Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

Transkript

1 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

2 Foto framsida: Carina Gran Innehåll Förord av ordförande 3 År 2013 i korthet 4 Utgångspunkter för 2013 års granskning 6 Granskning av verksamheterna 8 Stadsdelsnämnden Angered 8 Stadsdelsnämnden Lundby 9 Stadsdelsnämnden Majorna-Linné 10 Göteborgsregionens Fritidshamnar AB 11 Got Event AB och Renova AB 12 Älvstranden Utveckling AB 14 Rektorernas förutsättningar 15 Åtgärdsprogram i skolan 16 Prognos- och uppföljningsarbete i stadsdelsnämnderna 17 Sociala boendelösningar i extern regi 18 Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd 20 Bidragsgivning till föreningar 21 Spårvagn M32 22 Upphandling och inköp 23 Användning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel 24 Förtroendekänsliga områden 25 Stadsrevisionen har även granskat 26 Granskning av räkenskaper och bokslut 28 Löpande redovisning 28 Bokslutsprocess och finansiell rapportering 29 Göteborgs Stads årsredovisning 30 God ekonomisk hushållning och resultatutjämningsreserv 32 Lag om insyn i vissa finansiella förbindelser 33 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad 34 Förtroendevalda revisorer Revisorernas granskning 35 Rapportering och kommunikation 35 Språkbruk och revisionstermer 35

3 Förord av ordförande Stadsrevisionens vision är att stärka tilltron till det demokratiska systemet. Detta gör vi bland annat genom att vi i vårt granskande och ansvarsprövande uppdrag lämnar förslag till förbättringsområden till stadens verksamheter. Vi har även ett främjande uppdrag vilket innebär att vi strävar efter att genomföra granskningen på ett sådant sätt att kritik i möjligaste mån förebyggs. Utifrån olika infallsvinklar på temat intern styrning och kontroll genomför vi därför årligen dialogmöten med stadens nämnder och styrelser. Stadsrevisionens granskningar genomförs av professionella revisorer, så kallade sakkunniga biträden. De sak kunnigas arbetsprocess och granskning genomgår årligen såväl intern som extern kvalitetssäkring. Jag vågar därför säga att våra bedömningar och granskningar vilar på en objektiv och saklig grund. Under året har vi arbetat vidare med det utökade uppdrag vi fått av kommunfullmäktige: att utveckla granskningen av nämndernas och bolagens interna styrning och kontroll. Detta har inneburit att vi ställer högre krav på nämndernas och styrelsernas arbete med riskanalyser och riskhantering. Vi har även ökat granskningen av stadens verksamheters åtgärder i syfte att minska riskerna för oegentligheter. Intern styrning och kontroll förutsätter att tydliga och uttalade värderingar präglar verksamheten och att god etik genomsyrar förvaltningar och bolag. Vi är därför måna om att framhålla betydelsen av att stadens nämnder och bolag, utöver arbetet med kontroller och planer, arbetar aktivt med organisationskulturen. Det är viktigt att skapa en kultur där alla anställda är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Av granskningskommissionens rapport framkommer att stadsrevisionen har lyft tydliga förbättringsområden genom åren, men att flera av stadens verksamheter framstått som ganska okänsliga för våra rekommendationer. Jag upplever nu att stadsrevisionens rekommendationer tas på större allvar. Det är även positivt att fullmäktige har lagt våra ärenden som en egen punkt tidigt på agendan. Detta skapar större utrymme för politisk diskussion kring våra iakttagelser. Årsredogörelsen är det dokument som sammanfattar den granskning Foto: Carina Gran som vi har genomfört under året. Här redogör vi för sådant som resulterat i kritik, men också för granskning där tydliga förbättringsområden identifierats. Ytterligare information finns att hämta i redogörelserna för respektive nämnd och bolag samt i våra revisionsrapporter. Lars Bergsten ordförande Stadsrevisionens årsredogörelse

4 År 2013 i korthet Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och främja verksamheten i Göteborgs Stads styrelse, nämnder och bolag. I granskningen ska bedömas om kommunens och de kommunala bolagens verksamhet är ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Stadsrevisionens granskning av Göteborgs Stads bolag och nämnder visar att det inom många av de granskade områdena råder god ordning. Men granskningen visar även att det finns väsentliga brister och revisor erna riktar i år kritik mot stadsdelsnämnderna Angered, Lundby och Majorna- Linné samt Göteborgs regionens Fritidshamnar AB, Got Event AB, Renova AB och Älvstranden Utveckling AB. Stadsdelsnämnden Angered Förra året riktade stadsrevisionen kritik till stadsdelsnämnden Angered med anledning av att nämnden inte följde skollagen och Skolverkets allmänna råd i arbetet med åtgärdsprogram. I årets uppföljande granskning kunde vi konstatera att nämnden vidtagit åtgärder för att komma till rätta med bristerna, men att det fortfarande kvarstod allvarliga brister. Bristerna var av sådan omfattning och karaktär att revisor erna bedömer att nämnden under verksamhetsåret 2013 inte kunnat säkerställa att elever fått det stöd i skolan som de har rätt till. Stads revisionen skärper därför kritiken från förra året och riktar kritik till nämnden i form av en anmärkning. (Se sidan 8) Stadsdelsnämnden Lundby I årets granskning av stadsdelsnämnden Lundby framgår att nämnden under verksamhetsåret 2013 inte klarat att möta den lag stadgade tiden på fyra månader för utredningar av barn och unga som far illa eller riskerar att fara illa. Barnavårdsutredningar ska ha högsta prioritet inom socialtjänsten och stadsrevisionen bedömer att stads- delsnämnden Lundbys interna styrning och kontroll av myndighets utövningen inte fungerat tillfredsställande. Brister i handlägg ningen av utredningar av barn och unga har varit kända i verksamheten, men nämnden har inte satt in tillräckligt verkningsfulla åtgärder för att komma till rätta med bristerna. Därför riktar revi so r erna kritik till nämnden i form av en anmärkning. (Se sidan 9) Stadsdelsnämnden Majorna-Linné Stadsrevisionen har i årets granskning av stadsdelsnämnderna riktat in sig mot utbildningssektorn med granskning av förutsättningar för rektorernas pedagogiska ledarskap och åtgärdsprogram för elever som riskerar att gå ut grundskolan utan fullständiga betyg. Granskningen av stadsdelsnämnden Majorna- Linné visade på brister i arbetet med ovan nämnda områden samt det syste matiska kvalitetsarbetet. Därför utvidgades granskningen av nämnden till att även omfatta ledning och styrning av område skola. Efter genomförd granskning bedömer stadsrevisionen att nämndens ledning och styrning av område skola inte fungerat tillfredsställande och riktar kritik till stadsdelsnämnden Majorna-Linné i form av ett påpekande. (Se sidan 10) Göteborgsregionens Fritidshamnar AB År 2012 lämnade lekmannarevisorerna kritik till Göteborgsregionens Fritidshamnar AB utifrån brister i arbetet med intern styrning och kontroll samt upphandling och inköp. Årets uppföljning visade att den interna styrningen och kontrollen har utvecklats och att bolaget har inlett ett förbättringsarbete avseende upphandling och inköp. I för bolaget väsentliga processer visar årets granskning på nya brister i hanteringen av andrahands arrenden, direktupphandlingar och båtplats kön. Mot bakgrund av dessa brister och resterande brister inom upphandling och inköp riktar lekmanna revisorerna kritik till bolagets styrelse i form av en erinran. (Se sidan 11) Got Event AB och Renova AB Årets granskning av Got Event AB och Renova AB syftade till att bedöma om bolagen har en till freds ställande intern styrning och kontroll av representation. Lekmannarevisorerna bedömer att den interna styrningen och kontrollen kan stärkas för båda bolagen när det gäller såväl representationsunderlag som attestrutiner. Därtill var Renovas interna riktlinjer för representation under år 2013 otydliga och otillräckliga. Mot bakgrund av ovanstående riktar lekmannarevisorerna kritik till Got Event AB:s styrelse och verkställande direktör i form av ett påpekande samt mot Renova AB:s styrelse i form av en erinran. (Se sidan 12) Älvstranden Utveckling AB Årets kritik mot styrelsen i Älv stranden Utveckling AB grundar sig på bristande följsamhet mot riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad, aktie bolagslagen, lagen om offentlig upphandling, policy och riktlinje för upphandling och inköp inom Göteborgs Stad samt arkivlagen och arkivreglemente för Göteborgs Stad. Granskningen visade på sådana brister 4 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

5 2013 i korthet i sättet att förhålla sig till såväl gällande lag som riktlinjer och policy dokument från kommunfullmäktige att lekmannarevisorerna riktar kritik till styrelsen i form av en erinran. (Se sidan 14) Göteborgs Stads årsredovisning Granskningen visar att Göteborgs Stads årsredovisning inklusive den sammanställda redovisningen i allt väsentligt har upprättats i enlighet med god redovisningssed och ger en rättvisande bild av kommunens och koncernens resultat och ställning. Stadsrevisionen bedömer att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som kommunfullmäktige beslutat om. (Se sidan 30) Övriga förbättringsområden framgår av nämndernas revisionsredo görelser och bolagens granskningsredogörelser (se Uppföljning av kritik från år 2012 Förra året kritiserade revisorerna kommunstyrelsen, tre bolag och fyra nämnder. Årets uppföljning visar att kritiken helt eller delvis kvarstår för stadsdelsnämnden Angered och Göteborgsregionens Fritidshamnar AB, medan grunden för kritik inte längre kvarstår för nedanstående sex enheter. Kommunstyrelsen Eftersom revisorerna bedömde att räkenskaperna för Göteborgs Stad år 2012 inte var rättvisande riktade stadsrevisionen kritik till kommun styrelsen i form av en erinran. Bakgrunden var en avsättning om 400 miljoner kronor som kommunstyrelsen gjorde i bokslutet. Denna avsättning bedömde revisorerna inte vara förenlig med god kommunal redovisningssed och lagen om kommunal redovisning. Årets uppföljning visar att en upplösning gjorts av avsättningen om 27 miljoner kronor, vilket innebär att kommunen i allt väsentligt har haft motsvarande kostnader som enligt god redovisningssed borde belastat 2013 års resultat. Arkivnämnden Förra året riktade stadsrevisionen kritik till arkivnämnden i form av en anmärkning. Anledningen till kritiken byggde på brister i rutiner för inköp och avrop mot ramavtal och direktupphandlingar, bristande ekonomistyrning, brister i arbetet med intern kontroll och avsaknad av mål för arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen visar att arkivnämnden har vidtagit tillräckliga åtgärder för att avhjälpa bristerna. Kritiken kvarstår inte. Stadsdelsnämnden Västra Hisingen Stadsrevisionen kritiserade stadsdelsnämnden Västra Hisingen redan år 2011 för att nämnden inte hade säkerställt en hantering av föreningsbidrag enligt nämndens och stadens riktlinjer. År 2012 kvarstod bristerna och vi riktade därför kritik till nämnden i form av en erinran. Årets uppföljning visar att bristerna är omhändertagna. Kritiken kvarstår därför inte. Stadsdelsnämnden Örgryte-Härlanda Stadsrevisionen riktade år 2012 kritik till stadsdelsnämnden Örgryte-Härlanda i form av ett påpekande. Vi bedömde att nämnden inte levde upp till lagstiftningens krav när det gäller att följa upp vården av barn och unga som var placerade i familjehem. Årets uppföljning visar att bristerna har åtgärdats och kritiken kvarstår därmed inte. Got Event AB Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag från kommunfullmäktige att löpande följa upphandling och inköp i stadens verksamheter. År 2012 riktade lekmannarevisorerna kritik till Got Event i form av ett påpekande för brister i den interna styrning och kontrollen av upphandling och inköp års uppföljning visar att bolaget har kommit till rätta med de kritiserade bristerna och därför kvarstår inte kritiken. Göteborgs Stads Parkerings AB År 2012 riktade lekmannarevisorerna kritik till Göteborgs Stads Parkerings AB i form av ett påpekande för brister i den interna styrning och kontrollen av upphandling och inköp. Årets uppföljning visar att bolaget har vidtagit åtgärder som stärker den interna styrningen och kontrollen av upphandlingsoch inköpsverksamheten. Kritiken kvarstår därför inte. Stadsrevisionens årsredogörelse

6 Utgångspunkter för 2013 års granskning Stadsrevisionens granskningsinriktning bygger på en analys av risker som utgör hinder för att kommunfullmäktiges mål och verksamheternas uppdrag inte ska kunna fullgöras. Granskningsinriktningen bestäms årligen i stadsrevisionens revisionsplan. Riskområdena förändras över tid mot bakgrund av vad som sker i omvärlden och i stadens verksamheter. Utbildning I kommunfullmäktiges budget anges att kvaliteten ska vara hög på alla skolor så att barn och elever ges samma förutsättningar. Ett systematiskt kvalitetsarbete pekas ut som en viktig faktor för att nå framgång. I sammanhanget nämns också behovet att stärka rektorns roll som pedagogisk ledare. Under året har rektorernas förutsättningar för att utöva ett pedagogiskt ledarskap samt skolornas arbete med åtgärdsprogram granskats i samtliga stadsdelsnämnder. Förtroendekänsliga områden Inom offentlig verksamhet förvaltas resurser för annans räkning och det är av stor betydelse att förtroendet är högt hos invånarna. Verksamhet som bedrivs med skattepengar ska användas på ett bra sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Exempel på områden som är av förtroendekänslig karaktär är representation, sponsring och hantering av verksamhetsfordon. Förtroendekänsliga områden har granskats i flera av stadens verksamheter under året. Upphandling och inköp Det samlade värdet av Göteborgs Stads inköp är omfattande. Förändringar i lagen om offentlig upphandling innebär att stadens verksamheter löper större risk än tidigare att drabbas av upphandlingsskadeavgift och bli skadeståndsskyldiga vid ett fel aktigt tillvägagångssätt. Upphandling och inköp är också ett förtroendekänsligt område. Stadsrevisionen har på uppdrag av kommunfullmäktige ett särskilt ansvar att löpande följa de upphandlingar och inköp som görs inom kommunen. Under året har inköps- och upphandlingsrutiner granskats inom flera av stadens bolag. Räkenskaper och bokslut En rättvisande och tillförlitlig redovisning är ett nödvändigt beslutsunderlag för kommunstyrelsen och stadens nämnder. Den årliga revisionen syftar till att säkerställa en fullständig och riktig redovisning. Utöver detta syftar räkenskapsrevisionen till att identifiera problemområden som på grund av kommunens roll som offentlig myndighet innehåller för - troenderisker, även om det nödvändigtvis inte innebär en hantering av betydande ekonomiska värden. 6 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

7 Utgångspunkter för 2013 års granskning Revisionsberättelse och årsredogörelse Inför kommunfullmäktiges ansvars prövning av stadens nämnder och bolag lämnar revisorerna årligen en revisionsberättelse och en årsr edo görelse som underlag. Av revisionsberättelsen framgår om stadsrevisionen föreslår att nämnderna beviljas ansvarsfrihet eller inte och i årsredo görelsen sammanfattas årets granskning. Foto: Jörgen Wiklund Stadsrevisionens årsredogörelse

8 De kommunala nämnderna och styrelserna i Göteborgs Stad svarar inom sina respektive områden för att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om och enligt de nationella regelverk som i stor utsträckning styr verksamheten. Stadsdelsnämnden Angered Om en elev riskerar att inte nå kunskapsmålen eller har andra svårigheter i sin skolsituation ska detta anmälas till rektorn. Rektorn ska då se till att elevens behov av särskilt stöd skyndsamt utreds. Om utredningen visar att eleven behöver särskilt stöd, ska rektorn besluta att ett åtgärdsprogram ska utarbetas. I annat fall ska rektorn besluta att inte upprätta ett åtgärdsprogram. Åtgärderna ska sedan följas upp och utvärderas. År 2012 riktade stadsrevisionen kritik i form av en erinran mot stadsdelsnämnden Angered för brister i arbetet med elever som riskerade att lämna grundskolan utan fullständiga betyg. Under året har vi följt upp granskningen samt gjort motsvarande granskning på övriga stadsdelsnämnder (se sidan 16). Granskningen syftade till att bedöma om skolornas arbete med åtgärdsprogram sker i enlighet med lagstiftningens krav och Skolverkets allmänna råd. Nämnden har vidtagit åtgärder En ny rutin för arbetet med särskilt stöd och nya gemensamma blanketter har tagits fram. Verksam heten har även beslutat att regelbundet följa upp rutinen och skolornas anvisningar. Under året har skolornas anvisningar för arbetet med särskilt stöd kvalitetssäkrats. Vidare har en årlig internkontroll införts. Årets kontroll visade på vissa brister gentemot kraven i Skolverkets allmänna råd. Samsyn om särskilt stöd År 2012 bedömde stadsrevisionen att det inte fanns någon samsyn i stadsdelen om hur särskilt stöd ska definieras. Verksamheten har under året genomfört en utbildning för alla rektorer och specialpedagoger om innebörden av särskilt stöd i förhållande till allmänt stöd. Årets granskning visar att de intervjuade har samsyn kring hur särskilt stöd ska tolkas och definieras. Däremot uppgav rektor erna att de gör vissa avsteg från skollagens huvudregler, främst när det gäller att inte besluta om särskilt stöd i alla ämnen en elev riskerar att inte nå kunskapsmålen i, om det rör sig om många ämnen. Stora brister i skolornas arbete I 12 av 21 granskade ärenden hade åtgärdsprogram inte upprättats för elever som gick ut årskurs nio vårterminen 2013 utan fullständiga betyg. I dessa 12 ärenden fanns inga dokumenterade utredningar och inga dokumenterade beslut att inte upprätta åtgärdsprogram. I de nio åtgärdsprogram som granskades fanns brister i olika delar när det gäller att leva upp till kraven i Skolverkets allmänna råd. I samtliga ärenden där det fanns åtgärdsprogram saknades dokumenterade beslut att upprätta åtgärdsprogram och i fem ärenden saknades dokumenterade utredningar. Det framgick vidare inte alltid i åtgärdsprogrammen vilka svårigheter och behov av särskilt stöd som eleven hade, konkreta mål och åtgärder som relaterade till kunskapsmålen i läroplanen och vem som ansvarade för åtgärderna. I åtta av de nio ärendena saknades även dokumenterade ut värderingar av åtgärdsprogrammen. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämnden har vidtagit åtgärder och arbetat aktivt i syfte att komma till rätta med de brister som fanns år Granskningen visade dock att det även under år 2013 har funnits allvarliga brister. Nämnden har följt upp föregående års kritik, men har enligt vår bedömning inte i tillräcklig utsträckning sett till att vidtagna åtgärder också lett till att eleverna får det stöd i skolan som de har rätt till. Sammantaget bedömer stadsrevisionen att verksamheten på detta område varken har skötts med en tillfredsställande intern styrning och kontroll eller enligt bestämmelserna i skollagen och Skolverkets allmänna råd. Stadsrevisionen riktar därför kritik till nämnden i form av en anmärkning. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för SDN Angered 8 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

9 Stadsdelsnämnden Lundby Årets granskning av stadsdelsnämnden Lundby visade att barnavårdsutredningar för barn och ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa, inte blev klara inom den lagstadgade tiden på fyra månader. Det är en av stadsdelsnämndernas viktigaste funktioner att utreda och fatta beslut om insatser efter anmälningar eller ansökningar där barn och unga far illa eller riskerar att fara illa. Utredningar av barn som kan behöva skydd ska ha högsta prioritet inom socialtjänsten. Brister i myndighetsutövningen var kända I oktober år 2012 blev det känt för förvaltningsledningen att stadsdelen inte klarade det lagstadgade kravet på fyra månaders utredningstid för barn och ungdomar som far illa eller riskerar att fara illa. Social sekreterarna som arbetade med dessa ärenden gjorde i december år 2012 Lex Sarahanmälningar utifrån att utredningarna inte skulle bli klara i tid. De lämnade också ett klagomål rörande missförhållanden i nämndens myndighetsutövning till Socialstyrelsen. Åtgärder planerades, men genomfördes inte fullt ut I februari år 2012 angav nämnden till Socialstyrelsen att åtgärder ska genomföras. Planerade åtgärder var att inrätta ett mottagningsteam, förstärka med mer personal, ta fram rutiner för arbetet och utbilda medarbetarna i myndig hetsutövning. Flera av åtgärderna som nämnden planerade, genomfördes först under hösten. Nämnden angav också att arbetsledningen hade brustit i att följa upp de åtgärder som planerats. Nämnden konstaterade att utvecklingsarbetet tagit fart först i och med att en ny ledning för Barn- och ungdoms enheten tillträtt i augusti år I mars år 2013 var antalet sena utredningar 144 av totalt 292 utredningar. Antalet sena utredningar ökade i augusti till 148 av totalt 224 utredningar. Det har funnits kontakt med de aktuella familjerna i de flesta ärendena, men det fanns en och annan familj där det inte funnits någon kontakt. Enligt uppgift från stadsdelen fanns det i augusti år 2013 öppna utredningar som påbörjades år Vid slutet av året var antalet sena utredningar 18 av totalt 92 utredningar. Enligt verksamheten var kvaliteten på de utredningar som blev klara under året på en lägre nivå än önskvärt. I internkontrollplanen för år 2013 angav nämnden biståndsbeslut som ett riskområde. Risken som identifierades beskrevs vara brister i utredningsmetodik. Åtgärder beslutades för att hantera risken. Vid uppföljningen av internkontrollarbetet ett år senare bedömde nämnden att det fortfarande fanns stora behov av att förbättra utredningsmetodik och kunskap om barnperspektiv. Risken har där med inte hanterats fullt ut under året. Bedömning Stadsdelsnämnden har inte agerat tillräckligt skyndsamt och kraftfullt i sin styrning och ledning av verksamheten, genom att i tid sätta in tillräckliga åtgärder för att komma till rätta med de brister i handläggningen av barnavårdsutredningar som var kända i verksamheten. Nämndens interna styrning och kontroll av myndighetsutövningen har inte fungerat tillfredställande under året. Stadsrevisionen riktar därmed kritik till nämnden i form av en anmärkning. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för SDN Lundby Stadsrevisionens årsredogörelse

10 Stadsdelsnämnden Majorna-Linné Stadsrevisionen har i årets granskning av stadsdelsnämnderna haft fokus på utbildningssektorn med granskning av förutsättningar för rektorernas pedagogiska ledarskap och åtgärdsprogram för elever som riskerar att gå ut grundskolan utan fullständiga betyg. Granskningen av stadsdelsnämnden Majorna-Linné visade på brister i arbetet med ovan nämnda områden samt det systematiska kvalitetsarbetet. Därför utvidgades granskningen av stadsdelsnämnden Majorna-Linné till att även omfatta ledning och styrning av område skola. Brister i att systematiskt utveckla förutsättningarna för rektorer Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden identifierar, analyserar och utvecklar förutsättningarna för rektorernas pedagogiska ledarskap. Granskningen har genomförts genom intervjuer och granskning av nämndens dokumentation. Granskningen visade att det fanns brister i hur nämnden arbetade med att utveckla rektorernas förutsättningar. Exempelvis identifierades ett behov av stöd till rektorerna, men förslagen till förändringar genomfördes inte. Brister i arbetet med åtgärdsprogram i skolan Syftet med granskningen av åtgärdsprogram i skolan har varit att bedöma om arbetet med åtgärdsprogram sker enligt lagstiftningens krav och Skolverkets allmänna råd. Två skolor granskades i stadsdelen. Vid en av skolorna saknades rutiner för arbetet med åtgärdsprogram. Vi har också gjort stickprov på åtgärdsprogram för elever som gått ut grundskolan utan fullständiga betyg. Stickproven vid en av skolorna visade att det fanns brister i arbetet med åtgärdsprogrammen för eleverna och det fanns också exempel där det saknades utredning och åtgärdsprogram för elever som gått ut skolan utan fullständiga betyg. Det systematiska kvalitetsarbetet har fungerat mindre bra under året I nämndens uppföljning av skolornas systematiska kvalitetsarbete konstaterades att skolorna har stora klasser och inte alltid möjlighet att tillgodose alla elevers individuella behov. Det fanns därmed inte möjlighet att ge alla elever vad de behöver för att nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling. Måluppfyllelsen sjönk avseende elevernas betygsresultat i årskurs nio under år I nämndens uppföljning konstaterades också att det systematiska kvalitetsarbetet fungerat mindre bra under året. En orsak har enligt nämnden varit bristande kontinuitet i ledningsgruppen. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att de brister som identifierats i årets granskning visar att nämndens styrning och ledning av skolan inte har fungerat tillfredsställande. Vår bedömning är att det är av stor vikt att nämnden arbetar systematiskt för att se till att skolverksamheten följer gällande lagar och regler och utförs på ett ändamålsenligt sätt. På grund av stadsdelsnämndens bristande styrning och ledning av skolan riktar stadsrevisionen kritik till stadsdelsnämnden i form av ett påpekande. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för SDN Majorna-Linné 10 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

11 Göteborgsregionens Fritidshamnar AB Granskningen av Göteborgsregionens Fritidshamnar AB (Grefab) har bland annat omfattat en uppföljning av 2012 års kritik av bolagets interna styrning och kontroll, andrahands arrenden och upphandlingsfrågor samt en granskning av köhanteringen för båtplatser. Kritiken från år 2012 Kritiken av Grefabs interna styrning och kontroll år 2012 grundade sig dels på brister i arbetet med intern kontroll, dels på brister i upphandling och inköp. Uppföljningen av kritiken visade att ett arbete har skett inom bolaget för att utveckla den interna styrningen och kontrollen. Bolaget har under år 2013 arbetat fram en organisation för den interna styrningen och kontrollen. Riskanalyser har genomförts och styrelsen har fattat beslut om en internkontrollplan. Bolaget har också inlett ett arbete med att komma till rätta med brister inom upphandling och inköp. Bolaget har tagit fram styrdokument för upp handling och inköp och rutiner för direktupphandling. Det återstår dock ytter ligare arbete för att bolaget ska komma till rätta med alla brister i upphandling och inköp, exempelvis när det gäller upphandling av egna ramavtal. Brister i andrahandsarrenden och upphandlingsfrågor Grefab hyr mark och vatten i hamnarna av fastighetsnämnden. Grefab hyr sedan i sin tur ut mark och lokaler till olika verksamheter i hamnarna. Bolaget inledde under år 2013 en utredning av andrahandsarrendena. Utredningen visar på brister i hur andrahandsarrenden har hanterats inom bolaget. Det saknades exempelvis aktuella avtal och det har funnits brister i debiteringen av hyra. Bolaget har som tidigare nämnts arbetat med att utveckla upphandlings- och inköpsrutiner under året. I bolagets inriktningsdokument, där direktiv lämnas till bolagets verkställande direktör, namnges ett företag där samverkan och inköp ska ske. Formuleringen kan tolkas som att styrelsen gett verkställande direktören i uppdrag att sätta upphandlingsreglerna ur spel. Rutiner för köhantering En av Grefabs väsentligaste processer är att fördela båtplatser utifrån båtplatskön. Lekmannarevisorerna har under året granskat styrning, uppföljning och kontroll av hanteringen av båtplatskön. Granskningen visade på brister då det saknades rutiner för styrning, uppföljning och kontroll av hanteringen av båtplatskön. Bedömning Det har i årets granskning framkommit brister i styrelsens hantering av viktiga processer inom bolaget, såsom köhanteringen, andrahandsarrenden och hanteringen av upphandlingsfrågor. Vidare kvarstår det ett arbete för bolagets styrelse och verkställande direktör att fullt ut ta hand om föregående års rekommendationer och kritik. Mot bakgrund av de brister som framkommit, dels i uppföljningen av föregående års granskning, dels i årets granskning, riktar lekmannarevisorerna kritik i form av en erinran till Grefabs styrelse utifrån bristande styrning och kontroll. Hänvisning till: Granskningsredogörelse för Grefab Stadsrevisionens årsredogörelse

12 Got Event AB och Renova AB Under året har granskningen av representation inom Got Event AB och Renova AB bidragit till att lekmannarevisorerna riktat kritik till bolagen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagen har en tillfredsställande intern styrning och kontroll avseende representation. Både intern och extern representation berördes. Iakttagelser för Got Event AB I augusti år 2013 beslutade styrelsen att upphäva bolagets tidigare policy för att anta stadens nya policy och riktlinje för representation. Bolagets anställda informerades om stadens nya regler för representation via arbetsplatsträffar. Dokumentation fanns också tillgänglig i bolagets verksamhetshandbok. För cirka hälften av de granskade representationsunderlagen gick det inte att utläsa namn, syfte eller organisationstillhörighet på deltagarna. Avsaknad av sådana uppgifter innebär att det i efterhand inte går att styrka om flertalet sammankomster/måltider bokförda som representation kan betecknas som representation utifrån Skatteverkets ställningstagande. Granskningen visade även att för cirka en tredjedel av representationsunderlagen fanns attestbrister. Exempelvis fanns underlag där attesträttsinnehavare attesterade utgifter som har eller har haft samband med hans/hennes egen person. Det saknades utanordnare för utbetalningsorder och en underordnad har attesterat en överordnads representationsutlägg. Med anledning av ovanstående bedömer lekmannarevisorerna att bolaget behöver utveckla sina attestrutiner och även rutiner för att säkerställa att det för verifikationer alltid framgår uppgifter som säkerställer en riktig hantering av representation. Bedömning Mot bakgrund av framkomna brister riktar lekmannarevisorerna kritik till Got Event AB:s styrelse och verkställande direktör i form av ett påpekande. Iakttagelser för Renova AB Renovas styrelse antog Göteborgs Stads policy och riktlinje först i januari år För den granskade perioden gällde därför Renovas egna styrande dokument för representation och gåvor. Granskningen visade att bolagets egna riktlinjer var otydliga och/eller otillräckliga på vissa punkter. Exempel på detta var otydliga beloppsgränser och att det var oklart vilket syfte som krävdes för att representationen skulle bekostas av bolaget. Det saknades dessutom tydliga krav på vilken dokumentation som krävdes. Vidare saknades tydliga riktlinjer för vad som gällde för personal fester, interna kurser, kon ferenser och liknande arrangemang. Granskningen visade även att det i flertalet stickprov saknades syfte eller att syftet var så ofullständigt dokumenterat att det inte gick att bedöma om bokförda representationskostnader uppfyllde villkoren för att utgöra en skattefri måltid som skulle bekostas av arbetsgivaren. Vidare förekom fall där Renova bekostat alkohol vid intern repre sentation även efter det datum ( ) Göteborgs kommunfullmäktige fattat beslut om att alkohol vid intern representation inte ska bekostas av bolaget. För vissa representationskostnader saknades besluts attester eller så gjordes beslutsattest av någon som inte hade behörighet. Bedömning Mot bakgrund av bristernas art och omfattning riktar lekmannarevisorerna kritik till Renova AB:s styrelse i form av en erinran. Hänvisning till: Granskningsredogörelser för Got Event AB och Renova AB 12 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

13 Språkbruk och revisionstermer Stadsrevisionens granskningar resulterar i rekommendationer och revisionskritik. Revisionskritik graderas genom begreppen påpekan, erinran och anmärkning där anmärkning är allvarligast. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Foto: Leif Johansson Stadsrevisionens årsredogörelse

14 Älvstranden Utveckling AB Granskningen av Älvstranden Utveckling AB har förutom en uppföljning av föregående års rekommendationer och grundläggande granskning även omfattat bolagets dokumenthantering och arkivbildning samt upphandling och inköp. Uppföljning av föregående års rekommendationer Uppföljningen av föregående års granskning visar att bolaget inte tagit hand om de rekommendationer gällande intern styrning och kontroll som lämnades år Bolaget följer därmed inte kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll. Brister i följsamhet mot aktiebolagslagen Som en följd av förändringar i kommunallagen har juridiska avdelningen vid stadsledningskontoret utarbetat bolagsordningar för stadens bolag som anpassats efter gällande rätt. Bolagsordningarna har också successivt antagits av stadens bolag vid bolagsstämmor under år I aktiebolagslagen står det att ett beslut om ändring av bolagsordningen genast ska anmälas för registrering i aktiebolagsregistret. En underlåtenhet att registrera ändringen medför att ändringen inte får verkställas. Lekmannarevisorernas granskning visar att någon registrering av de antagna bolagsordningarna för bolagen inom Älvstrandenkoncernen inte har skett på föreskrivet sätt. Bolaget har under hösten år 2013 uppmärksammats på förhållandet vid flera tillfällen. Trots detta har ansökan om registrering inte gjorts förrän ytterligare påminnelse lämnats i december år 2013 till bolagets nytillträdda verkställande direktör. Brister i hantering av upphandling och inköp Granskningen av upphandling och inköp visade att Älvstranden Utveckling AB i flera avseenden brast. Bolaget behövde förstärka sina rutiner för att säkerställa ramavtalstrohet. Rutin erna avseende dokumentation av egna upphandlingar behövde också förstärkas för att bolaget ska säkerställa en god intern kontroll. Dessutom behövde bolaget införa kontrollaktiviteter för att följa upp efterlevnad av både stadens och bolagets egna regelverk för upphandling och inköp. Brister i bolagets dokumenthantering och arkivbildning Granskningen av bolagets dokumenthantering och arkivbildning visade att bolaget saknade arkivansvarig. Vidare konstaterades att arbetet med att ta fram en godkänd arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan pågått sedan år Lekmannarevisorerna kan konstatera att bolaget, genom att inte se till att arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan tagits fram i sådant skick att de kunnat godkännas av arkivmyndigheten, brustit i följsamhet mot arkivlagen och arkivreglementet för Göteborgs Stad. Bedömning Årets granskning visar att det finns väsentliga brister i bolagets förhållningssätt till såväl gällande lag som gällande riktlinjer från kommunfullmäktige. Mot bakgrund av detta riktar lekmannarevisorerna kritik till styrelsen i form av en erinran. Hänvisning till: Granskningsredogörelse för Älvstranden Utveckling AB 14 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

15 Rektorernas förutsättningar Det är både nämndernas och rektorernas ansvar, enligt skollagen, att systematiskt planera, följa upp och utveckla utbildningen. I lagen står det att rektorerna ska leda och samordna det pedagogiska arbetet på skolan. Samtidigt förfogar inte rektorerna över alla de förutsättningar som har betydelse för ledarskapet av den pedagogiska verksamheten. Det är till exempel nämndens ansvar att se till att ge varje rektor stöd och förutsättningar att utföra sitt uppdrag. Kommunfullmäktige pekar i budgeten på behovet av att stärka rektorernas roll som pedagogiska ledare. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnderna identifierar, analyserar och utvecklar förutsättningarna för rektorernas pedagogiska ledarskap. Samtliga stadsdelsnämnder och utbildningsnämnden har ingått i granskningen. Rutiner för systematisk kompetensutveckling Vid ungefär hälften av de granskade nämnderna fanns rutiner som innebär att rektorernas kompetensutveckling regelbundet hanteras i en individuell kompetensutvecklingsplan eller i en för rektorerna gemensam plan. Vid ytterligare några nämnder fanns liknande rutiner, men här återstod en del arbete innan arbetssätten fullt ut var implementerade. I flertalet nämnder fanns olika mötesformer där rektorerna gavs utrymme till professionell dialog rektorerna emellan. Vissa otydligheter i roller och ansvar I princip samtliga intervjuade rektorer uppgav att deras roller och ansvar är tydliga, utifrån det uppdrag skollagen ger rektorerna. I vissa fall fanns upplevda otydligheter i roller och ansvar som hängde samman med att det inte fanns en entydig bild av hur rektorns uppdrag från både stat och kommun ska hanteras. När det gäller uppföljningen av det syste matiska kvalitetsarbetet fanns det i några nämnder otydligheter kring arbetsformerna och ansvarsfördelningen. Berörda rektorer uppgav att detta var sådant som negativt kunde inverka på möjligheterna att ägna sig åt pedagogiskt ledarskap. Tillgång till stödfunktioner Granskningen visade att rektorerna hade tillgång till stödfunktioner centralt i förvaltningarna och lokalt på skolorna. I hälften av de granskade nämnderna har det under året genomförts någon form av översyn av det administrativa stödet eller omorganisation som även berört detta. I några nämnder pekades särskilt på behovet av att utveckla de lokala stödfunktionerna, i takt med att arbetsuppgifterna blivit alltmer kvalificerade. Brister i att undersöka och bedöma risker i arbetsmiljön För att en rektor ska ha möjlighet att utöva ett pedagogiskt ledarskap behöver en rektor ha en god arbetsmiljö. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift ska arbetsgivaren regelbundet bedöma riskerna för att arbetstagarna kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. I sex av de granskade nämnderna fanns det brister i att löpande göra och dokumentera sådana riskbedömningar för rektorernas arbetsförhållanden. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att granskade nämnder systematiskt identifierar, analyserar och utvecklar förutsättningarna för rektorernas pedagogiska ledarskap, men att det i vissa nämnder finns behov av utveckling. Rekommendationer som rör riskbedömningar av rektorernas arbetsförhållanden riktas till stadsdelsnämnderna Angered, Majorna- Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Örgryte-Härlanda och Östra Göteborg. Hänvisning till: Revisionsredogörelser för samtliga stadsdelsnämnder och utbildningsnämnden Stadsrevisionens årsredogörelse

16 Åtgärdsprogram i skolan Stadsrevisionen har under år 2013 granskat samtliga stadsdelsnämnders arbete med åtgärdsprogram i skolan. Syftet med granskningen var att bedöma om skolornas arbete med åtgärdsprogram genomfördes i enlighet med lagstiftningens krav och Skolverkets allmänna råd. I stadsdelsnämnderna Angered, Lundby och Norra Hisingen var granskningen en uppföljning från år I samband med den granskningen riktade stadsrevisionen kritik i form av en erinran till stadsdelsnämnden Angered. Övriga två nämnder fick en rekommendation, eftersom arbetet med åtgärdsprogram inte helt motsvarade lagstiftningens intentioner. Två till tre skolor per stadsdelsnämnd ingick i granskningen. Granskningen bygger på intervjuer med rektorer och tjänstemän i förvaltningen samt en genomgång av dokumentationen för slumpvis utvalda elever per stadsdel, vilka avslutade årskurs nio våren 2013 utan fullständiga betyg. Rutiner för skolornas arbete med åtgärdsprogram I samtliga stadsdelsnämnder fanns rutiner för skolornas arbete med åtgärdsprogram, antingen gemensamma för hela stadsdelen eller per skola. På några av skolorna var rutinerna dock inte dokumenterade och på ytterligare några skolor visade granskningen att de upprättade rutinerna inte alltid följdes. Kvalitetsbrister i åtgärdsprogrammen Granskningen visade att det i flera av stadsdelsnämnderna saknades åtgärdsprogram för cirka hälften av de elever som ingick i granskningen. För övervägande delen av dessa elever saknades dokumenterade beslut att inte upprätta ett åtgärdsprogram. Det fanns brister i de upprättade åtgärdsprogrammen, i olika delar, i relation till de krav som ställs i Skolverkets allmänna råd. Exempel på vanligt förekommande brister var att det saknades tydliga mål, att det inte framgick vem som ansvarade för åtgärd erna eller hur och när uppföljning och utvärdering av åtgärdsprogrammet skulle ske. Det framgick inte heller alltid av åtgärdsprogrammen att elev och vårdnadshavare varit delaktiga i upprättande av åtgärdsprogrammet eller att beslutet kunde överklagas och hur man i så fall skulle gå tillväga. Av granskningen framgick även att någon dokumenterad uppföljning/utvärdering inte genomförts i närmare hälften av de granskade åtgärdsprogrammen. Flera stadsdelsnämnder har under året, efter det att Skolverkets nya allmänna råd publicerades, arbetat fram nya blanketter och stöddokument för åtgärdsprogram i skolan. Stadsrevisionen konstaterar att om dessa implementeras i verksamheten bör ovanstående brister kunna avhjälpas. Bedömning För andra året i rad riktar stadsrevisionen kritik till stadsdelsnämnden Angered, i år i form av en anmärkning. Det är vår bedömning att skolornas arbete med åtgärdsprogram inte sker i enlighet med lagstiftningens krav och Skolverkets allmänna råd. Stadsdelsnämnden har därför inte kunnat säkerställa att eleverna fått det stöd i skolan som de haft rätt till. Mot bakgrund av de brister som framkommit riktar stadsrevisionen rekommendationer till samtliga övriga stadsdelsnämnder, förutom Lundby. Rekommendationerna handlar om att dokumenterade rutiner ska upprättas och stöddokument implementeras samt att se till att skolornas arbete med åtgärdsprogram utvecklas så att de uppfyller kraven i lagstiftningen och Skolverkets allmänna råd. Hänvisning till: Revisionsredogörelser för samtliga stadsdelsnämnder 16 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

17 Prognos- och uppföljningsarbete i stadsdels nämnderna Stadsdelsnämndernas prognos- och uppföljningsarbete har granskats för att bedöma om arbetet är systematiskt och ändamålsenligt. Frågor som besvarades i granskningen var om det fanns rutiner för prognosoch uppföljningsarbetet om det fanns en tydlig organisation med klar fördelning av ansvar om det fanns en fungerande informa tionsöverföring och kommunikation inom organisationen om berörda tjänstemän hade tillräcklig kompetens för sina uppdrag. Stadsrevisionen har gjort granskningen i samtliga stadsdelsnämnder genom intervjuer med företrädare för ekonomiavdelning och ett verksamhetsområde inom äldreomsorg, individ- och familje omsorg eller funktionshinder. Fungerande rutiner Granskningen visade att det fanns funge rande arbetssätt för arbetet med prognos och uppföljning i samtliga stadsdelsnämnder. I majoriteten av stadsdelsnämnderna var rutiner och processer dokumenterade. I ett par av stadsdelsnämnderna fanns inte dokumentation i alla delar. Tydlig organisation Stadsdelsnämnderna har organiserat arbetet med prognos och uppföljning på ett tydligt sätt. Ansvarsfördelningen var i de flesta nämnder tydligt uttryckt, exempelvis med servicedeklarationer som beskriver vad som är ekonomiavdelningens ansvar. Det fanns exempel på nämnder där det saknades dokumenterade beskrivningar av vad som är ekonomiavdelningens ansvar i förhållande till verksamhetens ansvar. Stadsrevisionens granskning visade att de intervjuade upplevde organisation och ansvarsfördelning som tydlig. Informationsöverföring och kommunikation I samtliga stadsdelsnämnder fanns strukturer för kommunikation och informationsöverföring genom regelbundna möten på flera nivåer, vilket i huvudsak upplevdes fungera väl. Inom de verksamheter som ingick i granskningen användes bland annat it-stödet Treserva. Granskningen visade vidare att det fanns osäkerheter kopplade till Treserva när det gäller exempelvis vissa statistikuppgifter, vilket riskerar att leda till felrapporte ring av nyckeltal till bland annat stadsledningskontoret. För att ha kontroll på verksamhet och kostnader arbetade nämnderna löpande med olika former av manuella, sido ordnade redovisningar för sådant som inget av it-stöden hanterar. Kompetens Det framkom inte något annat i granskningen än att de inblandade i huvudsak har tillräcklig kompetens för sina uppdrag i prognos- och uppföljningsarbetet. Stödet som cheferna får från ekonomiavdelningen är mycket viktigt i sammanhanget. I någon nämnd framkom att chefernas ekonomiska kompetens varierade och att det kunde finnas behov av att ytterligare stärka kompetensen när det handlar om att göra analyser och prognoser. Bedömning Mot bakgrund av de iakttagelser som gjorts bedömer vi att stadsdelsnämndernas prognos- och uppföljningsarbete är systematiskt och ändamålsenligt. Stadsrevisionen menar att rutiner för arbetet med prognos och uppföljning bör vara dokumenterade och lämnar därför rekommendationer till stadsdelsnämnderna Västra Göteborg och Västra Hisingen om att upprätta dokumenterade beskrivningar av arbetssätt för de delar i processen där detta saknas. Hänvisning till: Revisionsredogörelser för samtliga stadsdelsnämnder Stadsrevisionens årsredogörelse

18 Sociala boendelösningar i extern regi Människor i staden med sociala problem, missbruksproblem eller psykiska problem befinner sig ibland i en situation som gör att de står utan boende och tvingas vända sig till social tjänsten för att ansöka om bistånd till boende. Det finns också människor som ansöker om bistånd till boende för att de saknar boende utifrån den bostadssituation som råder. Staden ordnar sociala boendelösningar dels i egen regi, dels i extern regi på den privata marknaden och i den ideella sektorn. Sociala boendelösningar generar årligen stora kostnader för stadsdelsnämnderna. Stadsrevisionen granskade år 2011 styrning och uppföljning av sociala boendeslösningar i extern regi. Det fanns vid granskningen år 2011 brister i samtliga stadsdelar. Stadsdelsnämnderna fick därför en rekommendation att åtgärda bristerna. Exempel på sådana brister var att uppföljningen av klient arbetet var otillräckligt och att det saknades dokumentation när stadsdelarna köpt boendeplatser utanför ramavtal. Under år 2013 har stads revisionen följt upp granskningen. Brister i styrning och uppföljning kvarstod i flera stadsdelar Uppföljningen visade att stadsdelsnämnderna och stadens olika aktörer har arbetat med de brister som lyftes i granskningen år Det har skett en förbättring av dokumentationen i samtliga stadsdelsnämnder när det gäller uppföljningen av insatsen för klienten, i form av journalanteckningar. Det fanns dock brister kvar i styrningen och uppföljningen av sociala boendelösningar i extern regi. Det handlade bland annat om att rutinerna som fanns för klientarbetet inte följdes och att det till exempel saknades arbetsplaner i vissa ärenden. Även bristerna vid direktupphandlingar kvarstod delvis. I flera ärenden saknades uppföljningsrapporter från boendet om hur insatsen för klienten genomförts. Det saknades också i vissa ärenden dokumentation av varför direktupphandling hade skett, när köpet av boende inte skett inom ramavtal. Det gjordes som regel en uppföljning av biståndet både ur ett klient- och upphandlingsperspektiv i stadsdelsnämnderna. Uppföljningen såg olika ut i olika stadsdelnämnder och i vissa stadsdelsnämnder fanns brister i uppföljningen. Bedömning Det fanns kvarstående brister i flera stadsdelsnämnder. Flera nämnder utsatte sig till exempel för risker för otillåtna direktupphandlingar, då sådana inte alltid hanterats korrekt. Det pågår utvecklingsinsatser i staden och i stadsdelsnämnderna och det är viktigt att det arbetet fortsätter. I stadsdelsnämnderna Centrum, Majorna-Linné och Norra Hisingen har det skett sådana förbättringar att rekommendationen från år 2012 bedöms som omhändertagen. I övriga sju stadsdelsnämnder kvarstår rekommendationen att åtgärda de brister som finns i styrning och uppföljning av sociala boendelösningar i extern regi. Hänvisning till: Revisionsrapporten Uppföljning av rapporten Styrning och uppföljning av sociala boendelösningar i extern regi och revisionsredogörelser för samtliga stadsdelsnämnder 18 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

19 Revisionens uppdrag Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och främja verksam heten i Göteborgs Stads styrelse, nämnder och bolag. Uppdraget som förtroendevald revisor skiljer sig på flera sätt från andra politiska uppdrag. Revisorerna är självständiga i förhållande till varandra, men strävar efter att i enighet ta ställning i revisionsarbetet och arbeta gemensamt och samordnat utifrån god revisionssed i kommunal verk samhet. Revisorerna ska med oberoende, objektivitet och integritet granska och främja verksamheten i styrelser och nämnder. Foto: Carina Gran Stadsrevisionens årsredogörelse

20 Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd Ekonomiskt bistånd är välfärdssystemets yttersta skyddsnät. Enligt socialtjänstlagen har den enskilde under vissa förutsättningar rätt till hjälp med sin försörjning. I Göteborg är det stadsdelsnämnderna och social resursnämnd som ansvarar för ekonomiskt bistånd. Stora belopp och många transaktioner hanteras årligen av många olika handläggare i staden. Det är därför viktigt att nämnderna har rutiner och kontroller som fungerar på ett säkert och avsett sätt. Under år 2012 betalade nämnderna ut cirka 1,1 miljard kronor i ekonomiskt bistånd. Stadsrevisionen har granskat om stadsdelsnämnderna och social resursnämnd har en tillfredsställande intern styrning och kontroll för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningen har i sin helhet avrapporterats under våren år 2013 till kommunfullmäktige och berörda nämnder. Dokumentation av rutiner och kontroller För att nämnderna ska kunna ansvara för att det finns en god intern styrning och kontroll för utbetalning av ekonomiskt bistånd måste det finnas dokumenterade rutiner för: ansökan om ekonomiskt bistånd hanteringen av övriga beslutsunderlag kontroller i samband med attest kontroller efter genomförd betalning. Granskningen visade att dokumenterade rutiner för hela eller delar av utbetalningsprocessen saknades i sju av de granskade nämnderna. Beslutsunderlag Enligt dokumenthanteringsplanen för Göteborgs stadsdelsnämnder ska underlag till ansökan om ekonomiskt bistånd sparas i fem år. I samtliga nämnder fanns brister när det gäller att spara underlag till ansökan. Därmed försämras möjligheten att kontrollera om genomförda utbetalningar skett enligt biståndsbeslutet. Brister avseende rättigheter att fatta beslut Formellt beslut om ekonomiskt bistånd har fattats för alla utbetalningar som granskats. Däremot saknades aktuella beslut på enskilda handläggares rätt att fatta beslut (delegation) inom de flesta av nämnderna. Det fanns även funktioner i verksamhetssystemet Treserva som inte stödjer nämndernas beslutade ansvarsfördelning. Stadsrevisionen har till exempel sett att en nyanställd handläggare som saknar rätt att fatta beslut ändå hade möjlighet att göra detta. Vi har också upptäckt brister i systemet som gör det möjligt för en och samma person att hantera i princip hela handläggningen av ett ärende. Viktigt med regelbundna riskbedömningar Ett par av nämnderna gjorde riskanalyser avseende utbetalningar. Dessa låg dock inte till grund för vilka kontroller som ska göras. Om risker regelbundet identifieras och värderas kan rutiner utformas för att förebygga att oavsiktliga eller avsiktliga fel sker. Det är därför viktigt att nämnderna regelbundet gör riskbedömningar för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Det systematiska kvalitetsarbetet Dokumentation från kontroller i samband med attest och utbetalning saknades i flera av de granskade nämnderna. Ingen av nämnderna gjorde sammanställningar som användes i det systematiska kvalitetsarbetet. Bedömning Flera rekommendationer har lämnats till stadsdelsnämnderna och social resursnämnd som syftar till att stärka den interna kontrollen vid utbetalning av ekonomiskt bistånd. Hänvisning till: Revisionsrapport Intern styrning och kontroll rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd och revisionsredogörelser för social resursnämnd och samtliga stadsdelsnämnder 20 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

21 Bidragsgivning till föreningar Flera av stadens nämnder fördelar bidrag till ideella föreningar och många föreningar är helt beroende av bidrag. Stadens bidrag är därför mycket betydelsefulla för föreningarna. Nämndernas bidragsgivning styrs av kommunfullmäktiges riktlinjer och stadens budget. Varje nämnd avgör dock, inom ramen för sitt ansvarsområde och kommunfullmäktiges riktlinjer, stödets omfattning och fördelning bland aktuella föreningar. Detta ställer krav på att nämnderna har tydliga regler och rutiner för bidragsgivningen. Stadsrevisionen har granskat om idrotts- och föreningsnämnden, social resursnämnd samt stadsdelsnämnderna Angered, Centrum och Västra Göteborg bedriver ett ändamålsenligt arbete med föreningsbidrag. För att kunna bedöma om arbetet är ändamålsenligt har vi granskat om nämnderna följer kommunfullmäktiges riktlinjer för bidrag till ideella föreningar. om nämnderna utövar en tillräcklig styrning och kontroll av föreningsbidrag. i vilken mån kommunfullmäktiges vilja att i högre utsträckning koppla föreningsbidrag till arbete med mångfald och jämställdhet märks i nämndernas bidragsgivning. Granskningen har i sin helhet av raporterats under år 2013 till kommunfullmäktige och berörda nämnder. Prioriterade grupper Granskningen visade att föreningsbidragen gick till de av kommunfullmäktige prioriterade grupperna och att nämnderna informerade föreningarna om kommunfullmäktiges grundkrav. Samtliga granskade nämnder hade beslutat om egna riktlinjer för föreningsbidrag. Intern styrning och kontroll Social resursnämnd följer kommunfullmäktiges riktlinjer och bedöms ha en tillräcklig styrning och kontroll. Även stadsdelsnämnden Angered följer riktlinjerna och har i huvudsak utformat rutiner som säkerställer en tillräcklig styrning och kontroll av verksamheten. Dokumenterade rutiner avseende utbetalningar saknades dock i Angered och det fanns ett exempel på utbetalt föreningsbidrag som innebar avsteg från nämndens egna riktlinjer. När det gäller idrotts- och föreningsnämnden följde nämnden delvis kommun fullmäktiges riktlinjer och hade i delar en tillräcklig styrning och kontroll av verksamheten. Nämnden behövde dock komplettera befintliga rutiner samt arbeta mer enhetligt. Stadsdelsnämnderna Centrum och Västra Göteborg saknade rutiner för att kontrollera föreningarna och deras verksamhet. Centrum saknade delvis dokumenterade rutiner, medan Västra Göteborg saknade det helt. Även uppföljningen av utbetalade bidrag i nämnderna behövde förbättras. I stadsdelsnämnden Västra Göteborg fanns också ett exempel på avsteg från nämndens riktlinjer. Mångfalds- och jämställdhets perspektivet Nämnderna bör bli tydligare i sina prioriteringar så att den politiska viljan avseende mångfald och jämställdhet kan få större genomslag i bidragsgivningen. De granskade nämnderna bör även följa upp arbetet med föreningsbidrag utifrån ett mångfalds- och jämställdhetsperspektiv. Risker för jäv och omotiverade skillnader I granskningen noterades risker kopplade till föreningsbidrag som vi vill uppmärksamma alla bidragsgivande nämnder och kommunstyrelsen på. En sådan risk är jävsförhållanden. En annan risk är omotiverade skillnader mellan stadsdelsnämndernas bidragsgivning. Bedömning Stadsrevisionen lämnade rekommendationer till fyra av de fem granskade nämnderna. Antalet rekommendationer per nämnd varierade mellan två och tre stycken. Hänvisning till: Revisionsrapporten Stöd till föreningar i Göteborgs Stad granskning av fem nämnders bidragsgivning till föreningar och revisionsredogörelser för idrotts- och föreningsnämnden, social resursnämnd samt stadsdelsnämnderna Angered, Centrum och Västra Göteborg Stadsrevisionens årsredogörelse

22 Spårvagn M32 Stadsrevisionen har under år 2013 granskat risker relaterade till spårvagn M32. Granskningen har haft två syften: dels att belysa eventuella kostnadsökningar som problemen med M32 har gett upphov till, dels att belysa hur problemen med M32 har påverkat kollektivtrafikförsörjningen. Hjul- och rälsslitage Spårvagn M32 har ett hjulslitage som är väsentligt högre än övriga vagnsmodeller vid Göteborgs Spårvägar. Det är även dubbelt så högt som ut lovats från leverantören AnsaldoBreda. När det gäller rälsslitaget har det ökat kraftigt under det senaste decenniet. Detta har flera orsaker, men M32 har med största sannolikhet, på grund av sin konstruktion, bidragit till ett väsentligt ökat rälsslitage. Rostskador och fuktskadade golv Det har konstaterats att bärande balkar i vagnarnas underreden är kraftigt rostskadade. Samtliga vagnar i delserie ett togs därför ur trafik för tillfälliga reparationer och förhandlingar med AnsaldoBreda inleddes om att byta ut de angripna balkarna. Därefter har ytterligare rost upptäckts i andra delar i vagnarnas underreden. Det har också visat sig att vagnar i delserie två har samma typ av problem med rost. Under år 2013 framkom också att vagnarnas golv är fuktskadade. Golvkonstruktionen motsvarar inte de krav som är uppställda i avtalet mellan Göteborgs Stad och AnsaldoBreda; krav som är utformade mot bakgrund av de väderförhållanden som råder i Göteborg. Trafikkapacitet Problemen med M32 har än så länge inte allvarligt påverkat Göteborgs Spårvägar AB:s förmåga att upprätthålla beställd trafikkapacitet. Det beror dels på att äldre vagnar har ersatt de M32-vagnar som har stått still, dels på att en av Västtrafik planerad ökning av turtätheten drogs tillbaka. Projektstyrning Stadsrevisionen konstaterar att projektets mål och syfte har förändrats över tid och att det förekommer så kallad ändamålsglidning i projektet. Detta är vanligt i större projekt, men det finns metoder för att hantera och bättre kontrollera problemet. Stadsrevisionen har i nuläget inte konstaterat några väsentliga fel när det gäller betalströmmarna i projektet. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att problem med M32 medför olika typer och grader av risker. I början av år 2014 undertecknade Ansaldo- Breda och Göteborgs Stad ett sjunde tilläggsavtal. I detta åtar sig bolaget att åtgärda de rostskadade balkarna och de fuktskadade golven. Avtalets giltighet är avhängigt av att AnsaldoBreda inkommer med ett antal kompletterande bilagor. Under förutsättning att så sker är frågan om kostnader med anledning av rost och fuktskador hanterad. Gällande hjulslitaget är slutsatsen att driftkostnaden för M32 är högre än vad som ursprungligen beräknades. I den mån det inte finns med i den ekonomiska planeringen utgör det en risk. Räknat över 20 år och med utgångspunkt i dagens kostnader rör det sig om en ökad kostnad på ungefär 180 miljoner kronor. Det ökade rälsslitaget leder både till kostnadsökningar och påverkar spårvagnstrafikens tillförlitlighet. Vidden av detta problem har varit svår att beräkna. Det finns beräkningar som anger det eftersatta underhållet till över 100 miljoner kronor. Andra dokument från trafikkontoret anger lägre belopp. Avslutningsvis konstaterar vi att projektstyrningen bör stärkas i projekt av den omfattning och komplexitet som projekt M32 utgör. Den interna kontrollen bör skiljas från det projekt kontrollen avser och hanteras av en särskild och för ändamålet utformad funktion. Förvaltningschefen kan exempelvis ta stöd av en interncontroller som följer alla större och strategiskt viktiga projekt. Hänvisning till: Revisionsrapport Granskning av spår vagn M32 samt revisionsredogörelse för trafiknämnden och granskningsredogörelse för Göteborgs Spårvägar AB 22 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

23 Upphandling och inköp Stadsrevisionen har av kommunfullmäktige fått ett särskilt ansvar att löpande följa stadens upphandlingsoch inköpsverksamhet. Under år 2013 har Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, Förvaltnings AB Framtiden, Förvaltnings AB GöteborgsLokaler, Göteborgs Egna Hems AB, Göteborgs Spårvägar AB, Göteborgs stads bostads AB, Gårdstensbostäder AB, Higab AB, Älvstranden Utveckling AB och fastighetsnämnden granskats. Syftet med granskningen var att bedöma hur väl den interna kontrollen fungerar kopplat till enheternas utveckling och förbättring av processerna samt att pröva eventuella brister. Bristande ramavtalstrohet Vid samtliga enheter utom en konstaterades risker för bristande avtalstrohet i form av otillräckliga kontroller samt rutiner för uppföljning. Inköp från leverantörer utanför stadens ramavtal har i vissa fall varit ett aktivt val. Detta då de upphandlande myndigheterna bedömt att stadens ramavtal inte motsvarar verksamheternas behov. Samtliga bostadsbolag gör inköp till omfattande belopp av husbyggnadsvaror från en alternativ inköpscentral, trots att ramavtal finns upphandlade av staden. Utifrån en genomförd riskanalys har bolagen bedömt att dessa ramavtal är mer affärsmässigt fördelaktiga. Enligt lag om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag ska bostadsbolag bedriva verksamhet utifrån affärsmässiga principer. Detta får till följd att bolagen inte följer stadens policy som anger att stadens verksamheter inte ska genomföra upphandlingar i egen regi för varor eller tjänster som finns upphandlade genom ramavtal. Risker för otillåtna direktupphandlingar Granskningen visar exempel på inköp med risk för att gränsvärdet för tillåten direktupphandling hade överskridits. Exempelvis genom att dela in vissa varu- och/eller tjänsteslag i underkategorier stannar varje enskilt inköp under gränsvärdet för tillåten direktupphandling. Varorna och tjänsterna är dock likvärdiga till sin karaktär och indelningen skulle kunna bedömas som allt för snäv, vilket medför att det totala inköpet överstiger direktupphandlingsvärdet. Därmed föreligger risk för otillåten direktupphandling. Vidare noterades direktupphandlingar där det var oklart om samtliga förutsättningar för undantag enligt lagen om offentlig upphandling varit uppfyllda och flera av de granskade enheterna hade brister i rutiner för kontroller. Slutligen har direktupphandlingar uppmärksammats där dokumentationen var bristfällig eller saknades helt. Bedömning De granskade enheterna arbetar aktivt med att stärka den interna kontrollen och i huvudsak är den god. Det finns dock områden som fortsatt bör förbättras och rekommendationer har lämnats till samtliga granskade enheter. Hänvisning till: Granskningsredogörelser för respektive bolag som ingått i granskningen samt revisionsredogörelse för fastighetsnämnden Foto:Carina Gran Stadsrevisionens årsredogörelse

24 Användning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel Inom stadens bolag finns ett stort antal verksamhetsfordon som anställda använder i tjänsten och till vilka drivmedel köps in. Majoriteten av de fordon som används i stadens bolag leasas från Göteborgs Gatu AB. Här finns risker av såväl ekonomisk som förtroendemässig karaktär för bolagen. Lekmannarevisorerna har granskat om bolagen utövar en ändamålsenlig intern styrning och kontroll vid användning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel. De bolag som ingick i granskningen är Göteborgs stads bostads AB, Familje bostäder i Göteborg AB, Göteborgs Gatu AB, Gryaab AB, Göteborg Energi AB, Göteborgs Hamn AB, Göteborgs Spårvägar AB, Förvaltnings AB GöteborgsLokaler, Higab AB, Liseberg AB, Göteborgs stads Parkerings AB, Bostads AB Poseidon, Renova AB och Störningsjouren i Göteborg AB. Riktlinjer och rutiner I samtliga granskade bolag förutom Familjebostäder, Gryaab, Göteborgs- Lokaler, Parkeringsbolaget och Störningsjouren saknades det fullständiga övergripande riktlinjer och rutiner för användning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel. I några bolag fanns det framtagna riktlinjer, men dessa saknade väsentliga delar för att upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll. Vidare saknades dokumenterade riktlinjer som reglerar användandet av verksamhetsfordon för privat bruk. Stadens riktlinjer för kontokort och inköpskort Närmare hälften av de granskade bolagen uppfyllde inte samtliga delar av Göteborgs Stads riktlinjer för kontokort och inköpskort. Granskningen visade exempelvis att det inte alltid är möjligt att avgöra vilken person som genomfört ett inköp, då kvitto inte alltid signerats. Det fanns även exempel där det saknades beloppsgränser för drivmedelskort och reglering för användningen av inköpskort. Ansvar och befogenheter Inom ett antal av de granskade bolagen saknades dokumenterade beskrivningar av ansvar och befogenheter avseende hantering av verksamhetsfordon. Vidare saknade flera bolag bokningssystem där det gick att identifiera vilken person som använt fordonet, vilket kan skapa problem i samband med parkeringsböter eller när kvitto inte redovisats på ett korrekt sätt. Kontroller och uppföljning Lekmannarevisorerna har bedömt att kontrollerna och uppföljningen är tillräcklig inom Bostadsbolaget, Familjebostäder, Gatubolaget, Gryaab, GöteborgsLokaler, Parkeringsbolaget och Störningsjouren. Övriga bolag behöver stärka sina kontroller. I de fall det finns kontroller framgår det inte alltid vem som ansvarar för kontrollen, vad som ska kontrolleras och hur ofta kontrollen ska utföras. Flera av bolagen saknade rutiner för användande av körjournal och det gjordes heller ingen uppföljning av rimligheten mellan antalet körda mil och mängden inköpt drivmedel. Bedömning Lekmannarevisorerna bedömer att nio av de granskade bolagen behöver upprätta eller uppdatera dokumenterade riktlinjer och rutiner för användning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel. I de fall riktlinjer finns behöver de ofta kompletteras. Närmare hälften av bolagen behöver också säkerställa att de uppfyller samtliga delar av Göteborgs Stads riktlinjer för kontokort och inköpskort. Vidare är ansvar och befogenheter vid användning och hantering av verksamhetsfordon inte alltid definierade och de flesta bolagen saknar tillräckliga kontroller och uppföljning. Lekmannarevisorerna bedömer att styrningen och kontrollen vid användning av verksamhetsfordon och inköp av drivmedel kan förbättras inom majoriteten av de granskade bolagen. Rekommendationer har riktats till tio av de fjorton bolag som ingick i granskningen. Hänvisning till: Granskningsredogörelser för respektive bolag som ingått i granskningen 24 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

25 Förtroendekänsliga områden Under de senaste åren har kraven på god intern styrning och kontroll inom offentlig verksamhet ökat. Offentligt ägd verksamhet förvaltar medel för annans räkning och därför är det av stor betydelse att förtroendet för verksamheten är högt hos allmänheten. Verksamheten ska förvaltas på ett betryggande sätt och med en tillfredsställande intern styrning och kontroll. Detta gäller inte minst områden av förtroendekänslig karaktär såsom representation, bisysslor och sponsring. Tveksam hantering av dessa områden innebär en betydande risk för att allmänhetens förtroende för verksamheten minskar. Alltså är det särskilt viktigt att förebygga förtroende skador exempelvis genom tydliga rutiner och följsamhet mot gällande regelverk. Representation Lekmannarevisorerna har under året granskat efterlevnaden av reglerna för representation inom Göteborg Energi AB, Försäkrings AB Göta Lejon, Göteborgs Hamn AB, Business Region Göteborg AB, Renova AB och Got Event AB. Syftet har varit att bedöma om bolagen har en tillfredsställande intern styrning och kontroll av representation. Med tillfredsställande menas att representation sker i överensstämmelse med gällande policy, riktlinjer och anvisningar, vilket bland annat innebär att nödvändiga underlag bifogas kvitton/fakturor och att delegations- och attestplanen följs. Renova AB och Got Event AB uppvisade brister i en sådan omfattning att lekmannarevisorerna riktar kritik till bolagen. Lekmannarevisorerna konstaterade att övriga bolag till stor del säkerställde att representation skedde i enlighet med upprättade regler och samt att delegations- och attestplaner följdes. Lekmannarevisorerna bedömer dock att den interna styrningen och kontrollen kan bli bättre genom att förbättra rutinerna avseende representationsunderlag och skapa större tydlighet om vilka regler som gäller avseende representation. Rutiner för bisysslor På Göteborgs Stadsteater AB, kulturnämnden, nämnden för Intraservice och social resursnämnd har rutiner för anställdas bisysslor granskats. Syftet har varit att granska och bedöma huruvida det finns ändamålsenliga rutiner för att se till att anställda inte utför bisysslor som kan skada för troendet för verksamheten. I granskningen konstaterades att Göteborgs Stad inte har någon gemensam policy och riktlinje för bisysslor. Stadsteaterns styrelse och granskade nämnder bedöms dock ha ändamålsenliga rutiner. Sponsring Göteborg Energi AB:s hantering av sponsring och närliggande aktiviteter har granskats. Syftet har varit att kartlägga förekomsten av sponsring samt att bedöma om bolagets sätt att arbeta med sponsring är förenligt med kraven i stadens policy och riktlinje för sponsring och om sponsringsverksamheten bedrivs med en tillfredsställande intern kontroll. Lekmannarevisorerna bedömer att om bolaget från år 2014 arbetar med sponsring enligt de anvisningar som bolaget beslutade om i december år 2013 kommer arbetssättet stämma överens med Göteborg Stads policy och riktlinje för sponsring. Den interna kontrollen kan dock stärkas genom att verkställande direktör inför en rutin för att genomföra riskanalyser innan nya sponsringsavtal tecknas. Hänvisning till: Granskningsredogörelser för respektive bolag som ingått i granskningen Stadsrevisionens årsredogörelse

26 Stadsrevisionen har även granskat Projektstyrning vid kommun styrelsen Statliga bidrag vid kommun styrelsen Borgensåtaganden vid kommunstyrelsen och idrotts- och föreningsnämnden Ramavtalsprocessen vid Göteborgs Upphandlings AB Rekryteringsprocessen vid Liseberg AB Kemikalieanvändning vid Gryaab AB Risker för bristande åtskillnad enligt ellagen vid Göteborg Energi AB Styrning och uppföljning av underhållsentreprenader och underhållsprojekt vid fastighetsnämnden Processen för tillståndsbedömning och processen för kvalitetssäkring av beslut som innebär myndighets utövning vid färdtjänstnämnden Offentlighet och sekretess vid Göteborgs Gatu AB och byggnadsnämnden Granskning av dokumentation i verksamhetssystemet vid Störningsjouren i Göteborg AB Ledning och styrning i samband med ny organisation vid kretslopp och vattennämnden och nämnden för konsumentoch medborgar service Arbetet med individuella studieplaner vid vuxenutbildningsnämnden Arbetsmiljöarbetet vid social resursnämnd Nämndgemensamt arbete för utveckling av planprocessen vid byggnads-, fastighetsoch trafiknämnden Kvalitetssäkring av myndighets utövningen i livsmedelskontrollerna vid miljö- och klimatnämnden Trygg, vacker stad vid byggnads-, parkoch natur- och trafiknämnden Systematiskt arbetsmiljöarbete vid park- och naturnämnden Kvalitetssäkring i beredningen av beslut om uttagsmedgivande vid överförmyndarnämnden Granskning av projektredovisning och projektstyrning inom ramen för Västsvenska paketet vid trafiknämnden Information och insyn vid Göteborgs Stadsteater AB Styrning och uppföljning av stora utställningar vid kulturnämnden Säkerhetsarbetet vid kulturnämnden 26 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

27 Rapportering Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser och bedömningar avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommun styrelsen samt en revisionsberättelse och en revisions redogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en granskningsredogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Foto: Carina Gran Stadsrevisionens årsredogörelse

28 Granskning av räkenskaper och bokslut Granskningens syfte är att ge revisorerna underlag för att bedöma om kommunstyrelsens och de enskilda nämndernas räkenskaper är rättvisande samt om den sammanställda redovisningen ger en rättvisande bild av hela koncernens resultat och ställning. Revisionen av kommunstyrelsens och nämndernas räkenskaper har omfattat löpande granskning av system och rutiner, översiktlig granskning av delårsrapport för augusti samt granskning av årsredovisningen. Löpande redovisning Under året har stadsrevisionen granskat den interna kontrollen i nämndernas rutiner och system för den löpande redovisningen. Granskningsinsatsen baseras på en riskanalys och på de noteringar som funnits i tidigare års granskningar. Nedan redogörs för några större övergripande iakttagelser. För iakttagelser per enskild nämnd, se respektive nämnds revisionsredogörelse. En av de väsentliga processerna som har granskas är bokslutsprocessen. Alla stadens nämnder erhåller genom stadens ekonomihandbok riktlinjer och instruktioner från stadsledningskontoret. Dessa centrala anvisningar ligger till grund för hur bokslutsarbetet ska gå till. Den övergripande bedömningen är att det finns ändamålsenliga rutiner för att säkerställa en god kvalitet i samband med bokslutsarbetet. Dock saknades det i ett antal förvaltningar rutiner för manuella bokföringsorder. I årsbokslutet har ett flertal förvaltningar valt att i sina räkenskaper utrangera inventarier som inte har sålts eller kasserats, vilket har inneburit en negativ resultatpåverkan om 9 miljoner kronor i bokslutet. Delar av de i bokföringen utrangerade inventarierna fanns således kvar och används i verksamheten. Fastighetsnämnden har i december år 2013 tagit fram nya rutinbeskrivningar avseende stadens exploateringsprocess. De nya rutinerna har implementerats i bokslutet år 2013 och berör förutom fastighetsnämnden även park- och naturnämnden, trafiknämnden samt kretslopp och vattennämnden. En granskning av de nya rutinerna och dess effekt på redovisningen kommer att genomföras under år Hänvisning till: Revisionsredogörelser för stadens nämnder 28 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

29 Granskning av räkenskaper och bokslut Bokslutsprocess och finansiell rapportering Göteborgs Stads årsredovisning omfattar kommunens och kon - cernens räkenskaper. Generellt kan konstateras att processen kring framtagande av årsredovisning för Göteborgs Stad under senare år blivit allt mer komplex till följd av en utveckling av redovisningspraxis samt tillkommande nationella och internationella krav. Som ett led i räkenskapsrevisionen genomförde stadsrevisionen år 2012 en granskning av den interna styrningen och kontrollen i stadens gemensamma bokslutsprocess och finansiella rapportering. Uppdaterade rutinbeskrivningar, instruktioner och anvisningar utgör väsentliga underlag i arbetet med att säkerställa den interna kontrollen och bidrar till en korrekt hantering av redovisningen. Under år 2013 har en uppföljning av lämnade rekommendationer genomförts. Resultatet av uppföljningen redovisas nedan. Budget- och uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen fastställer årligen en övergripande struktur och tidplan för de aktiviteter som faller inom ramen för kommunens samlade budget- och uppföljningsprocess. Processen omfattar såväl nämnders/ styrelsers budgetbeslut som uppföljningar av verksamheten i uppföljningsrapporter och årsrapporter/ årsredovisningar. Samtliga nämnder och styrelser ska enligt kommunfullmäktiges beslutade regler för budget och uppföljning följa den kommungemensamma tidplanen och synkronisera sitt eget budget- och uppföljningsarbete så att det sker enligt de förutsättningar som anges i kommunstyrelsens beslut. Utöver de ovan nämnda övergripande reglerna för budget- och uppföljningsprocessen finns en övergripande tidplan för framtagandet av årsredovisningen. Som en grundläggande del i att säkerställa en god intern styrning och kontroll bör den befintliga dokumentationen kompletteras med ett överordnat dokument som beskriver den fullständiga bokslutsprocessen inklusive den finansiella rapporteringen. Uppdrags- och rutinbeskrivningar En uppdragsbeskrivning kan vara ett led i att tydliggöra uppdrag, roller och ansvarsförhållanden internt inom stadsledningskontoret, men även externt ut mot stadens nämnder och bolag. I föregående års granskning framkom att en uppdragsbeskrivning var upprättad för ekonomidirektören. Stadsrevisionen påtalade i 2012 års årsredogörelse vikten av att även upprätta uppdragsbeskrivning för koncernredovisningschefen. Under år 2013 har uppdragsbeskrivningar upprättats för såväl koncernredovisningschefen som för övriga medarbetare inom avdelningen för koncernredovisning och budget på stadsledningskontoret. I granskningen år 2012 noterade vi vissa brister gällande skriftliga beskrivningar av huvudsakliga processer samt uppdaterade rutinbeskrivningar. Uppdaterade rutiner, instruktioner och anvisningar utgör underlag i arbetet med att säkerställa den interna kontrollen och bidrar också till en korrekt hantering och redovisning. Ofullständiga skriftliga rutinbeskrivningar medför också en sårbarhet, exempelvis i samband med en längre oplanerad frånvaro. Under år 2013 har skriftliga rutiner, instruktioner och anvisningar för bokslutsrelaterade processer upp rättats inom avdelningen för koncernredovisning och budget på stadsledningskontoret. Arbetet är ännu inte färdigställt i alla delar men kommer, enligt uppgift från stadslednings kontoret, slutföras under år Redovisningsprinciper Ett syfte med att upprätta sammanställda räkenskaper är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning oberoende av i vilken form verksamheten bedrivs. I Göteborgs Stad bedrivs en be tydande del av verksamheten i bolagsform. Normutvecklingen av principer för redovisning skiljer sig i vissa avseenden åt mellan kommunens nämnder och bolag, men även mellan olika bolag. Den information som den sammanställda redovisningen bygger på, påverkas väsentligt av vilka redovisningsprinciper som tillämpats i olika delar. Komplexiteten och omfattningen på de sammanställda räkenskaperna ställer särskilda krav på tydlig styrning och samordning ifråga om vilka principer som ska gälla vid inrapportering till stadens sammanställda bokslut. För att säkerställa att olikheter i enskilda bolags eller koncerners redovisningsprinciper tas hänsyn till i de sammanställda räkenskaperna, är en löpande dialog mellan stadsledningskontoret och rapporterande enheter av stor betydelse. Iakttagelser i årets granskning indikerar liksom tidigare år att det finns ett behov av att inventera områden där olikheter i redovisnings principer förekommer, för att säkerställa en rättvisande bild av den sammanställda redovisningen. Stadsrevisionens årsredogörelse

30 Granskning av räkenskaper och bokslut Göteborgs Stads årsredovisning Kommunstyrelsen upprättar Göteborgs Stads årsredovisning som omfattar kommunens och koncernens räkenskaper. Enligt god redovisningssed i kommunal verksamhet ska revisorerna bedöma om bokföringen och årsredovisningen, inklusive den sammanställda redovisningen, upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning samt god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Vidare ska revisorerna, enligt kommunallagen 9 kap. 9, bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål kommunfullmäktige beslutat om. Stadsrevisionen har granskat förvaltningsberättelsen, resultaträkningen, balansräkningen, kassaflödes analysen samt den sammanställda redovisningen i Göteborgs Stads årsredovisning för år Lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed Enligt lagen om kommunal redovisning ska de finansiella rapporterna upprättas i enlighet med god redovisningssed. God redovisningssed uttolkas av Rådet för kommunal redovisning som i rekommendationer och information avgör vad som är god redovisningssed. Revisorerna granskar om Göteborgs Stads års - redovisning har upprättas i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed och om den ger en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Enligt lag om kommunal redovisning, ska om avvikelse görs från vad som följer av allmänna råd eller rekommendationer från normgivande organ på det kommunala området, upplysning om detta och om skälen för avvikelsen lämnas i en not. Avsättning till utvecklingsfond I 2012 års bokslut redovisades 400 miljoner kronor som en utvecklingsfond och klassificerades som en avsättning. Avsättningen innebar att det redovisade resultatet sänktes från till 669 miljoner kronor. Enligt rekommendation 10.2 Avsättningar och ansvarsförbindelser från Rådet för kommunal redovisning ska en befintlig förpliktelse föreligga för att en avsättning ska kunna redovisas i balansräkningen. Vidare framgår att det endast är sådana förpliktelser som uppstår på grund av inträffade händelser och som finns oberoende av framtida handlande som kan redovisas som avsättningar. Reservering för utgifter som krävs för den framtida verksamheten ska därmed inte påverka årets resultat. Stadsrevisionen redogjorde i årsredogörelsen år 2012 för att den aktuella avsättningen stred mot god kommunal redovisningssed och lagen om kommunal redovisning. Den externa revisionsbyrå som grans kade finansförvaltningens räkenskaper, där avsättningen redovisades, bedömde också att en befintlig förpliktelse inte förelåg och att någon avsättning därmed inte borde gjorts. Vi konstaterade också i årsredogörelsen år 2012 att lagstiftningens krav, att skäl till avvikelser från god redovisningssed ska anges i årsredovisningen, inte uppfylldes. Stadsrevisionen bedömning år 2012 var att kommunstyrelsen inte upprättat årsredovisningen i enlighet med god kommunal redovisningssed och lagen om kommunal redovisning. Vi ansåg att den avsättning som gjorts medförde att räkenskaperna för Göteborgs Stad inte var rättvisande. Vi riktade därför kritik till kommunstyrelsen år 2012 i form av en erinran. Under år 2013 har en upplösning av utvecklingsfonden om 27 miljoner kronor bokförts, vilket innebär att Göteborgs kommun under 2013 haft kostnader om 27 miljoner kronor som enligt god redovisningssed borde ha belastat resultatet. I bokslutet år 2013 återstår således 373 miljoner kronor av ovan beskrivna utvecklingsfond som en avsättning i balansräkningen. Den sammanställda redovisningen Ett syfte med att upprätta sammanställda räkenskaper är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning oberoende av i vilken form verksamheten bedrivs. I Göteborgs Stad bedrivs en betydande del av verksamheten i bolagsform. Redovisningsprinciperna skiljer sig i vissa avseenden åt mellan kommunens nämnder och bolag. Det är de kommunala redovisningsprinciperna som ska vara vägledande vid upprättande av stadens gemensamma årsredovisning, vilket framgår av rekommendation 8.2 Sammanställd redovisning från Rådet för kommunal redovisning. I granskningen av den sammanställda redovisningen har det framkommit att det kan finnas skillnader av väsentlig karaktär mellan bolagens och kommunens redovisningsprinciper. Exempel på områden är avsättningar och nedskrivningar av anläggningstillgångar. Avsättningar Enligt Rådet för kommunal redovisning 10.2 är det endast sådana förpliktelser som uppstår på grund av inträffade händelser och som finns oberoende av framtida handlande som ska redovisas som avsättningar. En förpliktelse härrör enligt Rådet för kommunal redovisning 10.2 från ett kontrakt, lagstiftning eller annan laglig grund. Reservering för utgifter som krävs för den framtida verksamheten får aldrig redovisas i balansräkningen. Enligt god redovisningssed inom bolagssektorn kan även en informell förpliktelse ligga till grund för en avsättning. Detta medför 30 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

31 Granskning av räkenskaper och bokslut att avsättningar som grundar sig på informella förpliktelser kan förekomma i de kommunala bolagen, vilket strider mot de redovisningsprinciper som tillämpas i kommunen. Ett arbete har påbörjats på stadsledningskontoret för att justera för eventuella olikheter i bolagens redovisning gentemot rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. En förfrågan har i bokslutet gått ut till samtliga kommunala bolag, för att ringa in i vilken omfattning stadens bolag har bokat upp avsättningar av informell karaktär. Återkopplingen från stadens bolag är dock inte av den omfattningen att det kan säkerställas att det inte sker informella avsättningar. Detta medför att det i den sammanställda redovisningen kan finnas informella avsättningar upptagna under avsättningar i balansräkningen. Nedskrivningar Enligt Rådet för kommunal redovisning 19 Nedskrivning, ska vid bedömning av om det föreligger ett nedskrivningsbehov minst en av följande indikationer vara uppfyllda: tillgången används inte och beslut har fattats om att avveckla tillgången tekniska eller legala förändringar har gjort att tillgången inte längre kan an vändas för sitt ursprungliga ändamål tillgången har åsamkats fysiska skador som sänker dess värde och årliga servicepotential. Över kapacitet som uppstått på grund av att tillgången inte nyttjas i den utsträckning som förväntats är inte skäl för nedskrivning, då servicepotentialen inte påverkas av låg nyttjandegrad. En genomlysning av gjorda nedskrivningar bör genomföras, med syfte att identifiera om det skett nedskrivningar på anläggningstillgångar som har en bibehållen servicepotential, vilka ska återföras i den sammanställda redovisningen. Hänvisning till Revisionsredogörelse för kommunstyrelsen Foto: Carina Gran Stadsrevisionens årsredogörelse

32 Granskning av räkenskaper och bokslut God ekonomisk hushållning och resultatutjämningsreserv Kommunallagen ställer krav på kommunerna att fastställa såväl finansiella som verksamhetsmässiga mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Kommunfullmäktige har i sin budget utvecklat prioriterade mål för verksamheten. På samma sätt som de verksamhetsmässiga målen utgör en viktig grund för uppföljning fungerar finansiella mål som utgångspunkt för uppföljning av kommunens ekonomiska resultat. Syftet med mål för god ekonomisk hushållning är att varje generation ska bära kostnaderna för den service de själva beslutat om och drar nytta av samt att gjorda investeringar ska kunna ersättas. Detta medför att det inte är tillräckligt att uppnå balans mellan löpande intäkter och kostnader (balanskravet). För att nå upp till en god ekonomisk hushållning krävs därutöver att investeringar i hög utsträckning kan finansieras med skattemedel. Den finansiella och ekonomiska uppföljningen sker i Göteborgs Stads årsredovisning. I analysen av det ekonomiska resultatet används en generell tumregel som innebär att ett resultat motsvarande två procent av skatteintäkterna anses svara mot kraven på god ekonomisk hushållning. God ekonomisk hushållning år 2013 Årets resultat för kommunen påverkas av jämförelsestörande poster om sammanlagt 170 miljoner kronor. Dessa består av återbetalda försäkringspremier från AFA Försäkring (355 miljoner kronor) samt en förändring av diskonteringsränta (-185 miljoner kronor). Årets resultat före jäm förelsestörande poster upp går till 728 miljoner kronor. Inkluderas de jäm förelsestörande posterna redovisas ett resultat om 898 miljoner kronor. Beräkningen för år 2013 visar att årets resultat inklusive jämförelsestörande poster uppgår till 3,6 pro cent av skatteintäkterna. Exklusive jäm - förelsestörande poster uppgår samma mått till 2,9 procent. Göteborgs Stad kan därmed anses leva upp till kravet på god ekonomisk hushållning. Tillämpning av resultatutjämningsreserv (RUR) Från och med år 2013 blir det möjligt att reservera till eller disponera medel från en resultatutjämningsreserv (RUR). Fullmäktige ska besluta om hantering av en sådan reserv i sina riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Kommunfullmäktige i Göteborg har i november år 2013 beslutat om riktlinjer för god ekonomisk hushållning, där även hanteringen av en resultat utjämningsreserv ingår. Kommunallagen anger minimikrav för reservering till RUR. Reservering får göras med högst ett belopp som motsvarar det lägsta av antingen den del av årets resultat eller den del av årets resultat efter balanskravsjusteringar som överstiger en procent av summan av skatteintäkter och kommunalekonomisk utjämning. Om kommunen har ett negativt eget kapital, inklusive ansvarsförbindelsen för pensionsförpliktelser, ska gränsen för när avsättning får ske istället uppgå till två procent av skatteintäkter och kommunalekonomisk utjämning. I samband med att kommunerna nu har möjlighet att inrätta reserven ges också möjlighet att retroaktivt tillföra medel från kommunens resultat för åren Göteborgs Stad har för verksamhetsåren ett negativt eget kapital när pensionsförpliktelserna inkluderas vilket innebär att reservering till RUR kan ske då balanskravsresultatet överstiger två procent av skatteintäkter och kommunaleko- nomisk utjämning. I bokslutet för år 2013 har kommunen ett positivt eget kapital när pensionsförpliktelserna inkluderas vilket innebär att en reservering får göras med den delen av årets resultat som överstiger en procent av summan av skatteintäkter och kommunalekonomisk utjämning. I bokslutet 2013 har en reservering för resultatutjämningsreserv om 549 miljoner kronor gjorts. Resultatutjämningsreserven har specificerats som en delpost i not för eget kapital. Reserven består av årets reservering om 441 miljoner kronor och retroaktiv reservering om 108 miljoner kronor. 32 Stadsrevisionens årsredogörelse 2013

33 Granskning av räkenskaper och bokslut Lag om insyn i vissa finansiella förbindelser Lagen om insyn i vissa finansiella förbindelser ställer krav på att verksamhet av kommersiell art redovisas öppet och separat. Enbart verksamhet med en nettoomsättning på mer än 40 miljoner euro för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren berörs. Lagens intention är att underlätta insyn och motverka snedvridning av konkurrens. Revisorerna ska för varje räkenskaps år granska och intyga om redo visningen har fullgjorts. Intyget ska lämnas till stämman och styrelsen eller motsvarande lednings- och förvaltningsorgan, på samma sätt och inom samma tid som gäller för revisionsberättelsen. Ingen dokumentation ska skickas in, men Konkurrensverket som är tillsynsmyndighet kan begära att få ta del av kommunens redovisning. Styrelsen i respektive juridisk person ansvarar för att redovisningsskyldigheten fullgörs. Stadsledningskontoret har tagit fram en tolkning av transparensdirektivet för Göteborgs Stad. Ett flertal nämnder ser det som svårt att tolka hur lagen ska tillämpas på den enskilda nämndens verksamhet. Stadsledningskontoret har i samråd med de kommunala bolagen tagit fram vilka som omfattas, men själva tolkningen av vad lagstiftningen rent konkret innebär faller på det enskilda bolaget. Stadsrevisionen ser det som positivt att stadsledningskontoret har tagit fram en tolkning för Göteborgs Stad men betonar även i år vikten av ett fortsatt arbete med att säkerställa stadens följsamhet mot lagen. Stadsrevisionen har, till kommunfullmäktige, utfärdat ett intyg om tillämpningen av transparenslagen. Hänvisning till Revisorsintyg om tillämpningen av transparenslagen år 2013 Foto: Carina Gran/Folio Stadsrevisionens årsredogörelse