Sjöbo kommuns hantering av bidrag till föreningar

Transkript

1 Revisionsrapport Sjöbo kommuns hantering av bidrag till föreningar Sjöbo kommun Augusti 2010 Carl-Gustaf Folkeson Anna Eriksson

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och genomförande Kommunens riktlinjer och policys avseende föreningsbidrag Bidragsbestämmelser för föreningar och studieförbund Rutiner för föreningsbidrag Bidragsformer Granskningsresultat och synpunkter Sammanfattande bedömning

3 Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Sjöbo kommun har PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av kommunens hantering av bidrag till föreningar. Den övergripande revisionsfrågan för denna granskning är om nämndens bidragsgivning är ändamålsenlig. Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att nämndens bidragsgivning i huvudsak är ändamålsenlig men att det finns en del förbättringsområden vad gäller bland annat granskning av aktivitetsbidrag och investeringsbidrag. Granskningen visar att det finns ett tydligt regelverk för bidragsgivning till idrottsföreningar. Vad gäller nämndens uppföljning av bidragsutbetalningar ser vi det som positivt att nämnden valt att lyfta detta i sin handlingsplan för intern kontroll. Dock anser vi att antalet kontroller bör utökas från de två tillfällena som är fallet idag för att ytterligare stärka den interna kontrollen. En förbättringsmöjlighet vad gäller investeringsbidrag är att nämnden aktivt besöker verksamheten för att säkerställa att bidraget har använts på det sätt som angivits i ansökan. Vi bedömer att nämndens arbetssätt, där ansvaret för bidragsutbetalningar inte har delegerats, bidrar till att ge nämnden en god inblick i föreningsverksamheten och är en metod för att synliggöra nämndens ansvar. Vi bedömer vidare att de dokumenterade kontrollrutiner som nämnden tar del av i kombination med den sociala kontroll som i dagsläget sker genom nämndsledamöter och organisationen bidrar till en väl fungerande kontrollmiljö. För att främja bredden i utbudet av föreningsverksamhet samt skapa en förbättrad balans mellan flick- och pojkverksamhet anser vi att nämnden bör överväga om det går att skapa särskilda riktade resurser som kan fungera som stimulansbidrag för att uppnå en önskad riktning och utveckling i föreningarnas verksamhet. Avslutningsvis, gällande dialogen mellan nämnden och föreningarna, bedömer vi att föreningarna får ett gott stöd och att dialogen präglas av en stor öppenhet. De synpunkter som framkommit avseende kommunens vision kring en aktiv fritid och att denna vision inte fullt ut har täckning i praktiken enligt de intervjuade anser vi bör bli föremål för en fördjupad diskussion. 3

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Sjöbo kommun har PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av kommunens hantering av bidrag till föreningar. Idrottsrörelsen är en viktig del av Sjöbo kommuns föreningsliv. Inte minst är dess värde för barn och ungdomar ovärderligt, såväl utifrån ett hälsofrämjande perspektiv som i ett fostrande perspektiv. Kultur-, turism- och fritidsnämnden har åtagit sig att bistå föreningarna ekonomiskt medan föreningarna har förbundit sig att följa de styrdokument som kommunen upprättat. 1.2 Syfte och genomförande Syftet med projektet är att granska Kultur-, turism och fritidsnämndens interna kontroll avseende bidragsgivning till föreningar. Den övergripande revisionsfrågan för denna granskning är om Kultur-, turism och fritidsnämndens bidragsgivning till idrottsföreningar är ändamålsenlig? Följande kontrollmål ingår i granskningen: Uppfylls de krav som nämnden upprättat för berättigande av föreningsbidrag? Vilka rutiner tillämpas av nämnden för beslut samt uppföljning av beviljade föreningsbidrag? Hur säkerställer nämnden att beviljade bidrag används till avsedda ändamål? Hur sker dialogen mellan nämnden och föreningarna? Granskningen avser kultur-, turism- och fritidsnämndens (hädanefter betecknad nämnden) hantering av bidrag till föreningar. Granskningen har genomförts genom studier av dokument och stickprovsgranskning av föreningarnas ansökningshandlingar samt bilagor till dessa. Intervjuer har gjorts med företrädare för kultur-, turism- och fritidsförvaltningen och nämnden samt med ett urval av föreningar. Granskningen är sakgranskad av berörda tjänstemän. 4

5 2 Kommunens riktlinjer och policys avseende föreningsbidrag 2.1 Bidragsbestämmelser för föreningar och studieförbund Nämnden antog bidragsbestämmelser ( 2005/ 73), benämnda Bidragsbestämmelser för föreningar och studieförbund. Bidragen ska vara ett stöd till föreningslivets verksamhet och avser att: Skapa förutsättningar för olika kulturella uttryck och fritidsformer kan komma till stånd Bidra till en ökad aktivitet bland barn och ungdomar och uppmuntra ungdomars engagemang och initiativkraft Befrämja att flickor och pojkar kan bedriva kultur- och fritidsaktiviteter på lika villkor Stärka integration samt motverka rasism och främlingsfientlighet Endast stödja föreningar som bedriver verksamhet som vilar på demokratiska grunder och värderingar Stödja nyskapande och utvecklande föreningsprojekt Sprida aktiviteter till olika delar av kommunen Stödja föreningslivets anläggningar och erbjuda kommunala lokaler kostnadsfritt Stödja drogförebyggande insatser. I bestämmelserna anges även att nämnden betalar årligen ut bidrag till föreningar som har sitt säte i Sjöbo kommun och bedriver verksamhet inom kultur- och fritidsområdet och som uppfyller de allmänna bestämmelserna samt bestämmelserna för respektive bidragskategori. Förening som har sitt säte i kommunen, men medlemmar även från andra kommuner, erhåller helt bidrag från kommunen. Även om föreningen inte helt uppfyller de allmänna bestämmelserna kan föreningen erhålla bidrag om nämnden bedömer verksamheten som angelägen. Ekonomiskt stöd kan utgå till förening som bedriver en ideell verksamhet präglas av demokratiska värderingar och är öppen för alla har stadgar som godkänts vid föreningens årsmöte, för medlemsmatrikel, valt styrelse samt varit verksam under minst sex månader bedriver kontinuerlig verksamhet har minst 10 aktiva medlemmar som aktiv medlem räknas inte bingospelare, festdeltagare, supportermedlem eller liknande 5

6 årligen tar ut en medlemsavgift av lägst 50 kronor/medlem, gäller inte religiösa föreningar uppfyller bestämmelserna för respektive bidragskategori är ansluten till en riksorganisation inom sitt verksamhetsområde i de fall en sådan finns har en fastställd drogpolicy är registrerad i kultur-, turism- och fritidsnämndens föreningsregister innehar plus- eller bankgirokonto Ekonomiskt bidrag utgår inte till ekonomisk förening eller ideell förening som genom sin verksamhet kan anses vara en ekonomisk förening. Förening som får bidrag är skyldig att ge nämnden insyn för att medge kontroll av verksamheten. Oriktiga uppgifter i bidragsansökan eller felaktig användning av bidragsmedel påverkar kommande års bidrag samt medför återbetalningsskyldighet. Vidare kan förening, som exempelvis bedrivit rasistisk verksamhet, brutit mot fastställd drogpolicy eller brutit mot andra allmänt vedertagna regler, avstängas från bidrag. Följande handlingar skall årligen lämnas efter årsmötet till nämnden: Senaste årsmötesprotokoll Verksamhetsberättelse Balans- och resultaträkning Revisionsberättelse Stadgar i de fall dessa ändrats sen tidigare Sammanställning av föreningens planerade verksamhet Registerblankett med uppdaterade föreningsuppgifter, uppgifter om medlemsantal m.m. Nämnden beslutar årligen om bidragens storlek. Ingen förening garanteras automatiskt bidrag. 2.2 Rutiner för föreningsbidrag Nämnden har tagit fram dokumentet Rutiner för föreningsbidrag som beskriver de sex olika bidragsformer som finns att ansöka om hos nämnden: Lokalt aktivitetsstöd Anläggningsbidrag (ägd eller hyrs anläggning) Investeringsbidrag 6

7 Kulturbidrag Projektbidrag Bidrag till studieförbund För samtliga bidragsformer anges att beslut om bidrag tas av nämnden. För flera av bidragsformerna anges när ansökan ska vara nämnden tillhanda och när beslut fattas. För lokalt aktivitetsstöd anges att kontroll av föreningarnas närvarokort görs av de ansökningar som nämnden beslutat att kontrollera. Utbetalning till dessa sker efter att allt är godkänt. 2.3 Bidragsformer Nämnden har totalt en budget på ca 2,35 mnkr per år fördelat på följande bidragsformer. Lokalt aktivitetsstöd Bidraget avser att stödja föreningarnas arbete med barn- och ungdomsverksamhet samt stimulera till ett ökat antal sammankomster och aktiviteter för barn och ungdom (ca 400 tkr). Anläggningsbidrag (ägd eller hyrs anläggning) Bidrag för drift och underhåll av föreningsägda fastigheter och/eller anläggningar utgår per objekt eller yta ett schablonbidrag (ca 1 mnkr). Investeringsbidrag Investeringsbidrag utgår till större ny-, till- eller ombyggnad. Bidraget kan även utgå till större maskinanskaffning, reparation och åtgärd föranledd av oförutsedd händelse. För utbetalning av bidraget krävs uppvisande av faktura (ca 100 tkr). Kulturbidrag Bidraget avser att stödja och främja föreningsarrangerad verksamhet och går till föreningar som bedriver regelbunden verksamhet inom kulturområdet (ca 400 tkr). Projektbidrag Projektbidrag kan utgå till föreningars och gruppers enstaka offentliga arrangemang, tidsbegränsade projekt och utvecklingsarbete som nämnden anser vara angelägna för kommunen (ca 50 tkr). 7

8 Bidrag till studieförbund Bidrag som ges till studieförbund dels i form av bidrag per studietimme dels i form av målgruppsbidrag för handikappade, arbetslösa, invandrare samt barn och ungdomar under 25 år (ca 400 tkr). 3 Granskningsresultat och synpunkter Nedan följer det resultat som framkommit vid intervjuer och stickprovsgranskning av underlag avseende föreningsbidrag samt genomgång av dokumentation. Kontroll och uppföljning Samtliga beslut avseende beviljande av bidrag till föreningar tas av nämnden. På så sätt får nämnden enligt uppgift en förbättrad insyn i föreningslivet. Inga bidragsbeslut har delegerats till förvaltningen. Nämnden beslutar även vilka föreningar som ska kontrolleras varje år. I nämndens interna kontrollplan för år 2009 och 2010 finns antaget kontrollmoment för föreningsbidrag. Två gånger per år ska stickprovskontroll utföras av att bidragsbestämmelser följs avseende lokalt aktivitetsstöd. Vid redovisning av utförda kontroller under år 2009 avseende närvarokort konstateras att några föreningar inte uppfyllde kraven för lokalt aktivitetsstöd och berättigades därmed inte till bidrag. Dessa kontroller anser nämnden även vara till hjälp för föreningarna. Flera gånger handlar felaktigheter om okunskap hos föreningarna, vilket kan innebära att bidragsbeloppet behöver justeras både uppåt och nedåt. Av gjorda kontroller framgår att bland annat en förening har nekats aktivitetsstöd på grund av de varken hade fasta eller ledarledda träffar, vilket är ett villkor. En annan förening lämnade inte in sina närvarokort vilket innebar att aktivitetsstödet uteblev. I intervjuerna beskriver nämnden att en del av kontrollen utgörs av en social kontroll som bygger på att kommunens storlek innebär att alla känner alla inom föreningslivet. På så sätt är det svårt att avsiktligt fuska som förening utan att det kommer fram. En ytterligare kontrollfunktion som nämnden tillämpar är att de följer föreningarnas bidragsnivåer år från år vilket gör det lättare att göra en rimlighetsbedömning om det plötsligt skulle ske en ökning hos någon förening. I sådana fall informerar sig nämnden om vad som ligger bakom. Nämnden tillämpar strikt, enligt uppgift, att föreningarna måste lämna allt material som de är skyldiga till enligt regelverket innan något bidrag utbetalas från kommunen. I de fall en förening har fått bidrag, men sedan inte bedrivit den verksamhet som de skulle bedriva, 8

9 har föreningen blivit återbetalningsskyldig. Ytterligare åtgärder som kan bli aktuella är att dra in föreningens tid i kommunens lokaler. Detta har dock inte varit aktuellt. Enligt uppgift är det en stor efterfrågan på tider så föreningarna är rädda om den tid de har beviljats. För de föreningar som äger sina egna anläggningar betalas ett särskilt anläggningsbidrag ut enligt ett poängsystem som styrs av anläggningens beskaffenhet. Utöver kontrollmomenten i intern kontrollplanen utförs kontroll av investeringsbidragen. Detta sker genom att det beviljade bidraget först betalas ut efter det att verifikat har lämnats på beloppet. Dock sker det ingen systematisk kontroll över att pengarna faktiskt har använts till det ändamål som beskrivits i ansökan. Avseende projektbidrag är den förening som mottagit bidraget skyldig att lämna redovisning i form av dokumentation över hur projektet har utfallit. Enligt uppgift fungerar detta väl. Förvaltningen redovisar löpande till nämnden uppgifter om det ekonomiska - samt det verksamhetsmässiga utfallet. En gång per år träffar nämnden kommunstyrelsen för redovisning av sin verksamhet. Vid dessa tillfällen informeras kommunstyrelsen bland annat om nämndens bidragshantering. Dialogen mellan nämnden och föreningarna Kultur-, turism- och fritidsförvaltningen bjuder in till så kallade föreningsledarträffar. Nämndens ordförande medverkar vid mötena om det ges möjlighet. Det förekommer även att representanter från förvaltningen bjuds in att delta då en förening håller möte. Oftast har föreningen en specifik fråga som de önskar diskutera vid dessa tillfällen. Nämnden gör regelmässigt studiebesök ca 2 gånger per år bland föreningarna som ett sätt att vidga kunskaperna om föreningslivet. Vid dessa tillfällen förlägger nämnden sitt sammanträde till den aktuella föreningen om det ges möjlighet. En ytterligare dimension är att flera av nämndsledamöterna är engagerade i föreningslivet privat och har på så sätt en ingående kännedom om hur föreningarna arbetar. Nämndens uppfattning är att dialogen med föreningarna fungerar väl. Den tidigare omnämnda sociala kontrollen bidrar till en närhet och att en god dialog upprätthålls. 9

10 En synpunkt som framkommer i dialogen med kommunen är att föreningarna uppfattar att bidragsnivåerna är lågt satta i förhållande till vad andra kommuner betalar i bidrag. Nämnden hävdar dock att föreningarna i gengäld inte behöver betala något för de lokaler de nyttjar. Tas detta in beaktande så bedömer nämnden att Sjöbo kommun inte ligger lägre än andra jämförbara kommuner. Föreningarna uppfattar enligt uppgift att dialogen fungerar väl med förvaltningen i de löpande frågor där föreningarna behöver hjälp och stöd. Dock upplever en del av föreningarna att det på ett övergripande plan talas mycket om vikten av ett innehållsrikt föreningsliv från kommunens sida. Bland annat uttrycks detta i visionen med att kunna erbjuda en aktiv fritid i en god miljö. Dock anser föreningar att detta inte resulterat i praktisk handling mot föreningarna exempelvis vad gäller justering av bidragsnivåer. Övriga synpunkter Ett problemområde som framkom i samband med intervjuerna var att antalet föreningar som är inriktade mot friluftsaktiviteter har minskat i antal på grund av färre medlemmar. Från förvaltningens sida önskas ett ökat intresse för friluftsföreningar, bl.a. då kommunen har ett rikt naturliv. Över tiden varierar dock engagemanget i olika föreningsverksamheter. Historiskt har fotbollsföreningarna utgjort en stor del av kommunens föreningsverksamhet. Totalt sett uppger dock nämnden att de kan avläsa ett minskat deltagande i åldersgruppen upp till 25 år i föreningarnas statistik. Ett ytterligare problemområde som framkom i intervjuerna är att få fram ledare som vill jobba ideellt i föreningarna. För att stärka ledarna i föreningarna erbjuder förvaltningen ledarskapsutbildningar och arrangerar ledarinformationsmöten vid ett antal tillfällen under året. Avseende frågan om det utbud som erbjuds från föreningarna i lika hög grad vänder sig till både flickor och pojkar så lämnar nämnden och förvaltningen olika bilder i intervjuerna. Från förvaltningens sida är uppfattningen att innehållet i föreningarnas utbud i lika stor utsträckning vänder sig till såväl flickor som pojkar. Nämnden är dock av den uppfattningen att det råder en övervikt i utbudet som tilltalar pojkar. Nämnden anser att detta är ett problem och att det är svårt att skapa en styrning i utbudet genom att rikta medel särskilt till flickor. Under denna granskning gång har beslut fattats om att lägga ned nämnden och att nämndens ansvarsområden ska omfördelas till andra nämnder istället. I samband med intervjuerna uttrycktes en oro för att fokus kommer att tappas på bl.a. föreningsfrågorna i den nya organisationen. En stor del av verksamheten som nämnden ansvarar för är frivillig 10

11 och det uppges finnas en risk att nämndens befintliga frågor kommer i skymundan i förhållande till exempelvis skolfrågor. Avslutningsvis uppger de intervjuade att Sjöbo kommun inte har något idrottspolitiskt program. Enligt nämnden finns det anledning att fundera kring denna fråga med tanke på visionen för kommunen som tidigare omnämnts. Ett idrottspolitiskt program skulle kunna vara ett stöd för att lyfta nämndens frågor i förhållande till alla andra frågor som kommunen hanterar. 4 Sammanfattande bedömning Granskningen visar att det finns ett tydligt regelverk för bidragsgivning till idrottsföreningar. Vi bedömer, utifrån det material vi har tagit del av, att föreningarnas underlag som lämnas utgör en adekvat grund för att kunna verkställa bidragsutbetalningar. Vad gäller nämndens uppföljning av bidragsutbetalningar ser vi det som positivt att nämnden valt att lyfta detta i sin handlingsplan för intern kontroll. Dock anser vi att antalet kontroller bör utökas från de två tillfällena som är fallet idag för att ytterligare stärka den interna kontrollen inom detta område. Det bör även framgå av internkontrollplanen hur många föreningar som ska granskas. Urvalet av dessa föreningar ska ske utifrån väsentlighet och risk. Vi anser vidare att det arbetssätt som nämnden tillämpar, med att föreningarna först måste lämna bland annat en verksamhetsberättelse innan de kan bli föremål för att få nytt bidrag, bildar underlag för en god kontroll och minska riskerna. En förbättringsmöjlighet vad gäller investeringsbidrag är att nämnden aktivt besöker verksamheten för att säkerställa att bidraget har använts på det sätt som angivits i ansökan. Att nämnden inte har delegerat beslut om bidragsutbetalningar bedömer vi bidrar till att ge nämnden en god inblick i föreningsverksamheten och är en metod för att synliggöra nämndens ansvar. Vi bedömer vidare att de dokumenterade kontrollrutiner som nämnden tar del av i kombination med den sociala kontrollen som finns genom nämndsledamöter och organisationen i dagsläget, bidrar till en god intern kontroll. Flera av de intervjuade har särskilt uttryckt att den sociala kontrollen är ett viktigt inslag och bildar en god grund för en väl fungerande kontrollmiljö. För att främja bredden i utbudet av föreningsverksamhet samt skapa en förbättrad balans mellan flick- och pojkverksamhet anser vi att nämnden bör överväga om det går att skapa 11

12 särskilda riktade resurser som kan fungera som stimulansbidrag för att uppnå en önskad riktning och utveckling i föreningarnas verksamhet. Gällande dialogen mellan nämnden och föreningarna bedömer vi att föreningarna får ett gott stöd och att dialogen präglas av en stor öppenhet mellan förvaltningen och föreningarna. De synpunkter som framkommit avseende kommunens vision kring en aktiv fritid och att denna vision inte fullt ut har täckning i praktiken enligt de intervjuade anser vi bör bli föremål för en fördjupad diskussion. En tänkbar lösning för att förtydliga vad kommunen vill är att upprätta en programförklaring för bland annat föreningsverksamheten. Genom ett sådant dokument skapas en struktur för hur kommunen ska arbeta i dessa frågor oavsett av hur nämndsstrukturen ser ut. Den övergripande revisionsfrågan för denna granskning är om nämndens bidragsgivning är ändamålsenlig. Utifrån gjorda iakttagelser bedömer vi att nämndens bidragsgivning i huvudsak är ändamålsenlig men att det finns en del förbättringsområden vad gäller bland annat granskning av aktivitetsbidrag och investeringsbidrag. 12