1) ge förslag till förvaltningsrådet till

Transkript

1 1 (6) ANDELSBANKENS REGLEMENTE 1 GRUNDEN FÖR OCH SYFTET MED REGLEMENTET 2 STYRELSENS UPPGIFTER Enligt andelsbankens stadgar ska förvaltningsrådet fastställa ett reglemente för bankens verksamhet i frågor som är av stor betydelse och principiellt viktiga och besluta om uppgiftsfördelningen mellan verkställande direktören och styrelsen. Syftet med reglementet är att fastställa principer för att banken i enlighet med lagen om andelslag, andelsbankslagen och stadgarna ska skötas sakkunnigt och omsorgsfullt som en effektiv och lönsam del av OP-Pohjola-gruppen. Förvaltningsrådet ska också fastställa principer för bankens kapitalutvärdering. Styrelsen ska leda andelsbankens verksamhet enligt lagstiftningen, stadgarna och de anvisningar som förvaltningsrådet fastställt. För att säkerställa att bankens affärsrörelse fortgående är framgångsrik ska styrelsen se till att rörelsen är planmässig, effektiv och lönsam samt anpassad till förändringarna i omvärlden och att riskerna i rörelsen är under kontroll. Styrelsen ska se till att den interna övervakningen är tillräcklig. En styrelseledamot har speciell skyldighet att bevaka bankens fördel och främja dess utveckling. Styrelsen ska se till att principerna för samverkan inom OP-Pohjola-gruppen iakttas i banken. Styrelsen ska 1) ge förslag till förvaltningsrådet till - anvisningar i frågor som är av stor betydelse och viktiga, - principer för kapitalutvärdering vid banken, - val och entledigande av bankens verkställande direktör, - val av verkställande direktörens ställföreträdare, 2) fastställa bankens värden, strategi och verksamhetsplaner, bankens mål och belöningssystem på kort och lång sikt samt regelbundet följa upp hur de genomförs, 3) fastställa instruktioner om bankens kapitalutvärdering och andra instruktioner, 4) se till att bankens kapitalbas täcker de risker som beräknats i bankens rörelse samt det kapitalkrav om lagstiftningen ställer, 5) övervaka att bankens likviditet är tillräcklig med hänsyn till de krav som lagstiftningen och rörelsen ställer,

2 2 (6) 6) fastställa bankens principer för riskhantering och riskgränser, 7) bedöma behovet av en kapitalbuffert, fastställa bankens kapitalplan och proaktiva beredskapsplan för kapitalbasen, 8) besluta om hur uppföljningen av rörelsen, riskhanteringen, den interna kontrollen och internrevisionen samt complianceverksamheten organiseras och genomförs, 9) besluta om rutiner för identifiering och hantering av intressekonflikter, 10) se till att bankens alla förrättningsställen inspekteras enligt myndigheternas och ABC:s anvisningar, 11) besluta om den rapportering som styrelsen använder för att regelbundet följa upp bankens verksamhet, utvecklingen hos det ekonomiska kapitalet och kapitalbasen, hur målen för rörelsen nås och riskläget, 12) se till att alla företag som banken har bestämmande inflytande i tillämpar principerna och rutinerna för kapitalutvärdering, 13) fastställa bankens kontinuitets- och beredskapsplaner, 14) upprätta och till förvaltningsrådet för behandling överlämna bokslutet och koncernbokslutet samt verksamhetsberättelsen, 15) se till att fullmäktiges/andelsstämmans och förvaltningsrådets beslut verkställs, 16) besluta om godkännandet eller förfarandet vid godkännande av medlemmar och ansökningar om tilläggsandelar samt om villkoren för godkännande och om uteslutning av medlemmar, 17) fastställa principerna för medlemsförmåner samt bevaka ägarkundernas intresse, 18) enligt stadgarna bevilja rätt att teckna bankens firma samt vid behov meddela interna regler för teckning av firman, 19) på förslag av verkställande direktören fastställa bankens ledningssystem och organisation samt uppgiftsbeskrivningar för behövliga kommittéer och kommittéernas sammansättning samt utse ledamöter till bankens ledningsgrupp, 20) besluta om verkställande direktörens löneförmåner och andra villkor i anställningsavtalet, 21) på förslag av verkställande direktören anställa och avskeda tjänstemän samt bestämma deras löneförmåner, om inte styrelsen inom gränser som den bestämt har gett de här uppgifterna åt en av styrelsen tillsatt kommitté, åt verkställande direktören eller åt utsedda tjänstemän, 22) besluta om att inrätta och indra förrättningsställen för banken,

3 3 (6) 3 STYRELSENS SAMMANTRÄDEN 23) fastställa planer för bankens fastigheter och fastighetsbolag, 24) besluta om köp, försäljning, byte och pantsättning av fastigheter samt arrenderätt med byggnader, 25) fastställa principerna för anskaffning och överlåtelse av bankens övriga egendom, 26) besluta om bankens försäkringsprinciper, 27) besluta om att ta i bruk nya produkter och tjänster samt att lägga ut funktioner som är betydande med hänsyn till rörelsen, 28) besluta om de viktigaste utvecklingsprojekten, 29) i enlighet med myndigheternas och ABC:s anvisningar se till att bankens bokföring och ekonomiförvaltning är ordnad på vederbörligt sätt, 30) besluta hur bankens kostnader ska godkännas, 31) behandla och besluta om de åtgärder som myndigheternas ställningstaganden om bankens verksamhet, inspektionsrapporter och anmärkningar samt de viktigaste skadefallen och upptäckta nya riskerna föranleder, 32) årligen upprätta en verksamhetsplan för styrelsen och årligen bedöma sin verksamhet, 33) se till att banken iakttar de avtal som ABC ingår för andelsbankernas räkning samt övriga avtal mellan banker, 34) också besluta i andra sådana frågor gällande bankens förvaltning och skötsel som inte hör till fullmäktiges/andelsstämmans eller förvaltningsrådets beslutanderätt eller som enligt det här reglementet inte hör till verkställande direktören eller som styrelsen inte inom gränser som den bestämt har gett åt en av styrelsen tillsatt kommitté, åt verkställande direktören eller åt utsedda personer. Styrelsen sammanträder på de dagar som bestäms av styrelsen och också vid andra tidpunkter då styrelsens ordförande anser det behövligt eller då verkställande direktören eller en styrelseledamot anhåller om det av ordföranden. Om jäv för styrelseledamöter gäller vad som bestäms i 5 kap. 10 i lagen om andelslag. En styrelseledamot som är jävig i ett ärende ska själv meddela styrelsen jävet och det ska antecknas i protokollet. Den jäviga ledamoten kan inte delta i behandlingen av ärendet. Styrelsen är beslutför då mer än hälften av dess ledamöter, ordföranden eller vice ordföranden medräknad, är närvarande. Ett beslut får dock inte fattas i ett ärende om inte, såvitt möjligt, alla styrelseledamöter har beretts möjlighet att delta i behandlingen. Om en styrelseledamot har förhinder, ska

4 4 (6) styrelseledamoten så fort som möjligt meddela styrelsens ordförande eller sekreterare det. Om det på grund av att ärendet brådskar eller av annan orsak är nödvändigt att hålla ett styrelsesammanträde per telefon eller med hjälp av något annat medium, kan styrelsen fatta beslut på det sättet, förutsatt att styrelseledamöterna har möjlighet att inbördes hålla kontakt under beslutsfattandet och att protokoll förs över sammanträdet. Förvaltningsrådets ordförande, förvaltningsrådsmedlem eller bankens tjänsteman, kan på kallelse av styrelsen närvara vid styrelsens sammanträden dock utan att delta i beslutsfattandet. 4 ANTECKNING AV STYRELSENS BESLUT Över styrelsens beslut förs protokoll, i vilket antecknas de närvarande och frånvarande styrelseledamöterna och övriga närvarande, de beslut som fattats, med motiveringarna i frågor som är ovanliga och av stor betydelse, samt vid meningsskiljaktighet omröstningarna. Protokollet justeras omedelbart eller vid följande sammanträde. Protokollet och bilagorna med besluten ska undertecknas av styrelsens ordförande, sekreteraren och åtminstone en styrelseledamot som styrelsen valt att underteckna de här handlingarna. Vid dokumenteringen av kreditbesluten iakttas ABC:s vid varje tidpunkt gällande instruktioner. Protokollen numreras löpande per kalenderår och förvaras på ett betryggande sätt. Det samma gäller de protokollsbilagor som innehåller beslut. Om styrelsen i enlighet med det här reglementet har anförtrott beviljandet av krediter och bankgarantier eller andra ärenden som faller inom styrelsens behörighet inom gränser som den bestämt åt en av styrelsen tillsatt kommitté, åt verkställande direktören eller åt utsedda tjänstemän, ska deras beslut antecknas med iakttagande i tillämpliga delar av vad som ovan är sagt om anteckning av styrelsens beslut. 5 VERKSTÄLLANDE DIREKTÖRENS UPPGIFTER Andelsbankens verkställande direktör ska sköta bankens dagliga förvaltning i enlighet med förvaltningsrådets och styrelsens anvisningar och föreskrifter. Åtgärder som med beaktande av omfattningen och arten av bankens verksamhet är ovanliga eller av stor betydelse får verkställande direktören vidta endast om styrelsen har bemyndigat direktören till det eller styrelsens beslut inte kan inväntas utan att bankens verksamhet åsamkas väsentlig olägenhet. I sist nämnda fall ska styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärden. Verkställande direktören svarar för att bankens rörelse i enlighet med de verksamhetsplaner som styrelsen fastställt är effektiv och lönsam samt anpassad till förändringarna i omvärlden och att riskerna i den är under kontroll. Verkställande direktören har rätt att företräda banken i ärenden som hör till direktörens uppgifter.

5 5 (6) Till verkställande direktörens uppgifter hör att 1) för styrelsen vid behov lägga fram förslag om justering av bankens strategi och de operativa och ekonomiska planer som behövs, 2) ansvara för att de åtgärder som behövs i praktiken för kapitalutvärderingen genomförs samt för den dagliga interna kontrollen i enlighet med de instruktioner och rutiner som styrelsen fastställt, 3) för styrelsen lägga fram ett förslag till kapitalplan och proaktiv beredskapsplan för kapitalbasen, 4) se till att bankens likviditet är tillräcklig med hänsyn till de krav som rörelsen ställer, 5) regelbundet rapportera till styrelsen om bankens rörelse, riskhanteringsförmåga och riskläge, 6) delge styrelsen myndigheternas ställningstaganden om bankens verksamhet, inspektionsrapporter och anmärkningar samt de viktigaste skadefallen och upptäckta nya riskerna, 7) svara för bankens interna och externa information, 8) lägga fram förslag till bankens organisation för styrelsen för fastställelse samt förslag till uppgiftsbeskrivningar och sammansättningar för de behövliga kommittéerna, 9) för styrelsen lägga fram förslag till val av personer och deras löneförmåner för befattningar som ska besättas av styrelsen samt svara för personalutvecklingen, 10) till styrelsen lägga fram förslag till bokslutsgrunder och bokslut för banken och dess koncern samt till disposition av vinst eller täckande av förlust, 11) utföra de uppgifter som ankommer på verkställande direktören enligt de rutiner och instruktioner för intern kontroll och riskhantering som styrelsen har fastställt, 12) för styrelsen föredra ärenden om uteslutning av medlemmar samt svara för att en förteckning över medlemmarna förs i enlighet med lagen om andelslag, 13) svara för att tillräckliga försäkringar har tecknats för banken i enlighet med de försäkringsprinciper som styrelsen fastställt, 14) svara för bankens redovisning och ekonomiförvaltning enligt lag och anvisningar samt följa upp beskattningen av banken och vidta behövliga åtgärder som föranleds av det här, 15) se till att den interna kontrollen och inspektionen av bankens alla förrättningsställen utförs i enlighet med ABC:s anvisningar,

6 6 (6) 6 SÄRSKILDA BESTÄMMELSER 16) svara för att banken har skriftliga anvisningar för kreditbeviljande och att de iakttas, 17) svara för indrivningen av bankens fordringar, 18) svara för att det förfarande för godkännande av kostnaderna som fastställts av styrelsen iakttas, 19) svara för att säkerhets- och preventionssynpunkterna är beaktade i bankens rörelse, 20) svara för att föreskrivna rapporter avges till myndigheterna, 21) se till att de anvisningar som gäller bankens verksamhet iakttas i banken, 22) sköta också de övriga uppgifter som ankommer på verkställande direktören i enlighet med de instruktioner om riskhantering och andra instruktioner som styrelsen fastställt. I den arbetsfördelning som styrelsen fastställt kan den överföra en del av verkställande direktörens uppgifter på bankens tjänstemän. Dessutom kan verkställande direktören delegera uppgifter inom sin behörighet till kommittéer eller personer som direktören utsett. Verkställande direktören ska ge föreskrifter för sådana kommittéers eller personers beslutsfattande och övervaka att föreskrifterna följs. Om andelsbanken har en eller flera direktörer, ska deras uppgifter och rätt att företräda banken bestämmas av styrelsen i den befattningsbeskrivning som styrelsen fastställer på förslag av verkställande direktören. En styrelseledamot har rätt att närvara och yttra sig vid förvaltningsrådets sammanträden. Om en styrelseledamots skadeståndsansvar gäller vad som särskilt stadgas i andelsbankslagen. Innan verkställande direktör utses eller verkställande direktören entledigas, ska ABC:s utlåtande införskaffas i ärendet.