RAPPORT 1-1 (7) Rättsenheten Mottagare. Upphandlingsrapport

Transkript

1 0 RAPPORT 1-1 (7) Rättsenheten Mottagare HEMLIG Upphandlingsrapport Interiöra skyltar 1 Föremålet för upphandlingen, syfte och omfattning Säkerhetspolisen har genomfört en upphandling av skyltsystem till sitt nya huvudkontor i Solna. Upphandlingen har varit avsedd att leda till ett ramavtal med en leverantör från vilket Säkerhetspolisen kan avropa ett komplett skyltsystem till både huvudkontoret och verksamheter på andra orter. Målet med upphandlingen har varit att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet för myndigheten utifrån kriterierna kvalitet och pris. Beställarens intention är att skyltsystemet för inomhusskyltar ska vara ett flexibelt system med neutralt utseende som flera leverantörer och tillverkare har i sitt standardsortiment. Uppbyggnaden av önskat system ska vara flexibelt där paneler är utbytbara så att systemet är lätt att uppdatera och underhålla. Skyltarna ska uppfylla funktionella och estetiska krav och vara av god kvalitet. För att beskriva behov, funktion och förväntad kvalitetsnivå har det i förfrågningsunderlaget hänvisats till ett referensskyltsystem. Anbudsgivare har haft möjlighet att inkomma med anbud på likvärdigt skyltsystem så länge funktion, utformning och kvalitet motsvarat ställda krav. Syftet med upphandlingen har bl.a. varit att upphandla ett kvalitativt skyltsystem som är flexibelt och håller över tid. Syftet har återspeglat sig i utvärderingsgrunden samt viktningen av tilldelningskriterierna.

2 Säkerhetspolisen RAPPORT 1-2(7) 1.1 Upphandlande myndighet Säkerhetspolisen, organisationsnummer Serviceenheten Box Stockholm Enhetschef: Katarina Holmberg 1.2 Myndighetens upphandlingsorganisation En skyltgrupp har tillsammans med Larsson arkitekter upprättat förfrågningsunderlag baserat på myndighetens behov och krav på funktionalitet. Utvärdering av anbud har utförts av delar av skyltgruppen, verksjurist och upphandlingskonsult. Anders Käck, Upphandlingskonsult, Sonika Sven Johnard, Verksjurist Säkerhetspolisen Lena Westling, Säkerhetspolisen Håkan Orre, Säkerhetspolisen Jerker Larsson, Arkitekt, Larsson Arkitekter Ombud för upphandlingen är Katarina Holmberg. 1.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen har skett genom ett s.k. förenklat förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.4 Annonsering Upphandlingen annonserades den 24 juni 2013 i Visma Tendsign. 1.5 Inkomna anbud Sista dag för anbud var den 30 augusti Inkomna anbud har öppnats vid sedvanlig förrättning, se öppningsprotokoll, Bilaga 1. Totalt fyra anbud inkom från följande anbudsgivare: Nr: Firma: 1. Perneheim Skyltdesign AB 2. Skyltbolaget i Nykvarn AB 3. Lex Sign Aktiebolag 4. Systemtext AB

3 Säkerhetspolisen RAPPORT 2-3(7) 1.6 Angående upphandlande myndigheters möjlighet att begära kompletterande handlingar Enligt 9 kap. 8 andra stycket sista meningen LOU får en upphandlande myndighet begära att en leverantör kompletterar handlingar som getts in och som avses i 10 kap. och 11 kap. LOU. Inga kompletterande handlingar har begärts in. 2 Prövning Utvärderingen av anbud har skett i två steg. I steg ett, Prövningsfasen, prövades om anbudsgivaren lämnat anbud enligt förfrågan och att anbudsgivaren uppfyller ställda krav. Som steg två utfördes utvärderingen enligt de kriterier som angivits i förfrågningsunderlaget. 2.1 Prövning av anbudsgivare En första kontroll utfördes avseende om anbudsgivaren som företag och organisation har uppfyllt ställda krav redovisade i anbudsformuläret punkt 2 samt att inga av omständigheterna i 10 kap. 1 och 2 lagen om offentlig upphandling (2007:1091) föreligger. Se Utvärderingsprotokoll, Bilaga 2. Se även vissa kommentarer till bedömningen nedan. 2.2 Anbud nr. 2 Skyltbolaget i Nykvarn har inte skrivit under den ingivna uppförandekoden. Det var ett obligatoriskt krav att ge in en underskriven uppförandekod enligt anbudsformuläret. Av Skyltbolagets anbudshandlingar framgår inte vilken erfarenhet som anbudsgivarens redovisade organisation har för aktuellt uppdrag. I förfrågningsunderlag angavs som obligatoriskt krav att anbudsgivaren skulle ha minst två anställda skylttillverkare och minst två montörer, vilka skulle ha minst tre års erfarenhet. Detta krav kan således inte anses uppfyllt. Eftersom underskriven uppförandekod saknas samt att efterfrågad erfarenhet inte går att utläsa i anbudet måste myndigheten förkasta anbudet.

4 Säkerhetspolisen RAPPORT 3-4(7) 2.3 Anbud nr. 4 I förfrågningsunderlag ställs krav på att de anbudsgivare vars anbud ska tas upp till prövning ska ha en sund och stabil ekonomi. Kravet ska styrkas genom en kreditrating, minst riskklass tre, enligt Soliditet AB, Upplysningscentralen eller motsvarande. Även om den finansiella och ekonomiska ställningen inte motsvaras av riskklass tre kan sådana faktorer styrkas genom att leverantören lämnar en godtagbar förklaring, alternativt inger ett godtagbart garantiåtagande, t.ex. fullgörandegaranti från koncernmoder eller likvärdig garanti. Enligt 10 kap. 2 första stycket punkten 5 LOU får en leverantör uteslutas från att delta i en upphandling om leverantören inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Systemtext AB har en kreditrating som understiger riskklass 3. Ingiven förklaring om anbudsgivarens låga kreditrating kan inte godtas. Leverantören har vidare inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. Eftersom finansiell och ekonomisk stabilitet är ett obligatoriskt krav och att kravet med hänsyn till vad ovan anförts inte är styrkt måste myndigheten förkasta anbudet. 2.4 Sammanfattning Följande anbudsgivare går vidare till utvärdering. Perneheim Skyltdesign AB Lex Sign AB 3 Anbudsutvärdering Utvärderingen har helt baserats på de uppgifter respektive anbudslämnare inkommit med i sina anbud. 3.1 Kompletterande uppgifter/förtydligande Båda anbudsgivarna vars anbud togs upp till utvärdering fick förtydliga sina anbud då oklarheter fanns i anbuden. Frågor: Ingår montage av takpendlade skyltar i garage och hur kommer infästning i skylt utföras? Om montage inte ingår önskas en komplettering med montagekostnad. Kommer montering av orienterings- och hisskyltar ske med samma system som rumskyltar? Om inte beskriv hur montering av orienterings- och hiss skyltar kommer ske.

5 Säkerhetspolisen RAPPORT 3-5(7) Kommer montering av väggmonterade garageskyltar ske med samma system som rumskyltar? Om inte beskriv hur montering av väggmonterade garageskyltar kommer ske. Anbudsförfrågan avser ett flexibelt skyltsystem för inomhusbruk där det finns krav på att alla skyltar ska vara tillverkade i aluminium. Vi önskar en bekräftelse att samtliga skyltar som ingår i skyltsystemet enligt ert anbud, även garageskyltar, orienterings- och hisskyltar, ingår i skyltsystemet och kommer att vara utförda i aluminium. Samtliga tillfrågade anbudsgivare har lämnat godtagbara förtydliganden. 3.2 Utvärderingsresultat En sammanställning av utvärderingsresultat redovisas i form av ett utvärderingsprotokoll, se Bilaga 2. Vid utvärdering av anbud har det anbud som är fördelaktigast med hänsyn till nedan angivna värderingsgrunder antagits. Pris: 50 % Kvalitet: 50 % 3.3 Bedömningsgrunder Pris (5 poäng) Det pris som ligger till grund för utvärderingen är en bedömd total kostnad för huvudleverans inklusive montering enligt de av anbudsgivaren lämnade priser. Lägst pris erhåller 5 poäng. Övriga anbudssummor har poängsatts i fallande skala i proportion till hur mycket de överstiger den lägsta anbudssumman och enligt formeln nedan. L/X x 5 = Erhållen poäng L = Lägsta pris X = Offererat pris Resultatet har därefter viktats med viktfaktorn för pris.

6 Säkerhetspolisen RAPPORT 3-6(7) Kvalitet (5 poäng) Beställarens intention har varit att skyltsystemet ska vara ett flexibelt system med neutralt utseende som flera leverantörer och tillverkare haft i sitt standardsortiment. Uppbyggnaden ska vara flexibel där paneler är utbytbara så att systemet är lätt att uppdatera och underhålla. Skyltarna ska uppfylla funktionella och estetiska krav och vara av god kvalitet. För att beskriva behov, funktion och förväntad kvalitetsnivå har det i förfrågningsunderlaget hänvisats till ett referensskyltsystem. Anbudsgivare har haft möjlighet att inkomma med anbud på likvärdigt skyltsystem så länge funktion, utformning och kvalitet motsvarar ställda krav. Funktionen och kvaliteten bedöms i sin helhet avseende utformning, ytfinish, planhet, kanter och tryck. Produktproverna bedöms i en skala 1-5, där 5 är fullt godkänd kvalitet och utförande och 1 är ej godkända produktprov. Resultatet viktas därefter med viktfaktorn för kvalitet. 3.4 Kommentarer till utvärdering Utvärdering av kvalitet har poängsatts i förhållande till hur pass väl anbudsgivarens skyltsystem uppfyller likvärdigheten mot redovisat referenssystem. För varje kriterium där avvikelse mot referenssystem konstaterats har poängavdrag skett. Poängsättningen av skyltsystem kommenteras nedan. Anbud nr. 1 Skyltsystemet Locksign uppfyller kraven på planhet och tryck i likhet med referenssystemet. Locksign-systemet anses dock inte uppfylla kraven om likvärdighet med referenssystemet vad avser utformning, kanter och ytfinish, se motivering nedan. Utformning: Montage sker med ett fäste där skyltpanelen skjuts på från sidan vilket kan leda till problem i trånga utrymmen mellan t.ex. dörrkarmar. För att demontera och flytta en panel krävs verktyg vilket inte upplevs enkelt och flexibelt. Varje panel kräver separat bottenplatta. Detta anses inte tillräckligt flexibelt när man behöver utöka eller minska antal paneler. Finns risk för synliga skruvhål efter demonterade paneler. Kanter: Panelen har en avrundad kant uppåt, medan den kant som blir i ögonhöjd och synlig, saknar rundad kant. Istället har bottenplatta i plast lackerats i samma färg som panel. Avsaknad av avrundad sidokant ger inte samma estetiska intryck som referenssystemet. Ytfinish: Panelytan bedöms vara av en kvalité som inte motsvarar den höga kvalité som referensskylten har. Ytan på Locksign-systemet upplevs ha mer

7 Säkerhetspolisen RAPPORT 4-7(7) s.k. "porer" vilket gör att den inte får samma motståndskraft mot yttre miljöpåverkan samt samma blanka intryck och vidhäftningsförmåga. Anbud nr. 3 Skyltsystem Lex Sign är samma fabrikat och typ av skyltsystem som myndigheten angett som referenssystem. Lex Sign systemet anses uppfylla samtliga krav och vara likvärdigt med referenssystemet. 4 Förslag till beslut Beslut Med utvärderingsresultatet som grund har Säkerhetspolisen beslutat att tilldela Lex Sign AB, org.nr , kontrakt i myndighetens upphandling avseende skyltsystem. Skäl Lex Sign AB har lämnat det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för Säkerhetspolisen genom att ha erhållit högst poäng vid prövning utifrån givna tilldelningskriterier kvalitet och pris. Angående anbudsprövning, utvärdering och skälen i övrigt, se bifogat utvärderingsprotokoll. Övrigt Tilldelningsbeslutet innebär inte en avtalsrättslig accept på anbud utan ett bindande avtal kommer att uppstå först när båda parter har undertecknat ett upphandlingskontrakt. Perioden för s.k. avtalsspärr anges i underrättelse om beslut. Anders Käck Upphandlingskonsult Bilagor: 1. Öppningsprotokoll 2. Utvärderingsprotokoll