Kulturnämndens arbetsinstruktion

Transkript

1 SID 1(6) Kulturnämndens arbetsinstruktion Kontaktcenter Postadress Helsingborg Växel

2 SID 2(6) Innehållsförteckning 1 Inledning Kulturförvaltningens arbetsinstruktion Instruktion för förvaltningschefen Instruktion för verksamhetschefer (Dunkers kulturhus, Sofiero, Fredriksdal/Kulturmagasinet, biblioteken), marknadschef och teknisk chef Instruktion för funktionschefer (ekonomichef, HR-chef) Instruktion för ekonomichefen Instruktion för tekniske chefen Instruktion för avdelningschefer/teamchefer Instruktion för säkerhetschefen...6 Beslutat av: Kulturnämnden Datum: 27 oktober Reviderad: 19 maj Dokumentet gäller för: Kulturnämnden

3 SID 3(6) 1 Inledning Kulturförvaltningens arbetsinstruktion är ett komplement till kulturnämndens delegeringsordning och anger vem som har ansvar för olika områden inom kulturnämnden och dess förvaltning. Arbetsinstruktionen redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. De åtgärder som vidtas i enlighet med denna instruktion betraktas som löpande förvaltningsåtgärder. Åtgärderna ska inte anmälas. Arbetsinstruktionen är inte uttömmande. För att se till att denna arbetsinstruktion är uppdaterad och stämmer överens med kultur-nämndens organisation ska revidering och översyn av detta dokument ske vart fjärde år eller när så krävs. 2 Kulturförvaltningens arbetsinstruktion 2.1 Instruktion för förvaltningschefen Förvaltningschefen ansvarar för följande: 1. Upphandling av varor och tjänster enligt kulturförvaltningens upphandlingsorganisation. 2. Ingående av avtal till ett värde av upp till Utövande av chefskap över förvaltningens verksamhets- och funktionschefer och därmed sammanhängande frågor såsom exempelvis beviljande av ledighet, beslutsattestering av fakturor med mera. 4. Anställningsbeslut och övriga personalfrågor inom kulturförvaltningen som inte ankommer på annan enligt denna instruktion. 5. Vidtagande av disciplinära åtgärder enligt AB. 6. Ställningstagande till anställds bisyssla. 7. Beviljande av arbetstagares deltagande i internationella kurser, konferenser och möten samt beslut om utrikes resor för samtliga tjänstemän (gäller ej Danmark). Rapportering sker till kommunstyrelsens förvaltning.

4 SID 4(6) 8. Kulturchefen beslutar om avgifter, rabatter, priser och dylikt och har i dessa beslut rätt till vidarelämnande av beslutanderätt till verksamhetschef eller funktionschef som i sin tur har rätt att vidarelämna beslut till avdelningschef/teamchef/teamledare/butikschef eller mot-svarande. Undantaget är följande beslut: Beslut om verksamheternas ordinarie entréavgifter för vuxna och barn, fasta rabattsystem så som exempelvis student- eller pensionärsrabatt, pris på Kulturkort och tvådagarskort, terminsavgifter till Kulturskolans individuella undervisning samt om åldersgränser för in-träde i verksamheterna fattas av kulturnämnden. Prissättning vid icke tillfällig uthyrning av förvaltningens lokaler fattas av teknisk chef (se instruktion för teknisk chef nedan). 9. Fastställande av tider för verksamheternas/institutionernas öppethållande. 10. Att behandlingar av personuppgifter som genomförs i förvaltningen sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen och andra föreskrifter. 11. Att förvaltningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 12. Beslut om individuell lönesättning utanför ramen för ordinarie löneöversyn på grund av förändrade eller nya arbetsuppgifter. 2.2 Instruktion för verksamhetschefer (Dunkers kulturhus, Sofiero, Fredriksdal/Kulturmagasinet, biblioteken), marknadschef och teknisk chef Verksamhetschefer inom kulturförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling av varor och tjänster inom ramen för verksamheten enligt kulturförvaltningens upphandlingsorganisation. 2. Ingående av avtal inom ramen för verksamheten till ett värde av upp till sex 3. Ställningstagande till anställds bisyssla. 4. Avdelningschefers/teamchefers deltagande i kurser eller konferenser med mera inom Sverige och Danmark inom för verksamheten fastställd budget. 5. Att verksamheten följer stadens och kulturförvaltningens policys, riktlinjer och regler. 6. Avskrivning/nedskrivning av fordran och antagande av ackord upp till ett

5 SID 5(6) 2.3 Instruktion för funktionschefer (ekonomichef, HR-chef) Funktionschefer inom kulturförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling av varor och tjänster inom ramen för verksamheten enligt kulturförvaltningens upphandlingsorganisation. 2. Ingående av avtal inom ramen för verksamheten till ett värde av upp till sex 3. Ställningstagande till anställds bisyssla. 4. Personalens deltagande i kurser eller konferenser med mera inom Sverige och Danmark inom för verksamheten fastställd budget. 5. Att verksamheten följer stadens och kulturförvaltningens policys, riktlinjer och regler. 6. Avskrivning/nedskrivning av fordran och antagande av ackord upp till ett 2.4 Instruktion för ekonomichefen Utöver det ansvar som åligger ekonomichefen i dennas egenskap av funktionschef ansvarar ekonomichefen för följande: 1. Avskrivning/nedskrivning av fordran och antagande av ackord för belopp över ett och upp till fyra 2.5 Instruktion för tekniske chefen Utöver det ansvar som åligger tekniske chefen i egenskap av funktionschef ansvarar tekniske chefen för följande: 1. Ingå eller säga upp hyresavtal angående lokaler och bostäder av icke principiell karaktär inklusive hyressättning vid uthyrning. 2. Prissättning vid uthyrning av förvaltningens lokaler till arrangemang, konferenser och dylikt av långvarig karaktär eller större betydelse 3. Tecknande av uppdragsbekräftelser och beställningar till Kärnfastigheter. 4. Samordning av förvaltningens upphandlingar inklusive ansvar för att förteckningen av roller enligt tillämpningsanvisning för Helsingborgs stads upphandlings- och inköpspolicy är uppdaterad.

6 SID 6(6) 2.6 Instruktion för avdelningschefer/teamchefer Avdelningschefer/teamchefer inom kulturförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling av varor och tjänster inom ramen för avdelningen enligt kulturförvaltningens upphandlingsorganisation. Dock ej ingående av avtal. 2. Ställningstagande till anställds bisyssla. 3. Personalens deltagande i kurser eller konferenser med mera inom Sverige och Danmark inom för avdelningen fastställd budget. 2.7 Instruktion för säkerhetschefen Säkerhetschefen ansvarar för följande: 1. Samordning av frågor som rör brand, säkerhet och försäkring avseende hela kulturförvaltningen. 2. Skadestånds- och ersättningsärenden till ett värde av upp till fyra