Information om hur man läser digitala handlingar på Sotenäs kommuns hemsida

Transkript

1 Information om hur man läser digitala handlingar på Sotenäs kommuns hemsida När du öppnat en kallelse via Sotenäs kommuns hemsida så finns det bokmärken som underlättar vid navigering i dokumentet. Det kan se lite olika ut beroende på vilken webbläsare du använder. I detta fallet har jag använt Internet Explorer. Klicka på den andra knappen till vänster (uppifrån räknat) i den grå listen. Då öppnar sig en rubrikrad och du kan se bokmärken. Då ser det ut som på bilden nedan. Håller man muspekaren över knappen tänds informationstexten om bokmärken. Ärendets namn börjar med det nummer ärendet har i kallelsen. Nu kan du enkelt hoppa mellan olika ärenden genom att klicka på den handling du vill se. Har du frågor så får du gärna ringa mig! Hälsningar Anna-Lena Höglund Kommunsekreterare

2 Kallelse Kallelse kommunstyrelsen Tid Onsdagen den 9 oktober 2013 kl Plats Kommunhuset, lokal: Tryggö, Kungshamn Ordförande Mats Abrahamsson Ärende öppet sammanträde Dnr Föredragande 1 Lönesamverkan i Munkedal, Lysekil och Sotenäs kommuner KA 2013/109 2 Kostpolicy KA 2012/713 3 Sammanträdestider 2014 KA 2013/ Parkeringsnorm för Sotenäs kommun i samband med detaljplanearbete och byggnation ** Val av ny ledamot och v ordförande i omsorgs- och socialutskottet och val av ny ledamot i myndighetsutskottet, samt val av ny ledamot i Kommunala Pensionärsrådet Val av ny ersättare i Hälsorådet och val av ny ledamot i Gruppen för konst och offentlig miljö 7 Meddelanden* 8 Redovisning av delegationsbeslut * KA 2013/447 KA 2013/381 KA 2013/540 Maria Hemlin Bo Hallgren Ärende ej offentligt sammanträde Dnr Föredragande Exploateringsavtal Uleberg 1:3, Östorm, Ulebergshamn Godkännande av granskningshandlingar och beslut om granskning FÖP Åbyfjorden ** Ansökan om serveringstillstånd, Roys Delikatesser, Smögen KA 2010/463 KA 2009/290 KA 2013/313 Cecilia Lindsten Ansökan om serveringstillstånd, Feldts Brygga, 12 KA 2013/262 Smögen * Se pärm på sammanträdet ** Se digitala handlingar på hemsidan, Kompletta handlingar i pappersformat finns hos kommunalråd, oppositionsråd och på kansliet Skickas till: Maria Hemlin Cecilia Lindsten Bo Hallgren O:\Kaa\Kansli\Kallelser och protokoll\2013\ks_2013\utskick\utskick KS \001_0 KS kallelse doc Sida: 1(1)

3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll KSAU 159 KA 2013/109 Lönesamverkan i Munkedal, Lysekils och Sotenäs kommuner De fem kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Kommunfullmäktige beslutade att uppdra åt kommunchefen att under 2012 skapa en överenskommelse som reglerar samarbetet inom områdena IT, Miljö och Lön. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden; IT-drift, Miljösamverkan samt lönefunktionen. IT-samverkan är satt i drift genom en gemensam nämnd i Lysekils kommuns organisation. Miljösamverkan har fått sin placering i Sotenäs, medan lönefunktionen får sin bas i Munkedal. Det nu aktuella förslaget innebär organisatoriskt samgående mellan löneenheterna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs. Nyttan av samgåendet ska ge minskad sårbarhet, högre kompetens, bättre resursutnyttjande och på sikt att leda till effektivitetsvinster. I en utredning sammanfattas följande områden: Löneadministration (löpande lönehantering inklusive intyg) Support lönesystem Support tillämpning (ej tolkning) av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration Beredning Slutrapport gemensam lönefunktion SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner) Förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden Förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Förändringarna sker inom nuvarande ekonomiska ramar. På sikt bör det kunna leda till rationaliseringsvinster. 2. Miljö Förändringen bedöms få marginella miljöeffekter. Möjligen kommer resandet att öka i någon mån. 3. Folkhälsa Inga effekter. 4. Facklig samverkan enligt FAS Fortlöpande information och dialog respektive kommuns samverkansorganisation Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 2(14)

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Forts. KSAU 159 Beslutsunderlag Personalchefens tjänsteutlåtande Slutrapport Gemensam lönefunktion Förslag Samverkansöverenskommelse Förslag Reglemente SML kommuners gemensamma lönenämnd från Yrkande Britt Wall (S) föreslår bifall till personalchefens förslag. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Britt Walls (S) förslag och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott antar detta. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag Kommunstyrelsen beslutar att under förutsättning att Munkedals och Lysekils kommuner fattar motsvarande beslut, bilda en gemensam lönenämnd samt tillhörande tjänstemannaförvaltning från och med Munkedals kommun blir värdkommun och ansvarar för processen. godkänna upprättat förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden. godkänna förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur: Rätt utdraget intygar: Sida: 3(14)

5 Kommunstyrelsens förvaltning Kommunchef Telefon: E-post: Dnr 2013/109 Sida 1(2) Lönesamverkan i Munkedal, Lysekils och Sotenäs kommuner De fem kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Kommunfullmäktige beslutade att uppdra åt kommunchefen att under 2012 skapa en överenskommelse som reglerar samarbetet inom områdena IT,Miljö och Lön. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden; IT-drift, Miljösamverkan samt lönefunktionen. IT-samverkan är satt i drift genom en gemensam nämnd i Lysekils kommuns organisation. Miljösamverkan har fått sin placering i Sotenäs, medan lönefunktionen får sin bas i Munkedal. Det nu aktuella förslaget innebär organisatoriskt samgående mellan löneenheterna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs. Nyttan av samgåendet ska ge minskad sårbarhet, högre kompetens, bättre resursutnyttjande och på sikt att leda till effektivitetsvinster. I bifogad utredning sammanfattas följande områden: Löneadministration (löpande lönehantering inklusive intyg) Support lönesystem Support tillämpning (ej tolkning) av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration Beredning 1. Slutrapport gemensam lönefunktion SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner) 2. Förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden 3. Förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Förändringarna sker inom nuvarande ekonomiska ramar. På sikt bör det kunna leda till rationaliseringsvinster. 2. Miljö Förändringen bedöms få marginella miljöeffekter. Möjligen kommer resandet att öka i någon mån. 3. Folkhälsa Inga effekter. Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

6 Kommunstyrelsens förvaltning Kommunchef Telefon: E-post: Dnr 2013/109 Sida 2(2) 4. Facklig samverkan enligt FAS Fortlöpande information och dialog respektive kommuns samverkansorganisation Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att: - under förutsättning att minst en av kommunerna Munkedal och Lysekil fattar motsvarande beslut, bilda en gemensam lönenämnd samt tillhörande tjänstemannaförvaltning från och med Munkedals kommun blir värdkommun och ansvarar för processen. - tillsammans med de kommuner som beslutar att bilda gemensam lönenämnd revidera de delar av samverkansavtal och reglemente för den gemensamma lönenämnden som behövs för att styrdokumenten ska vara tillämpliga. Mats Ove Svensson Kommunchef Maria Hemlin Personalchef Sotenäs kommun Hallindenvägen 17, Kungshamn fax: info@sotenas.se

7 Gemensam lönefunktion SML För Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner Slutrapport Utredning om gemensam löneenhet SML är utförd på uppdrag av kommuncheferna i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. Förslaget innebär ett samgående fr.o.m , med Munkedals kommun som värdkommun. 1

8 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Bakgrund Syfte Förberedelser inför samgåendet Projektorganisation Andras erfarenheter av lönesamverkan Lönefunktionens verksamhetsområde Kartläggning av arbetsuppgifter för löneassistent Kartläggning av uppgifter för systemförvaltare Budget jämförelser Jämförelse med lönesamverkan FAHNS Jämförelse med Västra Götalandsregionen (VGR) Förslag Organisation Verksamhet - avgränsningar Bemanning Budget 2014 på en övergripande nivå...15 Fördelningsnyckel...16 systemkostnader Uppföljning under Höstens arbete...17 Bilagor Vem gör vad Riskbedömning vid verksamhetsförändring

9 1. BAKGRUND De 5 kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden: IT-drift, miljösamverkan samt lönefunktionen. Den här rapporten berör samgåendet av lönefunktionerna i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. Tillsammans med förslag till samverkansavtal och reglemente utgör detta ett beslutsunderlag. Enligt uppdragsbeskrivningen daterad ska projektledaren slutföra påbörjad utredning om lönesamverkan. Förutsättningar som gavs är att ett gemensamt lönekontor bildas fr.o.m och att Munkedals kommun ska vara värdkommun. Det innebar således att personalchefen i Munkedals kommun ansvarar för rekrytering av lönechef. Kommunerna har upphandlat ett gemensamt lönesystem och har samverkat under såväl upphandlingen som införandet. Detta förde med sig att kommunerna fr.o.m har en gemensam databas. Gentemot leverantören är kommunerna en kund som betecknas SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner). Av den anledningen används i utredningen arbetsnamnet Lönesamverkan SML gemensam löneenhet i mellersta Bohuslän. Tidplan 2013 I augusti ska beslutsunderlaget vara klart. Samverkan inför politiskt beslut ska ske i respektive kommun. Personalcheferna har ansvaret för att så sker. I september oktober ska beslutsunderlagen upp för politiska beslut i respektive kommun. I november ska all personal som har ett anställningsförhållande vid berörd enhet i Lysekil och Sotenäs, erbjudas verksamhetsövergång enligt Lag om anställningsskydd (LAS, 1982:80) 6b. Under hela hösten förbereds samgåendet med olika aktiviteter. Detta planeras tillsammans med chefen för den gemensamma lönefunktionen. 2. SYFTE Syftet med ett samgående är att uppnå minskad sårbarhet och effektivare arbetssätt. Med lönesamverkan kommer sårbarheten minska, och genom att standardisera arbetssätt med gemensamma rutiner kommer effektiviteten att öka. På sikt bör detta kunna leda till rationaliseringsvinster. Hur stora dessa kan bli beror till stor del på hur mycket de olika kommunerna är beredda att standardisera sina egna regler, rutiner, blanketter och arbetssätt. 3. FÖRBEREDELSER INFÖR SAMGÅENDET 3

10 Februari 2013 bildades en projektorganisation som i olika grad och i olika hänseende bidragit till förberedelserna. Berörda medarbetare har haft flera arbetsmöten under våren. Andras erfarenheter av lönesamverkan har också varit en viktig kunskapskälla i utredningen. 3.1 PROJEKTORGANISATION Organisationen har bestått av styrgrupp, arbetsgrupp och referensgrupp. Delrapporter har skickats till alla i projektet samt Styrgrupp kommuncheferna Referensgrupp Medarbetare Arbetsgrupp Personal- lönechefer samt projektledare Referensgrupp Fackliga organisationer i respektive kommun Referensgrupper: Medarbetarna har haft utvecklingsdagar i , samt Under dessa tillfällen har medarbetarna beretts tillfällen att diskutera och resonera om upplägg av den tilltänkta gemensamma lönefunktionen. På så sätt har referensgruppen bidragit till utredningen med värdefull input. Nuvarande systemförvaltare har träffats för att genomlysa vilka arbetsuppgifter som ingår i befattningen. När det gäller samverkan med de fackliga organisationerna i respektive kommun, så har ansvaret legat på respektive personalchef att föra dialog och informera under hela utredningsprocessen. Arbetsgrupp: Arbetsgruppen har haft möten och Mötet i mars blev inställt men ersattes av frågor som skulle besvaras skriftligt av personalcheferna. Lysekil har varit representerat vid ett tillfälle (130424) via telefon. Styrgrupp: hade kommuncheferna genomgång av uppdraget och förutsättningar träffas både referensgrupp, arbetsgrupp och styrgrupp på Hensbacka för att skapa en gemensam målbild av uppdraget och bemöta frågor om vilka beslut som fattats i respektive kommun. Kommunchefen i Lysekil hade förhinder men ersattes av Ola Ingevaldson, administrativ chef i Lysekils kommun. 3.2 ANDRAS ERFARENHETER AV LÖNESAMVERKAN 4

11 Under projekttiden har det inhämtats information från andra kommuner och en region (Västra Götaland), som genomfört sammanslagning av lönefunktioner. Referenstagning har skett såväl genom telefonintervjuer som genom besök och inläsning av material (rapporter, uppföljningar, utvärderingar mm). 4. LÖNEFUNKTIONENS VERKSAMHETSOMRÅDE För att kunna föreslå en hållbar och effektiv organisation krävs det en kartläggning av de nuvarande arbetsuppgifterna på lönekontoren i de berörda kommunerna. Löneadministration har under de senaste åren genomgått stora förändringar. Genom självservice har de traditionella arbetsuppgifterna omvandlats till att ge support i såväl lönefrågor som systemfrågor. Kommunerna hade kommit olika långt i införandet av självservice, när det gemensamma lönesystemet Heroma startades upp Munkedals kommun införde självservice år 2001, Sotenäs kommun hade delvis övergått till självservice, medan Lysekils kommun nästan inte hade någon självservice. Alla tre kommuner har haft en mycket arbetsintensiv period vid det gemensamma införandet, men det har varit extra tufft för Lysekils kommun som utifrån det nya lönesystemets självservicekoncept fått förändra sitt arbetssätt mest. Gemensamma utbildningar under införandeprocessen har inneburit besparingar i såväl arbetsinsats som i kostnader. Under tiden utbetalade de tre kommunernas lönefunktioner nästan 685 miljoner kronor (exklusive skatt och arbetsgivaravgifter)och hanterade c:a 4500 utbetalda lönespecifikationer i snitt per månad. Dessa utbetalningar administrerades av 13,4 årsarbetare Snitt per månad Antal löner Utbetalt belopp Kommun Befattning Ssgr Sotenäs Assistent 100 Assistent 100 Löne/systemförv 100 Personalchef 3 30 Munkedal Löneassistent 90 Löneassistent 90 Lönehandläggare 100 Lönechef 50 Systemförvaltare 50 Lysekil Lönehandläggare 80 Lönehandläggare Uppgifter tagna ur Heroma lönesystem Utbetalt belopp, exklusive skatt och arbetsgivaravgifter 3 Sotenäs har ingen lönechef. Motsvarande uppgifter ingår i personalchefens roll. 30 % är uppskattad andel av utifrån Munkedals och Lysekils lönechefsanställningar 5

12 Lönehandläggare 100 Lönehandläggare 100 Lönehandläggare 100 Systemförvaltare 50 Lönechef 100 Årsarbetare 13, KARTLÄGGNING AV ARBETSUPPGIFTER FÖR LÖNEASSISTENT Kommunerna har olika titlar för löneassistenten, men tjänsteinnehållet är snarlika i alla tre kommuner. Befattningen löneassistent innefattar såväl lönehandläggare, personalassistent och löneassistent. Övergång till Källrapportering (självservice) innebär att man inte längre lämnar skriftliga ansökningar och tjänstgöringsrapporter som sedan skulle matas in manuellt av lönekontoret. Idag sker såväl sjukanmälningar, ledighetsansökningar och eventuella tillägg i mycket stor utsträckning direkt i datorn. Genom att chefen beviljar hamnar rapporten direkt in för löneutbetalning. Manuell registrering Självservice rutin Medarbetaren fyller i tidrapport eller ledighetsansökan Medarbetaren registrerar avvikelser eller söker ledigt i Självserviceprogrammet Personalredogörare kontrollerar och kompletterar Personalredogörare eller motsvarande tillstyrker Chefen attesterar Chefen godkänner eller avslår. Lönekontoret kontroller, kodar och förbereder registrering Lönekontoret inhämtar kompletteringar från at, personalredogörare eller chef Lönekontoret registrerar avvikelserna i löneprogrammet Rollen som löneassistent är - och fortsätter att vara- en kvalificerad administrativ tjänst. En löneassistent måste ha förmågan att hantera olika praktiska lönefrågor från anställda samt vara en pedagog mot beslutsfattare på olika nivåer. Den nya löneassistenten får genom den tekniska utvecklingen rollen som expert. Istället för att kontrollera inkomna underlag och manuellt mata in uppgifter ska löneassistenten se till att alla medarbetare och chefer utbildas och får support i lönerapporteringen. Löneassistenten måste arbeta proaktivt, utbilda i förebyggande syfte, för att rätt lön ska utbetalas. 6

13 Löneassistenten är idag experten på såväl avtalstillämpning som lönesystemet, inkluderat systemets alla integrationer. Löneassistenten är också en viktig bärare av de avtal, policy, regler och rutiner som verksamheten ska följa. Detta ska förmedlas ut i verksamheten genom ett konsultativt arbetssätt det är dock chefen som är ansvarig och chefen som fattar eventuella beslut. NUVARANDE ARBETSUPPGIFTER 4 PÅ LÖNEKONTOREN SML Anställningsbevis Nyanställning Systemhantering Heroma Förändrad anställning Avslut Behörighet, lösenord Winlas Pension Marakanda (fakturor) Timrapportering Inskickade rapporter Ekonomisystem Schema Lägga in Kontroller Signallistor Arvoden Förtroendevalda Bevakningslistor Kontaktpersoner Uppdragstagare Semester Retroberäkningar Tillägg/avdrag Rese-ersättning, traktamente Beredskap OB, jour och beredskap Utmätningar Sparade semesterdagar Bokföring och avstämning Kostavdrag Bokföring Arbetsgivaravgifter Dagbarnvårdare underlag Skattedeklaration Semesterdagar i pengar Frånvaro Hel/partiell Kronofogden Utbildning och information Chefer och medarbetare Arkivering Tjänstgöringsrapporter Felrapportering, rättningar Frånvaro Personalakter Retrokörning Lönelistor Lag och avtal, tillämpning LAS Extrautbetalningar AFA Skuldhantering Möte, utbildn APT Omkonteringar Fel tillägg, avdrag Fel frånvaro AB Sjuklön Föräldraledighet Support, system och avtal Telefon, mail och Kontrolluppgifter Samverkan Utbildningar Övriga uppgifter Fakturor Förändringar i lag och avtal Postsortering Måltidskuponger Friskvårdskort Miljöbilar chefer och anställda besök 25-årsuppvaktning Intyg och rapporter Arbetsgivarintyg Pensionsadm Ansvara för anst uppgifter Tjänstgöringsintyg Försäkringskassan Statistik AMOS (lön och anställningstid) Redovisa till KPA och Skandia Ansökan och beslut om pension Beställa förhandsberäkning 4 Arbetsuppgifter framtagna av medarbetare och personalchefer i Sotenäs och Munkedals kommun 7

14 Årsredovisningsuppgifter Avstämning AFA Kronofogden KPA och Skandia 8

15 4.2 KARTLÄGGNING AV UPPGIFTER FÖR SYSTEMFÖRVALTARE I samband med avtalsskrivningen har respektive kommun förbundit sig att kunna leverera motsvarande 0,5 systemförvaltare per kommun. Uppgiften 5 innebär att: ansvara för att utnyttja och utveckla systemets möjligheter kopplat till olika PAprocesser (LAS, pension, rehabilitering, utdata mm) utnyttja och utveckla systemet kopplat till löneutbetalning ansvara för felrapportering och eventuella åtgärder för att lösa problemen, identifiera och prioritera förbättringsområden inom systemet och dess processer testköra nya versioner och identifiera eventuella problem handleda och utbilda chefer och personalredogörare ansvara för uppgraderingar och implementering administrera organisationsträd och behörigheter ansvara för flödesprocesser i systemets olika delar vara kontaktytan mellan systemanvändare, IT och systemleverantören Det har visat sig att systemförvaltningen för Heroma är mer omfattande än vad som förutsetts. Under första året har det ofta krävts att kommunerna fått köpa konsultstöd för löpande driftskörningar. Det pågår en diskussion/förhandling med leverantören om utökat driftstöd. Detta kan påverka systemförvaltarrollen. Denna process kommer att bli klar senare i höst. 4.3 BUDGET 2013 Här anges månadslön 6, semesterlön samt arbetsgivaravgifter för Totalen hamnar på kr. Kommun Befattning Ssgr Heltidslön Faktisk lön exkl PO Semers inkl PO Summa Sotenäs Assistent Assistent Löne/systemförv Personalchef Munkedal Löneassistent Löneassistent Lönehandläggare Lönechef Systemförvaltare Lysekil Lönehandläggare Lönehandläggare Lönehandläggare Lönehandläggare Lönehandläggare Systemförvaltare Lönechef Summa Framtaget av personcheferna i Sotenäs och Munkedals kommuner 6 Uppgifter framtagna ur lönesystemet Heroma

16 Utöver redovisade personalkostnader tillkommer sedvanliga kostnader för lokaler, städ, telefon, dator, kontorsmaterial, kompetensutveckling osv. För 2013 är detta budgeterat till kr per anställd i Munkedals kommun. Konto Budget 2013 Per anställd KURS O KONFERENSAVG ALLM KONTORSMATERIAL TRYCKSAKER INTERN HYRA FORUMS BILAR INTERN ADM DATOR OBL MP TELEAVG FAST TELEFONI SAMTALSKOSTNADER RESEKOSTNADER LOKALER STÄD Totalt Kolumnen Budget 2013 är de budgeterade kostnader för de 4 anställda på löneenheten i Munkedal. 5. JÄMFÖRELSER Samverkansprojekt som pågått under några år lyfter fram följande fördelar med samverkan: Större volymer lättare att jobba effektivt Gemensamma utbildningsinsatser ger lägre kostnader Täcka upp för varandra vid frånvaro blir lättare Bättre säkerhet med fler systemförvaltare Kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet på sikt genom enhetliga och mer effektiva arbetssätt och rutiner. Kvalitetssäkring genom ökad kompetens försörjning och bemanning ger större möjligheter till utveckling av processer och arbetsmetoder. Lägre system- och konsultkostnader tre kommuner är en kund Vid kontakter med andra lönesamverkanskommuner verkar antal producerade löner per årsarbetare och månad vara ett mått som flitigt används. Följande uppgifter är från motsvarande utredning som gjordes av Tanums kommun år 2012: Lönekontor Löner/åa 7 och månad Mariestad, Töreboda; Gullspång 418 Syd Närke 400 Köping, Arboga, Kungsör 281 Västmanland-Dalarna 592 Tanum (samverkar ej) åa= årsarbetare 10

17 Antal producerade löner i dessa samverkansexempel var mellan per månad och årsarbetare. Vid jämförelse med SML (Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner) tycks löneadministrationen vara ganska effektiv redan idag. I genomsnitt produceras 444 löner per månad och löneassistent. Antal löner Löneassistent Löner/löneass o månad Sotenäs ,5 479 Munkedal ,8 492 Lysekil ,8 398 Totalt ,1 Genomsnitt SML 444 Erfarenheterna från de som gjort sammanslagningar är att samgåendet resulterat i en effektivisering och att besparingar kan göras på sikt. Detta kan dock ske först när rutiner, blanketter och regler är standardiserade. Det har visat sig att denna process tar tid och man bör räkna med minst 2-3 år innan eventuella besparingseffekter kan uppstå. Nedan följer två exempel på samverkansprojekt som på sikt effektiviserat sin löneadministration. 5.1 JÄMFÖRELSE MED LÖNESAMVERKAN FAHNS Sammanslagning av lönefunktionen för Fagersta, Avesta, Hedemora, Norberg och Skinnskatteberg (förkortas FAHNS)skedde Syftet var att minska sårbarheten i kompetens och utveckla arbetsinnehållet. Kommunerna FAHNS utbetalar 8756 löner i snitt per månad (130101). Lönesamverkan FAHNS verksamhet motsvarar det som Sotenäs, Munkedals och Lysekils lönekontor beskrivit att de gör idag (se sidan 7). Samverkan FAHNS har pågått i drygt 6 år och personalstyrkan har minskat från 24,8 till 19,0 årsarbetare. FAHNS Motsvarande 4500 löner SML idag Lönechef 1,0 1,0 1,8 Systemförvaltare 3,0 1,5 1,5 Löneassistent 8 15,0 7,7 10,1 Summa 19,0 10,2 13,4 Antal löner Antal löner/löneass Om FAHNS produktivitet omvandlas till 4500 löner per månad i snitt (som kommunerna SML producerar) krävs det 7,7 löneassistenter. Detta ska då jämföras med SML:s bemanning på 10,1 löneassistenter. Enligt uppgift från projektledaren FAHNS har personalminskning skett först när gemensamma rutiner, arbetssätt och blanketter är framtagna. I detta exempel har personalminskningen skett i etapper från 2009 fram tills idag (130630). Enligt tabellen ovan producerar kommunerna FAHNS 584 löner per månad och löneassistent medan SML gör runt 8 Löneassistentens uppgifter innefattar pensionsadministration, redovisning, WinLas, utbildning mm 11

18 444 löner per månad och löneassistent. Detta indikerar att det kan finnas möjlighet att ytterligare effektivisera löneadministrationen i våra kommuner. 5.2 JÄMFÖRELSE MED VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN (VGR) Västra Götalandsregionen har valt en annan uppdelning av sin personal. Ungefär 70 % arbetar med löneadministrationen, medan ungefär 30 % av anställda lönehandläggare ger support, utbildar samt informerar om systemet. Totalt arbetar 134 årsarbetare med att få ut löner per månad. Då ingår 20 personer som är extraanställda för införandeprocessen, som påbörjades 2009 och fortfarande pågår. Med nuvarande resurser är SML effektivare än regionen (444 löner per månad och löneassistent jmf med 405 för VGR). Om extrapersonalen exkluderas så är regionen något effektivare (481 löner per månad och löneassistent jmf med 444 för SML). VGR Motsvarande 4500 löner SML idag årsarb Lönehandläggare och support 100 8,8 10,1 Extrapersonal införande 20 1,8 0,0 Pension 6 0,5 0,0 Inkl extrapersonal ,1 10,1 Löner/löneass (inkl extra personal) Lönehandläggare och support 100 8,8 10,1 Pension 6 0,5 0,0 Exkl extrapersonal 106 9,4 10,1 Löner/löneass (exkl extrapersonal) Regionens erfarenhet av arbetsuppgifts uppdelning (support respektive lönehandläggning) är att både de som bara gör lön, och de som bara supportar tappar i kompetens. Det blir svårigheter att ge support om man inte arbetar med löneutbetalning, och det blir svårigheter att betala ut lönen genom att man inte får frågorna och uppmärksammar eventuella felhanteringar. Arbetsuppgifterna hänger ihop precis så som de hanteras i våra kommuner idag. Även denna jämförelse visar att det finns utvecklingspotential i löneadministrationen. Men även Västra Götalandsregionens lönechef påpekar att det tar tid att få fram gemensamma rutiner och arbetssätt. För VGR startades detta förändringsarbete upp år 2009 och det pågår fortfarande. Men verksamheten har succesivt effektiviserats och inneburit allt lägre kostnader för löneutbetalningen. 12

19 6. FÖRSLAG 6.1 ORGANISATION Om samgående sker kommer lönesamverkan att organisatoriskt placeras i Munkedals kommun enligt följande: Kommunledningskontor - kommunchef Gemensam lönenämnd Personalenhet - personalchef Löneenhet SMLlönechef Kommunchefen ansvarar för kommunledningskontoret, som bl. a består av personal- och löneenhet. Detta innebär att lönefunktionen kommer att ledas av en lönechef som är underställd personalchefen i Munkedals kommun. Förslaget innebär dessutom att det inrättas en gemensam lönenämnd, med uppgift att leda verksamheten. Fr. o m föreslås att medarbetarna placeras i Munkedals kommun. Erfarenheterna från andra visar på att detta ökar möjligheterna att snabbare nå målet om minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Genom att samla kompetensen ökar även möjligheterna att ta tillvara var och ens kompetens på rätt sätt. När medarbetarna fysiskt ska placeras i Munkedals kommun kan bli föremål för övergångsregler och kommer att diskuteras vidare. Lönekontor SML placeringen fr.o.m är Munkedals kommun 6.2 VERKSAMHET - AVGRÄNSNINGAR Vid jämförelse med andra samverkansprojekt så är det marginella skillnader i vilka arbetsuppgifter som ingår i verksamhetsområdet löneadministration. Detta gäller även i jämförelse med lönekontoren i SML. Därför föreslås en oförändrad verksamhet enligt sammanställning på sidan 7, med ett litet undantag. I någon/några kommuner har medarbetare på lönekontoren varit involverade i det praktiska arbetet kring 25-årsuppvaktningen. Förslaget innebär att endast underlag för vilka medarbetare som varit anställda i 25 år tas fram av den gemensamma lönefunktionen. Administrationen kring uppvaktningen bör ligga kvar i den kommun som ska uppvakta medarbetaren. Administrationen kring försäkrings- och pensionsfrågor gäller enbart att ansvara för de uppgifter som finns i lönesystemet, t ex anställningstid och pensionsgrundande inkomst. 13

20 Systemförvaltningen föreslås ingå i verksamhetsområdet. Det finns många faktorer som talar för det. Andra samverkansprojekt har haft som målsättning att genom samverkan minska sårbarheten för systemförvaltningen. Det ökar också möjligheten för att systemförvaltarna kan dra nytta av varandras kompetens om de finns i den gemensamma enheten. I nästan alla kommuner finns systemförvaltarna i samma organisation som löneassistenterna. Det gäller även i de fall där ett samgående skett. När det gäller arkivering har frågan diskuterats med personalcheferna. Förslaget är att varje kommun har kvar sitt arkiv, eftersom respektive kommun fortfarande är anställningsmyndighet för sina medarbetare. Andra kommuner har löst detta genom att kopia på underlag mailas eller skickas in till lönekontoret, som i sin tur sparar alla löneunderlag digitalt. Sammanfattningsvis föreslås följande verksamhetsområde. Löneadministration (löpande lönehantering inklusive intyg) Support lönesystem Support tillämpning (ej tolkning) av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration Lönesystemet innebär att ett schema måste finnas inlagt på varje medarbetare. Vid eventuell deltidsfrånvaro (t ex deltidssjukskrivning) måste ett nytt schema upprättas. Inom vård och omsorg krävs det en ganska omfattande hantering kring schemaläggning eftersom det finns en koppling till vikarierekryteringen. Om man jämför med tidigare schema-bemanningssystem har detta varit frikopplat från lönesystemet i alla tre kommunerna. När det var dags för löneutbetalning importerades transaktionerna till lönesystemet. I Heroma ingår detta som en egen modul, direkt kopplat till samma databas. Den stora arbetsinsatsen kring schema och bemanning sker i verksamheterna inom vård och omsorg. Bedömningen är att det bör fortsätta vara som det är idag. Lönefunktionen lägger vissa scheman och bistår med problemlösning. När det gäller t ex deltidsfrånvaron krävs det samverkan mellan verksamheten och lönefunktionen. Vård och omsorgsverksamheter måste även fortsättningsvis ha resurser för schema- och bemanningsuppgifter. Det bör under hösten upprättas en mall för vem som gör vad för att undvika missförstånd. Ytterligare ett område gränsar till lönefunktionen, och det är personalenheterna. Med utgångspunkten att lönefunktionerna ska göra det som de gör idag kommer det ändå att kvarstå vissa tveksamheter. Enligt personalcheferna är det en skiljelinje mellan att tillämpa respektive tolka lagar, avtal och regler. Lönefunktionerna tillämpar, medan personalfunktionen tolkar. Funktionerna har under många år arbetat mycket nära varandra och deras arbetsuppgifter korsas ibland. Det är oundvikligt att medarbetare inom dessa funktioner kommer att arbeta nära varandra i många frågor framöver, och det krävs ett bra upplägg av dessa gemensamma beröringspunkter. Det bör under hösten arbetas fram ett förslag hur detta samarbete ska ske framöver. Det är viktigt att klargöra vem som gör vad på en detaljerad nivå. 14

21 Förslaget innebär ett oförändrat verksamhetsområde för lönefunktionen (sid 7), men att detaljerna kring vem som gör vad i detalj tas fram i samverkan med berörd personal. Detta gäller dels området schema/bemanning och dels gränssnittet mot personalenheterna. 6.3 BEMANNING Som tidigare nämnts har Lysekil haft den största förändringen vid övergången till nytt arbetssätt. Detta har inneburit att Lysekil haft en förstärkning på 0,8 tjänst under införandet. Personalchefen i Lysekil har aviserat att denna förstärkning upphör i oktober år Det innebär att redan från början, , startar Lönesamverkan SML upp en organisation som har färre medarbetare än den hade under Från 13,4 till 12,6 årsarbetare. Trots detta är bedömningen, utifrån andras erfarenheter av lönesamverkan, att ytterligare 0,8 tjänst kan sparas in efter att enheten arbetat fram gemensamma, effektivare rutiner och arbetssätt under 2 år. Löneassistent (motsv.) 10,1 Systemförvaltare 1,5 Lönechef (motsv.) 1, Totalt 13,4 12,6 11,8 Som redan nämnts är systemförvaltningen nu under utredning. Eventuellt kommer kommunerna att köpa in mer konsultstöd än idag. Detta kan då påverka de 1,5 tjänst som idag finns. Beslut kommer att fattas under hösten. Utifrån nuläget och i jämförelse med andra Heroma- användare, krävs det med nuvarande arbetsuppgifter 1,5 systemförvaltare. Förslaget är att systemförvaltningen för Heroma ska finnas i löneenheten SML. Med detta förslag till bemanning finns det möjlighet att intensifiera förändringsarbetet under år Efter 2016 kan det enligt andras erfarenheter finnas ytterligare besparingspotential beroende på hur mycket kommunerna är villiga att förändra sina egna avtal, regler och rutiner. 6.4 BUDGET 2014 PÅ EN ÖVERGRIPANDE NIVÅ 2014 föreslås att bemanningen minskar till 12,6 tillsvidareanställda. Det innebär att Lysekils löneadministratörer minskas med 0,8 tjänst, jämfört med Summan på årsbasis blir då kr inklusive arbetsgivaravgifter i löneläget Lönerna måste uppräknas med 2014 års lönekostnadsindex. Årsarbetare Faktisk exkl PO Semers inkl PO Summa månadslön 13, ,

22 Konto Budget Ansvar Vht MÅNADSLÖN SEM ERS SEMDAGSTILLÄGG PO-PÅLÄGG KOMMUNANST KURS O KONFERENSAVG ALLM KONTORSMATERIAL TRYCKSAKER INTERN HYRA FORUMS BILAR INTERN ADM DATOR OBL MP TELEAVG FAST TELEFONI SAMTALSKOSTNADER RESEKOSTNADER LOKALER (Forum) STÄD (Forum) Uppräkning för SUMMA Med en beräkning på 12,6 anställda (13 personer)under blir summan kr. Indexuppräkning för löner och andra kostnader för år 2014 beräknas till kr. Totalt kr. År 2015 ska budgeten räknas budgeten upp med samma kostnadsindex som för övriga verksamheter (kostnadsökningar, löneökningar, mm). År 2016 ska budget beräknas på 11,8 årsarbetare och besparingen beräknas bli runt 7-8 %. FÖRDELNINGSNYCKEL Fördelning av ovanstående kostnader föreslås utgå utifrån producerade löner under ett år, (exklusive kostnad för gemensam lönechef). Beräkning görs från april till mars året före. Antal löner Andel % Sotenäs ,7 Munkedal ,7 Lysekil ,6 Totalt Kostnad för gemensam lönechef fördelas med 1/3 per kommun. SYSTEMKOSTNADER Systemkostnader föreslås ligga utanför budget för löneenheten och får finansieras av respektive kommun. Alla löpande systemkostnader för underhåll och support uppräknas med index varje år och föreslås att även fortsättningsvis fördelas med 1/3 per kommun. År 2013 är denna kostnad på kr per år, vilket ger ungefärlig årskostnad per kommun. Konsultkostnader är svårare att beräkna och har visat sig bara dyrare än beräknat. År 2013 är kr beräknat för Munkedals kommun. Systemkostnader ska räknas upp för 2014 enligt avtalet med leverantören. 16

23 Konto Budget Ansvar Vht IT-KONSULTER SUPPORT-, UNDERHÅLLSAVTAL Summa Per kommun UPPFÖLJNING UNDER 2014 All erfarenhet pekar på att det kan uppstå problem eller oklarheter när samgåendet väl kommer igång. Företrädare för flera samverkansprojekt har påtalat att allt inte gick att lösa i förväg. Det kan komma att dyka upp fler tveksamheter under resans gång. Därför föreslås att såväl styrgrupp (kommunchefer) och arbetsgrupp (personalchefer) fortsätter att följa upp samgåendet tillsammans med lönechefen genom regelbundna träffar även under år Syftet är att tillsammans snabbt finna lösningar på eventuella oklarheter som inte tillräckligt belysts i förberedelsearbetet. 6.6 HÖSTENS ARBETE 1) Genom kontakter med andra samverkansprojekt har det framkommit vikten av att klargöra, på detaljnivå, vem som ska göra vad. En detaljerad sammanställning minskar risken för konflikter kring vem som gör vad. I bilaga 1 finns en påbörjad sammanställning, som behöver slutföras av berörd personal. 2) Det är viktigt att klargöra och diskutera förslaget tillsammans kring gränsdragningen gentemot: a. respektive personalenhet b. schema/bemanningsenhet, rekryteringsenhet eller omsorgsenhet (motsvarande) c. chef, personalredogörare, assistent, medarbetare 3) Anställning av lönechef personalchefen i Munkedal ansvarar för detta och kommer att ha en referensgrupp med representanter från de berörda kommunerna. 4) Erbjudande om verksamhetsövergång för berörda i Sotenäs och Lysekils kommuner. Personalcheferna i respektive kommun ansvarar för att så sker. Bibehållna lön- och anställningsvillkor enligt kollektivavtal gäller under ett år. I samverkansavtalet framgår hur semester mm ska regleras. 5) Gemensam funktionsbrevlåda och gemensam hemsida bör upprättas. 6) Under det första året har det framkommit att driften av systemet kräver mycket resurser. Diskussioner pågår med leverantören om att köpa in mer konsultstöd när det gäller driften. Eventuella beslut kommer att tas senare i höst, vilket i viss mån kan påverka såväl bemanning som övriga kostnader. Bilagor 1. VEM GÖR VAD 2. RISKBEDÖMNING VID VERKSAMHETSFÖRÄNDRING 17

24 Bilaga 2 Riskbedömning Förslag om samverkan lönefunktion mellan kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil. Riskkällor och risker RISKBEDÖMNING Allvarlig risk Annan risk Åtgärder Förändringsarbete i sig kan utgöra risk för ohälsa. Störst förändring för de som byter arbetsgivare, men alla påverkas X Arbeta med stor öppenhet och delaktighet. Längre restider för vissa X Se över möjligheten att arbeta i hemkommunen några dagar per månad HANDLINGSPLAN Ansvarig Lönechef samt p-chefer Lönechef samt p-chefer Klart när Uppföljning / kontroll Lönechef Lönechef Anställda tackar nej till erbjudandet X Uppmärksamma varje individs behov, upprätta individuella utvecklingsplaner, erbjuda utvecklingsmöjligheter Lönechef samt p-chefer Hösten 2013 Lönechef Medarbetarnas oro för förändrade arbetsuppgifter X Ökad möjlighete till kompetensutveckling genom samverkan Försämrad närhet till verksamheterna X Göra tillgänglighet som en prioriterad fråga, upprätta bra informationskanaler, erbjuda utbildning, arbeta proaktivt Lönechef Lönechef Lönechef 2014 Lönechef Samarbete med personalenheterna försämras X Regelbundna och inplanerade träffar med respektive personalenhet Olika kulturer, arbetssätt och rutiner X Ta del av varandras erfarenheter och tillsammans finna de bästa lösningarna. Öppet samtalsklimat. Lönechef samt p-chefer Samtliga Pågående Lönechef Pågående Lönechef Otydlighet i mål kan medföra osäkerhet X Ta fram gemensamma mål tillsammans, ha en ständig dialog kring prioriteringar Lönechef Osäkerhet kring vem som blir chef och när det blir klart X Rekrytering bör bli klar i aug-sept 2013 P-chef Munkedal Pågående Samtliga P-chef Munkedal Pågående= ständigt pågående förbättringsarbete

25 SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSE Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner avseende gemensam lönefunktion

26 Innehåll 1 Inledning Verksamhetsområde Värdkommun Nämndens sammansättning och mandatperiod Arvoden och ekonomiska förmåner Reglemente Verksamhetsstyrning och budget Kostnadsfördelningsprincip Medelsförvaltning och kostnadsredovisning Redovisningsprinciper Egendom Arkiv Organisation Försäkringar Omförhandling av avtalet Giltighet Avveckling Tvist

27 1 Inledning Genom detta avtal ska, från och med , Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner, nedan kallad medlemskommunerna, inrätta en gemensam nämnd för löneadministration. Samverkan skall ske i enlighet med bestämmelserna i 3 kap. 3a Kommunallagen genom inrättande av en gemensam nämnd, nedan kallad Lönenämnden SML med tillhörande gemensam förvaltningsorganisation, nedan kallad Löneenheten. Syftet med samgåendet är i första hand att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig organisation med minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Målet är att optimera resursutnyttjande i syfte att bygga upp/säkerställa en väl fungerande lönefunktion samt skapa en stark och attraktiv gemensam organisation som befäster en konkurrenskraftig kompetensnivå och service. 2 Verksamhetsområde För samverkan i enlighet med detta avtal gäller att Lönenämnden SML fullgör kommunernas uppgifter inom löneområdet. Nämnden ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter vad avser: Löneadministration Support och utbildning i lönesystemets olika delar Support i tillämpning av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration 3 Värdkommun Munkedals kommun är värdkommun och såväl den gemensamma nämnden som löneenheten ingår i Munkedals kommuns organisation. 4 Nämndens sammansättning och mandatperiod Lönenämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i respektive samverkande kommun utser vardera två ledamöter och två ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. Första mandatperioden omfattar kalenderåret Därefter är mandatperioden fyra år räknat från och med 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige har ägt rum. 5 Arvoden och ekonomiska förmåner Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden beslutas och utbetalas av den kommun som valt dem enligt respektive kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda. 3

28 6 Reglemente Vid sidan av detta avtal finns ett reglemente upprättat som ska gälla för Lönenämnden SML. Reglementet och ändringar i detta ska fastställas av samtliga medlemskommuner för att vara giltigt. 7 Verksamhetsstyrning och budget Den gemensamma lönenämnden ska leda och samordna verksamheten inom dess verksamhetsområde. Nämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de av respektive fullmäktige fastställda målen för verksamheten följs. Värdkommunen skall i enlighet med 8 kap. 4 kommunallagen fastställa årsbudget och investeringsbudget för Lönenämnden SML efter samråd med övriga medlemskommuner. Förslag till budget för nästkommande verksamhetsår skall överlämnas till medlemskommunerna senast 30 april varje år. Gemensamma överläggningar mellan kommunernas budgetberedningar och Lönenämnden SML om ekonomiska ramar för kommande års drift- och investeringsbudget och verksamhet skall ske under perioden mars - april. Värdkommunen ansvarar för att upprätta fungerande rutiner för budgetprocess. 8 Kostnadsfördelningsprincip Den gemensamma lönefunktionen avser att vara finansierad genom kommunbidrag från medlemskommunerna. Nettokostnaden för den gemensamma nämndens arbete och verksamhet som regleras i detta avtal ska fördelas mellan de samverkande kommunerna med följande fördelningsnyckel: - Genomsnitt antal beräknade löner per månad för respektive kommuner under perioden april till mars året därpå. För verksamhetsåret 2014 innebär fördelningsprincipen följande: Antal löner Andel % Sotenäs ,7 Munkedal ,7 Lysekil ,6 Totalt När det gäller gemensam lönechef fördelas dessa kostnader med 1/3 per kommun. 9 Medelsförvaltning och kostnadsredovisning Värdkommunen förvaltar nämndens medel. Den siste i varje månad skall 1/12 av Sotenäs och Lysekils kommuns andel av kommunbidrag faktureras respektive kommun av Munkedals kommun (såsom värdkommun). Resultatöverföring av föregående års resultat skall behandlas i samband med överläggningar om ramar för kommande år. Eventuella underskott eller överskott som uppstår i verksamheten under de två första verksamhetsåren skall täckas av, alternativt återgå till de 4

29 samverkande kommunerna enligt den fördelning som angivits ovan. Därefter skall eventuella årliga underskott budgeteras om. Slutlig reglering av slutligt kommunbidrag från medlemskommun för visst år skall ske senast 15 februari efter utgången av aktuellt verksamhetsår. Betalning ska erläggas senast 30 dagar efter fakturans utställningsdag. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta från förfallodagen enligt gällande räntelag. Samtliga medlemskommuner har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Lönenämnden SML ska till respektive medlemskommun tertialvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är samt årligen avge verksamhetsberättelse före den 1 februari för föregående verksamhetsår. Värdkommunen ansvarar för att erforderlig revision sker. 10 Redovisningsprinciper Sammanfattande redovisning av Lönenämnden SML:s verksamheter sker i värdkommunens redovisningssystem. Redovisning av nämndens verksamheter ska ske enligt god redovisningssed och följa råd och anvisningar från Rådet för kommunal redovisning. Medlemskommunerna skall tillämpa gemensamma principer avseende löneenheten. För att utvärdera arbetet inom lönesamverkan ska regelbundna avstämningsmöten alternativt redovisningar hållas mellan Löneenheten och respektive kommunledning. 11 Egendom Medlemskommunerna överlåter till värdkommunen den lösa egendom som används av de som idag fullgör de uppgifter som efter kommer att fullgöras av Lönenämnden SML. Om samverkansavtalet upphör att gälla skall överlåten egendom återgå till respektive medlemskommun. Äganderätt till lös egendom som anskaffas efter avtalets ikraftträdande, ägs av värdkommunen. Om den gemensamma löneorganisationen upphör sker en fördelning av tillgångar enligt särskild förhandling mellan parterna. Utgångspunkten är att fördelningen ska ske rättvist med beaktande av den volym som respektive kommun bidragit till för investeringen och dess faktiska värde enligt avskrivningsplan. 12 Arkiv Då respektive kommun fortfarande är anställningsmyndighet för sina anställda ska arkivering ske i respektive kommun. 13 Organisation Värdkommunen är huvudman för den gemensamma nämnden. Nämnden har en egen förvaltning som svarar för beredning och verkställighet inom nämndens verksamhetsområde. Förvaltningen är placerad i värdkommunen och samtliga arbetstagare i den gemensamma förvaltningen har sin anställning i värdkommunen. Förvaltningspersonal All förvaltningspersonal vars arbetsuppgifter, som vid verksamhetsövergången/avtalets ikraftträdande ingår i respektive medlemskommuns verksamhetsområde enligt 2, ska 5

30 erbjudas motsvarande anställning i den nya löneorganisationen. Kommunstyrelsen i Munkedals kommun (värdkommun) ska vara anställningsmyndighet för personalen inom Lönenämnden SML. Vid överflyttningen till annan huvudman (värdkommunen) tillämpas verksamhetsövergång. Personalförmåner t.ex. intjänade tjänsteår, semester etc. följer därmed med till värdkommunen. Senast skall medlemskommunerna reglera berörd förvaltningspersonals övertid, flextid, kompensationstid och mertid. Om detta inte kan regleras skall medel motsvarande den tid som inte kunnat regleras överföras till värdkommunen senast Övriga medlemskommuner skall senast även överföra medel motsvarande respektive kommuns semesterskuld för berörd förvaltningspersonal till värdkommunen. Samtliga nyanställningar av personal inom Lönenämnden SML:s verksamhetsområde skall göras av värdkommunen med värdkommunen som arbetsgivare. Om samverkansavtalet upphör att gälla och den gemensamma löneorganisationens verksamhet upphör ska förvaltningspersonalen övertas av den medlemskommun där den enskilde arbetstagaren var anställd vid tidpunkten för verksamhetsövergången/avtalets ikraftträdande. Arbetstagare som rekryterats till den gemensamma löneorganisationen skall kvarstanna under värdkommunen om inget annat avtalas. Lönechef Löneenheten ska ledas av en lönechef. Kommunstyrelsen i Munkedals kommun (värdkommun) ska vara anställningsmyndighet för enhetschefen. Lokalisering Löneenheten placeras i Munkedals kommun, som svarar för ändamålsenliga lokaler. 14 Försäkringar Värdkommunen tecknar och vidmakthåller erforderliga försäkringar inom nämndens verksamhet. 15 Omförhandling av avtalet Om förutsättningarna för att samarbeta enligt detta avtal avsevärt förändras får avtalet omförhandlas. 16 Giltighet Detta avtal gäller t.o.m Därefter förlängs avtalet med fyra år varje gång om det inte sägs upp. Avtalet skall sägas upp senast 12 månader före innevarande avtalsperiods utgång. Detta avtal gäller först sedan samtliga medlemskommuners fullmäktige godkänt avtalet. 17 Avveckling I det fall den gemensamma verksamheten upphör fördelas avvecklingskostnaderna efter antalet invånare i varje kommun vid det årsskifte som föregick avtalsperiodens utgång. Med avvecklingskostnader avses onyttiga kostnader inom följande områden som kan uppstå till följd av att den gemensamma verksamheten upphör: 1. Kostnad för icke avskriven del av investering, 2. Kostnader som uppstår vid övertalighet, 6