmar som är väl förtrogna med utskottets arbetsfält. (15) Institutets högsta ledning ska fatta sina beslut vid kollegiala sammanträden. Verkställande ledningen bereder mötesärendena och sörjer för att högsta ledningen får den information som behövs för att behandla ärendena. Dagordningen med framställningar, redogörelser och motiveringar ska delas ut till högsta ledningens medlemmar i god tid. Besluten skrivs in i protokollet och beslutsunderlagen bifogas protokollet. (16) För att kunna verka för bolagets bästa och täckande utvärdera institutets ska högsta ledningen säkerställa att den regelbundet får tillförlitlig information om hur institutet och verkställande ledningen utför sina

17 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (17) uppgifter. (17) För att högsta ledningen inte ska behöva basera sina bedömningar enbart på information från verkställande ledningen bör den helst regelbundet konsultera den person som ansvarar för internrevisionen, den person som ansvarar för regelefterlevnaden, revisorerna och vid behov andra sakkunniga. Dessa utfrågningar bör ibland ordnas så att verkställande ledningen inte är närvarande Högsta ledningens kompetens Norm (18) Högsta ledningen ska besitta en sådan allmän kunskap om institutets som är nödvändig med beaktande av arten och omfattningen av institutets. Detta krav gäller inte sådana styrelsemedlemmar som tillsatts av fondandelsägare enligt lagen om placeringsfonder. 3 (19) Medlemmarna av högsta ledningen ska ha sådan kännedom om ekonomiska frågor att de faktiskt kan delta i det beslutsfattande som hör till högsta ledningen och i övervakningen av institutets finansiella ställning. (20) När högsta ledningen består av medlemmar med olika slags utbildning och erfarenhet kompletterar de varandra så att högsta ledningen som helhet har sådan erfarenhet och kompetens som hjälper den att effektivt styra och övervaka institutets och dess verkställande lednings och bära sitt ansvar för institutets. med (21) Om institutet har ett förvaltningsråd ska också förvaltningsrådets lemmar ha tillräcklig erfarenhet och kompetens att sköta sina uppgifter professionellt och omsorgsfullt Högsta ledningens medlemmars skyldigheter (22) Eftersom institutet är verksamt inom en reglerad bransch ställs särskilda krav på institutet och medlemmarna av dess högsta ledning. Medlemmarna a v institutets högsta ledning ska sätta sig in i de lagar och föreskrifter som gäller institutet och dess, institutets, de risker som är förknippade med, institutets organisation och de marknader där institutet är verksamt och de ska kontinuerligt upprätthålla dessa kunskaper. De ska aktivt delta i högsta ledningens och reservera tillräckligt med tid för den. (23) Medlemmarna av högsta ledningen ska också sätta sig in i alla de frågor som ska behandlas av högsta ledningen så att de kan bilda sig en egen 3 40 i kreditinstitutslagen, 43 i lagen om värdepappersföretag och 5 e i lagen om placeringsfonder.

18 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (18) välgrundad uppfattning om dem. Vid behov ska de kräva sådan bas- och bakgrundsinformation att de kan bilda sig en objektiv uppfattning om frågan och delta i beslutsfattandet Högsta ledningens oberoende Motivering (24) Högsta och verkställande ledningens makt- och ansvarsförhållanden ska vara klart definierade. Till högsta ledningens viktigaste uppgifter hör att styra och övervaka verkställande ledningens. Om en person som tillhör verkställande ledningen också ingår i högsta ledningen kan detta fördunkla uppgifts- och ansvarsfördelningen mellan högsta och verkställande ledningen. Särskilt svår konflikt uppstår om medlemmar i verkställande ledningen som utnämnts till medlemmar i högsta ledningen blir tvungna att övervaka och utvärdera sin egen. (25) Vid bedömning av behovet att utse en högsta ledning som är oberoende av institutet och dess viktigaste ägare är det viktigt att beakta institutets bolagsform och ägarstruktur och s art, omfattning och komplexitet. Gäller fr.o.m (26) Åtminstone en majoritet av medlemmarna i institutets högsta ledning bör vara oberoende av institutet. Minst två i en sådan majoritet bör vara oberoende av de viktigaste ägarna. (27) Institutets högsta ledning bör årligen utvärdera medlemmarnas oberoende av institutet och dess viktigaste ägare och offentliggöra vilka som har ansetts vara oberoende. (28) Om institutet har bestämmande inflytande i ett annat institut är det inte alltid nödvändigt att utse oberoende medlemmar till högsta ledningen i detta dotterbolag. Om dotterbolaget emellertid är viktigt för koncernen bör högsta ledningen i detta dotterbolag ha åtminstone en medlem som är oberoende av bolaget och koncernens verkställande ledning, t.ex en av de oberoende medlemmarna i moderbolagets högsta ledning. Särskilt om institutets moderbolag är utländskt bör åtminstone en oberoende medlem som känner till de lokala förhållandena utses till institutets högsta ledning. (29) Om institutet har både förvaltningsråd och styrelse bör sammansättningen i båda organen uppfylla rekommendationerna om oberoende. (30) Om verkställande direktören väljs till styrelsen bör han inte fungera som styrelsens ordförande.

19 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (19) Motivering ( 31) Om verkställande direktören också utses till styrelsens ordförande koncentreras makten till en enda person och samtidigt fördunklas de olika aktörernas uppgifter och ansvar. bed (32) Institutet kan gärna offentliggöra de principer som tillämpas vid ömning av högsta ledningens oberoende. Gäller fr.o.m (33) Bedömningen bör helst ske enligt de principer om oberoende som Hex Abp, Centralhandelskammaren och Industrins och Arbetsgivarnas Centralförbund fastställde i december 2003 i sina rekommendationer om företagsstyrning i noterade bolag. 5.2 Verkställande ledning (34) Med verkställande ledning avses i denna standard verkställande direktören och den ledningsgrupp som tillsatts till stöd för denne. Till verkställande ledningen hör också andra personer som rapporterar direkt till verkställande direktören och vid sidan av denne också leder institutets. 4 Utfärdad uppg (35) Verkställande ledningen leder institutets dagliga. De ifter som verkställande ledningens medlemmar ansvarar för ska vara klart definierade. För den interna styrningen hör det till verkställande ledningen i regel att bereda de ärenden som föredras för högsta ledningen ta fram interna instruktioner och kontrollera att de är tillräckliga och effektiva säkerställa att organisationsstrukturen är funktionell och klar säkerställa en fungerande intern kontroll och riskhantering: övervaka och nyckelpersoner stödja internrevisionen, revisorerna och övriga kontrollorgan och utnyttja deras observationer och rekommendationer bevaka riskerna och riskhanteringen och upprätthålla ett kapital som är i nivå med de risker som institutet exponeras för kontrollera myndighetsrapporteringens riktighet kontrollera regelefterlevnaden. 4 Begreppen högsta ledning och verkställande ledning i denna standard skiljer sig från begreppen styrelse, verkställande direktör och övrig högsta ledning i lagstiftningen.

20 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (20) Verkställande direktör Norm (36) Verkställande direktören sköter institutets löpande dagliga förvaltning enligt styrelsens instruktioner och föreskrifter. 5 (37) Verkställande direktören har det lagstadgade ansvaret för institutets operativa ledning. Han leder och kontrollerar särskilt den övriga verkställande ledningens medlemmars. (38) Verkställande direktören ska reservera tillräckligt med tid för att sköta sina uppgifter. För att kunna fullgöra sina uppgifter måste verkställande direktören i regel vara anställd på heltid. (39) Högsta ledningen bör utse en ställföreträdare för v erkställande direktören och säkerställer att institutets kan fortsätta ostörd i situationer då verkställande direktören tillfälligt är förhindrad att sköta sitt uppdrag. (40) Institutet bör helst ingå ett skriftligt avtal med verkställande direktören om de viktigaste frågorna avseende dennes anställningsförhållande och uppsägning Ledningsgrupp Motivering (41) För institutens ledning och förvaltning gäller höga tillför litlighetskrav. Den interna styrningen vinner på att besluten bereds på en tillräckligt bred basis. Detta motiverar att en ledningsgrupp tillsätts. Om ärendena behandlas i en ledningsgrupp förbättras också institutets interna informationsgång. (42) Verkställande direktören bör alltså ha en ledningsgrupp som stöd. Ledningsgruppen kan vara antingen ett rådgivande eller ett beredande organ. Högsta ledningen och verkställande direktören kan ge ledningsgruppen också andra uppgifter. Ärenden som behandlats av ledningsgruppen och ledningsgruppens beslut ska dokumenteras. (43) När beslut fattas om tillsättande av en ledningsgrupp och om dess sammansättning och uppgifter ska s art, omfattning och komplexitet beaktas. 5.3 Makt-, ansvars- och rapporteringsförhållanden (44) Högsta ledningen ska se till att institutet har en klar organisationsstruktur och klart fastställda och dokumenterade makt-, 5 6 kap mom. i aktiebolagslagen, 5 kap. 6 2mom. i lagen om andelslag och 56 1 mom. i sparbankslagen.

21 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (21) Utfärda d rap ansvars- och rapporteringsförhållanden. Högsta och verkställande ledningen ska regelbundet övervaka och bedöma att de fungerar och vidta lämpliga åtgärder för att avhjälpa eventuella brister. (45) När beslut fattas om organisationsstrukturen samt makt-, ansvars- och porteringsförhållandena ska hänsyn tas till s art, omfattning och komplexitet. (46) I bolagsordningen, stadgarna eller arbetsordningen för förvaltningsorganen är det motiverat att fastställa arbetsfördelningen mellan högsta och verkställande ledningen arbetsfördelningen mellan förvaltningsråd och styrelse om högsta ledningen också omfattar ett förvaltningsråd uppgifter och ansvar för utskott som eventuellt har tillsatts som stöd för högsta ledningen rapporteringsförhållanden, uppgifter och ansvarsområden för ledningsgrupp och andra organ som tillsatts som stöd för verkställande direktören. Motivering Gäller fr.o.m Gäller fr.o.m (47) En person bör utses att svara för centrala affärsområden och funktioner och deras måluppfyllelse. (48) För de ansvariga för centrala funktioner ska upprättas befattningsbeskrivningar där deras uppgifter, maktbefogenheter, ansvar och rapporteringsskyldigheter fastställs. (49) Internrevisionen, den oberoende riskkontrollenheten, funktionen för regelefterlevnad och den externa redovisningen bör ställas under en medlem av verkställande ledningen som inte ansvarar för affärs eller direkt under verkställande direktören. (50) En tillförlitlig handläggning av uppgifterna enligt stycket ovan kräver ett oberoende av affärs, vilket bör beaktas vid beslut om var de ska placeras i organisationen. Rapporteringen från dessa funktioner till högsta och verkställande ledningen regleras separat. (51) Vid tillämpningen av rekommendationerna ovan ska s art, omfattning och komplexitet beaktas. (52) I institut med i flera länder och i en matrisorganisation ska särskild vikt fästas vid att makt-, ansvars- och rapporteringsförhållandena är klara. (53) Institutet bör säkerställa att de processer som är viktigast för är klara genom att upprätta processbeskrivningar med

22 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (22) information om varje enhets eller funktionsansvarigs uppgifter och ansvar. 6 Klar koncernstruktur Norm (54) Bolagsrättsligt vilar ansvaret för företagets beslut och uppfyllandet av företagets skyldigheter på företagets egna besluts- och förvaltningsorgan. Att besluten på koncernnivå tas av moderbolagets förvaltningsorgan fråntar inte förvaltningsorganen i de övriga koncernföretagen deras ansvar eller skyldigheter att sköta de uppgifter som ålagts dem enligt lag eller myndighetsföreskrifter. 7 (55) Att företagen inom en koncern har olika juridisk och affärsmässig struktur får inte leda till att ansvar och skyldigheter för förvaltningsorganen i ett institut som hör till koncernen blir oklara. (56) Makt- och ansvarsförhållandena mellan besluts- och förvaltningsorganen i institutet och de övriga koncernföretagen bör fastställas klart och personalen bör få tillräcklig information om dem. 5.4 Verksamhetsplanering och ledning Långsiktig planering Norm (57) Företagen ska ledas professionellt och enligt sunda och försiktiga affärsprinciper. Ett institut får i sin inte ta så stora risker att dess kapitaltäckning eller likviditet väsentligt äventyras. Institutet ska ha en intern styrning som möjliggör en effektiv riskhantering samt med hänsyn till en tillräcklig intern kontroll och tillräckliga riskhanteringssystem. 8 Utfärdad (58) Institutets ska planeras och ledas långsiktigt så att fortsatta sförutsättningar säkerställs. Högsta ledningen ska besluta hur planeringen och ledningen av institutet genomförs på ett ändamålsenligt sätt med hänsyn till s art, omfattning och komplexitet. (59) I koncerner kan den långsiktiga planeringen utföras och sramarna fastställas centralt. Hur de lämpar sig och kan anpassas till ett enskilt instituts vilar på institutets högsta lednings ansvar. 6 Närmare beskrivet i standard 4.4b Hantering av operativa risker. 7 6 kap. i aktiebolagslagen och i andelsbankslagen och 49 i kreditinstitutslagen, 43 och 33 i lagen om värdepappersföretag, 9 d i lagen om placeringsfonder, 5 i lagen om andelsbanker och 3 kap. 16 i värdepappersmarknadslagen.

23 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (23) Norm (60) Institutets högsta ledning bör anta värderingar och etiska principer som verktyg för en kompetent ledning enligt sunda och försiktiga affärsprinciper eller annars sträva efter att säkerställa att håller en hög yrkesmässig och etisk standard. Högsta ledningen bör fastställa syftet med institutets exempelvis genom att fastställa en vision, sidé och strategi för institutet. Det är också viktigt att högsta ledningen definierar vilken marknadsställning institutet eftersträvar på lång sikt. (61) De antagna värderingarna och etiska principerna samt sidén och visionen e.d. ska utgöra grunden för splaneringen och ledningen och speglas i institutets hela. (62) Verkställande ledningen sörjer för att hög yrkesmässig och etisk standa rd upprätthålls i institutets. (63) Institutets kapitalbas ska fortlöpande till belopp och slag täcka institutets största risker. Mål ska ställas upp för beloppet och slaget av kapitalbas för varje affärsområde eller på något annat ändamålsenligt sätt. 9 (64) Kapitalutvärderingen är en del av institutets planering och styrning. Högsta ledningen väljer de affärsområden inom vilka institutet avser att vara verksamt och fastställer ändamålsenliga långsiktiga mål för institutet, såsom kapitaltäcknings- och lönsamhetsmål, och definierar en godtagbar nivå på risktagandet. Den bestämmer också tidsperioden och frekvensen för eventuella uppdateringar med hänsyn till hur snabbt institutets omvärld förändras. (65) Högsta och verkställande ledningen preciserar och fördelar de långsiktiga målen på olika tidsperioder, affärsområden och organisationsnivåer. I dessa affärssplaner fastställs de metoder som ska användas för att uppnå målen på varje affärsområde. När målen för de olika nivåerna fastställ s bedöms de resurser som behövs för, riskerna i, riskhanteringsmetoderna, en godkänd nivå på risktagandet, kapitalkravet för 10 täckning av riskerna och s omfattning och lönsamhet. På detta sätt kan institutet täckande förena en riskbaserad kapitalutvärdering med föregripande kapitalplanering i kreditinstitutslagen och 31 i lagen om värdepappersföretag. 10 Detaljerade bestämmelser finns i standard 4.2 Företagens interna kapitalutvärdering.

24 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (24) Riktlinjer för personalen Utfärdad Utfärdad (66) Regler om prövningen av högsta ledningens, verkställande ledningens och de ledande befattningshavarnas lämplighet, tillförlitlighet och kompetens ges i standard 1.4 Lämplighetsprövning. (67) Högsta ledningen bör fastställa riktlinjer eller en personalpolicy som syftar till att säkerställa att personalen är tillförlitlig, kompetent och tillräcklig Belöning /-exempel Norm (68) När högsta ledningen beslutar om de principer och system som ska tillämpas för belöning i institutet och om belöning av verkställande direktören ska högsta ledningen sörja för att belöningssystemet inte leder till oönskad praxis eller okontrollerat risktagande. (69) I samband med att beslut om belöning fattas är det skäl att säkerställa att detta inte leder till åtgärder eller risker som strider mot institutets mål eller kundernas intressen. När exempelvis personer som bedriver värdepappershandel eller gör andra investeringar för kundernas räkning belönas, måste detta ske så att strävan efter belöning inte onödigt ökar risktagandet eller handelsvolymen. När en person som beviljar lån belönas måste institutet säkerställa att belöningen inte sporrar till onödigt risktagande. Skadliga följdverkningar kan förebyggas genom att ge närmare interna instruktioner, genom att öka och effektivisera kontrollen eller genom att koppla belöningen och tidpunkten för den till godkända affärssmål. (70) Om belöning och incitament för högsta ledningen beslutar bolagsstämman eller motsvarande organ i andelslag förvaltningsrådet och sparbanker principalerna. (71) Om belöning till högsta ledningen eller annan personal binds vid värdet på institutets aktie bör bolagsstämman även i detta fall besluta om belöningsprinciperna. (72) För att kontrollfunktionernas och den externa redovisningens oberoende av affärsområdena ska kunna säkerställas bör personer som är ansvariga för dessa funktioner eller deltar i dem inte belönas på basis av det ekonomiska resultatet av ett sådant affärsområde eller motsvarande delområde som de övervakar eller vars resultat de räknar ut. Belöningen får dock basera sig på institutets sammanräknade resultat. i

25 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (25) 5.5 Informationsgivning och intern informationsgång Informationsgivning Motivering (73) Öppenhet är en nyckelfaktor i arbetet för att främja effektiva finansmarknader och intern styrning hos marknadsaktörerna. För att institutens finansiella ställning och högsta och verkställande lednings ska kunna utvärderas krävs att instituten ger överblickbar information om sin ägar- och förvaltningsstruktur, sina sprinciper samt sina finansiella mål och måluppfyllelsen. (74) bestämmelser om offentliggörande finns bl.a. i Finansinspektionens standard 3.1 Årsredovisning och 4.5 Skyldighet att offentliggöra information om kapitaltäckning. Noterade institut omfattas dessutom av standarderna [5.1 Regelbunden informationsskyldighet], 5.2a Erbjudande och börsnotering av värdepapper, 5.2c Offentligt uppköpserbjudande och budplikt och 5.3 Insideranmälan och insiderregister. (75) Högsta ledningen för instituten bör anta informationsgivningsprinciper med ämnesområden, publiceringstidtabeller, metoder för att säkerställa riktigheten av den information som offentliggörs och internkontrollåtgärder. (76) Informationsgivningsprinciperna ska beakta institutets bolagsform, ägarstruktur, storlek och andra faktorer som kan påverka informationen. /-exempel (7 v 7) Förvaltningens genomblickbarhet och förtroendet för institutets erksamhet kan effektiviseras bland annat genom att institutet offentliggör följande uppgifter om den interna styrningen: högsta ledningens struktur, mekanismen och kriterierna för val av högsta ledning, information om medlemmarnas oberoende och kompetens samt principerna för bedömning av medlemmarnas oberoende verkställande ledningens struktur och makt- och ansvarsfördelning samt utbildning, erfarenhet och kompetens ägar- och rösträttsstrukturen och ägarnas deltagande i institutets ledning organisationsstruktur belöningssystem. (78) Om institutet är ett dotterbolag i en koncern som har koncentrerat informationsgivningen till moderbolaget ska dotterbolagets högsta ledning säkerställa att väsentlig information om institutet offentliggörs.

26 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (26) upp (79) Institutet bör på sin webbplats publicera sin årsredovisning och andra gifter som ska offentliggöras. Väsentliga förändringar i informationen bör publiceras utan obefogat dröjsmål. På webbplatsen bör lämnas uppgift om när informationen har uppdaterats eller kontrollerats Intern informationsgång (80) Institutets högsta ledning ska anta principer för den interna informationsgången och fastställa ansvaret för informationen. Särskild uppmärksamhet ska ägnas sådan information som ska offentliggöras. (81) När beslut fattas om principerna och rutinerna för den interna informationsgången ska hänsyn tas till s art, omfattning och komplexitet. (82) Verkställande ledningen ska säkerställa att de anställda på alla nivåer inom organisationen får de uppgifter som behövs för att de ska kunna utföra sina uppgifter. 5.6 Intern revision Organisation av internrevisionen Norm (83) Institutet ska ha en tillfredsställande intern kontroll med hänsyn till s art, omfattning och komplexitet. 11 (84) Institutet ska ha en internrevision som är åtskild från och oberoende av institutets övriga funktioner. Motivering (85) Internrevisionen är en oberoende och objektiv gransknings- och utvärderings som har till uppgift att kontrollera att internkontrollen är tillräcklig, funktionell och effektiv. (86) Det är inte nödvändigt att inrätta en särskild oberoende internrevision om högsta ledningen med hänsyn till arten och omfattningen av institutets kan säkerställa att internkontrollen är välfungerande och effektiv utan en internrevisionsfunktion. Högsta ledningen ska dock fatta ett särskilt beslut om att inte inrätta någon separat internrevision. Av beslutet ska framgå på vilket sätt högsta ledningen kan kontrollera att internkontrollen är välfungerande och effektiv i kreditinstitutslagen, 3 i lagen om värdepappersföretag och standard 4.1 Uppläggning av intern kontroll och riskhantering.

27 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (27) ( 87) I mindre institut med enkel kan det vara effektivare att lägga ut internrevisionen än att inrätta en egen internrevision. Motivering (88) Om institutet hör till en företagsgrupp som upprätthåller en internrevisionsfunktion på gruppbasis kan högsta ledningen beakta detta när den tar ställning till om institutet behöver en egen internrevisionsfunktion. (89) I en koncern eller företagsgrupp kan internrevisionen koncentreras till en enhet. Internrevisionens i en koncern eller företagsgrupp ska ledas enligt enhetliga principer, dock så att också det enskilda institutets behov beaktas. (90) Internrevisionen stöder med sin högsta och verkställande ledningen och den övriga organisationen i om institutets måluppfyllelse och sutveckling. (91) Internrevisionen bör helst stå under högsta ledningens styrning och kontroll och högsta ledningen bör utse och avsätta chefen för internrevisionen och besluta om principerna för dennes lönesättning. (92) Om institutet inte har någon separat och oberoende internrevisionsfunktion eller om institutet har lagt ut internrevisionen ska högsta ledningen dock utse en person som svarar för internrevisionens uppgifter. (93) Det är önskvärt att högsta ledningen fastställer skriftliga riktlinjer för internrevisionen och uppdaterar dem regelbundet. (94) Riktlinjerna för internrevisionen bör omfatta åtminstone smål sområde och att det är gränslöst ställning i organisationen och förhållande till övriga kontro llfunktioner behörighet och ansvar uppgifter och organisationen av dem obegränsad tillgång till de uppgifter som behövs för revisionerna den internrevisionsansvarigas uppgifter och skyldigheter allmänna principer för splaneringen principer och tidtabell för rapportering av observationer rapporteringsförhållanden, ansvar och skyldigheter betydelsen av dessa ökar om det är fråga om en koncern.

28 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (28) ( 95) I riktlinjerna är det önskvärt att institutet preciserar hur och i vilka situationer och på vems initiativ internrevisionen kan förväntas utföra specialuppgifter som faller utanför revisionsplanen eller ge råd och utlåtanden. (96) Internrevisionen som helhet ska ha sådana kunskaper och färdigheter och övrig kompetens att den klarar av att sköta sina uppgifter. (97) De interna revisorerna ska i sitt arbete undvika intressekonflikter och de ska inte delta i den som de granskar. (98) Principerna för de interna revisorernas arvoden ska utformas så att de inte äventyrar objektiviteten i revisorernas. (99) Detaljerade skriftliga riktlinjer bör fastställas för det praktiska revisionsarbetet, särskilt med tanke på dokumenteringen och rapporteringen av observationer och slutsatser och informationsgivningen om dem. När riktlinjerna fastställs beaktas arten, omfattningen och komplexiteten av institutets och internrevisionens struktur. (100) Internrevisionen bör i sin följa internationella riktlinjer och etiska regler för yrkesmässig internrevision (t.ex. the Institute of Internal Auditors/Interna revisorer rf.) Internrevisionens uppgifter (101) Internrevisionen bör bedöma kapitalutvärderingsprocessens täckning och tillförlitlighet granska tillförlitligheten, integriteten och aktualiteten i den finansiella och den övriga srelaterade informationen, rapporterin gens täckning och de metoder med vilka informationen identifieras, mäts, klassificeras och rapporteras bedöma riskhanteringens effektivitet granska att den interna kontrollen av datasystemen och datasystemens informationssäkerhet är adekvata bedöma kontrollmetodernas täckning och effektivitet kontrollera att resursanvändningen är ekonomisk och effektiv och resultatrik och effektiv granska att kontrollen av de externa regelverken, de interna rutinerna och rutinerna för kundkontakter är organiserad på ett tillförlitligt sätt utvärdera de metoder som används för att skydda tillgångarna och vid behov genom avsyning eller på annat sätt säkerställa att tillgångarna existerar.

29 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (29) Planerings- och rapporteringsrutiner för revisioner (102) Internrevisionen ska upprätta en revisionsplan som används som grund för analys och översyn av den interna kontrollens kvalitet, funktionsförmåga och effektivitet. (103) Revisionsplanen ska helst grunda sig på internrevisionens riskbedömning som beaktar de olika funktionernas risknivåer och revisionsbehov som framställs av verkställande ledningen och andra instanser. (104) När revisionsplanen utarbetas är det viktigt att se till att institutets samtliga viktigare er granskas tillräckligt ofta. Utöver den årliga revisionsplanen ska internrevisionens därför planeras också på längre sikt. (105) Högsta ledningen bör helst godkänna revisionsplanen. I detta sammanhang är det motiverat att också säkerställa att internrevisionen har tillräckligt med resurser till sitt förfogande och att organisationen av internrevisionen stöder genomförandet av planen. (106) Internrevisionen ska regelbundet, minst en gång per år skriftligen rapportera sina viktigaste observationer och sina rekommendationer till högsta ledningen eller dess utskott och till verkställande ledningen. Den ska också rapportera hur dessa rekommendationer har följts. /-exempel (107) Om exempelvis internrevisionen i en koncern är centralt organiserad Utfärdad ska internrevisionen regelbundet, minst en gång per år rapportera också till dotterbolagets högsta ledning. (108) Internrevisionen bör utöver de regelbundna rapporterna ha möjlighet att rapportera viktiga observationer som kräver omedelbara åtgärder till verkställande ledningen och vid behov också till högsta ledningen. Utfärdad (109) Högsta ledningen bör ha möjlighet att vid behov diskutera med en representant för internrevisionen. (110) Internrevisionen ska på grundval av sina granskningar och observationer ge rekommendationer om ändringar i och arbetssätt. Internrevisionen ska också systematiskt följa upp rekommendationerna.

30 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (30) 5.7 Regelefterlevnad (compliance) Regelefterlevnadskontroll Motivering Gäller fr.o.m (111) För att företag verksamma på finansmarknaden ska vara framgång srika krävs att kunderna och marknaden har förtroende för deras. Genom att omsorgsfullt följa lagstiftningen, myndigheternas föreskrifter och allmänna råd och marknadens självreglering upprätthåller instituten detta förtroende. Det är också viktigt att egna interna regler, etiska principer som är bindande för personalen och andra instruktioner följs. (112) Institutet ska ha lämpliga riktlinjer och rutiner för regelefterlevnaden. (113) Institutet ska ta hänsyn till s art, omfattning och komplexitet, när det utformar riktlinjerna och rutinerna för regelefterlevnaden. (114) Högsta ledningen ska åtminstone en gång per år uppdatera riktlinjerna och sörja för att regelefterlevnaden är effektivt organiserad och att riskerna för att reglerna inte följs är under kontroll Oberoende funktion Motivering (115) Institutet ska ha en permanent funktion för regelefterlevnad som är oberoende av affärs. (116) Den praktiska organisationen av funktionen beror på flera faktorer såsom institutets storlek, s komplexitet, s geografiska omfattning, institutets struktur och organisation och uppläggningen av den interna kontrollen och riskhanteringen. (117) Institutet kan ha en separat enhet vars chef direkt under sig har en person som svarar för regelefterlevnaden. (118) I institut där högsta ledningen inte anser det nödvändigt att inrätta en separat enhet kan i stället en funktionsansvarig utses att samordna och övervaka regelefterlevnaden. Övriga anställda som deltar i funktionen kan arbeta inom andra enheter och rapporterar endast sina åtgärder för att kontrollera regelefterlevnaden och sina observationer till den funktionsansvariga. (119) I mindre institut kan en namngiven person ensam uppgifter. sköta funktionens

31 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (31) (120) Även efter en eventuell utläggning av uppgifter som hänför sig till regelefterlevnaden ska institutet ha en namngiven person som svarar för regelefterlevnaden. (121) Regelefterlevnaden kan i en koncern eller finansiell företagsgrupp koncentreras till en enhet. En sådan enhet ska ledas enligt enhetliga principer så att också det enskilda institutets behov beaktas. (122) Om institutet har i flera länder är det skäl a tt säkerställa att de lokala reglerna i varje land beaktas. (123) Den funktion som svarar för regelefterlevnaden ska ha de befogenheter och resurser och den sakkunskap som krävs samt tillgång till all relevant information. (124) Personer som svarar för regelefterlevnaden ska inte delta i de er som de kontrollerar och grunderna för ersättningen till dem får inte äventyra deras objektivitet. (125) Det är möjligt att avvika från kraven i föregående stycke om institutet kan visa att kraven inte står i rätt proportion till s art, omfattning och komplexitet och att funktionen för regelefterl evnad fortfarande är effektiv Funktionens uppgifter (126) Funktionen för regelefterlevnad ska bistå högsta och verkställande ledningen och andra funktioner i hanteringen av risken för att reglerna inte efterlevs. (127) Funktionen för regelefterlevnad ska kontrollera och regelbundet bed öma om åtgärderna och rutinerna för att säkerställa regelefterlevnaden är tillräckliga och effektiva. Dessutom ska funktionen följa och utvärdera de åtgärder som vidtagits för att avhjälpa brister i regelefterlevnaden. (128) Funktionen bör hålla institutets högsta och verkställande ledning informerade om väsentliga förändringar i reglerna och deras eventuella effekter på institutet sörja för likabehandling av kunderna ange riktlinjer för regelefterlevnaden i institutet genom att utforma principer och handlingsrutiner för personalen utbilda de anställda i frågor som gäller regelefterlevnad identifiera och föregripande bedöma väsentliga skadliga effekter av att institutet inte följer reglerna, särskilt i fråga om nya produkter,

32 FINANSINSPEKTIONEN tills vidare dnr 19/120/ (32) rutiner och kundrelationer. (129) Högsta led ningen bör anta skriftliga riktlinjer som fastställer funktionens mål och uppgifter ställning i organisationen och förhållande till övriga kontrollfunktioner behörighet och rätt att få den information som behövs för fullgörandet av uppgifterna och rätt att utföra inspektioner internrevisionsansvarigas uppgifter och skyldigheter allmänna principer för planering av principer och tidtabell för rapporteringen. (130) Funktionens uppgifter kan också ges till andra funktioner som är oberoende av affärs. I så fall ska särskild uppmärksamhet fästas vid att arbets- och ansvarsfördelningen är klar så att den som ansvarar regelefterlevnaden ska kunna fullgöra sina uppgifter Planering av funktionens arbetsuppgifter och rapportering av observationer Motivering (131) När institutet planerar i funktionen för regelefterlevnad bör det beakta riskerna med bristande regelefterlevnad. (132) Högsta ledningen ska åtminstone en gång per år ges en utförlig sammanfattning eller rapport om hur i funktionen för regelefterlevnad har organiserats och vilka observationer som funktionen har gjort. I sammanfattningen eller rapporten ska nämnas vilka åtgärder som har vidtagits för att avhjälpa bristerna. Om institutet har ett förvaltningsråd ska också det regelbundet underrättas. (133) Utgående från sammanfattningen eller rapporten bedömer högsta ledningen hur tillförlitlig och effektiv regelefterlevnadskontrollen är. (134) Funktionen för regelefterlevnad bör kontinuerligt rapportera till verkställande ledningen om riskerna med bristande regelefterlevnad, utförda kontroller, observerade brister, förseelser, korrigerande åtgärder och utbildning av personalen. 5.8 Organisation av (allmänt) Motivering (135) I detta avsnitt behandlas organisationen av institutets på allmän nivå. I avsnitt 5.9 finns detaljerade bestämmelser om tillhandahållande av investeringstjänster. De skall tillämpas jämsides med bestämmelserna i detta avsnitt.