Arbete och välfärdsnämnden

Transkript

1 KALLELSE med föredragningslista 1(2) Nämnd/Styrelse: Arbete och välfärdsnämnden Sekreterare: Monica Ek Tfn: E-post: Tid och plats torsdagen den 28 januari 2016 kl. 13:30 Östra Kommunhuset Ärenden Nr 1 Fastställande av dagordning 2 Upprop 3 Val av justerare Information 4 Förvaltningschef Merete Tillman 5 Ordförande Radovan Javurek 6 Rapportering: Ensamkommande flyktingbarn 7 Samordning mot könsstympning 8 Nämndstatistik /560 Beslutsärenden 9 Delgivningar 10 Delegeringsbeslut 11 Verkställande av besparingar / Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) 13 Remiss - Heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun / /160 1

2 KALLELSE med föredragningslista 2(2) Ärenden 14 Rapport enligt SoL 16 kap 6f, 6g avseende beslut beviljade före och som ej verkställts Ärende som inte uppfyller lagens krav januari 2016/214 /717 Sekretessärenden 16 Delegeringsbeslut december 2016/ Inkomna domar och beslut 2016/ Förteckning utredningstider inom barn och ungdom samt urvalsärenden 19 Yttrande till Riksdagens ombudsmän 2016/ Yttrande till Inspektionen för Vård och Omsorg 2016/ Yttrande till Inspektionen för Vård och Omsorg 2016/ Yttrande till Kristianstad tingsrätt gällande adoption 2016/ Anmälan om behov av särskild förordnad vårdnadshavare 2016/ Anmälan om behov av särskild förordnad vårdnadshavare 2016/ Ansökan om umgänge - komplettering till tidigare ärende 2016/ Ansökan om umgänge - komplettering till tidigare ärende 2016/279 Radovan Javurek Ordförande 2

3 1 Arbete och välfärdsförvaltningen placeringar 1 Kostnadsutvecklingen HVB-placeringar (tkr) Utskriftsdatum Brutto Brutto Tkr 2014 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa: Budget Netto Netto 2014 Budgetavvikelse Budgetavvikelse

4 2 Arbete och välfärdsförvaltningen ekonomiskt bistånd 1 Ekonomiskt bistånd totalt (tkr) Utskriftsdatum Brutto Brutto Tkr 2014 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa: Budget ,32 Netto Netto 2014 Budgetavvikelse Budgetavvikelse ,32 4

5 3 Ekonomiskt bistånd Antalet unika hushåll samt personer med beslut AoV Utredning Utskriftsdatum: Urvalet gäller för år: Hela månaden måste ha passerat (se utskriftsdatum) Sida: 1 av 1 Unika hushåll Bifall Avslag + bifall med bifall med avslag Belopp bifall (tkr) Snitt kr/ månad * Antal unika personer sökande/medsökande, med bifallsbeslut Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Unika hushåll för perioden: Summ Personen räknas endast en gång som sökande respektive medsökande, inom respektive månad. Medsökande är annan vuxen i hushållet, ej barn. 5

6 4 Ekonomiskt bistånd Beslutsorsaker för sökande och medsökande, per månad AoV Utredning Utskriftsdatum Urvalet gäller mellan perioderna 01 och 12 Sida 1 av 4 Huvudgrupper: Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti eptember Oktober November December försörjningshinder bifallsbeslut Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Arbetslöshet bo 2 Familjeskäl Inkomst otillräcklig Pension Sociala skäl Utbildning **Unika personer per månad Antal personer = sökande och medsökande (ej barn) Tabellen visar unika personer per orsak (rad) och månad, vilket innebär att personen endast räknas en gång inom respektive orsak och månad. * Utbetalning vid placering/annan vårdinsats **Unika personer per månad: anger hur många personer totalt som fått bifallsbeslut inom månaden *** Unika personer totalt under vald period 6

7 5 Huvudgrupper: försörjningshinder bifallsbeslut Unika personer per orsak. under vald period Detaljer inom huvudgrupp (personnr, antal dagar insatsen pågått) Arbetslöshet Detaljer bo 2 Detaljer Familjeskäl 28 Detaljer Inkomst otillräcklig 981 Detaljer Pension 37 Detaljer Sociala skäl 881 Detaljer Utbildning 62 Detaljer **Unika personer per månad 2 685*** 7

8 6 Ekonomiskt bistånd Beslutsorsaker för sökande och medsökande, per månad AoV Utredning Utskriftsdatum Urvalet gäller mellan perioderna 01 och 12 Sida 3 av 4 8

9 7 Ekonomiskt bistånd Försörjninghinder för sökande och medsökande Bifall AoV Utredning Utskriftsdatum Urvalet gäller mellan perioderna 01 och 12 1 av 2 Huvudgrupp Försörjningshinder/orsak Sökande Medsökande Unika personer per orsak under vald period Arbetslöshet I arbetsmarknadspolitisk åtg Otillräcklig arb.löshetsers Otillräcklig etableringsersättning Utan arbetslöshetsersättning Utan etableringsersättning Väntar på arbetslöshetsersättning Väntar på etableringsersättning Unika personer inom huvudgrupp: Arbetslöshet bo u-praktiklön till ungdomar 2 2 Unika personer inom huvudgrupp: bo 2 Familjeskäl Barnomsorg saknas Skilsmässa/separation Unika personer inom huvudgrupp: Familjeskäl 28 Inkomst otillräcklig Aktivitets/sjukersättning otillräcklig Aktivitets/sjukersättning, väntar på ersättning Deltidsarbete ofrivilligt, lön otillräcklig Deltidsarbete ofrivilligt, väntar på lön Egenföretagande 1 1 Föräldrapenning otillräcklig Föräldrapenning, väntar på ersättning Heltidsarbete, lön otillräcklig Heltidsarbete, väntar på lön Saknar arbetsförmåga, ej ersättning FK Sjukpenning otillräcklig Sjukpenning, väntar på ersättning Sjukskriven utan sjukpenning Väntar på social förmån Unika personer inom huvudgrupp: Inkomst otillräcklig 981 Pension Ålderspension otillräcklig

10 8 Ekonomiskt bistånd Försörjninghinder för sökande och medsökande Bifall AoV Utredning Utskriftsdatum Urvalet gäller mellan perioderna 01 och 12 2 av 2 Huvudgrupp Försörjningshinder/orsak Sökande Medsökande Unika personer per orsak under vald period Unika personer inom huvudgrupp: Pension 37 Sociala skäl Begravningskostnader Frihetsberövande straff Förebyggande, vård och behandling Kommunens yttersta ansvar Soc/psyk arbetshinder med rehab Soc/psyk arbetshinder utan rehab Soc/psyk arbetshinder, väntar på rehab Språkhinder Tillfälligt behov, annars ej försörjningshinder Utredning FK Väntar på SFI Äldre, arbetshinder Unika personer inom huvudgrupp: Sociala skäl 881 Utbildning Bristande ek föräldrastöd Komvuxutbildning Med soc.bidrag av rehab skäl Studiestöd otillräckligt Väntar på studiestöd Unika personer inom huvudgrupp: Utbildning 62 Antal personer = sökande och medsökande (ej barn) *Totalt antal unika personer under vald period: Tabellen visar unika personer per försörjningshinder (rad) och inom vald period, vilket innebär att personen endast räknas en gång inom respektive försörjningshinder. *Totalt antal unika personer under vald period: anger hur många personer totalt som fått bifallsbeslut inom perioden 10

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 276 Budgetkompensation för hyreskostnad avseende jobbförberedande gruppen Änr KS /1069 Beslut Arbete och välfärdsnämnden får budgetkompensation med kronor per helår med preliminär början juli 2016 avseende hyreskostnad för verksamheten jobbförberedande gruppen. Budgetkompensation följer hyrans förändring Sammanfattning I instruktionsbok och regler för hyresavtal beslutad i Kommunfullmäktige september framgår att Kommunstyrelsen avgör frågan om budgetkompensation för hyreskostnader där hyrestiden överstiger 3 år eller hyresbeloppet årligen överstiger 5 prisbasbelopp. Arbete och välfärdsnämnden ansöker om budgetkompensation för utökade hyreskostnader avseende verksamheten jobbförberedande gruppen. Finansieringen är beaktad i budgetarbetet under post för fastighetsförändringar. Kommunledningskontorets förslag till Kommunstyrelsen Arbete och välfärdsnämnden får budgetkompensation med kronor per helår med preliminär början juli 2016 avseende hyreskostnad för verksamheten jobbförberedande gruppen. Budgetkompensation följer hyrans förändring. Utdragsbestyrkande Justerarens signatur 11

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande Sammanställning tillkommande hyreskostnader Arbete och välfärdsnämnden Arbete och välfärdsnämndens beslut Arbete och välfärdsförvaltningens tjänsteutlåtande Utdragsbestyrkande Justerarens signatur 12

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Sammanträdesdatum Barn- och utbildningsnämnden BUN 9 Val av ledamot till Integrationsrådet Änr BUN 2014/6349 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar utse Anders Tell (S) till ledamot i Integrationsrådet i Kristianstads kommun Barn- och utbildningsnämndens behandling Förvaltningschef Kenth Olsson kommenterar ärendet. Tillstyrkande Fredrik Axelsson (M) tillstyrker arbetsutskottets förslag. Sammanfattning Kristianstads kommuns Integrationsråd ska verka för att skapa goda förutsättningar för integration i samhället för nyanlända och andra med utländsk bakgrund. Rådet består av ordföranden i Arbete och välfärdsnämnden, tillika rådets ordförande. En ledamot från Arbete och välfärdsnämnden, tillika rådets vice ordförande. En ledamot från respektive Barn- och utbildningsnämnden, Kultur och fritidsnämnden, Omsorgsnämnden samt en representant från respektive invandrarförening. Ledamöter/representanter i rådet utses för en mandatperiod, sammanträder fyra gånger per år, men uppbär ingen kommunal beslutanderätt. Beslut som rör rådets verksamhet fattas av ordförande och vice ordförande efter samråd med rådets ledamöter och representanter. Sammanträdesarvoden och andra ersättningar utgår till nämndrepresentanter enligt det kommunala arvodesreglementet. Utdragsbestyrkande Justerarens signatur 13

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Sammanträdesdatum Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden föreslås utse Anders Tell (S) till ledamot i Integrationsrådet. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts förslag till barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden beslutar utse Anders Tell (S) till ledamot i Integrationsrådet i Kristianstads kommun. Beslutsunderlag Arbetsutskottets beslut , 85 Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteutlåtande Utdragsbestyrkande Justerarens signatur 14

15 DELEGATIONSLISTA lex Sarah Arbete och välfärdsnämnden Rapportnr Datum för inträffad lex Sarah AVV AVV AVV AVV AVV lex Sarah-rapport Lex Sarah inkommen anmälan från polisen. Den skickas via brev på eftermiddagen och inkommer därför först till handläggare för skyddsbedömning. Anmälan avsåg en händelse i september. Genom att anmälan skickades via post gjordes inte en skyddsbedömning inom lagstadgad tid. Eftersom detta inte innebar ett missförhållande för den enskilde görs ingen anmälan till IVO. Lex Sarah Ett brev som inkom innehöll flera handlingar men var också en anmälan om brott begånget av icke myndig person. Registratorn uppfattade inte att de inkomna handlingarna var en anmälan. Detta innebar att rutinerna för hur anmälningar hanteras inte användes. Rutinerna är utformade för att säkerställa att en skyddsbedömning görs snarast möjligt och inom 48 timmar. I detta fall innebar fördröjningen dock inte att en risk för missförhållande uppstod därför görs ingen anmälan till IVO. Två tonåringar råkar ut för ett drunkningstillbud i samband med att HVB-hemmet är på besök i badhuset. Utredningen visar att orsaken inte beror på ett olyckstillbud och inte ett missförhållande eller risk för missförhållande jämlikt lex Sarah. Lex Sarah Kuvert innehållande en orosanmälan adresserad till mottagningsgruppen hamnade hos enhetschef på matchningsgruppen. Hen tog kontakt med diariet och faxade handlingarna vilket innebar att ärendet hanterades samma dag och inom lagstadgad tidsram. Ingen an-mälan till IVO Ett barn tar kontakt med socialtjänsten och berättar att hen blir utsatt för våld i hemmet. Barnet placeras i jourhem. Barnet avviker från jourhemmet och jourhemmet kontaktar inte sociala jouren eller handläggaren. Jourhemmet anser att de överlämnade ansvaret för barnet två dagar före sammanbrottet, medan handläggaren uppfattade att en långsiktig planering behövde göras. Jourhemmet hade ingen vårdplan och genomförandeplan att arbeta utifrån. Uppföljning av placeringen hade inte genomförts på ett tillfredsställande sätt. Hela situationen i samband med sammanbrottet utgör ett allvarligt missförhållande eftersom barnets liv, säkerhet samt fysiska och psykiska hälsa äventyrades. Anmälan är gjord till IVO. Beslut om anmälan till IVO Beslutsfattare Nej Merete Tillman Förvaltningschef Nej Merete Tillman Förvaltningschef Nej Merete Tillman Förvaltningschef Nej Merete Tillman Förvaltningschef Ja Pål Sander Tf förvaltningschef Utskriftsdatam: Sida 1 av 1 15

16 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(2) Arbete och välfärdsförvaltningen Avdelning Merete Tillman Arbete och välfärdsnämnden Verkställande av besparingar Änr AVN /7772 Arbete och välfärdsförvaltningens förslag till Arbete och välfärdsnämnden Minska budgeten för Feriearbetet med 1 mkr 2016 samt uppdra åt förvaltningschefen att via vakansprövningar överföra arbetsuppgifter motsvarande 0,5 mkr till Medborgarcenter Att anta nya riktlinjer för Feriearbetet Sammanfattning Besparing omfattande 5,6 mkr ska verkställas under Nämnden fattade i november beslut om att avveckla Kompetensare samt sänka budgeten för ekonomiskt bistånd med 1,1 mkr. Återstående besparingar ska ställas till nämnden för beslut. Vid fördelningen av internbudgeten sänktes budgeten för inhyrda socionomer då huvuddelen av de hyrsocionomer vi nu tar in belastar kontot för ensamkommande barn. Återstående besparing efter denna åtgärd att verkställa är 1,5 mkr. Arbete och välfärdsförvaltningen föreslår att budgeten för feriearbetet minskas med 1 miljon. Ungdomar kommer att få feriearbete under två veckor med undantag av de ungdomar som får ett feriearbete på något av de kommunala lägren eller aktiviteterna. Dessa ungdomar kan erbjudas ett feriearbete upp till tre veckor. Förslaget innebär att 685 ungdomar kan påbörja ett feriearbete 2016, vilket är en minskning med 18 ungdomar jämfört med gällande beslut. Förvaltningen finansierar Medborgarcenter med 2,2 mkr och bedömningen är att det inte lämnats över arbetsuppgifter motsvarande denna summa. Via vakansprövningar med särskild inriktning på arbetsguppgifter lämpade för Medborgacenter kommer besparing motsvarande 0,5 mkr att verkställas. Detta förutsätter en tät dialog med Medborgarcenter. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Arbete och välfärdsförvaltningen vxl Kristianstad 16

17 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(2) Beslutsunderlag Verkställande av besparing 2016 Riktlinjer Feriearbetet Merete Tillman Förvaltningschef Beslut expedieras till Emma Krüger Preben Bruzelius Linda Andersson 17

18 1 (2) Arbete och Välfärdsförvaltning AoV Förvaltning Tillman Merete Bakgrund Besparing omfattande 5,6 mkr ska verkställas under 2016 och förvaltningens förslag har varit att se över verksamhet så att inte kommunal verksamhet konkurrerar med statliga satsningar. Förvaltningens förslag har varit avvecklande av Kompetensare 2 mkr och Ibidem 0,5 mkr samt neddragning av feriearbetet med 2 mkr och sänkning av budgeten för ekonomiskt bistånd med 1,1 mkr. Nämnden fattade i november beslut om att avveckla Kompetensare samt sänka budgeten för ekonomiskt bistånd med 1,1 mkr. Återstående besparingar ska ställas till nämnden för beslut. Vid fördelningen av internbudgeten sänktes budgeten för inhyrda socionomer då huvuddelen av de hyrsocionomer vi nu tar in belastar kontot för ensamkommande barn. Återstående besparing efter denna åtgärd att verkställa är 1,5 mkr. Feriearbetet Arbete och välfärdsförvaltningen föreslår att budgeten för feriearbetet minskas med 1 miljon. Arbete och välfärdsförvaltningen anser att det är viktigt att kunna erbjuda så många som möjligt ett feriearbete. För att kunna maximera antalet ungdomar som får ett feriearbete, samtidigt som budgeten minskas, förslås därför att feriearbete erbjuds under två veckor. Undantag görs för ungdomar som får en placering i de kommunala lägren eller aktiviteterna, dessa kan erbjudas ett feriearbete upp till tre veckor. Förslaget innebär att 685 ungdomar kan påbörja ett feriearbete 2016, vilket är en minskning med 18 ungdomar jämfört med gällande beslut. Arbete och välfärdsförvaltningen har uppdaterat riktlinjerna för feriearbetet. Den förändring som gjorts av de nya riktlinjerna innebär att ungdomar kommer att få feriearbete under två veckor med undantag av de ungdomar som får ett feriearbete på något av de kommunala lägren eller aktiviteterna. Dessa ungdomar kan erbjudas ett feriearbete upp till tre veckor. Andra mindre uppdateringar, förtydliganden och layoutmässiga förändringar har gjorts. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr vxl

19 2(2) Medborgarcenter Förvaltningen finansierar Medborgarcenter med 2,2 mkr och bedömningen är att det inte lämnats över arbetsuppgifter motsvarande denna summa. Via vakansprövningar med särskild inriktning på arbetsguppgifter lämpade för Medborgacenter kommer besparing motsvarande 0,5 mkr att verkställas. Detta förutsätter en tät dialog med Medborgarcenter. Kristianstad Merete Tillman, förvaltningschef 19

20 RIKTLINJER 1(2) Arbete och välfärdsförvaltningen Änr /7772 Riktlinjer feriearbete Syftet med en kommunal satsning på feriearbete är att ge ungdomar en introduktion in i arbetslivet som också kan underlätta ett framtida yrkesval. För kommunen innebär feriearbetet en möjlighet att presentera sin verksamhet och därigenom också väcka intresse för den kommunala verksamheten. Kommunens feriearbete ska ses som en möjlighet, utöver de möjligheter som ungdomen själv har att på egen hand ordna sommarjobb. Ungdomar behöriga att söka Ungdomar år (gymnasiestuderande åk 1-2) folkbokförda i Kristianstads kommun. Arbetstider och perioder Feriearbete erbjuds under två till tre veckor med sju timmars arbetsdag under hela sommaren. De ungdomar som får en placering i någon av kommunens lägerverksamheter får vanligen ett feriearbete upp till tre veckor. Övriga erbjuds ett arbete under två veckor. Avvikelser härifrån kan förekomma på grund av personliga eller verksamhetsmässiga skäl. Arbetstiden är förlagd dagtid, måndag till fredag. Undantagsvis kan även andra tider förekomma. Lämpliga arbetsuppgifter Feriearbete ska inte undantränga ordinarie verksamhet eller konkurrera med semestervikariat eller sommarjobb i övrigt. Feriearbete ska snarare ses som en kvalitetsförstärkning till verksamheten. Arbetsuppgifterna som erbjuds ska vara anpassade till individens mognad och utveckling. För att kunna delta i ett feriearbete måste ungdomen kunna tillgodogöra sig arbetsmiljöverkets föreskrifter. Feriearbete bör i första hand förläggas till kommunens förvaltningar, bolag, stiftelser och ideella föreningar. Feriearbete kan även erbjudas inom kommunala läger eller aktiviteter. Ansöknings- och urvalsprocessen 20

21 UTREDNING 2(2) Fördelningen av feriearbeteplatser sker via ett selektivt urval. Ungdomar som föregående år har sökt feriearbete och inte fått något erbjudande ska så långt det är möjligt erbjudas en feriearbete. Arbetstiden anpassas efter ålder och mognadsgrad. Nedanstående ungdomar ska prioriteras och vid ansökan erbjudas feriearbete ett av åren 1 : Elever som har dokumenterat funktionsnedsättning och som är inskrivna vid ISPEC, Gymnasiesärskolan, Riksgymnasiet för RHanpassad utbildning, Lejongymnasieskolan eller Resursskolan. En särskild överenskommelse har träffats med Barn- och utbildningsförvaltningen för denna målgrupp. Ungdomar vars föräldrar är aktuella inom socialtjänsten. 1 Anledningen till att ungdomen enbart garanteras ett feriearbete ett av åren är att ungdomar som har en dokumenterad funktionsnedsättning har möjlighet att ansöka om feriepraktik genom Arbetsförmedlingen och erhålla aktivitetsstöd under praktiken. 21

22 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(2) Arbete och välfärdsförvaltningen Utveckling och Service Emma Svärd Arbete och välfärdsnämnden Årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) Änr AVN /6808 Arbete och välfärdsförvaltningens förslag till Arbete och välfärdsnämnden Godkänna handlingsplan för 2016 Sammanfattning Utifrån framkomna brister/utvecklingsbehov i samband med den årliga uppföljningen av SAM/samverkan/likabehandling har en förvaltningsövergripande handlingsplan inför 2016 tagits fram. Den årliga uppföljningen av SAM/samverkan/likabehandling har genomförts av enhetschefer och verksamhetschefer i respektive verksamhets ledningsgrupp. Underlagen har därefter samverkats inom respektive verksamhet. HR specialist har sammanställt verksamheternas redovisning till en förvaltningsövergripande rapport som har tagits i ledningsgruppen och därefter i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen. Sammanställningen kommer att redovisas till kommunledningskontoret. Beslutsunderlag Handlingsplan utifrån årliga uppföljningen av SAM/samverkan/likabehandling Bilaga 1 Årlig uppföljning av SAM/samverkan/likabehandling Bilaga 2 Genomförda åtgärder inom SAM/samverkan/likabehandling Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Arbete och välfärdsförvaltningen vxl Kristianstad 22

23 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(2) Ärendet Handlingsplan inför 2016 utifrån SAM/samverkan/likabehandling. Merete Tillman Förvaltningschef Beslut expedieras till Boel Steen, HR strateg, Kommunledningskontoret Emma Svärd, HR specialist, Arbete och välfärdsförvaltningen 23

24 HANDLINGSPLAN vid risker och utvecklingsbehov i arbetsmiljön som inte kan åtgärdas omedelbart Upprättad datum: Förvaltning Arbete och välfärd Chef/arbetsledare Merete Tillman Enhet/arbetsställe Arbete och välfärdsförvaltningen Samverkan har skett med: SACO, TCO, LO Målet med åtgärden Vad ska göras? Hur? När? Ansvarig Kontroll av åtgärder Vad-Vem-Hur-När? Förvaltningens varumärke (värdegrund) känd bland alla medarbetare i förvaltningen. Samtliga enheter arbeta med varumärket utifrån framtaget material. Under 2016 Arbetsgrupp tar fram material. Respektive chef arbetar med materialet i enheten. Avstämningar i FÖS innan sommaren. Årliga uppföljningen Genomgång av aktuella riktlinjer/policys för att medarbetarna ska ha den kunskap de behöver. Information på APT etc. när behov föreligger. Stödfunktioner kan bistå vid behov. Löpande under 2016 Respektive enhetschef framför behov. Avstämningar i FÖS innan sommaren. Årliga uppföljningen 2016 Strategi för att trygga förvaltningens kompetens- och personalförsörjningsbehov En övergripande strategi ska tas fram som både HR och chefer kan arbeta utifrån. Framtagen senast 31 mars HR Avstämningar i FÖS innan sommaren. Årliga uppföljningen

25 (Medarbetare med rimlig arbetsbelastning). Upplevelse av en god kommunikation såväl internt som externt Framtagande av förvaltningsspecifik kommunikationsstrategi Under 2016 Förvaltningsledningen Maj 2016 Stärkt identitet i förvaltningen Studiebesök inom enheterna öppna för såväl nyanställda som övriga medarbetare. Fortsätta arbeta utifrån metodiken "Leda för resultat". Löpande under året Förvaltningsledningen Avstämningar i FÖS innan sommaren. Årliga uppföljningen En arbetsplats fri från kränkande attityder och särbehandling. Inom samtliga enheter arbeta förrebyggande med psykosociala arbetsmiljöarbetet. Diskussioner på APT, psykosociala skyddsronder etc. Löpande under året Respektive chef Åvstämningar i FÖS innan sommaren. Årliga uppföljningen En "flexibel" organisation för samverkan med tydlighet kring ombud och ersättare. Dialog med fackliga för att öka "flexibiliteten" i de fall vi behöver samverka med kort varsel. Diskussion i FÖS innan 31 mars HR/Förvaltningschef samt i lokala samverkansgrupper Avstämningar i FÖS innan sommaren. Säkerhet personalutrymmen ÖKH Se över rutiner, framförallt personalingången. Behov framförda. Följa upp för att säkerställa nya rutiner. Avstämingar årets första kvartal. Löpande arbete. Förvaltningsledning Årliga uppföljningen

26 Redovisning av genomförda åtgärder inför årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan Upprättad datum: Förvaltning Arbete och välfärdsförvaltningen Chef/arbetsledare Merete Tillman Enhet/arbetsställe Förvaltningsövergripande Samverkan har skett med: TCO, SACO och LO Inled den årliga uppföljningen av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan med att gå igenom handlingsplanen från föregående års uppföljning. Med en redovisning av genomförda åtgärder fokuserar vi på det positiva som åstadkommits och på vilket sätt dessa åtgärder har påverkat arbetsmiljön och förhållanden på arbetsplatsen för berörda medarbetare. Åtgärd Klart Positiv effekt Processbeskrivning utifrån uppföljning av riskbedömningar och handlingsplaner som följt dessa. Våren Rutin kring uppföljning och förvaring av riskbedömningar inlagda i förvaltningens rutiner för SAM. Genomgång av policys och riktlinjer på APT Löpande En del arbetsgrupper har gått igenom vilket lett till ökad medvetenhet hos medarbetarna. Närmre arbetsledning - ny organisation med Barn & Ungdom samt utredning med teamledare nära medarbetarna 1 sep Närmre arbetsledning. Utifrån rapport kring friskfaktorer sågs arbetsledning som en viktig faktor för friska arbetsplatser. Kommunikatör anställd. 1 sep Förväntas leda till tydligare kommunikationsvägar såväl internt som externt. Trygga chefer med tydligt uppdrag. Utifrån nya organisationer i två av verksamheterna har 1 sep Tydligare uppdrag för cheferna, vilket på sikt förväntas leda till en rimligare arbetsbelastning för dem. 26

27 uppdragen tyddliggjorts. Stärkt identitet i förvaltningen Löpande Erbjuder årligen 2 studiebesök inom de olika enheterna. Studiebesöken riktar sig såväl till nya som gamla medarbetare. Gemensamt arbetssätt "Leda för resultat" som samtliga enheter arbetar utifrån. Alla chefer och stödfunktioner centralt har gått samma utbildning. Gemensam värdegrund för förvaltningen Nytt introduktionsmaterial inklusive yrkesspecifikt introduktionsprogram för nyexaminerade socionomer. Fått fler tjänster till barn och ungdom samt utredning. Nya loakler - Östra kommunhuset för drygt 1/3 av förvaltningens medarbetare, nya/renoverade lokaler VLC,barnahuset, familjerådgivningens lokal i Simrishamn, lönnen och tyggårdsgruppen. Extern handledning för några av verksamheternas ledningsgrupper. Psykosocialt utvecklingsarbete i enskilda arbetsgrupper med stöd av AME eller "SAMspels" metodiken. Pågående arbete som varit igång hela året. Materialet klart under sommaren. 1 sep Under året Under året Under året En värdegrund - ett varumärke för förvaltningen är framtagen. Under 2016 ska samtliga enheter arbeta med den. Återkoppling från chefer att man ser materialet som tydligt och lätt användligt. Återkoppling från medarbetare efter att första medarbetarna genomfört hela programmet på 1 år. Förväntas leda till trygga medarbetare. Har budget för att kunna anställa fler utifrån de nya organisationerna. Både teamledare, handläggare och assistenter. Ändamålsenliga lokaler som är bättre anpassade utifrån uppdrag. Bättre fysisk arbetsmiljö. Ökad samsyn inom verksamheternas ledningsgrupp. Reflektionstillfällen. Arbetsgrupper med ökad samsyn, KASAM. 27

28 Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkan på övergripande nivå Upprättad datum: Förvaltning Arbete och välfärd Chef/arbetsledare Merete Tillman Område/avdelning/enhet Samverkan har skett med: SACO, TCO, LO Kristianstads kommun följer årligen upp systematiskt arbetsmiljöarbete, likabehandling och samverkansavtalet i enlighet med lagstiftningar och riktlinjer inom respektive område. Uppföljningen ska omfatta perioden 1 januari 31 december innevarande år. Bearbetningen av underlaget ska ske inom ramen för samverkan. Ordförklaring: SAM = systematiskt arbetsmiljöarbete, Tf = tillfredställande (tillräcklig, betryggande, försvarlig) Naturlig del i verksamheten SAM, likabehandling och samverkan ingår naturligt del i den dagliga verksamheten* Vår samverkan bidrar till att verksamheten fortlöpande utvecklas vad gäller effektivitet, kvalitet och service. Våra arbetsplatser är fria från kränkande attityder, särbehandling och trakasserier. Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? En verksamhetuppger att de upplever att vi brister i vårt fokus - fokus vid utveckling ligger inte alltid på våra medborgare. Kan inte med säkerhet säga att vi har en arbetsplats fri från kränkningar utifrån medarbetarundersökningar och vad som kommer till vår kännedom. Arbeta för att alla ska känna sig mer delaktiga. Sätta frågor i sitt sammanhang och svara på frågan "varför". Fånga upp när det kommer till vår kännedom. Ta upp vid medarbetarsamtal. När ska vi göra uppföljning? Respektive chef Löpande Avstämninga r lg. Årliga uppföljningen Respektive chef Löpande Avstämingar lg. Årligauppfölj ningen Medarbetare och skyddsombud medverkar i SAM. Skyddsombud saknas på flera ställen, vilket försvårarar arbetet Arbeta förbyggande med psykosociala arbetsmiljön. Arbetsgivare, fack och huvudskyddsombud ska tillsammans arbeta för att uppmuntra medarbetare att bli skyddsombud. HR, förvaltningschef övergripande Respektive chef inom sin enhet Löpande Årliga uppföljningen 1 28

29 Det finns förvaltningsövergripande riktlinjer för arbetsmiljön *) se riktlinjer för SAM, likabehandling och samverkan 2 29

30 Uppgiftsfördelning och kunskaper Vi har en tydlig organisation för samverkan Uppgiftsfördelning i SAM är genomförd och anpassad efter verksamheten. Uppgiftsfördelningar i SAM är skriftliga. Befogenheter och resurser är tillräckliga inom SAM. Skyddsombud erbjuds utbildning i arbetsmiljö. Cheferna har de särskilda kunskaper som krävs rörande SAM, likabehandling och samverkansavtalet samt de riktlinjer och policys som kompletterar detta avtal. Medarbetarna har kännedom om SAM, likabehandling, samverkansavtalet samt de riktlinjer och policys som kompletterar detta avtal. Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? Inom någon verksamhet upplever man att ekonomiska resurser saknas för tex. att undvika ensamarbete och för att kunna nyttja extern handledning. Alla medarbetare har inte kunskaå om våra avtal, policys och riktlinjer. Respektive chef föra fram behov till överordnad chef när behov föreligger. Vid behov informera på APT. HR kan ta fram enklare presentationsmaterial vid förfrågan. När ska vi göra uppföljning? Respektive chef Löpande Årliga uppföljningen 2016 Respektive chef HR Löpande Årliga uppföljningen

31 Riskbedömningar, åtgärder och uppföljning Vi undersöker risker i arbetsmiljön regelbundet. Vi utreder ohälsa, olycksfall, kränkningar och allvarliga tillbud. Skriftliga riskbedömningar görs inför förändringar i verksamheten. Vår målsättning är att omedelbart åtgärda upptäckta risker i arbetsmiljön Vi gör skriftliga handlingsplaner när risker och utvecklingsbehov i arbetsmiljön inte kan åtgärdas omedelbart. Tf I detta/dessa sammanhang brister vi Vad behöver vi göra för att åtgärda bristen? Vem är ansvarig? När ska det vara klart? En av verksamheterna saknar systematik för att genomföra skyddsronder. Skriftliga handlingsplaner görs inte alltid Ta fram en plan för hur skyddsronder ska genomföras. Respektive verksamhet hitta former som passar för dem. Tex. Digital handlingsplan som alla chefer inom verksmahet kommer åt Verksamhetschef i dialog med enhetschefer. När ska vi göra uppföljning? 31 jan Årliga uppföljningen Respektive chef Löpande Årliga uppföljningen 2016 Vi har skriftliga instruktioner för arbeten med allvarliga risker. Vi följer upp genomförda åtgärder i arbetsmiljön. Årligen görs en sammanställning av ohälsa, arbetsskador och tillbud. Vi gör en årlig uppföljning av SAM, likabehandling, samverkansavtalet samt de riktlinjer och policys som kompletterar detta avtal. Instruktioner finns, men behov av att på vissa arbetsplatser ha dem på flera språk. Inte i tillräcklig omfattning Översätta instruktionerna till fler språk. När en handlingsplan/åtgärd görs så ska en tid bokas in för uppföljning av denna Enhetschef A-basen Juni 2016 Årliga uppföljningen 2016 Respektive chef Löpande Årliga uppföljningen 2016

32 Vi anlitar sakkunnig hjälp när det behövs. 5 32

33 1(1) REMISS Kommunledningskontoret Koncernstödsavdelningen Mattias Wirsén Mottagare Samtliga nämnder Ärendenummer KS /342 Ärende Kristianstads kommun Heltid för alla tillsvidareanställda i För yttrande Snarast eller senast Yttrandet skickas till Kommunledningskontoret, Koncernstödsavdelningen Mattias Wirsén HR-strateg 33

34 1(1) Arbete och Välfärdsförvaltning AoV Utveckling och Service Ek Monica Remissvar - Heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun. - Presenteras vid sittande bord Arbete och välfärdssammanträde den 28 jan

35 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott KSPU 50 Heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun Änr KS /342 Beslut Ärendet skickas på remiss till samtliga nämnder för yttrande. Svar ska vara kommunstyrelsens personalutskott tillhanda senast Kommunstyrelsens personalutskotts behandling Kommunstyrelsens personalutskott ställer sig bakom kommunledningskontorets projektrapport avseende förstudie - Heltid för alla tillsvidareanställda. Sammanfattning Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten med målsättningen att klargöra frågeställningar och prioriteringar inför ett genomförande av heltid för alla tillsvidareanställda i kommunen samt ta fram en genomförandeplan för införandet. Projektet har presenterat en rapport med förslag och plan för införande. Förslaget innebär att Kommunen från successivt inför heltidsanställningar först i samband med nya tillsättningar sedan omvandling av nuvarande deltidsanställningar. Medarbetare blir heltidsanställda med möjlighet till temporär nedsättning i sysselsättningsgraden om verksamheten så tillåter. Införandet av heltid finansieras inom befintliga förvaltningsramar genom att omfördela kostnader för tidsbegränsade anställningar till höjda sysselsättningsgrader för tillsvidareanställda. Utdragsbestyrkande Justerarens signatur 35

36 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (2) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott Merkostnader i samband med projektorganisation finansieras genom kommunstyrelsens medel för oförutsedda kostnader. Kommunledningskontorets förslag till Kommunstyrelsen Att genomföra införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun enligt tidsplanen och förslaget i projektrapporten Att utifrån förslaget avsätta finansiering avseende merkostnad för projektorganisationen ur kommunstyrelsens medel för oförutsedda behov Att genomföra införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun inom förvaltningarnas gällande budgetramar, bortsett från kostnader för föreslagen projektorganisation Beslutsunderlag Kommunövergripande samverkansgrupp Tjänsteutlåtande Projektrapport förstudie Heltid för alla tillsvidareanställda KS beslut 88, KSPU beslut 17, Tjänsteutlåtande Kommunövergripande samverkansgrupp KF beslut 267, punkt 2, KS 2014/958 Politisk plattform för mandatperioden Utdragsbestyrkande Justerarens signatur 36

37 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(7) Kommunledningskontoret Koncernstödsavdelningen Lena Nordqvist Sjöborg Kommunstyrelsen Heltid för tillsvidareanställda medarbetare i Kristianstads kommun Änr KS /342 Kommunledningskontorets förslag till Kommunstyrelsen Att genomföra införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun enligt tidsplanen och förslaget i projektrapporten Att utifrån förslaget avsätta finansiering avseende merkostnad för projektorganisationen ur kommunstyrelsens medel för oförutsedda behov Att genomföra införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun inom förvaltningarnas gällande budgetramar, bortsett från kostnader för föreslagen projektorganisation Sammanfattning Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten med målsättningen att klargöra frågeställningar och prioriteringar inför ett genomförande av heltid för alla tillsvidareanställda i kommunen samt ta fram en genomförandeplan för införandet. Projektet har presenterat en rapport med förslag och plan för införande. Förslaget innebär att Kommunen från successivt inför heltidsanställningar först i samband med nya tillsättningar sedan omvandling av nuvarande deltidsanställningar. Medarbetare blir heltidsanställda med möjlighet till temporär nedsättning i sysselsättningsgraden om verksamheten så tillåter. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr vxl Kristianstad 37

38 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(7) Införandet av heltid finansieras inom befintliga förvaltningsramar genom att omfördela kostnader för tidsbegränsade anställningar till höjda sysselsättningsgrader för tillsvidareanställda. Merkostnader i samband med projektorganisation finansieras genom kommunstyrelsens medel för oförutsedda kostnader. Beslutsunderlag Kommunövergripande samverkansgrupp Tjänsteutlåtande Projektrapport förstudie Heltid för alla tillsvidareanställda KS beslut 88, KSPU beslut 17, Tjänsteutlåtande Kommunövergripande samverkansgrupp KF beslut 267, punkt 2, KS 2014/958 Politisk plattform för mandatperioden Ärendet Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten. Projektet startade i enlighet med den politiska plattformen för mandatperioden där den politiska viljan är att heltidsanställningar i Kristianstads kommun ska vara en norm och deltid en möjlighet för de som så önskar. Målsättningen har varit att arbetet ska inledas med en förstudie för att klargöra prioriteringar och frågeställningar. Underlaget i förstudien ska ligga till grund för införandeprocessen som har beräknats påbörja under januari Förslag från förstudieprojektet Heltid i samband med nytillsättningar och återbesättningar ska samtliga nytillsättningar och återbesättningar när det gäller tillsvidare-anställningar vara på heltid. Undantag gäller barn- och utbildningsförvaltningen samt omsorgsförvaltningen som ska erbjuda heltidsanställningar där det är möjligt ska nytillsättningar på samtliga förvaltningar vara på heltid. I samband med rekrytering och tillsättning ska det tydligt framgå av annons och intervju att tjänsten är på heltid. Kommunen bör ha en 38

39 TJÄNSTEUTLÅTANDE 3(7) gemensam formulering i annonseringen om att i Kristianstads kommun är normen heltid. Möjlighet till deltid i samband med anställning Vid anställningen har den nya/e medarbetaren möjlighet att ansöka om en temporär lägre sysselsättningsgrad som t ex 75 % eller 50 %. I botten har man kvar sin heltidsanställning. Detta gäller även vid konventering till tillsvidareanställning enligt LAS eller AB. Redan anställda De som idag har en tillsvidareanställning på deltid får, under genomförandeprojektet, sin tjänst omvandlad till en heltidstjänst med möjlighet till att ansöka om/önska en lägre temporär sysselsättningsgrad. Omvandlande av tjänst gäller även medarbetare med pågående tjänstledighet. Medarbetare med pågående sjukfall omregleras i samband med återgång till arbetet. Möjlighet till deltid för redan anställda Medarbetare ansöker om/önskar årligen ändrad sysselsättningsgrad. För att skapa så god framförhållning som möjligt, hos både arbetsgivare och medarbetare, bör den årliga ansökan/önskan ske samtidigt i hela kommunen, dock senast tre månader innan den nya sysselsättningsgraden gäller. Undantag Följande kategorier undantas från rätten till heltidsanställningar: Deltidsbrandmän Personliga tjänster Medarbetare med partiell sjukersättning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Medarbetare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd, t ex lönebidrag och trygghetsanställning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Medarbetare anställda enligt PAN-avtalet Medarbetare som erhållit arbetstidsminskning med bibehållet tjänstepensionsintjänande enligt Kristianstads kommuns pensionspolicy 39

40 TJÄNSTEUTLÅTANDE 4(7) Beslutsfattare Beslut om temporär ändrad sysselsättningsgrad fattas av närmsta chef. Arbetsgivaren ska ha en generös inställning till att tillmötesgå önskemålen, förutsatt att verksamheten så tillåter. Deltidsanställning kan bli aktuell av två skäl: på särskild begäran av enskild medarbetare och av mycket speciella verksamhetsskäl. I det senare fallet ska arbetsgivaren undersöka om en kombinationstjänst kan vara en lösning. Beslutsfattare om permanent deltidsanställning bör vara förvaltningschef. Samverkan sker i vanlig ordning. Förslag till genomförandeprojekt För att införa heltid för alla tillsvidareanställda krävs en tydlig projektorganisation med mandat att driva genomförandeprocessen. Projektorganisation Beställare kommunstyrelsen Styrgrupp presidierna för kommunstyrelsens personalutskott, barn- och utbildningsnämnden samt omsorgsnämnden Projektgrupp - övergripande projektledare, delprojektledare för omsorgsförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen, representant från arbete och välfärd samt kultur- och fritidsförvaltningen, övergripande ekonom, kommunikatör samt representanter från de fackliga organisationerna. Referensgrupper facklig referensgrupp (kommunövergripande samverkansgrupp), HR-chefsgrupp, förvaltningschefsgruppen. Delprojekt Delprojekten i de största förvaltningarna speglar det övergripande projektets organisation. 40

41 TJÄNSTEUTLÅTANDE 5(7) Tids- och aktivitetsplan När Vad Förvaltning Våren 2016 Arbete med Hur löser vi uppdraget inom våra respektive förvaltningar? Samtliga förvaltningar Alla nya tillsättningar blir heltid Alla nya möjliga tillsättningar blir heltid Tidsplan för införandet presenteras Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Alla nya tillsättningar blir heltid Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Alla deltidsanställningar omvandlas till heltid Kultur- och fritidsförvaltningen, C4 teknik, arbete- välfärdsförvaltningen, kommunledningskontoret, räddningstjänsten samt miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen Kommunledningskontoret, räddningstjänsten, miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen Arbete- och välfärdsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen, C4 Teknik Barn- och utbildningsförvaltningen samt omsorgsförvaltningens etapp 1 Omsorgsförvaltningen etapp 2 Omsorgsförvaltningen etapp Genomförandeprojektet avslutas 41

42 TJÄNSTEUTLÅTANDE 6(7) Resurser, omkostnader och finansiering Införandet av heltid för alla tillsvidareanställda i Kristianstads kommun bör finansieras inom befintliga förvaltningsramar genom att omfördela kostnader för tidsbegränsade anställningar till höjda sysselsättningsgrader för tillsvidareanställda. Beräknad merkostnad för projektorganisationen uppgår till drygt 2,4 miljoner. Då det är ett kommunövergripande projekt bör kostnaden finansieras kommunövergripande. Se tabell nedan Totalkostnad Projektledare övergripande Delprojektledare barn- och utbildningsförvaltningen Delprojektledare omsorgsförvaltningen Delprojektledare arbete- och välfärdsförvaltningen Delprojektledare kultur- och fritidsförvaltningen Finansieras inom befintligt projekt inom omsorgsförvaltninge n Inom befintlig organisation - med stöd av övergripande projektledare Inom befintlig organisation - med stöd av övergripande projektledare Facklig representation Föreläsningar/evenemang Utbildning Studiebesök/resor Totalkostnad

43 TJÄNSTEUTLÅTANDE 7(7) Uppföljning och utvärdering Genomförandet av heltid för alla tillsvidareanställda bör följas upp i lämpligt forum, t ex kommunövergripande samverkansgrupp. Utvärdering bör ske tidigast ett år efter genomförandet i samtliga förvaltningar. Christel Jönsson Kommundirektör Leif Rülf HR-direktör Beslut expedieras till 43

44 PROJEKTRAPPORT - FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA

45 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA INNEHÅLL Bakgrund - Förstudieprojektet...4 Syfte...4 Politiskt perspektiv...4 Arbetsgivarperspektiv...4 Medarbetarperspektiv...4 Medborgarperspektiv...4 Mål för förstudien...4 Projektorganisation...5 Metod...5 Resultat...7 Personaldata...7 Sysselsättningsgrader...7 Resultat från visuell dialog...8 Nuläge...8 Framtid...9 Vägen till framtiden...9 Vad kommer att krävas av mig och av ledningen?...9 Riskbedömning...9 Resonemang...10 Kollektivavtal och arbetstidsmodeller...10 Exempel på arbetstidsmodeller...10 Undantag...11 Kostnader...11 Förslag från förstudieprojektet...14 Heltid i samband med nytillsättningar och återbesättningar...14 Möjlighet till deltid i samband med anställning...14 Redan anställda...14 Möjlighet till deltid för redan anställda...14 Undantag...14 Beslutsfattare...15 Förslag till genomförandeprojektet...16 Projektorganisation...16 Sida 2 (19) 45

46 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Beställare...16 Styrgrupp...16 Projektgrupp...16 Referensgrupper...16 Delprojekt...16 Tids- och aktivitetsplan, Resurser, omkostnader och finansiering...18 Uppföljning och Utvärdering...19 Sida 3 (19) 46

47 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA BAKGRUND - FÖRSTUDIEPROJEKTET Förstudieprojektet Heltid för alla tillsvidareanställda har pågått under hösten. Projektet startade i enlighet med den politiska plattformen för mandatperioden där den politiska viljan är att heltidsanställningar i Kristianstads kommun ska vara en norm och deltid en möjlighet för de som så önskar. Målsättningen har varit att arbetet ska inledas med en förstudie för att klargöra prioriteringar och frågeställningar. Underlaget i förstudien ska ligga till grund för införandeprocessen som beräknades påbörjas under januari SYFTE Möjlighet till heltidsarbete är en övergripande jämställdhetsfråga utifrån ett hälsofrämjandeoch likabehandlingsperspektiv. Man kan också se syftet med att införa heltid för tillsvidareanställda ur olika perspektiv. POLITISKT PERSPEKTIV En av de tio punkter som lyfts fram i den politiska inriktningen i budget är att kommunens medarbetare ska erbjudas heltid och en plan för att ta bort delade turer ska dessutom tas fram. ARBETSGIVARPERSPEKTIV Stärker Kristianstad kommuns arbetsgivarvarumärke och att attrahera och behålla personal med rätt kompetens genom att erbjuda heltidsanställningar. MEDARBETARPERSPEKTIV Möjliggör för medarbetare att arbeta heltid med effekten högre inkomst och pension. MEDBORGARPERSPEKTIV Bidrar till högre kvalitet och kontinuitet kopplat till brukarnas behov inom verksamheter som har stor andel deltidsanställda och timvikarier. Höjda sysselsättningsgrader bör innebära lägre behov av timvikarier och därigenom ökad kontinuitet hos brukarna. MÅL FÖR FÖRSTUDIEN Klargöra prioriteringar och viktiga frågeställningar inför ett genomförande av heltid för alla. Presentera en projektplan för införandet av rätt till heltid. Sida 4 (19) 47

48 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA PROJEKTORGANISATION Förstudieprojektet har haft en projektorganisation bestående av kommunstyrelsens personalutskott som beställare, en styrgrupp bestående av HR-chefer, en projektgrupp samt tre referensgrupper (Strategisk chefsgrupp, HR-chefsgruppen och Kommunövergripande samverkansgrupp, KÖS). Projektgruppen har bestått av Lena Nordqvist Sjöborg, projektledare Jonna Sjöberg, delprojektledare, HR-specialist, kultur- och fritidsförvaltningen Magnus Jönsson, delprojektledare, projektledare för avskaffande av delade turer, omsorgsförvaltningen Mattias Wirsén, delprojektledare, HR-strateg, kommunledningskontoret Sebastian Sjögren, delprojektledare HR-specialist, barn- och utbildningsförvaltningen Marica Block, projektledare årsarbetstid och TimeCare, omsorgsförvaltningen Anna-Karin Åkesson, SACO Annika Lovén, TCO Leif Sivtoft, LO METOD Förstudieprojektet har arbetat efter ett antal givna frågeområden. Projektgruppen har haft veckovisa arbetsmöten där frågeområdena har behandlats. Olika experter har bjudits in till projektgruppsmötena utifrån det frågeområde som behandlats. Projektet har bjudit in representanter från kommuner där man kommit långt i sitt förändringsoch utvecklingsarbete. Representanter från Bromölla kommun delgav oss sina erfarenheter av att gå från medarbetarfokus till medborgarfokus. Luleå kommuns socialförvaltning presenterade hur de gjort att införa rätt till heltid och avskaffande av delade turer. I november månad genomfördes en heldagsutbildning för projektgruppen, styrgruppen och kommunens HR-forum i att införa rätt till heltid. Sida 5 (19) 48

49 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Projektet har inhämtat och analyserat personalstatistik, både inom kommunen men också på övergripande Sverigenivå. Projektet har gjort teoretiska ekonomiska jämförelser mellan att ha heltidsanställningar kontra använda tidsbegränsade anställningar. Under två veckor i november genomförde projektet en sysselsättningsenkät som vände sig till de ca medarbetare som idag har en tillsvidareanställning på deltid. Projektet genomförde under november månad en visuell dialog 1 med utvalda medarbetare och enhetschefer från omsorgsförvaltningen. Projektgruppen har, utifrån förslag på införandeprojekt, gjort en första riskbedömning när det gäller införande av heltid i Kristianstads kommun. 1 Genom metoden Visuell dialog kan grupper få hjälp med att tänka tillsammans på ett strukturerat sätt. Visuell dialog bidrar till att skapa delaktighet, förtroende och tillit samt utvecklar kommunikation och samarbete. Arbetssättet fokuserar på att lösa konkreta frågeställningar kopplade till uppdraget vilket innebär att fokus kan flyttas från det personrelaterade frågor till sakfrågor/verksamhetsfrågor. Tillsammans enas arbetsgruppen om ett nuläge, önskad framtid, hur vi ska ta oss dit, en handlingsplan samt på vilket sätt detta ska följas upp under resans gång. Den visuella dialogen leds av en licensierad samtalsledare. Sida 6 (19) 49

50 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA RESULTAT PERSONALDATA var medarbetare i Kristianstads kommun tillsvidareanställda på deltid. Omsorgsförvaltningen hade flest medarbetare med en tillsvidareanställning på deltid (1530 medarbetare eller 71 % av samtliga deltidsanställda i kommunen). Nästan 60 % av de tillsvidareanställda inom omsorgsförvaltningen hade en lägre sysselsättningsgrad i sin grundanställning än heltid. Barn- och utbildningsförvaltningen hade 562 medarbetare med lägre sysselsättningsgrad än 100 % i sin grundanställning. Nedan visas tabell över de största personalgrupperna med deltid i grundanställningen Antal Tillsvidareanställningar heltid medarbetare Tillsvidareanställningar deltid varav undersköterska/vårdbiträde omsorgsförvaltningen varav förskollärare barn- och utbildningsförvaltningen 97 varav personlig assistent omsorgsförvaltningen 93 varav elevassistent barn- och utbildningsförvaltningen 84 varav barnskötare barn- och utbildningsförvaltningen 84 varav köks- och måltidsarbetare barn- och utbildningsförvaltningen Den största yrkesgruppen deltidsarbetare (ca 2/3) var undersköterskor/vårdbiträde inom omsorgsförvaltningen. 81 SYSSELSÄTTNINGSGRADER Idag finns över 550 olika grader av sysselsättning bland de tillsvidareanställda medarbetarna i Kristianstads kommun. Sysselsättningsgraderna är ofta anpassade efter merarbetares scheman. Nedanstående tabell visar tillsvidareanställdas sysselsättningsgrader i grundanställningarna Sida 7 (19) 50

51 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Förvaltning Heltid Deltid 90-99,99% Omsorgsförvaltningen 85-89,99% 75-84,99% 50-74,99% 0-49,99% Totalt Arbete och välfärdsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen C4 Teknik Räddningstjänsten Barn- och utbildningsförvaltningen Kommunledningkontoret Stadsbyggnadskontoret Miljö & Hälsoskyddskontoret Samtliga förvaltningar När det gäller kultur- och fritidsförvaltningen är antalet deltidsanställda högt i förhållande till samtliga anställda. Flertalet av förvaltningens deltidsanställda har anställning inom biblioteket. RESULTAT FRÅN VISUELL DIALOG Projektet genomförde under november månad en Visuell dialog med utvalda medarbetare och enhetschefer från omsorgsförvaltningen. Gruppen enades om följande så kallade samsynsbilder: NULÄGE Uppdrag Om vi ger bra service får vi nöjda kunder och personal, och då får vi en positiv och trygg arbetsmiljö. Styrkor Med hjälp av god kompetens, flexibilitet och god arbetsmiljö får vi nöjda kunder och nöjda medarbetare. Sida 8 (19) 51

52 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Svagheter All kring-tid och dålig bemanning ger stress som leder till psykisk och fysisk ohälsa. FRAMTID När vi arbetar heltid och utan delade turer har vi en bättre arbetsmiljö och arbetssituation alternativt sämre arbetsmiljö och arbetssituation. VÄGEN TILL FRAMTIDEN Med hjälp av ny arbetstidsmodell, ökad flexibilitet och samarbete med andra enheter, kan vi få till en bättre arbetsmiljö, förändring och kvalitet. VAD KOMMER ATT KRÄVAS AV MIG OCH AV LEDNINGEN? För att vi ska klara av framtiden behöver vi vara öppna för förändringar, vara flexibla, vara ett stöd och ha förståelse. För att vi ska klara av framtiden behöver ledningen ha ökad förståelse för verksamheten, vara lyhörda och ge rätt ekonomiska förutsättningar enligt behov och krav = bemanning efter behov. Och vara med på förändring och förbättring. RISKBEDÖMNING Projektgruppen har identifierat risker med införandet av heltid för alla tillsvidareanställda. För att hantera riskerna krävs tydlighet i varför införandet genomförs, förankring i organisationerna och en tydlig och väl genomarbetad kommunikation. Se bilaga. Sida 9 (19) 52

53 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA RESONEMANG Vid ett införande av heltid för alla kommer hela organisationen att påverkas och särskilt inom de verksamheter som bedrivs dygnet runt. Ett nytänkande i arbetssättet och schemaläggningen är ett måste. I samband med att Kristianstads kommun inför heltid för alla tillsvidareanställda kommer även redan heltidsanställda att bli berörda. För att få det att gå ihop bemanningsmässigt, särskilt inom dygnet-runt-verksamheter, behövs ett nytänkande när det gäller behovsprövning och bemanning. Brukares behov kontra arbetssätt och bemanning har varit en av central fråga under förstudieprojektet. Att fortsätta arbetet med medborgarens behov i centrum är viktigt. Omsorgsförvaltningen har sedan något år tillbaka påbörjat införandet av äldres behov i centrum (ÄBIC). Arbete- och välfärdsförvaltningen arbetar sedan många år med barnets behov i centrum (BBIC). KOLLEKTIVAVTAL OCH ARBETSTIDSMODELLER Då lösningarna för att införa heltidsanställningar kan innebära att kommunen får titta på olika arbetstidsmodeller kan det behövas tecknas nya kollektivavtal. Arbetstidsmodellerna får utvecklas i de delprojekt som framgår av projektorganisationen som presenteras längre fram i dokumentet. Nya kollektivavtal tecknas alltid centralt. Inom omsorgsförvaltningen har man flera olika arbetstidsmodeller såsom årsarbetstid, tillgänglig tid, timbankstid fasta pooldagar och schemalagd tid. Det finns både fördelar och nackdelar med de olika alternativen. Många som idag har timbankstid önskar i stället att ha schemalagt tid och andra önskar en mer flexibel årsarbetstid. Enligt omsorgsförvaltningen är 75 % den ultimata sysselsättningsgraden för att få ihop ett bra schema. EXEMPEL PÅ ARBETSTIDSMODELLER Inom omsorgsförvaltningen skulle man kunna använda sig av olika modeller som t ex Schemalagd tid med resurstid. 75 % av en heltidsanställning schemaläggs på det egna arbetesstället och upptill 25 % schemaläggs som resurstid. På resurstiden vet medarbetaren när man ska arbeta men inte exakt var. Medarbetaren bör vara introducerad till det arbetsställe som är aktuellt innan man tjänstgör där. Arbetsställena skulle kunna grupperas för att få ett så avgränsat arbetsområde som möjligt för medarbetarna. Att schemalägga % skulle gälla för alla som valt denna modell, även de som idag har en heltidsanställning. Sida 10 (19) 53

54 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Schemalagd tid med flexibel timbankstid. 85 % av en heltidsanställning schemaläggs på det egna arbetesstället och 15 % läggs som timbankstid. Medarbetaren väljer själv om timbankstiden ska läggas som tillgänglig tid eller om man själv bokar in sig på tillgängliga arbetspass. Att schemalägga % skulle gälla för alla som valt denna modell, även de som idag har en heltidsanställning. Olika verksamheter kan ha olika modeller. Samma modell bör gälla inom en och samma verksamhet. När det gäller nattarbete skulle det också kunna finnas alternativa scheman. Även andra förvaltningar kan vara i behov av olika arbetstidsmodeller. UNDANTAG Deltidsbrandmän och personliga tjänster behöver undantas från rätten till heltid. Deltidsbrandmän arbetar i beredskap och har en annan huvudanställning och det tillsätts inga nya personliga tjänster. Undantag bör också gälla medarbetare med partiell sjukersättning och medarbetare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd t ex lönebidrag och trygghetsanställningar. Dessa tjänster kan omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Medarbetare anställda enligt PAN-avtalet. Avtalet gäller för vissa personliga assistenter, ledsagare, avlösare som anställs på begäran av enskild funktionsförhindrad samt anhörigvårdare. Anställningens omfattning bestäms utifrån vårdbehovet. Medarbetare som erhållit arbetstidsminskning med bibehållet tjänstepensionsintjänande enligt Kristianstads kommuns pensionspolicy. Deltidsanställning kan bli aktuell av två skäl: på särskild begäran av enskild medarbetare och av mycket speciella verksamhetsskäl. I det senare fallet kan kombinationstjänster vara en lösning. Beslutsfattare om permanent deltidsanställning bör vara förvaltningschef. KOSTNADER Om samtliga tillsvidareanställda i Kristianstads kommun med deltid i sin grundanställning skulle ha en sysselsättningsgrad på 100 % skulle merkostnaden per år uppgå till drygt 190 miljoner och motsvara 460 fler årsarbetare. Betänker man att kommunen har en årskostnad för 490 årsarbetare med tidsbegränsad månadslön på 181 miljoner samt för 600 årsarbetare med tidsbegränsad timlön på 221 miljoner skulle kostnaden för att alla skulle arbeta heltid väl täckas, rent teoretiskt. Se tabell nedan. Sida 11 (19) 54

55 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Fler årsarbetare om alla tillsvidareans tällda arbetar heltid Årsarbetare idag med tidsbegränsad månadslön Årsarbetare idag med tidsbegränsad timlön Totalt: årsarbetare med tidsbegränsad anställning Antal Årskost nad 190 miljoner2 181 miljoner miljoner 402 miljoner Att höja sysselsättningsgraden för tillsvidareanställda till 100 % borde kunna finansieras genom att minska på månadsanställda och timanställda med tidsbegränsade anställningar. Förutsättningarna varierar dock stort mellan de olika förvaltningarna. Omsorgsförvaltningen skulle behöva sänka de tidsbegränsade anställningarna med 60 %. Barn- och utbildningen skulle behöva använda 38 % av de tidsbegränsade anställningarna för att täcka behovet. En stor del av de tidsbegränsade anställningarna här utgörs av ej behöriga lärare. När det gäller kultur- och fritidsförvaltningen består en stor del av de tidsbegränsade anställningarna av timanställda på Tivolibadet. De flesta deltidsanställda finns på biblioteket. I samband med sysselsättningsenkäten 4 som pågick under november månad framkom, av de 745 medarbetare som svarat, att 54 % som idag har en deltidsanställning önskar behålla denna sysselsättningsgrad 41 % av de svarande önskade höja sin sysselsättningsgrad medan 5 % önskade sänka sin sysselsättningsgrad. 2 förväntad ökad kostnad från faktisk sysselsättningsgrad idag till heltid för alla tillsvidareanställda 3 beräknad på en månadslön på kronor 4 Enkäten gick ut till samtliga tillsvidareanställda med en deltid i grundanställningen Sida 12 (19) 55

56 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Stämmer resultatet från sysselsättningsenkäten skulle kostnaden för heltid i Kristianstads kommun skulle bli betydligt lägre än de 190 miljonerna enligt ovan beräkning. Om enkätsvaren representerar alla som har en deltidstillsvidareanställning och medarbetarna får den sysselsättningsgrad som man önskar skulle kostnaden uppgå till 44 miljoner. Se tabell nedan. Resultat om de 745 som svarade på enkäten får sin önskade sysselsättning Resultat om alla personer med deltidsanställning har exakt samma önskemål som de 745 som svarade på enkäten. Antal fler årsarbetare 37,5 113 Årskostnad 14,7 miljoner 44 miljoner Sida 13 (19) 56

57 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA FÖRSLAG FRÅN FÖRSTUDIEPROJEKTET HELTID I SAMBAND MED NYTILLSÄTTNINGAR OCH ÅTERBESÄTTNINGAR ska samtliga nytillsättningar och återbesättningar när det gäller tillsvidareanställningar vara på heltid. Undantag gäller barn- och utbildningsförvaltningen samt omsorgsförvaltningen som ska erbjuda heltidsanställningar där det är möjligt ska nytillsättningar på samtliga förvaltningar vara på heltid. I samband med rekrytering och tillsättning ska det tydligt framgå av annons och intervju att tjänsten är på heltid. Kommunen bör ha en gemensam formulering i annonseringen om att i Kristianstads kommun är normen heltid. MÖJLIGHET TILL DELTID I SAMBAND MED ANSTÄLLNING Vid anställningen har den nya/e medarbetaren möjlighet att ansöka om en temporär lägre sysselsättningsgrad som t ex 75 % eller 50 %. I botten har man kvar sin heltidsanställning. Detta gäller även vid konventering till tillsvidareanställning enligt LAS eller AB. REDAN ANSTÄLLDA De som idag har en tillsvidareanställning på deltid får, under genomförandeprojektet, sin tjänst omvandlad till en heltidstjänst med möjlighet till att ansöka om/önska en lägre temporär sysselsättningsgrad. Omvandlande av tjänst gäller även medarbetare med pågående tjänstledighet. Medarbetare med pågående sjukfall omregleras i samband med återgång till arbetet. MÖJLIGHET TILL DELTID FÖR REDAN ANSTÄLLDA Medarbetare ansöker om/önskar årligen ändrad sysselsättningsgrad. För att skapa så god framförhållning som möjligt, hos både arbetsgivare och medarbetare, bör den årliga ansökan/önskan ske samtidigt i hela kommunen, dock senast tre månader innan den nya sysselsättningsgraden gäller. UNDANTAG Följande kategorier undantas från rätten till heltidsanställningar: Deltidsbrandmän Personliga tjänster Medarbetare med partiell sjukersättning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Sida 14 (19) 57

58 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA Medarbetare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd, t ex lönebidrag och trygghetsanställning - omregleras i samband med återgång eller omprövning efter genomförd arbetsförmågebedömning. Medarbetare anställda enligt PAN-avtalet Medarbetare som erhållit arbetstidsminskning med bibehållet tjänstepensionsintjänande enligt Kristianstads kommuns pensionspolicy BESLUTSFATTARE Beslut om temporär ändrad sysselsättningsgrad fattas av närmsta chef. Arbetsgivaren ska ha en generös inställning till att tillmötesgå önskemålen, förutsatt att verksamheten så tillåter. Deltidsanställning kan bli aktuell av två skäl: på särskild begäran av enskild medarbetare och av mycket speciella verksamhetsskäl. I det senare fallet ska arbetsgivaren undersöka om en kombinationstjänst kan vara en lösning. Beslutsfattare om permanent deltidsanställning bör vara förvaltningschef. Samverkan sker i vanlig ordning. Sida 15 (19) 58

59 PROJEKTRAPPORT FÖRSTUDIE HELTID FÖR ALLA TILLSVIDAREANSTÄLLDA FÖRSLAG TILL GENOMFÖRANDEPROJEKTET För att införa heltid för alla tillsvidareanställda krävs en tydlig projektorganisation med mandat att driva genomförandeprocessen. PROJEKTORGANISATION Kommunstyrelsen BESTÄLLARE STYRGRUPP Presidierna för kommunstyrelsens personalutskott, barn- och utbildningsnämnden samt omsorgsnämnden PROJEKTGRUPP Övergripande projektledare, delprojektledare för omsorgsförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen, representant från arbete och välfärd samt kultur- och fritidsförvaltningen, övergripande ekonom, kommunikatör samt representanter från de fackliga organisationerna. REFERENSGRUPPER facklig referensgrupp kommunövergripande samverkansgrupp (KÖS) HR-chefsgrupp förvaltningschefsgruppen DELPROJEKT Delprojekten i de största förvaltningarna speglar det övergripande projektets organisation. Sida 16 (19) 59