SOMMAR DESIGN KONTORET. SIP ur ett brukarperspektiv Sommardesignkontoret Stockholm 2012

Transkript

1 SOMMAR DESIGN KONTORET SIP ur ett brukarperspektiv Stockholm 2012

2

3 Innehåll 01 Om 1 02 Uppdraget 2 Förarbete 3 03 Arbetsprocessen 4 Pinpoint 4 Intervjuer 7 04 Analys 8 Bullet points 8 Brukarresa 11 Behovsgrupper 12 Huvudinsikter 9 Huvudkoncept 13 Testmaterial 17 Analys och justeringar Konceptförslag 21 Slutförslag 21 Broshyr & hemsida 22 Förberedelsedokument 23 Samordnarens guide & kallelse 25 Planeringsdokument 26 Nya brukarresat Rekommendationer för det fortsatta arbetet Sammanfattning English summary Projektteam 32

4

5 01 Om När företag, kommuner och organisationer kommer i kontakt med designstudenter blir resultaten slående. I får företag möta de ungas värderingar, kunskaper, ohämmade kreativitet och studenter kommer i kontakt med verkliga uppdrag hos riktiga kunder. SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign har sedan 2001 varit huvudman för Sommardesignkontor runt om i Sverige. Målet är att skapa kreativa miljöer när olika kompetenser möts. Ett Sommardesignkontor består av studenter från högskolor och universitet med olika inriktning. Studenterna samarbetar i flera projekt och får arbeta med problembaserade uppdrag under sju intensiva sommarveckor. På Transformators kontor var vi tre studenter med olika ingångar till designpraktiken som fick rivstarta ett tjänstedesignprojekt på tema hälsa. Med hjälp av Transformators inarbetade metoder och våra olika kompetenser tog vi fram ett koncept med flera olika delar för att skapa ny överblick och enklare process för brukaren i behov av en samordnad individuell vårdplan. Den här rapporten beskriver kortfattat utgångspunkt och resultat av sommarens arbete. Projektnamn Ort

6 02 Uppdraget Vård och omsorg kan vara en djungel. Människor med komplex problematik behöver ofta vård och insatser från flera instanser, det kan exempelvis vara hemtjänst eller boensestöd från kommunen, sjukvård från landstinget och hjälp från försäkringskassan. I det läget hamnar personen lätt i en situation där ingen vet vad den andra gör och personen själv faller mellan stolarna, eller måste gå långa omvägar för att få hjälp. Framför allt kan det också vara svårt att känna en överblick över sin situation. För att komma till rätta med detta har Socialstyrelsen utfärdat ett krav på att man ska erbjudas en samordnad individuell plan, s i p, där alla berörda parter ska sätta sig ner och tillsammans och komma fram till vem som ska göra vad för att den enskildes drömmar, mål och behov ska kunna uppfyllas. Detta har dock visat sig vara lättare sagt än gjort. Regionförbundet i Uppsala gav oss i uppdrag att se vad vi kunde göra för att med brukaren i centrum skapa en känsla av att vården är samordnad. Med hjälp av Transformator Designs utarbetade metoder för kundinsiktsdriven analys och idegenerering skulle vi således ta itu med projektet att från brukarens perspektiv mappa upp resan genom SIP-processen och hitta vägar för att få hen att känna en större överblick, och få känslan att vården är samordnad. Poängen var att brukaren ska känna att hen är i centrum, och resultatet av arbetet skulle bli dels en visualiserad kundresa, brukarens resa genom s i p- processen,dels utkast till ett mindre antal koncept för hur den kan göras bättre. 2 SIP

7 Förarbete Det är viktigt hur man arbetar när man arbetar med koncept för hur man ska arbeta. Det låter väldigt meta, och är det också. Innan vi började jobba med projektet gjorde vi därför ett litet preject, en snabb workshop där vi presenterade våra ingångar, tillgångar och potentiella brister i vårt stundande samarbete. Vi skapade därigenom en liten plattform för vårt grupparbete som vi samanfattade i ett kontrakt. Här kom vi överens om hur vi skulle lösa eventuella konflikter, hur vi skulle respektera varandra och stötta goda idéer och initiativ. SIP 3

8 03 Arbetsprocessen förarbete och loop 1 Projektstart För att sätta igång vårt abete och snabbt utbilda oss i Transformators arbetssätt kickstartade handledarna Sophie och Emma processen med en så kallad pinpoint. Det innebar en enkel (och komplex!) workshop tillsammans med en grupp vårdgivare och uppdragsgivaren, Monica Jonsson från Regionförbundet. Målet var att skapa ett underlag för de samtal vi skulle hålla med brukare och vårdgivare, för att kunna ringa in problem och möjligheter, för att så småningom utarbeta koncept för förbättringar. Workshopdeltagarna fick (under stoj och bråk och slitande av hår) mappa upp resan som vårdgivare, brukare och huvudmän går igen om under en SIP-process. Resultatet av workshopen var dessa tre resor, visualiserade i samlingar av post-it-lappar med händelser, problem, möjligheter, aktörer och drömmar. Post-its är smidiga i sådana här lägen de är anspråkslösa, lätta att flytta omkring och känns inte särskilt tunga och betydelsefulla att skriva, något som är viktigt när man ska lura ut intressanta aspekter från människor i en grupp där det inte alltid känns så bekvämt att uttala sig. Dessutom är de praktiska när man ska återanvända anteckningar på nya sätt, mer om det nedan. Post-it-resorna tog vi så med oss tillbaka till kontoret. Här satte vi igång att tillsammans klustra dem enligt kategorier, områden som dykt upp återkommande i reseberättelserna, och som vi kunde identifiera ganska direkt. På så sätt kunde vi se vilka områden som kunde vara intressanta att formulera frågor kring i vår nästa fas: samtal med brukare, anhöriga och vårdgivare. 4 SIP

9 Vi fann att mycket av problematiken men också möjligheterna i projektet sannolikt låg i kommunikationen och hur den sker eller inte sker, både mellan vårdgivare och brukare och mellan vådgivarinstanserna själva. På området byråkrati fanns flera underkategorier. Mycket av kommuners och landstings byråkrati tyckte vi var svårt att arbeta med, och desutom något som låg utanför vårt mandat i projektet. Brukarens egen byråkrati däremot tycktes oss intressant att försöka forska i för att se hur den kunde göras mer lättfattlig. Godtycklighetsfaktorn tycktes närvarande överallt; hur väl en sip slog ut och om den alls skulle bli av hade väldigt mycket att göra med huruvida brukaren hade råkat få en vårdgivare som kände till vad en sip är, kände sig bekväm med att samordna och sammankalla ett sådant projekt eller om det fanns anhöriga runt brukaren som kunde dra i processen. Hur förberedelserna och själva mötet och uppföljningen såg ut varierade också med godtyckliga faktorer, vilket vi såg kunde leda till en ganska orättvis situation. Här ville vi också ta reda på mer och undersöka hur olika drömscenarios kunde se ut och hur vi kunde ta oss dit och göra detta till en konsekvent trygghet för alla i behov av en SIP. En nyckelpunkt för att över huvud taget komma i närheten av att en SIP skall sättas igång visade sig också handla om motivation, både för vårdgivare och brukare. SIP 5

10 Godtycklighet Byråkrati Motivation Utifrån post-it-klustren, som i sig med sin storlek och sammansättning sa mycket om var de viktiga problemområdena och springande punkterna i SIPprocessen låg, utformade vi fyra olika samtalsguider, en vardera för brukare respektive vårdgivare som varit med i / kände till eller inte kände till SIP-processen. Det innebär ett underlag för en begränsad mängd kvalitativa intervjuer. Frågorna låg på en ganska grundläggande nivå, men genom att kontinuerligt ställa följdfrågor, varför, varför, varför?, försökte vi komma åt vad som egentligen låg bakom misslyckandena i att implementera SIP. Vi pratade om kommunikationen mellan vårdgivare och brukare, diskuterade drömscenarios och sonderade relationerna mellan vårdivare och mellan vårdgivare och brukare/patienter. Hierarkier Kommunikation 6 SIP

11 Intervjuerna var en stor utmaning, dels eftersom receptorerna var av så vitt skilda bakgrund, dels eftersom så få kände till eller än mindre hade varit med och genomfört en SIP. Detta var naturligtvis en insikt i sig, att framför allt brukarna hade en så otydlig bild av vad vården har att erbjuda dem. Ett annat problemområde som återkom var bristen på professionell kommunikation mellan de olika huvudmännen, vårdivarna inom kommun, landsting och privata vårdgivarna. Det saknas ofta en plattform för att mötas, undantaget de mindre kommuner där vårdgivarna rent geografiskt fanns närmare varandra. Vi gjorde intervjuer runtom i Uppsala, Knivsta, Enköping och Stockholm, och fann att skillnaderna var stora beroende på var brukaren hemmahörde. Behovet av en rättvis generell process blev alltmer tydlig. När vi genomfört drygt tjugo intervjuer, där ungefär hälften var med brukare och hälften med vårdgivare, hade vi ett material som kunde vägleda oss ytterligare för att komma till nya insikter om SIP-processen. Vi kunde nu börja teckna upp en mer specificerad kundresa, en kronologisk genomgång ur brukarens perspektiv från tiden innan en initiering till den hägrande framtiden efter en SIP-proess. Den innehöll en enorm mängd post-its både från den första workshopen och insikter från intervjumaterialet, med saker som händer, saker som inte händer, hinder som uppstår och känslor som dykt upp kopplat till olika moment i processen. Vi skulle nu kondensera insikterna till några bullet-points, huvudinsikter och nyckelpunkter, som pekade på vad vi kunde jobba vidare med. Vi hade hamnat i den första analysfasen. SIP 7

12 04 Analys och idégenerering loop 1 Vi identifierade ett antal bullet-points, springande punkter, utifrån alla anteckningar och skisser: SIPens vara eller icks vara beror mest på vad som händer innan den över huvud taget initieras. det finns inspiration, kunskap och goda exempel som kan motivera att dra igång en SIP, men de är inte tillgängliga för alla språket och tilltalet i kommunikationen mellan VG och brukare måste bli mer demokratisk och begriplig förberedelserna och brukarens möjlighet att formulera sig är godtyckliga, och måste bli mer rättvist tillgängliga för alla SIP måste, för att motivera brukarna, uppfattas som något nytt (inte bara ännu en plan som rinner ut i sanden) det finns ofta ett glapp mellan vad som förväntas och vad som komma ut från mötet dokumentet som produceras är bedrövligt svårorienterat, stelt och svåröverblickbart. det saknas ett service evidence något brukaren får med sig som kvitto på att något görs omkring hen. processen ska vara en resa inte bara de punktinsatser som kommit fram av exemplen vi fått ibland skulle det vara praktiskt att sätta ihop en sip light 8 SIP

13 SIP 9

14 SIP resan bestående av post it lappar både från Pinpoint och Intervjuer

15 Vårdgivare upptäcker ett behov av en SIP Förberedelser genomförs beroende av vårdpersonalens förkunskaper Brukaren ansöker en SIP Brukaren måste förbereda sig på egen hand Samordnare tillkallar mötet Samordnaren håller i mötet? ÄRENDE INITIERAS FÖR- MÖTE BEREDELSER MÖTE UPP-FÖLJNING MÖTE 2 FRAMTIDEN TILLKALLAS Ärende initieras inte Brukaren saknar kunskap Godtyckliga förberedelser Processen avbryts Brukaren måste driva på processen Vårdgivare har svårt att få tag på rätt människor Spänd mötesmiljö Samordnaren obekväm i att hålla ett möte B har svårt att formulera sina mål under mötet Godtycklig uppföljning Dålig uppföljning gör att kunden förlorar tillit Uppföljning uteblir I med att vi hade väldig få respondenter som haft en uppföljning efter första mötet fick vi väldigt lite insikt i fasen för uppföljningar och andra mötet Vårdgivare saknar kunskap Vårdorganisation saknar rutiner för SIP Vårdigvare saknar kunskap för att sköta samordnarrollen Vårdgivare saknar rutiner för kallelsen Rätt personer kan inte närvara Man hinner inte fylla i allt i dokumentet Personer byts ut och kommunikationen rinner ut i sanden Brukare vill ej ha hjälp SIP resan förenklad med nyckel problem SIP 11

16 BEHOVSGRUPPER DEN OSÄKRE DEN MED DÅLIGA ERFARENHETER DEN MED SVÅRT ATT FORMULERA EGNA BEHOV DEN DRIVNE I arbetet kunde vi också urskilja olika generella brukartyper, som hade olika behov och hanterade idén med sip på olika sätt. Vi identifierade den motsträviga gruppen, oftast med dåliga erfarenheter och därför misstänksam mot ännu en plan som rinner ut i sanden eller andra misslyckanden. En annan grupp hade särskilt svårt att formulera sina egna behov och önskningar, kanske på grund av funktionshinder eller bristande tillit till vårdgivare och sig själv. Den vanligaste gruppen var de osäkra, de som inte hört talas om sip eller visste för lite för att kunna eller vilja ta initiativet till att initiera en. Slutligen fanns också en grupp med drivna, självständiga brukare med möjlighet och vilja att själva driva fram sin vård och omsorg. Brukartyperna är inte nödvändigtvis statiska, samma brukare kan under resans gång befinna sig i flera olika grupper. Vi valde att benämna dem behosgrupper för att inte skapa en bild av att de nödvändigtvis hänger samman med speciika individer utan snarare situationer. 12 SIP

17 HUVUDKONCEPT UTBILDNING & INFORMATION PAKETERING / VARUMÄRKE NY MÖTESSTRUKTUR MED UTÖKAT PEDAGOGISKT MATERIAL STÖRRE FLEXIBILITET Vi insåg att vi måste ta ett helhetsgrepp över processen för att komma fram till något som verkligen kunde förändra situationen och få med samtliga behovsgrupper. Problemområdena dök upp på flera ställen i brukarresan, framför allt i den förberedande processen, under mötet och i avsaknaden av en enkel samlad plattform för att få tillgång till kunskap och stödmaterial. Dessutom identifierade vi generella problem. Kanske viktigast var att SIP var föga känt bland de flesta brukare, och riskerade bli bara ännu av en rad planeringsdokument som redan existerar i verksamheterna i kommuner och landsting, när det egentligen är tänkt att vara ett nytt, mer omfattande grepp för att nå samverkan mellan ALLA parter involverade runt en brukare. Det tycktes viktigt att poängtera att det inte är varken kommun eller landsting eller soc det är alla tillsammans i något nytt! Här handlade det om något som gränsar till varumärkesbygge, att nå ut och få de berördas tillit för att över huvud taget komma till skott. SIP 13

18 Vi såg också ett behov av en enklare lösning för vissa brukare, som kanske inte behövde samma omfattande procedur utan mer behövde en överblick över sin situation för att kunna driva sin egen omsorg. Vi ville dessutom etablera en annan attityd och känsla i processen, för att gå ifrån att placera brukaren i en utsatt position till att hen sitter i mitten tillsammans med sina sip-polare, och att SIP inte bara innebär en eller några punktinsatser, utan är en resa man gör tillsammans. nytt seriöst värdefullt enkelt Slutsatsen var att ett samlat material, en verktygslåda, med flera kontaktytor genom hela processen behövs för att kunna genomföra en sip enklare och mer konsekvent organiserat, och bli av med den godtycklighet och ovisshet som finns idag. Vi kom överens om fyra kärnvärden, som måste prägla konceptet: nytt, seriöst, värdefullt och enkelt. Dessa ville vi trycka på för att kunna etablera ett nytt förtroende för SIP både hos vårdgivare och brukare.

19 För att få det här helhetsgreppet valde vi att titta på det nuvarande material och metoder som ingår i SIPprocessen, dels att omarbeta om dessa och dels att komplettera med nytt material och nya metoder, som matchar de behov vi sett bland vårdgivare och brukare. I vårt koncept för utbildning och information valde vi att skapa en ny infofolder, motsvarande den vi blev presenterade på pinpoint-workshopen först i projektet, och en hemsida, för att tillgängliggöra kunskap och material för såväl vårdgivare som brukare och allmänt intresserade. idéer till koncept på väg in i loop 2 Konceptet paketering innefattade helhetslösningen, hela verktygslådan, och byggandet av SIPens varumärke. Det innebar en sammanhållen kommunikation, en strategi för att få SIPen att uppfattas som något nytt, seriöst, värdefult och enkelt. Konceptet för en ny mötesstruktur syftade till att skapa en mall och en handledning för hur SIP-mötet ska se ut för att vara så effektivt och trevligt som möjligt. Här bidrog vi till verktygslådan med en fusklapp, en handledning för hur man som mötesansvarig ska agera under mötet, och ett nytt planeringsdokument. Indirekt så påverkade också förberedelsematerialet den nya mötesstrukturen, så den ingick liksom vårt övriga pedagogiska material också i det här konceptet. I konceptet för större flexibilitet var tanken framför allt att planeringsdokumentet och förberedelsematerialet skulle kunna användas även om man inte är i behov av att genomgå en hel standardiserad SIP-process, eller behöver ha möjlighet att göra det på ett individanpassat sätt. Vi ville att man ibland skulle ges utrymme till ett större flexibilitet i mötena och kommer ett steg ifrån en standardiserad mall, så som tidigare dokument ger känslan av. SIP 15

20 Som märks från innan var koncepten separerade men tangerade och beroende av varandra för att skapa en helhetslösning. De fick alla sin största betydelse genom sitt sammanhang och gick därigenom både på bredden och djupet i problemområdena. Materialet i detalj Materialet och dess sammansättning skulle nu testas mot brukare, vårdgivare och helt neutrala personer, för att se om vi tänkt rätt och vad som behövde förändras. 16 SIP

21 Testmaterial vi utvecklade inför loop 2 Infofolder Den nuvarande informationsfoldern är visserligen nytryckt och till sin form en god idé, då den vandrar via vårdgivare till brukare och på det viset sprider kunskap i flera lager. Vid en genomgång av denna lilla broschyr fann vi dock att en del vitala fakta saknades. Det framgick till exempel inte vad en samordnare var och vad en SIP innebär i praktiken. Dessutom skulle en ny folder med tydlig visuell samhörighet med resten av SIP-konceptet vara nödvändig för helheten. Vår nya broschyr skulle främst vända sig till brukare och till anhöriga och uppmana till att man ska gå vidare och finna en samordnare om man känner ett behov av samordning. Vi tror också att broschyren bör fortsätta att lämnas från personal till patienter och att detta kommer underlätta arbetet, då personalen kan ge informationen och patienten kan återkomma när dem läst det. Hemsida Det är många involverade i SIP:en men under våra intervjuer fann vi att många aktörer är oinformerade om SIP eller frånvarande i mötena. Även bland många inom sjukvården har begreppet inte funnit sin sjävklara plats. Idén om en gemensam plattform för alla aktörer skulle kunna lösa detta problem med otillgänglighet av information. Med information som är specifik för vårdgivare, samordnare, brukare/anhöriga och övriga kan alla hitta information som rör dem och som ger en begriplig bild av vad en SIP är. Hemsidan bör vara enkel och lättnavigerad. Dessutom, och kanske framför allt, agerar hemsidan också som ett bibliotek med alla de dokument som rör SIP:en tillgängliga för nedladdning. Här föreslog vi också att det ska läggas upp informationsfilmer eller annat inlärningsmaterial för de som arbetar inom t.ex. vården. Hemsidan skulle överbrygga det informationsglapp som finns i dag och gör att alla kan vara informerade om SIP på ett enkelt sätt, som sparar på miljön, då tusentals informationsbroschyer inte behöver tryckas upp. Informationen om hemsidan måste spridas på dem olika arbetsplatserna och på olika forum på nätet. SIP 17

22 Kallelsen Den befintliga kallelsen till ett SIP-möte är byråkratiskt skriven och känns mer som en mycket formell kallelse än en inbjudan. Vi ville mer skapa känslan av Välkommen att komma på ett SIP och att förbättra livet för en medmänniska!. Vi fokuserade på att göra den mindre formell genom att flytta ner lagtexten och inte ha den i fokus och genom att ha mer information om personen som mötet ska hållas kring, och vad den vill diskutera. Förberedelsematerial Vi hade i intervjuerna funnit att de SIP-möten som genomförts har haft en del varierande brister som kan åtgärdas, och framförallt att hur väl förberedd både brukare och vårdgivare fått chansen att vara har varit fullkomligt godtyckligt. Vanliga anmärkningar var att mötena har varit stela, att det varit klurigt att veta vem som gör vad, att det är lite jobbigt att skriva sina mål inför andra och att olika dagsformer hos brukaren kan påverka mötet i negativ riktning. En lösning på detta är att förbereda sig innan mötet, antingen tillsammans med sin samordnare eller med en anhörig genom att sätta sig ner och titta på sina mål, sina styrkor, svagheter och resurser man har i sin omgivning. Syftet med förberedelsematerialet är att alla ska få chansen att komma till mötet förberedda och att agendan sätts på förhand, så att man kan garantera brukaren att det som är viktigt för denne kommer att tas upp. Det ger även de deltagande aktörerna möjlighet att förbereda sig på det som ska tas upp. Förberedelsematerialet gör det även möjligt för de patienter med neurologiska nedsättningar att kunna hålla en agenda oavsett hur de mår den aktuella dagen för mötet och att om brukaren är frånvarande på mötet ska kunna företrädas av sin gode man eller anhörig som vet vad personen vill ta upp. Vi tänkte att förberedelsematerialet skulle komma att strukturera mötena, ge större säkerhet för brukaren och effektivisera processen. En tydligare agenda leder till effektivare möten och det på sikt leder till effektivare insatser och vård och slutligen lägre kostnader för vården. Även kundnöjdheten kommer att öka vilket leder till en win-win-situation. 18 SIP

23 Samordnarensguide En fusklapp till mötet. Syftet med denna guide var att samordnaren ska kunna förbereda sig och den ska finnas på hemsidan att ladda ner. Guiden innefattar riktlinjer för hur ett SIP-möte kan se ut och genomföras och de förutsättningar som behövs för att mötet ska ske, till exempel att det ska finnas en dator och skrivare till hands vid varje möte så att dokumentationen kan skrivas ut och ges till alla vid hemgång. Fusklappen innehåller även riktlinjer för den sociala biten i mötet; hur startar vi, förslag på ice-breakers och hur vi fördelar ordet. Sist men inte minst förslag på hur mötesrummet kan se ut, hur stolarna kan se ut, blommor och fika. Vi ville med detta uppnå ett gott mötesklimat som känns mänskligt och avväpnande. Genom att göra miljön, både den sociala och den fysiska mer mjuk, vardaglig och strukturerad kan vi skapa mer jämlikhet de olika professionerna emellan och göra så att alla står på samma nivå som brukaren. Vi tror att detta är en förutsättning för ett bra samarbete alla parter emellan. Genom ett avväpnande kan vi skapa ett partnerskap sinsemellan och det skapar också effektivitet. Nytt planeringsdokument Då det nuvarande planeringsdokumentet kändes lite byråkratiskt och standardiserat med svarta rutor som ska fyllas i ville vi skapa ett dokument som kändes mer dynamiskt och lättanvänt. En av de viktigaste lösningarna för detta är att vi gjort dokumentet datorbaserat. Vår idé är att den ska fyllas i på plats på en dator och sedan skrivas ut och delas ut till deltagarna efter mötet. På detta sätt slipper man den omständiga vägen av att skriva det för hand, skanna in på en dator, få tillbaka dokumentet, sedan skicka ut kopior på posten till deltagarna som ska skrivas på och komma tillbaka till samordnaren. Vi ansåg att den processen kunde förkortas avsevärt genom att alla skriver på på plats och tar med sig papprena hem. Det minskar glappat mellan möte och handling och effektiviserar hela processen. Den ger därmed en ökad känsla av samordning för brukaren som inte behöver vänta i flera veckor på en bekräftelse av mötet. En viktig del som vi lagt till i dokumentet är kontaktuppgifter till alla deltagare i mötet, något som i dagsläget är svårt för brukare att leta reda på och veta vem som är ansvarig för vad. Detta underlättar samordningen för dem. Planeringsdokumentet ska bygga vidare på förberedelsedokumentet där man tar upp de mål som är viktiga och diskuterar lösningar och hur man når dit tillsammans med vårdpersonal och andra relevanta. Att först skriva målen och sedan ta upp dem på mötet kommer leda till en ökad säkerhet (se stycket: förberedelsematerial) och genom att man redan tagit upp det i ett tidigt skede blir planeringsdokumentet mycket kortare och mer koncist. Alla punkterna ska hinnas med att tas upp och igenomgås grundligt. SIP 19

24 05 Analys och justeringar loop 2 Feedback loop 2 Efter vi tagit fram koncept påbörjade vi Loop 2 att testa materialet mot nya respondenter som brukare, anhöriga, vårdgivare samt en liten utomstående testgrupp. Vi fick bra feedback på helhetskoncepten men var tvugna att justera många olika delar av förberedelsematerialet för att få det mer användarvänligt, samt göra ändringar i både kallelse och planeringsdokumentet för att göra dokumenten ännu mer lätt överskådliga och hitta rätt balans mellan ett byråkratiskt uttryck och en vänligt känsla. 20 SIP

25 Slutförslaget på verktygslådan i detalj. Broschyr Hemsida Förberedelsematerial Planeringsdokument Samordnarens guide Kallelse SIP 21

26 Broschyren är 12 sidor och ett relativt kostnadseffektiv sätt att marknadsföra SIP Broschyren visar och förklarar SIP resan på ett pedagogiskt stegvist sätt för brukaren hur det kan se ut och vad som kan förväntas av en sådan plan. Med ett språk som är enkelt att förstå, bokstäver med tydlig storlek och luftiga rader med lite text på varje sida. Broschyrens funktion ska vara att hjälpa brukaren att förstå vad SIP innebär och hur man kan gå tillväga för att söka en sådan plan samt en länk till vidare information på hemsidan. Hemsidan är en plats för allt som har med SIP att göra samlat på en plats, i stället för som i dagsläget där lagar och blanketter finns utspridda på olika kommuner och landstings hemsidor. En samlad plats gör att man lätt även kan dela kunskapen om SIP enkelt med en länk. Hemsidan ska som broschyren hjälpa en att förstå hur SIP processen fungerar, vilka moment som är inblandande och lite mer djupgående på vilka möjligheter man har både som brukare och anhörig under processen. Hemsidan är även till för samordnaren då den som är ny kan via hemsidan stegvis se vilka moment som ska utföras härnäst och tillhörande material finnas tillgänglig för nedladdning (exempel Förberedelsematerialet).

27 Förberedelsematerialet bestånde av fyra sidor. Dokumentet fylls i av brukaren tillsammans med samordnaren eller annan vårdgivare inför ett möte. Sida 1/4 Mina förutsättningar Istället för att bemötas av en vit ruta att formulera sina mål på kan det behövas något att locka fram tankar och funderingar kring ens framtid. Dokumentet är tänkt som ett intervjuvunderlag mellan brukare och samordnare för att hitta nya mål man annars inte hade tänkt på genom att fundera kring ens styrkor, hinder, behov och tankar på framtiden som man även kan koppla sinsemellan. Sida 2/4 Mina mål. Här kan man mer konkret formulera sina mål och hur man ska nå dit. Istället att formulera alla mål i en ruta, har vi delat upp dem till separata självstående mål. Bredvid varje mål finns en cirkel med mindre cirklar inuti. Detta är en möjlighet att kunna prioritera sina mål på ett lite mer innovativt sätt genom att fylla ut cirkeln olika mycket beroende på hur viktigt man tycker det är. Vi har valt detta sätt, då vi tror att man i processen kan värdera sina mål lika mycket. Möjligheten att numrera målen finns också, då man kan skriva i siffror i cirkeln. Den går alltså att använda på flera sätt beroende på användaren och dennes preferenser. Prioriteringen har en funktion att även fungera som dagordning inför mötet, då det som är viktigast för individen blir högst prioriterat och kan tas upp först. SIP 23

28 Sida 3/4 Min omgivning. Låter individen beskriva vilka resurser i form av personer denne har i sin omgivning. Beroende på hur nära dem är mitten desto mer betydelsefull kontakt har brukaren med personen i fråga. Resurser kan vara allt från anhöriga, vänner och myndighetspersonal till tjänster så som färdtjänst. Raderna nedan är för att kunna specifiera vem som gör vad för brukaren. Sida 4/4 Mina kontakter. De resurser nämnda på sidan innan återges iform av namn, roll/yrke, arbetsplats och kontaktuppgifter. Syftet är att både brukaren och samordnaren ska ha en överblick över vilka personer som är viktiga och hur man kan nå dem. Uppgifterna hjälper samordnaren när denna ska tillkalla ett sip-möte. Syftet med att kartlägga sina resurser är att ge både brukaren och samordnaren en överblick över olika aktörer som borde vara med på mötet och kanske också identifiera nya aktörer som borde närvara och en överblick över den enskildes nätverk. Kanske finner man att personer saknas eller borde tillkomma. 24 SIP

29 Samordnarens guide & Kallelse Samordnarens guide är tänkt som en checklista för att öka chanserna till ett lyckat möte, framförallt för nya samordnare och möteshållare. Här beskrivs hur man kan förbereda sig inför mötet, vad som behöver finnas i ett bra mötesrum och hur man avslutar mötet. Syftet är att samordnaren ska ha en kompis att hålla i handen under mötet som man kan kolla på eller luta sig tillbaka på för att mötet ska rulla på så bra som möjligt för alla parter. Kallelsens utformning har en stor betydelse för att skapa förutsättningar för ett bra möte. Att vara tydlig om plats och tillfälle, vad som förväntas tas upp i mötet samt andra parter som kommer närvara vilket gör det lättare för de tillkallade att förbereda sig. Kallelsen har också hänvisning till hemsidan för att man ska kunna få mer kött på benen om man saknar kunskap om vad SIP är. SIP 25

30 Planeringsdokumentet bestående av fem sidor. Detta dokument är det som skirvs under mötet tillsammans med alla närvarande som sen lämnas till brukaren. Sida 1/5 Första sidan i planeringsdokumentet är ett försättsblad där brukarens namn och uppgifter står i centrum. Försättsbladet ska uttrycka ett exklusivt värde och skapa en känsla av seriositet hos individen. Det här är inte ytterligare ett dokument, det här är något nytt. Sida 2/5 Andra sidan är en förteckning över alla som är närvarande under mötet med namn och uppgifter. Listan är en stor fördel för alla som är inblandade i mötet. Dels får brukaren tillgång till allas kontaktuppgifter och dels får de andra professionerna tillgång till sina SIP-kollegors uppgifter. Detta underlättar arbetet om de behöver kommunicera med varandra under processen. 26 SIP

31 Sida 3/5 Tredje sidan listar målen från förberedelsematerialet i samma ordning som prioriteringen från mina mål i förberedelsedokumentet. Under mötet får alla en tydlig bild på vad brukaren vill ta upp och man kan därmed fokusera på hur man gemensamt kan nå dit, vem som är ansvarig för att de olika insatserna ska ge och en tid för uppföljning. Processen med målen är linjärt upplagda för att vara pedagogiska och ger brukaren en överblick och en trygghet i att veta vad som ska ske, vem som är ansvarig och när det ska följas upp. Det underlättar även för de personer som ska stå för insatserna att veta vad de ska göra och vad de inte ska göra. Det blir tydligt för alla parter och kan inte rinna ut i sanden i brist på information eller struktur. Sida 4/5 Sida 5/5 Fjärde sidan är mer av en planeringssida, där tid för nästa möte sätts upp och vad som ska göras tills nästa möte. Att redan på mötet bestämma en ny tid för nästa möte simplifierar processen att få till en tid som passar alla och dels säkerställa att ett nästa möte kommer att bli av, vilket gör att brukaren känner sig lugn och att personal tydligt vet vad som ska göras och inte. Sista sidan i dokumentet är en överrenskommelse mellan brukare, samordnare och andra närvarande parter om att de insatser som bestämts kommer att bli av och att man är överrens om dokumentet som sådant. Det är en garanti för brukaren och säkerställer en hög kvalité av SIP-tjänsten från vårdens sida gentemot brukaren. SIP 27

32 Sammordnare går igenom förberedelser Vårdgivare upptäcker ett behov av en SIP Annan närstående vårdgivare går igenom förberedelser Samordnare tillkallar mötet Samordnare håller dagordning En ny SIP resan på hur det borde se ut med våra koncpet & ändringar B fortsätter arbeta i sip:en, eventuellt med nya aktörer och mål Brukaren ansöker en SIP Brukaren gör förberedelser själv eller med en anhörig Specialist tillkallar mötet Specialist håller dagordning Samordnaren gör en uppföljning tillsammans med B. Uppföljning av insatserna från förra mötet Målen uppfylls och ärendet avslutas ÄRENDE INITIERAS FÖR- BEREDELSER MÖTE TILLKALLAS MÖTE UPP-FÖLJNING MÖTE 2 FRAMTIDEN Tillgängliggöra information för brukaren Förberdelsematerial fylls i med stöd av samordnare eller annan handledare Nya kallelsen tillåter alla att förbereda sig inför mötet Samordnaren skapar en lugn och avspänd stämmning Brukaren har ett kvitto på att SIPen är igång Planeringsdokumentet revideras Goda exempel ger ringar på vattnet Tillgängliggöra material och information för samordnaren Brukaren får en överblick av sin sinituation, samt nya aktörer kan indetifieras Ny mindre hotfull kallelse med fokus på brukarens behov Planeringsdokumentet produceras på plats Planeringsdokumentet skrivs under på plats Förberdelsematerialet uppdateras kontinuerligt efter behov Forsatt kommunikation för att uppdatera alla inblandade Möjlighet att förbereda sig efter behov i sin takt Ny tydlig mötesstruktur 28 SIP

33 06 Rekommendationer Vidareutveckling Vi hade velat arbeta vidare med SIPen en ytterligare Loop 3 som hade infattat att testa materialet och mer helhetskonceptet ytterligare, men även titta närmare på följande punkter som har varit med bland våra konceptidéer men som också skulle kunnas vidareutvecklas. Ett handledningsmateial till förberedelsematerialet för brukare som skulle kunne sköta förberedelse materialet på egen hand. ev möjlighet att fylla ut dokumentet direkt på hemsidan. Utökad kommunikationsplattform för att öppna kanalerna mellan olika vårdgivare via hemsidan där dem skulle kunna dela med sig av bra metoder och idéer. Utforma en grafisk profil för att stärka varumärkesbygget och att lyfta helheten. Delad resurspol av metodstödjare då de är en resursfråga skulle alla vinna på om man kunde dela erfarna metodstödjare och erfarna samordnare att hjälpa till en ny samordnare i olika delar av SIP processen. SIP 29

34 07 Sammanfattning Enligt Socialstyrelsens riktlinjer har alla patienter/ brukare/individer med ett komplext behov av omsorg, vård och service rätt till en så kallad samordnad indviduell plan. Vårt uppdrag handlade om att medelst service design arbeta med den samordnade individuella planen på ett sätt som satte brukaren i centrum och gav hen en upfattning om att vården var samordnad. Vi arbetade med en metod som involverade både uppdragsgivare, Regionförbundet i Uppsala, och slutkund, här med den primära målgruppen brukare men också värdgivare som skulle komma att arbeta med tjänsten. Efter att ha kartlagt processsen som den ser ut idag identifierade vi de viktigaste insikterna och problemområdena, och kunde urskilja olika behovsgrupper. Vi beslutade oss för att fokusera på fyra olika huvudkoncept: Utbildning och information Paketering / varumärke Ny mötesstruktur med utökat pedagogiskt material En större flexibilitet i processen Vi insåg att vi behövde ta ett helhetsgrepp på projektet om vi ville se en möjlighet att uppnå verklig förändring, och våra olika huvudkoncept var på många sätt avhängiga av varandra. Därför valde vi att arbeta vidare med samtliga, och skapa en verktygslåda för att förbättra hela processen, från en första kontakt till uppföljning. Vi ville uppnå en trygg och rättvis process för brukare med olika behov, och ett enkelt och tillgängligt sätt för vårdgivarna att arbeta med den. Vi ville för det första skapa en ny känsla kring hela projektet SIP(samordnad indviduell plan). För att svara mot de problem med tillit och den rädsla för krånglighet vi identifierat bestämde vi oss för att arbeta utifrån grundvärdena nytt, seriöst, värdefullt och enkelt. För att en processs över huvud taget skulle dra igång behövdes en ordentlig informationskampanj, med material för både vårdgivare, anhöriga och brukare. För att kunna kommunicera ut enkelt och kunna upprätta en plattform för inspiration och ett bibliotek med allt nödvändigt material beslutade vi att skapa en hemsida och en enkel trycksak som skulle gå ut via vårdgivare till brukare. Vi skapade ett pedagogiskt material att användas i en förberedande fas, när brukaren får chansen att strukturera sin behovssituation, sina mål och drömmar och resurser omkring sig. Detta material ska fungera som ett levande dokument och gör det möjligt för brukaren att lättare hålla koll på sin situation, och kan användas som en enklare form av egen-sip eller SIP light. Vi omformulerade kallelsen som skickas ut till de som ska delta i SIPen, och gav även de parterna chans att förbereda sig. Mötet fick också ett nytt dokumentmaterial baserat på förberedelsematerialet och en tydlig struktur för att göra det så enkelt, effektivt och trevligt som möjligt. Slutresultatet blev en verktygslåda med redskap bestående av pedagogiskt material i olika kanaler och en tydlig varumärkesstrategi för att skapa tilltro till SIPen som process. 30 SIP

35 08 English summary According to the guidelines of Socialstyrelsen, all patients/consumers/individuals with complex needs for care, treatment and services are entitled to a so-called coordinated individual plan. Our mission was to work with service design with the coordinated individual plan in a way that put the patient in the center and gave him/her the perception and experience that his/her healthcare was coordinated. We worked with a method that involved both the Regional Council of Uppsala as a end consumer and asset group, the patients who are the primary consumer group and the health professionals. Having mapped the processes as it looks today, we identified the most important insights and problem areas, and could distinguish different need-groups. We decided to focus on four main concepts: Education and information Packaging / brand New meeting structure with expanded educational materials Greater flexibility in the process We realized that we needed to take a holistic approach to the project if we wanted to see an opportunity to achieve real change, and our various main concept was in many ways interdependent. Therefore, we chose to work on all of them, and create a toolkit to improve the entire process, from initial contact to follow-up. We wanted to achieve a safe and fair process for users with different needs, and a simple and accessible way for health care providers to work with it. Firstly we wanted to create a new feeling about the whole SIP project. In order to respond to the problems of trust and the fear of complication we identified, we decided to work from the basic values: new, serious, valuable and easily. In order for a process whatsoever would launch a proper information campaign, with materials for both health care providers, families and patients were needed. To be able to communicate easily and to establish a platform for inspiration and a library with all the necessary materials, we decided to create a website and a simple brochure that would go out via caregivers to patients. We created an educational material to be used in a preparatory phase, when the user gets the chance to structure their needs situation, their goals and dreams and resources around them. This material will serve as a living document, and allows the user to easily keep track of their situation, and can be used as a simple form of do it yourself- SIP or SIP light. We reformulated the vocation sent out to those who will participate in the SIP, and also gave the parties a chance to prepare themselves. The meeting also received a new document material based on the preparation material and a clear structure to make it as easy, efficient and pleasant as possible. The end result was a tool box with tools consisting of educational materials in various forms and a clear brand strategy to create confidence to the SIP as a process. SIP 31

36 09 Projektteam Projektteamet har bestått av tre studenter med olika inriktningar och kompetens. Tillsammans har vi jobbat i 7 veckor och klarat av att leverera ett arbeta vi känner oss nöjda över, då vi verkligen har behövt sätta oss in i och förstå alla delar i den samordnade individuella planeringen. Projektledare / handledare Sophie Andersson Handledare Emma Laurentz 32 SIP

37 Karin Linderoth Designer från Högskolan för Design och Konsthantverk, Göteborgs Universitet, med fokus på rum, koncept och storytelling. Darja Samad Har studerat beteendevetenskap, samhällsentreprenörskap och marknadskommunikation. Ska påbörja studier i humanekologi vid Göteborgs Universitet. Vill bli egenföretagare och rådgivare. Kaj Westerlund Inazawa Desginerstudent från Högskolan i Gävle inom industridesign och hållbarutveckling. /Grafiskformgivare och illustratör. SIP 33

38 är en unik satsning från SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign, med syftet att sammanföra studenter och näringsliv för att öka kunskapen om design bland företag och kommuner. Projektet redovisades inför Regionförbundet Uppsala län och togs imot mycket positiv, då de tyckte att det var en stor skillnad i tanken på hur SIP processen skulle kunna förändras till att bli mer pedagogiskt och lättare för både brukare, vårdgivare och andra utomstående. SVID, Stiftelsen Svensk Industridesign Sveavägen 34, 6 tr Stockholm