Socn:s resp FoKn:s hantering av föreningsbidrag

Transkript

1 SLUTDOKUMENT 1(1) För kännedom; Fullmäktiges presidium Partiernas gruppledare Socialnämnden Fritids- och kulturnämnden Socn:s resp FoKn:s hantering av föreningsbidrag Vi har i egenskap av förtroendevalda revisorer i Kiruna kommun granskat socialnämndens respektive fritids- och kulturnämndens hantering av föreningsbidrag avseende om denna bedrivs med tillräcklig intern kontroll. I granskningen har vi biträtts av sakkunniga från. Resultatet av vår granskning finns redovisat i bifogad revisionsrapport. Vår samlade bedömning är att fritids- och kulturnämnden i allt väsentligt har en tillräcklig intern kontroll beträffande föreningsbidrag, men att den interna kontrollen inom socialnämndens område kan förbättras genom att rutinmässiga stickprover utförs avseende hur beviljade medel nyttjats, samt genom införande av rutiner för strukturerad återrapportering till nämnden. Vår bedömning baseras bl a på följande iakttagelser; Det finns ändamålsenliga regelverk för bidragsförfarandet inom respektive nämnd Rutiner för utbetalning är i allt väsentligt säkerställda; från beslut till utbetalning sker dubbla kontroller genom flera tjänstemän. Kontroll av att rätt summa utbetalas till rätt mottagare sker dock inte rutinmässigt Fritids- och kulturnämnden utför stickprover på utbetalda föreningsstöd. Dessa utförs genom granskning av alla underlag till alla bidrag den berörda föreningen erhållit under en tvåårsperiod Fritids- och kulturnämnden och socialnämnden utför rutinmässiga granskningar av föreningarnas verksamhetsberättelser för att bilda sig en uppfattning den verksamhet som bedrivs och hur beviljade medel nyttjas Nämnderna har möjlighet till tidig insyn i ärenden som berör föreningsbidrag då de har fri tillgång till de ansökningshandlingar som inkommer från sökande föreningar. Socialnämnden har dock inga fasta rutiner för återrapportering avseende ansökta och beviljade bidrag Detta beaktat vill vi lämna följande rekommendationer: att socialnämnden verkar för att rutinmässiga stickprover utförs avseende hur beviljade medel nyttjats, detta för att förbättra den interna kontrollen att införande av rutiner för återrapportering sker avseende föreningsbidrag inom socialnämndens område I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser som redovisas i bifogad revisionsrapport. För Kiruna kommuns revisorer Roger Aitomäki, ordförande Tea Liikavainio, revisor Bilaga: Revisionsrapport Socn:s resp FoKn:s hantering av föreningsbidrag,, mars 2012

2 Revisionsrapport Socn:s resp FoKn:s hantering av föreningsbidrag Kiruna kommun Robert Öberg, revisionskonsult

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning 1 2. Inledning Revisionsfråga Metod och avgränsning 2 3. Granskningsresultat Regler och riktlinjer Socialnämnden Fritids- och kulturnämnden Tillämpning av regler och riktlinjer Uppföljning och återrapportering Robert Öberg Projektledare Hans Forsström Uppdragsledare Kiruna kommun

4 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Kiruna kommuns revisorer har gett i uppdrag att granska socialnämndens och fritids- och kulturnämndens hantering av föreningsbidrag. Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk har legat till grund för valet av granskningsinriktning. Revisionsfrågan som ska besvaras är om socialnämnden och fritids- och kulturnämnden har en tillräcklig intern kontroll beträffande föreningsbidrag. Vår samlade bedömning är att fritids- och kulturnämnden i allt väsentligt har en tillräcklig intern kontroll beträffande föreningsbidrag, men att socialnämndens interna kontroll kan förbättras. Den samlade bedömningen grundar sig på följande iakttagelser och bedömningar: Vi konstaterar att det finns ändamålsenliga regelverk för bidragsförfarandet inom respektive nämnd och att innehållet i dessa diskuteras aktivt mellan berörda tjänstemän Vi bedömer att rutiner för utbetalning i allt väsentligt är säkerställda, från beslut till utbetalning sker dubbla kontroller genom flera tjänstemän. Kontroll av att rätt summa utbetalas till rätt mottagare sker dock inte rutinmässigt Fritids- och kulturnämnden utför stickprover på utbetalda föreningsstöd. Dessa utförs genom granskning av alla underlag till alla bidrag den berörda föreningen erhållit under en tvåårsperiod Fritids- och kulturnämnden och socialnämnden utför rutinmässiga granskningar av föreningarnas verksamhetsberättelser för att bilda sig en uppfattning den verksamhet som bedrivs och hur beviljade medel nyttjas Nämnderna har möjlighet till tidig insyn i ärenden som berör föreningsbidrag då de har fri tillgång till de ansökningshandlingar som inkommer från sökande föreningar Detta beaktat vill vi lämna följande rekommendationer: att socialnämnden verkar för att rutinmässiga stickprover utförs avseende hur beviljade medel nyttjats, detta för att förbättra den interna kontrollen att införande av rutiner för återrapportering sker avseende föreningsbidrag inom socialnämndens område Kiruna kommun 1 av 5

5 2. Inledning Kiruna kommuns socialnämnd och fritids- och kulturnämnd ansvarar för bidragsgivning för vissa ideella och idéburna organisationer som gör insatser inom respektive nämnds ansvarsområde. Behovet av granskningen har framkommit genom revisorernas risk och väsentlighetsbedömning Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om socialnämnden och fritids- och kulturnämnden har en tillräcklig intern kontroll beträffande föreningsbidrag. Följande kontrollmål är styrande för granskningen: Vilka regler och riktlinjer finns för bidragsgivningen från socialnämnden? Hur tillämpas dessa regler och riktlinjer? Vilken uppföljning sker av hur beviljade bidragsmedel nyttjas? Vilken återrapportering av beviljade bidrag och hur de har nyttjats erhåller de aktuella nämnderna? 2.2. Metod och avgränsning Vid genomförandet av denna revisionsgranskning har dokumentstudier av befintligt regelverk och 5 bidragsbeslut utförts. Vidare har intervjuer genomförts med socialchefen, chefen för individ- familj- och biståndsavdelningen, socialförvaltningens bidragshandläggare och kommunassistent, chefen för fritids- och kulturförvaltningen, samt en administratör och en controller tillhörande fritids- och kulturförvaltningen. Totalt har sju personer intervjuats vid sex tillfällen. Kiruna kommun 2 av 5

6 3. Granskningsresultat 3.1. Regler och riktlinjer I detta avsnitt ges en sammanfattning av de regler och riktlinjer de aktuella nämnderna använder för bidragsförfarandet. Dessa regler och riktlinjer finns tillgängliga för allmänheten via kommunens hemsida Socialnämnden Socialnämndens nu gällande riktlinjer för föreningsbidrag antogs av nämndens arbetsutskott och började tillämpas från och med Bidrag från socialnämnden söks i form av verksamhetsbidrag. Socialnämnden ställer upp ett antal grundläggande rekvisit de sökande föreningarna ska uppfylla för att anses bidragsberättigade; föreningen ska fylla en viktig social funktion, stimulera till samhällsengagemang och bedrivas på en demokratisk grund anses göra samhällsnytta samt verka inom socialnämndens prioriterade verksamhetsområden inom Kiruna kommun Vidare anges att föreningen ska ha vald styrelse och antagna stadgar. Nämnas kan även att socialnämnden kan efter särskild prövning bevilja undantag från kraven på vald styrelse och stadgar om sammanslutningen i övrigt uppfyller ovan nämnda krav. Riktlinjerna anger att bedömningsgrunden för bidragets storlek är föreningens planerade verksamhet, dvs verksamhetsplanen, samt i vilken omfattning föreningen kan påvisa att den nått ut till den prioriterade målgruppen 1, dvs föregående års verksamhetsberättelse. Slutligen anges att samverkan med andra föreningar och/eller myndigheter bedöms som särskilt positivt. Därefter anges hur själva ansökningsförfarandet ska gå till, vilka uppgifter som här ska finnas med (redovisad hyreskostnad, verksamhetsberättelse, budget och verksamhetsplan m.m.), datum då bidragsansökan senast ska vara kommunen tillhanda samt var ansökningsblanketter finns att hämta Fritids- och kulturnämnden Fritids- och kulturnämndens nu gällande riktlinjer för bidrag antogs av nämnden december 2010 och gäller sedan Via fritids- och kulturnämnden finns ett antal olika bidrag tillgängliga att söka. Dessa är aktivitetsstöd, ledarutbildningsbidrag, lokalbidrag, lokalbidrag till samlingslokaler, lov- och lägerbidrag, särskilt bidrag, årsanslag till kulturföreningar samt bidrag till pensionärsorganisationer och studieorganisationer. 1 Socialnämndens prioriterade målgrupp avser de grupper som omnämns i 5 kap socialtjänstlagen Kiruna kommun 3 av 5

7 Av riktlinjerna framgår att sökande föreningar ska skicka in föregående års redovisning för att vara bidragsberättigade. Redovisningen ska bestå av verksamhetsberättelse, årsbokslut och revisionsberättelse. Idrottsföreningar måste även ha en fairplay-policy för att kunna söka bidrag. Därefter redogörs under respektive bidragsform för ytterligare krav, t.ex. för aktivitetsstöd måste sammankomsten vara planerad, ledarledd och vara i minst 60 minuter med minst 3 och högst 30 deltagare. Riktlinjerna innehåller i övrigt tips för att förenkla för sökanden, samt hänvisning till var ansökningsblanketter finns att tillgå Tillämpning av regler och riktlinjer Socialnämndens budget för föreningsbidrag har under 2011 och 2012 satts till 400 tkr. Totalt antal sökande föreningar 2011 var 9, varav 8 beviljades bidrag. Bidragshandläggaren står för omhändertagande av inkomna handlingar, utredning och bedömning. Det formella beslutet tas dock av nämnden i juni, och bidraget betalas ut strax därpå. Grundförutsättningen uppges vara att de sökande har en lokal förankring. Det primära bedömningsunderlaget består enligt de intervjuade av föreningarnas verksamhetsberättelser. Vissa föreningars verksamhetsberättelser uppges dock brista i kvalitet och innehåll vilket försvårar en korrekt och rättvis bedömning. För att förbättra föreningarnas möjligheter har socialtjänsten i februari 2012 hållit en föreningsträff där bidragshandläggaren bl.a. informerat om ansökningsmall och prioriteringskriterier. Ambitionen uppges vara att fortsätta med detta arbetssätt. Nämnas bör även att vid granskningstillfället pågick revidering av ansökningsblanketter för att förtydliga och underlätta för sökanden. Utbetalningsrutinerna är sådana att efter beslut tagits i nämnd skickas beslutsunderlag till socialnämndens kommunassistent (fungerar i praktiken som administratör) för expediering. Därefter meddelas beslut till berörd förening och utanordning görs i ordning på det belopp föreningen fått. Denna skrivs sedan under av chefen för individ-, familj- och biståndsavdelningen, varpå kommunassistenten dubbelkollar underlaget och tar med detta till ekonomikontoret som utför den faktiska utbetalningen. Bidragshandläggaren träffar avdelningschefen för individ-, familj- och biståndsavdelningen en gång per vecka för avstämning och diskussion om hur arbetet fortlöper. Det framhålls att detta även är ett tillfälle att diskutera hur de grundläggande rekvisiten i bidragsriktlinjerna ska tolkas, t.ex. på vilket sätt en viss förening kan anses fylla en viktig social funktion och huruvida föreningen når ut till den prioriterade målgruppen. Socialförvaltningens beslut kommuniceras skriftligt till berörd förening av en kommunassistent. Denna kommunassistent fungerar även som sekreterare vid föreningsträffar. Granskningen visar att ingen särskild åtgärd vidtas för att säkerställa att rätt summa kommer till rätt förening. De intervjuade uppger att man förlitar sig på att pengarna hamnar rätt med hänvisning till att annars skulle föreningarna snabbt höra av sig. Kiruna kommun 4 av 5

8 3.3. Uppföljning och återrapportering Inom socialnämndens förvaltningsområde uppges föreningarnas verksamhetsberättelser vara det primära verktyget för uppföljning då dessa innehåller bl.a. interna och utåtriktade aktiviteter, antal möten, genomsnittligt antal besökare per år, samarbetsaktiviteter etc. De intervjuade bedömer att det inom förvaltningen finns god kunskap om de föreningar som vanligtvis söker bidrag samt att föreningarna är medvetna om att bidrag kan utebli om t.ex. oriktiga uppgifter lämnas. I sammanhanget nämns även att det ibland är svårt att få kontakt med en del föreningar. Nämnas kan även att det under 2012 finns en ambition att börja utföra stickprov genom att bidragshandläggaren besöker och talar med medlemmar från olika föreningar, samt att verksamhetsberättelsen ska ligga till grund för vilken förening som ska besökas. Socialnämnden har fri tillgång till de ansökningshandlingar som inkommer från föreningar och får en kortfattad återrapportering från förvaltningen avseende föreningsbidrag en gång per år. Vid intervjuerna framhålls en ambition att i årsplanen lyfta in dokumenterade rutiner för återrapportering av föreningsbidrag till nämnden samt att dialog för detta ändamål påbörjats mellan bidragshandläggaren, socialchefen och chefen för individ-, familj- och biståndsavdelningen. Inom fritids- och kulturområdet sker uppföljning huvudsakligen genom dokumentet fritids- och kulturförvaltningens måluppföljning. Häri har förvaltningens föreningsbidrag tillägnats ett särskilt avsnitt och där redogörs för måluppfyllelse och årets händelser, t.ex. hur många studieorganisationer som erhållit kommunalt bidrag och vilka budgetförändringar som skett. Avslutningsvis finns i måluppföljningsdokumentet rubriceringen Framtiden där bl.a. förbättrings-/utvecklingsområden avseende föreningsbidrag redogörs för. Årligen görs en nyckeltalsamling i samband med verksamhetsuppföljning, nyckeltalen häri plockas ut ur ekonomisystemet. Dessa nyckeltal kan exempelvis göras som kostnad per kommuninvånare för respektive verksamhet eller antalet närvaromarkeringar för olika verksamheter. Vidare utför förvaltningen stickprov på utbetalda föreningsstöd. Dessa stickprov utförs genom granskning av alla underlag till alla bidrag den berörda föreningen erhållit under en tvåårsperiod. Nämnden har fri tillgång till de ansökningshandlingar som inkommer från föreningar. Vid fritids- och kulturnämndens sammanträden finns en stående punkt för återrapportering från förvaltningschefen där information om föreningsbidrag delges när det finns något särskilt att informera om. Årligen tas en verksamhetsanalys fram och denna gås igenom med nämnden och presenteras för kommunstyrelsen. Föreningsbidragsfrågor specifikt diskuteras i dessa sammanhang t.ex. om avvikelser finns eller om föreningar betalat/delbetalat skulder. Kiruna kommun 5 av 5